Etapa de análisis de un sistema de información

Jerko Zóccola Simich

SISIN1301-3-2019- SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Instituto IACC

30/09/2019
 TAREA SEMANA 3

DESARROLLO DE LA TAREA:

Usted debe seleccionar una problemática para desarrollar la propuesta del sistema de

información, que a partir de esta semana y hasta la semana 9, iremos trabajando. Cada

proyecto es individual.

En esta oportunidad, analizaremos los elementos del ciclo de vida de un sistema de

información a través de:

 Identificar el ciclo de desarrollo o ciclo de vida del sistema de información

seleccionado caso planeado.

 Debe presentar una carta Gantt donde se detallen todas las actividades a realizar y

el tiempo que le corresponde a cada una de ellas.

 Desarrollo de los requerimientos funcionales y no funcionales del proyecto.

 Elaborar la lista herramientas de software, hardware y logística que requiere para

el diseño del proyecto.

 Desarrollar el análisis de costo/beneficio del proyecto a desarrollar.

 Etapa de análisis de un sistema de información

Proyecto

“SISTEMA WEB PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS”

El objetivo del proyecto es facilitar y agilizar el acceso a la información de los inventarios por

medio de una aplicación web, dirigido a usuarios sin experiencia en el manejo de software para

el control de su negocio, pero que debido al incremento en sus ventas tienen la necesidad latente

de información oportuna y en línea para la toma de sus decisiones.

 Descripción de la problemática

En la actualidad el negocio no cuenta con tecnología de punta y tiene un sistema actual de

control de inventarios basado en planillas llenadas manualmente.

1. Cuando se genera un alta de mercaderías (compra a proveedores), solo se procede a la

recepción de la mercadería y a archivar el documento entrante, no generando una

actualización del stock.

2. Cuando se genera una baja de mercaderías (venta), se procede a registrar en una planilla,

quedando a criterio del vendedor la veracidad de la información plasmada en ésta, lo que

podría diferir de la situación real del local.

3. Al realizar un pedido a proveedor, el criterio solo se basa en una inspección visual y

momentánea del stock en local, por lo que existe latencia de errores.

Todas las situaciones antes mencionadas generan problemas como:

o Demoras en la interpretación de los datos: los datos plasmados en las planillas no obedecen a

las necesidades reales de la empresa por lo que el interpretar la información es una tarea

completamente tediosa.

o Descoordinación al momento de generar los pedidos: el no tener un registro actualizado del

stock de mercaderías, provoca descoordinación al momento de hacer el pedido.

o Necesidad latente de información oportuna y en línea: esto se genera dado que es necesario

buscar las planillas correspondientes, analizarlas para luego concluir con información, tomando

un alto costo en recurso tiempo.

o Perdidas económicas por no tener un registro de productos por vencer: este problema se genera

al no tener un registro de las fechas de vencimiento de los productos, por lo que, para prevenir

esta situación, es necesario analizar cada uno de los productos día a día, lo que en realidad no se

realiza por falta de tiempo.

La problemática es una necesidad real y debido al crecimiento de la empresa en sus ventas,

pretende reducir el tiempo que se emplea en recoger la información que se necesita a la hora de

tomar decisiones con respecto a los pedidos. Además, se desea supervisar la cantidad de stock en

tiempo real y alertar al encargado, sobre los productos que se encuentran en el nivel de

reposición.

 Objetivos del proyecto

 o Desarrollar una aplicación web que facilite y agilice el acceso a la información de los

inventarios.

o Implementar en el sistema, informes que permitan recoger información relativa al stock, altas,

bajas de los productos entre otros, y que dicha información permita tomar decisiones con

respecto a los pedidos.

o Desarrollar los mantenedores necesarios para conservar la base de datos actualizada como por

ejemplo mantenedores para producto, proveedor y usuarios.

o Diseñar un sistema en base a técnicas de usabilidad, que visiblemente sea amigable, fácil de

aprender a utilizar, que permita un fácil acceso y comprensión de la información que entrega.

