Caso Practico Unidad 3 Gerencia de Proyectos

CASO PRACTICO UNIDAD 3
BIBIANA MARIA SOTO HERRERA
CORPORACION UNIVERSITARIA DE AUSTURIAS

ADMINISTRACIÓN Y DIRECCIÓN DE EMPRESAS
GERENCIA DE PROYECTOS
COLOMBIA
2021
INTRODUCCIÓN
Se pretende conocer y determinar la importancia que tienen las OGP/PMO Oficina
de Gerencia de Proyectos/ Project Management Office para desarrollar los
proyectos de la compañía, es decir que su valioso aporte apoyado en distintos
aspectos como la investigación o la recopilación de información de proyectos
anteriores les permitirá tomar decisiones y caminos más sencillos con la obtención
de resultados óptimos con una inversión más ajustada a los presupuestos. Por lo
anterior se nos ha presentado un caso el cual se pretende desarrollar bajo los
parámetros establecidos en la gerencia de proyectos.
 Conocer cuál es la información que debemos tener clara a la hora de
empezar un proyecto
 Determinar estrategias certeras con el fin de cuidar los intereses de la
compañía y sus socios
 Comprender la importancia de otras áreas como complemento para llevar a
cabo un proyecto
 Involucrar áreas alternas y darles a conocer la importancia de su trabajo para
la obtención de metas establecidas
 Identificar algunos riesgos que se pueden presentar a la hora de empezar
 Mitigar los errores que se pueden cometer teniendo en cuenta las
experiencias pasadas
 Tener claridad de lo que se quiere y como se quiere hacer para obtener los
mejores resultados
 Atender la importancia del trabajo en equipo y la responsabilidad de inclusión
de las áreas en el proceso.
CASO PRÁCTICO UNIDAD 3
1. ¿Qué información mínima debería contener el acta de inicio de este
proyecto?
Existen varias cosas que debe contener un acta de inicio de proyectos, a

continuación, se relacionaran y se dará una explicación concreta de cada una de
las mismas, no sin antes recordar que todo proyecto debe plasmarse en documento
formal por escrito.
Información:
 Numero de Acta: Combinación alfanumérica que corresponde al proyecto, no

existen dos códigos iguales.
 Fecha: La de la generación del acta, esta es diferente a la fecha de inicio del
proyecto
 Nombre del Proyecto: Nombre del mismo y este debe ser inalterado durante
el desarrollo del mismo
 Propósito o justicacion del mismo Lo que se busca alcanzar a través del
proyecto.
 Objetivos del proyecto: Se deben determinar en términos medibles y que
faciliten el cierre del mismo
 Requisitos de alto nivel: De ser necesaria la participación de terceros se debe
especificar de quienes y para qué.
 Organizaciones involucradas y sus funciones: Especialmente muy útil
cuando son más de dos entidades las participantes
 Alcance del proyecto: Este debe ser muy realista y también debe fijar
aquellos elementos que se salen del alcance
 Criterios de terminación, garantía y soporte: Claridad frente a dudas después
de finalizado el proyecto, debo dar parte de garantía
 Responsables del proyecto y responsabilidades asociadas: Detallar con
claridad los participantes y nivel de responsabilidad, esto da tranquilidad a
las partes interesadas
 Equipo de trabajo: El mismo debe dar un soporte adecuando y debe ser
constituido por personas específicas y preparadas para desarrollar el mismo.
 Recursos materiales previstos: Detalle de los costos
 Plazo de tiempo del proyecto: Indispensable conocer tiempo de inicio y de
finalización
 Presupuesto resumido del proyecto: Deben ir en pro del presupuesto
designado para el mismo este debe ir desglosado.
 Observaciones: Puntualidades del trabajo a desarrollarse
 Aceptación: Espacio para la firma o de aprobación
2. Identifique a los stakeholders de su proyecto.
Es necesario tener en cuenta que existen dos tipos de Stakeholders los primarios y
los secundarios, sin embargo, para nuestro caso de transición van a existir dos tipos
de Stakeholders y son los socios y los clientes, quienes finalmente son los que van
a recepcionar de forma positiva o negativa los cambios que se van a realizar.
Las partes interesas en este caso los socios y la alta dirección conocen de
antemano que se desea hacer un proceso transición del cambio hacia una PMO y
esto conlleva unos riesgos, sin embargo, también saben que si se lleva con éxito el
mismo ellos se beneficiarían de mejores procesos, tiempos y costos. Por otra parte,
tenemos a los clientes quienes pueden ser impactados de forma positiva o negativa
con los cambios que se van a generar. Lo ideal es que para esta clase de
movimientos se mitiguen los traumas generados por los cambios. Pero recordemos
que los mismos son importantes en las organizaciones de lo contrario se recae en
errores y no existiría desarrollo en las compañías.
3. La dirección ha decidido poner a su disposición a un grupo de

