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    Este documento describe varios documentos de gestión utilizados por las entidades estatales para organizar y regular su funcionamiento, incluyendo el Reglamento de Organización y Funciones, el Plan Estratégico Institucional, el Plan Operativo Institucional, el Cuadro de Asignación de Personal, el Presupuesto Analítico de Personal, el Manual de Organizaciones y Funciones, y el Texto Único de Procedimientos Administrativos. Cada documento tiene un propósito específico como definir la estructura organizacional, establecer objetivos y metas,

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    Documentos

    de Gestión
    Son instrumentos técnicos normativos que orientan la organización y el
    funcionamiento de las entidades estatales. Observemos el siguiente cuadro donde
    encontraremos todos los documentos de gestión según su utilidad.

    ▪ Reglamento de Organización y Funciones -ROF

    Se materializa en el organigrama donde se definen funciones y responsabilidades


    primero de la entidad en general, y luego de cada una de las áreas que componen
    su estructura. Es muy importante que toda entidad cuente con este documento
    para que funcione.

    ▪ Plan Estratégico Institucional - PEI

    Este documento tiene como fin dar especificidad a las funciones que la entidad
    pública posee, en objetivos y metas. Es importante tener en cuenta que estos
    planes no son rígidos, dependen del contexto y de factores externos que pueden
    afectar a las entidades.

    ▪ Plan Operativo Institucional – POI

    Es un documento de planificación a corto plazo. En este documento se definen las


    metas inmediatas y metas para el año a las que se deben l legar, a través de
    actividades y proyectos, para cumplir con el Plan estratégico institucional.
    ▪ Cuadro de Asignación de Personal – CAP
    En este documento se definen los puestos o cargos que existen en la entidad. Todos
    esos cargos están vinculados al ROF.

    Para acceder a un puesto o cargo, las entidades deben convocar a concurso


    público para seleccionar a su personal, y verificar que cumplan con los requisitos. Sin
    embargo, existen algunos cargos que no. Por ejemplo: La selección de los ministros o
    los denominados puestos de confianza, lo cual tiene un tope de 5% del personal.

    ▪ Presupuesto Analítico de Personal – PAP

    Es un documento complementario al CAP, donde se determina el presupuesto


    aprobado para pagar a las personas que ocupan puestos establecidos en el CAP.
    Evalúa solo costos en personal.

    ▪ Cuadro de Puesto de la Entidad – CPE


    Es un nuevo documento de gestión que consolida el contenido del CAP y el PAP en un
    solo documento. Se aplicará para las entidades que se vayan acogiendo al nuevo
    régimen de servicio civil.

    ▪ Manual de Organizaciones y Funciones – MOF

    Es un documento más detallado, de cada puesto establecido en el CAP. Señala las


    funciones y responsabilidades de cada puesto. Este documento sirve para verificar que
    todas las responsabilidades y funciones estén asignadas y se cumplan a cabalidad.
    ▪ Manual de Perfiles de Puestos – MPP
    Este es un documento, que con el nuevo régimen del servicio civil estará
    sustituyendo al MOF. Describe de manera estructurada los perfiles de puestos de
    una entidad, desarrollados a partir del ROF, CAP (o CPE).

    ▪ Manual de Gestión de Procesos y


    Procedimientos

    Describe los procesos que se realizan en una entidad. En un proceso intervienen


    diferentes sujetos y áreas. Este documento define en cada proceso o flujo,
    quiénes intervienen, los pasos o acciones que se realizan y a dónde se deriva.
    Este es un documento que todas las entidades deberían tener.

    ▪ Texto Único de Procedimientos


    Administrativos - TUPA

    Es un compendio o consolidado de los procedimientos administrativos que los


    ciudadanos pueden seguir ante una entidad. En el TUPA se hace referencia a los
    requisitos, plazos de resolución, autoridad, ante la que se inicia el trámite, el pago
    que se debe realizar y otras obligaciones que tienen sustento legal.

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