Contrato Mantenimiento Vehiculos Ponal C - Proceso - 20-11-10793344 - 273057011 - 76326635 PDF
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CÓDIGO: E1FO1
REPÚBLICA DE COLOMBIA CODIGO T.R.D:
DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA VERSIÓN: 3
MUNICIPIO DE GUAYABETAL ACTUALIZACION: 02/01/2020
NIT: 800094701-1
TD: CONTRATO
SONIA YAMILE MORENO BAQUERO, identificada con la cédula de ciudadanía número 20.855.965 de
Guayabetal, quien en su calidad de Alcaldesa Electa del Municipio de Guayabetal, bajo la declaración
juramentada ante el Juzgado Promiscuo Municipal – Distrito Judicial de Villavicencio, del nueve (09) de
diciembre de 2019, facultada para celebrar el presente CONTRATO en la vigencia fiscal del 2020 y de
conformidad con la Ley 80 de 1993, quien obra en nombre del MUNICIPIO DE GUAYABETAL entidad
identificada con NIT. 800094701-1, en adelante EL CONTRATANTE, por una parte, y por la otra, la señora
VALERIA CALDERON ESTRADA identificada con Cedula de Ciudadanía No. 1.116.246.378 DE TULUA -
VALLE quien a su vez actúa como Representante Legal de INGEFILTERS COLOMBIA SAS con NIT. No.
901.172.803.3 REGIMEN COMUN, que para efectos de este contrato se denominará el CONTRATISTA,
hemos acordado celebrar el presente contrato bajo las siguientes consideraciones: CLÁUSULAS: PRIMERA:
OBJETO. PRESTAR EL SERVICIO DE MANTENIMIENTO ESPECIALIZADO A TODO COSTO ASI COMO
EL SUMINISTRO DE MATERIALES, INSUMOS, REPUESTOS NUEVOS Y ORIGINALES DE LA
MAQUINARIA PESADA, MAQUINARIA AMARILLA Y PARQUE AUTOMOTOR DE VEHICULOS LIVIANOS
DE PROPIEDAD Y A CARGO DEL MUNICIPIO DE GUAYABETAL – CUNDINAMARCA, ASI COMO LOS
VEHICULOS DE LA FUERZA PUBLICA QUE PRESTAN SERVICIOS PARA EL MUNICIPIO. SEGUNDA:
MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS Y
3 MODERADA 24 A 72 HORAS CORRECTIVOS QUE REQUIERAN EL MONTAJE Y
LEVE DESMONTAJE DE CONJUNTOS O PARTES DEL
VEHICULO O EL EQUIPO.
MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS Y
CORRECTIVOS QUE REQUIERAN EL MONTAJE Y
4 MODERADA 4 A 8 DIÁS DESMONTAJE DE CONJUNTOS O PARTES DEL
ALTA VEHICULO O EL EQUIPO, CON LA NECESIDAD
PRESENTE DE IMPORTACIÓN DE SUMINISTROS.
b. Entregar la totalidad de los repuestos originales requeridos por pedido en cada uno de los sitios de entrega
con excelente calidad, especificaciones y condiciones de empaque. c. Entregar y distribuir con la remisión de
materiales firmada por el responsable en los sitios de entrega. Lo anterior con el fin de evitar demora en el
pago por parte del contratista. d. La cotización y autorización del servicio deberá ser diligenciada en su totalidad
según el formato que suministrará el Supervisor del contrato, el cual deberá ser firmado a satisfacción por
quien recibe el servicio. e. Presentar en la cotización el mantenimiento preventivo como un subtotal y el
correctivo en otro. La cotización deberá incluir todas las referencias de los repuestos a usar así se encuentren
en el formulario de la propuesta económica. En el caso del mantenimiento correctivo, deberá estar
acompañado por un concepto técnico detallado que justifique las operaciones a realizar, la posible causa del
daño y las recomendaciones para evitar futuros inconvenientes. El concepto debe estar acompañado por
fotografías claras. f. Elaborar acta de ingreso del vehículo, volqueta o máquina y acta de egreso del mismo,
cada vez que se realice un mantenimiento preventivo o correctivo. g. Garantizar el suministro de repuestos
originales nuevos, que cumplan con las especificaciones establecidas en la ficha técnica de cada equipo o
vehículo y de acuerdo con lo solicitado, así como las Normas Técnicas Colombianas NTC, lo cual será
verificado con la presentación de las facturas de compra, documentos que deberán ser allegados con la
presentación de la cuenta mensual. h. Cumplir con el término de las garantías comerciales de acuerdo al
kilometraje, horas de trabajo o tiempo de acuerdo a le expuesto, para los repuestos y mano de obra. i.