profesionales de diferentes departamentos de la empresa. Usted les
coordinará, pero sus jefes actuales lo seguirán siendo durante el
proyecto, ¿qué implicaciones ves en esta decisión?
Considero que ese aspecto donde soy la líder un proyecto y sin embargo las
personas asignadas tienen su jefe es un arma de dos filos, por un lado podríamos
decir que existen aspectos positivos por el hecho de que son de otros
departamentos y al estar involucrados en los procesos se pueden generar espacios
muy enriquecedores que pueden mejorar las operaciones actuales gracias al
conocimiento que tienen, adicional a esto contamos con la experiencia de los
mismos para tomar decisiones muy acertadas frente a todo lo que se desea
cambiar. Podría como líder desarrollar actividades como lluvias de ideas , Focus
Group o hacer Feed Back de los actuales procesos, realmente se cuenta con un
talento humano bastante rico en experiencias que pueden ayudar a dirigir el barco
por buenas corrientes de agua, sin embargo lo negativo que podría ver es que no
voy a contar con el tiempo completo de ellos, y tampoco los voy a tener 100%
dispuestos para el trabajo pues se debe tener en presente que existen otras
responsabilidades que son directas de su jefe, su cargo y que están sujetos a algún
tipo de contrato donde se han de limitar a hacer aquello para lo que fueron
contratados. Es muy relevante que las personas que normalmente salen de otras
dependencias a hacer algún aporte al plan de trabajo deben ser muy dispuestas y
no solo ser aptos sino tener actitudes de trabajo en equipo, liderazgo y
empoderamiento que enriquezca la gestión que se va a realizar.
4. Identifica al menos tres riesgos que puedan poner en peligro el buen

término del proyecto.
Entendemos por riesgo aquel suceso o evento que de llegar a pasar impacta
directamente el proyecto, llámese factor tiempo o costes. Por lo anterior
enumeraremos algunos de ellos:
a) No darle la importancia y atención que este proyecto en sí mismo requiere

b) No saber vender el proyecto, es decir la información debe ser muy clara para
determinar el Pasa/No pasa bajo unas características (Propósito, Alcance,
Calendario, Calidad, Presupuesto, Riesgos y Factores Críticos)
c) Retrasos del proyecto debido a una mala evaluación de gestión de riesgos
5. Establece un plan para mitigar los posibles efectos de estos riesgos.
a) El establecimiento de una PMO en sí mismo debe ser teniendo en cuanta

como un proyecto, por ende, los directivos de la empresa deben darle la
importancia pertinente al mismo, es un tema donde todas las áreas de van a
ver involucradas, donde todos deben de participar de forma activa,
generando ideas de progreso y construcción vertical
b) Es muy necesario elaborar de forma detallada el proyecto, su estructura debe
ser compresible y muy bien elaborada, de tal forma que su aprobación sea
un éxito, sin embargo, también es necesario recordar que el papel aguanta
todo, por ende, debe ser realista y difuminar casi que cualquier tipo de duda
que se dé a la hora de exponerlo.
c) Contemplar todos los aspectos del proyecto, es decir el entorno que lo rodea,
las áreas de conocimiento y elaborar un plan de relación dentro las fases es
indispensable para detallar cada parte que lo compone
d) Finalmente considero es de gran ayuda apoyarse en la PMI (Project
Management Institute) ya que ellos tienen importantes estudios que pueden
ser muy útiles y nos evitaría cometer errores que otros ya cometieron,
evitamos daños y perjuicios.
CONCLUSIONES
 No olvidar que para implementar un proyecto se deben tener en cuentas los

siguientes puntos. (Propósito, alcance, calendario, calidad, presupuesto,
riesgos, factores críticos)
 Por pequeño o grande que sea un proyecto se le debe dar la misma
importancia, dedicación de tiempo y disciplina para el logro de objetivos
 Los proyectos se deben caracterizar por tener una proyección realista
 Se deben medir los riesgos con mucha precaución y ser lo más detallados
posibles para no dejar cabos sueltos.
 Busquemos siempre la armonía entre las distintas actividades que le
componen de tal manera que una actividad pueda complementar a la otra
 Se ha de contar con el mejor personal, considerando no solo que sean aptos
sino también con habilidades de trabajo en equipo
 Entender que la empresa no la hace una sola persona, o un solo
departamento, sino que es la unión de los mismos los que alcanzan los
mejores resultados
 Debemos considerar a nuestros Stakeholders internos y externos trabajar en
pro no solo de los intereses de la empresa sino de ellos también.
BIBLIOGRAFIA
ASTURIAS PREMIUM. (2021). Biblioteca Virtual.
http://www.udea.edu.co/wps/wcm/connect/udea/87a046d9-ebe3-4cc4-8209-
9e2d74786307/Descripcion-elementos-Acta-
Inicio_+Investigacion.pdf?MOD=AJPERES&CVID=lWt9WCQ
https://www.centro-
virtual.com/recursos/biblioteca/pdf/gerencia_proyectos/unidad1_pdf1.pdf
https://www.centro-
virtual.com/recursos/biblioteca/pdf/gerencia_proyectos/unidad1_pdf5.pdf
http://www.tonidorta.com/el-acta-de-constitucion-de-proyecto/
https://www.eoi.es/wiki/index.php/GESTI%C3%93N_DE_RIESGOS_en_Gesti%C3
%B3n_de_proyectos

Caso Practico Unidad 3 Gerencia de Proyectos

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Caso Practico Unidad 3 Gerencia de Proyectos

Cargado por

Información del documento

Descripción original:

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Caso Practico Unidad 3 Gerencia de Proyectos

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

CASO PRACTICO UNIDAD 3

BIBIANA MARIA SOTO HERRERA

CORPORACION UNIVERSITARIA DE AUSTURIAS

Existen varias cosas que debe contener un acta de inicio de proyectos, a

 Numero de Acta: Combinación alfanumérica que corresponde al proyecto, no

2. Identifique a los stakeholders de su proyecto.

3. La dirección ha decidido poner a su disposición a un grupo de

4. Identifica al menos tres riesgos que puedan poner en peligro el buen

a) No darle la importancia y atención que este proyecto en sí mismo requiere

c) Retrasos del proyecto debido a una mala evaluación de gestión de riesgos

5. Establece un plan para mitigar los posibles efectos de estos riesgos.

a) El establecimiento de una PMO en sí mismo debe ser teniendo en cuanta

 No olvidar que para implementar un proyecto se deben tener en cuentas los

También podría gustarte