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UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA

VICERRECTORADO ACADÉMICO
ÁREA DE ADMINISTRACION Y CONTADURIA
(i) MODELO DE RESPUESTA
ASIGNATURA: SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
CÓDIGO: 605
MOMENTO: TRABAJO PRÁCTICO FECHA DE ADM: 19/09/2020
LAPSO: 2020- 1
OBJETIVOS: 1, 2, 3, 4, 5 y 6 ITEMES: 1, 2, 3, 4, 5 y 6
RESPUESTAS: 1, 2, 3, 4, 5 y 6

MODULO 1, UNIDAD 1, OBJETIVO 1.

Pregunta 1.
Respuesta:
Ambiente administrativo cambiante, desde su implementación. ¿ Qué
cambió?: el comportamiento social donde plantea una mayor y mejor
relación de conectividad ( inmediatez, detalle,…). El colegio planificó hace
7 años esa idea de conexión, a un determinado alcance con el
representante, pero este diseño perdió vigencia. Ello acarreó,
principalmente, la pérdida de la matrícula.
Se observa lo mencionado en el detalle del DFD y del Diccionario
presentado, de carácter básico.
Luego, se entiende necesario que el sistema de planificación permita
adaptarse a los cambios del entorno y ello poder organizar, dirigir y
controlar la gestión del citado ambiente/Entorno. No olvidemos que el
colegio está inmerso en un sistema de operaciones social/educativo que
requiere, en la actualidad, dar respuesta a un ambiente de respuesta
oportuna a los requerimientos sociales. Por ende, el colegio debe centrarse
en fórmulas que le ofrezcan viabilidad de respuesta fiable/oportuna al
representante del alumno. Adicional, debe de utilizarse el Excel en su
justa medida como herramienta auxiliar, integrándolo a los procesos y no
como recurso esencial de gestión integrada, como lo pretender ser en la
actualidad.
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MODULO 1, UNIDAD 2, OBJETIVO 2.

Pregunta 2.
Respueta:

Toda unidad de control de gestión tiene por objeto gestionar todos los
elementos para ofrecer la factibilidad y verificación del cumplimiento de
las propósitos/metas/objetivos establecidos. Algunas de las funciones de la
gestión , para nuestros efectos de dar solución a la disfuncionalidad, son
la de detectar oportunamente los problemas y desviaciones que se
puedan presentar y proporcionar, así, los elementos para la toma de
decisiones.
Para los efectos de lo preguntado, focalizado en dar respuesta a la
pérdida de la matrícula, se entiende que la unidad de control debe
ubicarse funcionalmente a nivel de la Dirección del colegio en rol de
asesoría y autoridad ante las coordinaciones docentes. Ella sería
ejecutada a nivel de función ejercida por el administrador de empresas
del colegio.
La actividad fundamental está centrada en el de implantación de un
subsistema centrado en el diseño e implantación de integración de los
intereses del cliente ( representante), incluido lógicamente los de su
representado, esto último en la preinscripción, inscripción, novedades y
prioridades en el lapso académico y la relación económica. Debe
considerarse la dinámica comunicacional por vía internet en sus diversas
modalidades en todos los niveles correspondientes con las autoridades y
unidades del colegio. Ello, con la opción de residenciar y documentar las
observaciones y reclamos/quejas de cada representante y las respuestas
correspondientes de parte del colegio.

MODULO 1, UNIDAD 3, OBJETIVO 3.

Pregunta 3.
Respuesta:

El estudio preliminar refiere a problemas identificados en la fase inicial

de investigación y se perfecciona con un examen y definición de propósito
que permite tomar decisión sobre la realización de un estudio de sistemas,
asociado a la eficiencia que corresponde a la planificación. Nos referimos,
según lo planteado en el Trabajo Práctico, a la formación integral,
participativa, activa, consciente y solidaria. Sin duda, estas son
especificaciones que requieren ser incorporadas a la gestión del colegio,
en explicito e implícito. Estos problemas que generaron y convirtieron sus
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efectos negativos en tendencia, plantean las siguientes consideraciones

generadoras:
Reconocer que existe un serio problema estructural de disfuncionalidad
de calidad en su servicio educativo, en los procesos administrativos
representados en su DFD); con prioridad en los relativos a sus relaciones
con el representante, observado implícitamente.
El problema es calificado de impacto muy importante dado que está
vinculado directamente a los resultados de la gestión económica al
referirse a la única fuente de ingreso (inscripción y mensualidades).
El enfoque de solución no se corresponde con el indicado por el Director
del colegio, al incrementarse el personal y modificar a nivel de ajustes de
mantenimiento del actual sistemas, motivado a:
Existe una evidente disfuncionalidad, tal como hemos mencionado en
reiteradas oportunidades, asociado en su interacción con el representante.
Éste es, sin duda, el motivo de su razón de ser como organización; la
actualidad lo tiene calificado como recurso y, en tal sentido asociado a un
aspecto descriptivo básico. Error de negocios.
Lo señalado debe ser calificado como de gran impacto si se mantiene
éste estatus; más aún considerando que éste es la única fuente de ingreso
y lo que ello implica. De mantenerse, la tendencia llevará a la inoperancia
por alcanzar el colegio un nivel menor al de su tamaño mínimo económico
y lo que ello implica desde el punto de vista de sostenibilidad/
permanencia.

Dado lo señalado, la solución no pasa por un ajuste al actual sistema de

información, sino uno estructural que plantee una redefinición de éste,
tratando de mantener lo actual en lo posible. Ello, motivado a:
Proceso total no eficaz/eficiente/efectivo, por las razones dadas;
lentitud, confiabilidad, fallas en retorno
Fallas permanentes de secuencia/fluidez operativa/documental
interna/externa y lentitud en las respuestas y retorno a sus relacionados.

