ODIN-TO - Manualsistematiempocerogammav112

2015
TIEMPO CERO
Control de Sistemas Revenue Management

CSRM
GRUPO POSADAS
3/31/2015
ÍNDICE
ÍNDICE ............................................................................................................................................................ 1
1. BIENVENIDA ........................................................................................................................... 6
2. INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................... 6
 Introducción a Tiempo Cero ................................................................................................................ 6
 Proceso General para la venta de grupos .......................................................................................... 10
 Integración de T0+ con otros sistemas ............................................................................................... 11
 Acceso aT0+ ....................................................................................................................................... 18

 Menú principal .................................................................................................................................... 19
3. GROUPS ................................................................................................................................. 21
 Búsqueda de grupos (Search) ............................................................................................................ 22
4. CREACIÓN DE GRUPO (CREATE). ESTATUS INQUIRY ............................................ 28
 Información General del Grupo ......................................................................................................... 28

 1. Client ............................................................................................................................................... 29
 2. Agency Name................................................................................................................................... 31
 3. Commission (Rooms/Food & Beverage) .......................................................................................... 32
 4. Group Name .................................................................................................................................... 32
 5. Arrival Date ...................................................................................................................................... 33
 6. Departure Date ................................................................................................................................ 33
 7. Follow up Date ................................................................................................................................ 33
 8. Decision Date................................................................................................................................... 33
 9. Arrival Type ..................................................................................................................................... 34
 10. Meal Plan ....................................................................................................................................... 34
 11. Option Number ............................................................................................................................. 34
 12. Group Type .................................................................................................................................... 35
 13. Account Type ................................................................................................................................. 36
 14. Market Segment ............................................................................................................................ 37
 15. Currency ........................................................................................................................................ 38
 16. Sales Person................................................................................................................................... 38
 17. Destination .................................................................................................................................... 39
 18. Sales Catering Manager ................................................................................................................. 39
 19. Contact .......................................................................................................................................... 39
1 La información contenida en este documento es confidencial y propiedad de Grupo Posadas

S.A.B. de C.V La reproducción total o parcial, así como el uso de la misma sin permiso de la
propietaria está expresamente prohibida.
 20. Save ............................................................................................................................................... 40
 21. Save & new .................................................................................................................................... 40
 22. Cancel ............................................................................................................................................ 40
 23. PMS ID ........................................................................................................................................... 41
 24. MCE delivery status ....................................................................................................................... 42
 25. Group Status .................................................................................................................................. 43
 Bloqueo de habitaciones ................................................................................................................... 44

 Solicitud de habitaciones (Room Blocks)............................................................................................. 44
 Room Rates Warming .......................................................................................................................... 48
 Noches de cortesía (Complimentary Rooms) ...................................................................................... 49
 Total Room Nights ............................................................................................................................... 50
 Captura de información de ingresos (Revenue Info) ........................................................................... 51
 Group Analysis ..................................................................................................................................... 54
 Bloqueo de Salones ........................................................................................................................... 55

 Registro de información de evento (Fuction Information) ................................................................. 55
 Food / Beverage / Complementary Services ...................................................................................... 58
 Clonación de grupos .......................................................................................................................... 59
5. GENERACIÓN Y ENVÍO DE CONTRATO AL CLIENTE (ESTATUS WEAK

TENTATIVE) ................................................................................................................................ 61
 Follow up Messages .......................................................................................................................... 62
 Solicitud de extensión de Fecha de Decisión ...................................................................................... 65
 Caso especial: Estatus Hold ............................................................................................................... 67
6. FIRMA DE CONTRATO POR EL CLIENTE (ESTATUS STRONG TENTATIVE) ... 67
 Registro de información de reservaciones y suplementos. Reservation Info / Supplements ............. 68

 General Info ......................................................................................................................................... 69
 Messages ............................................................................................................................................. 70
 Supplements........................................................................................................................................ 71
 Food & Beverage Detail ....................................................................................................................... 78
7. PAGO DEL CLIENTE (ESTATUS DEFINITIVE) ............................................................ 81
 Registro de depósito (Billing Instruccions) ......................................................................................... 81

 Title ...................................................................................................................................................... 82

 Amount ................................................................................................................................................ 82
 Currency .............................................................................................................................................. 82
 Due Date .............................................................................................................................................. 82
 Deposit Date ........................................................................................................................................ 83
 Remarks ............................................................................................................................................... 83
 User ID ................................................................................................................................................. 83
 Rcvd Status .......................................................................................................................................... 83
 Form of Payment ................................................................................................................................. 83
8. OPERACIÓN DEL GRUPO.................................................................................................. 85
 Envío de reservaciones (Rooming List)............................................................................................... 85

 Bloqueo de grupo por Rooming List .................................................................................................... 85
 Registro de instrucciones operativas (Meeting Instructions) ............................................................. 86

 Distribution List ................................................................................................................................... 87
 Printing Order ...................................................................................................................................... 87
 Special Instructions ............................................................................................................................. 88
 Update Instructions Template for this Hotel....................................................................................... 88
 Instructivo de grupo (Group Instructive) ........................................................................................... 88
 Generación de órdenes de servicio (BEO’S) ....................................................................................... 89

 Copy BEO Form.................................................................................................................................... 90
 Add section .......................................................................................................................................... 90
9. SALIDA DEL GRUPO (ESTATUS DEPARTED)............................................................. 94
 Post Convention ................................................................................................................................ 94

 Incomes Information ........................................................................................................................... 96
 Final Booking ....................................................................................................................................... 97
10. CANCELACIÓN DE GRUPOS .......................................................................................103
11. CONSULTA DE BITÁCORA DE GRUPOS (VIEW LOG) .........................................106
12. VERIFICAR DISPONIBILIDAD (VIEWS) .................................................................108
 Meeting Rooms ............................................................................................................................... 108
 Rooms ............................................................................................................................................. 111

13. CONFIGURACIONES ESPECIALES (UTILITIES)....................................................120
 Sales Team Config............................................................................................................................ 120
 Quotas Config .................................................................................................................................. 121
 Hotel Room Type ............................................................................................................................. 121
14. REPORTS .........................................................................................................................122
 Groups............................................................................................................................................. 122
 Booking Transaction ........................................................................................................................ 125
 Agency Productivity ......................................................................................................................... 126
 Canceled Groups ............................................................................................................................. 129
 Events.............................................................................................................................................. 130
 Cash in advance ............................................................................................................................... 131
15. PROCEDIMIENTOS ESPECIALES ..............................................................................133
 Procedimientos por tipo de negocio ................................................................................................ 133
 Procedimientos programas de Lealtad para Grupos ........................................................................ 134
 Procedimiento de alta y modificación de Cuentas AMP ................................................................... 135
16. CASOS ESPECIALES ......................................................................................................136
 Encuesta de satisfacción LINC .......................................................................................................... 136
 Grupos Corporativos ....................................................................................................................... 138
 Publicaciones de Grupos.................................................................................................................. 146

 Bloqueo Abierto ................................................................................................................................ 146
 Bloqueo Cerrado ............................................................................................................................... 150
 Bloqueo Combinado .......................................................................................................................... 151
 Grupos publicados en Konexo y página Web Posadas ...................................................................... 151
 Identificación de discrepancias entre sistemas ................................................................................ 154

17. REPORTE DE FALLAS EN EL SISTEMA ...................................................................169
18. SOLICITUD DE ASIGNACIÓN DE CLAVES ..............................................................169
19. CONTROL DE VERSIONES ..........................................................................................170

1. Bienvenida
El presente manual se elabora para dar conocer y facilitar el uso de la herramienta

Tiempo Cero (en lo consecutivo se nombrara con su abreviatura T0+) al Hotel y
Corporativo para administrar la venta de habitaciones y/o salones para grupos de los
hoteles Gamma.
Se busca que dicho manual sea una guía de referencia rápida y ágil para dudas comunes
en el día a día del manejo de grupos en el hotel a través de T0+.
2. Introducción
 Introducción a Tiempo Cero
Tiempo cero es la herramienta que diseñó Hotelera Posadas para el área de ventas de
los hoteles y corporativo para administrar la venta de habitaciones y/o salones para
grupos.
Un Grupo es considerado como tal cuando existe un requerimiento de al menos 10

habitaciones.
Los principales beneficios de T0+ son:
 Dar respuesta inmediata a los requerimientos básicos del cliente.

 Consultar disponibilidad real de habitaciones y salones.
 Correcta administración del proceso de grupos.

Principales Usuarios
La administración de grupos en T0+ puede involucrar diferentes áreas dependiendo del

requerimiento de venta; éstas pueden ser:
 Corporativo (Cuentas Corporativas, IGS (International Group Sales): por

medio de estas áreas se captan grupos nacionales e internacionales, en estos
casos, Corporativo sólo se encarga del ingreso del grupo, posteriormente lo
asignación al hotel para su manejo y cierre (más adelante se explicaran a detalle).
 Hotel (ventas, grupos y banquetes): tienen el manejo completo de la
herramienta.
 Rooming List: Solo tiene acceso de consulta y la opción de ejecutar la
funcionalidad de “free trade" para poner un grupo en venta libre (más adelante se
explicará en el proceso de grupos con bloqueo abierto).
La comunicación entre todas las áreas sigue siendo el factor principal de éxito en las
ventas y operación de un grupo; a pesar de que T0+ es una herramienta muy poderosa
que te permite interactuar con las demás áreas a través de mensajes (Follow up
messages), esto no sustituye la comunicación que debes tener con las áreas que
intervienen.
Tipos de negocio:
Tiempo Cero permite administrar el proceso de venta y operación de diferentes tipos de

negocio:
Grupos. Conjunto de personas que viajan con un fin común ya sea laboral, recreativo,
social, educativo o deportivo. Se considera grupo cuando durante su estancia requiera 10
o más habitaciones. El grupo puede ser:

 Grupos con habitaciones y eventos (banquetes)
 Grupos con sólo habitaciones
Proyecto Especial (PE). Se considera cuando una empresa genera un número de

“cuartos noche” por un periodo determinado, derivado de algún proyecto temporal y con
una tarifa especial.
Larga Estancia (LE). Se considera cuando un cliente (particular o empresarial) requiere

una estancia mayor a 14 noches continuas y solicita una tarifa especial.
Series. Bloqueo de cuartos pre-establecido para un mayorista con llegadas periódicas a

lo largo de un periodo determinado.
Tripulaciones. Bloqueo de cuartos preestablecido para los alojamientos de capitanes y

sobrecargos de las líneas aéreas.
Viajes de Familiarización (FAM Trips). Son visitas por parte de clientes a los hoteles,
cuyo objetivo es conocer la propiedad para realizar promoción y venta.
Eventos. Actividad programada con requerimiento de salones (con o sin servicio de

alimentos) sin habitaciones, que puede ser de tipo laboral o social, tales como: reuniones
de trabajo, juntas, capacitaciones, presentaciones, seminarios, banquetes.
Es importante considerar el correcto registro de la información clave de acuerdo al tipo de

negocio que se esté ingresando en T0+. A continuación se muestra un cuadro resumen
por tipo de negocio con la información clave a configurar, cuyo detalle se verá más
adelante:

Tipo
de Group Name Market Segment Group Type Tarifa Bloqueo
Negocio
• ASSOCIATION / CHAMBER
• CONVENTIONS
• CORPORATE MEETINGS
• EXCHANGES
• INCENTIVES
• MEDICAL CONGRESS La negociada con
• Junta Corp y Conv
• OTHERS Revenue Manager del De acuerdo a la
• Ferias y Congresos
Grupos • PRODUCT PRESENTATION hotel vía correo solicitud del cliente
• Incentivos
• RECEPTIVES electrónico antes de máximo 30 noches
• Social, Educ, Recrea, Gob, Deport
• SALESMAN GUIDE ingresar el lead a T0+.
• SITE INSPECTION
• SMERF
• SOCIAL GROUP
• TRAINNING SESION / WORKSHOPS
• WHOLESALER GROUP
La negociada con
Revenue Manager del En parcialidades de
Proyectos Indicar con las siglas
• Junta Corp y Conv • WHOLESALER WITH ALLOTMENT hotel vía correo 30 noches en caso de
Especiales (PE) PE antes del nombre
electrónico antes de ser mayor a un mes.
ingresar el lead a T0+.
La negociada con
Revenue Manager del En parcialidades de
Larga Estancia Indicar con las siglas
• Junta Corp y Conv • WHOLESALER WITH ALLOTMENT hotel vía correo 30 noches en caso de
(LE) LE antes del nombre
electrónico antes de ser mayor a un mes.
La negociada con
Revenue Manager del
1 grupo por cada
Series • Mayoristas series por agencia • WHOLESALER WITH ALLOTMENT hotel vía correo
fecha de llegada.
electrónico antes de
Grupos de 10 o más
FAM Trips • Cortesía • CORPORATE MEETINGS $0.01 habitaciones se
ingresan por T0+.
La negociada con Mensuales, siempre y

Revenue Manager del cuando no exceda de
Tripulaciones • Tripulaciones • WHOLESALER WITH ALLOTMENT hotel vía correo 999 cuartos noche, en
electrónico antes de dicho caso, dividirla
ingresar el lead a T0+. por quincena
Para bloqueo cerrado

De acuerdo a la
solicitud del cliente
La negociada con
• Junta Corp y Conv máximo 30 noches
Para Bloqueo Abierto Revenue Manager del
Tarifas • Ferias y Congresos
indicar con las siglas • CONGRESS hotel vía correo
Congreso • Incentivos Para bloqueo abierto
BA antes del nombre electrónico antes de
• Social, Educ, Recrea, Gob, Deport una habitación por
cada tipo de
ocupación y tipo de
habitación

 Proceso General para la venta de grupos

Inquiry. Se tiene
el primer contacto
Weak. Cliente Strong. El
notifica al hotel cliente regresa el
con el cliente y el
que esta contrato firmado
ejecutivo le envía
interesado en la
contización en
propuesta del
al hotel y se
base a la establece la
grupo y el ejecutivo
información fecha límite para
le envía el contrato
proporcionada por el primer pago o
del grupo para su
T0+ y Gerente de
Ventas.
firma. garantía.
Una vez que el

grupo se
Definitivo. El
Grupo se envía a encuentra en
cliente realiza el
Rooming List Strong, se
primer pago y el
para su ingreso o genera el
grupo se
procesamiento bloqueo de
considera como
en sistemas. habitaiones y/o
Definitivo.
salones en
sistemas.
Departed. Se
han capturado
Grupo se
Grupo se opera los ingresos en el
confirmar al
en Innsist Post Convention.
cliente
Grupo se cierra
en T0+.
 Integración de T0+ con otros sistemas

T0+ interactúa con diversos sistemas tanto para obtención como envío de información
necesaria para el procesamiento de grupos, tales como:
1. Account Manager Posadas (AMP): Concentra la información de todos los

Clientes de Posadas (Cuentas y Agencias), información de facturación y de
negocio, estatus de crédito, y contactos.
Este sistema genera un PROFILE ID para cada cliente, ya sea empresa, agencia
de viajes o clientes particulares. El primer dato necesario para iniciar el ingreso de
un grupo en T0+ es el PROFILE ID generado por AMP.
2. Inventario Central Posadas (ICP): Es el núcleo de la operación de Hotelera

Posadas, ya que concentra toda la información de los contratos, cierres,
disponibilidad, puntos de venta, inventario de hoteles. Así mismo procesa la

información de las reservaciones y provee datos a todos los sistemas que así lo
requieran como T0+, BEP, entre otros.
Este Sistema es donde el área de Rooming List realiza el ingreso de las

reservaciones de un grupo o procesa información para los grupos que se van a
publicar.
Este sistema le permite a Rooming List bloquear grupos que están listos para su
procesamiento. Cuando un grupo es bloqueado en ICP, T0+ muestra una leyenda
indicando que Rooming List realizó dicho proceso el cual bloquea la edición del
grupo, permitiendo únicamente agregar o editar eventos. En caso de que se
necesite modificar el grupo es necesario notificar a Rooming List para que realice
los procesos necesarios para asegurar la información de las reservaciones que se
hayan generado hasta el momento y desbloque el grupo.
3. PMS (Property Manager System): Es la plataforma Hotelera, es decir, un

sistema de información que ofrece una solución integral, permite al usuario una
mayor fluidez en la información entre los departamentos de un hotel para otorgar
el servicio al huésped.

