Guia para El Reporte Categoria Informacion Contable Publica Convergencia - 2020

REPÚBLICA DE COLOMBIA
SUBCONTADURIA DE CENTRALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN

GIT-CHIP
GUÍA PARA EL REPORTE CATEGORIA INFORMACIÓN CONTABLE PÚBLICA CONVERGENCIA
Julio 2020
Versión 6
“Cuentas Claras, Estado Transparente”

TABLA DE CONTENIDO
OBJETIVO ............................................................................................ 4
1. GENERALIDADES ............................................................................... 4
2. PLAZOS Y REQUISITOS CATEGORÍAS CGN ..................................................... 4
3. FORMULARIOS CATEGORÍA INFORMACIÓN CONTABLE PÚBLICA – CONVERGENCIA (ICPC) . 6
3.1 Formulario CGN2015_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS_CONVERGENCIA .................... 6
3.2 Formulario CGN2015_002_OPERACIONES_RECIPROCAS_CONVERGENCIA ................ 12
3.3 Formulario CGN2016C01_VARIACIONES_TRIMESTRALES_SIGNIFICATIVAS ................ 18
3.4 Formulario CGN2020_004_COVID_19 ....................................................... 25
4. REVELACIONES ............................................................................... 32
5. REPORTE DE LA CATEGORÍA INFORMACIÓN CONTABLE PÚBLICA CONVERGENCIA ....... 33
5.1 Actualización de formularios................................................................. 33
5.1.1 Cómo ingresar a actualizar formularios..................................................... 33
5.1.2 Actualización de formularios en línea ...................................................... 34
5.1.3 Actualización de formularios fuera de línea ................................................ 37
5.2. Problemas de comunicación y conectividad ................................................ 39
5.2.1 Sin acceso a la página web www.chip.gov.co .............................................. 39
5.2.2 Con acceso a la página, pero sin comunicación con el servidor de la CGN ................ 39
5.3 Importación de archivos planos ............................................................. 39
5.4 Validación de formularios ................................................................... 42
5.5 Validación de la categoría ................................................................... 44
5.6. Reporte de estados financieros con notas. ................................................. 46
5.6.1 Como crear el archivo adjunto .............................................................. 46
5.7 Enviar categoría ............................................................................. 50

5.7.1 Envió en línea ................................................................................ 53
5.7.2 Envío fuera de línea ......................................................................... 58
5.8 Exportar formularios ........................................................................ 60
6. CONSULTA DE ENVÍOS EN LA WEB – ENTIDAD .............................................. 63
7. CONSULTA DE ENVÍOS A TRAVÉS DE LA PÁGINA DEL CHIP INFORME AL CIUDADANO .... 64
8. COMO ACTUALIZAR LOS DATOS BÁSICOS ................................................... 65
9. CERTIFICACIÓN EN LÍNEA .................................................................... 67
10. GLOSARIO DE TÉRMINOS .................................................................... 69

OBJETIVO
Orientar a las entidades públicas sujetas al ámbito de aplicación de los diferentes marcos normativos
expedidos por la Contaduría General de la Nación (CGN) en el diligenciamiento, cargue, validación y
envío de información correspondiente a la categoría Información Contable Pública Convergencia a través
del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Pública (CHIP).
1. GENERALIDADES
La Resolución 159 de junio de 2019 incorpora en los procedimientos transversales del Régimen de
Contabilidad Pública el Procedimiento para la agregación de información, diligenciamiento y envió de los
reportes de la categoría Información Contable Pública Convergencia a la Contaduría General de la Nación
a través del Sistema CHIP.
La presente guía contiene los pasos necesarios para diligenciar y enviar los formularios de la categoría
Información Contable Pública Convergencia.
2. PLAZOS Y REQUISITOS CATEGORÍAS CGN
Los plazos, requisitos y otras obligaciones relacionadas con la presentación de la información financiera a
la CGN, están contenidos en la Resolución 706 del 16 de diciembre de 2016 y sus modificaciones.
Mediante Resolución 097 del 15 de marzo de 2017 de la Contaduría General de la Nación, se define que,
a partir del primer trimestre de 2017, la información Contable Pública que se reporta a través del
Sistema Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública-CHIP será en PESOS.
3. PROTOCOLO DE IMPORTACIÓN
Los formularios de una categoría permiten mostrar sistemáticamente a través de conceptos definidos, la
información relacionada con diferentes aspectos, agrupada en variables de encabezado o detalle y de
tipo cuantitativo y/o cualitativo, para atender las necesidades del usuario estratégico.
Los formularios pueden incorporarse en el CHIP de dos maneras: diligenciándolo directamente en el

aplicativo o a través de un archivo plano elaborado previamente en Excel, de acuerdo con un protocolo
establecido.

El protocolo de importación se refiere a las especificaciones estructurales de orden técnico y funcional,
los cuales se actualizan trimestralmente para cada formulario y deben cumplirse estrictamente para no
generar errores en el proceso de importación.
Para aclarar dudas, puede consultarlo en el CHIP local, ingresando por la opción formulario del menú
principal y seleccionando “Generar protocolo de importación”, donde debe diligenciar los campos que se
solicitan (año, entidad, categoría, período y formulario). Antes de consultar el protocolo, debe verificar
que tenga actualizada la versión del sistema y sus respectivos formularios según el periodo requerido.
Generalmente el protocolo varía en cada corte, porque los conceptos de la categoría pueden cambiar, se
recomienda copiarlo en una hoja de Excel, con el fin de facilitar la verificación de los conceptos
utilizados, porque los que no figuren en el ámbito para ese corte, no se podrán utilizar en el proceso de
importación.
En el caso puntual de la categoría Información Contable Pública Convergencia, el Régimen de

Contabilidad Pública ha definido que si una entidad requiere que se incorpore alguna cuenta debe:
“Solicitar a la Contaduría General de la Nación con una antelación no inferior a 15 días calendario a la
terminación de la fecha de corte del período a reportar, mediante comunicación escrita, la
incorporación del concepto dentro de su ámbito, con la debida sustentación, indicando la transacción
en la cual utilizará dicho concepto.
La Contaduría evaluará la solicitud y decidirá su incorporación, comunicándole a la entidad la decisión

tomada”.
Para el diligenciamiento de los formularios se recomienda tener en cuenta lo siguiente:
• El registro del hecho económico lo debe realizar en pesos.
• El archivo debe llevar únicamente los datos solicitados en el protocolo de importación.
• Eliminar los espacios al final de las filas y columnas, y cualquier otro carácter distinto a los
solicitados.
• Los valores no deben llevar separadores de miles en ningún caso.
• Los registros en las variables cuantitativas que no llevan valor debe llenarlos con cero (0).
• Antes de importar el archivo, guárdelo en Excel y luego conviértalo a archivo plano (Texto
delimitado por tabulaciones) (*.txt), el cual debe quedar disponible en la carpeta “Datos

formularios” para el proceso de importación. Además, el archivo en Excel es útil para efectuar
correcciones.
3. FORMULARIOS CATEGORÍA INFORMACIÓN CONTABLE PÚBLICA – CONVERGENCIA (ICPC)
Con el objetivo de mostrar, al país y a la comunidad en general, la forma como se están utilizando los
recursos destinados a atender la emergencia sanitaria, se ha incorporado mediante la Resolución 109 del
17 de junio del 2020, un nuevo formulario denominado CGN2020_004_COVID_19 en la categoría ICPC, el
cual se debe reportar trimestralmente y hasta cuando duren los efectos de la pandemia ocasionada por
el Coronavirus COVID-19
Esta categoría estará conformada por cuatro formularios:
• Saldos y movimientos
• Operaciones reciprocas
• Variaciones Trimestrales Significativas
• COVID-19
Este último formulario aplica a partir del corte de abril-junio de 2020 siendo obligatorio su reporte.
Así mismo, mediante Resolución 097 del 15 de marzo de 2017 de la Contaduría General de la Nación,
definió que, a partir del primer trimestre de 2017, la información Contable Pública que se reporta a
través del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública-CHIP será en PESOS.
3.1 Formulario CGN2015_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS_CONVERGENCIA
La estructura y características de estos formularios las puede consultar en el “Procedimiento contable

para el diligenciamiento y envío de los reportes contables relacionados con la información financiera,
económica, social y ambiental a la Contaduría General de la Nación a través del Sistema Consolidador de
Hacienda e Información Pública – CHIP”, contenido en la resolución 706 del 2016 y sus modificaciones.
Elaboración directamente en el aplicativo
A continuación, desarrollaremos un paso a paso para la Categoría Información contable pública -

Convergencia.

