Gestión de la documentación para la información

La gestión documental o gestión de documentos,

Es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar los documentos de todo
tipo, recibidos y creados en una organización, facilitar la recuperación de información desde
ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven
y asegurar la conservación a largo plazo de los documentos más valiosos, aplicando principios
de racionalización y economía.

Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de
"documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito
para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de
arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más
compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.

Flujo del Sistema de Gestión Documental

Bases de Datos

La aplicación de la informática en todos los niveles de las organizaciones comprende un

fenómeno que tiene sus implicaciones en la administración documental: la proliferación de
bases de datos sobre distintos aspectos, que en algunos casos están sustituyendo a los
documentos como soporte de información valiosa para la organización. Esta tendencia se
agudiza todavía más en un entorno de e-business en el que las relaciones con los clientes se
realizan a través de Internet.

Desde un punto de vista de administración documental, uno de los principales problemas es

cómo identificar los documentos dentro del entorno de la Base de Datos, saber qué parte del
contenido constituye los documentos que se han de gestionar. Al respecto existen diversas
opiniones. Por una parte, hay quien piensa que una Base de Datos simplemente contiene
información para realizar cálculos u operaciones. En el otro extremo, está la opinión de que
una BD es el resultado de las actividades de la empresa y por ello se las puede considerar
documentos de gestión.

Hardware

Escáner y dispositivos de Digitalización: Los documentos originales, una vez preparados, son
transformados en documentos digitales, los cuales serán guardados o almacenados.

Servidores: Contienen la información previamente digitalizada. Los usuarios finales se

conectaran a un servidor para poder acceder a dicha información.

Software

Gestores documentales: Programas de apoyo al proceso de gestión de la documentación que

se maneja en la empresa. Existen soluciones informáticas para: la gestión documental,
administración de archivos digitales y para administración de bibliotecas de diversa índole.
Redes

Por medio de las redes los usuarios podrán acceder a la información que se encuentra en los
servidores. Las redes pueden ser locales, aunque también se puede acceder a la información
por Internet.

Usuarios

A través de una cuenta de Usuario, se lleva a cabo el acceso a los documentos digitalizados
dentro del Sistema de Gestión Documental (SGD) permitiendo así, realizar la consulta
electrónica de los mismos de acuerdo a los niveles de seguridad asignados a cada uno de los
usuarios registrados en el Sistema.

Administradores

Desde el puesto del Administrador del Sistema, los documentos digitalizados se codifican e
indexan en la base de datos del servidor, identificando la ubicación física del documento
original y asignando, a cada documento lógico, las claves de acceso. Los documentos
digitalizados se almacenan en su correspondiente fichero.

Procesos de la Gestión Documental

Un sistema de gestión documental por lo general se refiere a las siguientes áreas:

Almacenamiento, recuperación, clasificación, seguridad, custodia, distribución, creación,
autenticación.

Almacenamiento ¿Dónde guardaremos nuestros documentos? ¿Cuánto podemos pagar

para almacenarlos?

Recuperación ¿Cómo puede la gente encontrar documentos necesarios? ¿Cuánto tiempo se

puede pasar buscándolo? ¿Qué opciones tecnológicas están disponibles para la recuperación?

Clasificación ¿Cómo organizamos nuestros documentos? ¿Cómo aseguramos que los

documentos estén archivados siguiendo el sistema más apropiado?

Seguridad ¿Cómo evitamos la pérdida de documentos, evitar la violación de la

información o la destrucción no deseada de documentos? ¿Cómo mantenemos la información
crítica oculta a quién no debiera tener acceso a ella?

Custodia ¿Cómo decidimos qué documentos conservar? ¿Por cuánto tiempo deben ser
guardados? ¿Cómo procedemos a su eliminación (expurgo de documentos)?

Distribución ¿Cómo distribuimos documentos a la gente que la necesita? ¿Cuánto podemos

tardar para distribuir los documentos?

Workflow ¿Si los documentos necesitan pasar a partir de una persona a otra, cuáles son
las reglas para el flujo de estos documentos?

Creación ¿Si más de una persona está implicada en creación o modificación de un

documento, cómo se podrá colaborar en esas tareas?
Autenticación ¿Cómo proporcionamos los requisitos necesarios para la validación legal al
gobierno y a la industria privada acerca de la originalidad de los documentos y cumplimos sus
estándares para la autentificación?

Ventajas de la gestión de documentos

Gestión y control efectivo: sencillez, rapidez y ahorro De una forma sencilla, la organización
tiene acceso instantáneo a toda la documentación necesaria para su actividad de negocio, con
las ventajas añadidas de la eliminación de desplazamientos, reducción de tiempo de consultas
y tareas de archivo, ahorro de espacio físico, resolución del problema de localización de
documentos...