Mediante entrevistas realizadas con el administrador del negocio, se han detectado una serie de

problemas en Sistema Control de Inventarios actual.

Con lo que a partir de estos se muestran los problemas actuales en la asociación con sus

respectivas soluciones.

Problema Solución
Stock no actualizado, solo se anota Al momento de ingresar las altas de
cuanta mercadería entra o sale, pero no mercaderías la aplicación actualizará de

se descuenta o aumenta el stock según inmediato el stock de los productos

corresponda. afectados.
Bajas de productos no registradas por Como el stock se actualiza cada vez que

las vendedoras. se realice un movimiento de

mercaderías, será más fácil comprobar si

los datos son o no reales.

Generar pedidos poco eficientes a Para esto la aplicación entregará un

proveedores. reporte en tiempo real de los productos

que se encuentren con su stock en nivel

de reposición.
Demoras en la interpretación de los El sistema entregará informes relativos a

datos. las necesidades de la empresa con solo

un clic.
Necesidad de información oportuna y en El sistema proveerá de información y

línea. reportes en tiempo real y siempre se

solicite.
Perdidas económicas por productos El sistema proveerá de reportes de

vencidos. productos por vencer, el que se generará

a partir de la fecha de solicitud hasta 7

días después (una semana).

En vista de los problemas detectados en el actual sistema de Control de Inventarios, se ha

decidido trabajar con las metodologías de desarrollo que se detallan a continuación.

 Lista herramientas de software, hardware y logística que requiere para el diseño del

proyecto.
Dreamweaver CS6

Para la programación se utiliza el IDE Adobe Dreamweaver CS6, es una aplicación destinada a

la construcción, diseño y edición de sitios y aplicaciones web basadas en estándares.

MySQL

Por parte de la Base de Datos se trabajará con el motor MySQL, es un gestor de base de datos

relacional, sin duda uno de los más utilizados en la actualidad debido a su característica de

software libre, rapidez y facilidad en su uso.

PHP MyAdmin

Para la administración se la base de datos se utilizará PHP MyAdmin, una aplicación que crea y

maneja bases de datos MySQL en tu disco duro, a través de una interfaz de página web.

Con phpMyAdmin es posible realizar todas las tareas de administración necesarias en cualquier

base de datos: crear y eliminar bases y tablas, gestionarlas, añadir, eliminar o modificar campos,

ejecutar secuencias de comandos SQL, entre otros.

PhpMyAdmin cuenta con una interfaz intuitiva, con una barra lateral de opciones y recuadros

para filtrar los resultados. Sin embargo, está orientado a expertos, por lo que todos los datos se

representan en tablas y es necesario tener perspectiva del manejo de estos datos.

 Especificación de requerimientos del software

De acuerdo a las necesidades del Cliente, la aplicación desarrolla las siguientes funciones:

1. Buscar información de algún ítem determinado (productos, proveedores, usuarios) por

nombre.
2. Ingresar las altas de productos agrupados por lotes de fechas de vencimiento, guardando datos

del movimiento como tipo de documento, número, proveedor, tipo de entrada, usuario

responsable y fecha.

3. Ingresar las bajas de productos, descontando su stock y almacenando el movimiento asociado

a un usuario responsable.

4. Alertar al usuario cuando algún producto se encuentre en nivel de reposición.

5. Recoger información relativa a:

 Altas de productos.

 Bajas de productos.

 Productos por vencer.

 Productos con stock en nivel de reposición.

 Inventario general.

 Inventario valorizado.

 Interfaz De Hardware

Para el desarrollo y pruebas del proyecto se utiliza un servidor y su respectiva base de datos con

las siguientes características mínimas.

o Disco duro: 80 GB.

o Procesador: Intel Pentium Dual Core de 2.3 GHz.

o RAM: 2 GB.