El PMS utilizado es Innsist, todas las reservaciones de un grupo el hotel las podrá
visualizar en este PMS, una vez que Rooming List procese el grupo en ICP.
La información que se ingresa en T0+ alimenta a Innsist para generar la

información de grupos de los reportes que utiliza y necesitan áreas como Gerente
General, Auditoria, Gerente de Ventas, etc., de aquí la importancia que la
información en T0+ sea la correcta.
4. MCE (Manejador Central): Es una interfaz para la comunicación entre varios

sistemas, haciendo el papel de traductor, su función principal es transportar
información entre varios canales. Sirve para mandar información de las reservas,
contratos y tarifas.
Diagrama de Interacción de T0+ con otros Sistemas:

Debido a la cantidad de sistemas con los que interactúa T0+, así como sus
interconexiones, se deberán tomar las siguientes consideraciones, así como el uso de la
siguiente terminología en cada sistema:
 Si no existe el registro del cliente, empresa o agencia en AMP no es posible iniciar

el ingreso del grupo.
 Los datos de facturación se alimentaran con los registrados en AMP, esta

información viajara hasta Innsist donde se realiza la factura del cliente.
 Si no viaja la información del grupo de manera correcta, se debe validar que en el

campo MCE Delivery Status muestre estatus (R), se pueden presentar
discrepancias de información entre T0+, ICP, BEP, página Web Posadas e Innsist.
 A partir de que un grupo con habitaciones llega a estatus Strong en T0+, se afecta
el inventario en ICP quien a su vez alimenta a otros sistemas sobre la
disponibilidad en todo el hotel.

 T0+ genera toda la información para que un grupo se refleje en Innsist, por lo que
lo ideal es que toda actualización que necesite el grupo, se realice desde T0+, en
caso de que no sea posible, considerar esta diferencias entre sistemas para
conciliar las posibles discrepancias.
 Considerar que la conexión de T0 con Innsist no es bidireccional, es decir, los

cambios hechos en Innsist no viajan a T0+ causando discrepancias entre la
información que muestra cada sistema.
Terminología
Concepto T0+ ICP INNSIST
Clave de grupo
PMS ID Group Name Código de grupo
generada por T0+
Suplementos y
Cargos adicionales al Pensiones (los
concepto de Supplements cargos extras por
habitación concepto de
alimentos)
Habitaciones con
tarifa cero otorgadas Complimentary No aplica Cortesías
en un grupo
Bloqueo de
Room Blocks Rooms Grid Bloqueos
habitaciones
Clave de registro que
PROFILE ID Clave de agencia
genera AMP
Grupo Confirmado.
Confirmación de Grupo en Definitivo y Estatus del Máster
Grupo con Definitive
grupo por Rooming bloqueado por cambio de
Rooming
List Rooming List Traspasado a
Confirmado
Grupo con Grupo des-traspasado.
reservaciones Grupo con reenvío de Máster del grupo pasa
Grupo des-traspasado
ingresadas o procesado información de Confirmado a
por Rooming List Traspasado

Concepto Definición
Las tarifas son en plan todo incluido, en T0+ no se carga ningún
suplemento por concepto de alimentos y bebidas y todos los grupos
All Inclusive
se cargan con un suplemento especial. Innsist está configurado para
dicho proceso.
Las tarifas son sin alimentos ni bebidas, estos conceptos se pueden
ingresar como suplementos. T0+ envía la información a Innsist,
donde este toma la tarifa base de habitaciones como partida de
EP (Plan Europeo)
hospedaje y algunos suplementos (suplementos de alimentos como
desayuno, media pensión, pensión completa, etc.) como partida de
alimentos.
Se refiere a grupos que se publicaran en Konexo y/o página Web
Bloqueo Cerrado Posadas y cuenta con Allotment. Este concepto se confunde
frecuentemente con el de Grupo.
Se refiere a grupos en los que el cliente genera y envía el listado de
Grupo con Rooming huéspedes y este a su vez es enviado por ventas del hotel a
Rooming List quienes realizar el ingreso a sistema.
Se refiere a grupos que se publicaran en Konexo y/o página Web
Posadas y cuenta con fechas con bloqueo abierto y otras fechas
Bloqueo Combinado con Allotment. Este concepto se confunde frecuentemente con el
dato que se carga en T0+ en la sección de Reservation
Info/Supplements donde se indica la forma de garantía.
Función que ejecuta Rooming List desde T0+ para activar en venta
Frade Trade
libre un grupo que se publicará con Bloqueo Abierto.
Pick Up Reservaciones reflejadas en ICP, BEP e Innsist.

 Acceso aT0+
Para ingresar a T0+ es necesario ingresar a la liga:
http://sfaprod.posadas.com.mx/t0_regional/signin.jsp
Es de suma importancia ingresar a la herramienta desde el buscador “Internet Explorer

versiones 8, 9 o 10”, esto debido a que con los otros exploradores (como Google
Chrome, Mozilla Firefox, etc.) algunos función pierden propiedades o causan conflictos.
Para ingresar a T0+ se requiere claves del sistema (Username y Password), previamente
autorizadas (en caso de no contar con ellas consultar alta de las claves); como se
muestra en la siguiente pantalla:
Posteriormente, se oprime Submit, icono inferior izquierdo (si se encuentra posicionado

en el campo de Password, con la tecla de tabulador se puede posicionar sobre la opción
de Submit y dar Enter; otra opción es dar un clic directamente con la opción de Submit).

 Menú principal
Al Ingresar a la herramienta, se pueden observar la siguiente información:
En la parte superior izquierda se pueden observar el menú principal con las siguientes
opciones:
o Groups
Sección que permite la búsqueda (Search) y creación (Create) de grupos.
o Views
Sección donde se puede consultar la disponibilidad que existe tanto de salones (Meeting
Rooms) como de habitaciones (Rooms). El ejecutivo de ventas deberá revisar la
disponibilidad que tiene el hotel, antes de ingresar un grupo al sistema T0+, esto con la
finalidad de evitar una sobreventa.

o Utilities
Sección que cuenta con tres módulos de configuración.
 “Sales Team Config”, donde se configura el equipo de trabajo que tendrá

acceso y permisos de modificación a los grupos.
 “Quotas Config” (no disponible por ahora).
 “Hotel Room Type”, (no disponible por ahora).
o Reports
Sección de generación de reportes.
 Groups ( Reporte de Grupos)

 Booking Transaction (Bitácora de últimas modificaciones en grupos).
 Agency Productivity (Reporte de producción de clientes, Agencias y
Cuentas).
 Canceled Groups (Reporte de cancelación de grupos).
 Events (Reporte de Eventos).
 Cash in Advance (Reporte de forma de pago de los grupos).
Referente al menú de apoyo que se muestra del lado derecho, permite conectar al
usuario a otros sistemas y módulos no disponibles para Gamma. La opción Go to CMP
(Contact Manager Posadas) permite validar datos de los contactos. Lo recomendable es
validarlos directo en el ingreso del grupo. La última opción de Logout permite des-
firmarse de la herramienta de forma segura.
A continuación se explica la funcionalidad de cada una de las opciones del menú

principal.
3. Groups

Es la primera opción de este menú, la cual a su vez tiene dos opciones, búsqueda de
grupos (Search) y la creación de grupos (Create).
Al ingresar a la herramienta siempre entraremos en la opción de búsqueda (Search).
 Búsqueda de grupos (Search)
Permite realizar búsquedas avanzadas en los diferentes estatus de un grupo, entre mayor
cantidad de parámetros especifiquemos, más rápido y preciso será el resultado.
A continuación se describirán los parámetros de búsqueda de esta sección:

Campo Función
1
Permite elegir el número máximo de grupos que deseamos

visualizar por página en los resultados de la búsqueda. Al
dar clic en esta opcipon aparece un combo
predeterminado.
2 En automático muestra la propiedad a la que pertenece el

usuario.
3 Permite la busqueda por el nombre o parte del nombre con
el que se dio de alta.
4 Al dar clic en este campo despliega un combo que permite
realizar la busqueda con las siguientes opciones:
• All: Todo los grupos (con habitaciones y/o eventos)

• Rooms: Grupos que solo cuenten con habitaciones
• Functions: Grupos que solo cuenten con eventos
• Both: Grupos que tengan habitaciones y eventos
5
DESACTIVADO. NO USAR.
Permite buscar por cliente. Al dar clic en la liga Select se

desplegará una ventana que se conecta al sistema AMP
(Account Manager Posadas), donde se podrá seleccionar
el cliente del grupo.
Permite buscar por la agencia con que se dio de alta el

grupo. Al dar clic en la liga Select se desplegará una
ventana que se conecta al sistema AMP (Account Manager
Posadas), donde se podrá seleccionar la agencia que tiene
ligada el grupo.
8
Permite la busqueda por estatus de grupo. Para
seleccionar uno o varios estatus, dar clic en cada opción.
Si no se selecciona ninguna, el sistema dará en automático
los grupos en todos los estatus que coincidan con el resto
de parámetros de la búsqueda.
Continúa…

Campo Función
9 Permite seleccionar el tipo de fecha por el cual el sistema
realizará la búsqueda de grupos en las siguientes
opciones:
• Not Filter: Sin filtro de fecha

• Follow up: Fecha de seguimiento al grupo,
• Decision: Fecha de decisión (vigencia de la cotización)
• Arrival: Fecha de llegada
• Departure: Fecha de salida
• Arrival/Departure: Fecha de llegada y salida del grupo
• Creation: Fecha de creación del grupo
• Last Modified: Fecha de última modificación al grupo
• Departed: Fecha de salida
10
Una vez seleccionada una opción en el campo de Date

Type, se debe indicar el rango de fechas de la busqueda.
En este campo se inica apartir de que fecha se iniciara la
busqueda. Al dar clic en el boton verde (calendario),
aparecera en pantalla una venta emergente un calendario.
Para seleccionar una fecha dar clic sobre el día
seleccionado.
La busqueda se proda realizar para grupos pasados y
futuros.
11
Al igual que el campo de Initial Date, este permite indicar

hasta que fecha se realizara la busqueda. En caso de que
no se seleccione una fecha en este campo, el sistema en
automático toma la misma fecha del campo de Initial Date.
12 Permite buscar los grupos creados por el equipo de ventas

del hotel y Corporativo.
Adicional a equipo del hotel, aparecen usuarios Staff,
Competitividad, Service Desk, CSRM, entre otros. Estos
usuarios no deben de ser eliminados (si el grupo
presentara discrepancias, las áreas de soporte sólo
tendrán acceso si sus usuarios están en esta lista)
13
Permite buscar los grupos creados por un ejecutivo en

especifico, al seleccionar esta opción se activa un combo
con el listado de los ejecutivos del hotel (incluyendo
ejecutivos que ya no estén activos).
Sólo el usuario de Gerente de Ventas tendrá acceso a los
grupos de todo el equipo. El usuario de Ejecutivo sólo
tendrá acceso a sus grupos o a los que fue invitado.
14
Permite la busqueda por el PMS (clave de grupo generado
por T0+), este dato se genera desde el estatus Inquiry.
15 Una vez seleccionada una o varias opciones de las
anteriores, la buscaqueda se inicia dando clic en este
botón.
16 Permite borrar toda la información de los campos
seleccionados hasta el momento.

Nota: para navegar en los calendarios de la herramienta, favor de considerar la
siguiente información:
1. Permite seleccionar el mes. Al dar clic sobre el

campo se despliega un combo con los 12 meses
del año.
2. Permite seleccionar el año. A dar clic sobre el
campo permite escribir el dato.
3. Al dar clic te envía al mes actual.
4. Permite cambiar de mes. “<” envía a un mes
previo y “>” envía al mes siguiente.
5. Permite cambiar de año. “<” envía a un año
previo y “>” envía al año siguiente.
Una vez seleccionados los parámetros de búsqueda al clic en Search, T0+ arroja
los resultados de la siguiente manera:

T0+ muestra los resultados en dos grandes bloques:
 Corporate Groups. Muestra los grupos corporativos (ingresados por los

ejecutivos de oficinas corporativas) que hayan coincidido con los parámetros
ingresados.
 Direct Groups. Muestra los grupos directos (ingresados por los ejecutivos del
hotel) que hayan cumplido con los criterios de búsqueda.
Cada bloque se subdivide en los 7 estatus de grupo, facilitando información importante de

forma visual como en qué proceso de la negociación va el grupo.
1. MSG. Muestra mensajes enviados entre los usuarios invitados en el grupo. La dar
clic sobre la liga, se muestran dichos mensajes.

2. Group. Muestra el nombre del grupo. La dar clic sobre el nombre permite el
ingreso al grupo.
3. Rooms/ Functions. Indica si el grupo tiene bloqueo de habitaciones (R de rooms)
y/o salones (F de Functions).
4. SM (Sales Manager). Muestra a que usuario pertenece el grupo.
5. Hotel. Muestra en que hotel se bloqueó el grupo. Para usuarios de hotel, sólo
mostrara hoteles de su misma propiedad.
6. Follow up Date. Fecha en que el ejecutivo indicó daría seguimiento al grupo.
7. Decision date. Fecha límite de vigencia de cotización. Si el grupo no ha
cambiado a Strong Tentative, al día siguiente a esa fecha el sistema cancelará el
grupo en automático.
8. Arrival Date. Indica la fecha de entrada del grupo al hotel.
9. Departure Date. Indica la fecha de salida del grupo del hotel.
10. Groups Found. Indica cuantos grupos se localizaron con los parámetros de
búsqueda establecidos.

4. Creación de grupo (Create). Estatus Inquiry
Una vez que se ha tenido el primer contacto con el cliente y se cuenta con la información
necesaria para realizar una cotización, el ejecutivo deberá de identificar el tipo de negocio
y validar en T0+ disponibilidad en la sección de Views:
 Rooms: valida disponibilidad de habitaciones.

 Meeting Rooms: valida disponibilidad de salones.
Posteriormente validara tarifas con Revenue Manager. Con esta información se inicia el
ingreso de grupo en el sistema.
NOTA: Si desde T0 se ingresa un bloqueo mayor a la disponibilidad del hotel mostrada

en View/Rooms, se puede generar una sobreventa.
 Información General del Grupo
Para iniciar el ingreso de un grupo en T0+ dar clic en Create.

T0+ nos envía la siguiente parte pantalla:
 1. Client
Permite la búsqueda de clientes registrados previamente en AMP. Al dar clic en Select
Account, T0+ arroja la siguiente ventana:

A continuación se detallan estos parámetros de búsqueda:
 Fiscal Name: Nombre fiscal de la cuenta o agencia.

