Material de trabajo (Dirección de Proyectos)

Hoja de Práctica 37
Adquisiciones del Proyecto

Sección : ..…… Apellidos : …………………..………..……………….

Docente : Felipe Aliaga Cavero Nombres : …………………………………………….
Unidad: Cuarta Fecha : …../……/……
Semana: 13 Duración: 40 min

Instrucciones: Seleccionar una alternativa como respuesta a las siguientes preguntas:

VER LA EXPLICACIÓN DE CADA RESPUESTA, AL FINAL DE LA PRÁCTICA.

1. Tu compañía tiene una emergencia y necesita que el trabajo contratado esté terminado lo antes
posible. Bajo estas circunstancias, ¿cuál de las siguientes sería de MAYOR ayuda para añadir
al contrato?

A. Un enunciado del trabajo de las adquisiciones claro

B. Requisitos sobre cuáles subcontratistas se pueden utilizar
C. Incentivos
D. Una cláusula de fuerza mayor

2. ¿Durante qué procesos de las adquisiciones ocurre la negociación de las adquisiciones?

A. Planificar la Gestión de las Adquisiciones y Cerrar las Adquisiciones

B. Controlar las Adquisiciones y Cerrar las Adquisiciones
C. Efectuar las Adquisiciones y Controlar las Adquisiciones
D. Efectuar las Adquisiciones y Cerrar las Adquisiciones

3. El equipo del proyecto expone su punto de vista sobre los posibles vendedores que han
presentado propuestas. Un miembro del equipo aboga por un cierto vendedor mientras que otro
miembro del equipo quiere otorgar el proyecto a un vendedor diferente. ¿En qué parte del
proceso de las adquisiciones se encuentra el equipo?

A. Planificar la Gestión de las Adquisiciones

B. Controlar las Adquisiciones
C. Negociar los Contratos
D. Efectuar las Adquisiciones
4. Un director de proyectos está a la mitad de la creación de una solicitud de propuesta (RFP). ¿En
qué parte del proceso de las adquisiciones se encuentra?

A. Efectuar las Adquisiciones

B. Planificar la Gestión de las Adquisiciones
C. Controlar las Adquisiciones
D. Análisis de "hacer o comprar"

5. Tu director de programas se acerca a ti, el director de uno de los proyectos, buscando ayuda
con una licitación para su proyecto más reciente. Tú quieres proteger a tu compañía de riesgos
financieros, y tienes una definición del alcance limitada. ¿Cuál es el MEJOR tipo de contrato a
elegir?
 A. Precio fijo (FP)
B. Costo más porcentaje de costos (CPPC)
C. Tiempo y materiales (T&M)
D. Costo más honorarios fijos (CPFF)

6. Las negociaciones entre dos partes se están tornando complejas, por lo que la Parte A hace
algunas notas que firman las dos partes. Sin embargo, cuando se está haciendo el trabajo, la
Parte B reclama que no están obligados a proporcionar un artículo que ambos acordaron durante
las negociaciones, porque no estuvo incluido en el contrato subsiguiente. En este caso, la parte
B:

A. No tiene razón, ya que las dos partes deben cumplir con lo que acordaron.
B. Tiene razón, porque había una oferta.
C. En general tiene razón, porque las dos partes sólo están obligadas a realizar lo que está en
el contrato.
D. En general no tiene razón, porque todos los acuerdos deben respetarse.

7. Tu proyecto acaba de entrar en ejecución rápida y estás buscando traer rápidamente un

subcontratista para completar las conexiones de red. No hay tiempo para emitir una solicitud de
propuesta (RFP), por lo que eliges utilizar una compañía que has utilizado muchas veces antes
para desarrollo de software. Una preocupación PRIMORDIAL en esta situación es:

A. Colusión entre subcontratistas.

B. Las calificaciones del subcontratista.
C. Los criterios de evaluación del subcontratista.
D. Celebrar una conferencia de licitación.

8. El director de proyectos y el patrocinador del proyecto analizan los costos del proyecto y si es
mejor que su propia compañía realice parte del proyecto o contratar otra compañía para hacer
el trabajo. Si preguntaran tu opinión, quizás dirías que sería mejor hacer el trabajo tú mismo si:

A. Hay mucha información confidencial.

B. Tienes la experiencia pero no tienes disponibles los recursos humanos.
C. No necesitas control sobre el trabajo.
D. Los recursos de tu compañía son limitados.
9. Después de mucho entusiasmo y trabajo intenso, el enunciado del trabajo de las adquisiciones
para el proyecto se ha finalizado. Incluso después de obtener el acuerdo de que el enunciado
del trabajo de las adquisiciones está completo, el director del proyecto se encuentra aún
inseguro sobre si en realidad aborda todas las necesidades del comprador. El director del
proyecto está a punto de asistir a la conferencia de licitaciones. Te pide un consejo sobre lo que
debe hacer durante la sesión. ¿Cuál de los siguientes es el MEJOR consejo que le puedes dar?