Establecer controles para que durante la ejecución del contrato no se sobrepase el valor adjudicado, ya que,
si se sobrepasa el valor del contrato, el CONTRATANTE no estará obligado a la cancelación de este valor
adicional. j. Elaborar para el pago una FACTURA (En original y copia) indicando el número de la orden del
suministro donde relacione la remisión de los materiales realmente entregados al sitio requerido, para que
puedan expedir la correspondiente al ingreso al inventario (almacén) cuando haya lugar. k. Entregar al
supervisor, oportunamente y en original y una copia de las facturas correspondientes a los productos
entregados con los precios contratados y acordados; junto con el consolidado de todas las entregas efectuadas
en cada periodo de facturación, con lo cual el supervisor expedirá el certificado para el pago y realizará el
trámite del mismo. l. Cambiar los materiales, insumos y repuestos que no estén acorde con las características
de la orden de servicios o que estén defectuosos. m. Establecer procedimientos de control para entregar los
Redacto: Hendrich Vargas
Reviso: Gustavo Mancera
Aprobó: Sonia Yamile Moreno Baquero
productos UNICAMENTE con las especificaciones técnicas, cantidades entregadas y precio del contrato. n.
Presentar mínimo tres cotizaciones acordes con los precios del mercado para revisión y aprobación por parte
del supervisor de los ítems nuevos que no estén contenidos en el contrato. o. Informar dentro del día hábil
siguiente a la suscripción del respectivo contrato, el nombre del coordinador general del mismo quien hará la
recepción de las solicitudes que el contratante realice. p. Elaborar el sistema de información que permita
conocer cuando así lo requiera el supervisor la cantidad de entregas realizadas, número de orden, lugar de
entrega, fecha de entrega, número de remisión, identificación de la persona que recibió los materiales y el valor
de cada pedido en donde se tenga en cuenta la afectación del presupuesto oficial por componente y el valor
general del contrato. Información que deberá enviar mensualmente al supervisor o cuando este lo requiera
(Hoja de vida de cada uno de los vehículos). q. Disponer del personal idóneo y suficiente para la entrega de
los materiales e insumos. r. Disponer de los equipos de comunicación (Línea Fija o Celular) para recibir las
ordenes de pedido y coordinar la entrega y distribución de los materiales solicitados. s. Disponer del transporte
necesario y apropiado para la entrega y distribución efectiva y oportuna de los materiales que se requieren. t.
El contratista deberá presentarse, ante el supervisor del contrato en el área de almacén cuando este así lo
requiera, con el fin de facilitar la documentación pertinente y los informes de las entregas realizadas durante
el desarrollo del contrato y programar las nuevas entregas. u. Mantener los precios pactados durante la
ejecución del contrato incluso en cambio de vigencia. v. Suministrar los elementos que no se encuentran
incluidos en la lista de precios siempre y cuando correspondan a elementos de los vehículos y equipos de
propiedad de la administración y que sean requeridos por este. El valor a cancelar por los elementos no
previstos, será el resultante del procedimiento establecido para tal efecto. w. Garantizar que los vehículos
livianos, maquinaria amarilla y pesada permanezcan en perfectas condiciones de operación. x. Generar con
base en la prestación del servicio un programa de mantenimiento, preventivo, correctivo y programado que
con su ejecución permita minimizar la probabilidad de la falla de los vehículos automotores de la administración,
propendiendo por su conservación y restableciendo los mismos suministrando los repuestos e insumos de
óptima calidad con un servicio idóneo y una prestación de servicio oportuna y técnicamente apropiada. y.
