Qué Es Gestión Documental
Qué Es Gestión Documental
Qué Es Gestión Documental
3. Clasificación
4. Almacenamiento
5. Acceso
- Informes financieros
- Estadísticas de ventas
- Nómina de la empresa
- Reglamento de la organización
6. Trazabilidad
7. Disposición
Durante los años 90 y 2000 la gestión documental fue creciendo cada vez más
y hoy en día se refiere a todos los documentos y archivos físicos y electrónicos. De
esta forma, en la actualidad los sistemas de gestión documental aportan
seguridad, almacenamiento de metadatos e indexación y recuperación. Todo esto
permite a las empresas organizar su información y encontrarla fácilmente.
No importa si eres una grande, mediana o pequeña empresa, porque todas las
compañías, independientemente de su tamaño y sector, manejan información a
diario, en mayor o en menor medida. Sin embargo, es cierto que a medida que el
tamaño de la organización es mayor, la cantidad de información que manejan
crece.
Los profesionales que tienen acceso a los datos y las informaciones pueden tomar
decisiones con mayor rapidez y eficiencia. La gestión documental facilita la
localización de la información y los modelos que pueden utilizarse en la ejecución
de las tareas. Los datos organizados y disponibles se rastrean fácilmente, lo que
mejora las definiciones y permite aplicar mejoras.
Buscar un documento no debe ser una actividad que consuma mucho tiempo para
un profesional. Los equipos deben dedicarse a la ejecución de tareas, la
planificación y la definición de procesos. Con una gestión documental, los archivos
se almacenan de forma categorizada y organizada. De este modo, la búsqueda y
localización de archivos se realiza en pocos segundos.
Las empresas que adoptan la gestión documental como parte de sus procesos
organizativos consiguen eliminar la cantidad de datos que no son fundamentales
para sus resultados. Sólo son conservadas las informaciones relevantes para la
empresa. Por ello, es necesario reforzar la seguridad de los datos y garantizar que
sólo tengan acceso a ellos las personas autorizadas. Además de estas ventajas,
las empresas logran reducir los costos operativos, estandarizar sus procesos
internos, mejorar los resultados, aumentar la productividad de los equipos y
ahorrar el espacio físico que se utilizaría para archivos. (ESSS, 2022)
Accesibilidad
- Este formato permite ampliar el número de canales a través de los cuales se
accede a la información. Sin embargo, los archivos quedan controlados porque
la empresa decide cuales podrán tener acceso o no a los mismos. De esta
forma, se centralizan los datos y la búsqueda resulta mucho más directa y
eficiente en tu negocio.
Seguridad
- Además, este sistema garantiza una custodia documental. Esto quiere decir
que los archivos estarán protegidos y guardados de manera segura. Como ya
hemos comentad, se pueden almacenar tantas copias de seguridad como
necesitemos para garantizar que nuestros archivos están a salvo. Además,
controlaremos perfectamente que archivos deben ser eliminados llegado el
momento. Sin embargo, para asegurar una destrucción confidencial de
documentos de acuerdo a la normativa y la legalidad, es necesario contar con
profesionales.
Gestion
- Por último, la gestión de archivos asegura que el trabajo se realice de una
forma más rápida y eficiente. Los procesos de trabajo se pueden controlar de
manera automatizada, se controlan las nuevas versiones y quien las ha
efectuado y hay un control de cambios. Además, estos sistemas permiten que
varias personas consulten la misma información de manera simultánea. Con un
software de gestión documental controlaras la ubicación de todos los
documentos electrónicos y sabrás exactamente cuando pueden ser eliminados
para liberar aún más espacio.
Costes
- Por si fuera poco, se trata de una inversión que te resultará realmente rentable.
Las empresas de gestión documental permiten a otros negocios trabajar con la
seguridad de que cumplen con la normativa vigente, además de facilitar una
base de datos con la que hacer un uso mucho más eficaz de los documentos y
archivos en formatos digitales. Incluso utilizar el correo electrónico será más
rápido y eficaz cuando cuentes con gestores documentales.
Bibliografía
Aparisi, M. (22 de Marzo de 2019). Docunecta. Obtenido de
https://www.docunecta.com/blog/author/miguel-aparisi
Caltico. (Mayo de 2017). Obtenido de https://www.caltico.es/cuales-son-los-
procesos-de-la-gestion-documental/
DocuWare. (27 de Diciembre de 2022). Obtenido de
https://start.docuware.com/es/blog/que-es-la-gestion-documental
ESSS. (06 de Julio de 2022). Obtenido de https://www.esss.co/es/blog/gestion-
documental/
Kyoceradocumentsolutions.es. (2019). Obtenido de
https://www.kyoceradocumentsolutions.es/es/smarter-workspaces/business-
challenges/paperless/la-gestion-documental-definicion-conceptos-clave-e-
importancia-en-la-actualidad.html
Lemontech Blog. (23 de Diciembre de 2020). Obtenido de
https://blog.lemontech.com/que-es-gestion-documental/