Uso racional de los recursos La gestión documental facilita que la información se comparta y
se aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo. Como consecuencia, se
reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias
innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc. Seguridad y fiabilidad Información,
documentos, etc. de gran valor para la organización pueden custodiarse en locales de alta
seguridad, garantizando su perfecto estado de conservación mientras que, para el uso diario,
se dispone de su réplica electrónica.

Productividad y valor añadido Una gestión documental, además de ahorro de costes, genera
una productividad y valor añadido adicionales, originados por el rápido acceso a la información
dentro de la organización y su posterior distribución, sin necesidad de trasladar los
documentos.

Gestión de la Información.

Proceso mediatizado por un conjunto de actividades que permiten la obtención de

información, lo más pertinente, relevante y económica posible, para ser usada en el desarrollo
y el éxito de una organización. Genera nuevos conocimientos.

Un Sistema de Gestión de Información permite la gestión de los recursos de información tanto

internos como externos. Su finalidad es generar servicios y productos que respondan a las
necesidades y sobrepasen las expectativas de los usuarios, posibilitando que el sistema trabaje
eficientemente y económicamente a la vez. El Sistema de Gestión de Información aprovecha al
máximo sus recursos de información en función de la mejora continua y de la toma de
decisiones organizacional a todos los niveles jerárquicos desde la cúspide estratégica hasta la
base operativa.

Introducción

La Gestión de Documentos potencia todas las áreas de la organización para utilizar más
eficazmente la información basada en documentos, a la vez que permite una mejor
localización y recuperación de los mismos. Cuando hablamos de gestión documental nos
estamos refiriendo a la aplicación de la tecnología y también de los procedimientos que van a
permitir la gestión y la unificación de la información que es generada por la organización
Beneficios de la gestión documental:

1. Permite establecer un espacio que es compartido entre la empresa y el cliente.

2. Incrementa considerablemente el valor informativo de la empresa.
3. Evita que se dupliquen las tareas como también los tiempos que se tarda en la
búsqueda de la información interna de la organización.
4. También incrementa la calidad de servicio y la productividad dentro de la empresa.

Gestión documental

En la definición más simple y más auténtica del término, es un sistema utilizado para gestionar
documentos, cualquiera sea el formato en que se encuentren sistematizados

Documento Según el concepto de Michael Buckland: es

un bibliotecario, documentalista e informatólogo británico. Teórico de la ciencia de
la Información. Michael Buckland ha estudiado la historia de la ciencia de la Información,
los servicios bibliotecarios y las bases de datos documentales.

Un contenedor de información, es decir, aquello que hace posible organizar, presentar y

gestionar información relativa a un hecho, una persona o una temática determinada

Documento Según la NC-ISO 9000:2005, 3.7.2:

Es información (datos que poseen significado) y su medio de soporte, ejemplo Registro (3.7.6),
especificación (3.7.3), procedimiento documentado, plano, informe, norma.

Documento NOTA 1: El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o
electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos. NOTA 2: Con frecuencia,
un conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y registros, se denominan
"documentación". NOTA 3: Algunos requisitos (3.1.2) (por ejemplo, el requisito de ser legible)
están relacionados con todos los tipos de documentos, aunque puede haber requisitos
diferentes para las especificaciones (por ejemplo, el requisito de estar controlado por
revisiones) y los registros (por ejemplo, el requisito de ser recuperable). 25/03/2012 Dirección
de Certificación Industrial 6

Antecedentes Herramientas manuales básicas: Libros de registro, las carpetas, archivadores,

cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y
los documentos en soportes magnéticos u ópticos), los ficheros o kárdex que permiten hacer
referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante
sistemas de codificación y clasificación 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 7

Antecedentes En los años 60 del siglo XX Se crean programas de bases de datos conocidos
como MARC (Machine Readable Cataloguing) o Catalogación leíble por computador. Bases de
datos, procesadores de textos y otras aplicaciones ofimáticas, y archiveros 25/03/2012
Dirección de Certificación Industrial 8

Sistemas de Gestión Empresarial SubDocumentación 25/03/2012 Dirección de Certificación

Industrial 9
Sistemas de Gestión Empresarial Sistema de gestión de la calidad, conforme a lo establecido en
la norma NC ISO 9001: 2008. Sistema de gestión para la competencia de los laboratorios de
calibración, conforme a lo establecido en la norma NC ISO IEC 17025: 2005. Sistema de gestión
para la competencia de los órganos de inspección, conforme a lo establecido en la norma NC
ISO IEC 17020: 1999 Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, conforme a lo
establecido en la norma NC 18001: 2005. Sistema de gestión integrado para la competencia
del capital Humano, conforme a lo establecido en la norma NC 3001: 2005 25/03/2012
Dirección de Certificación Industrial 10