A. No tienes que asistir a esta sesión. El gerente de adquisiciones la va a celebrar.

B. Asegúrate de negociar el alcance del proyecto.
C. Asegúrate de darles a todos los vendedores la oportunidad de formular preguntas.
D. Deja que el patrocinador del proyecto maneje la reunión de modo que tú puedas ser el chico
bueno en la sesión de negociación.

10. A un vendedor se le adjudica un contrato para construir una tubería. Los términos y condiciones
del contrato requieren que se emita un plan de trabajo para la aprobación del comprador antes
de comenzar el trabajo, pero el vendedor no lo proporciona. ¿Cuál de las siguientes es lo
MEJOR que puede hacer el director de proyectos del comprador?

A. Presentar una carta de intención.

B. Desarrollar el plan de trabajo y emitirlo al vendedor para que las cosas sigan en movimiento.
C. Emitir una carta de incumplimiento.
 D. Emitir una orden para detener el trabajo del vendedor hasta que se prepare el plan de
trabajo.

11. Cerrar las Adquisiciones es diferente de Cerrar el Proyecto o Fase en cuanto a que Cerrar las
Adquisiciones:

A. Ocurre antes de Cerrar el Proyecto o Fase.

B. Es la única que involucra al cliente.
C. Incluye la devolución de la propiedad.
D. Se puede hacer más de una vez para cada contrato.

12. Acabas de empezar a trabajar en una adquisición cuando la gerencia decide terminar el contrato.
¿Qué debes hacer PRIMERO?

A. Volver al proceso Planificar la Gestión de las Adquisiciones.

B. Volver al proceso Efectuar las Adquisiciones.
C. Terminar el proceso Controlar las Adquisiciones.
D. Ir al proceso Cerrar las Adquisiciones.

13. El equipo del proyecto expone su punto de vista sobre los posibles vendedores que han
presentado propuestas. Un miembro del equipo aboga por un cierto vendedor mientras que otro
miembro del equipo quiere otorgar el proyecto a un vendedor diferente. El director de proyectos
debe recordar al equipo que lo MEJOR en lo que se deben enfocar para hacer una selección
es:

A. Documentos de adquisición.
B. Auditorías de las adquisiciones.
C. Criterios de selección de proveedores.
D. Plan de gestión de las adquisiciones.

14. La organización ejecutante intenta decidir si se debe dividir el departamento de adquisiciones y

asignar responsabilidades de adquisiciones a los departamentos directamente responsables de
los proyectos. Un profesional de las adquisiciones quizás no quiera que se dé esta división
porque en este tipo de ambiente descentralizado perdería ___________.

A. Prácticas estandarizadas de dirección de proyectos de la compañía

B. Lealtad al proyecto
C. Experiencia
D. Acceso a otros con experiencia similar

15. Un miembro de tu equipo del proyecto le entrega un entregable del proyecto al comprador. Sin
embargo, el comprador rechaza el entregable, afirmando que no cumple con los requisitos de la
página 300 de especificaciones técnicas. Revisas el documento y resulta que estás de acuerdo.
¿Qué es lo MEJOR que puedes hacer?

A. Explicar que el contrato está equivocado y debe cambiarse.

B. Emitir una solicitud de cambio.
C. Revisar los requisitos y reunirse con el miembro del equipo responsable para revisar el
diccionario de la EDT.
D. Convocar al equipo a una reunión para revisar el requisito de la página 300.

16. ¿Qué tipo de contrato NO quieres utilizar si no tienes suficientes empleados para auditar
facturas?

A. Costo más honorarios fijos ( CPFF)

B. Tiempo y materiales (T&M)
C. Precio fijo (FP)
 D. Precio fijo más honorarios con incentivos (FPIF)

17. Un nuevo director de proyectos está a punto de comenzar a crear el enunciado del trabajo de
las adquisiciones. Un interesado quiere agregar muchos artículos al enunciado del trabajo de
las adquisiciones. Otro interesado sólo quiere describir los requisitos funcionales. El proyecto es
importante para la compañía del director de proyectos, pero el trabajo lo hará un vendedor. ¿Qué
aconsejarías al director de proyectos?