Realizar la entrega para la disposición final de los residuos tales como filtros, retenedores, empaques, estopas,
baterías, aceites, lubricantes y todo material contaminado que se pueda catalogar como residuo peligroso que
sea generado en las actividades de mantenimiento, a las empresas autorizadas que correspondan, las cuales
deben tener sus registros y permisos ambientales vigentes. z. Atender las solicitudes oportunamente según la
categorización de las fallas. aa. Cumplir a cabalidad las obligaciones ambientales. bb. Atender las peticiones
del contratante, para la atención de los equipos o vehículos. cc. En el caso de ofrecer servicios adicionales
gratuitos cumplir con las entidades indicadas en el momento que el supervisor así lo requiera. dd. Las demás
inherentes a la naturaleza del contrato. Parágrafo 1: La entidad podrá disminuir la cantidad de vehículos,
volquetas, maquinaria amarilla, relacionados por el proceso de bajas. En caso de que el Contratante adquiera
otros vehículos, volquetas, maquinaria amarilla, durante la ejecución del contrato, estos se entenderán
incorporados en el presente listado, con el solo aviso de inclusión expedido por el supervisor del contrato. El
proponente se compromete a prestar el servicio a los nuevos vehículos, volquetas y maquinaria amarilla, en
las mismas condiciones a las relacionadas en el cuadro de vehículos y maquinaria. Parágrafo 2: Los vehículos,
volquetas, maquinaria amarilla que se encuentren amparadas bajo la garantía posventa, harán parte del
contrato que surja dentro del presente proceso, en el momento en que tal garantía expire, una vez se le informe
sobre su inclusión, y los mantenimientos que no estén incluidos en la garantía posventa se realizaran por
cuenta de la entidad. Parágrafo 3: De acuerdo con los requerimientos más urgentes que demande cada
vehículo, previo análisis, revisión y programación del proponente y el supervisor del contrato, con el fin de que
autorice los mantenimientos respectivos sin exceder del valor del presupuesto asignado para tal fin. QUINTA.
- INFORMES. El Contratista presentara los informes solicitados por el supervisor del contrato durante la
ejecución del mismo. SEXTA. – OBLIGACIONES DEL MUNICIPIO: 1. Pagar a EL CONTRATISTA el valor del
presente contrato en las condiciones pactadas. 2. Ejercer la supervisión para verificar el cumplimiento del
objeto contractual y las obligaciones a que se compromete EL CONTRATISTA. 3. Suministrar a EL
CONTRATISTA, la información y documentos que requiera para desarrollar el objeto contractual. SEPTIMA. -
SUPERVISIÓN Y CONTROL: LA ALCALDIA supervisará y controlará la correcta ejecución del presente
contrato por intermedio de la SECRETARIA DE PLANEACION Y OBRAS PÚBLICAS así:
La designación del Supervisor deberá constar por escrito, quien asume la responsabilidad por el seguimiento
y control, así como la correcta y cabal ejecución del mismo. El supervisor tendrá además de las funciones que
por índole y naturaleza del CONTRATO le son propias, las consagradas en la Ley 1474 del 2011 y las
siguientes: a) Certificar el cumplimiento del objeto contratado, dentro de las condiciones exigidas; b) Revisar y
aprobar los informes de actividades que deba rendir EL CONTRATISTA; c) Autorizar con su firma los pagos
que deban efectuarse a EL CONTRATISTA. d) Levantar y firmar las actas respectivas; e) Informar
oportunamente a LA ALCALDIA sobre el desarrollo del presente CONTRATO y sobre cualquier incumplimiento
en que pueda incurrir EL CONTRATISTA; f) Informar y solicitar oportunamente al ordenador del gasto de LA
ADMINISTRACION la modificación o terminación unilateral, siempre y cuando tales hechos estén plenamente
justificados; g) Impartir las órdenes y sugerencias por escrito y formular las observaciones que estime
conveniente sobre el desarrollo del CONTRATO; h) Verificar como requisito para cada pago, que EL
CONTRATISTA se encuentre al día en el pago de sus aportes al sistema general de seguridad social en
pensión, salud y riesgos laborales, para lo cual se deberán anexar las certificaciones expedidas por las
entidades en las cuales se realizan dichos aportes. I) Enviar copia de todo lo actuado al Grupo de Contratación,
con el fin de que todos aquellos documentos que corresponden a la ejecución contractual, reposen en la
carpeta original del CONTRATO. j) Calificar la calidad del servicio, cuando EL CONTRATISTA lo solicite. k)
Verificar, para la suscripción del acta de inicio, que el contratista se encuentra afiliado a la ARL. Parágrafo 1:
En el evento de cambio del supervisor, no será necesario modificar el presente CONTRATO y la designación
se efectuará mediante comunicación escrita. Parágrafo 2: Esta distribución de supervisiones se da por las
cargas operativas que implicaría para un solo Supervisor para los tres grupos de vehículos, donde se podría
incurrir en riesgos operativos y de control operacional y no se podría desempeñar esa tarea de manera
adecuada. Parágrafo 3: En el informe para los pagos mensuales, cada una de las áreas levantara y certificara