Sistemas de Gestión Empresarial Sistema de gestión ambiental, conforme a lo establecido en la

norma NC ISO 14001: 2004. Sistema control interno conforme a lo establecido en la resolución
297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios. Manual para la Dirección y Organización
Técnica de la Producto (en el MINBAS). Perfeccionamiento Empresarial conforme a lo
establecido en Decreto-Ley 252 del Consejo de Estado Sobre la continuidad y fortalecimiento
del Sistema de Dirección y Gestión Empresarial Cubano. Decreto-Ley 281 del Consejo de
Ministro Reglamento para la implantación y consolidación del Sistema de Dirección y Gestión
Empresarial Estatal Sistema de gestión energético, conforme a lo establecido en la norma NC
ISO 50001: 2011 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 11

Normativa 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 12

Reglas para la Elaboración Primera regla: Realismo Segunda regla: Evitar el exceso de detalle
Tercera regla: Usar gráficos y diagramas de flujo Cuarta regla: Usar referencias a otros
documentos Quinta regla: Utilizar modelos cuando sea apropiado Sexta regla: Aprovechar la
documentación ya existente 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 13

NC ISO 9001: 2008 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 14 4 FORMULARIOS Y

REGISTROS FORMULARIOS EN BLANCO FORMULARIOS CON INFORMACIÓN (REGISTROS)
POLÍTICA DE CALIDAD IMPLEMENTACIÓN DE LAS POLÍTICAS (FUNCIONES OPERATIVAS)
APLICACIÓN DE LAS FUNCIONES OPERATIVAS TRIANGULO DE DOCUMENTACIÓN EN UN
SISTEMA DE CALIDAD BASADO EN NORMAS ISO 9000 DOCUMENTACIÓN REVISABLE 1 MANUAL
2 PROCEDIMIENTOS 3 INSTRUCCIONES DE TRABAJO

NC ISO 9001: 2008 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 15 4.2.1 Generalidades “

EXTENSIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN “ Tamaño de la organización Tipo de actividades
Complejidad de los procesos Interacción de los procesos Competencia del personal

Errores Frecuentes Subestimar la importancia del compromiso de la alta dirección El manual

interminable Asignar equivocadamente la responsabilidad del proyecto Permitir que la
participación degenere en el caos Copiar impunemente lo que han hecho otras empresas
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Errores Frecuentes La verborrea inútil Sucumbir ante la "calidad - ficción" Exagerar el volumen
de la documentación Los circuitos de aprobación y distribución Dejar toda la tarea en manos
de un asesor 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 17

Etapas de la Gestión Documental SubDocumentación 25/03/2012 Dirección de Certificación

Industrial 18
Etapas identificadas 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 19

1. Determinación de las necesidades de documentación Objetivo: Determinar los tipos de

documentos que deben existir en la organización para garantizar que los procesos se lleven a
cabo bajo condiciones controladas. Tareas: 1. Estudiar las Normas que rigen los Sistemas de
Gestión aplicados en la organización. 2. Estudiar regulaciones específicas del sector. 3.
Determinar los tipos de documentos que deben existir 25/03/2012 Dirección de Certificación
Industrial 20

Tipos de documentos Así tenemos que usualmente las organizaciones tendrán que contar con:
Carpeta Legal Manuales de Procedimientos Procedimientos generales y específicos Plan de
Prevención Expediente de Acciones de Control Registros Además podrán existir otros
documentos como: Planes de inspección y ensayo. Expedientes maestros de los productos
Informes Planos Dibujos, esquemas Etiquetas Certificados Prospectos Reglamentos Facturas
Tarjetas de almacenamiento Modelos Instrucciones 25/03/2012 Dirección de Certificación
Industrial 21

2. Diagnóstico de la situación de la documentación Objetivo: Conocer la situación de la

documentación en la organización comparando lo que existe con las necesidades
determinadas en la etapa anterior Tareas: 1. Elaborar la guía para el diagnóstico 2. Ejecutar el
diagnóstico 3. Elaborar y presentar el informe de diagnóstico 25/03/2012 Dirección de
Certificación Industrial 22

3. Diseño del sistema documental Objetivo: Establecer todos los elementos generales
necesarios para la elaboración del Sistema Documental. Tareas: 1. Definir la jerarquía de la
documentación. 2. Definir autoridad y responsabilidad para la elaboración de la
documentación a cada nivel. 3. Definir estructura y formato del Manual. 4. Determinar los
procesos de la documentación. 5. Establecer el flujo de la documentación. 6. Confeccionar el
Plan de elaboración de doc. 7. Planificar la capacitación del personal implicado 25/03/2012
Dirección de Certificación Industrial 23

Determinar los procesos de la documentación 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial

