Software de Gestión de PCGeek

Introducción:

PCGeek es una empresa de venta y montaje de ordenadores (PCs). Desde su creación en 1995 su volumen de trabajo ha
crecido de forma considerable. En los primeros tiempos construían ordenadores para vender a particulares y pequeñas
empresas, pero actualmente construyen PCs que posteriormente serán vendidos en grandes superficies comerciales
distribuidas por todo el país. Su volumen de fabricación actual es de unos 500 PCs por semana.

La empresa posee un almacén en el que guarda la gran cantidad de componentes (tarjetas, discos duros, cajas, etc.) que
proceden de pedidos a los fabricantes de hardware. La gestión de este almacén es la parte más compleja del sistema.

Por un lado, se realizan pedidos de componentes a proveedores (fabricantes como Quantum, Creative, etc) que cuando
se reciben se dan de entrada en el almacén. Por otro lado, los componentes almacenados se utilizarán en la construcción
de PCs. Estos PCs son montados por los operarios de la empresa, que trabajan en los talleres. Los PCs, a su vez, serán
almacenados para su posterior distribución y venta (al por mayor, exclusivamente).

El almacén se encuentra a unos 15 Km. de los talleres de montaje, lo cual supone un inconveniente tanto a la hora de
comunicarse como a la de trasladar los componentes y los PCs ya construidos.

1.1 Organización de la empresa

La empresa se compone de los siguientes departamentos:
- Dirección: Toma las decisiones principales que afectan al funcionamiento de la empresa.

- Departamento de Compras: Trata con los proveedores y realiza los pedidos. Está situado en las oficinas
principales de la empresa.

- Departamento de Ventas: Trata con los clientes y recibe sus pedidos. Está situado en las oficinas principales de la
empresa.

- Almacén: Guarda los componentes y los PCs. Está situado a 15 Km. de las oficinas principales de la empresa.
-Talleres: Lugar donde los operarios montan los ordenadores. Está situado en el mismo edificio que las oficinas
principales de la empresa.
2 Módulo A: Gestión del almacén
2.1 Situación actual
La gestión actual del almacén resulta extremadamente ineficiente y esto afecta absolutamente a todas las áreas de
la empresa. Algunas de las carencias detectadas son:

- Debido a la distancia y a los problemas de comunicación con el almacén (por teléfono), no es

posible conocer, con detalle y en tiempo real, el stock actual del almacén. Como consecuencia, no es posible
predecir con exactitud si se podrán dar salida a los pedidos pendientes de servir.

- La ubicación en el almacén de los componentes y de los PCs no se encuentra optimizada. De

hecho, actualmente se encuentran mezclados componentes con PCs a lo largo y a lo ancho del
almacén, con las consiguientes ineficiencias que se producen tanto en el proceso de recepción
de mercancías como en su posterior envío.

- Existen numerosos tiempos no productivos debido a la falta de automatización del proceso

de solicitud de reposiciones de material. Igualmente, los empleados encargados del montaje
de los ordenadores no reciben puntualmente la información relacionada con la disponibilidad
de materiales, provocando retrasos innecesarios en su trabajo (a veces, con graves
repercusiones, pues los clientes están esperando algún pedido)

- Se producen demasiados errores relacionados con la ubicación de los componentes y de los

productos (PCs) en el almacén.

- La carencia de información en tiempo real provoca que a veces se consideren como ocupados algunos huecos
libres, y viceversa, provocándose así inexactitudes acerca de la capacidad actual del almacén.

2.2 Requisitos
Con la construcción del nuevo sistema se pretende solucionar, dentro de lo posible, los
problemas descritos. La implantación del sistema nuevo exigirá, no obstante, una nueva
estructuración de la superficie del almacén . En concreto, el almacén se dividirá en dos
secciones: una para almacenar componentes y otra para almacenar los PCs ya construidos. La
sección de componentes se dividirá en zonas, y cada zona almacenará exclusivamente un tipo
de componentes (tarjetas gráficas, placas base, etc.). La sección de PCs se dividirá en zonas
correspondientes a distintos equipos (una zona para equipos basados en Pentium IV, otra para los basados en
Centrino, etc.).

Tanto para componentes como para PCs, cada zona se dividirá en columnas y las columnas se
dividen en alturas. La combinación de una sección, una zona, una columna y una altura se
denomina "hueco", y puede estar vacío o contener uno o varios objetos (componentes o PCs,
según el caso). En las recepciones de material (si se quiere que esta organización del almacén
sirva realmente para algo) los componentes recibidos serán adecuadamente etiquetados y
almacenados en su lugar correspondiente. Se darán de alta en el sistema, indicando tipo de
componente, fecha de llegada y ubicación en el almacén, entre otros datos. El sistema
proporcionará a los empleados del almacén la información acerca de qué huecos se
encuentran libres según el tipo de componente que se vaya a almacenar.