 Country: País.
 Profile ID: Identificador único de la cuenta, el cual ya está asignado a cada
cuenta. Puede ser una combinación de letras y números, o el número de IATA en
el caso de las agencias.
 Tax ID: RFC en el caso de Cuentas y IATA para las Agencias.
 Street: Calle.
 Address Complement: Colonia.
 Zip Code: Código Postal.
 Sales manager: usuario que creó la cuenta.
 Type: Tipo de cuenta. Se mostrará Account en el caso de haber seleccionado
una cuenta o Agency en el caso de seleccionar agencia.
 State: Estado.
 Status: Estatus de la cuenta. T0+ sólo permite el ingreso de grupos con cuentas
en estatus DEFINITIVE.
Al oprimir el botón “Search”, nos muestra los resultados de la búsqueda con un máximo
de 10 cuentas por página, por lo que si se encuentran más se tendrá que oprimir la liga

Next para consultar las siguientes páginas. En el ejemplo se indica que se generaron 3
páginas de resultados [1 of 3].
Para seleccionar el cliente correcto se debe dar clic en “select”.
El botón de Remove Account borra los datos del cliente seleccionado.
Es muy IMPORTANTE validar que la información de la Cuenta o Agencia que se está

seleccionando es la correcta, ya que los datos de ésta son los que se tomarán para la
facturación. Para la validación se podrá tomar en cuenta la información de la columna
Credit Status, donde las cuentas en ACTIVE indican que han sido validadas por el
departamento de crédito y cobranza, y que cuentan con crédito activo.
 2. Agency Name
Este campo permite la búsqueda de las agencias registradas previamente en AMP, se
maneja igual que la opción de Client pero para Agencia, validar los campos de Status y
Credit Status. Para elegir un registro dar clic en Selecc.

El botón de Remove Account borra los datos de la agencia seleccionada.
NOTA: estos dos campos puede ser seleccionados en el grupo, es decir, se puede
seleccionar Cuenta, Agencia o Cuenta y Agencia. Para grupos que cuentan con ambos,
los sistemas tomaran los datos de Agencia.
 3. Commission (Rooms/Food & Beverage)

Este campo sólo es informativo y se ingresa de acuerdo a la negociación que se realice
con el cliente. Se indicará el porcentaje de comisión sobre el precio de hospedaje
(Rooms) y/o alimentos y bebidas (Food & Beverage), que se otorgará al cliente bajo
contrato.
 4. Group Name
Permite el ingreso del nombre del grupo, se recomienda ingresarlo de acuerdo a lo
establecido en el contrato del cliente una vez que sea firmado y considerar las
especificaciones según el tipo de negocio (LE, PE, BA, etc.).

El campo de nombre tiene un máximo de 40 caracteres permitidos. NO se deberán
ingresar caracteres especiales (“#$%&¨, etc.), ya que estos no pueden ser procesados
por INNSIST
Se recomienda que el nombre de T0+ sea lo más parecido a lo pactado con el cliente.
 5. Arrival Date
Indicar fecha de inicio del evento o la fecha de entrada del grupo al hotel. Para el ingreso
de la fecha dar clic en el icono verde, T0+ despliega un calendario, dar clic en la fecha a
seleccionar.
 6. Departure Date
Indicar la fecha de salida del grupo o fin del evento en el hotel.
 7. Follow up Date
Indicar fecha de seguimiento del grupo, sólo es informativo. La fecha a elegir deberá ser
mayor a la fecha actual.
 8. Decision Date
Indica la vigencia de la cotización (fecha límite para la firma del contrato por parte del
cliente). El sistema genera en automático esta fecha en base al tiempo que falta para la

fecha de llegada del grupo. Si el grupo no ha cambiado a estatus Strong Tentative antes
de esa fecha, el sistema lo auto-cancelara.
Una vez que un grupo es cancelado, no es posible restablecerlo y la clave se pierde,

debido a que T0+ genera una clave única para cada grupo (no pueden existir dos
bloqueos de grupos diferentes con el mismo PMS ID).
 9. Arrival Type
Indica la hora de llegada del grupo al hotel. En caso de no contar con esta información
podrá elegir como Pendiente. Sólo es informativo. Al dar clic sobre el campo, se activa un
combo con las siguientes opciones.
 10. Meal Plan

Indicar el tipo de plan en que viaja el grupo y/o evento. Este campo es informativo. Al dar
clic sobre el campo, se activa un combo con las siguientes opciones.
 11. Option Number

Indica el nivel de preferencia que tendrá el grupo en referencia a grupos en las
mismas fechas. Al dar clic en el campo aparece el siguiente combo:

Donde el número 1 indica la mayor preferencia.
 12. Group Type

Indicar el tipo de evento o grupo, la opción a elegir dependerá del Tipo de Negocio.
Las opciones de USA89D… son de uso exclusivo de IGS (International Group Sales de
Corporativo.
Al dar clic sobre el campo, aparece el siguiente combo:
Se deberá seleccionar la opción de acuerdo al tipo de negocio que se esté ingresando.

Tipo
de Group Type
Negocio
• ASSOCIATION / CHAMBER
• CONVENTIONS
• CORPORATE MEETINGS
• EXCHANGES
• INCENTIVES
• MEDICAL CONGRESS
• OTHERS
Grupos • PRODUCT PRESENTATION
• RECEPTIVES
• SALESMAN GUIDE
• SITE INSPECTION
• SMERF
• SOCIAL GROUP
• TRAINNING SESION / WORKSHOPS
• WHOLESALER GROUP
Proyectos Especiales (PE) • WHOLESALER WITH ALLOTMENT
Larga Estancia (LE) • WHOLESALER WITH ALLOTMENT
Series • WHOLESALER WITH ALLOTMENT
FAM Trips • CORPORATE MEETINGS
Tripulaciones • WHOLESALER WITH ALLOTMENT

Tarifas Congreso • CONGRESS
 13. Account Type

Indicar giro de la empresa, cliente o agencia del grupo. Al dar clic sobre este campo,
aparece el siguiente combo:

 14. Market Segment
Indicar el segmento de mercado de acuerdo al tipo de negocio. Este campo se activa en
base a los datos ingresados en los dos primeros campos (Client y Agente Name). Al dar
clic en el campo, aparece el siguiente combo.
Es muy importante seleccionar la opción de acuerdo al tipo de negocio que se esté

ingresando para su correcta segmentación en INNSIST.
Tipo
de Market Segment
Negocio
Grupos
• Incentivos
Proyectos Especiales (PE) • Junta Corp y Conv
Larga Estancia (LE) • Junta Corp y Conv

Series • Mayoristas series por agencia
FAM Trips • Cortesía
Tripulaciones • Tripulaciones
Tarifas Congreso
• Incentivos

 15. Currency
Indicar tipo de moneda del grupo. Este campo se permite modificar sólo en estatus
Inquiry. (Para grupos en otros estatus, se tendrá que cancelar el grupo, clonarlo y hacer
el cambio de moneda).
Al dar clic en el campo aparece las siguientes opciones (sólo se pueden elegir dos:
Mexican Peso y US Dollar):
NOTA: Este campo se permite modificar sólo en estatus Inquiry. (Para grupos en otros
estatus, se tendrá que cancelar el grupo, clonarlo y hacer el cambio de moneda).
 16. Sales Person

Indica el ejecutivo quien está atendiendo el grupo. Para el usuario de Gerente de Ventas
aparece todo el equipo de ventas que cuenta con claves de T0+ para su hotel. Para el
usuario de Ejecutivo de ventas sólo aparece el propio. Considerar que también aparecen
los usuarios de Corporativo y de soporte tecnológico (estos últimos no deberán
seleccionarse ni de darse de baja).

 17. Destination
Indica la ciudad del hotel. T0+ la selecciona en automático. No editar este campo ya que
puede ser causa de error.
 18. Sales Catering Manager

Persona encargada de operar el grupo en el hotel.
 19. Contact
Indica los datos del contacto principal del grupo. Esta información se activa al ingresar los
datos de los dos primeros campos (Client y Agency Name).
En caso de que no exista un registro con los datos del contacto que se necesita, el botón
de Add New to Accoun / Add New to Agencyt permite realizar este registro, al dar clic en
este botón, arroja la siguiente ventana:

Al final de la sección de Group informations, se muestran las siguientes opciones:
 20. Save
Permite guardar la información y envía a Group Detail.
 21. Save & new

Permite guardar la información como la opción de Save y te permite realizar un nuevo
registro.
 22. Cancel
Este botón te permite cancelar el proceso de ingreso del grupo, al dar clic en este botón
se borra todo lo capturado y no se genera ningún registro.
Una vez que se da clic en la opción de Save, se genera el registro del grupo en T0+ y
manda a la pantalla de Group Detail donde se pueden observar toda la información
cargada.

En este punto del ingreso de la información del grupo, se ha generado el estatus Inquiry
en T0+, este estatus se considera como Cotización y sólo es posible ver la información en
T0+.
Se observa que en el Gorup Detail, además de la información ingresada se muestran los

siguientes campos:
 23. PMS ID
Clave única para cada grupo. Con esta clave el grupo puede ser identificado en todos los
sistemas. La leyenda: “This hotel does not have RMS configured”, indica que el hotel no
tiene conectado ningún sistema de revenue, por lo que las tarifas sugeridas siempre se
mostrarán en cero.

 24. MCE delivery status
Este campo indica si la información generada en T0+ fue enviada correctamente al resto
de los sistemas por Manejador Central (MCE).
Este dato aparece vacío hasta el cambio de estatus Strong Tentative, que es cuando se
genera el bloqueo de habitaciones en ICP e INNSIST. Es muy importante validar que el
estatus sea (R). Los diferentes estatus que pueden aparecer en algún momento del
proceso de envío del grupo entre T0 – MCE – ICP e INNSIST, son los siguientes:
(C ) Ready to send Esta listo para ser procesado

(P) Process by SFA Se encuentra en proceso de envío de T0+ a MCE
Se encuentra en proceso de envío de MCE a ICP e
(X) In process by MCE
INNSIST
(R ) Updated in CIS and PMS Se ha enviado a ICP e INNSIST
(E ) Error Error en el envío, se deberá reportar a Service Desk.
(W) Waiting for
Authorization No aplica para hoteles Gamma
NOTA: Sólo se hace el envío a ICP e INNSIST de los grupos con bloqueo de
habitaciones. Si se trata de solo eventos nunca se generará esta información en dicho
campo.
En la parte superior del grupo aparece un menú con varias secciones, este menú
aumentara en la medida que el grupo va pasando de un estatus a otro, abriendo más
opciones y mostrando más información, que es alimentada en cada proceso.
Grupo con estatus “R” en MCE.

 25. Group Status
Indica en que proceso de la negociación se encuentra el grupo.
INQUIRY Status Se tiene el primer contacto con el cliente.

Se ingresa el grupo a T0+ y el ejecutivo cuenta con la
información para generar la cotización para el cliente.
WEAK
TENTATIVE El cliente muestra interés en continuar con la negociación.
Status
Se le envía el contrato al cliente.
Existe un bloqueo temporal en todos los sistemas. Sólo es
HOLD Status
utilizado por International Group Sales.
Se descuenta el bloqueo del inventario disponible en
sistemas.
STRONG
Se firma el contrato. Se realiza el bloqueo de habitaciones en
TENTATIVE
todos los sistemas.
Status
Se descuenta el bloqueo del inventario disponible en
sistemas.
DEFINITIVE
El cliente realiza el primer pago.
Status
Permite el ingreso del listado de los clientes desde ICP o la
publicación del grupo en Konexo por parte del área de
Rooming List previa solicitud del hotel.
DEPARTED La fecha de salida de grupo ha pasado. El cliente liquida el
Status monto total de costo del grupo.
Se han capturado los ingresos en el Post Convention.
CANCELLED El grupo en estatus Inquiry, Weak, Strong o Definitive es
Status cancelado debido a que la negociación no se concretó.
O el grupo en estatus Inquiry o Weak no fue cambiado a
Strong antes de que expirara la fecha de decisión.
Grupo en Definitivo.

 Bloqueo de habitaciones
 Solicitud de habitaciones (Room Blocks)
En esta sección se realizará el ingreso del bloqueo de habitaciones para el grupo, se

tienen dos opciones para el acceso:
1) Desde el menú principal del grupo en la sección Room Blocks.
2) En la parte inferior de la pantalla de Group Detail, en Edit Room Blocks.
Se ingresará el bloqueo por día, por tipo de habitación y ocupación, de acuerdo al

requerimiento del cliente. A continuación se describen los elementos que componen esta
sección:

Room Information. Muestra los datos más importantes del grupo: nombre, fecha de
llegada, fecha de salida y moneda.
Hotel Room Type. Muestra en columnas los combos con los tipos de habitación
configurados para el hotel para el ingreso del bloqueo según el requerimiento del grupo.

Estimated Average Rate. Muestra la tarifa sugerida por T0+, debido a que los hoteles
Gamma no están conectados a los sistemas de Revenue, este campo siempre se
muestra en ceros.
Real Average Rate. Muestra la tarifa promedio por tipo de habitación seleccionada, en
base a la ocupación y tarifa ingresada por el ejecutivo (tarifa base sin considerar
Suplementos ni Impuestos). En un inicio se muestra en 0, hasta que se ingrese la
información requerida.
Rooms. Permite ingresar el número de habitaciones que se deseen bloquear.
Pax. Permite indicar el tipo de ocupación. 1 pax (sencilla); 2 pax (doble) y 3 pax (triple).
Rate. Permite indicar la tarifa base (sin impuestos y sin suplementos). Este campo es
importante que se valide correctamente, debido a que T0+ permitirá guardar la
información sin hacer validación de tarifas.

All Dates: Al oprimir este botón se copiará la información ingresada en la primera fila con
datos hacia todas las filas de la columna. Lo cual facilitará el ingreso del bloqueo en caso
de que sea el mismo para todas las fechas del grupo.
Calculate Totals: Realiza el cálculo de totales de cuartos e ingresos, y los muestra en la

columna Total (total por día) y en las filas Total Rooms y Total Rooms Revenue (totales
por tipo de habitación).

Una vez validado los totales, se dará clic en el botón Next para continuar con el proceso
o Cancel, para cancelar los cambios aplicados.
Al continuar, el sistema hace una validación de que los registros con información tengan
todo completo (Rooms, Pax y Rate), en caso de haber algún registro incompleto se
mostrará el siguiente mensaje:
NOTA: Proceso de eliminación de bloqueo: Dar clic en el botón de borrado (X) para
eliminar de manera correcta la información de Rooms, Pax y Rate.
 Room Rates Warming
Se hace un comparativo de la tarifa ingresada contra la tarifa mínima que siempre es

cero.

El botón de OK permite continuar con el proceso; el botón de Room Block Section
permite regresar a la sección anterior y Cancel permite salir de esta sección sin guardar
cambios.
 Noches de cortesía (Complimentary Rooms)
En esta sección se ingresarán las habitaciones a otorgarse en cortesía, en cada fecha y

en el tipo de habitación que corresponda. Es importante considerar que las habitaciones
en cortesía se suman a las habitaciones ingresadas en el Room Blocks.
El sistema tiene configurado el número de cuartos en cortesía que corresponde al Hotel

de acuerdo a la Política de cortesías (Una por cada X habitaciones pagadas).
En esta pantalla no aparecen tarifas, ya que T0+ por default asigna la tarifa de .01 y
ocupación doble.
Calculate totals: Calcula los totales de las cortesías y nos indicará si están dentro de
política, o se han excedido.
Complimentary Room Night Available for this Group. Indica cuántas cortesías le
corresponden al grupo de acuerdo al bloqueo ingresado.
El recuadro se marcará en rojo cuando las cortesías excedan las otorgadas por política,
generándose la leyenda Warning: Number of Complimentary Rooms exceded.