Ingrese al Chip-Local, actualice formularios y ejecute los siguientes pasos:
a) Ingrese por la opción formularios y haga clic en formularios/seleccionar, diligencie la información

correspondiente al año y seleccione: entidad, categoría (INFORMACIÓN CONTABLE PÚBLICA
CONVERGENCIA), período y formulario (CGN2015_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS_CONVERGENCIA) y
haga clic en el botón “aceptar”.
b) Despliegue los conceptos que aparecen en la pantalla, haciendo clic en el lado izquierdo de la carpeta
que contiene los códigos de la clase y siga abriendo las carpetas del grupo, cuentas, y subcuentas que va
a registrar, luego seleccione haciendo clic sobre la subcuenta en la que desea incluir información. No es
necesario registrar los saldos de los niveles superiores porque el sistema los calcula cuando “refresque”
o “valide” el formulario. Recuerde que este formulario se reporta solo a nivel de subcuenta.

c) Ubique ordenadamente el cursor en las columnas “SALDO INICIAL”, “MOVIMIENTO DÉBITO” y
MOVIMIENTO CRÉDITO” y vaya registrando horizontalmente en la fila de cada concepto los respectivos
valores, teniendo en cuenta las reglas de los signos. El “SALDO FINAL” es calculado por el sistema cuando
se valide o refresque la pantalla, por lo tanto, no se activa. El “SALDO FINAL CORRIENTE” y el “SALDO
FINAL NO CORRIENTE” debe registrarlo de acuerdo con su información.
Recuerde que ahora la información contable pública se reporta en pesos.
Para ingresar la información también la puede copiar de un archivo plano o el generado por el software
contable que maneja la entidad.

d) Cuando esté registrando los valores de las variables requeridas en el formulario, tenga en cuenta las
siguientes recomendaciones:
• La suma de las variables “saldo final corriente” y “saldo final no corriente” debe ser igual al
“saldo final”, de lo contrario, la validación generará un error.
• Los registros se hacen únicamente a nivel de subcuenta, el sistema calcula los demás niveles,
cuando refresque o valide el formulario.
• Si necesita corregir un registro, ubique el cursor en la celda correspondiente y haga doble clic en
ella, con esta acción se activa la celda para la corrección.
Recuerde que:
A partir del primer trimestre del 2017 la información contable pública se deberá
realizar en pesos, debe registrar el valor entero sin separadores (comas ni
puntos) y para especificar el valor decimal coloque punto. El sistema CHIP solo
admite 2 cifras decimales. Ejemplo 1245867.56
Lo visualizara de la siguiente manera en el sistema CHIP Local

e) Cuando termine de incorporar los registros del formulario vaya a la opción formularios/Validar y
ejecute la acción.
Después de que el sistema hace las validaciones debe aparecer el mensaje “La operación se ha
ejecutado correctamente”. Si se generan errores de validación, debe verificar los mensajes de error
y hacer las respectivas correcciones, hasta que la validación sea exitosa.
f) Para facilitar la corrección de errores, se puede exportar el formulario y guardarlo en hoja de Excel
para hacer las correcciones en este archivo. Una vez corregido, se debe convertir a “archivo plano”
para luego importarlo al sistema y validarlo. Es preciso aclarar que en el proceso de exportación se
generan todos los formularios validados para la categoría, por lo tanto, si modifica un solo
formulario y lo va a importar, debe borrar los otros exportados.
Elaboración a través de archivo plano
El formulario también se puede hacer en un formato Excel para luego convertirlo en “archivo
plano” e importarlo. A continuación, se presenta de manera gráfica la estructura de este archivo.

1. “S” representa que el tipo de registro es de cabecera.
2. Código de la entidad.
3. Indica el período al que pertenece el reporte: mes inicial y mes final antecedidos por el
“1” en todos los casos. En el ejemplo representa el tercer trimestre, donde “10” es el mes
inicial y “12” el mes final.
4. Año (escrito sin separación por punto)
5. Nombre del Formulario
6. Fecha de envío: Es opcional, por cuanto el sistema la coloca automáticamente. Si se

escribe debe ser en el formato dd-mm-aaaa (por ejemplo: 22-10-2005).
7. “D” Indica que los registros son de tipo detalle.
8. Concepto: Aunque los conceptos pueden ser numéricos, alfabéticos o alfanuméricos,

para el caso particular del formulario CGN2005_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS, el concepto es
numérico y corresponde al código contable separando sus niveles con puntos.
9. Son las variables: Saldo inicial, movimiento débito, movimiento crédito, saldo final, saldo
final corriente y saldo final no corriente, las cuales deben tener las características detalladas en
el protocolo de importación. Recuerde que a partir del primer trimestre del 2017 la
información se reporta en pesos, por tanto, debe diligenciarla de la siguiente manera:
Una vez diligenciado el formulario en Excel, debe guardarse como “archivo plano” para luego realizar su
importación al CHIP.
La conversión del archivo a plano se hace de la siguiente forma:

• Se selecciona “Guardar como”
• En la parte inferior de la caja de selección “Guardar como tipo:” seleccione la opción “Texto
(delimitado por tabulaciones) (*.txt)
• Al dar clic en “Guardar” debe contestar “SI” en todas las cajas de dialogo hasta que finalmente el
archivo queda guardado como plano.
Verifique la estructura del archivo plano con la establecida en el anexo 1 del Procedimiento contable
para el diligenciamiento y envío de los reportes contables relacionados con la información financiera,
Hacienda e Información Financiera Pública CHIP, numeral 5.
3.2 Formulario CGN2015_002_OPERACIONES_RECIPROCAS_CONVERGENCIA
Se utiliza para reportar los saldos de las transacciones realizadas entre entidades contables públicas,
agrupados en conceptos y variables, donde las variables se refieren a los saldos corriente y no corriente
del formulario CGN2015_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS_CONVERGENCIA, en la fecha de corte
trimestral.

A continuación, desarrollaremos un paso a paso.
Una vez ingresado al Chip-Local ejecute los siguientes pasos:
a) Ingrese por la opción formularios, haga clic en formularios/seleccionar y diligencie la información

CONVERGENCIA), período y formulario
(CGN2015_002_OPERACIONES_RECIPROCAS_CONVERGENCIA) y haga clic en el botón “aceptar”.

b) Despliegue los conceptos que aparecen en la pantalla, haciendo clic en el lado izquierdo de la carpeta
que contiene los códigos de la clase y siga abriendo las carpetas del grupo, cuentas, y subcuentas que va
a registrar, luego seleccione haciendo clic sobre la subcuenta en la que desea incluir información. No es
necesario registrar los saldos de los niveles superiores porque el sistema los calcula cuando “refresque”
o “valide” el formulario. Recuerde que este formulario se reporta sólo a nivel de subcuenta.
c) Al hacer clic con el botón derecho del mouse sobre la subcuenta seleccionada, se despliega un menú
del cual debe elegir la opción “Nuevo detalle”. Al seleccionar (…) aparece una ventana con la lista de
todas las entidades disponibles, puede hacer doble clic en cualquiera de ellas para escoger la entidad con
la cual tiene la operación recíproca. Otra forma es digitando el código o el nombre en el filtro que
aparece en la parte superior derecha del selector. Para ver el código incorporado en la columna “entidad
recíproca”, abra la llave de la subcuenta y aparecerá el registro del código y el nombre de la entidad
tanto en la columna “conceptos” como en la columna “Entidad recíproca”.

g) Ubique ordenadamente el cursor en las columnas “VALOR CORRIENTE” y “VALOR NO CORRIENTE” y
registre horizontalmente en la fila de cada concepto los respectivos valores, teniendo en cuenta las
reglas de los signos.

Recuerde que:
• A partir del primer trimestre del 2017 la información contable pública se
deberá realizar en pesos, debe registrar el valor entero sin separadores
(comas ni puntos) y para especificar el valor decimal coloque punto. El
sistema Chip solo admite 2 cifras decimales. Ejemplo 1245867.56
• Así mismo, recomendamos registrar el hecho económico con cifras exactas
tal como se genera, es decir, no efectué redondeos ni aproximaciones.
e) Cuando registre los valores de todas las variables requeridas en el formulario, tenga en cuenta las
• Los valores registrados en las variables “saldo final corriente” y “saldo final no corriente” deben
ser iguales o menores al “saldo final corriente” o “saldo final no corriente” de la subcuenta en el
formulario CGN2015_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS_CONVERGENCIA, de lo contrario, en la
validación generará un error.
• Los registros se hacen sólo a nivel de subcuenta, el sistema calcula los demás niveles cuando
refresque o valide el formulario. Si va a corregir un registro, ubique el cursor en la celda y haga
doble clic sobre ella, de esta forma se activará para la corrección.
h) Cuando termine de incorporar todos los registros del formulario, vaya a la opción formularios/Validar
y ejecute la acción.
Después de que el sistema hace las validaciones, debe aparecer el mensaje “La operación se
ejecutado correctamente”. Si se generan errores de validación, debe verificar los mensajes de error y
hacer las respectivas correcciones, hasta que la validación sea exitosa.
Para facilitar la corrección de errores, se puede exportar el formulario y guardarlo en hoja de Excel
para hacer las correcciones en este archivo. Una vez corregido, se debe convertir a “archivo plano”
para luego importarlo al sistema y validarlo. Recuerde que en el proceso de exportación se generan
todos los formularios validados para la categoría, por lo tanto, si modifica un solo formulario y lo va a
importar, debe borrar los otros exportados.