A. El enunciado del trabajo de las adquisiciones debe ser general para permitir al vendedor
tomar sus propias decisiones.
B. El enunciado del trabajo de las adquisiciones debe ser general para permitir aclaraciones
más adelante.
C. El enunciado del trabajo de las adquisiciones debe ser detallado para permitir aclaraciones
más adelante.
D. El enunciado del trabajo de las adquisiciones debe ser tan detallado como sea necesario
para el tipo de proyecto.

18. Un departamento del Gobierno ofrece una invitación formal a los vendedores. En los pliegos de
la licitación, se aclara que el vendedor debe incluir en forma detallada las actividades a realizar,
la metodología de trabajo y los entregables. Esto se denomina:

A. Invitación a Licitación
B. Aviso de Oferta
C. Solicitud de Presupuesto
D. Solicitud de Propuesta

19. Usted ha sido nombrado Director de un proyecto relacionado con la construcción de naves
aeroespaciales. ¿Cuál de los siguientes enunciados será lo que MENOS realice durante la
gestión de las compras y suministros de ese proyecto?

A. Asegurar que el contrato incluya todos los requisitos del proyecto

B. Redactar el contrato
C. Brindar soporte para que se incorpore en el contrato acciones de mitigación de riesgos
D. Administrar el contrato y sus cambios

20. Estás formulando un proyecto que consiste en alquilar cabañas a turistas en forma temporaria.
No tienen claro si van a comprar lustradoras de piso o las van a alquilar a una empresa
especializada. Una lustradora nueva tiene un costo de $1200 y un mantenimiento de $20 por
día. Por su parte, podrías alquilar una lustradora de pisos por $80 diarios con el mantenimiento
incluido. ¿Cuántos días necesitarías utilizar la lustradora de pisos para que sea razonable
comprarla en lugar de alquilarla?

A. 12
B. 20
C. 60
D. Falta información para poder contestar

EXPLICACIÓN DE LAS RESPUESTAS:

1. Respuesta C
Explicación Si sigues el proceso adecuado de dirección de proyectos, SIEMPRE tendrás una buena
definición del alcance (en este caso, el enunciado del trabajo de las adquisiciones). En esta
situación, tanto la buena definición del alcance como los incentivos son necesarios. Junto con una
buena definición del alcance, necesitas que el vendedor comparta tu necesidad de rapidez. Los
incentivos alinean los objetivos del vendedor con los del comprador y por lo tanto serían lo MÁS útil.
Una buena definición del alcance por sí misma no asegura la rapidez.
2. Respuesta D
Explicación La negociación ocurre durante el proceso Efectuar las Adquisiciones, como parte del
esfuerzo por crear un contrato o acuerdo que sea aprobado por el comprador y el vendedor. La
negociación también ocurre en el proceso Cerrar las Adquisiciones para dar fin a las disputas
pendientes.

3. Respuesta D
Explicación Los vendedores seleccionados son una salida del proceso Efectuar las Adquisiciones.

4. Respuesta B
Explicación Los documentos de adquisición se crean durante el proceso Planificar la Gestión de las
Adquisiciones. La solicitud de propuesta es uno de esos documentos, por lo que el director del
proyecto se encuentra en el proceso Planificar la Gestión de las Adquisiciones.

5. Respuesta D
Explicación De las opciones dadas, el único contrato que limita los honorarios para proyectos
grandes con definición del alcance limitada es el de costo más honorarios fijos.

6. Respuesta C
Explicación A la Parte B sólo se le pide que entregue lo que está definido en el contrato.

7. Respuesta B
Explicación Aunque ya has utilizado a este contratista con anterioridad, ¿cómo puedes estar seguro
de que la compañía está calificada para realizar el nuevo trabajo, ya que no es exactamente como
el trabajo anterior? Éste es el riesgo que estás tomando.

8. Respuesta A
Explicación En general es mejor hacer el trabajo uno mismo si utilizar una compañía externa
significa que tienes que entregar la propiedad de datos a la otra compañía.

9. Respuesta C
Explicación El director del proyecto debe asistir a la conferencia de licitaciones, a pesar de que es
posible que el gerente de adquisiciones la dirija. ¿Seleccionaste negociar el alcance? Los
vendedores pueden hacer preguntas sobre el alcance durante la conferencia, pero las
negociaciones ocurren luego de que se seleccione al vendedor. Permitir una amplia oportunidad a
todos los posibles vendedores de hacer preguntas es uno de los tantos desafíos de una conferencia
de licitaciones. Quizá no quieran hacer preguntas mientras sus competidores están en la sala.