Una vez validada la información de cortesías, dar clic en Next, para continuar con el
proceso.
 Total Room Nights
Se muestra una ventana con el desglose de las habitaciones bloqueadas, cortesías y el

total del bloqueo.
Si el total del bloqueo no fuera correcto, se deberá seleccionar el botón

RoomBlocksSection para regresar a la pantalla de Room Blocks y realizar los cambios
correspondientes.

En caso de ser correcto el bloqueo, para continuar con el proceso se deberá dar clic en
OK.
 Captura de información de ingresos (Revenue Info)
Esta sección debe contener toda la información de ingresos de habitaciones, alimentos y

bebidas, otros ingresos, así como costos de comisiones, programas de lealtad, etc. Dicha
información podrá ser consultada en cualquier momento por el Revenue Manager del
hotel para hacer la evaluación del grupo y determinar si el negocio es conveniente o no
para el hotel.
La información debe ser ingresada en la moneda del grupo.
Revenues – Rooms

Total Room Revenue per Stay. Este cálculo lo realiza el sistema de manera automática
en base al total de las habitaciones y tarifa, que fueron ingresadas desde Room Blocks.
Revenues – Food & Beverage

En este sección de deben registrar los ingresos de alimentos y bebidas esperados por el
grupo.
Estimated hotel guests per night. Indica el número de huéspedes en base a la

información del Room Blocks. Este cálculo lo realiza el sistema en automático.
Total number of local participants per day. Se deberá ingresar el número total de
participantes locales (no hospedados) que asistirán a los eventos/banquetes.
Total revenue per stay. Se deberá registrar el total de ingresos esperados por concepto
de Alimentos y Bebidas durante la estancia del grupo, considerando desayunos, comidas,
cenas, así como banquetes programados. Actualmente el sistema permite un máximo de
1’000,000.00
Revenue – Other icome

Net other income. Total de ingresos esperados por conceptos diferentes a A&B
(transportación, equipo audiovisual, renta de salones, etc).
Costs
Net other expense. Total de costos que generará el otorgamiento de cortesías al grupo
por el hotel (renta de salones en cortesía, puntos apreciare, transportación en cortesía,
etc.), excepto las cortesías de habitaciones. Así mismo se podrá integrar en este rubro
cualquier otro costo que genere el grupo al hotel.
Room commission percentage. Porcentaje de comisión de habitaciones que se otorga

al grupo. Para grupos Corporativos T0+ considera en automático el 20% y en grupos
directos toma el porcentaje ingresado en el Group Info. Se debe registrar el porcentaje
correcto de acuerdo a contrato.
Fiesta Rewards Points Cost. Es el costo para el hotel por el otorgamiento de puntos
Fiesta Rewards grupales. El sistema en automático realizará el cálculo al oprimir el botón
Calculate Points. En caso de que el bloqueo del grupo no cumpla con los requerimientos
de habitaciones para el otorgamiento de puntos aparecerá la leyenda This group doesn’t
allow Fiesta Rewards points. El cálculo que realiza T0+ no es monetario es en puntos
Fiesta Rewards.
Remarks
Este campo permite ingresar comentarios para dar detalle de los ingresos y/o costos
registrados en los campos de esta sección.

Una vez registrada toda la información, se deberá dar clic en el botón Save. El sistema
nos llevará a la pantalla de Group Detail con toda la información que se ha ingresado al
grupo.
 Group Analysis
Esta sección no está disponible para hoteles Gamma debido a que no están conectados
al sistema de Revenue. T0+ lo muestra de la siguiente manera:

 Bloqueo de Salones
 Registro de información de evento (Fuction Information)
En esta sección se realizará el ingreso del bloqueo de salones para el grupo, se tienen
dos opciones para el acceso:
1) Desde el menú principal del grupo en la Functions.
Al ingresar a esta opción, T0+ muestra un resumen de los eventos ingresados para el
grupo.
2) En la parte inferior de la pantalla de Group Detail, en Functions con las

opciones Add Function (agregar evento) y View Meeting Rooms (consultar
chart de salones para validar disponibilidad en las fechas del grupo).

o Add Function
Permite agregar eventos (previa validación en View Meeting Rooms). Al dar clic en esta
liga, envía la siguiente ventana:
Los campos oscurecidos son los que se deben de llenar.
o Function Type
Se ingresa el tipo de evento Boda, graduación, cena, cena baile, etc. Para seleccionar
una opción dar clic sobre el campo y aparecerá un combo con las opciones configuradas
en T0+.

o Setup
Se ingresa el tipo de montaje buffet, cena baile, coctel, etc. Se selecciona una opción del
combo.
o Event Name
Ingresar nombre del evento.
o Initial Date
Indicar en qué fecha inicia el evento.
o Start Time
Indicar a qué hora iniciara el evento.
o End Time
Indicar a qué hora finalizara el evento.
o Days / Split Dates

Para eventos que se repiden varios días, nos ayuda a indicar por cuantos días se
utilizaran los salones. Importante siempre activar la opción de Split Date, para que T0+
nos permita mover fechas o salones en caso de no tener disponibilidad.
o Covers
Indicar cuantos de los invitados que asistirán realizaran consumos que se deben de
considerar en la preparación de alimentos y bebidas. Son los consumos garantizados.
o People
Indicar cuantas personas asistirán en total al evento (considerando los que consumen y
los que no) para preparar el montaje adecuado.
o Children
Indicar cuantos menores de 12 años con costo asistirán al evento.

o Meeting Rooms
Indicar el salón que se utilizara para el evento. Al dar clic sobre el campo arroja un combo
con todos los salones cargados para el hotel.
o Option Number
Indicar que nivel de preferencia tiene el evento sobre otros eventos que estén o crucen
las mismas fechas.
o Assembly Time
Indica cuanto tiempo antes de que inicie el evento se necesita para el montaje del evento.
Este tiempo se considera en minutos.
o Disassembling Time
Indicar cuanto tiempo después de que termine el evento se necesita para desmontar y
limpieza del salón. Este tiempo se considera en minutos.
Estos dos últimos campos ayudan a calcular el tiempo completo que el salón estará
fuera de servicio para otros eventos.
Save. Este botón guarda la información cargada. Al dar clic en esta opción T0+ arroja un
resumen con otros campos que se encuentran desactivados. Dar clic en Save.
Cancel. Este botón permite salir de esta sección sin guardar la información que se había
ingresado.
El evento se genera en automático en estatus Weak (sin pasar por Inquiry).
 Food / Beverage / Complementary Services

Al guardar un evento se mostrará la siguiente pantalla con las secciones mencionadas,
las cuales no están disponibles. Únicamente se deberá proceder a dar clic en el botón
Save.

 Clonación de grupos
En T0+ es posible realizar copias de un grupo ya existente sin importar el estatus en que
se encuentre, este proceso se conoce como Clonar grupo. Para realizar esta actividad, se
deberá de buscar el grupo a clonar, una vez dentro del mismo en la opción de General, al
final de la sección Group information se localizar la opción de Clone:
Al dar clic en esta opción T0+ envía la siguiente información:

En esta parte se indica la información que T0+ deberá de copiar para el nuevo grupo
(Habitaciones, Cortesías, Eventos, Información de Revenue, Sales Team, Mensajes)
Seleccionar las opciones requeridas y dar clic en Next.
Nos envía a Group information para iniciar con el ingreso de la información del grupo en
T0+, con la diferencia de que los campos ya vienen pre-llenados con los datos del grupo
que estamos clonando.

Aparecerá la opción Next para continuar con el proceso en caso de haber seleccionado
habitaciones y eventos. El flujo es el mismo que el del ingreso de un grupo nuevo.
Considerar que T0+ no clona las tarifas del bloqueo de habitaciones, las mostrará
siempre en 0, por lo que es necesario siempre cargar esta información en cada grupo.
Al final del proceso, se mostrará el group detail con los datos del nuevo grupo con un
PMS ID nuevo en estatus Inquiry (sin considerar el estatus que tenía el grupo del que
haya sido clonado).
5. Generación y envío de contrato al cliente (Estatus Weak
Tentative)
Una vez que el cliente ha aceptado la cotización, muestra interés en realizar el grupo y
solicita el contrato para su firma, el grupo se pasa al siguiente estatus Weak Tentative.
En este estatus continua considerándose como cotización y el bloqueo de habitaciones
aún no se refleja en ningún sistema.
Para hacer el cambio de estatus, dar clic en la liga que aparece en el campo de Group
status en la opción de General.
Al dar clic sobre la liga, T0+ arroja la siguiente ventana emergente:

Al dar clic sobre el botón OK, T0+ cambia el grupo al siguiente estatus. El botón de
cancel suspende el cambio y deja el grupo en el mismo estatus que estaba.
Conforme el grupo va pasando de un estatus a otro y se agrega información al mismo, el

menú del grupo va aumentado así como la información que se muestra en Group Detail.
Es importante ir registrando en la sección de mensajes las fechas de envío, y acuerdos
de firma de contrato con el cliente.
 Follow up Messages
Permite ingresar y visualizar mensajes con información importante para grupo. Es posible
ingresar desde el menú del grupo.

Así como en la opción de General en las sección de Follow up Messages, al dar clic en la
liga azul que parece antes de la palabra Follow (cuando aparece como NO es debido a
que no existen mensajes para ese grupo. Cuando existen mensajes aparece el número
de mensajes generados).
Al dar clic en cualquier de las dos opciones se despliega la siguiente ventana:
Search Follow up.

Permite buscar mensajes por palabras o frases contenidas en el mensaje, para activarlo,
escribir en el campo y dar clic en el botón GO. Si existen coincidencias, T0+ arroja todos
los mensajes que contengan dichas palabras o frases.

New.
Para agregar un nuevo mensaje dar clic en “New”, que se encuentra como link continuo
de “Follow Up Messages”, aparecerá una ventana donde se podrá escribir el mensaje.
Dar clic en “Save” para guardar el texto.
Al dar clic en “Save”, en automático nos regresará a la pantalla anterior, mostrando el

nuevo mensaje que se registró (Message), quien lo creó (Crated By), la fecha en que se
creó (Creation Date), mientras que en los rubros Read By y Read Date, se mostrarán en
blanco mientras no haya sido leído el mensaje.
Nota: Esta sección es importante para la comunicación entre los ejecutivos de ventas del
hotel y los ejecutivos del corporativo (no se sustituye la comunicación de correo
electrónico), cada que se crea un nuevo mensaje, T0+ envía una notificación por correo
al ejecutivo que este configurado en sales team, en la cual incluye una liga que al dar clic
enviara en automático a la sección “Follow up”.

En la pantalla de follow up messages, puedes regresar a General, dando un clic sobre la
opción General o cualquiera que se necesite navegar.
 Solicitud de extensión de Fecha de Decisión
Ya que este dato marca la vigencia de la cotización, y por lo tanto del grupo, el sistema
da la opción de hacer una extensión, siempre y cuando se encuentre dentro de las reglas
establecidas en el sistema mismo.
Para modificar este dato, se podrá realizar con previa autorización del Revenue Manager
del hotel, ingresando en el Group Detail, dar clic en botón Edit, se mostrará la siguiente
pantalla:

Al dar clic en la liga Change Decision Date, arroja la siguiente ventana, en la cual se
muestra la nueva fecha de decisión calculada por el sistema y la opción Save para
guardar el cambio.
En caso de no aplicar cambio de fecha por las reglas del sistema, se mostrará inactivo el
botón Save, por lo que no se podrá aplicar el cambio.

NOTA: Para los grupos creados por Corporativo no podrá ser modificados este campo
por el hotel a pesar de tener el grupo asignado. Para su modificación se tendrá que
notificar al usuario que creó el grupo en T0+.
 Caso especial: Estatus Hold
Este estatus sólo es utilizado por IGS (International Group Sales). Este estatus esta entre
Weak y Strong, ya que se muestra el bloqueo de habitaciones en el resto de los sistemas
pero no existe un contrato firmado.
Cuenta también con una fecha de vigencia, al término de la cual el grupo es cancelado
(liberando el bloqueo) si no ha sido cambiado a Strong Tentative.
6. Firma de contrato por el cliente (Estatus Strong
Tentative)
Una vez que el cliente ha firmado y entregado el contrato al ejecutivo, se solicita el

cambio de estatus del grupo desde la liga set to STRONG.
Es importante recordar que a partir de este estatus, se hace el descuento de las

habitaciones del grupo del inventario del hotel en los sistemas ICP e Innsist.
Antes de pasar a este estatus, el sistema valida que se haya ingresado la información de
reservaciones y suplementos. En caso de que no exista registro de esta información,
enviará un mensaje de advertencia y enviará directamente a la siguiente sección.
Para grupos con sólo eventos, no es necesario llenar esta información, ya que el grupo
no es enviado a ICP ni Innsist por lo que no realizará esta validación. No se hará
validación aplicando el cambio a Strong Tentative de manera inmediata.
 Registro de información de reservaciones y suplementos.

Reservation Info / Supplements
Permite cargar comentarios y suplementos así como indicar la forma de garantía del
grupo. Al dar clic en esta opción aparece la siguiente información:

 General Info
Sección en la que se indican las características del grupo:
Guarantee Type. Tipo de Garantía conforme a contrato.
Incentive Program. Si es que se está otorgando algún programa de incentivo.
Reservation Group Type. Indica el tipo de reservaciones que tendrá el grupo, es decir si
es Grupo con listado de participantes o Congreso con publicación.

Rooming List: Indica cómo será el pago de cada participante. Cuenta con las siguientes
opciones:
Cuenta Maestra. Si todas las habitaciones van ligadas a cuenta maestra.
Individuales. Si ninguna habitación va ligada a la cuenta maestra, cada
participante paga directo.
Combinada. Si alguna habitación va a cuenta maestra y otras cliente paga directo
(desligadas de cuenta maestra).
 Messages
Se debe ingresar la información para las diferentes áreas (Caja, Recepción, Teléfono,
Ama de llaves, Room Service, Reservaciones, etc), esta debe coincidir con la forma de
pago del grupo.
Los comentarios deberán de coincidir con lo indicado en el campo de Rooming List.
Para los campos de Cashier y Reception considerar que sólo puede llegar un mensaje a
Innsist, por lo que los diferentes campos se pueden utilizar en grupos que tiene varias

indicaciones de pago, por ejemplo, algunas habitaciones a cuenta maestra y otras cliente
pago directo, al darlos de alta desde T0+, el área de Rooming List tiene la opción de
elegir cualquiera de los dos al momento de ingresar las reservaciones en ICP.
Los comments llegan a Innsist a la sección de Comentarios de la reservación. A nivel del

master del grupo no se verán reflejados.
 Supplements
Para agregar un suplemento es necesario dar clic en Add New en la sección

Supplement.
Al dar clic en esta opción, muestra la siguiente información:

o Supplement Code
Se ingresa el concepto que se desea cargar. Al dar un clic en el campo arroja un combo
con los suplementos configurados, en ICP, para el hotel.
Este menú puede variar de un hotel a otro y dependerá de la configuración que solicite
cada hotel de acuerdo a sus necesidades.