3 Módulo B: Gestión de pedidos de clientes

3.1 Situación actual
Los clientes de la empresa son, en general, grandes superficies. Actualmente, la lista de
clientes se maneja de forma semi-manual, por medio de hojas de cálculo. Cuando se recibe un
pedido (normalmente por correo convencional, pero también a través del teléfono o el fax) el
Departamento de Ventas se pone en contacto con el responsable del almacén. Éste confirma si hay o no
existencias de los PCs solicitados por el cliente. Este último proceso está sujeto a
muchos errores y problemas, pues el almacén no funciona con la rapidez y precisión que serían deseables.
Finalmente, el responsable del almacén se encarga de gestionar el envío de los PCs al cliente, por medio de las
furgonetas propiedad de la empresa.

Los pedidos que hacen los clientes (grandes superficies) no son de uno o dos PCs sino de lotes
de entre 20 y 100 ordenadores, según la temporada. Por ello la empresa dispone de una flotilla de camiones y
furgonetas para realizar el transporte de los PCs desde el almacén hasta el lugar solicitado por el cliente.

Las configuraciones básicas de los PCs son impuestas por la dirección de la empresa, y los
clientes solicitan PCs de acuerdo con estas configuraciones prefijadas (o sea, no se hacen PCs
“a medida” del cliente). Para cada configuración, se establecen una serie de parámetros
básicos (tipo CPU, velocidad CPU, capacidad RAM, capacidad disco, etc.). Evidentemente, esto
complica el proceso, pues a la hora de responder a los pedidos, debería contarse con
existencias suficientes de los componentes requeridos. Igualmente, el almacenaje de los PCs
debería realizarse según configuraciones similares, para evitar búsquedas prolongadas por el
almacén hasta dar con los PCs requeridos.
El principal problema del método de trabajo actual es que muchas veces no se puede
responder a los pedidos de los clientes debido a múltiples razones, como pueden ser las
siguientes:
- No se conoce con total precisión la disponibilidad de ordenadores en el almacén.
- Los constructores de ordenadores no pueden prometer con exactitud cuántos ordenadores
estarán listos para una determinada fecha, porque, entre otras cosas, no conocen con
precisión la disponibilidad de componentes en el almacén.
- Actualmente, la comunicación con el almacén deja mucho que desear, pues se utiliza el fax y
el teléfono.

3.2 Requisitos
El sistema deberá proporcionar la operación de creación de pedidos de clientes (alta de
pedidos). Durante la creación de pedidos, se desea que el sistema proporcione información
actualizada acerca de los PCs que se encuentran en el almacén, diciendo qué PCs se
encuentran reservados para su venta y cuales no.

Se desea también poder predecir con cierta exactitud la satisfacibilidad de los pedidos
realizados por los clientes. Por ejemplo, si un determinado cliente solicita 70 PCs y éstos no se
encuentran en existencias, mediante la información que proporcione el sistema debería ser posible determinar si
disponemos de material suficiente o no para construir los 70 PCs. Si se dispone de este material, entonces dicho
pedido podrá ser servido al cabo de un tiempo y los componentes afectados podrían ser marcados como
"reservados" (para que no sean utilizados en la construcción de otro PC). Si no se dispone del material, el cliente
debería reducir el número de PCs de su pedido.

4 Módulo C: Gestión de compras a proveedores

4.1 Situación actual
Los proveedores de la empresa son conocidos fabricantes de hardware, a quienes se les
compran versiones OEM (Original Equipment Manufacturer) de sus productos. Lo más
complejo de la gestión de pedidos es la coordinación entre unos pedidos y otros: No tiene
sentido, por ejemplo, realizar pedidos de forma que se acumulen N tarjetas gráficas por un
lado y N/20 placas base por otro. Lo ideal es que siempre se disponga en el almacén de
cantidades equilibradas de componentes. Por esta razón, la coordinación entre el
Departamento de Compras y la gestión del almacén es crucial.

Actualmente lo que se hace es intentar comprobar el stock existente de un determinado

componente antes de pedir otra cantidad. En primer lugar, el operario que necesita el material se pone en
contacto con el responsable del almacén para que éste compruebe las existencias de los componentes que el
operario necesita. La comprobación de las existencias es absolutamente “manual”. El responsable del almacén
mantiene una lista (en una hoja de
cálculo) de los componentes existentes, pero hay tantos errores e inconsistencias que cada
mes es necesario re-inventariar todo (lo cual es una tarea engorrosa, que consume demasiado
tiempo, y tampoco está libre de errores). Además, la comunicación con el almacén es por fax o por teléfono, lo
cual no siempre es demasiado eficiente. A veces, un operario se ha visto
obligado a retrasar su trabajo en espera de un componente que necesitaba, cuando en
realidad dicho componente se encontraba en el almacén.