Luego, urge dada la actual situación económica/financiera del colegio

para solventarla a corto plazo, replantear el actual sistema de
información para que entre en sintonía con la planificación estratégica del
colegio, que no ha variado desde su fundación y que no está representada
en su actual sistema de información; tal y como se desprende de la
evaluación de éste en su actual DFD, Diccionario de datos a niveles 0 y su
matriz DOFA.
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Ello no implica desechar el actual sistema de información, sino de

replantearlo, reorganizándolo y ampliándolo. Aunque, estaría la opción,
también la opción de realizar una reingeniería, que escapa al presente
alcance.

MODULO 1, UNIDAD 4, OBJETIVO 4.

Pregunta 4.
Respuesta:

Se observa que el actual sistema de información tiene un diseño

convencional o estándar; tal como se desprende de una primera
evaluación del DFD y del Diccionario de datos.
Tal como se indicó, este diseño debe ser modificado en aspectos claves,
para dar respuesta eficaz a las actuales y proyectadas exigencias sociales.
Se observa, de lo señalado en la información dada en el Trabajo Práctico
que todas las rutinas que abarcan el sistema de información son
manejada bajo la referencia Excel; en un esquema de no integración que
se entiende está basado en programas. Ello explica, entre otras y no como
única causa, las quejas del personal señaladas en el Trabajo de
presentación y confiablidad de los reportes y en las transacciones (
oportunidad, depósitos, facturación,…)
El actual sistema de información fue diseñado hace 7 años bajo una
referencia de entorno, asociado a las realidades y necesidades sociales de
la época. Si duda la actualidad plantea cambios sustanciales dad los
cambios tecnológicos y nuevas realidades. Un une ellas: cambio de los
umbrales tiempo-distancia.
Cada vez se requiere y requerirá menor presencialidad y tiempos de
propuestas de solicitudes y respuestas a éstas, componentes de toda
gestión. La educativa no escapa de ello. Eso se logra, entre otras, con la
interconectividad interna y con sus relacionados.
En concreto, la interna se realizará como primer paso reubicando la
función de gestión con el representante a una unidad independiente de la
Dirección de estudios a una sistematizada de Registro y Control de
Estudios, actualmente manual, liberando a la citada Dirección de esa
directa responsabilidad; siendo, entonces, su “ ultimo responsable”.
Como nota aparte, la contratación de personal para esta actividad de
gestión planteada por la Dirección no es solución, dado su carácter
manual, aun que plantee entrenamiento a tal fin, por razones obvias (
presencia de errores humanos, …).
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Esta unidad debe ser sistematizada bajo un software convencional, no

amerita mayor especialización, que considere el ingreso, el egreso y la
gestión intermedia mensual; con especial vinculación con el representante
del alumno, las coordinaciones y el área contable. Ello, en doble vía, en el
orden económico.
Con referencia a la conectividad externa, fundamentalmente con el
representante, se requiere un enfoque “ cualitativo” que refleja la ventaja
competitiva de impulso a la gestión. Representa el vínculo afectivo al
alcance que corresponda. Ello, debe ser sistematizado en computador con
uso exclusivo de la Dirección del colegio en su subsistema al sistema de
información principal redefinido que le permita recibir data de éste y
retroalimentarlo con información-data clave para los demás procesos.
La gestión contable sólo amerita un software convencional, dado lo
estándar de sus procesos; eso sí, muy dependiente del proceso de
inscripción.
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MODULO 2, UNIDAD 5, OBJETIVO 5.

Pregunta 5.
NIVEL 0

Nota: El proceso de Estructura de Datos refiere a toda la gestión, pero está muy vinculado a las coordenadas Representante – Alumno.
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MODULO 2, UNIDAD 6, OBJETIVO 6.

Pregunta 6.
Respuesta:
Existen referencias justificativas del análisis de un sistema.
Estas son generalmente asociadas a la ineficiencia y/o falta se secuencia de
los procesos y/o fallas recurrentes que bloquean y/o dilatan los resultados.
En tal sentido existe una tipología específica que justifican la existencia de
un manual de procedimientos que refieren a la presencia de
organizaciones donde se presentan procesos complejos y/o dende es
imprescindible precisar un patrón o uniformidad de procedimientos y/o
donde sea requisito reconocer a detalle las entradas, procesos y salidas al
estar presente multiplicidad de procesos/procedimientos, dada la
necesidad de proceder a la simplificación. En concreto, el colegio no
ameritaría necesariamente la elaboración de un manual de
procedimientos

En nuestro caso, se entiende no están presente ninguna de las referencias

expuestas.
Lo que requiere el colegio es vencer las tendencias o inercias
procedimentales del manejo manual y de su gestión de las parcialidades,
en busca de la integración de los procesos. Los procesos planteados no son
complejos, son estándar, con un reducido número de procedimientos. Lo
que si requiere es de la comprensión de todos los integrantes del colegio
de los procesos llevados a cargo y su participación en éstos, incluida sus
relaciones con los demás. Esto incluye a la Directiva y los puesto
gerenciales.

Criterio de dominio
Todos los objetivos, con excepción del N° 4
Lo planteado en las Respuestas del Modelo son un síntesis de las
ideas principales. En tal sentido, dada la diversidad de formas
de expresión en las respuestas del estudiante, para que se
considere válida sus respuestas, deben coincidir con las ideas
básicas desarrolladas en el Modelo, sin importar el estilo
desarrollado por el estudiante.
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El objetivo 4: Para que se considere válida la respuesta esta debe

corresponderse con lo expresado en el Modelo de Respuesta,
donde se debe mantener la secuencia de los procesos descritos.

Fin del Modelo de Respuesta