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    Documentación SGC Oscar Arango PDF

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    Este documento proporciona una guía sobre cómo documentar un sistema de gestión de inocuidad alimentaria en una empresa de alimentos. Explica la importancia de la documentación y describe los elementos clave que deben incluirse, como la estructura del manual del sistema, los tipos de documentos (planes, programas, procedimientos, registros), y el documento patrón que estandariza los documentos.

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    DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA

    INOCUIDAD EN UNA EMPRESA DE ALIMENTOS


    Oscar Arango Bedoya Ph.D. Ciencia de los Alimentos
    Universidad de Nariño, Pasto Colombia

    En el sector agroalimentario, la calidad debe constituir


    ante todo una garantía de protección de la salud
    humana.
    Para implementar las BPM como un elemento del SGC
    la documentación es indispensable dado que permite
    disponer de la evidencia escrita de las políticas,
    objetivos, procedimientos y resultados a fin de evaluar
    la efectividad del programa.
    VENTAJAS DE LA DOCUMENTACIÓN

    Preserva el Know How de la empresa: se ahonda en el


    conocimiento de la empresa y todo queda por escrito,
    preservándose para el futuro.

    Reduce la variación: los procedimientos estandarizados


    contribuyen a controlar la calidad.

    Es básico para el aseguramiento de la calidad: tener por


    escrito los procedimientos y registros (resultados)
    permite demostrar el cumplimiento de los requisitos y
    objetivos.
    EL MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN
    DE LA INOCUIDAD

    Este manual enuncia la política de la empresa en


    relación con la inocuidad y describe la manera como se
    desarrolla la función de asegurarla.

    El manual contempla que las BPM y el sistema HACCP


    constituyen en conjunto el sistema de inocuidad de una
    empresa de alimentos.
    Estructura del manual del SGI

    1. Generalidades: titulo, alcance y ámbito de


    aplicación, tabla de contenido, introducción,
    objetivos, definiciones
    2. Políticas de inocuidad de la empresa en cuanto a:
    proveedores, materias primas, productos, equipos,
    clientes, personal, etc.
    3. Organización para la inocuidad: cargos, autoridad,
    responsabilidad, medidas de coordinación, etc..
    Estructura del manual del SGI

    4. Cumplimiento de requisitos de BPM,


    a) Criterios de aplicación según cada uno de los
    capítulos de la norma.
    b) Plan de evaluación y seguimiento de las BPM
    5. Gestión del manual:
    Establece los tipos de documentos que contiene el
    manual y su administración en cuanto a preparación,
    modificación, codificación, manejo, archivo.
    El manual del sistema de gestión de la inocuidad:

    Tipos de documentos:
    • Planes y programas
    • Procedimientos
    • Especificaciones
    • Formatos
    • Material didáctico y divulgativo.
    MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA INOCUIDAD

    Plan de evaluación y
    Seguimiento de BPM PLANES PROGRAMAS

    PLAN DE PLAN OTROS


    DE BPM
    SANEAMIENTO HACCP

    Descripción de Programa de Programa de Control


    Programa de
    Producto y proceso Agua potable De proveedores
    L&D
    Programa de Programa de
    CP Análisis de peligros Programa de Mantenimiento
    Capacitación
    Programa de Estrategias de Programa de aguas
    DS Control en PCC residuales
    Programa de Programa de Programa de Programa de control
    AP Verificación interna Trazabilidad de distribuidores

    Registros de monitoreo y verificación


    Planes y programas:

    Las tareas básicas del manual del SGI se desarrollan


    por medio de planes o programas. Su estructura es la
    siguiente:

    1. Generalidades: título, alcance, ámbito de aplicación,


    tabla de contenido, introducción, objetivos,
    definiciones.

    2. Descripción de procedimientos y definición de


    responsabilidades, control y verificación de cada
    actividad del plan.
    3. Formatos de registro
    4. Documentos de referencia: normas, estándares, etc.
    Procedimientos:

    Hacen parte de los planes y programas. Son


    documentos que indican la forma (estandarizada) de
    hacer las cosas.

    Ej: un procedimiento para realizar la limpieza y


    desinfección de un determinado equipo.

    Un procedimiento generalmente contiene los siguientes


    elementos:

    Propósito, alcance, actividades, etapas, recursos,


    responsables, registros y controles, documentos
    asociados.
    Especificaciones:
    Son documentos que establecen requisitos. En BPM son
    generalmente las fichas técnicas de materias primas,
    insumos y productos.