En el supuesto de que los componentes solicitados por el operario no se encuentren en el

almacén, el operario se pondrá en contacto con la Dirección de Compras, y ésta realizará el
pedido al proveedor correspondiente. La Dirección de Compras mantiene una pequeña base
de datos de proveedores, y los pedidos los realiza por medio de un procesador de textos. A
veces se ha enviado el mismo pedido dos veces a un proveedor, pues casi no hay control de
qué pedidos han sido, o no, realizados.

4.2 Requisitos
Los pedidos a proveedores se introducirán a través del sistema, para su registro y posterior
emisión. Esto implica que el sistema debe proporcionar ayuda en las siguientes tareas:

- Alta de Proveedores
- Alta de pedidos
Durante la creación de pedidos, el sistema proporcionará información sobre la cantidad de
componentes en stock, con idea de realizar pedidos ajustados a las necesidades futuras de
fabricación. De cara a planificar la construcción de PCs, además, no se debe tan sólo
proporcionar información acerca de qué componentes se encuentran en el almacén, sino
también qué componentes se espera recibir en un determinado plazo de tiempo.

5 Módulo D: Recepción de Mercancías

5.1 Situación actual
El proceso de recepción de la mercancía solicitada a los proveedores es, actualmente, muy
deficiente. Se supone que cuando se reciben los componentes solicitados, deberían ser
almacenados en sus lugares correspondientes. Actualmente esto no se hace así, pues ni
siquiera la superficie del almacén se halla lo suficientemente ordenada en secciones para
distintos tipos de componentes y/o PCs ya construidos. A veces, en una tarde, se reciben tres o cuatro pedidos a la
vez, con lo cual, lo que se hace actualmente es almacenarlos en el primer sitio a la vista. Esto provoca, a la larga,
una irregular distribución de los componentes por todo el almacén, con inmensas dificultades a la hora de intentar
localizarlos.

5.2 Requisitos
Se espera que el sistema proporcione información actualizada acerca de la ocupación real del
almacén y de los pedidos que se espera recibir. Esto permitiría a los empleados del almacén
planificar por adelantado las recepciones, de forma que los componentes recibidos queden
adecuadamente clasificados.

6 Módulo E: Montaje y fabricación

6.1 Situación actual
Normalmente, el proceso de montaje de los PCs, desde el punto de vista de gestión de la
empresa y del almacén, implica las siguientes tareas:

- Seleccionar las piezas adecuadas del almacén. Dichas piezas, por tanto, dejan de pertenecer
al stock de piezas.

- Realizar el montaje del PC. Siempre se añade una etiqueta a cada PC finalizado indicando su
configuración exacta (CPU, Mbytes de RAM, tamaño de disco, tarjetas, etc.)

- Almacenar el PC. Dicho PC, por tanto, pasa a formar parte del stock.

Los problemas con los que se encuentran los operarios encargados del montaje de los
ordenadores son los siguientes:
- Dificultades para planificar su trabajo, debido a que no conocen con precisión ni los
componentes que se encuentran en stock ni los pedidos que se espera recibir de los
proveedores en un plazo próximo.

- El almacenamiento de los PCs, junto con la información de la configuración de cada uno, es

un proceso que introduce demasiados errores.

6.2 Requisitos
Se debería poder elegir los componentes por medio del sistema. Consultando, por tipo de
componente, aquellos que se encuentran en el almacén, se podrán elaborar listas de
componentes que serán enviadas al responsable del almacén.
El sistema debería responder a consultas acerca del número de componentes, tipo de componentes, etc., que se
encuentran en el almacén o que se espera recibir antes de una determinada fecha.

7 Módulo F: Envíos
7.1 Situación actual
Igualmente, el proceso de agrupación de mercancías (PCs) para ser enviadas a un cliente, no
está libre de errores e ineficiencias. Por un lado, se necesitan agrupar juntos una serie de
ordenadores (20 como mínimo, pero a veces 250 o 300) para cargarlos en los camiones. Este
proceso se vería optimizado si los ordenadores estuvieran situados cerca del muelle de carga
del almacén, lo cual no siempre es así.

Lo que resulta más grave es que se cometen muchos errores debido a que la configuración de
los ordenadores solicitados no es la misma que la de los ordenadores enviados. Esto provoca
que muchos envíos sean rechazados por el cliente.

7.2 Requisitos
El sistema deberá responder a consultas acerca de qué PCs en stock corresponden a un
determinado pedido de un cliente. Igualmente, el sistema proporcionará información acerca
de la localización en el almacén de los ordenadores correspondientes a un pedido de un
cliente.

Aunque no tenga relación directa con el sistema informático, se supone que la nueva
reestructuración del almacén ubicará los PCs cerca del muelle de carga.