El formulario también se puede hacer en un formato Excel para luego convertirlo en “archivo plano” e
importarlo. A continuación, se presenta de manera gráfica la estructura de este archivo.

2. Código de la entidad
3. Indica el período al que pertenece el reporte: mes inicial y mes final antecedidos por el “1”
en todos los casos. En el ejemplo, representa el primer trimestre, donde “01” es el mes
inicial y “03” el mes final.
6. Fecha de envío: Es opcional, por cuanto el sistema lo coloca automáticamente. Si se escribe

debe ser en el formato dd-mm-aaaa (por ejemplo: 22-10-2005).
8. Concepto: Aunque los conceptos pueden ser numéricos, alfabéticos o alfanuméricos, para el
caso particular del formulario CGN2015_002_OPERACIONES_RECIPROCAS_CONVERGENCIA,
el concepto es numérico y corresponde al código contable separando sus niveles con
puntos.
9. Se refiere a las siguientes variables: a) Entidad recíproca, b) valor corriente y c) Valor no

corriente las cuales se encuentran detalladas en el protocolo de importación.
Recuerde que:
• A partir del primer trimestre del 2017 la información contable pública se

deberá realizar en pesos, debe registrar el valor entero sin separadores
(comas ni puntos) y para especificar el valor decimal coloque punto. El
sistema Chip solo admite 2 cifras decimales. Ejemplo 1245867.56
• Así mismo, recomendamos registrar el hecho económico con cifras exactas
tal como se genera, es decir, no efectué redondeos ni aproximaciones.

• Se selecciona “Guardar como”
• En la parte inferior de la caja de selección “Guardar como tipo:” seleccione la opción “Texto
(delimitado por tabulaciones) (*.txt)
• Al dar clic en “Guardar” debe contestar “SI” en todas las cajas de dialogo hasta que finalmente el
archivo queda guardado como plano.
Verifique la estructura del archivo plano con la establecida en el Procedimiento contable para el
diligenciamiento y envío de los reportes contables relacionados con la información financiera,
Hacienda e Información Financiera Pública CHIP, del Régimen de Contabilidad Pública versión 2007.13 y
sus modificaciones.
3.3 Formulario CGN2016C01_VARIACIONES_TRIMESTRALES_SIGNIFICATIVAS
De acuerdo con lo establecido en la Resolución 706 del 2016, expedida por la Contaduría General de la
Nación, entra en vigencia este formulario para reportar información cuantitativa y cualitativa, cuyo
propósito es explicar el origen de las variaciones significativas en los cortes de marzo, junio, septiembre y
diciembre, para los conceptos contables tengan variaciones significativas al comparar los saldos del
trimestre reportado, con el mismo corte del año anterior. Ejemplo:
Tenga en cuenta que:

• El reporte de este formulario es obligatorio, en caso de que la entidad pública no presente
variaciones significativas para los cortes objeto de comparación, deberá reportar para la
subcuenta que presente la mayor variación, la explicación correspondiente al origen de la

misma, en la categoría Información contable pública – Convergencia, teniendo en cuenta lo que
aplique a la entidad de acuerdo con lo establecido en la Resolución 706 de 2016.
• Las entidades a las cuales se les asignó código institucional en la vigencia 2017 y con
posterioridad, teniendo en cuenta que el formulario es obligatorio, deberán incluir la primera
subcuenta utilizada en el formulario saldos y movimientos y en la columna “valor variación”
digitar el valor “1” (Valor simbólico, para efectos de reporte), y en la columna “detalle de la
variación”, digitar “Entidad nueva CGN”, en la Información contable pública – Convergencia;
teniendo en cuenta lo que aplique a la entidad de acuerdo con lo establecido en la Resolución
706 de 2016.
Las filas subsiguientes del formulario deberán ir en blanco.
a) Ingrese por la opción formularios, haga clic en formularios/seleccionar y diligencie la

información correspondiente al año, seleccione: entidad, categoría (INFORMACIÓN CONTABLE
PÚBLICA - CONVERGENCIA), período y formulario:
(CGN2016C01_VARIACIONES_TRIMESTRALES_SIGNIFICATIVAS) y haga clic en el botón “aceptar”.
b) Cuando aparezca el mensaje “El formulario seleccionado exige que se detalle cada concepto
diligenciar…”, haga clic en aceptar.

c) Despliegue los conceptos que aparecen en la pantalla, haciendo clic en el lado izquierdo de la
carpeta que contiene los códigos de la clase y siga abriendo las carpetas del grupo, cuentas, y
subcuentas que corresponden al último nivel de los conceptos, luego seleccione haciendo clic
sobre la subcuenta en la que desea incluir información a revelar.
d) Al hacer clic con el botón derecho del mouse sobre la subcuenta seleccionada se despliega un
menú del cual debe elegir la opción “Nuevo detalle”. Al seleccionar (…) aparece una ventana con
la lista de detalles que puede usar, entonces, haga doble clic en el “Detalle 1” y luego “Aceptar”.
Ahora, despliegue la carpeta de la subcuenta para visualizar debajo de la misma en la columna
“CLASIFICACIÓN VARIACION” el número del detalle seleccionado y proceda a diligenciar la
explicación correspondiente en la columna “Detalle variación”, así mismo, el valor objeto de la
explicación en la siguiente columna.
El sistema dispone de 100 detalles de 2.000 caracteres alfanuméricos cada uno, para registrar las
explicaciones de las variaciones de cada subcuenta. Si un detalle no es suficiente para la
explicación de una variación, puede seleccionar cuantos detalles necesite, repitiendo el

procedimiento del párrafo anterior, seleccionando secuencialmente “Detalle 2”, “Detalle 3”,
“Detalle 4”…. Hasta “Detalle 100”; si es el caso debe anotar en el primer detalle el valor total de
la variación de la subcuenta y en los detalles subsiguientes deberá registrar cero “0” en la
columna “Valor variación” y así continuar con la explicación.
CGN2016C01_VARIACIONES_TRIMESTRALES_SIGNIFICATIVAS
Clasificación de la
Código Concepto Detalle de la variación Valor de la variación
variación
En esta cuenta se registra los
1.4.24.02 EN ADMINISTRACION Detalle 1 valores pendientes de amortizar 1245879.30
En la vigencia 2017 se efectuaron
1.4.24.02 EN ADMINISTRACION Detalle 2 desembolsos en el marco de los 0.00
Por la importancia que tienen las variaciones para el conocimiento de las cifras y los procesos de
revisión y auditoria, se recomienda que la descripción sea muy clara y precisa.
Tenga en cuenta al diligenciar la variación que:
1. Para las variaciones incorporadas en el formulario

CGN2016C01_VARIACIONES_TRIMESTRALES_SIGNIFICATIVAS de la Categoría Información
Contable pública – Convergencia, se debe revelar información adicional que permita conocer
sobre las transacciones, hechos y operaciones que sean materiales en la variación
presentada, para obtener elementos de juicio sobre el tratamiento o movimiento contable,
así como las particularidades de la información revelada.
2. Debe tenerse en cuenta que al escribir la variación directamente en el sistema CHIP, sólo es
visible la parte que ocupa el ancho de la columna, pues lo escrito se va desplazando en la
misma línea hasta completar los 2.000 caracteres, si los excede, el sistema genera el mensaje
“La longitud del campo es de 2.000 caracteres”. El detalle también lo puede copiar de un
archivo en Word y pegarlo en el sistema, para ello, copie el texto que va a pegar (ctrl. C),
ubique el cursor en el campo “Detalle variación”, haga doble clic y el sistema desplegará una
ventana denominada “Celda”, pegue el texto con (ctrl. V) y de clic en el botón aceptar.

Cuando requiera eliminar un detalle haga clic sobre el mismo y oprima la tecla “suprimir”. Si
quiere modificarlo, haga doble clic en el detalle e introduzca los cambios que requiera
e) Después de registrado el detalle para la subcuenta, ubique el cursor en la columna “VALOR

VARIACION PESOS”, y registre el valor de la situación que quiere revelar. Recuerde que las cifras
se reportan en pesos sin puntos o comas de separación.
f) Cuando finalice el diligenciamiento del formulario de las variaciones trimestrales significativas,

vaya a la opción formularios/Validar y valídelo. Debe aparecer el mensaje “La operación se
realizó satisfactoriamente”. Si se generan errores, verifíquelos y haga las correcciones
respectivas hasta que la validación sea exitosa.