10. Respuesta C
Explicación Cuando un vendedor no realiza el trabajo de acuerdo con los términos y condiciones
del contrato, incurre en incumplimiento, y el director del proyecto debe tomar medidas. Quizá
prefieras una opción que consista en investigar el incumplimiento comunicándote con el vendedor
y preguntándole qué sucede, pero esa opción no está disponible aquí. Debes enviar la notificación
escrita formal apenas te enteras del incumplimiento, de modo que no renuncies a ningún derecho
de recibir el plan de trabajo en el futuro. Comunicarte con el vendedor para analizar el tema es lo
segundo que puedes hacer. Por consiguiente, la mejor opción es hacerle saber al vendedor que
está en incumplimiento. La carta de notificación de incumplimiento le exigirá al vendedor que cumpla
el requisito de desempeño.

11. Respuesta A
Explicación Quizás el cliente esté involucrado en las lecciones aprendidas y auditorías de las
adquisiciones, y sin duda estará involucrado en la aceptación formal. Tanto Cerrar las Adquisiciones
como Cerrar el Proyecto o Fase implican la devolución de la propiedad. Cerrar las Adquisiciones se
realiza una vez para cada adquisición, al final del contrato. Todas las adquisiciones se cierran antes
de que se cierre el proyecto.
12. Respuesta D
Explicación Si se termina el contrato, la adquisición necesita entrar en el cierre. Los resultados de
las adquisiciones y su documentación se archivan como registros históricos en el proceso Cerrar
las Adquisiciones.

13. Respuesta C
Explicación El criterio de selección de proveedores es la herramienta principal para evaluar a los
posibles vendedores y el equipo debe utilizarlo para hacer una selección.

14. Respuesta D
Explicación El cambio no impactaría en las prácticas de dirección de proyectos generales de la
organización, únicamente en las adquisiciones. La lealtad al proyecto se ganaría, no se perdería,
en un ambiente descentralizado, ya que el gerente de adquisiciones sería parte del equipo del
proyecto. En un ambiente de adquisiciones descentralizado, hay menos atención en mantener la
habilidad o experiencia de la función contratada, y el acceso a otros profesionales de las
adquisiciones con experiencia comparable se reduciría.

15. Respuesta C
Explicación Esta pregunta está escrita desde la perspectiva del vendedor. El contrato podría estar
mal, o el cliente podría estar equivocado, pero esto se debería haber descubierto antes si se hubiera
seguido una dirección de proyectos adecuada. Un vendedor no puede emitir una solicitud de cambio
(aunque podría solicitar una). ¿Seleccionaste convocar al equipo a una reunión? En ese caso,
recuerda que en la dirección de proyectos no se toman todas las decisiones con TODOS los
miembros del equipo. La mejor opción consiste en revisar la documentación de los requisitos y
reunirse con el miembro del equipo apropiado. Si este problema ha surgido, podría significar que
hubo un error en el diccionario de la EDT o en cómo completó el trabajo el miembro del equipo.

16. Respuesta A
Explicación Si tuviste esta pregunta mal, vuélvela a leer. Necesitas auditar facturas en todos los
tipos de contratos, entonces, ¿cómo eliges? Busca la respuesta que es MEJOR. En este caso, sería
la opción que requiere el mayor esfuerzo. Un contrato por tiempo y materiales (T &M) debe utilizarse
para contratos de corta duración y pocos dólares (recuerda que un contrato por tiempo y materiales
[T&M] no cuenta con incentivos para terminar), por lo que no tiene un nivel alto de riesgo. Los
contratos de precio fijo (FP) y precio fijo más honorarios con incentivos (FPIF) no pueden ser los
mejores, porque los riesgos para el comprador son limitados. El comprador sólo pagará el precio
del contrato. En un contrato de costo más honorarios fijos (CPFF), el comprador paga todos los
costos. El vendedor podría estar cargándole al comprador costos que no deberían ser asignados al
comprador. Debido al tamaño y monto en dólares de este tipo de contratos, y porque los riesgos
para el comprador son grandes, un contrato de costo más honorarios fijos (CPFF) necesita la mayor
auditoría. En este caso, no querrías usar un contrato de costo más honorarios fijos (CPFF).

17. Respuesta D
Explicación Cuando el vendedor está más capacitado que el comprador, el enunciado del trabajo
de las adquisiciones debe describir el desempeño o la función en lugar de una lista de trabajo
completa. En cualquier caso, el enunciado del trabajo de las adquisiciones debe ser lo más detallado
posible.

18. D
A, B y C generalmente no incluyen en forma detallada las actividades a realizar, sino que mencionan
principalmente el precio.

19. B
A, C y D son verdaderas. B es falso, en grandes proyectos eso lo realiza el departamento de
contrataciones.

20. B
($1200 / días) + $20 = $80 ; días = $1200 / $60 = 20 días