Los conceptos de mayor uso son los siguientes:
Supplement
Supplement Code Desglosa IVA
Description- Transacción
Propina Botones (NO desglosan IVA e ISH) PROBON
Propina Camaristas (NO desglosan IVA e ISH) PROCAN
Propina Meseros (NO desglosan IVA e ISH) PROMEN
Amenidades AMENIT •
Estacionamiento ESTACI •
Misceláneo MISCEL •
Renta de Auto RTAAUT •
Transportación TRASPO •
Habitación con Cena incluida HC •
Habitación con Desayuno Meal Plan HDC •
Media Pensión MP •
Pensión Completa* PC •
*Pensión Completa. Esta opción se usa cuando el grupo incluye 3 tipos de alimentos:
Desayuno, Comida y Cena. Existen dos formas para su carga.
La primera forma consiste en sumar el monto de los 3 alimentos, el total dividirlo entre 3 y
el resultado se carga en el campo de Total food amount ($) per person per day e ingresar
3 en el campo de Number of services per person per day. Marcar en la columna de
Allowed los servicios incluidos y en la columna de Not Allowed marcar los servicios no
incluidos.

La otra forma es sumar el monto de los 3 alimentos, y el total se ingresa en el campo de
Total food amount ($) per person per day e ingresar 1 en el campo de Number of services
per person per day. Marcar en la columna de Allowed los servicios incluidos y en la
columna de Not Allowed marcar los servicios no incluidos.

Las dos formas llegan igual en Innsist, para este ejemplo $300.00 más impuestos por
persona por día.
La forma ideal dependerá de la operación de cada hotel y se puede revisar con Gerente
de Sistemas.
La Media Pensión se utiliza cuando se necesita cargar 2 conceptos de alimentos y

aplican las mismas consideraciones que para la Pensión Completa.
Se ingresará propina de meseros cuando en los grupos con algún tipo de alimento y que
este indicado en el contrato del cliente.
Nota: Si es necesario que los alimentos se carguen, en la sección de Food & Beverage
Detail, en el campo de Cash Register como Banquetes, no se ingresará PROMES ya que
por default este centro de consumo tiene configurado el servicio directamente en
INNSIST. Se puede consultar la información del porcentaje configurado con el Gerente de
Sistemas o Sistemas Hoteleros.
o Supplement Description
Una descripción breve del suplemento que se está cargado o alguna nota importante. Lo
recomendable es utilizar los códigos de Innsist.
o Rate By
Indicar como se carga el suplemento, si es por persona, por día, por estancia, por
habitación, solo una vez, etc. La opción de PER NITHG PER PERSON solo aplica para
propinas de hoteles con el concepto All Inclusive.

Stay (Once). En la reservación se cobrara por habitación por estancia (una sola vez).
Room (Per Day). En la reservación se cobrara por habitación por día.
Person (Per Day). En la reservación se cobrara por persona por día.
Adult In Room (Once). En la reservación se cobrara por persona una sola vez.
o Number of Supplement
Indicar cuantas veces se debe de carga el suplemento en Innsist, este campo siempre
debe estar como 1.
o Unitary Prace
Indicar el monto que se desea cobrar. En el caso de los suplementos que generan IVA,
en esta parte se carga antes de impuesto.
o Start Date
Indica a partir de qué fecha se cargaría el suplemento. En automático T0+ lo llena en
base a las fechas del grupo y la información cargada en el campo de Rate By.
o End Date
Indica hasta que fecha se cargaría el suplemento. En automático T0+ lo llena en base a
las fechas del grupo y la información cargada en el campo de Rate By.
Al seleccionar en Supplement Code las opciones marcadas en rojo:

T0+ despliega otros campos para ingresar información sobre los alimentos y bebidas que
se necesitan cargar.

 Food & Beverage Detail
o Cash Register
Ingresar el centro de consumo donde se dará el servicio al cliente. Considerar que al
seleccionar la opción de Banquetes no se deberá de cargar propina de meseros, por
evitar cargar dos veces en Innsist. Para validar el % de propinas ligado a Banquetes
puede ser validado con Gerente de Sistemas quien cuenta con esta información.
o Total food amount ($) per person per day

Ingresar el costo de alimentos antes de impuestos por persona por día.

o Total beverage amount ($) per person per day
Ingresar el costo de bebidas antes de impuestos por persona por día.
o Number of services per person per day

Ingresar el número de servicios a incluir. Considerar que la cantidad cargada en el campo
de Total food amount ($) per person per day y Total beverage amount ($) per person per
day se multiplicaran por el dato que se cargue en este campo y por el dato cargado en el
campo de Number of Supplements.
o Schedule of services
Permite que Innsist abra horarios para manipular esta información en los centros de
consumo.
o Included service
Para seleccionar los servicios activos, seleccionar la columna de Allowed, para indicar
que no se incluirán seleccionar Not Allowed. La opción de Selective aplica para grupos, en
los cuales se da la opción de elegir un servicio entre dos, es decir, que puede tomar
desayuno o cena, esta opción permite activar los dos servicios pero Innsist sólo permitirá
que tome uno.
Lo recomendable es utilizar la columna de Allowed o Not Allowed, esto debido a que tal
vez en los centros de consumo en el Hotel no dominen el uso de esta opción. En caso de
que no les cause problemas pueden utilizarla.
La opción de Extra Night se puede elegir cuando un grupo tiene 4 servicios como
desayuno, comida, cena y servicio de café.
Una vez ingresada y guardada la información, T0+ muestra un resumen de los

suplementos cargados, desde este parte se puede validar si fueron cargados
correctamente de acuerdo al contrato del grupo.

Una vez registrada la información de esta sección, se puede proceder con el cambio de
estatus. El sistema enviará un mensaje de confirmación y se cambiará en automático a
Strong Tentative.
Es importante recordar que a partir de este estatus se registra información en el campo

MCE delivery status del Group Detail.
NOTA: Para los grupos que fueron ingresados con solo eventos, en estatus Strong el
sistema ya no permitirá el ingreso de habitaciones. En caso de ser necesario se deberá
cancelar el grupo y clonarlo para ingresar el bloqueo desde el estatus Inquiry.

7. Pago del cliente (Estatus Definitive)
Una vez que el cliente ha realizado el pago total o parcial del grupo, este puede ser
cambiado en T0+ a estatus Definitive.
Antes de pasar a este estatus, el sistema valida que se haya registrado al menos un
depósito efectivo en la sección de Billing Instructions. En caso de que no exista registro
de esta información, enviará un mensaje de advertencia y enviará directamente a la
siguiente sección.
 Registro de depósito (Billing Instruccions)
Permite llevar un registro de pagos del grupo.
Al dar clic en la opción de Add Billing Instruction, T0+ muestra la siguiente información:

 Title
Despliega un combo de opciones para registrar el tipo de pago.
 Amount
Indicar el monto a cubrir para cubrir el grupo o el adelanto para garantizar.
 Currency
Indicar el tipo de moneda, sólo se puede elegirá MEXICAN PESO y US DOLLAR.
 Due Date
Fecha programada en la que se va a ser el pago.

 Deposit Date
Fecha en que se realiza y/o refleja el pago.
 Remarks
Permite grabar mensajes.
Al dar clic en Save, T0+ arroja una ventana emergente para confirmar la transacción, clic
en OK para registra la información.
 User ID
Indica el usuario que programa el pago en T0+.
 Rcvd Status
Indica el usuario que registra el Deposit Date y registra el pago en T0+.
 Form of Payment
Muestra la forma de pago ingresada en Guarantee Type.
Se tiene la opción de editar (edit) el registro o eliminar (delete). Se pueden registrar varios
pagos con la opción Add billing Instruction.
Una vez registrada esta información, se puede proceder al cambio de estatus en set to
DEFINITIVE. Se mostrará una ventana para confirmar el cambio (OK).

Al cambiar el estatus, se hace un re-envío de la información del grupo a ICP e INNSIST,
por lo que es importante validar que en el campo MCE delivery status del Group Detail.
Se muestre el estatus (R) con el registro de la última fecha y hora de envío (Last Sent) y
recepción (Last Receive).

8. Operación del grupo
 Envío de reservaciones (Rooming List)
Cuando el cliente envía el rooming list para su ingreso a sistema o se tiene lista la
información para realizar la publicación del grupo en Konexo y/o página Web Posadas, es
necesario enviar la información a Rooming List.
Favor de considerar los siguientes puntos para este proceso:
 El grupo deberá estar en Definitivo en T0+.

 Deberá estar en estatus "R” de MCE.
 Para grupos con rooming list, el bloqueo de habitaciones en T0+ deberá de
coincidir con el considerado en el rooming list por tipo de habitación, ocupación y
tarifa.
 Para grupos que se publicaran en Konexo y página Web Posadas, si el grupo es
Bloqueo abierto, en Group Type deberá de estar como Congress.
 Bloqueo de grupo por Rooming List
Cuando un grupo es procesado por el área de Rooming List, este es bloqueado desde
ICP, lo que limita la edición del grupo desde T0+, estas funciones bloqueadas contienen
datos que al ser modificados causan un reenvío de información entre sistemas,
provocando la cancelación de las reservaciones ingresadas hasta el momento y en el
caso de grupos publicados se pierden los ajustes realizados por el área de Rooming List
como la venta libre, cierres de niveles, ajustes de tarifa, etc.
La edición de eventos es la única sección que queda disponible en un grupo bloqueado

por Rooming list, ya que esta no tiene afectación sobre el resto de los sistemas.

Cuando un grupo es bloqueado por el área de Rooming List, en T0+ en la opción de
Genaral, en la sección de Group Dail, en el campo de Group status muesta la leyenda:
“Locked by Rooming List since (fecha y hora en que se realizó el bloqueo)”.
En caso de requerir modificar un grupo bloqueado por Rooming List es necesario notificar
a dicha área para que realice el proceso de respaldo de información y en el caso de los
grupos publicados detener la venta en Konexo y/o página Web Posadas, una vez que
Rooming List concluya su proceso notificara al hotel para que pueda realizar los
movimientos necesarios.
 Registro de instrucciones operativas (Meeting Instructions)
Se genera a partir del estatus Strong. Permite ingresar instrucciones específicas del
grupo para varias áreas del hotel.

Al dar clic en Add Meeting Instruction arroja la siguiente ventana:
 Distribution List
Seleccionar el área asignada a la tarea necesaria, desde las opciones configuradas en el
combo.
 Printing Order
Permite indicar el orden en que se imprimirán las instrucciones sin importar como se
dieron de alta.

 Special Instructions
Permite ingresar las indicaciones para realizar la tarea asignada.
 Update Instructions Template for this Hotel

Permite crear templetes para grupos repetitivos o tareas frecuentes en grupos.
 Instructivo de grupo (Group Instructive)
Esta opción muestra un resumen del grupo (Información General, Bloqueo de

habitaciones, Depósitos, Eventos programados), así como la información ingresada en
Meeting Instructions.
Esta información también es recibida por correo electrónico a todos los usuarios invitados
en el grupo.

Esta información se distribuye (por correo en el formato PDF o impreso) entre las áreas
que intervendrán en la operación del grupo.
Esta función se utiliza principalmente cuando existe bloqueo de habitaciones. Para el

detalle de los eventos se deben ingresar BEOS.
 Generación de órdenes de servicio (BEO’S)
Esta sección se activa una vez que se han ingresado salones y se cambian a estatus
Strong o Definitive. A través de ella se generan las órdenes de servicio para cada evento
ingresado.
Para acceder al ingreso de BEO’S para un evento, se debe dar clic en la liga Add.

 Copy BEO Form
Dar clic en Select BEO y aparecerán los BEOS guardados para cualquier evento del
grupo para copiar la información. Una vez seleccionado el deseado dar clic en “Copy”
para copiar el BEO y poder guardarlo con un número consecutivo. Si es el primer BEO
del primer evento, el sistema no permitirá seleccionar esta opción.
Enter BEO. Seleccionar la opción e ingresar un nombre para el BEO cuando se trata de
un nuevo BEO.
 Add section
Para agregar cada una de las secciones necesarias para el BEO.
BEO Section. Seleccionar el área al que va dirigida la actividad, de las que contiene el
combo.
Body. Tiene la opción “Load Template” para cargar algún templete guardado para el
hotel o se puede ingresar el texto en el campo correspondiente al cuerpo del BEO. En
caso de seleccionar “Load Template” se abrirá una nueva ventana emergente:

En la columna Template List Please click on the template name to display its detail.
Donde se deberá seleccionar alguno de los templetes y dar clic en la liga Select, para
seleccionarlo y cargar la información en el Body, o en el botón “Close” para cerrar la
ventana y cancelar.
Para la sección FOOD / ALIMENTOS aquí se cargan todas las opciones del kit de
banquetes del hotel.
None. Opción seleccionada por default. Si se deja esta opción el BEO y su descripción
seleccionados y/o ingresados aplicarán solo para este evento.
Section View. Seleccionado por default, indica que esta sección está disponible para
imprimirse.
Section Number. Se indicará el número de orden en que se imprimirá esta sección en la

orden de servicio.
Save Into New Template. Permite que el BEO ingresado se salve como nuevo Templete
y se puede registrar un nombre para ello en el campo correspondiente.

Una vez registrada la información, se tienen los botones:
Save. Para guardar. Si no se ha ingresado información, se mostrará una ventana con el

mensaje Please enter the BEO body to save Section. Dar Clic en OK.
Close. Para cerrar la ventana y cancelar, re direccionando a la sección Functions.
Una vez guardado el BEO se mostrará la ventana Event Information donde se mostrara
la información de nombre, fechas y hora, así como de evento, y cada sección del BEO
ingresada, indicando si está imprimible y el orden de impresión. Se cuenta con las
opciones Edit y Delete, para editar o eliminar determinada sección.
Add Beo Section. Para agregar una nueva sección. Se abrirá nuevamente la ventana
Add section.

Close BEO Section. Para cerrar la sección de BEOS y regresar a Functions.
Print Preview (Spanish). Imprimir la orden de Servicio en idioma español.
Print Preview (English). Imprimir la orden de Servicio en idioma inglés.
La impresión despliega una ventana nueva con un PDF que puede ser guardado o
impreso.
Se podrá acceder a los BEOS ingresados dando clic en la liga del folio que se genera por
cada uno de ellos.

9. Salida del grupo (Estatus Departed)
Este es el último estatus de un grupo efectivo. Una vez que el grupo ha salido del hotel,
se ha cerrado la cuenta y registrado los ingresos totales, el grupo debe cambiarse a
Departed.
En el caso de los grupos de Corporativo este cambio lo realiza el Staff de Corporativo y en

los grupos directos el Hotel es el responsable de efectuar el cambio.
Para que T0+ nos permita realizar este cambio de estatus es indispensable el registro del
Post Convention, que es donde se registran los ingresos reales del grupo y permite
empatar la información real que se generó en Innsist a T0+.
 Post Convention
En el Post Convention se registran los ingresos reales de los grupos de acuerdo a

políticas y procedimientos. Este deberá ser ingresado a más tardar CUATRO días
después de la salida del grupo.
Es muy importante que cuando se reciba contrato o rooming finales se hagan los ajustes
en T0+, tanto en habitaciones como en garantías de eventos; esto con la finalidad de que
no se tengan diferencias entre el post convention.
En caso de haberse ingresado el rooming, se deben realizar los cambios, tal como lo
especifica la política.