 Interfaz Software

Para el desarrollo de este proyecto son necesarios los siguientes productos de software:

o Base de datos, para el almacenamiento de la información:

 MySQL v5.5.8

o Servidor de aplicaciones para el alojamiento de la aplicación y la realización de pruebas

unitarias y de sistema:

 Apache v2.2.17

o Interprete de traductor, para la comunicación por parte del servidor:

 PHP 5.3.5

o Administrador de Bases de Datos, para la administración de la Base de Datos:

 phpMyAdmin v3.3.9

o Servidor FTP para el alojamiento de la aplicación:

 Requerimientos Específicos

En este ítem se detallan los requerimientos del sistema captados en una serie de entrevistas con el

cliente y las vendedoras, cabe destacar que son las personas que interactúan y que conocen a

cabalidad cómo funciona el proceso de negocio.

  Requerimientos funcionales del sistema

Id Nombre Descripción
RF_001 Búsqueda de información La aplicación debe permitir

de un producto buscar la información en la

determinado base de datos dado el

nombre de un producto y

mostrarla en pantalla.
RF_002 Búsqueda de información La aplicación debe permitir

de un proveedor buscar la información en la

determinado. base de datos dado el

“nombre empresa” de un

proveedor y mostrarla en

pantalla.
RF_003 Búsqueda de información La aplicación debe permitir

de un usuario determinado. buscar la información en la

base de datos dado el

“nombre usuario” de un

usuario y mostrarla en

pantalla.
RF_004 Búsqueda de información La aplicación debe permitir

de determinado buscar la información en la

movimiento de Altas. base de datos dado el “Nro

del documento” de un

movimiento de altas y

mostrarla en pantalla.
RF_005 Búsqueda de información La aplicación debe permitir
 de determinado buscar la información en la

movimiento de Bajas. base de datos dado el “Nro

salida” de un de un

movimiento de bajas y

mostrarla en pantalla.
RF_006 Ingresar Altas de productos La aplicación debe permitir

ingresar toda la

información relevante

acerca de un movimiento

de entrada de productos,

almacenándolos en la base

de datos y realizando las

actualizaciones

correspondientes.
RF_007 Ingresar Bajas de productos La aplicación debe permitir

ingresar toda la

información relevante

acerca de un movimiento

de salida de productos,

almacenándolos en la base

de datos y realizando las

actualizaciones

correspondientes.
RF_008 Generar reporte Altas de La aplicación debe permitir

productos por compras recoger toda la información

 relativa a las altas de

productos por compras,

dada una fecha específica o

rango de fechas ingresadas

por el usuario.
RF_009 Generar reporte Altas de La aplicación debe permitir

productos por reposición recoger toda la información

relativa a las altas de

productos por reposición,

dada una fecha específica o

rango de fechas ingresadas

por el usuario

 Análisis costo vs beneficio

Costo de desarrollo

o El hardware y software para el desarrollo y las pruebas detallados en el ítem de factibilidad

técnica, como servidor de aplicaciones, tienen un costo de $6.000.- mensuales y es necesario

utilizarlos durante 6 meses, lo que asciende a $36.000, pero dado que se encuentran instalados y

en funcionamiento desde hace un tiempo en la Universidad no se incurre en esta inversión. En

relación a las herramientas de software estas son de licencia libre por lo que su costo asciende a $

0.-. Por lo tanto, el costo total ascendería a $ 36.000.-

o El desarrollo del proyecto necesita a un Ingeniero Civil en Informática

 Las condiciones del mercado indican que el costo de un analista-desarrollador es hora/hombre

igual a $ 3.888.- aprox.

 El tiempo del desarrollo se estima para un periodo de 4 meses, trabajando 45 hrs. Semanales, lo

que suma un total de 720 hrs. de elaboración del proyecto.

 El costo total del ingeniero asciende a $ 2.799.360.-

El costo calculado anteriormente, no es considerado, debido a que el desarrollador es una alumna

que se encuentra realizando su proyecto de título.

Costo de instalación

Para Hardware y Software del servidor se considera un costo de $ 72.000.- anuales, pero dado

que en una primera instancia la aplicación se encontrará en funcionamiento en el servidor de la

carrera el que cuenta con herramientas de software gratuitas, esto implica un costo de $0.-. Cabe

destacar que luego será migrada a otro servidor que la asociación estime conveniente.