Para facilitar la corrección de los errores, se puede exportar el formulario, abrirlo y guardarlo como
Excel, luego ajuste el texto de la columna del “Detalle Variación”, con la opción
Formato/Celda/Alineación/Ajustar texto, con lo cual, se facilita la lectura y corrección.
Como las correcciones se hacen sobre el archivo exportado a Excel, debe convertirse nuevamente a
archivo plano para luego importarlo y hacer la validación.
Importación del formulario:
El formulario también se puede hacer en un formato Excel para luego importarlo. A continuación, se
presenta de manera gráfica la composición de este archivo.
2. Código de la entidad
3. Indica el período al que pertenece el reporte: mes inicial y mes final antecedidos
por el “1” en todos los casos. En el ejemplo representa el primer trimestre,
donde “01” es el mes inicial y “03” el mes final, es decir se refiere al período
enero-marzo.

6. Fecha de envío: Es opcional, por cuanto el sistema lo coloca automáticamente. Si se

escribe debe ser en el formato dd-mm-aaaa (por ejemplo: 22-10-2005). Se recomienda
no copiarlo.
Los numerales anteriores detallan el encabezado de este formulario, el cual debe ser copiado en la
primera fila desde la celda A1, tomado directamente del protocolo de importación cuando se está
elaborando en Excel para su posterior importación.
A partir de la segunda fila se estructuran las siguientes columnas:
7. Celda A2- “D”: Indica que los registros son de tipo detalle. En esta celda debe escribir la
letra “D” y repetirla en todas las filas hasta la última subcuenta que vaya a revelar.
8. Celda B2- “Concepto”: Corresponde al código contable de la subcuenta que desea

revelar, separando sus niveles con puntos. A partir de esta celda, en esta columna
registre los códigos de todas las subcuentas que va a revelar.
9. En este rango se reportan las siguientes variables:
• Celda C2- “Clasificación Variación”: Dado que una subcuenta puede tener varios
detalles asociados a la variación, se habilitó este campo para que la entidad pueda
revelar cuantos detalles sean necesario (hasta 100 detalles). Para ello, enumere
cada detalle iniciando con el número 1 hasta el número 100, en orden
consecutivo.
• Celda D2- “Detalle de la variación”: En esta columna se describen las razones por
las cuales aumentó o disminuyó la cuenta.
• Celda E2 – “Valor” En esta columna se registra el valor de la situación que se va a
revelar por cada uno de los detalles descritos. Recuerde que el valor se reporta en
pesos y no debe llevar separadores en miles.
Es recomendable estructurar el archivo en una hoja nueva de Excel. El detalle lo puede copiar de su
archivo en Word a Excel, copiándolo como “Texto”. Para ello, seleccione el texto en el archivo Word y
cópielo (ctrl C), luego ubíquese en la celda donde va a copiar el detalle y péguelo en la línea de edición
(ctrl V). Tenga en cuenta convertir el punto aparte en punto seguido, ya que al copiar el texto a Excel el
punto puede dividir en dos celdas. Elimine los espacios al final de las filas y columnas, así como cualquier
otro carácter especial distinto a los solicitados, que le pueden generar error.

3.4 Formulario CGN2020_004_COVID_19
Se utiliza para reportar los saldos de las transacciones relacionadas con la financiación y el uso de
los recursos destinados a la atención de la emergencia sanitaria, bien sea recursos propios,
recibidos de otras entidades o de terceros y deben tener una valoración económica para
reportarse en el formulario CGN2020_004_COVID_19.
Es responsabilidad de la entidad determinar las subcuentas de activos, pasivos, patrimonio,

ingresos, gastos o costos y el valor que incorporan en el formulario CGN2020_004_COVID_19.
Las subcuentas y valores para incorporar en el formulario CGN2020_004_COVID_19 deben

guardar relación directa con la financiación y uso de los recursos destinados a la atención de la
emergencia sanitaria, y el reporte corresponde a todos los movimientos contables realizados que
se generen con ocasión de la aplicación y observancia de los distintos decretos emitidos por el
gobierno nacional para este propósito.
A continuación, desarrollaremos un paso a paso.
a) Por la opción formularios, haga clic en formularios/seleccionar y diligencie la información

CONVERGENCIA), período y formulario (CGN2020_004_COVID_19) y haga clic en el botón
“aceptar”.

b) Despliegue los conceptos que aparecen en la pantalla, haciendo clic en el lado izquierdo de la
carpeta que contiene los códigos de la clase y siga abriendo las carpetas del grupo, cuentas, y
subcuentas que va a registrar, luego seleccione haciendo clic sobre la subcuenta en la que desea
incluir información. No es necesario incluir los saldos de los niveles superiores porque el sistema
los calcula cuando “refresque” o “valide” el formulario. Recuerde que este formulario se reporta
solo a nivel de subcuenta.

c) Ubique ordenadamente el cursor en el concepto a registrar, en la variable DESCRIPCIÓN describa
brevemente los aspectos más representativos del saldo que está reportando. En las variables
“SALDO INICIAL”, “MOVIMIENTO DÉBITO” y MOVIMIENTO CRÉDITO” registre los respectivos
valores, teniendo en cuenta las reglas de los signos. El “SALDO FINAL” es calculado por el sistema
cuando se valide o refresque la pantalla, por lo tanto, no se activa. El “SALDO FINAL CORRIENTE”
y el “SALDO FINAL NO CORRIENTE” debe registrarlo de acuerdo con su información.
Para realizar el diligenciamiento del formulario tenga en cuenta:

Recuerde que ahora la información contable pública se reporta en pesos.
Para ingresar la información también la puede copiar de un archivo plano o el generado por el software
contable que maneja la entidad.

d) Cuando esté registrando los valores de las variables requeridas en el formulario, tenga en cuenta las
• El formulario CGN2020_004_COVID_19 es de obligatorio diligenciamiento, sin embargo, si la

entidad contable pública no ha ejecutado recursos por este aspecto, deberá seleccionar UNA
subcuenta (la que desee) y diligenciar todos los campos con cero (0).
• El Saldo Inicial del formulario CGN2020_004_COVID_19 debe ser menor o igual al Saldo Inicial
del formulario CGN2015_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS_CONVERGENCIA para el código de la
subcuenta reportada.

• El Saldo Final del formulario CGN2020_004_COVID_19 debe ser menor o igual al Saldo Final del
formulario CGN2015_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS_CONVERGENCIA para el código de la
• La suma de las variables “saldo final corriente” y “saldo final no corriente” debe ser igual al valor
del “saldo final”, de lo contrario, la validación generará un error.
• Los registros se hacen únicamente a nivel de subcuenta, el sistema calcula los demás niveles,
cuando refresque o valide el formulario.
• Si necesita corregir un registro, ubique el cursor en la celda correspondiente y haga doble clic en
ella, con esta acción se activa la celda para la corrección.
• La suma total de la columna Movimiento débito debe ser igual a la suma total de los
Movimientos créditos
• El valor del Saldo Final Corriente del CGN2020_004_COVID_19 debe ser menor o igual Saldo Final
corriente del CGN2015_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS_CONVERGENCIA para el código de la
• El valor del Saldo Final No Corriente del CGN2020_004_COVID_19 debe ser menor o igual Saldo
Final No Corriente del CGN2015_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS_CONVERGENCIA para el código
de la subcuenta reportada.
e) Cuando termine de incorporar los registros del formulario, vaya a la opción formularios/Validar y
ejecute la acción.
Después de que el sistema hace las validaciones debe aparecer el mensaje “La operación se ha
ejecutado correctamente”. Si se generan errores de validación, debe verificar los mensajes de error
y hacer las respectivas correcciones, hasta que la validación sea exitosa.
f) Para facilitar la corrección de errores, se puede exportar el formulario y guardarlo en hoja de

Excel para hacer las correcciones en este archivo. Una vez corregido, se debe convertir a “archivo
plano” para luego importarlo al sistema y validarlo. Recuerde que en el proceso de exportación
se generan todos los formularios validados para la categoría, por lo tanto, si modifica un solo
formulario y lo va a importar, debe borrar los otros exportados.

El formulario también se puede hacer en un formato Excel para luego convertirlo en “archivo
plano” e importarlo. A continuación, se presenta de manera gráfica la estructura de este archivo.
1 2 3 4 5 6
8 9 a b c d e f
10
00
00
1. “S” Representa que el tipo de registro es de cabecera.
2. Código de la entidad.
3. Indica el período al que pertenece el reporte: mes inicial y mes final antecedidos por el “1” en
todos los casos. En el ejemplo representa el segundo trimestre, donde “04” es el mes inicial y
“06” el mes final.
6. Fecha de envío: Es opcional, por cuanto el sistema la coloca automáticamente. Si se escribe debe
ser en el formato dd-mm-aaaa (por ejemplo: 22-07-2020).