En caso excepcional de que no se hubiesen actualizado los datos de T0+ de acuerdo a
contrato, adendum y/o rooming, se tienen que indicar en el campo Comments del post
convention dichos cambios. Lo anterior con la finalidad de tener la referencia de las
diferencias respecto a los datos iniciales en sistema.
Pasos para ingresar Post Convention:
1. Para realizar el Post Convention de grupos, corporativos o directos primero, es

necesario que el grupo esté en estatus Definitivo y que la fecha de salida del
grupo sea menor o igual a la fecha actual.
2. Se ingresa al Menú Post Convention:
Al dar clic en la opción de Post Convention, arroja la siente ventana:

 Incomes Information
Presenta información general del grupo, además se establece la fecha de cierre del grupo
así como el tipo de moneda en la que se capturan las cantidades con su respectivo tipo
de cambio.
Los ingresos de los grupos deben registrarse en pesos, en caso de que sean en otra
moneda, anotar en Exchange Rate el tipo de cambio con el que se cerró el grupo y hacer
la conversión a pesos.
En el campo Folio PMS se debe ingresar el número de Folio Maestro, el cual es generado
a través de Innsist.

 Final Booking
En esta sección se desglosan los ingresos del grupo.

Una vez capturados los ingresos, antes de impuestos. Los campos solicitados en el post
convention, dar clic en el botón Calculate Totals y posteriormente clic en el botón Save.
Una vez hecho el procedimiento anterior, aparecerá una leyenda de confirmación de que
el post convention se ha guardado exitosamente.

Consideraciones especiales
Una vez realizado el post convention, asegurarse de que todos los eventos del grupo se
encuentren en estatus DEFINITIVE, ya que de encontrase en algún otro estatus al
momento de cambiar el grupo a DEPARTED envía un mensaje de error.
Ir a la pestaña General, y a través de las ligas de cada evento, cambiar el estatus hasta
DEPARTED.
Cuando en contrato se tiene tarifas diferentes para habitaciones sencillas, dobles y triples
se tiene que capturar el ingreso por día y el número de habitaciones para que el sistema
haga el cálculo automático de la tarifa promedio
Por ejemplo: Para este grupo en contrato se tienen habitaciones sencillas, dobles y triples
con tarifas diferentes: En el post convention NO se deben cargar con la misma tarifa todas
las habitaciones.

Se registra el número de habitaciones y el total de ingresos, y al dar clic en Calculate
Totals automáticamente el sistema hará el cálculo de la tarifa promedio.
15 sencillas X $700 = $10,500

15 dobles X $700 = $10,500
2 triples X $850 = $1,700

Total ingresos = $22,700 por día

Es muy importante registrar el total de CN que ingresaron como parte del grupo aunque
estos no estén considerados en el rooming o contrato. Ya sea que ingresaron en días
anteriores y/o posteriores a las fechas del grupo pero con la misma tarifa, o que
ingresaron dentro de las fechas del grupo. Ya sea que estas habitaciones se vayan a la
cuenta maestra o que las paguen directamente los clientes.
Cuando los campos no estén abiertos para fechas anteriores o posteriores (en caso
extraordinario), los ingresos de esos cuartos se tienen que sumar en el primer día o último
día según sea el caso. Ejemplo:
Se deben registrar los ingresos de AYB (desayunos, comidas, cenas) que se vayan a
cuenta maestra del grupo (a consumo), aunque no sean eventos programados.
Así mismo deben reportarse los ingresos de eventos que soliciten los clientes en el hotel y
no se encuentren en el contrato previo a la entrada del grupo (se tiene que elaborar
adendum).

Una vez que se ha registrado el Post Convention, se procede a realizar el cambio de
estatus a DEPARTED.
En la sección Incomes information se deberá seleccionar la fecha para Departed, se

sugiere elegir el último día del mes para efectos de reportes. En caso de no seleccionar
fecha, se registrará el día actual.
Una vez indicada la fecha, se deberá dar clic en la liga Close Group, por lo que se
desplegará el siguiente mensaje:
Una vez hecho el cambio de estatus, no se podrá editar ningún dato en el grupo.

10. Cancelación de grupos
Para cancelar un grupo en cualquier estatus, excepto Departed, se debe ingresar en la

opción General del menú del grupo, al final de la sección de Group information, T0+
muestra el botón Cancel Group.
Al dar clic en esta opción, T0+ muestra la siguiente ventana:

Cancel Reason
Permite ingresar el motivo de cancelación, en esta sección existe una combo, de lado
derecho podemos analizar en qué casos aplica cada concepto.
Es importante que se ingrese información real debido a que este campo alimenta reportes
de Gerente de Ventas donde pueda detectar áreas de oportunidad para mejor el cierre de
grupos para el hotel.
Al dar clic sobre el campo permite elegir la opción deseada.
Comment
Permite ingresar comentarios adicionales que den mayor referencia del motivo de la
cancelación del grupo.
Al dar clic en Cancel Group T0+ procede con la cancelación del grupo en sistema.
Para grupos en Strong y Definitive que vayan a ser cancelados, es muy importante
validar que en el campo de MCE delivery status se encuentre en estatus “R” para
asegurarse que el grupo fue cancelado correctamente en todos los sistemas y se liberen
las habitaciones bloqueadas.

En caso de que este campo no cambie a R es necesario reporta el grupo con Gerente de
sistemas.
Al cancelar el grupo T0+ muestra en Group Detail, el motivo de cancelación, los

comentarios adicionales, el usuario que realizo la cancelación en sistema y la fecha en
que fue cancelado.

11. Consulta de bitácora de grupos (View Log)
T0+ genera un reporte con todos los movimientos que presenta un grupo. Para ingresar a
él, dar clic en View Log en el menú del grupo.
Este reporte se divide en dos, la primera sección es sobre el grupo y bloqueo de

habitaciones (Group Transaction) y la segunda sobre los salones (Event Transactions)
El reporte indica hora y fecha en que se realizó el movimiento, cual fue la sección
modificada, que fue lo que se modificó y cuál fue el nuevo valor así como el usuario que
lo realizo. Es la bitácora del grupo en T0+.
Al final de cada sección indica cuantos movimientos se muestra del total y permite
navegar entre páginas.
Cuenta también con la opción de realizar búsquedas por fechas, usuario y sección en
específico.

12. Verificar Disponibilidad (Views)
Sección donde se puede consultar la disponibilidad que existe tanto de salones (Meeting
Rooms) como de habitaciones (Rooms), el ejecutivo de ventas deberá revisar la
disponibilidad que tiene el hotel antes de ingresar un grupo al sistema T0+.
 Meeting Rooms
Permite validar la disponibilidad de salones, al dar clic en la opción de Meeting Rooms, se

muestra lo siguiente:
Donde se puede seleccionar el rango de fechas a consultar por un máximo de 30 días

(por default el sistema elige los siguientes 15 días). Es importante seleccionar la opción
Show hints para que el sistema nos muestre el detalle de los eventos que estén
ingresados.

Para actualizar la búsqueda dar clic en el botón View. Se mostrarán los eventos que
tenga asignados cada salón en la fecha consultada, el código de colores indica el estatus
en que se encuentra el evento.
Para el caso de salones compuestos, el sistema bloqueara el salón así como las
combinaciones en las que este incluido dicho salón, como se muestra en este ejemplo,
está bloqueado el salón Jubile (en color verde indicando un evento en Weak Tentative) y
Jubile/ Daiquiri (en color amarillo por la combinación con el Jubile). Al posicionarte sobre
el número de la columna de la fecha, arroja un cuadro con la información del evento
reservado:
Al dar clic sobre el mismo dato, nos muestra la siguiente pantalla con el detalle por hora
del día seleccionado:

T0+ marca en un color el tiempo de montaje y desmontaje y en otro color el tiempo del
evento de acuerdo al estatus en que se encuentre.
La opción de Prev Day envía un día antes de la fecha que se está verificando, Next Day
te envía un día después a la fecha que se está verificando y Return te envía a la pantalla
anterior.
Al final de la pantalla incluye un resumen del evento reservado, a través de la cual se

puede acceder al detalle del evento (clic sobre el nombre del evento), o el detalle del
grupo (clic sobre el nombre del grupo).
Este detalle se mostrará en una pantalla adicional al chart de salones.

 Rooms
Permite validar la disponibilidad de habitaciones. Al dar un clic en Rooms, arroja la

siguiente ventana:
Donde se puede seleccionar el rango de fechas a consultar por un máximo de 30 días

(por default el sistema elige los siguientes 15 días).
Esta pantalla se divide principalmente en dos partes: la consulta del detalle de grupos
ingresados para las fechas seleccionadas y el detalle de la disponibilidad.
Se tienen las siguientes opciones:
Rooms Status
Donde se pueden seleccionar el o los estatus que queremos consultar. Por default
aparecen todos seleccionados (Inquiry, Weak Tentative, Hold, Srong Tentative, Definitive)

Si después de solo seleccionar los estatus, damos clic en el botón View, se mostrará la
siguiente información:
Por cada estatus solicitado se genera una línea de resultado, donde se mostrara el
detalle de los grupos que tienen bloqueo en las fechas de la búsqueda (Sales Manager -
Nombre del grupo, Opción, Tipo de habitación, tarifa promedio, tarifa promedio
considerando cortesías, B. Points (no tiene uso para Gamma, siempre aparecerá en 0),
Total de cuartos bloqueados en el rango de fechas consultado (no necesariamente es el
total de cuartos bloqueados para el grupo), y el desglose de cuartos bloqueados por cada
día).

Al dar clic en el nombre del grupo, podremos acceder a consultar el detalle del mismo, el
cual se desplegará en una ventana adicional:

Show Totals Only
Muestra solo los totales de habitaciones de todos los grupos en el estatus seleccionado.
No da el detalle de cada grupo ni de los tipos de habitación.
Complementary Rooms
Por cada estatus solicitado se genera una línea de resultado, donde se mostrara el
detalle de los grupos que tienen bloqueo en las fechas de la búsqueda y adicional se
mostrará el detalle de las habitaciones en cortesía, indicadas en Total Rms mediante una
diagonal.

Por ejemplo, en la siguiente imagen, en Total Rms 60/8 indica que el grupo tiene 60
cuartos pagados y 8 cortesías. En las fechas 6, 7, 8 y 9, donde el grupo tiene bloqueo,
15/2 indica que tiene 15 cuartos pagados y 2 cortesías.
Occupancy/Children
No tienen aplicación para Gamma.
Room Block Detail

Esta opción indica el nivel de detalle que se quiere visualizar al consultar grupos para
determinados estatus. Tiene las siguientes opciones:
Room Type. Muestra los resultados de los grupos en los estatus con el detalle de tipos de
habitación y un total por estatus. Es la opción default.

Group. Muestra los resultados de los grupos en los estatus a nivel de grupo (sin detalle
de tipos de habitación).
Group & Room Type. Muestra los resultados de los grupos tanto a nivel de estatus, y con
el detalle de habitaciones.

Show Availability.
Muestra la disponibilidad real del hotel, por tipo de habitación y por fecha seleccionada.

En la parte izquierda de la pantalla muestra los tipos de habitación configurados en el
hotel (Room Type) y el total de habitaciones configuradas/construidas (Total Group
Inventory). La columna Avg Rate se muestra como N/A (Not Available) ya que no se
pueden configurar tarifas para grupos, estas tienen que ser consultadas con el Revenue
Manager del hotel.
En la parte derecha de la pantalla se muestran las fechas seleccionadas y la

disponibilidad real de cada tipo de habitación en cada fecha. En color verde se muestran
las fechas donde la disponibilidad de las habitaciones es mayor al 50% del inventario, en
color amarillo cuando es igual o menor al 50% del inventario, y en color rojo cuando no
hay inventario disponible incluyendo sobreventa.
Por ejemplo, en la siguiente imagen observamos que la habitación SD, tiene un inventario
total de 111 habitaciones. Para el día 01 tiene 61 disponibles, el día 02 y 03 hay

sobreventa de 4 y 12 habitaciones respectivamente, el día 04 sólo hay 1 habitación
disponible. La leyanda N/A (Not Available) nos indica que el sistema no nos muestra
tarifas, por lo que estas tienen que ser consultadas con el Revenue Manager del hotel.
NOTA: T0+ toma la disponibilidad real de ICP.

13. Configuraciones Especiales (Utilities)
Permite realizar configuraciones especiales para información que se muestra en

T0+, estas opciones solo pueden ser modificadas por Gerente de Ventas.
 Sales Team Config
Permite establecer el equipo que tendrá acceso a todos los grupos y recibirán los correos
a partir de estatus Strong.
Los ejecutivos incluidos en la sección de Selected Users son los usuarios que podrán
modificar el grupo, recibirán notificaciones por correo electrónico de cada movimiento que
sufra el grupo desde Strong.
El botón Add permite agregar usuarios de la sección de Avaliable Users a Selected Users.
El botón de Remove permite pasar usuarios de la sección de Selected Users a Avaliable

Users.
Esta configuración aplicara para todos los grupos del hotel.

Para guardar los cambios dar clic en el botón Update Sales Team Template.
 Quotas Config
No disponible por el momento.
 Hotel Room Type

No disponible por el momento.

14. Reports
Genera reportes que son de utilidad para Gerente de Ventas y le permite realizar
estrategias para el segmento de grupos.
 Groups
Permite generar reportes de grupos por rangos de fecha, por tipos de habitación, por
estatus de grupo, como también se podrá buscar en todo el equipo de trabajo que se
encuentra configurado en “All Team” o buscarlo por un ejecutivo en especial “Sales
Person”, asimismo, se podrá buscar por habitaciones.
Al activar los parámetros de búsqueda (Group Type, Market Segment, Group Status, Date
Type), T0+ genera el reporte mostrando los ingresos generados por cada grupo.
En el campo Rooms, se puede elegir entre las opciones < , > , =, y en el campo anexo
indicar el número de cuartos que queremos buscar. Por ejemplo:

indicaría que queremos buscar sólo grupos que tengan 50
cuartos.
La opción Columns permite indicar a T0+ que información se desea que se refleje en el
reporte:
Las opciones deshabilitadas siempre se mostraran como mandatorias y las opciones

habilitadas pueden ser seleccionadas de acuerdo a preferencias.
Con la opción de Update Options se guardan las modificaciones realizadas para generar
el reporte.
Una vez seleccionados los parámetros y dar clic en Search, T0+ genera el reporte:

La columna de Group Name, tiene la funcionalidad de enviar al detalle del grupo al dar clic
sobre el nombre.
NOTA: La información de Rooms, Average Rate, Rooms Revenue, Total Revenue para
grupos en estatus Inquiry, Weak Tentative, Strong Tentative, Definitive y Cancelled,
mostrarán la información de acuerdo a lo ingresado en el room blocks; en el caso de
grupos Departed mostrarán la información del cierre real en base al registro de post

convention. La información de F&B Revenue, sólo se mostrará para grupos Departed ya
que el sistema no hace un cálculo sobre los ingresos de alimentos y bebidas.
La información puede ser exportada a Excel con la función de copiar y pegar.
 Booking Transaction
En esta sección se mostrarán las últimas transacciones que hayan tenido los
grupos.
Se podrá buscar por ejecutivo de grupo o por equipo. Dar clic en “search” se ejecutará la
búsqueda, arrojando el detalle de los últimos movimientos de los grupos que hayan
sufrido cualquier cambio durante las fechas indicadas.
NOTA: Actualmente el Sistema tiene un bug, ya que al generar este reporte se muestra
una pantalla de error. Ya se está trabajando en su solución.

 Agency Productivity
Esta sección sirve para consultar la producción de alguna cuenta o agencia en

particular.
En la opción de “Agency/Company Name”, existen dos formas de búsqueda:
1) La más sencilla es al escribir el nombre o parte del nombre de la Cuenta o

Agencia, la cual arrojará un resultado de todos los grupos relacionados con
las cuentas que tengan el mismo texto al inicio del nombre.

