UD 5.

Gestión de la documentación de puesta en

marcha de un negocio.
1.- Trámites de constitución para los diferentes tipos de
empresa.
En la unidad 3 has estudiado las distintas formas jurídicas que puede adoptar una empresa
y has analizado las ventajas e inconvenientes que tienen cada una de ellas. Decidirte por una u
otra forma conlleva muchas implicaciones y depende de múltiples factores, como el tamaño que
tendrá nuestra empresa, el número de socios, el capital disponible… Entre estos factores, tienen
una gran importancia los trámites administrativos específicos de la forma de empresa que
hayamos escogido.
Como habrás imaginado, los trámites son de cumplimiento obligatorio para poder iniciar
nuestra actividad empresarial y su complejidad no es la misma en todos los casos: lo más sencillo
sería constituirnos como empresarios individuales o como una Sociedad Limitada Nueva
Empresa (SLNE). Por el contrario, es mucho más complicado constituir una empresa que necesite
obtener personalidad jurídica como una Sociedad Anónima (SA) o una Cooperativa.
En esta unidad vas a conocer los distintos trámites que son comunes a la constitución de
cualquier empresa. Es cierto que existen empresas que deben realizar trámites específicos,
obligadas por el tipo de actividad que realizan. También les dedicaremos un epígrafe del tema.
1.1.- Trámites de constitución y trámites de puesta en
marcha.
En este epígrafe trataremos los trámites comunes que son necesarios para que puedas
constituir tu empresa, por un lado, y para poder ponerla en marcha, por otro. Pero, ¿en qué se
diferencian ambos trámites? Vamos a distinguirlos:
Los trámites de constitución son aquellos que permiten que la empresa tenga personalidad
jurídica y, por tanto, tenga capacidad para ejercer derechos y contraer obligaciones.
Ya sabes que el empresario individual es una persona física, por tanto, ya puede ejercer
derechos y contraer obligaciones, lo que significa que no debe realizar ningún trámite de
constitución especial.
Por el contrario, las sociedades que estudiaste en la unidad 3 son creaciones de los socios
para conseguir sus fines. Al no ser personas físicas no podrían actuar plenamente en el ámbito del
comercio (por ejemplo, firmando contratos, facturando, concertando un préstamo…). Para que
puedan realizar estas actividades nuestra normativa les reconoce la personalidad jurídica, pero
para obtenerla deben cumplir una serie de trámites de constitución. Hasta que la sociedad no
realice esos trámites no podrá tener personalidad jurídica y no podrá realizar los trámites de
puesta en marcha. Veremos estos trámites en los siguientes epígrafes de la unidad.
Los trámites de puesta en marcha son numerosos y dependen del tipo de empresa que
hayamos constituido: existen trámites que deben realizarse en Hacienda (son los trámites
fiscales), en la Seguridad Social (son los trámites laborales), en el Ayuntamiento (solicitudes de
licencias) y otros que dependen del tipo de actividad que desarrollemos.
A la hora de cumplimentar los diversos trámites es muy importante tener en cuenta los
plazos de presentación. Además los documentos deben presentarse y cumplimentarse de forma
clara, ordenada y con la máxima pulcritud.
 1.2.- Trámites generales para la puesta en marcha de la
empresa.
Como ya sabes, el empresario individual no necesita realizar ningún trámite específico de
constitución. En cambio, si debe realizar una serie de trámites para la puesta en marcha de la
empresa. Estos trámites son de carácter general y deben cumplirse también por las Comunidades
de bienes, las Sociedades civiles y las Sociedades mercantiles.
Trámites de puesta en marcha de la empresa
Empresario Trámites ante la Agencia Alta en el censo.
individual Tributaria Alta en el IAE.
Comunidades de Trámites ante la Tesorería Inscripción de la empresa en la
bienes Sociedades Provincial de la Seguridad Seguridad Social.
civiles Sociedades Social Alta en el Régimen especial de
mercantiles Trabajadores Autónomos.
Alta de los trabajadores, si los
hubiere.
Inspección Provincial de Adquisición y sellado del libro de
Trabajo visitas.
Trámites ante el Solicitud de licencia de obras.
Ayuntamiento Solicitud de licencia de apertura.
Consejerías de Trabajo de las Comunicación de la apertura del
Comunidades Autónomas centro de trabajo.
En el caso concreto del empresario individual, los trámites son mínimos, aunque la
complejidad aumenta si toma la decisión de contratar a trabajadores asalariados.
En la siguiente presentación puedes comprobar cuáles son los trámites concretos que debe
cumplir una empresa individual para su puesta en marcha. En los siguientes epígrafes conocerás
en profundidad cada uno de ellos.
1.3.- El alta en el censo de empresarios.
Cuando quieras empezar una actividad empresarial deberás comunicar a la Administración
el tipo de actividad de que se trata así como el comienzo, la modificación o el cese de la misma.
Con este trámite estaremos informando sobre las características de nuestra actividad, las
características del local donde ejerceremos la actividad y sobre la modalidad de tributos que
elegimos para nuestra empresa.
 ¿Dónde debes realizar este trámite? En la oficina de la Agencia Tributaria
correspondiente a tu domicilio fiscal.
 ¿En qué plazo? Antes del inicio de la actividad.
 ¿Quiénes están obligados a hacerlo? Empresarios individuales, sociedades y
profesionales.
 ¿Qué documentación debe aportarse? El impreso modelo 036 para sociedades ó 037 si la
empresa es individual.
 1.4.- El alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE).
Si ya has tramitado el alta en el censo de empresarios, el siguiente paso que debes dar es el
alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE).