8. Conceptos: Los conceptos son numéricos y corresponden al código contable separando sus
niveles con puntos.
Variables
9. Descripción: variable tipo texto de máximo 2000 caracteres
10. Las variables saldo inicial, movimiento débito, movimiento crédito, saldo final, saldo final
corriente y saldo final no corriente, deben tener las características detalladas en el protocolo de
importación. Recuerde que la información se reporta en pesos y se debe diligenciar de la
siguiente manera:

Se selecciona “Guardar como”
En la parte inferior de la caja de selección “Guardar como tipo:” seleccione la opción “Texto (delimitado
por tabulaciones) (*.txt)
Al dar clic en “Guardar” debe contestar “SI” en todas las cajas de dialogo hasta que finalmente el archivo
queda guardado como plano.
4. REVELACIONES
A partir del año 2016, las entidades públicas deben reportar en formato PDF el conjunto completo de
Estados Financieros con sus respectivas notas explicativas, en el último trimestre de la vigencia fiscal
correspondiente, dando cumplimiento a las revelaciones exigidas por el marco normativo que aplique.

5. REPORTE DE LA CATEGORÍA INFORMACIÓN CONTABLE PÚBLICA CONVERGENCIA
5.1 Actualización de formularios
Esta opción permite a la entidad mantener actualizados los formularios de las categorías sobre las cuales
está obligada a reportar información. Debe hacerse cada trimestre, con lo cual, se incorporan los
cambios efectuados por los Administradores de cada categoría en el CHIP Central.
La entidad pública puede hacer la actualización de dos formas:
•En línea: Conectándose de manera directa a la página Web del CHIP central www.chip.gov.co y
descargando la última versión.
•Fuera de Línea: Cargando el archivo de actualización de formularios, enviado por el asesor de la

entidad pública en la CGN a través del correo electrónico o en un medio magnético.
5.1.1 Cómo ingresar a actualizar formularios
Seleccione la opción “Formularios” del panel de objetos ubicado en la parte izquierda de la pantalla, o
por el menú desplegable CHIP.

Haga clic en “Archivo” de la barra menú y seleccione la opción “Actualizar Formularios”. En pantalla se
despliega la siguiente ventana:
5.1.2 Actualización de formularios en línea
Esta opción permite descargar directamente el CHIP local a través de Internet www.chip.gov.co, los
nuevos formularios y los cambios o mejoras a los existentes.
Recuerde que antes de empezar a registrar información o importarla en el CHIP local, debe hacerse la
actualización de formularios.
Como actualizar los formularios
Ingrese a la opción “Formularios” del panel de objetos o por el menú desplegable CHIP.
Haga clic en “Archivo” de la barra Menú y seleccione la opción “Actualizar Formularios”.
En pantalla se despliega la ventana Actualización de Formularios:

De clic en la opción “En Línea” para iniciar la actualización de formularios de las diferentes categorías.
Escriba el “Usuario” y la “Contraseña” con la cual ingresa a la página web del CHIP, para identificar la
entidad pública que está solicitando la actualización de archivos.
Seleccione el Año y Mes de corte de formularios que va a actualizar y luego haga clic en el botón
“Aceptar” para iniciar el proceso, o “Cancelar” para anularlo.
Nota: Tenga en cuenta que el año y mes de la actualización de formularios debe

corresponder al período que va a transmitir. Para el caso de las categorías
contables que se reportan por trimestres se debe colocar el último mes del
trimestre.
Periodo Mes
Octubre-Diciembre Diciembre
Una vez aceptado el proceso de actualización de formularios, en pantalla se despliega el siguiente

mensaje:
Si desea Actualizar todas las categorías, seleccione la opción “Todas las Categorías”, pero si desea
escoger una o varias categorías específicas, seleccione la segunda opción “Seleccionar las Categorías”.
Haga clic en el botón “Aceptar” para seguir el proceso de actualización o “Cancelar” para detenerlo.
Una vez aceptado el proceso de actualización aparecerá en pantalla el siguiente mensaje, haga clic en el
botón “Sí”, si desea reemplazar los Formularios existentes o “No” para abandonar y seguir con los que
tiene actualmente

Si dio clic en el botón “Si”, al terminar el proceso el sistema muestra el siguiente mensaje:
Haga clic en el Botón “Guardar”, para almacenar los resultados de actualización de formularios y
“Cerrar”, para cerrar esta ventana.
A partir de este momento tendrá disponibles los formularios y/o actualizaciones de las distintas
Categorías a reportar.
Nota: Es posible que en el proceso de actualización de formularios se presenten algunos mensajes de

error como los que se enuncian a continuación:

• No se pudo establecer conexión con el servidor. Verifique la conexión a
Internet. Si persiste el error, contacte a la mesa de servicios de la CGN.
• Se han presentado errores en el protocolo de comunicación. Contacte a la mesa
de servicios.
• No fue posible completar el envío del archivo. Posiblemente la conexión se
interrumpió. Verifique la conexión a Internet. Si persiste el error, contacte a la
mesa de servicios.
• Imposible cargar el archivo de configuración del proceso de Actualización.
Contacte a la mesa de servicios.
Cuando los errores generados son similares a los descritos anteriormente, verifique que la conexión a
Internet se encuentra correctamente habilitada. Si lo está, intente restablecer la comunicación después
de unos minutos, pero si persiste el error, contacte a la mesa de servicios de la CGN.
5.1.3 Actualización de formularios fuera de línea
Esta opción permite a las entidades públicas que por alguna circunstancia no tienen acceso a Internet,
cargar nuevos formularios, cambiarlos y mejorar los existentes, por medio de un archivo actualizador
que remite la CGN a través del correo electrónico u otro medio magnético.
Recuerde que antes de iniciar el registro o importación de información en el CHIP local, se debe hacer la
actualización de formularios.
Como actualizar los formularios fuera de línea
Ingrese a la opción “Formularios” del panel de objetos o por el menú desplegable CHIP. Haga clic en el
menú “Archivo” y seleccione la opción “Actualizar Formularios”. En pantalla se despliega la ventana
“Actualización de Formularios”. Seleccione la opción “fuera de línea” y haga clic en el botón
“Examinar...” para ubicar el archivo actualizador. En pantalla se despliega la ventana “Abrir”:
En el cuadro “Buscar en”, haga clic en la carpeta en la cual guardó el actualizador de formularios, ubique
el archivo y haga clic en el botón “Abrir”.
En pantalla se despliega nuevamente la ventana “Actualización de Formularios"

Haga clic en el botón “Aceptar” para iniciar el proceso de actualización de formularios de las diferentes
categorías. En pantalla se despliega el siguiente mensaje:
El sistema presenta una lista de las categorías

que va a actualizar. Haga clic en el botón “Sí”, si
desea reemplazar los Formularios existentes o
“No” para abandonar y seguir con los formularios
que tiene actualmente.
Terminado el proceso de actualización, en

pantalla se despliega un mensaje confirmando el
éxito de la operación:

5.2. Problemas de comunicación y conectividad
Una vez instalado y operando con éxito el aplicativo CHIP, es posible que en el futuro se presenten
problemas de comunicación con Internet, imposibilitando la actualización en línea del aplicativo, o la
realización de envíos en línea. En este sentido, a continuación, se detallan algunos problemas y su
posible solución.
5.2.1 Sin acceso a la página web www.chip.gov.co
Si al intentar el ingreso a la página del CHIP no tiene acceso, verifique su servicio de internet consultando
cualquier otra página, si está correcto, es posible que haya algún problema en el servidor de la CGN,
entonces, comuníquese con la mesa de servicios. Si el problema no es del servidor de la CGN y la
situación se mantiene, solicite soporte al ingeniero o técnico encargado en su entidad, para que revise el
protocolo de conexión a Internet, ya que puede tratarse de un problema interno en su entidad o con el
proveedor del servicio
5.2.2 Con acceso a la página, pero sin comunicación con el servidor de la CGN
Si puede acceder a la página e ingresar con su usuario y contraseña, pero no aparecen los datos de su
entidad en la página, es posible que haya interrupción de la comunicación con el servidor de la CGN, por
favor informe esta situación a la mesa de servicios al teléfono 4926400 extensión 633 o al correo
[email protected] e intente acceder al servidor de la CGN más tarde.
5.3 Importación de archivos planos
Ingrese al CHIP local con su usuario y contraseña, el sistema despliega el menú de inicio donde
selecciona la opción “Formularios” ubicada en la parte izquierda de la pantalla o despliegue la caja de
selección resaltada en azul con el nombre “CHIP” y de clic en “formularios”.

Seleccione la opción “Formularios” del menú y haga clic en “Importar”.
El sistema le presenta una ventana donde puede ubicar y seleccionar el archivo a importar, dando clic en
abrir y le muestra la siguiente pantalla

Nota: Recuerde que el archivo plano que va a importar debe corresponder al mismo periodo a
transmitir, de lo contrario, el sistema le informará que el archivo no es válido.
Si el archivo es válido presione “Aceptar”, para iniciar la

importación. Cuando termine el proceso, el sistema genera
un Log de confirmación de la operación o de errores.
Verificación del proceso exitoso.