el mismo, de acuerdo a los bienes que tengan bajo su manejo, el cual se le presentara a la SECRETARIA DE
PLANEACIÓN Y OBRAS PUBLICAS y esta a su vez consolidara esta información para presentarla para los
respectivos cobros. OCTAVA. – VALOR DEL CONTRATO: Para todos los efectos fiscales y legales el valor
del presente contrato es por la suma de CIENTO VEINTICUATRO MILLONES OCHOCIENTOS CUARENTA
Y SIETE MIL CUATROCIENTOS CUARENTA Y CUATRO PESOS. ($124.847.444.oo.) M/CTE. Incluidos los
impuestos a que haya lugar. Parágrafo Primero: Para el pago respectivo al contratista se dispone la Cuenta
de Ahorros del Banco Bancolombia 56792489864. NOVENA. – FORMA DE PAGO: La Entidad, cancelará el
valor del presente proceso de la siguiente manera: La administración municipal cancelará mediante pagos
mensuales de acuerdo con la prestación del servicio efectivamente ejecutado, previa presentación de la
correspondiente facturación en la que se indique en forma clara la clase de servicio que se prestó, cantidad y
valor unitario y total de los repuestos suministrados, la descripción y el costo de la mano de obra y demás
requisitos que permitan identificar claramente el servicio prestado o el bien suministrado, y demás requisitos
que indique la Ley, acompaña de la certificación de recibo a satisfacción del servicio por parte del supervisor
del contrato, hasta cubrir el 90 % del valor del contrato. En cada uno de los cortes se verificará el cumplimiento
del cronograma y la vigencia de las garantías. El restante 10% previa suscripción del acta de liquidación del
contrato. Nota: EL Monto agotable es el sistema por el cual se asigna la ejecución del contrato el cual se va
descontando del valor o costo del contrato suscrito. No tiene cantidades definidas con exactitud, únicamente
el servicio prestado, que involucran el reconocimiento de los impuestos y demás gastos mencionados en el
estudio previo. Como requisito para el último pago del contrato, deberá suscribirse la correspondiente acta de
liquidación, previa presentación y aprobación del informe final al supervisor del contrato, previa presentación
de los siguientes documentos: Informe de actividades debidamente firmado por el supervisor del contrato y
el contratista. Certificado de cumplimiento o acta de recibo a satisfacción expedido por el supervisor del
contrato. Acta de ingreso de los bienes al almacén. Copia de la planilla de pago de los aportes al régimen
de seguridad social, para el periodo cobrado, en proporción al valor mensual del contrato, cuando se trate de
personas naturales. Certificación suscrita por el revisor fiscal o representante legal que acredite el pago de
los aportes al sistema de seguridad social, Sena e ICBF y Cajas de Compensación familiar de los últimos seis
meses, de conformidad con el artículo 50 de la ley 789 de 2002 o aquella que lo modifique, adicione o
complemente, cuando se trate de personas jurídicas. Parágrafo 1: (Solo aplica para el régimen común) De
conformidad con el Numeral 7 parágrafo 1 del artículo 499 del estatuto tributario, para la celebración de
contratos de venta de bienes o de prestación de servicios gravados por cuantía individual y superior a 3300
UVT, el responsable del Régimen Simplificado deberá inscribirse previamente al régimen común. Por lo
anterior los contratistas que para el presente año superen el monto establecido o quienes ya estuvieron
inscritos en el Régimen común, deberán presentar factura de venta, con los requisitos del artículo 617 del
Estatuto Tributario, incluyendo el Impuesto al Valor Agregado (IVA) para cada pago. Parágrafo 2: Los pagos
que efectué la Administración Municipal en virtud del presente contrato estarán sujetos a la programación de
los recursos del programa anual de caja – PAC y a los recursos disponibles en Tesorería. Parágrafo 3: La
cancelación del valor del contrato, por parte del Contratante al Contratista, se hará mediante consignación en
la cuenta del Contratista en una entidad financiera, de acuerdo a la entidad financiera suministrada por el
mismo. Parágrafo 4: Como requisito para el último pago del contrato, deberá suscribirse la correspondiente
acta de liquidación, previa presentación y aprobación del informe final al supervisor del contrato, previa
presentación de los documentos necesarios para cada uno de los pagos mensuales. Al momento de la
facturación, el supervisor deberá revisar el periodo a cobrar se presentaron situaciones de retraso en las
entregas a fines de efectuar los descuentos a los que haya lugar. DECIMA. – PLAZO DE EJECUCIÓN Y
VIGENCIA DEL CONTRATO. El plazo de ejecución será de seis (6) meses. No obstante, lo anterior, la
vigencia del contrato será la correspondiente al número de días o hasta que se agote el cien por ciento (100%)
del presupuesto oficial asignado para la presente contratación. DECIMA PRIMERA - GARANTÍA: De acuerdo
a lo establecido en el Titulo III, Capítulo I, del Decreto 1082 de 2015, de las Garantías, atendiendo la naturaleza
del objeto del contrato y a la forma de pago, así lo justificará en el estudio previo de conformidad con lo
establecido en el artículo 7º de la Ley 1150 de 2007”.