 ¿Qué es el IAE? El IAE es un impuesto local que afecta a todas aquellas personas que
inicien una actividad empresarial, profesional o artística. Desde el 1 de enero de 2003, las
empresas cuya cifra de negocios anual sea inferior a 1.000.000 de euros están exentas del pago
del impuesto. Sin embargo, el alta sigue siendo obligatoria para todas las empresas. También
están exentas las empresas de nueva creación durante los dos primeros ejercicios.
 ¿Dónde tienes que tramitar el alta? Tendrás que darte de alta en el IAE en la oficina de la
Agencia Tributaria de la localidad donde se encuentre el local de tu negocio (deberás declarar el
número de metros cuadrados del mismo). También es posible darte de alta en tu propio domicilio
si careces de local. Algunos Ayuntamientos y Diputaciones también son competentes para realizar
este trámite.
 ¿Cómo se tramita? Cuando realices el alta en el IAE deberás seleccionar uno o varios
epígrafes. El epígrafe indica la actividad o actividades que realizarás como futuro empresario.
 ¿En qué plazo? Diez días antes del inicio de la actividad. Una vez que realices este trámite
dispondrás de treinta días para presentar el alta de autónomo en la Tesorería de la Seguridad
Social.
 ¿Quiénes están obligados a hacerlo? Empresarios individuales, sociedades y
profesionales.
 Documentación a aportar: Necesitarás el impreso oficial modelo 840, el alta en el censo
de empresarios y el NIF.
1.5.- Alta en el régimen especial de trabajadores autónomos.
Ya sabes que el trabajador autónomo es aquel que realiza de forma habitual, personal y
directa una actividad económica, sin sujeción a contrato de trabajo. Estos trabajadores están
obligados a cotizar a la Seguridad Social desde el primer día del mes en el que inician su actividad.
Las cantidades que el trabajador debe ingresar se denominan cuotas, y se calculan
aplicando un porcentaje o tipo a las bases de cotización. El trabajador deberá elegir su base de
cotización entre la mínima y la máxima que le corresponda.
El modelo o formulario que deberás utilizar para darte de alta como trabajador autónomo
es el TA.0521
 ¿Quién es el responsable de la cotización? El responsable del ingreso de las cuotas es el
trabajador autónomo, que debe realizar dicho ingreso mensualmente.
 ¿Dónde se ingresan las cuotas de cotización? En cualquier banco o caja de ahorros que
esté autorizada para actuar como Oficina Recaudadora de la Seguridad Social. Para ello, se debe
presentar un documento denominado Boletín de Cotización TC1-50. El pago de las cuotas se
puede domiciliar en una entidad financiera. Es importante saber que el ingreso de las cuotas fuera
de plazo genera recargos sobre la deuda e intereses de demora.
Como podrás comprobar en el siguiente epígrafe de la unidad, la Seguridad Social intenta
facilitar los trámites al trabajador autónomo y, para ello, pone a su disposición un sistema de
envío de los boletines de cotización a través de Internet.
1.6.- El Sistema RED.
Como podrás imaginar, las Administraciones Públicas, no pueden quedarse al margen de los
avances en las nuevas tecnologías de la información y la comunicación. El Sistema RED (Remisión
Electrónica de Documentos) es un servicio que ofrece la Seguridad Social a las empresas y
profesionales y cuyo objeto es permitir el intercambio de información y de documentación a
través de medios telemáticos.
Desde el 1 de enero de 2011, es obligatorio para las empresas incorporarse al sistema RED,
con lo cual, desaparecen los boletines de cotización en papel. El sistema RED se utiliza en los
siguientes ámbitos:
  Cotización a la Seguridad Social y pago de cuotas mediante cargo en cuenta bancaria.
 Afiliación de trabajadores a la Seguridad Social.
 Partes de Incapacidad Temporal de los Trabajadores.
Existen dos modalidades de transmisión de la información y de los documentos:
 RED Internet: permite a cualquier empresa cumplir con sus obligaciones de presentar
documentos a la Seguridad Social a través de Internet. Para utilizar este sistema, la empresa debe
tener adaptado su programa informático de gestión de nóminas. Este sistema permite trabajar
online (a través de la página web de la Seguridad Social) o mediante remesas (envío de ficheros).
 RED Directa: permite a las empresas de hasta 15 trabajadores cumplir sus obligaciones
con la Seguridad Social exclusivamente de forma online a través de la página web de esta entidad,
sin necesidad de disponer de un programa informático de gestión de nóminas.
1.7.- Inscripción de la empresa en la Seguridad Social.
Ya sabes que si tu empresa no necesita contratar trabajadores te bastará con darte de alta
en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos. Pero si tu empresa va a necesitar empleados,
deberás inscribirla en la Seguridad Social.
Con la inscripción, la Tesorería General de la Seguridad Social te asignará un número para
identificarte y controlar tus obligaciones con el Sistema de la Seguridad Social. Este número se
denomina Código de Cuenta de Cotización. Debes solicitar un código en cada una de las
provincias donde pienses ejercer tu actividad empresarial. Con el modelo de solicitud deberás
optar por la entidad con la que quieres cubrir el riesgo de accidente de trabajo y enfermedad
profesional: Puedes escoger el INSS o una Mutua de AT/EP.
 ¿Dónde debes solicitar la inscripción? En la Tesorería de la Seguridad Social más próxima
a tu domicilio.
 ¿Qué documentación necesitarás? Los documentos que deberás aportar dependen de si
eres un empresario individual o una sociedad.
1. Empresario individual:
Modelo oficial de solicitud (Modelo TA.6).
NIF o CIF del titular de la empresa.
2. Sociedades:
Modelo oficial de solicitud.
NIF o CIF del titular de la empresa.
Escritura de constitución de la sociedad o certificado del Registro en el que deban
inscribirse.
Fotocopia del NIF de quien firma la solicitud.
Documento que acredite los poderes del firmante si no están especificados en la escritura.