Costo de operación

En los costos de operación del sistema para Hardware y software se considera:

o Un computador con las siguientes características:

 Sistema operativo: Windows Vista.

 Procesador: 1.30 GHz

 Memoria principal: 2 GB

 Disco Duro: 300 GB.

El equipo antes mencionado apunta a un computador común de adquirir en estos tiempos a un

costo aproximado de $ 100.000.-

Beneficios tangibles

Ahorro de materiales: Este beneficio tangible representa la cantidad de planillas que se generan

día a día, en cada turno de trabajo con la información de las bajas de productos, cada una es

impresa y anualmente se archivan una 500 aprox. (2Hrsdiarias*5dias*5semanas*10meses). En la

actualidad estas planillas son llenadas por las vendedoras del quiosco y analizadas al finalizar la

semana por el tesorero de la asociación, esto genera un apilamiento de papeles, en consecuencia,

un gasto que se genera para la asociación es en términos de impresión y almacenamiento. El

ahorro de material se reduce a la información ahora estará en formato digital, además los reportes
se podrán almacenar en formato PDF. Así calculando el valor de la impresión en blanco y negro

a $ 25.- c/u, se tendría un ahorro anual de $ 10.500.- en impresiones

Ahorro en Horas/Hombre: En la actualidad el proceso de llenado de las planillas de bajas de

productos tarda a lo menos 1:30 hrs por cada turno de trabajo lo que implica aproximadamente 3

horas diarias (15 horas semanales) por parte de las vendedoras, además se necesita realizar al

final de la semana un resumen de las altas y bajas de productos para entregar al tesorero de la

asociación, lo que demora aproximadamente 2 horas por semana. En resumen, en llenados de

planillas al mes se utilizarían 80 hrs. aproximadamente. Se pretende con la implementación de la

aplicación web que este tiempo se reduzca a 70 hrs. mensuales. Tomando en cuenta que el valor

hora por vendedora es de $ 1.300.- implicaría que anualmente se ahorrarían $ 130.000.-

Finalmente, el ahorro en beneficios tangibles se resume a $ 140.000.-

Conclusión de la factibilidad

Con lo antes expuesto se llega a la conclusión que el análisis de factibilidad indica lo viable que

resulta el desarrollo de este proyecto, dado que tanto en aspectos de costos, esfuerzo y

tecnologías utilizadas el proyecto marcha por buen camino.

En definitiva, el proyecto es altamente viable puesto que es necesario incurrir en gastos mínimos

para su operación. Además, un punto importante es el ahorro de tiempo que se producirá para las

vendedoras, por lo que se puede concluir además que se contará con altos beneficios en relación

al aprovechamiento de las horas/hombre.

  Actividades a realizar y el tiempo que le corresponde a cada una de ellas.

Nº Nombre de la tarea Comienzo Final Duración Predecesores

2 Etapa de Analisis 23/09/19 11/10/19 15d
3 Presentación problemática 23/09/19 24/09/19 2d
4 Definición requerimientos funcionales 25/09/19 30/09/19 4d 3
5 Definición requerimientos no funcionales 01/10/19 02/10/19 2d 4
6 Definición requerimientos de usuario 03/10/19 04/10/19 2d 5
7 Definición requerimientos de sistema 05/10/19 07/10/19 2d 6
8 Validación de requerimientos 08/10/19 09/10/19 2d 7
9 Selección de modelo de desarrollo 10/10/19 11/10/19 2d 8

 CARTA GANTT
 Realizada con

https://app.smartsheet.com

Bibliografía

 Material de estudio semana 3, IACC

 Ciclos de vida de los sistemas de información apuntes.

 Diagrama de Gantt Documento.

 Como registrar las actividades en la hoja de registro de actividades.

 Ejemplos de requerimientos funcionales y no funcionales.

 Recurso de cómo Realizar la Planificación del Proyecto.

 Estudios personales.