Gestión Profesional de Proyectos PDF
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ÍNDICE
Índice .................................................................................................................................................................. 1
Gestión profesional de proyectos ...................................................................................................................... 3
• ¿Qué es un proyecto? ......................................................................................................................... 3
• PMP ..................................................................................................................................................... 4
¿Qué es la gestión de proyectos profesional? ................................................................................................... 5
• Definiciones ......................................................................................................................................... 5
• El tiempo. ............................................................................................................................................ 5
• Producto o servicio.............................................................................................................................. 5
• Resultado: Entregable ......................................................................................................................... 6
• Proyectos graduales ............................................................................................................................ 6
Marco PMP......................................................................................................................................................... 7
El rol del jefe de proyecto .................................................................................................................................. 8
• Funciones del Jefe de proyecto ........................................................................................................... 8
• Equilibrio ............................................................................................................................................. 9
• Conocimientos del jefe de proyecto ................................................................................................... 9
Ciclo de vida de un proyecto............................................................................................................................ 10
• Fase de inicio ..................................................................................................................................... 10
• Fase Intermedias ............................................................................................................................... 10
• Fase de finalización ........................................................................................................................... 11
• Evolución a lo largo del proyecto ...................................................................................................... 11
• Ejemplo en proyectos de construcción ............................................................................................. 12
Áreas de conocimiento en la gestión de proyectos......................................................................................... 13
Alcance ............................................................................................................................................................. 15
• EDT .................................................................................................................................................... 15
Cronograma ..................................................................................................................................................... 17
• Método de camino crítico ................................................................................................................. 17
• Diagrama de Gantt ............................................................................................................................ 18
Costes ............................................................................................................................................................... 19
Calidad.............................................................................................................................................................. 20
• Plan de Gestión de calidad ................................................................................................................ 21
• Control de calidad (QC) ..................................................................................................................... 21
Fase de inicio.................................................................................................................................................... 23
• Acta de Constitución del Proyecto .................................................................................................... 24
Fase de Planificación ........................................................................................................................................ 25
Conclusiones .................................................................................................................................................... 27
¿QUÉ ES UN PROYECTO?
PMP
Hay palabras que todo el mundo entiende, pero que tal vez no de la misma
forma. Una de ellas es “Proyecto”.
Una de las acepciones que da la Academia Española es
«Designio o pensamiento de ejecutar algo».
Pero esto es muy general. Si hay algo en la vida que todos tenemos son proyectos. A lo
mejor no los llamamos así, pero tu vida está repleta de proyectos: Cada asunto profesional o
personal no deja de ser un proyecto.
Gestionarlos correctamente te permite no solo tener éxito, sino hacer las cosas bien.
Antes de aprender algunas nociones sobre cómo llevarlos a cabo,
definamos “Proyecto” con la definición de PMI (Project Manager
Institute). PMI lo define de forma un poco más precisa para
nuestros propósitos:
«Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo
para crear un producto, un servicio o un resultado único»
Es decir que tenemos un factor fundamental:
EL TIEMPO.
Es un esfuerzo con una duración determinada. Por tanto, debes tener en cuenta el
momento en el que empieza y acaba.
Debe acabar cuando se cumpla el objetivo para el que se creó, o la necesidad que lo motivo.
Y ¿A qué lleva esa necesidad? A un producto.
PRODUCTO O SERVICIO
El final de un proyecto es algo que muchas veces genera problemas. Un final para una
constructora será terminar el de edificio, pero para el equipo de electricistas será dejar la
instalación eléctrica montada.
Si se trata de un servicio, este puede depender de un producto como el suministro de
energía.
Pero todo producto tiene un elemento final: el entregable.
RESULTADO: ENTREGABLE
Hay más características que debes tener en cuenta: Los proyectos son graduales.
PROYECTOS GRADUALES
MARCO PMP
Aunque nuestro trabajo diario no sea exclusivamente el de gestionar proyectos, sino que
esto sea una parte de nuestra labor, es realmente útil seguir las ideas generales expuestas
en PMP:
◼ La definición del proyecto.
◼ El análisis de las áreas de conocimiento en el proyecto.
◼ Las áreas de experiencia del director de proyecto.
El marco PMP divide las diferentes áreas de conocimiento en diferentes procesos de
gestión, que se realizan en uno o varios momentos del ciclo de vida del proyecto:
EQUILIBRIO
Y si tienes a tu cargo a un equipo de personas tienes que ser líder, dando seguridad y confianza a
tus colaboradores.
Eres el líder de tu equipo y el líder de tus proyectos.