Es posible que más adelante necesites darte de baja o modificar los datos que has aportado
en el momento de la inscripción. Para ello, utilizarás el modelo TA.7.
1.8.- Afiliación de los trabajadores.
Cuando contrates a un trabajador debes afiliarlo a la Seguridad Social, si es la primera vez
que trabaja. Afiliar a un trabajador en la Seguridad Social no es otra cosa que inscribirlo por vez
primera en el Sistema de Seguridad Social español.
Al afiliar a tus trabajadores, la Tesorería de la Seguridad Social asignará un número único y
vitalicio a cada uno de ellos. La solicitud de afiliación y número de la Seguridad Social se efectúa
con el modelo TA.1. Es un trámite que se realiza una sola vez en la vida del trabajador.
Si el empresario no cumple con su obligación de afiliar a los trabajadores a su cargo, puede
hacerlo de oficio la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. También puede solicitar la afiliación
el propio trabajador.
 ¿Dónde puedes realizar la afiliación? En la Dirección Provincial de la Tesorería General de
la Seguridad Social correspondiente al domicilio de la empresa en la que presta sus servicios el
trabajador.
  ¿Cuándo debes realizar este trámite? Antes de que el trabajador comience a prestar sus
servicios en la empresa.
1.9.- Alta de los Trabajadores en el Régimen de la Seguridad
Social.
Como sabes, es el empresario el obligado a dar de alta en la Seguridad Social al trabajador
que ha contratado. Esta obligación de cotizar nace cuando el trabajador comienza su prestación
laboral y se mantiene incluso cuando el trabajador se encuentre en situación de incapacidad
temporal, riesgo durante el embarazo, riesgo durante la lactancia, descanso por maternidad y
paternidad y durante los periodos de prueba de los contratos.
La obligación de cotizar por el trabajador finaliza cuando termine la prestación de trabajo.
El empresario debe comunicarlo mediante un parte de baja dentro de los seis días siguientes al
fin del contrato. Si el parte de baja no se presenta, la obligación de cotizar se mantiene hasta que
la Tesorería de la Seguridad Social conozca el cese del trabajador.
Recuerda que la afiliación del trabajador se realiza una sola vez (con su primer contrato de
trabajo), mientras que el alta se produce cada vez que se inicia una relación laboral con la
empresa.
Si el empresario incumple su obligación de dar de alta al trabajador, éste puede solicitar su
alta en la Tesorería. También puede efectuarse el alta de oficio por la Seguridad Social, si tiene
conocimiento del incumplimiento de esta obligación, ya sea por la actuación de la Inspección de
Trabajo o por cualquier otro medio.
 ¿Qué plazo hay para efectuar el alta? La solicitud de alta debe presentarse con
anterioridad al inicio de la prestación de trabajo, pero nunca con más de sesenta días naturales
de antelación.
 ¿Qué modelo o formulario se necesita? El modelo es el TA.2/S de solicitud de alta, baja o
variación de datos del trabajador por cuenta ajena.
 ¿Dónde se realiza este trámite? Se realiza en la Tesorería General de la Seguridad Social,
aunque ya sabes que el sistema RED facilita la remisión telemática de las altas de trabajadores.
1.10.- Comunicación de la apertura del centro de trabajo.
Una vez que has decidido el inicio de tu actividad empresarial deberás comunicar la
apertura de tu empresa a la Administración laboral competente con la finalidad de que ésta
pueda comprobar las condiciones de seguridad y salud laboral. En nuestro país, este trámite se
realiza ante las Consejerías de Trabajo de las distintas Comunidades Autónomas o ante la
Dirección Provincial del Ministerio de Empleo en el caso de las ciudades autónomas de Ceuta y
Melilla.
La persona obligada a efectuar este trámite es el empresario individual o el representante
legal, en el caso de las Sociedades.
 ¿Qué documentación es necesario aportar? El formulario oficial que se facilita en el
organismo público.
 ¿Dónde se realiza el trámite? En las Consejerías de Trabajo de las distintas Comunidades
Autónomas o ante la Dirección Provincial del Ministerio de Empleo (Ceuta y Melilla).
 ¿En qué plazo? La comunicación de la apertura se realizará dentro de los treinta días
siguientes a la apertura del centro de trabajo o después de reanudar la actividad empresarial, en
el caso de que se hayan realizado ampliaciones o transformaciones del lugar de trabajo.
1.11.- Adquisición y legalización del libro de visitas.
Tu empresa, como cualquier otra, está obligada a tener un Libro de Visitas a disposición de
los funcionarios pertenecientes a la Inspección de Trabajo.
El jefe de la Inspección Provincial de Trabajo certificará el libro y recogerá los datos de la
empresa. Además sellará el libro en todos sus folios. Cuando un Inspector de Trabajo visite la
empresa, pedirá el libro de visitas y cumplimentará el mismo por duplicado, quedándose con una
copia para la Inspección Provincial.
Existe un modelo oficial de Libro de Visitas, aunque podrás solicitar la sustitución de la
obligación de disponer del libro en la empresa por el alta en la aplicación informática del Libro de
Visitas Electrónico. Sólo es necesario acreditar que dispones en tu empresa de un ordenador
personal con dispositivo de lector de tarjetas inteligentes y con acceso habilitado, a través de
Internet a la aplicación del LVe.
Una vez que el Libro de Visitas se ha agotado, las empresas tienen la obligación de
conservar el mismo durante un plazo mínimo de cinco años a partir de la fecha de la última
anotación.
Es importante que sepas que si el Inspector de trabajo visita tu empresa y no dispones del
Libro de Visitas, no lo presentas ante este funcionario o no lo has conservado durante el plazo
establecido, esta actuación será considerada como infracción laboral.
1.12.- La solicitud de Licencia de Obras.
En este epígrafe de la unidad conocerás los trámites de carácter local que debes realizar si
quieres crear una empresa.