Errores de importación: Indica que no
se utilizaron todas las variables
requeridas, por lo tanto, el archivo no
cumple con los estándares de calidad
que requiere el sistema y no es posible
importarlo para hacer el envío de la
información
5.4 Validación de formularios
Esta funcionalidad permite a las entidades públicas reportantes verificar si la información contenida en
cada formulario, cumple individualmente con los parámetros mínimos requeridos para garantizar la
calidad de la misma, pero este proceso no garantiza la validación de toda la categoría.
Ingrese a la opción “Formularios” del panel de objetos o por el menú desplegable CHIP.
Haga clic en la opción Formulario de la barra de menú.
Para Iniciar el proceso de validación debe seleccionar uno de los formularios de la categoría a reportar.

Con la validación pueden detectarse errores que son susceptibles de corregir antes de hacer el envío, los
cuales son de dos tipos, a saber:

• Errores permisibles: Son una advertencia por alguna irregularidad, sin embargo, no impiden el
envío del archivo, por cuanto, lo que pretenden es indicar que la entidad pública debe revisar y
analizar la información que va a transmitir, con el fin de establecer la pertinencia de las
inconsistencias para corregirlas. Estos errores pueden volverse no permisibles para futuros
envíos, por lo tanto, se recomienda hacer las correcciones necesarias.
•Errores no permisibles: Indican que la entidad pública presenta deficiencias en la información,

por lo cual, el sistema no le permitirá hacer el envío de la misma, hasta que se hagan las
correcciones a que haya lugar.
Nota: Se recomienda en cualquiera de los dos casos, comunicarse con la

mesa de servicios de la CGN.
5.5 Validación de la categoría
Por medio de esta opción, el sistema verifica que la información registrada en cada uno de los
formularios que conforman una categoría, se valide de acuerdo con los estándares de calidad
establecidos para el envío al sistema central.
Una vez que se haya realizado la verificación de todos los datos de los formularios que conforman una
categoría, continúe con los siguientes pasos:
Seleccione uno de los formularios diligenciados y validados.
Haga clic en la opción “Categorías” del menú y elija “Validar”.

Como resultado, es posible que se presenten algunos de los siguientes casos:
1. Si la información registrada cumple con los estándares de calidad exigidos para cada uno de los
formularios, en pantalla se despliega un mensaje informando sobre el éxito de la operación:
Termine la operación presionando el botón “Aceptar”.
2. Si, por el contrario, la información no cumple con los estándares de calidad exigidos para uno o
varios de los formularios que integran la categoría, se generan errores de validación.
3. Los errores de validación indican que los datos ingresados en alguno o varios de los formularios que
conforman la categoría que está validando, no cumplen con los parámetros establecidos para
garantizar la calidad de la información. En pantalla se despliega automáticamente la ventana
“Mensajes de Error Resultantes”, para ello:
a. Revise el reporte de validación teniendo en cuenta que:
Código: Corresponde al código con el cual se identifica el error generado.

Mensaje: Describe el error presentado en la operación.
Permisible: Indica que el formulario puede enviarse al CHIP Central, pero contiene errores, por lo
cual, se recomienda que el usuario los corrija para evitar inconvenientes en los próximos envíos.
No Permisible: Indica que deben hacerse las correcciones antes de enviar la información, porque
el sistema no permite hacerlo con este tipo de errores.

Necesita Comentarios: En este espacio se solicita que el usuario haga algún comentario que
explique la causa del error.
Categoría: Indica la categoría de información en la cual se presentó el error.
b. Realice las correcciones necesarias, ya sea directamente en los formularios o en los archivos
planos. Si lo hace en el archivo plano, recuerde que debe hacer el proceso de importación cada
vez que haga cambios.
c. Repita el proceso de validación de categoría cuantas veces sea necesario.
5.6. Reporte de estados financieros con notas.
El sistema CHIP Local exigirá con el envío de formularios del corte de diciembre de cada año, la
incorporación de un archivo adjunto en formato PDF con las siguientes características:
Archivo Adjunto Características

Formato de archivo PDF tipo texto únicamente
Tamaño No inferior a 0.05 Mb
No Superior a 5 Mb
Recomendaciones:
• Evite cargar en su archivo fotos, gráficos e información que no sean necesarios ya que
esto aumenta el tamaño del archivo.
• Si no cuenta con herramientas Word y Excel que guarde el archivo en formato tipo PDF,
puede realizar este proceso con un dispositivo scanner, verifique que el dispositivo
genere un archivo único con todos los documentos y que lo cree en formato tipo PDF.
• Recuerde que el CHIP Local no acepta archivos con formato tipo XLS, DOC, GIF o JPG
entre otros.
• Verifique que el archivo creado sea de formato PDF tipo texto, es decir, que no se
visualice como una imagen estática (foto).
• Denomine el archivo: Estados financieros- Año (XXXX)
5.6.1 Como crear el archivo adjunto
Para ello utilizaremos como ejemplo la herramienta ofimática más conocida WORD de Microsoft, desde
las versiones 2007 y posteriores, las cuales cuentan con la opción de guardar un documento tipo WORD
a tipo PDF presionando "guardar como".

La CGN le sugiere el siguiente procedimiento para la creación del archivo adjunto.
1.Realice el alistamiento de la información tomando en cuenta que el tamaño del archivo debe estar
entre 0.05 Mb - 5 Mb y las recomendaciones descritas en las características del archivo adjunto.
2.Escanee el juego de los estados financieros aprobados con la firma del Contador y el Representante
Legal.
Recuerde organizar la información a reportar tomando en cuenta los

lineamientos establecidos en el marco normativo que aplicable.
3.Cree las notas a sus estados financieros en una herramienta ofimática que permita el guarde del
archivo en formato tipo PDF-editable por ejemplo en Word o Excel versiones desde el 2007 en adelante.
Realice el siguiente procedimiento: Al momento de guardar el archivo definitivo utilice la opción
“guardar como” despliegue el filtro de tipo y seleccione PDF.

4. Cuando seleccione esta opción el aplicativo visualiza un nuevo menú. Utilice la opción “Optimizar
para” si el archivo supera el límite permitido realice el guarde por “tamaño mínimo” tenga en cuenta
eliminar gráficos, cuadros, fotos e información que no sean necesarios.
5. Verifique al finalizar el anterior procedimiento que el tamaño del archivo creado no sobrepase el
límite permitido por el Sistema CHIP de 5 Mb si ese fuere el caso puede utilizar la siguiente opción.

6. Verifique que se puedan realizar las opciones de seleccionar texto, es decir, subraye un bloque
continúo de líneas pinchando y arrastrando con el ratón el texto a seleccionar, utilice las opciones
que lleva a cabo de la manera habitual, copiar (ctrl+c), cortar (ctrl+x) y pegar (ctrl+v).
Recomendación
7. Ingrese a su navegador y realice la búsqueda de cualquier herramienta gratuita que permita unir o
combinar archivos tipo PDF
8. Seleccione alguna de ellas, siga las indicaciones de la herramienta y realice la unión de los dos
archivos anteriormente creados, es decir los Estados financieros escaneados y la Notas a los Estados
Financieros

9. La herramienta realiza la unión y le da como resultado un archivo de descarga este último es el
archivo adjunto que se sube al CHIP Local
5.7 Enviar categoría
Esta opción permite enviar al CHIP central todos los formularios diligenciados de una categoría,

correspondientes a un período determinado, sin embargo, si en la validación previa que hace el sistema
antes del envío, alguno de los formularios genera errores no permisibles, deben corregirse porque no se
permiten transmisiones con esta clase de errores.
Importante: Sólo serán considerados como reportes oficiales los que se hagan a través de esta opción.
Cómo reportar la categoría Información Contable Pública Convergencia
Una vez ingresados y validados todos los datos de los formularios que conforman una categoría de
información, continúe con los siguientes pasos:
Haga clic en el menú “Categorías” y seleccione la opción “Enviar”.
En la pantalla se despliega la siguiente ventana:
Una vez ingresada la información presione el botón “Aceptar”.
Si va a enviar información correspondiente a un

período fuera del plazo establecido, el sistema
despliega la siguiente ventana. Presione el botón
“Aceptar”.
De lo contrario se despliega el siguiente mensaje

Nota: Recuerde que a partir del primer trimestre del 2017 la información contable pública
convergencia se reporta en pesos.
Se despliega las siguientes ventanas de información:
Para la categoría contable, el CHIP Local desplegará la siguiente ventana:

5.7.1 Envió en línea
Cuando realice la selección del envió en línea para las categorías contables se habilitará la ventana que le
permitirá cargar el archivo adjunto. Siga los siguientes pasos:
1. De clic en el botón examinar
2. El sistema le desplegará una nueva ventana que le permitirá ubicar el archivo a adjuntar. Por
defecto el Sistema CHIP solo permite cargar archivos de formato tipo PDF. Ubíquelo y de clic en aceptar.