FASE DE INICIO
Hay una fase inicial donde por un lado crearemos un equipo y por otro, algo fundamental:
realizaremos el enunciado del alcance. Debe estar por escrito y generará el documento
donde describimos las características de lo que vamos a realizar. Siempre debe estar
aceptado por el cliente y nos marcará el arranque del trabajo.
FASE INTERMEDIA
FASE DE FINALIZACIÓN
Por último, un proyecto concluye con la entrega del producto o el servicio que definiste en
el alcance.
Estas fases no son compartimentos estancos, sino que unas van dando paso a las siguientes.
EVOLUCIÓN A LO LARGO DEL PROYECTO
Por poner un ejemplo, en los proyectos de construcción, suele haber cuatro fases:
Morris, Peter. 1981. Managing Project Interfaces: key points for project success
Reflexiona sobre las fases de los proyectos en los que tienes experiencia y saca lecciones
para tus proyectos futuros.
ALCANCE
MANEJO DE
TIEMPO
STAKEHOLDERS
COMPRAS COSTES
INTEGRACIÓN
RIESGOS CALIDAD
RECURSOS
COMUNICACIÓN
HUMANOS
ÁREA SIGNIFICADO
La calidad que requiere un seguimiento constante y tiene mucho que ver con
CALIDAD
la comprobación de que satisfacemos lo que indicamos en el alcance.
Recuerda que lideras personas y tienes que saber gestionarlo. En las primeras
fases tendrás que identificar las personas con las que vas a contar y
RECURSOS HUMANOS
contratarlo si es el caso. En las siguientes fases las labores se centrarán en el
desarrollo y la gestión de ese equipo.
Pero cualquier profesional con experiencia sabrá reconocer que en cualquier tarea se
reproducen estas áreas de conocimiento. De una manera u otra, has realizado todas estas
labores en algún momento. Es mejor que las conozcas y que sepas sacarle partido.
ALCANCE
El alcance de un Proyecto es la definición de lo que vamos a hacer y de las características
que va a tener el mismo.
El alcance es una labor del responsable de un proyecto que implica, definirlo, y
descomponerlo al inicio del proyecto, y verificar y controlar su cumplimiento a lo largo de
todo el proyecto.
EDT
◼ Subproyectos: Cuando los proyectos tienen una envergadura muy grande, podemos
dividirlos en subproyectos.
◼ Entregables: Todo Proyecto tendrá distintos productos entregables que deben ser
verificados para cumplir con los requisitos del alcance inicial.
◼ Paquetes: Es el último nivel de tareas o paquetes de trabajos. Estos paquetes pueden ser
entregados a un miembro del equipo.
De esta forma, descomponiendo los proyectos hasta el nivel más bajo posible, es viable
realizar la estimación de tiempos, que se plasmará en un cronograma como en gráfico de
Gantt, o de costes, que se muestra en el presupuesto.
La EDT inicial constituye una línea base, que será comparada durante el proyecto para
verificar y controlar que se está desarrollando correctamente y analizar y tener en cuenta
las desviaciones sobre la programación inicial.
CRONOGRAMA
Una vez has desarrollado el alcance del proyecto que vas a ejecutar, ya cuentas con una
herramienta con la que empezar a trabajar: La EDT o Estructura de Descomposición del
Proyecto.
Teniendo este listado es el momento de realizar la planificación de los tiempos en que se va
a desarrollar el trabajo.
Si nuestra EDT es buena debemos tener una buena definición de cada una de las
actividades, es decir los entregables y de cada paquete de trabajo.
Ahora debes tener en cuanta varios factores a la hora de generar la planificación temporal,
es decir, el cronograma:
◼ La duración de cada actividad
◼ La disponibilidad de nuestros recursos, bien sean materiales o personales.
En función de la profundidad de la EDT podremos tener ya algunas fechas que nos servirán
de referencia: los compromisos (si los hay) de determinadas entregas. A esto se le denomina
hitos.
MÉTODO DE CAMINO CRÍTICO
DIAGRAMA DE GANTT
Con toda esta información previa podemos construir una representación gráfica. La más
habitual es el Diagrama de Gantt.
El Diagrama de Gantt es un diagrama de barras donde cada línea representa una tarea (o
paquete) y las fechas están organizadas en las columnas. Por tanto, la longitud de una línea
representa la cantidad de tiempo en que se realiza una determinada tarea.
COSTES
Ya sabes que el tiempo y el alcance son dos de los tres pilares básicos en la planificación de
un proyecto. La otra parte son los costes y está íntimamente relacionado con lo anterior.
A la hora de realizar esta planificación no estamos a ciegas. Con la información que hemos
obtenido al descomponer el proyecto en paquetes de trabajo ya tenemos una herramienta
con la que trabajar: el presupuesto global de un trabajo será la suma de todos los trabajos
realizados.