Si has comprado o alquilado un local para tu empresa, es muy probable que necesites hacer
obras o reformas para poder desarrollar tu actividad. En este caso necesitarás solicitar una
licencia de obras en tu Ayuntamiento. Esta licencia es un permiso necesario para poder realizar
obras en cualquier tipo de local, nave o edificio en tu término municipal.
 ¿Quién puede solicitar la licencia? Cualquier persona física o jurídica que se proponga
realizar una obra en su empresa.
 ¿En qué plazo deben iniciarse las obras? Una vez que hayas obtenido tu licencia,
dispondrás de un plazo de seis meses para iniciar las obras.
 ¿Dónde se solicita? En el Área o Departamento de Urbanismo de tu Ayuntamiento.
 ¿Cuántos tipos de licencias de obras existen? Podrás solicitar dos tipos de licencia de
obras:
o Licencia para obras menores o de pequeña entidad. Son aquellas obras necesarias
para acondicionar los locales y no necesitan la intervención de un facultativo titulado (por
ejemplo, un arquitecto):
 Obras interiores en los edificios que no afecten a elementos estructurales de los
mismos (vigas, muros, etc.)
 Obras en el exterior de los edificios que no impliquen aumento de las dimensiones
de los huecos de fachada ya existentes, ni afecten a elementos estructurales (marquesinas,
balcones, etc.)
 Repaso o reparación de los elementos no estructurales del edificio.
o Licencia para obras mayores. Para obras no comprendidas en el apartado anterior y
cuya ejecución tiene que realizarse con la intervención de un facultativo titulado.
 ¿Qué modelo o formulario tengo que utilizar? Debes preguntar en tu Ayuntamiento, ya
que todos disponen de algún modelo oficial que podrán facilitarte.
1.13.- La solicitud de licencia de apertura.
Una vez que has decidido la ubicación de tu empresa, deberás contar con una licencia de
apertura del establecimiento, que no es más que un documento que acredita que tu local cuenta
con las condiciones de habitabilidad y uso adecuadas al tipo de actividad que tú quieres
desarrollar. Este trámite trata de asegurar que tu actividad empresarial no causará molestias a
terceros, como vecinos o transeúntes.
Todos los locales deben tener esta licencia, salvo las actividades profesionales o artesanales
o artísticas que realices en tu propia vivienda, siempre y cuando no vendas directamente al
público ni causes molestias a los vecinos.
  ¿Dónde se solicita la licencia de apertura? Debes solicitarla en tu Ayuntamiento. Allí te
facilitarán el impreso de solicitud.
 ¿Cuánto tardarán en dar la licencia? El plazo dependerá del volumen de trabajo en el
Ayuntamiento. Muchos emprendedores intentan buscar locales que ya contaran previamente con
la licencia, para disminuir el tiempo de espera. En estos casos, si la actuación en el local se reduce
a adecentar el mismo y adecuarlo a la nueva actividad (sin modificar la estructura ni la fachada),
se exige una comunicación previa de apertura o cambio de actividad. En este caso también
tendrás que presentar el impreso y abonar la tarifa que cobre tu Ayuntamiento, pero podrás
comenzar tu actividad sin tener que esperar a la respuesta municipal.
 ¿Qué documentación habrá que aportar? Si la actividad se considera inocua (no molesta)
los requisitos son más sencillos, pero si tu actividad se califica como molesta, insalubre, nociva o
peligrosa los trámites se complicarán y te pedirán un proyecto técnico de las instalaciones que
esté firmado por un técnico competente. Las actividades molestas son aquellas que pueden
emitir ruidos, vibraciones, gases o polvo. En este caso necesitarás la autorización de la comunidad
de propietarios. Las actividades insalubres son aquellas que pueden generar sustancias
perjudiciales para la salud. Las actividades peligrosas son aquellas relacionadas con productos
explosivos, combustibles o radiactivos. Si vas a dedicarte a una actividad insalubre o peligrosa
debes saber que estas actividades se realizan sólo en suelo industrial. Finalmente, se consideran
actividades nocivas aquellas pueden dañar la riqueza agrícola, forestal, o pecuaria.
Como ya sabes, la licencia de apertura tiene un coste para el emprendedor, así que es
conveniente realizar una consulta previa en tu Ayuntamiento para conocer la posibilidad de
obtener dicho permiso para tu local. Así evitarás sorpresas.
1.14.- Trámites ante el Servicio Público de Empleo Estatal
(SPEE).
Seguro que muy cerca de tu domicilio tienes una oficina del Servicio Público de Empleo
Estatal (SPEE) que aún sigue siendo conocido popularmente como INEM. Pero ¿cómo puede
ayudarte el SPEE en los trámites para poner en marcha tu empresa?
El SPEE realiza una doble función en relación a la posible contratación de trabajadores por
parte de tu empresa:
 La vigilancia de que los contratos se ajusten a los modelos oficiales y sean legalmente
válidos.
 Pone en contacto a tu empresa con los trabajadores desempleados, en caso de que los
solicites.
En cuanto a la primera función, tu empresa tiene la obligación de entregar en el SPEE una
copia de los contratos formalizados que deban celebrarse por escrito. Para ello dispones de un
plazo de 10 días desde su formalización.
En cuanto a la segunda función, tu empresa puede acudir al SPEE para solicitar trabajadores
para cubrir los puestos de trabajo que necesites. Aunque debes tener en cuenta que esta función
viene siendo asumida por organismos públicos dependientes de las Comunidades Autónomas: así,
por ejemplo, en Andalucía es el SAE (Servicio Andaluz de Empleo) el organismo encargado de
conectar a empresas y trabajadores.
En caso de que vayas a necesitar la contratación de trabajadores, deberás comunicar tus
necesidades a la oficina de empleo, indicando las características del puesto, los requisitos que
deben cumplir los candidatos, el tipo de contrato que vas a realizar, la forma, el lugar y la fecha
del proceso de selección.