    Ejemplo: especificaciones para desinfectantes


    Identificación del producto, composición, usos, aspecto,
    características físico químicas, concentración,
    dosificación, condiciones de manejo y almacenamiento,
    toxicidad, etc.
    Formatos:
    Se usan para el registro diario de actividades de control
    o de verificación, ejemplos:
    Registros de monitoreo de PCC
    Registros de calibración de instrumentos de medición
    Registros de actividades de limpieza y desinfección
    Registros de quejas de clientes

    Material divulgativo:
    Cartillas, avisos, recordatorios, videos, diapositivas y
    otros empleados para la concientización y capacitación
    del personal.
    EL DOCUMENTO PATRÓN O NORMA CERO

    Es el primer documento a elaborar dentro de un programa de


    BPM.
    Tiene como fin estandarizar y reglamentar los documentos
    que integran dicho programa proporcionándoles
    características propias de la empresa que los hacen
    intransferibles, confidenciales y exclusivos, evitando
    alteraciones y copias y garantizando a clientes y proveedores
    la seriedad de sus servicios.
    Implementa un sistema de codificación para los diferentes
    documentos que se elaboren.
    Todos los documentos que hagan parte del programa de BPM
    deberán cumplir con los reglamentos establecidos en el
    Documento Patrón.
    CONTENIDO DEL DOCUMENTO PATRÓN

    Portada
    Contraportada
    Introducción
    Objetivos
    Tabla de contenido
    Sistema de documentación
    •Tipos de documentos
    •Sistema de codificación
    •Documento patrón
    •Estructura de los programas
    TIPOS DE DOCUMENTOS

    En esta parte el documento patrón define los tipos de documentos


    que pueden estar incluidos en el programa de BPM tales como
    programas, procedimientos, especificaciones, registros y material
    divulgativo.

    SISTEMA DE CODIFICACIÓN

    En el documento patrón se define un sistema de codificación que


    permita identificar rápidamente el tipo de documento, su origen y
    nomenclatura en la organización.
    Los códigos se componen de varios campos, a continuación se
    presenta una lista de códigos según tipo de documentos:
    TIPO DE DOCUMENTO CÓDIGO
    MANUAL M
    PROGRAMA P
    PROCEDIMIENTO PR
    FORMATO F
    ESPECIFICACIÓN E
    FICHA TÉCNICA FT
    MATERIAL DIVULGATIVO MD
    NORMA N
    INSTRUCTIVO DE FORMATO IF
    ACTAS A

    15
    NOMBRE DEL DOCUMENTO CÓDIGO
    Buenas Prácticas de Manufactura M
    Limpieza y desinfección LD
    Control integrado de plagas CIP
    Residuos sólidos RS
    Capacitación CP
    Muestreo MS
    Documento Patrón DP
    Políticas de calidad PC
    Higiene Personal HP
    Reuniones R
    Compromiso C

    16
    EJEMPLO DE CODIFICACIÓN

    PCIP 001
    P: Programa
    CIP: Control Integrado de Plagas
    001: documento 001
    DOCUMENTO PATRÓN
    Corresponde al documento de referencia de todos los demás
    documentos que constituyen los prerrequisitos del Programa de
    BPM de la empresa.
    En esta parte se especifican aspectos como el formato de los
    documentos: márgenes, tamaño de papel, encabezados y pies de
    página, tipo de letra, tamaño de letra, etc.
    ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS
    En esta parte del documento patrón se especifica la estructura
    que deben contener todos los documentos que hacen parte del
    manual de BPM con el fin de estandarizarlos.

    ESTRUCTURA DEL MANUAL DE BUENAS PRÁCTICAS DE


    MANUFACTURA - MBPM

    1. Introducción
    2. Objetivos
    3. Descripción de los criterios de BPM de la empresa
    4. Gestión del manual
    •Políticas de calidad
    •Organización empresarial para la calidad
    •Programas que se integran a las BPM
    •Procedimientos para diseño y ajuste del programa
    •Validación
    ESTRUCTURA DEL PROGRAMA DE LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN

    1. Introducción
    2. Objetivos
    3. Alcance y ámbito de aplicación
    4. Definiciones generales (limpieza, desinfección, métodos)
    5. Desarrollo del programa
    •Sustancias (manejo, capacitación, rotación, almacenamiento,
    rotulado)
    •Procedimientos: antes, durante y después del proceso
    •Personal responsable de las actividades
    •Monitoreo y registro: formatos que sirven de seguimiento a las
    actividades de L&D y los métodos de verificación del programa
    •Validación : aval que hace el equipo de BPM para desarrollar el
    programa
    •Anexos: fichas técnicas de productos, formatos de registro, etc.
    ESTRUCTURA DEL PROGRAMA DE MANEJO DE RESIDUOS SÓLIDOS

    1. Introducción
    2. Objetivos
    3. Alcance y ámbito de aplicación
    4. Definiciones generales
    5. Desarrollo del programa
    • Caracterización de residuos por áreas de la empresa
    (orgánicos, inorgánicos, reciclables, peligrosos, etc.)
    • Procedimientos de recolección
    • Manejo de los residuos
    • Disposición final, actividades de reciclaje
    • Monitoreo y verificación del programa
    • Anexos: POEs, formatos de registro, etc.
    ESTRUCTURA DEL PROGRAMA DE CONTROL DE PLAGAS

    1. Introducción
    2. Objetivos
    3. Alcance y ámbito de aplicación
    4. Definiciones generales
    5. Desarrollo del programa
    • Actividades de prevención de plagas
    • Diagnóstico de plagas en cada zona de la planta
    • Potenciales lugares de anidamiento
    • Fuentes de alimentación, vías de ingreso
    • Medidas de intervención, frecuencia de fumigaciones
    • Acciones correctivas
    • Monitoreo y verificación
    •Anexos: fichas técnicas de productos, formatos de registro, etc.

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