A la hora de establecer el presupuesto de costes además de la EDT tienes que manejar más
información ya que tenemos que hacer una estimación de costes basada en:
◼ Analogía con otros proyectos semejantes. Si hemos realizado anteriormente un trabajo
parecido podemos conocer los costes.
◼ Si esto se repite es muy interesante disponer de un coste elaborado en función de algún
elemento del proyecto final. A esto se le llama estimación paramétrica e implica el uso de
características (parámetros) del proyecto dentro de un modelo matemático que permita
predecir el coste total del proyecto. Los modelos pueden ser simples (por ejemplo, Euros por
metro cuadro, o coste por usuario atendido).
◼ Los costes laborales del personal que va a estar implicado en el proyecto. Podemos
estimarlos conociendo la programación temporal y el coste/hora de cada persona.
◼ La información sobre precios de materiales a comprar. Además de los costes directos de la
producción, en el proyecto puede haber otros costes que se establezcan por otras causas,
como depósitos por licitar un proyecto o los costes de financiación del mismo, si son
necesarios. Estos costes hay que incorporarlos en el presupuesto.
Un área de conocimiento de la gestión de proyectos según PMP muy relacionada con la
gestión de los costes es la gestión de adquisiciones. Esto implica también tomar la decisión,
en algunos casos, sobre la conveniencia de comprar o alquilar. Esa decisión puede
influenciarse por el resto de los proyectos que desarrollamos en la organización.
Una vez conocida la estimación de costes podemos dividirlos en diferentes vistas: el coste
total, por fases, por entregables…
El coste total de un proyecto es acumulativo y se va aumentando a través del tiempo.
La gestión de los costes no es algo circunscrito solo a la fase inicial del proyecto. Es de vital
importancia realizar el control constante de los costes y analizar sus posibles desviaciones.
Con herramientas de software de control de proyectos, además de elaborar el presupuesto
puedes compararlo con el coste real y así analizar las desviaciones presupuestarias en el
mismo y tomar las medidas de rectificación que correspondan.
CALIDAD
Asegurar la calidad de nuestro proyecto no es algo que dejamos para el final. Es algo
constante. La calidad de nuestro proyecto comienza al definir el alcance y requiere de su
control a lo largo de todo el proyecto.
La palabra calidad la usamos para todo.
La tecnología, como nuestros smartphones, son fruto de muchos procesos de calidad.
Gracias a ellos, decenas de fabricantes de distintos componentes pueden hacer que
tengamos un dispositivo como este.
Todos cumplen unos requisitos, son múltiples proyectos de calidad, unidos en un proyecto:
en este caso, el dispositivo.
En un proyecto, la gestión de la calidad está enfocada a que el resultado cumpla los
requisitos que hemos expresado al inicio. Para cumplir con la calidad ten en cuenta cuatro
elementos:
◼ La satisfacción del cliente que depende de la
gestión de sus expectativas. Podemos hasta
hacer chistes sobre esto. Pero a veces todos
creemos que estamos hablando de lo mismo
y estamos entendiendo cosas diferentes.
Esto debes cuidarlo desde el principio. No
tengas miedo a preguntar y asegurarte.
◼ Otro elemento es prevenir los errores. El
coste, en tiempo y en dinero, será menor al
de corregirlos.
◼ En tercer lugar, todos deben estar
responsabilizados con la calidad. Así tendrá
éxito.
◼ Y finalmente, es un proceso de mejora
continua. En la planificación y en la
actuación, pero también en la revisión
continua.
Partiendo del Acta de constitución del proyecto, y de toda la documentación del proyecto,
establece al inicio un Plan de Gestión de la Calidad. En este plan debes identificar si hay
normas y estándares que afectan al proyecto.
Este Plan será fundamental para controlar que nuestro proyecto, en todas las fases, cumple
los requisitos.
Tienes que incluir en el plan las herramientas y métricas que usarás para medir la calidad. Si
la información sobre lo que todos deben cumplir es clara, podremos comprobar en todo
momento que está todo bien.
CONTROL DE CALIDAD (QC)
Controlar la calidad significa supervisar los resultados del proyecto en cada momento y
determinar con las normas existentes y con las especificaciones expresadas al inicio. Si algo
no funciona, es el momento de estudiar las causas de los resultados insatisfactorios.
Normalmente estos controles tendrán su resultado en gráficas donde compararemos con el
plan.
Uno de los controles más utilizados en calidad es el conocido como Ishikawa o de espina
que se utiliza para el análisis causa/efecto.