La Oficina de Empleo te enviará una preselección de candidatos para que procedas a
entrevistarlos.
1.15.- Trámites de constitución de la empresa.
 Ya conoces todos los trámites de puesta en marcha para tu empresa, pero recuerda que si
tu idea es crear una sociedad, deberás realizar una serie de actuaciones para que pueda adquirir
personalidad jurídica.
En el siguiente gráfico puedes ver los distintos trámites de constitución y los tipos de
empresas que deben realizarlos, en función de su forma jurídica. (ver reverso)
Uno de los puntos débiles que suele tener el emprendedor es su absoluto desconocimiento
del "papeleo" que conlleva la creación de la empresa. Para ayudarle, en todas las Comunidades
Autónomas existen oficinas que asesoran de forma gratuita sobre los pasos a seguir para poner en
marcha la idea de negocio. Pero también existen lugares que no sólo informan, sino que también
recogen la documentación y la tramitan. Los más útiles son las Ventanillas Únicas Empresariales
(VUE) y los Puntos de Asesoramiento e Inicio de Tramitación (PAIT).
Los PAIT asesoran y tramitan la documentación necesaria para crear una Sociedad
Limitada, una Sociedad Limitada Nueva Empresa o una empresa individual. El procedimiento es
telemático y el emprendedor sólo tiene que ir presencialmente al PAIT y al notario, evitándose
todos los demás desplazamientos. El técnico del PAIT cumplimentará el DUE (Documento Único
Electrónico) y concertará una cita con el notario. Una vez cumplimentado este documento, se
inicia la tramitación telemática.
En resumen los pasos a realizar y por este orden serían:
 Ir al PAIT para rellenar el DUE y concertar cita con el notario.
 Ingresar en una cuenta bancaria el capital social.
 Ir a la notaría con el justificante del ingreso bancario y recoger la escritura.
 El CIF definitivo lo enviarán a nuestro domicilio.
La Ventanilla Única Empresarial es un programa impulsado por las Administraciones
Públicas y las Cámaras de Comercio. En la VUE se le presta ayuda al emprendedor con su proyecto
empresarial (información y asesoramiento sobre formas jurídicas, subvenciones, requisitos y
trámites y medios de financiación). Se puede acceder a este servicio vía Internet, a través de la
Ventanilla Única Empresarial Virtual.
En la VUE también se ofrece la tramitación integral del proceso administrativo de creación
de una empresa: el emprendedor puede realizar todos los trámites de puesta en marcha en un
único espacio físico, sin tener que acudir al Ayuntamiento, Agencia Tributaria, Tesorería de la
Seguridad Social...
1.16.- La Certificación negativa de nombre.
Si tu empresa va a ser una persona jurídica o sociedad, debes saber que no puede llevar el
mismo nombre que otra que ya exista. Es necesario que compruebes que el nombre que te gusta
está disponible y que ninguna otra empresa lo esté utilizando. Para ello tendrás que realizar una
solicitud de Certificación Negativa de Denominación Social al Registro Mercantil Central.
Existen tres formas de solicitar la certificación:
 Directamente en las oficinas del Registro en Madrid.
 Por correo: Registro mercantil Central. Sección de Denominaciones. C/ Príncipe Vergara
94, 28006, Madrid.
 Por vía telemática, rellenando el formulario en la web del Registro Mercantil Central.
Como puedes ver en la imagen anterior, puedes solicitar hasta tres denominaciones, y el
Registro te concederá la primera que se encuentre disponible. En este caso, se te expedirá un
certificado negativo que acredita que no existe otra empresa con el mismo nombre. El certificado
tiene validez durante dos meses (si tu empresa es una cooperativa, la validez alcanza los cuatro
meses). El nombre que el registro te ha concedido se reserva para tu empresa durante quince
meses.
Debes tener en cuenta:
 La denominación que vayas a solicitar tiene que estar formada por letras del alfabeto de
cualquiera de las lenguas oficiales españolas.
 Si quieres incluir números deben ser en guarismos árabes o números romanos.
  No puede incluirse el nombre de una persona física o jurídica sin su autorización. Por
ejemplo, no puedes utilizar la denominación Cristiano Ronaldo, S.A. sin su autorización.
 A la denominación debe acompañar la forma social de la empresa. Por ejemplo: S.L.
 No puedes utilizar expresiones semejantes fonéticamente a nombres de empresas ya
existentes. Por ejemplo, no podrías utilizar Karrefur, por su semejanza fonética con otra empresa
ya existente.
 La denominación no puede estar formada exclusivamente por el nombre de España, sus
Comunidades Autónomas, Provincias, Municipios o sus Organismos. Por ejemplo, no puedes
utilizar la denominación Sevilla, S.L. pero sí puedes emplear Saneamientos Sevilla S.L.
1.17.- Elaboración de los estatutos y otorgamiento de
escritura pública ante un Notario.
Si la empresa que quieres crear tiene la forma jurídica de sociedad, deberás formalizar la
escritura pública y los estatutos ante un notario. En unidades anteriores has estudiado que los
estatutos son las normas que van a regir la sociedad (nombre, objeto social, capital social,
domicilio social, régimen de participación de cada socio…). Una vez que los estatutos están
redactados deberás pasar por el notario para firmar la escritura de constitución de la sociedad, ya
que sin ella no podrás inscribir tu sociedad en el Registro Mercantil. Para ello, como socio
fundador deberás presentar ante el notario los siguientes documentos:
 Certificación negativa de denominación social.
 NIF de todos los socios fundadores.
 Certificado de haber ingresado en el banco el importe del capital social necesario.
 Los estatutos de la sociedad, que contienen las reglas del funcionamiento de la misma.