Una vez cargado el archivo, el sistema muestra el siguiente mensaje y realiza las validaciones al adjunto
Errores al momento de cargar el archivo plano
El sistema puede rechazar el cargue del archivo porque no cumple con las características básicas
a. Tamaño: El archivo debe estar entre el rango de 0.05 Mb a 5Mb

b. Archivo tipo texto en formato PDF: Este error se identifica cuando el archivo adjunto está
conformado por una sola imagen estática (foto).
c. Archivo debe ser tipo texto: El sistema CHIP Local permite incorporar archivos que contengan
logos o gráficas pero que no excedan el tamaño límite del archivo. Debe verificar que el archivo
adjunto no se visualice como una foto.

Recomendaciones:
Para que identifique si el archivo es de tipo texto realice las operaciones de marcar bloque, es decir,
ubique el cursor en cualquier parte del texto y con un clic sostenido en el botón derecho del mouse
intente realizar la operación de copiar el texto marcado. Si este lo permite el CHIP local lo adjuntará sin
ningún problema.
Una vez el archivo se haya validado exitosamente, desaparecerá el mensaje “se está validando el
archivo, por favor espere…” y en la caja de selección aparecerá el nombre del archivo cargado.

Si usted desea cambiar el archivo, simplemente vuelva a dar clic en examinar, de lo contrario, de clic en
el botón aceptar. El sistema le solicita el Usuario y la Contraseña con la cual ingresa a la página del CHIP,
para identificar la entidad que está enviando la información.
Nota: Una vez el CHIP local realice la transmisión y el archivo llegue al CHIP Central, este efectuará las
comparaciones de los saldos finales reportados en el trimestre anterior con los saldos iniciales que está
remitiendo, este proceso puede tardar un poco y dependerá de:
• El volumen de registros a validar

• La estabilidad de la conexión de internet.
• El número de entidades que estén realizando el proceso al mismo tiempo
Finalizado este proceso, el Sistema CHIP remitirá un correo notificando el estado del envío al contador
de la entidad con copia al representante legal.
Por ello, le recomendamos realizar su envío con antelación y actualizar los datos de los responsables de
la información.

Si su envío no fue aceptado, por favor realice la corrección de los errores indicados en el correo y
vuelva a transmitir, o comunicarse con la Mesa de Servicio de la CGN de nivel 1 y 2, a través del
correo electrónico [email protected] o al PBX 4926400 Ext. 633 de Bogotá,
donde le brindarán el soporte requerido.
Verifique que la información remitida correspondiente al período enviado se encuentre en estado

"ACEPTADO", ingresando con su usuario y contraseña a la página www.chip.gov.co, en el vínculo
"Consulta/Histórico de envíos" o también, a través del Link “Consulta Informe al Ciudadano”.
5.7.2 Envío fuera de línea
Este tipo de envío solo puede realizarse en casos especiales y con previa autorización de la CGN. En la
pantalla se despliega la siguiente ventana:

Seleccione la opción “Fuera de línea” y luego clic en “Buscar”. Ubique la carpeta de “Envíos” en
C:\ SCHIP\NombreCortoEntidad\Envios, donde se guardará el archivo que va a enviar.
En pantalla se despliega un mensaje informando el éxito de la operación. Haga clic en el botón

“Aceptar”.
El sistema genera un archivo con extensión .jar el cual deberá remitirse al correo electrónico que se le
indicó en la autorización de la CGN.

5.8 Exportar formularios
Esta opción permite generar copias en archivo plano de los diferentes formularios, con características
iguales a los archivos generados para importación al sistema.
Cómo exportar un formulario:
• Ingrese a la opción “Formularios” del panel de objetos o por el menú desplegable CHIP.
• Seleccione del menú “Formulario” la opción “Exportar”.
• En pantalla se despliega la ventana “Exportar Formularios”.
• Presione el botón del campo “Seleccionar Archivo”.
• En pantalla se despliega la ventana “Guardar”.
• Seleccione la carpeta en la cual desea guardar el documento.
• En el cuadro “Nombre de archivo”, escriba el nombre del documento y haga clic en el botón
“Guardar”.
En pantalla se despliega nuevamente la ventana “Exportar Formulario” con la información ingresada.

Presione el botón del campo “Seleccionar Periodo”.

En pantalla se despliega la siguiente ventana:
Seleccione el año y mes de corte y presione el botón “Aceptar”.

Presione el botón del campo Seleccionar “Categorías/Formularios”.
En pantalla se despliega la ventana “Seleccionar Formularios”, marque los formularios que desea
exportar Haga clic en los recuadros de la ventana y a continuación de clic en el botón “Aceptar”.
El sistema se ubicará nuevamente en la ventana de exportar formulario, de clic en el botón “Aceptar”.
En pantalla se despliega un mensaje informando sobre el éxito de la operación
Presione el botón Sí para revisar el log de exportación, en pantalla se despliega la ventana Log o
“Reporte de Exportación”:

Si desea guardar el reporte o log de exportación, presione el botón Guardar.
Se visualizará la siguiente ventana, oprima el botón “Guardar”:
Con clic seleccione la unidad de disco o la carpeta en la cual desea guardar el archivo, desplegando la
opción “Guardar en”, en el cuadro “Nombre de archivo” escriba uno que identifique el documento y
haga clic en el botón “Guardar”.
En pantalla se despliega un mensaje informando sobre el éxito de la operación:
Termine la operación presionando el botón “Aceptar”.

6. CONSULTA DE ENVÍOS EN LA WEB – ENTIDAD
Ingrese a la página del CHIP www.chip.gov.co y digite su usuario y contraseña en la parte superior
derecha de la pantalla, a continuación de clic en el botón “Ingresar”. Al ingresar el sistema desplegará la
pantalla de “Bienvenida” donde se muestra un resumen de su entidad.
En el menú ubicado en la parte izquierda de la pantalla ingrese a la opción “Consultas” y seleccione la

opción “Histórico Envíos”. Seleccione la Categoría y el Período, luego haga clic en “Consultar”.
Se desplegará en la pantalla la información

Nota: En la web entidad usted no visualizará el archivo adjunto. Para consultarlo deberá ingresar por
“Informe al ciudadano”.
7. CONSULTA DE ENVÍOS A TRAVÉS DE LA PÁGINA DEL CHIP INFORME AL CIUDADANO
Ingrese a la página web del CHIP www.chip.gov.co y luego seleccione la opción “Consultas” del menú
ubicado en la parte izquierda de la pantalla.

Seleccione la opción “Informe al Ciudadano”.
Ingrese el código de la entidad, luego seleccione la Categoría, el Periodo y el Formulario que desea ver, a
continuación, oprima “Consultar”. Se desplegará en la pantalla el siguiente cuadro.
8. COMO ACTUALIZAR LOS DATOS BÁSICOS
Es de vital importancia actualizar los datos básicos de su entidad, esto garantiza que tenga información
de primera mano cuando se realizan cambios o normatividad a tener en cuenta a la hora de realizar su
reporte.
De otra parte, recuerde que el Sistema CHIP, una vez haya culminado el proceso de validación remite a
los correos registrados el estado final de su envió.
El proceso de actualización de los datos básicos se realiza a través del web entidad del Sistema CHIP,
para ello siga los siguientes pasos:
1. Ingrese a la página del sistema CHIP www.chip.gov.co.

2. En la parte superior derecha de la pantalla ubicara el ingreso al web entidad.
3. Ingrese su clave usuario y contraseña asignados.
4. El sistema le visualizará la siguiente pantalla.

De clic sobre la flecha “Datos de la Entidad” en el menú izquierdo de la pantalla
Los datos de la entidad están compuestos por seis hojas de trabajo correspondientes a:
Datos Básicos: Correspondientes a todos los datos de identificación y ubicación de la entidad

Datos Complementarios:
Responsables: Corresponde a los datos de las personas encargadas del reporte de información al
sistema CHIP, para ello seleccione el filtro de selección del cargo

9. CERTIFICACIÓN EN LÍNEA
Servicio en línea que permite descargar una certificación de los envíos realizados por las entidades
reportantes durante el año solicitado.
Siga los siguientes pasos:
Ingrese al menú ubicado en la parte izquierda de la pantalla y ubique la opción “certificación en línea”,
de clic sobre él y se visualizara otro sub menú con las siguientes opciones
o Certificaciones Contaduría
o Certificaciones FUT y otros
De clic en Certificaciones Contaduría y el sistema le desplegará un nuevo menú donde usted podrá
seleccionar la Entidad reportante, la (s) categorías (s) y el año.

De clic en el botón consultar, el sistema le visualizará la certificación solicitada
Nota: Si la configuración de contenido de su navegador (Chrome, Mozilla fire fox, o internet explorer) no
tiene habilitado las ventanas emergentes no se le generara la certificación. Solicite apoyo al personal de
soporte técnico de su entidad.