En caso de que el sistema encontrase más de 1000 resultados enviará el
siguiente mensaje solicitando que se especifiquen más criterios de búsqueda,
tales como Agency/Company Country, Agency/Company State.
2) La más precisa es haciendo una búsqueda directamente en con el botón “Add”,

que abrirá la ventana de AMP para hacer la búsqueda específica de cuenta o
agencia. Se pueden agregar varias cuentas y/o agencias para hacer la búsqueda.
En caso de que se desee quitar alguna se deberá seleccionar y dar clic en el
botón “Remove”.
La opción Columns permite indicar a T0+ que información se desea que se refleje en el
reporte:

Las opciones deshabilitadas siempre se
mostraran como mandatorias y las opciones
habilitadas pueden ser seleccionadas de
acuerdo a preferencias.
Con la opción de Update Options se guardan

las modificaciones realizadas para generar el
reporte.
Una vez que se seleccionaron los parámetros de búsqueda (Group Type, Market
Segment, All Team / Sales Person, Group Status, Date Type) y al dar clic en Search, T0+
genera el reporte.

NOTA: La información de Rooms, Average Rate, Rooms Revenue, Total Revenue para
grupos en estatus Inquiry, Weak Tentative, Strong Tentative, Definitive y Cancelled,
mostrarán la información de acuerdo a lo ingresado en el room blocks; en el caso de
grupos Departed mostrarán la información del cierre real en base al registro de post
convention. La información de F&B Revenue, sólo se mostrará para grupos Departed ya
que el sistema no hace un cálculo sobre los ingresos de alimentos y bebidas.
 Canceled Groups
Permite generar el reporte de grupos, con fecha de llegada en los rangos especificados
en From y To, que fueron cancelados, proporcionando el detalle de la fecha, razón y
comentarios de cancelación.
Se tiene opción de ingresar los parámetros All Team o elegir un Sales Person, indicar el
número <, > o = de habitaciones específico en Rooms, así como una razón de
cancelación en específico o la opción de todas en Cancel Reason.

La columna Estimated Revenue indica los ingresos estimados de habitaciones, el sistema
no hace cálculo de ingresos de alimentos y bebidas.
 Events
Desde el menú Reports, al dar clic en “Events” abrirá una ventana donde se podrá
generar un reporte de eventos.
Permite generar el reporte de eventos por fechas From y To, STATUS y/o especificando
el nombre del grupo en Group Name.

Después de dar clic en Search, se mostrarán los resultados de los eventos indicando el
detalle de nombre, covers, personas, salón, fecha y hora de inicio y término, sales
manager, tiempo de montaje y desmontaje, tipo de evento, tipo de montaje y estatus.
 Cash in advance
En esta sección se podrá hacer una búsqueda de los pagos programados en grupos o
eventos en la parte de Billing Instructions.
Se podrán especificar los parámetros de rango de fecha programada (Due dates),

moneda y estatus (Payments made si ya se ha registrado una fecha de Deposit Date, o
Pending payments si aún no se ha registrado una fecha de Deposit Date porque aún no
se ha recibido el pago).

Al dar clic en el botón Search, se generará el reporte con el detalle de los grupos con
pagos que correspondan a los parámetros.

15. Procedimientos especiales
 Procedimientos por tipo de negocio
A continuación se encuentran las políticas y procedimientos para cada tipo de negocio.
Grupos. Conjunto de personas que viajan con un fin común ya sea laboral, recreativo,
social, educativo o deportivo. Se considera grupo cuando durante su estancia requiera 10
o más habitaciones. El grupo puede ser:
 Grupos con habitaciones y eventos (banquetes)

 Grupos con sólo habitaciones
Grupos.docx
Proyecto Especial (PE). Se considera cuando una empresa genera un número de

“cuartos noche” por un periodo determinado, derivado de algún proyecto temporal y con
una tarifa especial.
Larga Estancia (LE). Se considera cuando un cliente (particular o empresarial) requiere

una estancia mayor a 14 noches continuas y solicita una tarifa especial.
Proyectos Especiales
y Largas Estancias.docx
Series. Bloqueo de cuartos pre-establecido para un mayorista con llegadas periódicas a

lo largo de un periodo determinado.
Series.docx

Tripulaciones. Bloqueo de cuartos preestablecido para los alojamientos de capitanes y
sobrecargos de las líneas aéreas.
Tripulaciones.docx
Bloqueos Abiertos y Bloqueos Cerrados. Grupos a publicarse en KONEXO o Página

Web Posadas para la reservación directa por parte de los participantes.
En el caso de Bloqueo Abierto no hay un compromiso de bloqueo por parte del cliente ni
del hotel, sólo una tarifa especial a la venta con disponibilidad sujeta al inventario
disponible en el hotel.
Para los Bloqueos Cerrados, se tiene un bloqueo comprometido y garantizado, donde los
participantes estarán realizando sus reservaciones por Voz o Web.
Bloqueos Bloqueos
Cerrados.docx Abiertos.docx
 Procedimientos programas de Lealtad para Grupos
Fiesta Rewards
Aplica sólo para la contratación de Grupos o Eventos con un mínimo de 15 cuartos noche
contratados.
En el siguiente documento se detalla todo el proceso.
FIESTA_REWARDS_GR
UPAL_PROCEDIMIENTO_T0 Gamma.pptx

Apreciare
Otorgar a las socias y socios del programa de recompensas Apreciare Club, puntos
Apreciare por contratar grupos en nuestros hoteles.
En el siguiente documento se detalla todo el proceso.
Acreditacion de APRECIARE CLUB

Puntos Apreciare Grupales.doc
VALIDADO MAYO 2010.ppt
 Procedimiento de alta y modificación de Cuentas AMP
En caso de que no se encuentre la Cuenta o Agencia en los resultados “search results”, o

que alguno de los datos sea incorrecto, se debe hacer una solicitud al departamento
encargado de AMP.
Solicitar al correo: [email protected] en el siguiente formato:
Formato Alta de
Clientes con crédito.xlsb
Nota: Considerar que el tiempo de respuesta es de uno a dos días hábiles.
Importante: En el formato, en el campo de Nombre del cliente, se deber ingresar la

razón social y no el nombre Comercial, ya que este dato aparecerá tal cual en la
facturación.

16. Casos Especiales
 Encuesta de satisfacción LINC
LINC toma de T0+ los datos del coordinador del grupo, para poder realizar el envío de la
encuesta de satisfacción de eventos.
Cuando entra la primera reservación de un grupo, se considera como Grupo en Casa, en

este momento en T0+, en el Group Detail se activa el campo On Site Contact Name Linc.
Esta opción permite ingresar los datos del organizador del grupo o contacto principal al
cual se desea enviar la encuesta de satisfacción.
Al dar clic en Edit, T0+ muestra la siguiente información:
Datos del contacto (Nombre, Apellido Paterno y Correo Electrónico) al cuál se enviará la
ENCUESTA de EVENTOS deberá ser registrado en estos campos.

El dato del On Site Contact Name Linc es independiente de los contactos ligados a la
cuenta y/o agencia asignada al grupo.
Nota: Si el correo del contacto es un dato existente asignado a una cuenta, los datos del
Nombre y Apellido se actualizarán al contacto dentro de la cuenta a la que esté ligada.
El On Site Contact Name Linc tanto para grupos directos como corporativos será editable
con las siguientes condiciones:
 Sólo por ejecutivos de hotel.

 Para grupos en casa (fecha de llegada mayor o igual al día actual y fecha de
salida menor o igual al día actual).
NOTA: Los grupos bloqueados por Rooming List se liberarán de manera automática al día
siguiente de la llegada del grupo, por lo que podrán ser editables para registrar el On Site
Contac Name Linc.

 Grupos Corporativos
Son grupos ingresados por la fuerza de ventas corporativa (Cuentas Corporativas para
nacionales e International Group Sales para internacionales).
Cuando estos grupos son creados para el hotel, se recibirá por correo una notificación.
Existen dos escenarios posibles para cuando el hotel recibe la solicitud de un grupo
corporativo:
Grupo sólo con bloqueo de habitaciones

En este tipo de grupos T0+ no marca restricciones para asignarlo al hotel. Por lo que es
importante que un grupo cumpla con los requerimientos previos de autorización de
Revenue Manager referente a la tarifa y disponibilidad en T0+.
Si el hotel detecta un grupo que no cuente con las validaciones previas puede rechazar el
grupo al equipo de Corporativo.
Grupos con bloqueo de eventos

El equipo de ventas de Corporativo no tiene la facultad de bloquear salones en T0+, esta
función es realizada exclusivamente por personal de Ventas del Hotel, por lo que el grupo
deberá ser aceptado o rechazado por el hotel, en base a la disponibilidad de salones.

El sales team del hotel recibirá un correo electrónico que genera el sistema, notificando
que se tiene una nueva solicitud de grupo corporativo. Al acceder a la liga se muestra la
pantalla de Group Detail con las opciones Accept / Reject, que permitirán aceptar o
rechazar el grupo.
Accept
En caso de aceptar el grupo, y si no se han asignado salones a los eventos, el sistema
mostrará el siguiente mensaje:

Y se observa en Function que en el nombre del evento se indica la leyenda (Pending
details), ya que no tiene asignado un salón.
Al dar clic en el nombre del grupo se desplegará la siguiente ventana con la información
del evento ingresado por el ejecutivo corporativo:

Se deberá dar clic en Edit Event Details para poder asignar el salón, así como el tiempo
de montaje y desmontaje para su correcto bloqueo en sistema.

Una vez asignado el salón, se podrá aceptar el grupo. Se mostrará en Group Detail junto
al estatus la leyenda de que el grupo ha sido aceptado.
El hotel ya no podrá hacer movimientos en el grupo hasta que el ejecutivo de corporativo

haya realizado la actividad Assign this Hotel to Group, únicamente le permitirá clonar.
Todos los cambios necesarios los deberá realizar el ejecutivo de corporativo.

Una vez que el ejecutivo corporativo asigna el grupo, pierde el control y la opción de
edición del grupo.

El hotel recibirá una notificación de que el grupo ha sido asignado, y a partir de este
momento, todo el flujo de grupo (cambios de estatus, modificaciones, ingreso de
información, etc), es responsabilidad del hotel.
NOTA: La solicitud de extensión de fecha de decisión y el cambio de segmento de

mercado seguirán siendo responsabilidad de corporativo y el hotel no tendrá opción de
modificar estos datos.
Reject
Cuando el hotel rechaza un grupo corporativo se despliega la siguiente ventana para
indicar la razón de cancelación.

Después de dar clic en Reject Group Request se desplegará el Group Detail indicando
junto al estatus que se ha rechazado el grupo por el hotel.
Post Convention de grupos corporativos.
Una vez que el grupo ha salido, es responsabilidad del hotel registrar los ingresos reales
en la sección de Post Convention, de la manera en que ya se ha descrito; sin embargo, el
hotel no podrá cambiar el grupo a Departed, ya que está es una función reservada para el
usuario Staff de corporativo.

 Publicaciones de Grupos
Es una tarifa válida en fechas específicas cuyas reservaciones se realizarán de manera

individual a través de KONEXO (VOZ) ó página WEB Posadas.
Existen diferentes tipos de bloqueo: Abierto y Cerrado así como la combinación de estos
dos.
El código de grupo que es proporcionado al cliente para que pueda reservar en los
diferentes canales de venta se compone del PMS ID (clave generada por T0+ desde el
estatus Inquiry) y seguido de las siglas del hotel.
Nota sobre el nombre: Considerar que en el formato congreso que se envía a Rooming
List se deberá de enviar de acuerdo a los lineamientos establecidos sobre la estructura
del nombre, evitando incluir las iniciales de B.A. (bloqueo abierto), debido que este sólo
aplica para T0+.
 Bloqueo Abierto
Es una tarifa grupal que tiene una fecha de cut off, y en donde no se garantiza el bloqueo
de habitaciones. Las reservaciones se realizan de manera individual a través KONEXO ó
página WEB Posadas y están sujetas a disponibilidad al momento de reservar.
Lineamientos generales
 La opción de bloqueo abierto se puede ofrecer cuando el cliente no desea o no

puede garantizar un bloqueo de cierto número de habitaciones.
 Los bloqueos abiertos solo aplican para ciertas fechas y plazas.
 Informar al cliente que al no existir un compromiso de su parte, el hotel no se
compromete a garantizar el bloqueo y que la disponibilidad de tarifa dependerá de
la disponibilidad por tipo de habitación y de la conveniencia para el hotel para
seguir respetando la tarifa negociada.

 En el mismo grupo se puede manejar bloqueo abierto, bloqueo cerrado y/o
combinado (determinados días con venta libre y determinados días con allotment),
en caso de que el cliente así lo solicite.
En T0+ se deberá de bloquear una habitación por cada noche, por cada tipo de
habitación y por ocupación.
Si un contrato se firma en habitación superior (SD, SK) para ocupación sencilla y doble es
indispensable bloquear en T0+ de la siguiente manera:
Bloqueo:
Una habitación SK para una persona con su tarifa correspondiente.
Una habitación SD para una persona con su tarifa correspondiente.
Una habitación SK para dos personas con su tarifa correspondiente.
Una habitación SD para dos personas con su tarifa correspondiente.
En el campo de Group Type en T0+ es indispensable que este como CONGRESS, esto
con el fin de que el área de Rooming List pueda abrir la venta libre en sistemas.

En el nombre debe de incluir las abreviaturas de bloqueo abierto (B.A.), esto con el fin de
que el Revenue Manager pueda identificar este tipo de bloqueos con solo ver el nombre.
Desde que el grupo es pasado a estatus Strong hasta que es procesado por el área de
Rooming List T0+, ICP, BEP e Innsist estarán mostrando la misma información. Para
nuestro ejemplo 8 cuartos noche.
Una vez que Rooming List confirma al hotel que el grupo fue publicado surgen
discrepancias entre sistemas.

T0+ continuara mostrando los cuartos noche que fueron bloqueados, ICP y BEP
mostraran la misma disponibilidad que se muestre en la mejor tarifa disponible (BAR) e
Innsist sólo mostrara los cuartos noche de las reservaciones que se generen por Konexo
o la página Web Posadas, si el grupo no tiene ninguna reservación efectiva, Innsist no
considerara este grupo para ningún reporte.
Para igualar la información en todos los sistemas se recomienda que al cumplirse la

fecha de Cut Of (si esta es diferente a la fecha de entrada) o tres días antes de la fecha
de llegada del grupo al hotel, se realice un empate entre sistemas, es decir, que T0+ se
modifique el bloqueo de acuerdo a las reservaciones reales que ingresaron.
Para dicho proceso será necesario solicitar a Rooming List tomar los soportes de las
reservaciones generadas hasta el momento y desbloquear el grupo en T0+ parar que el
hotel pueda realizar el ajuste.
Considerar que al realizar este movimiento en T0+ se genera un reenvío de información

entre sistemas por lo que se provocara la cancelación de las reservaciones, estas podrán
ser identificadas en ICP e Innsist en comentarios de la reservación como: cancelación por
des-traspaso.
El área de Rooming List se encargara de reinstalar las reservaciones en sistema, cabe

mencionar que las reservaciones se reinstalan con la misma información pero diferente
clave de reservación.
Debido a este proceso es que se recomienda que en caso de que la fecha de Cut Of sea
igual o mayor a la fecha de entrada del grupo, se realice por lo menos tres días antes de
su llegada.