 Datos relativos a la sociedad, como el domicilio o la identificación de los administradores.
El notario dará fe de que todos los documentos que le has aportado son conformes a las
leyes. Puedes escoger el notario que quieras, excepto si optas por la tramitación telemática: en
este caso tendrás que buscar una notaría que cuente con la tecnología adecuada para realizar
dicho trámite.
Recuerda que el coste de este trámite es el mismo en todas las notarías, ya que los
aranceles notariales están fijados por el Gobierno mediante Real Decreto.
1.18.- Pago del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y
Actos Jurídicos Documentados.
Ya conoces, por las anteriores unidades, que para constituir algunas sociedades es
necesario aportar un capital social mínimo: así, para constituir una Sociedad Limitada debes
aportar un mínimo de 3005,06 €. El ingreso de esta cantidad en una cuenta bancaria implica que
también debemos liquidar un impuesto denominado ITPAJD (Impuesto de Transmisiones
Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados).
Debes pagar este impuesto en el momento de constituir la sociedad, pero también cuando
se produzca una ampliación o disminución de capital y en los casos de fusión o disolución de la
sociedad. También deben liquidar el impuesto los socios que realicen aportaciones para reponer
pérdidas de la sociedad.
 ¿Dónde debes liquidar el impuesto? En las oficinas de la Consejería de Hacienda de la
Comunidad Autónoma donde se encuentre domiciliada tu sociedad.
 ¿Qué documentación debes aportar?
o Impreso modelo 600, que te facilitarán en la Consejería.
o Primera copia y copia de la escritura de constitución de la sociedad.
o NIF del representante legal de la empresa y de la sociedad.
 ¿De qué plazo dispones para realizar la liquidación? El plazo es de 30 días hábiles
contados a partir del otorgamiento de la escritura pública ante el notario. Si tu empresa es una
Sociedad Limitada Nueva Empresa puedes optar por el aplazamiento de un año.
 1.19.- Solicitud del NIF.
En epígrafes anteriores has estudiado que el empresario individual puede cumplir sus
obligaciones fiscales con el número de identificación fiscal. Las personas jurídicas también tienen
la obligación de identificarse a efectos fiscales: para que una sociedad pueda cumplir sus
obligaciones con Hacienda debe contar con un número de identificación fiscal (NIF).
Aquí se describen los requisitos para realizar la solicitud:
 ¿Dónde puede solicitarse el NIF? Al igual que las personas físicas, las personas jurídicas
deben acudir a la oficina de la Agencia Tributaria.
 ¿Qué documentación debes aportar? La Agencia Tributaria te facilitará una tarjeta
provisional del NIF que tendrá una validez de seis meses. Para obtenerla deberás aportar:
o Impreso modelo 036.
o Fotocopia de la Escritura de constitución de la sociedad.
o Fotocopia del DNI del firmante de la solicitud.
Cuando hayan transcurrido los seis meses, podrás recoger tu tarjeta definitiva aportando:
o Resguardo del modelo 036.
o Original de la primera copia de la escritura de constitución.
o Fotocopia de la hoja de inscripción en el Registro Mercantil (este trámite lo
conocerás en el siguiente epígrafe).
 ¿De qué plazo dispones? De treinta días naturales siguientes a la constitución de la
sociedad.
El formato del NIF consiste en una letra, según la forma jurídica de la empresa, siete
números y un dígito de control. La letra, como ya sabes, depende de la forma jurídica:
Significado de la letra del NIF
Letra Forma jurídica
A Sociedades Anónimas.
B Sociedades limitadas.
C Sociedades colectivas.
D Sociedades Comanditarias.
E Comunidades de bienes y herencias yacentes.
F Sociedades cooperativas.
G Asociaciones.
H Comunidades de propietarios en régimen de propiedad horizontal.
J Sociedades civiles.
P Corporaciones locales.
Q Organismos públicos.
R Congregaciones e instituciones religiosas.
S Órganos de la Administración del Estado y Comunidades Autónomas.
U Uniones temporales de empresas.
V Otros tipos no definidos en el resto de claves.
N Entidades extranjeras.
W Establecimientos permanentes de entidades No residentes en España.
1.20.- Inscripción de la empresa en el Registro Mercantil.
Una vez que ya cuentas con la escritura de constitución de tu sociedad, puedes proceder a
inscribirla en el Registro Mercantil. Cuando la sociedad se inscribe, adquiere plenamente la
personalidad jurídica y tu empresa podrá ejercer sus derechos y obligaciones, como si fuera una
persona física: podrás operar en el tráfico mercantil, emitir facturas, solicitar créditos…
Ten en cuenta que, una vez obtenida la personalidad jurídica, los trámites los realizará la
sociedad en nombre propio y no en nombre de los socios que la forman.
¿Qué documentación deberás aportar?
  La escritura pública de constitución de la sociedad.
 Fotocopia del NIF.
 Liquidación del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales. Modelo 600 cumplimentado.
Todas las sociedades se inscriben en el Registro Mercantil, a excepción de las sociedades
cooperativas, que deben hacerlo en el Registro de Sociedades Cooperativas del Ministerio de
Empleo o en el Registro de Cooperativas de tu Comunidad Autónoma.
Recuerda que es importante que realices los trámites por orden, así evitarás colas
innecesarias y la consiguiente pérdida de tiempo.
1.21.- Inscripción en Registros Especiales.
Ya sabes que todas las sociedades deben inscribirse en el Registro Mercantil (salvo las
cooperativas). Pero existe otro trámite de inscripción para las Sociedades Mercantiles Especiales:
 Las Sociedades Cooperativas deben inscribirse en el Registro de Sociedades Cooperativas
del Ministerio de Empleo o de la Comunidad Autónoma.