24 Gestión de la documentación técnica Utilización de la documentación

Planificación de la elaboración Entradas: información sobre la necesidad de documentación y

la posibilidad real de satisfacer esta necesidad. Salidas: Plan de elaboración de documentos
Procesos unitarios: 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 25 (Gp:) Determinación de
las necesidades de documentación (Gp:) Asignación de responsabilidades y recursos (Gp:)
Determinación de prioridades (Gp:) Elaboración y aprobación del Plan

Elaboración Entradas: Plan de elaboración de documentos Salidas: Proyecto de documento

25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 26 (Gp:) Búsqueda de información actualizada
(Gp:) Confección del draff del documento (Gp:) Revisión y corrección por el elaborador

Revisión Entradas: Proyecto de documento Salidas: Proyecto de documento corregido y listo

para aprobar 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 27 (Gp:) Recepción del draff por
la persona designada (Gp:) Revisión e información de los resultados al elaborador (Gp:)
Acuerdo entre el elaborador y el que revisa (Gp:) Corrección del draff de documento
Aprobación Entradas: Proyecto de documento revisado Salidas: Documento aprobado
25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 28 (Gp:) Revisión del draff por la persona
designada (Gp:) Revisión final y comunicación de los resultados al elaborador

Identificación Entradas: Documento aprobado. Salidas: Documento identificado con un código.

25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 29 (Gp:) Recepción del documento (Gp:)
Asignación del código (Gp:) Registro del código asignado

Reproducción Entradas: Documento aprobado e identificado. Salidas: Documento reproducido

en el número de copias necesarias. 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 30 (Gp:)
Recepción del documento (Gp:) Determinación del número de copias necesarias (Gp:)
Reproducción del documento (Gp:) Colocación de las firmas y cuños pertinentes Registro de
reproducción

Distribución Entradas: Documento a distribuir. Salidas: Documento distribuido en las áreas.

25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 31 (Gp:) Recepción del documento (Gp:)
Entrega del documento a las personas autorizadas (Gp:) Registro de entrega

Archivo Entradas: Documento a archivar. Salidas: Documento archivado. 25/03/2012 Dirección

de Certificación Industrial 32 (Gp:) Recepción del documento (Gp:) Colocación en el archivo
(Gp:) Actualización del índice de archivo

Comprobación Entradas: Documento vigente. Salidas: Documento comprobado. 25/03/2012

Dirección de Certificación Industrial 33 (Gp:) Revisión del documento vigente (Gp:)
Comprobación de la adecuación del documento (Gp:) Decisión sobre modificar, derogar o
mantener vigente

Modificación Entradas: Documento vigente. Salidas: Documento modificado. 25/03/2012

Dirección de Certificación Industrial 34 (Gp:) Recepción de la solicitud de modificación (Gp:)
Aprobación de la solicitud por personal competente (Gp:) Ejecución de la modificación

Derogación Entradas: Documento obsoleto. Salidas: Documento derogado y/o destruido.

25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 35 (Gp:) Recepción del documento obsoleto
(Gp:) Archivo de una copia en archivo histórico (Gp:) Destrucción del documento derogado
(Gp:) Actualización del registro de Control de Documentos

Consulta Entradas: Solicitud de consulta. Salidas: Documento devuelto al archivo. 25/03/2012

Dirección de Certificación Industrial 36 (Gp:) Solicitud de consulta (Gp:) Aprobación de la
solicitud (Gp:) Recuperación del documento (Gp:) Consulta (Gp:) Devolución

Liberación (para los registros) Entradas: Registros llenos. Salidas: Registros revisados.
25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 37 (Gp:) Recepción del registro lleno (Gp:)
Comprobación de los datos y revisión (Gp:) Solución de los problemas detectados (Gp:)
Emisión de notificación de liberación

4. Elaboración de la documentación. Objetivo: Elaborar, revisar y aprobar todos los

documentos a cada nivel. Tareas: 1. Capacitar al personal implicado. 2. Elaborar los
procedimientos generales. 3. Elaborar Manuales 4. Elaborar otros documento según Plan. 5.
Revisar y aprobar todos los documentos 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 38

Implantación del Sistema Documental Objetivo: Poner en práctica lo establecido en los

documentos elaborados. Tareas: Definir el cronograma de implantación. Distribuir la
documentación a todos los implicados Determinar las necesidades de capacitación y actualizar
el plan de capacitación Poner en práctica lo establecido en los documentos. Recopilar
evidencia documentada de lo anterior 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 39

Mantenimiento y mejora Objetivo: Mantener la adecuación del sistema a las necesidades de la

organización a través de la mejora continua. Tareas: Realizar auditorías internas para
identificar oportunidades de mejora. Implementar acciones correctivas y preventivas
tendientes a eliminar no conformidades en la documentación. 25/03/2012 Dirección de
Certificación Industrial 40

Estructura de los Procedimientos Generales según NC ISO 10013 25/03/2012 Dirección de

Certificación Industrial 41

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