FASE DE INICIO
La fase inicial del proyecto es fundamental para definir todos los aspectos. En ella se
sentarán las bases para saber que hay que hacer a lo largo del mismo, definir plazos y
límites de coste, o establecer los requisitos de cliente y de calidad que debe tener.
De los aciertos, pero, sobre todo, de los errores, puede depender el éxito final. No te
asustes. Teniendo en cuenta todos los elementos, tu proyecto acabará en éxito.
El arranque del proyecto agrupa un montón de actividades que afectan especialmente a la
integración del proyecto. Y el inicio implica un documento importante: El acta de
Constitución del Proyecto. Tal vez no nos lo encontramos con este nombre, pero siempre
debemos tener algo que nos indica que empezamos a trabajar en un nuevo reto.
Ha de haber un documento que nos diga que podemos empezar a ocupar nuestro tiempo en
lo que hacemos. Para llegar a ello hay herramientas que nos van a hacer falta.
◼ Tenemos que saber la causa por lo que se inicia: una necesidad, o una demanda que no se ha
satisfecho. Tal vez sea un cambio tecnológico o una nueva ley.
◼ Plantea también si hay acuerdos o contratos que condicionen nuestro trabajo futuro. A
veces todo esto viene dado, pero muchas veces tenemos que recurrir a algunas acciones:
Una reunión con expertos para analizar las necesidades. Seguro que tu no dominas todos
los ámbitos. Pero otros sí.
Recoger datos: ¿Hay que informarse de algo? Además de recopilar información, una
labor creativa en el equipo inicial puede ser una tormenta de ideas o una técnica similar.
◼ Es el momento también de gestionar posibles conflictos con los interesados. Es ahora
cuando puedes ahorrar problemas futuros.
Tu smartphone, y con él tu agenda, va a llenarse de reuniones preparatorias y nuevos
contactos. Es el momento de llamar y preguntar.
En muchas ocasiones, este documento implica un valor contractual. Será tu primera hoja de
ruta en el proyecto.
Prepara plantillas con una estructura como la que hemos hecho y podrás ver que no es tan
complicado completarlo.
Recuerda: El inicio del proyecto es fundamental para su buen fin.
FASE DE PLANIFICACIÓN
La fase de planificación es la que permite realizar las previsiones de las actividades que
vamos a realizar en un proyecto para conseguir el objetivo final que hemos marcado.
Durante este proceso tenemos que realizar toda la planificación de las distintas áreas del
proyecto. Como ya has visto, una de las labores primordiales es la creación de la EDT donde
desglosaremos todas las actividades.
Cuanto más precisos seamos en la definición de las actividades y más claramente estén
especificados los requerimientos de los productos entregables del proyecto mucho mayor
será nuestro acierto a la hora de establecer tiempos y costes.
Después de realizar el alcance y esta definición podemos seguir un orden respondiendo a
unas preguntas que vincularán a todas las áreas de conocimiento del proyecto:
◼ Secuencia las Actividades: ¿en qué orden se ejecutan las acciones? ¿cuáles pueden hacerse
simultáneamente?
◼ Estimar los Recursos de las Actividades: ¿Cuánto cuesta ejecutar cada una?
◼ Estimar la Duración de las Actividades: ¿Cuánto tardaré en realizar cada actividad?
◼ Desarrollar el Cronograma: Respondiendo a esto podremos establecer el cronograma.
◼ Estimación de Costes: ¿Cuánto cuesta llevar a cabo cada actividad? ¿Qué otros costes tengo?
◼ Preparación del Presupuesto de Costes: Con lo anterior puedes preparar el presupuesto de
costes.
CONCLUSIONES
Has conocido, a grandes rasgos, la metodología más difundida de gestión en proyectos:
PMP. No era el objeto de estos vídeos y contenidos que has visto el que seas un experto en
esta metodología. Hay múltiples programas de formación y acreditación que ahondan en
este tema.
Pero es importante que retengas los aspectos fundamentales de la gestión de cualquier
proyecto: Definir muy claramente que es lo que quieres tu (y el cliente), y estimar las
actividades que hay que hacer para conseguir los objetivos propuestos. Es decir, definir el
alcance del proyecto.
Recuerda que los otros dos factores que influyen de forma determinante son los costes y el
tiempo. Equilibrar los tres elementos es la labor que tienes que gestionar para llegar a buen
puerto.
Descomponer nuestro trabajo en las unidades más pequeñas posibles es un trabajo que
mejorará tu productividad. Más adelante vas a conocer técnicas para, día a día, poder
gestionarlas con eficacia.
Sírvete de herramientas en tu ordenador o en tu smartphone, pero, sobre todo, trabaja de
forma organizada para mejorar tu gestión de proyectos.