 Las Sociedades Laborales deben inscribirse en el Registro de Sociedades Laborales del
Ministerio de Empleo o el correspondiente de las Comunidades Autónomas.
 Las Sociedades de Capital Riesgo deben inscribirse en el Registro Administrativo de la
Comisión Nacional del Mercado de Valores.
 Las Sociedades de Garantía Recíproca se inscriben en el Registro de la Dirección General
del Tesoro y Política Financiera del Ministerio de Economía y Hacienda y en el Registro Especial
del Banco de España.
 Las Agrupaciones de Interés Económico y Uniones Temporales de Empresas se inscriben
en el Registro Especial de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
2.- Los trámites específicos.
Seguro que sabes que determinadas empresas necesitan autorizaciones especiales para
empezar a funcionar. En el epígrafe anterior has visto pormenorizadamente los trámites de
carácter general, pero existen otros de carácter específico que vienen determinados por la
actividad que vaya a desarrollar la nueva empresa.
Estos trámites son muy numerosos, así que lo más aconsejable es que una vez que sepas
que tu sector de actividad tiene una normativa específica, te informes adecuadamente en los
órganos competentes. A continuación tienes un resumen de los principales trámites específicos y
del lugar adecuado donde puedes informarte y gestionarlos.
En España se tarda una media de 47 días en completar los trámites para iniciar una
actividad empresarial (el doble que la media europea). Si optas por crear una SLNE, la tramitación
telemática puede permitirte reducir esta espera a sólo 48 horas.
2.1.- Trámites específicos de las empresas industriales:
Autorizaciones y registros.
Debido a la actividad que realizan, determinadas empresas del sector industrial necesitan
autorizaciones específicas que deben tramitar en la Administración competente. Aquí tienes una
tabla que indica la gestión concreta que necesitan y el lugar a dónde deben dirigirse para
obtenerla.
 Trámites específicos para empresas industriales
Sector de actividad Trámite Lugar
Establecimientos industriales Autorización de instalaciones Consejerías de Industria de las
e inscripción en el Registro CCAA.
de establecimientos
industriales.
Industrias y establecimientos Autorización sanitaria e Consejerías de Salud de las
alimentarios inscripción en el Registro CCAA
General Sanitario de
Alimentos (existen registros
específicos para ciertas
actividades).
Fabricación de productos Autorización. Ministerio de Sanidad y
cosméticos y plantas Consumo Dirección General
medicinales de Farmacia y Productos
Sanitarios Agencia Española
de Medicamentos y Productos
Sanitarios.
Industrias y establecimientos Inscripción en el Registro de Consejerías de Agricultura o
dedicados a la Industrias agrarias. Medioambiente.
transformación de productos
agrarios
Artesanos Acreditación como maestro Consejerías de Industria de las
artesano/ Documento de CCAA.
calificación artesanal e
inscripción en el Registro de
empresas y talleres
artesanos.
Actividades de la Documento de calificación Consejerías de Industria de las
construcción, instalaciones empresarial. CCAA.
y/o reparaciones eléctricas,
sector madera y corcho, y
actividades de ingeniería y
consultoría
2.2.- Trámites específicos de las empresas de servicios.
Ya conoces los trámites singulares que deben realizar las empresas industriales. Pero la
Administración también exige el cumplimiento de trámites adicionales a determinadas empresas
del sector servicios. Si tu empresa realiza alguna de las siguientes actividades, debes dirigirte al
organismo competente para obtener la correspondiente autorización.
Trámites específicos para empresas de servicios
Sector de actividad Trámite Lugar
Empresas de restauración y alojamiento: Autorización de apertura Consejerías de
cafeterías, restaurantes, establecimientos e inscripción en el Turismo de las
hoteleros, albergues y campings. Empresas Registro de empresas y CCAA o Dirección
de turismo activo actividades turísticas. General de
Turismo.
Agencias de viajes Solicitud del título – Consejerías de
licencia. Turismo de las
CCAA o Dirección
General de
Turismo.
Guarderías infantiles Autorización. Consejerías de
Educación de las
CCAA.
Centros docentes privados, enseñanzas no Autorización. Consejerías de
universitarias, actividades artísticas Educación de las
CCAA.
Empresas de juego (fabricantes, Inscripción en el Registro Consejerías de
importadores, comerciantes y distribuidores especial del juego. Economía de las
de material de juego, así como empresas CCAA.
relacionadas con máquinas recreativas)
Loterías El establecimiento de Organización
una Administración de Nacional de
Lotería está supeditada Loterías y
al procedimiento del Apuestas del
Concurso público. Estado.
Estancos El establecimiento de un Comisionado para
estanco está supeditado el Mercado de
al procedimiento del Tabacos.
Concurso público.
Autoescuelas Autorización. Jefatura Provincial
de Tráfico.
Empresas relacionadas con los riesgos Acreditación ó Consejerías de
laborales (servicios de Autorización. Industria de las
prevención/formación/auditoría) CCAA.
Empresas de seguridad Registro. Dirección General
de la Policía.
Ministerio de
Interior.
Establecimientos residenciales para la tercera Autorización. Consejerías o
edad Áreas de Servicios
Sociales de las
CCAA.
Establecimientos y centros sanitarios Autorización y Registro. Consejerías de
Salud de las CCAA.
Establecimientos de tatuajes, micro- Autorización. Consejerías de
pigmentación y piercing Sanidad de las
CCAA.
Transporte de mercancías por carretera Autorización y Registro. Ministerio de
Fomento.
 3.- La inscripción del nombre comercial en la Oficina de
Patentes y Marcas.
Ya conoces, por epígrafes anteriores de esta unidad, que la denominación que has escogido
para tu sociedad debe estar inscrita en el Registro Mercantil. Pero una cosa es la denominación de
la sociedad y otra muy distinta el nombre comercial con el que quieres que tu empresa sea
conocida. A veces coincide, pero no tiene por qué.