10. GLOSARIO DE TÉRMINOS
CHIP: Consolidador de Hacienda e Información Pública, es una herramienta a través de la cual se carga,
valida, transmite, centraliza y difunde la información cuantitativa y cualitativa producida por las
entidades públicas u otros agentes, con destino al gobierno central, los usuarios estratégicos, las
entidades de control y la ciudadanía en general.
CHIP Local: Es el componente del CHIP utilizado por las entidades reportantes, para la importación,
validación y envío de sus categorías de información que se encuentra instalado físicamente en cada
entidad reportante.
CHIP Central: Es el componente del CHIP utilizado por la CGN cuyas funcionalidades permiten la
administración del sistema.
Usuario Estratégico: Se refiere a las entidades públicas que solicitan al administrador del CHIP
autorización para el uso del sistema, con el fin de definir, parametrizar y permitir la transmisión de sus
categorías de información, o para utilizar la información existente de otras categorías que satisfagan sus
necesidades.
Categoría: Es un conjunto integrado de información de la misma naturaleza, que se agrupa en

formularios de iguales conceptos y diferentes variables, que son enviados por las entidades reportantes
a través del CHIP para satisfacer las necesidades de información de los usuarios estratégicos.
Formularios: Los formularios de solicitud de información son las diferentes vistas de presentación de una
categoría de información. Los formularios se obtienen de la agrupación de variables cuantitativas y
cualitativas con sus correspondientes variables de encabezado y detalle. Una variable cuantitativa solo
puede estar asociada a uno y solo un formulario. Los formularios mantienen el árbol de conceptos
definidos para la categoría, esto quiere decir que todos los formularios definidos para una categoría
tienen el mismo árbol de conceptos.
Variables Cuantitativas: Determinan valores numéricos asociados a los conceptos, por ejemplo, el saldo
inicial de una cuenta contable. También pueden ser calculadas obtenidas de operaciones aritméticas
entre otras variables, y de stock o acumulativas.
Variables Cualitativas: Determinan valores cualitativos asociados a los conceptos. Se presentan como
una columna más del formato. Pueden ser de tipo lista, alfanumérico, fecha y lógico. Tienen tres tipos de
comportamiento:
• De Encabezado: Permiten manejar segmentos de información conformados por los conceptos,

variables cuantitativas, calificadoras y de detalle que se hayan definido para la categoría. Cada

segmento de información se identifica por el valor de la variable de encabezado. Pueden existir
tantos segmentos como valores pueda tomar la variable de encabezado.
• De Detalle: Variable cualitativa que permite expandir o detallar, a discreción, cada concepto
seleccionado de la categoría, permitiendo el ingreso de información por cada valor definido para
la variable.
• Calificadora: Sirven para complementar la información de las variables cuantitativas. Se
presentan como una columna más del formato.
Conceptos: Constituyen el marco referencial de las categorías de información y se estructuran en forma

de árbol, cuya raíz es la categoría. Cada categoría tiene un solo árbol de conceptos asociado. En el CHIP
cada concepto tiene un nombre, un código y una descripción. El código del concepto determina el nivel
del árbol en que está ubicado el concepto. Cada nivel en el código del concepto está separado por el
carácter punto (.).
Perfiles: Son una serie de atribuciones o condiciones de los usuarios, asignadas o restringidas por el
usuario de seguridad, según su cargo en particular y por un período de vigencia determinado.
Administrador del CHIP: Es el servidor público de la Contaduría General de la Nación – CGN a quien se le
ha asignado en sus funciones la administración del CHIP.
Administrador de Gestión: Se refiere al servidor público o contratista de un usuario estratégico que

ejerce el rol o perfil de “Administrador de Gestión” respecto a las funcionalidades del CHIP, en el sentido
de coordinar todas las actividades y políticas de gestión institucional definidas por el usuario estratégico,
con el objetivo de elevar la calidad de la información que reporta.
Administrador General (ADM_GENERAL): Usuario del CHIP Local que tiene permisos para ingresar a
todas las funcionalidades y su función fundamental es velar por la custodia del “Usuario” y “Contraseña”
del sistema instalado en la entidad pública, para que sea posible la reinstalación del sistema en casos
extremos.
Administrador de Seguridad (ADM_SEGURIDAD): Usuario del CHIP Local que tiene permiso para
ingresar exclusivamente a las funcionalidades de seguridad del sistema y su función fundamental es la
creación de usuarios, restablecer las contraseñas y apoyar el proceso de instalación del sistema.
Registro (REGISTRO): Usuario del CHIP Local que tiene permiso para ingresar a la funcionalidad
formularios y tiene solamente permisos para el registro y validación de los mismos, su función
fundamental es la de apoyar el proceso de validación antes del envío.
Registro y envío de información (REGISTRO_Y_ENVIO): Usuario del CHIP Local que tiene permiso para

ingresar a la funcionalidad formularios y las opciones para el registro, validación y envío de formularios,
su función fundamental es la de hacer los envíos de información en las fechas establecidas por el usuario
estratégico.
Mensajes de error: Es el documento que genera el CHIP-Local una vez terminada la validación de un
formulario cuando la validación no es exitosa, su propósito es orientar al funcionario responsable para su
corrección y así elevar la calidad de la información, estos mensajes están definidos en la parametrización
de la categoría.
Mensaje de error Permisible: Es una advertencia que no impide el envío, indica que la entidad
reportante debe revisar y analizar la información que va a remitir para determinar si hay lugar a
modificación, estos se pueden volver no permisibles para futuros envíos, por lo tanto, es conveniente
corregirlos.
Mensaje de error No permisible: Indica que la entidad reportante presenta deficiencias en la

información y que el sistema no le permitirá el envío hasta tanto no se realice la corrección que
corresponda.

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REPÚBLICA DE COLOMBIA

SUBCONTADURIA DE CENTRALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN

GUÍA PARA EL REPORTE CATEGORIA INFORMACIÓN CONTABLE PÚBLICA CONVERGENCIA

“Cuentas Claras, Estado Transparente”

“Cuentas Claras, Estado Transparente”

“Cuentas Claras, Estado Transparente”

2. PLAZOS Y REQUISITOS CATEGORÍAS CGN

Los formularios pueden incorporarse en el CHIP de dos maneras: diligenciándolo directamente en el

“Cuentas Claras, Estado Transparente”

En el caso puntual de la categoría Información Contable Pública Convergencia, el Régimen de

La Contaduría evaluará la solicitud y decidirá su incorporación, comunicándole a la entidad la decisión

Para el diligenciamiento de los formularios se recomienda tener en cuenta lo siguiente:

• El registro del hecho económico lo debe realizar en pesos.

• El archivo debe llevar únicamente los datos solicitados en el protocolo de importación.

• Los valores no deben llevar separadores de miles en ningún caso.

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3. FORMULARIOS CATEGORÍA INFORMACIÓN CONTABLE PÚBLICA – CONVERGENCIA (ICPC)

Esta categoría estará conformada por cuatro formularios:

3.1 Formulario CGN2015_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS_CONVERGENCIA

La estructura y características de estos formularios las puede consultar en el “Procedimiento contable

Elaboración directamente en el aplicativo

A continuación, desarrollaremos un paso a paso para la Categoría Información contable pública -

“Cuentas Claras, Estado Transparente”

a) Ingrese por la opción formularios y haga clic en formularios/seleccionar, diligencie la información

“Cuentas Claras, Estado Transparente”

Recuerde que ahora la información contable pública se reporta en pesos.

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Lo visualizara de la siguiente manera en el sistema CHIP Local

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Elaboración a través de archivo plano

“Cuentas Claras, Estado Transparente”

4. Año (escrito sin separación por punto)

5. Nombre del Formulario

6. Fecha de envío: Es opcional, por cuanto el sistema la coloca automáticamente. Si se

7. “D” Indica que los registros son de tipo detalle.

8. Concepto: Aunque los conceptos pueden ser numéricos, alfabéticos o alfanuméricos,

La conversión del archivo a plano se hace de la siguiente forma:

“Cuentas Claras, Estado Transparente”

3.2 Formulario CGN2015_002_OPERACIONES_RECIPROCAS_CONVERGENCIA

Elaboración directamente en el aplicativo

Una vez ingresado al Chip-Local ejecute los siguientes pasos:

a) Ingrese por la opción formularios, haga clic en formularios/seleccionar y diligencie la información

“Cuentas Claras, Estado Transparente”

“Cuentas Claras, Estado Transparente”

“Cuentas Claras, Estado Transparente”

“Cuentas Claras, Estado Transparente”

“Cuentas Claras, Estado Transparente”

4. Año (escrito sin separación por punto)

5. Nombre del Formulario

6. Fecha de envío: Es opcional, por cuanto el sistema lo coloca automáticamente. Si se escribe

7. “D” Indica que los registros son de tipo detalle.

9. Se refiere a las siguientes variables: a) Entidad recíproca, b) valor corriente y c) Valor no

• A partir del primer trimestre del 2017 la información contable pública se

La conversión del archivo a plano se hace de la siguiente forma:

“Cuentas Claras, Estado Transparente”

3.3 Formulario CGN2016C01_VARIACIONES_TRIMESTRALES_SIGNIFICATIVAS

Tenga en cuenta que:

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