PAGO DE SALARIOS PRESTACIONES SOCIALES Su cuantía será equivalente al 10% del valor del contrato, por
LEGALES E INDEMNIZACIONES LABORALES una vigencia de tres (03) años.
de la información que obtenga como consecuencia de las actividades que desarrolle para el cumplimiento del
objeto del mismo. De conformidad con las normas de Derecho de Autor, la información y demás documentos
que resulten en desarrollo del objeto del presente CONTRATO, gozan de protección legal y serán de propiedad
de LA ALCALDIA. VIGÉSIMA SEGUNDA. - FORMAS DE TERMINACIÓN: El presente CONTRATO se podrá
terminar en los siguientes eventos: 1. Por vencimiento del plazo de ejecución. 2. Por mutuo acuerdo entre las
partes. 3. Por cumplimiento del objeto contractual. 4. En forma unilateral por parte de LA ADMINISTRACION
conforme a la Ley. 5. Por cualquiera de las causales previstas en la ley. VIGÉSIMA TERCERA. -
LIQUIDACION. De conformidad con lo establecido en la norma, el presente CONTRATO no requiere
liquidación; sin embargo, en el evento de existir terminación anticipada del CONTRATO o saldos a favor de la
ADMINISTRACION se adelantará la liquidación respectiva, de conformidad con lo establecido por la Ley 80 de
1993, la Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios. VIGÉSIMA CUARTA. - REGISTRO Y
APROPIACIÓN PRESUPUESTALES: El presente CONTRATO está sujeto a registro presupuestal y la entrega
de las sumas de dinero a que se obliga LA ALCALDIA se subordina a las apropiaciones que de las mismas se
haga en los respectivos presupuestos. VIGÉSIMA QUINTA. - DOCUMENTOS DEL CONTRATO: Forman
parte integral del presente CONTRATO y obligan jurídicamente a las partes, los siguientes documentos: 1)
Análisis del Sector, Estudio previo, Pliego de Condiciones y demás. 2). Certificado de disponibilidad
presupuestal y su respectivo registro presupuestal; 3). Los demás documentos relacionados con la celebración
del presente CONTRATO. VIGÉSIMA SEXTA. - PERFECCIONAMIENTO Y REQUISITOS DE EJECUCIÓN:
El presente CONTRATO se entiende perfeccionado en la fecha de la expedición del acta de inicio y para su
ejecución se requiere de la expedición del registro presupuestal. VIGÉSIMA SEPTIMA. - DOMICILIO
CONTRACTUAL: Las partes acuerdan como domicilio contractual el Municipio de Guayabetal -
Cundinamarca. VIGESIMA OCTAVA. - LUGAR DE EJECUCIÓN: Las actividades que se adelanten en
cumplimiento del presente CONTRATO se desarrollarán principalmente en el Municipio de Guayabetal –
Cundinamarca. VIGESIMA NOVENA - DIRECCION PARA NOTIFICACIONES: LA ALCALDIA recibirá
notificaciones en la SECRETARIA DE PLANEACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS en el Municipio de Guayabetal –
Cundinamarca y EL CONTRATISTA en la Cra 25a N° 7-79 Local 1 en la Ciudad de Bogotá D.C.
Para constancia se firma en Guayabetal - Cundinamarca, a los Diecinueve (19) días del mes de junio de
2020.