Puedes evitar que el nombre comercial que has escogido para tu empresa sea utilizado por
otras registrándolo en la Oficina de Patentes y Marcas. El nombre comercial se concede por un
período de diez años y puede renovarse indefinidamente también por períodos de diez años.
Igualmente también puedes registrar una marca para evitar su uso por otras empresas.
Recuerda que la inscripción del nombre comercial no es obligatoria pero sí recomendable
por motivos de imagen y seguridad.
Se entiende por marca todo signo o denominación que sirve para poder distinguir en el
mercado tu producto o servicio.
Se entiende por nombre comercial la denominación que identifica a tu empresa y sirve
para diferenciarla de otras que se dediquen a actividades similares.
Una vez que has elegido tu marca conviene que solicites en la Oficina Española de Patentes
y Marcas un informe previo para asegurarte de que el signo está libre.
A la solicitud debe acompañar la siguiente documentación:
 Declaración de que se solicita una marca.
 Identificación y firma del solicitante.
 La denominación que se solicita o el diseño de la marca si fuera gráfica.
 Los productos o servicios a los que se aplicará.
4.- Los carnés profesionales.
Para poder ejercer como profesional en determinadas actividades sujetas a reglamentos de
seguridad industrial o minera, es necesario disponer de una cualificación que garantice que el
profesional tiene los conocimientos teóricos y prácticos necesarios para trabajar.
Pero, ¿cómo se acredita que poseemos dicha cualificación profesional? Existen distintas
vías:
 Superar un examen teórico-práctico en el organismo competente de tu Comunidad
Autónoma.
 Disponer de un título de Formación Profesional o de un Certificado de Profesionalidad
incluido en el Catálogo Nacional de Cualificaciones Profesionales que esté referido a la actividad
en cuestión.
 Disponer de un Título Universitario cuyo plan de estudios contemple las competencias a
desarrollar por el profesional.
 Tener reconocida una competencia profesional que se haya adquirido con la experiencia
laboral.
 Poseer una certificación otorgada por una entidad acreditada para certificar las materias
que necesita el profesional para desarrollar su trabajo.
Además, en los casos que detallaremos a continuación, el profesional debe acreditar ante la
Administración que posee la cualificación adecuada a su actividad. Para ello, dicha Administración
debe reconocer la capacidad del profesional mediante la emisión de un carné.
Para poder ejercer su actividad, determinados profesionales deben obtener el carné
profesional como requisito previo y obligatorio.
Se exigirá carné profesional para el ejercicio de las siguientes actividades:
 Instalaciones térmicas en los edificios.
 Operador de grúas torre.
 Operador de grúas móviles autopropulsadas.
 Maquinista y Palista minero.
  Instalador de fontanería.
Debes saber que la regulación de los carnés profesionales ha sufrido una reciente reforma,
de manera que determinadas actividades que antes requerían carné para su ejercicio, ahora ya no
lo necesitan.
No se exigirá carné profesional pero sí la superación de un examen que acredite la
cualificación profesional en las siguientes actividades:
 Instalador de gas.
 Instaladores y reparadores de productos petrolíferos líquidos.
 Operadores industriales de calderas.
 Instalador frigorista.
 Conservador-reparador frigorista.
No se exigirá carné profesional y no será necesario realizar ningún examen de
acreditación en las siguientes actividades:
 Instaladores electricistas de baja tensión.
 Instaladores electricistas de líneas de alta tensión.
5.- El Plan de Prevención de Riesgos Laborales.
Todas las empresas que vayan a contar con empleados deben realizar trámites relativos a la
Prevención de Riesgos Laborales. Seguro que eres consciente de la importancia de la prevención
de riesgos en las empresas y de la necesidad de que la prevención sea integral, entendiendo por
ello la obligación para el empresario de tener presente los riesgos laborales en todas las fases de
la actividad empresarial.
El empresario tiene la obligación de elaborar un Plan de Prevención de Riesgos Laborales,
que puede encargar a un técnico de prevención, y que evaluará los riesgos y tomará las medidas
necesarias para eliminarlos o reducirlos.
El Plan puede ser elaborado por el propio empresario, si tiene el título, o bien delegarlo en
un empleado o acudir a un servicio de prevención ajeno. Esta opción es la más adecuada para las
pequeñas empresas de reciente creación, ya que no pueden asumir el coste de tener personal
propio para esa función.
6.- La creación de empresas en Internet.
Seguro que conoces empresas que realizan su actividad exclusivamente desde la red.
Generalmente se tiene la idea de que es más sencillo crear una empresa virtual que una real. Las
empresas creadas en Internet tienen, en principio, menos gastos, como el de la sede social.
Sin embargo, no existen grandes diferencias entre las empresas en Internet y las empresas
constituidas en una sede física. Los emprendedores que ejercen una actividad económica están
sujetos a obligaciones formales y al pago de impuestos: da igual que ejerzan su actividad en
Internet o en el local de una céntrica calle comercial.
Si decides crear una empresa virtual debes asesorarte de los trámites de constitución y
puesta en marcha de tu empresa, exactamente igual que si creas una empresa con una sede
física.
Algunas ventajas que puede ofrecerte Internet:
 Internet puede ser un escaparate excelente para nuestros productos, tanto si decidimos
que sea nuestro único punto de venta como si decidimos que sea un complemento para nuestra
sede física.
 Internet te permitirá conocer mejor a tus competidores (puedes obtener información
sobre sus ofertas, decisiones de tus competidores o sus futuros proyectos).
 Puedes relacionarte con otras empresas o clientes de otros países sin necesidad de viajar
constantemente.
 Permite que tus clientes tengan información de última hora sobre tu empresa y potencia
el trato directo con ellos.
 Permite a tu empresa reducir costes y tiempo en transacciones bancarias.