 Bloqueo Cerrado
Es una tarifa válida para un bloqueo de habitaciones predeterminado en fechas

específicas cuyas reservaciones se realizarán de manera individual a través de KONEXO
ó página Web Posadas y pueden tener un rooming list parcial.
Para este tipo de publicación se deberá de bloquear el número de habitaciones que el

cliente garantiza en contrato.
Para bloquear en T0+ es necesario dividir el total de habitaciones entre los tipos de
habitación y ocupación, por ejemplo:
Si un grupo necesita 20 habitaciones, se pueden dividir 10 en SD y 10 en SK, de las

cuales 5 serán para sencilla y 5 para dobles. Para que T0+ reconozca el tipo de
habitación y ocupación basta con bloquear una habitación.
Para nuestro ejemplo, puede ser:
9 SK sencillas con su respectiva tarifa.

1 SK doble con su respectiva tarifa.
5 SD sencillas con su respectiva tarifa.
4 SD dobles con su respectiva tarifa.
1 SD triple con su respectiva tarifa.
Independientemente de la ocupación que en el momento se esté cotizando en Konexo,

BEP mostrara 10 SK y 10 SD disponibles, conforme ingresen reservaciones este
inventarios disminuirá.
Puede presentarse el escenario que en tarifa pública (BAR) no se cuente con

disponibilidad pero con grupal si, esto se debe a que el bloqueo está protegido desde
T0+.

Considerar que al momento que Rooming List corra sus procesos para publicar el grupo,
Innsist ya no mostrara dicho bloqueo y sólo reflejara los cuartos noche de las
reservaciones que estén generadas.
 Bloqueo Combinado
Este tipo de publicaciones es una combinación entre bloqueo abierto y cerrado, este tipo
de bloqueos se originan cuando el cliente necesita que para las fechas del grueso del
grupo (fechas oficiales o que estarán sesionando en el hotel) un bloqueo de habitaciones
y para las fechas del pre y post (generalmente por contrato se ofrecen 3 días antes y 3
días después del grueso del grupo) a venta libre para participantes que necesiten llegar
antes de que comience el evento o quedarse después del mismo.
Para este tipo de publicaciones considerar que no es posible bloquear un mismo tipo de
habitación para las mismas fechas a venta libre y con bloqueo cerrado, es decir, no se
puede bloquear una SD para la misma noche a venta libre y con bloqueo de habitaciones.
Se puede la misma fecha pero diferente tipo de habitación, SD a venta libre y SK con
bloqueo de habitaciones, este escenario también se consideraría un bloqueo combinado.
 Grupos publicados en Konexo y página Web Posadas
Una vez que Rooming List realiza los siguientes proceso:
 Validación del grupo en T0+, ICP, BEP E Innsist.

 Bloqueo de grupo en T0+.
 Abrir la venta libre (en caso de que aplique).
 Traspasa el grupo en Innsist.
Solicita a Base de datos publicar el grupo en Konexo y página Web Posadas de acuerdo
a lo indicado en el formato congreso que envía el hotel a Rooming List.

En este proceso se ven involucradas varias áreas, una vez que todas confirman,
Rooming List recibe la confirmación y procede a realizar pruebas para validar que BEP y
la página Web Posadas muestra la información correcta.
Terminadas las pruebas y tomados los soportes correspondientes, Rooming List confirma
la publicación al hotel, este proceso tiene establecido un tiempo de respuesta por parte
de Rooming List de 72 horas (una vez que la información en sistemas coincide con lo
solicitado en formato congreso).
Considerar que cuando un grupo tiene suplementos por estancia, por ejemplo la propina
de botones que generalmente se toma por persona por estancia, la tarifa podrá variar
dependiendo del número de noches.
BEP (Booking Engine Posadas)

BEP muestra tarifas totales, es decir, tarifas que incluyen suplementos (en caso de que
apliquen) e impuestos, Konexo confirma la tarifa que arroja BEP con el código del grupo.
En el caso de BEP, cuando un grupo sólo se publica en Konexo, se pueden limitar

ocupaciones, tipos de habitación o dar indicaciones especiales en el formato de
publicación que se manda a Konexo.
En el caso de los grupos especiales que son publicaciones pero no se solicitan forma de
garantía por negociaciones especiales, la reservación llegara desligada de cuenta
maestra y el hotel deberá de realizar los ajustes correspondientes.
Para hacer más eficiente la búsqueda de los grupos publicados, al momento de reservar
los clientes en Konexo, se deberá de seguir las siguientes indicaciones para estructurar el
nombre a publicar, el cual se deberá de enviar en el formato congreso a Rooming List.
ESTRUCTURA DE
NOMBRE DE GRUPOS PARA PUBLICACIONES PyP.pdf

Página Web Posadas
En el caso de la página Web Posadas la información se muestra diferente, en este canal
la tarifa que se proporciona al cliente es tarifa base más suplementos sin impuestos. Los
impuestos son considerados en el gran total que se confirma al cliente.
En este canal no se pueden limitar o restringir ocupaciones o tipos de habitación, debido

a que este canal es manejado por el cliente directo.
Por lo que se recomienda bloquear todas las ocupaciones permitidas por propiedad, en
caso de que un grupo no se cargue la ocupación triple desde T0+, Innsist si calcula una
tarifa y la pagina la muestra como parte de las tarifas grupales. Considerar que si dicha
tarifa se muestra incorrecta, debido a que se recibe una confirmación por correo esta se
deberá de respetar en el hotel, siendo responsabilidad del ejecutivo de venta que solicite
la publicación a Rooming List.
Si el grupo fue dado de alta en moneda nacional se deberá de indicar al cliente que debe
de ingresar a la página en español.
Si el grupo fue dado de alta en dólares se deberá de indicar al cliente que debe de
ingresar a la página en Inglés.
En caso de que un cliente ingrese a la página en ingles con el código de un grupo en

moneda nacional o viceversa, la página manda un mensaje de error indicando que no
existe la tarifa solicitada y arroja la mejor tarifa disponible.
En el caso de los grupos especiales que son publicaciones pero no se solicitan forma de
garantía por negociaciones especiales, en la página se deberá de proporcionar una
tarjeta de crédito como garantía.

 Identificación de discrepancias entre sistemas
Validación de grupos
Discrepancias entre T0+ e Innsist (cuartos noche y tarifas)
Antecedente:
En la integración de T0+ con ICP e INNSIST a través de Manejador Central (MCE),
podemos encontrar discrepancias originadas en la manera en que cada sistema procesa
la información de grupos.

Algunas de estas discrepancias tienen su origen en el procesamiento que hace MCE de
la información recibida desde T0+ y que tiene que enviar hacia Innsist e ICP, otras tienen
su origen en limitantes propias de Innsist.
Consideraciones importantes:
 Innsist toma la información de la ocupación doble para realizar los cálculos de
tarifas en los pronósticos de ocupación con tarifa, así como en otros reportes.
 Para grupos en STRONG TENTATIVE, HOLD y DEFINITIVE, Innsist considera
el total del bloqueo de T0+. En Innsist el estatus que se mostrará es
TRASPASADO.
 Para grupos en DEFINITIVE con Definitive Rooming aplicado en ICP (proceso de

Rooming List), Innsist dejará de considerar el bloqueo recibido por T0+, para
tomar los Pick Ups (Reservaciones). Se puede identificar cuando se ha dado
Definitive Rooming a un grupo si el estatus en Innsist cambia de TRASPASADO a
CONFIRMADO.
En este estatus se pueden consultar las reservaciones en el reporte de Pick Ups

que se encuentra en el maestro de grupos (Reservaciones de Grupos):

 Para los grupos en STRONG TENTATIVE, HOLD y DEFINITIVE, cada que se
realice un cambio desde T0+, se realizará un reenvío de la información (des-
traspaso) hacia Innsist e ICP.
 En T0+ se debe validar que el estatus de envío a MCE (MCE Delivery status) se
encuentre en (R).

Limitante en Innsist: Grupos con más de 10 tipos de habitaciones
El maestro de grupos en Innsist, en la sección de Bloqueos, tiene un límite de 10 líneas

de bloqueo.
Cada línea de bloqueo corresponde a un tipo de habitación.

 Caso 1: Grupos con más de 10 tipos de habitaciones bloqueadas
Se han presentado casos en los que grupos grandes con muchos tipos de habitación no
llega completo el bloqueo a INNSIST. En el maestro de grupos y el Pronóstico de
Ocupación con Tarifa se generan discrepancias respecto a la información ingresada en
Tiempo Cero (mostrando en libros menor cantidad de cuartos). En este caso, el hotel
tiene que dividir el grupo en dos partes, para que se puedan reflejar correctamente los
bloqueos de habitaciones.
 Caso 2: Grupos con menos de 10 tipos de habitaciones bloqueadas

Hay casos en los que grupos con menos de 10 tipos de habitación sobrepasan las líneas
de bloqueo, esto sucede porque se tienen diferentes tarifas (grupal, staff, cortesías) en
un mismo tipo de habitación; sin embargo, esto no tiene la misma afectación que cuando
son más de 10 tipos de habitación, ya que a nivel el total del bloqueo coincide con el
ingreso en T0+. En este caso no es necesario dividir el grupo.
Mezcla de Tarifas
Cuando en un grupo se ingresan para un mismo tipo de habitación, misma ocupación y

en la misma fecha más de dos tarifas diferentes (Ej: grupal, staff y cortesía), MCE al tener
una lógica diferente, hace un re-cálculo en las tarifas ocasionando discrepancias en
Innsist e ICP, lo que visualmente se percibe como “mezcla de tarifas”.
Esta discrepancia entre sistemas ocasiona que en la ocupación doble en Innsist lleguen
tarifas o muy elevadas (derivadas del cálculo erróneo de MCE) o muy bajas (0.01 si
recibe la tarifa de cortesía), lo que puede ocasionar incremento o disminución de la tarifa
promedio en libros.

Para estos casos, se tendrá que solicitar apoyo al área de Rooming List, quienes
aplicarán de manera manual la corrección de tarifas en Innsist.
Este procedimiento se tendrá que realizar desde que se recibe el grupo en estatus
STRONG TENTATIVE, HOLD o DEFINITIVE y cada que se realice un cambio en el grupo
(des-traspaso) que origine el reenvío de la información.

Revisión de bloqueo y tarifas de grupos en Innsist
1. Reservaciones de Grupos: En esta sección puedes verificar todos los datos

generales del grupo, que fueron ingresados desde Tiempo Cero.
RUTA EN INNSIST: 1.Reserv. / 2. Manejo de Grupos/ 1- Reservaciones de
Grupos.
Una vez seleccionada la opción de Reservaciones de Grupos, dar clic en F10- Buscar,
para desplegar las opciones búsqueda; lo más recomendable es realizarla por Clave de
Grupo.

Al seleccionar Clave de Grupo de manera automática la sección Código de Grupo se
muestra de color diferente, ahí se deberá colocar el PMS ID de Tiempo Cero y dar enter
para mostrar la información del grupo.
Información de Tiempo Cero:
Pantalla Completa: Reservaciones de Grupos
En la pestaña Bloqueos, se puede visualizar el desglose de las habitaciones ingresadas

en T0+.

También se puede consultar los Suplementos ingresados en el grupo.

2. Revisión de Tarifas en Innsist:
Ruta en Innsist: 1.Reserv. / B. Clientes y Tarifas / 2.Contratos de Agencias
 Es de suma importancia tomar nota del código que aparece en el campo de

Agencia en la sección de Reservaciones de Grupos, ya que ese dato es
necesario para verificar el tipo de tarifa.
En la sección de Contratos de Agencia se debe colocar la siguiente información:

 Clave de Agencia: Colocar el código de Agencia, el cual es consultado en la
sección Reservaciones de Grupos.
 Moneda: Se deberá seleccionar la moneda en que se haya ingresado el grupo.

 Contrato: Colocar el PMS ID del grupo, dicha información debe ser consultada en
T0+.
Al dar enter, después de ingresar el contrato, de manera automática muestra la sección

Desglose del contrato. En Temporalidad, se debe verificar la fecha de inicio y final y
Tipo de Tarifa.

Al obtener el dato Tipo de Tarifa, nos permite revisar más a detalle en la sección
Códigos de Tarifas.
Ruta en Innsist: 1.Reserv. / B. Clientes y Tarifas / 4. Códigos de Tarifas
En la sección Códigos de Tarifas, deberás colocar la siguiente información.
 Clave de Tarifa: Colocar el código de 3 letras y/o números que se visualiza en la

sección Contrato de Agencias- Tipo de Tarifa.

 Moneda: Indicar el tipo de moneda con el cual fue ingresado el grupo.
 Clase de Habitación: Dar clic y de manera automática muestra la clase de

habitación y el Nivel de tarifas.

Al dar F7-Siguiente muestra la siguiente clase de habitación.
NOTA: Es de suma importancia recordar, que para pronósticos se considera la tarifa en

ocupación Doble.
Limitante en Innsist: Grupos con más de 999 registros
El maestro de grupos en Innsist, en la sección de Rooming List, tiene un límite de 999

registros.

Cada registro corresponde a una reservación.
Un grupo puede agotar los 999 registros en dos casos:
Caso 1: Tripulaciones por mes con más de 999 reservaciones.

Existen tripulaciones que necesitan más de 34 habitaciones diarias, en estos casos si el
bloqueo se realiza por 30 días, tenemos un total de 1020 reservaciones, que debido a
esta limitante Innsist no soportaría, por lo que se recomienda realizar los bloqueos
quincenales.
Caso 2: Grupos con reenvío de información desde T0+.

Existen grupos que por necesidades propias del grupo o por negociaciones, sufren varios
reenvíos desde T0+, causando la cancelación de las reservaciones, debido a que el
sistema asigna nuevas claves, los registros de Innsist se van agotando, si se tiene un
grupo con 250 reservaciones ingresadas sea grupo o publicación y se modifica 4 veces
en T0+, la última actualización ya no la soportaría Innsist por lo que se tendría que dar
de alta otro bloqueo en T0+. Cancelar el original. En el caso de publicaciones se tendría
que proporcionar el nuevo código del grupo al cliente, corriendo el riesgo que si algún
invitado no se le informa a tiempo puede tener problemas al momento de reservar.

17. Reporte de Fallas en el Sistema
El soporte técnico y operativo de Tiempo Cero se deberá solicitar, haciendo llegar a

través del Gerente de Sistemas, la consulta y/o reporte directamente a Service Desk
([email protected]). Solo en caso de no recibir respuesta de Service Desk, se
deberá escalar con Servicio a Franquicias Gamma.
El siguiente recuadro muestra los datos que se deberán incluir:
 Nombre de tu hotel o área.
 Group Id, PMS Id, liga del grupo.
 Pantalla del error que está reportando.
 Breve explicación del problema, consulta o petición.
18. Solicitud De Asignación De Claves
El Gerente de Sistemas o la persona designada por el Servicio a Franquicias deberán

hacer el reporte directamente a Service Desk ([email protected]) con copia al
Servicio a Franquicias.
Enviar solicitud a [email protected] de alta de claves para T0+ con los

siguientes datos:
1. Nombre Completo.
2. Puesto.
3. Correo Electrónico.
4. usuario del Jefe inmediato o Gte de ventas.
5. Hoteles a los que requiere acceso.
6. Confirmación de capacitación en la herramienta por parte de servicio a franquiciatarios.
19. Control de Versiones
Versión Descripción Elaboró Fecha Autorizó

Creación del Alondra Chávez / Verónica Ballinas /
1.0 17/04/2015
documento Control de Sistemas RM Servicios Franquicias
Modificación 17.
Alondra Chávez/ Control Verónica Ballinas /
1.1 Reporte de fallas en 30/06/2015
de Sistemas RM Servicios Franquicias
el sistema


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Control de Sistemas Revenue Management

 Introducción a Tiempo Cero ................................................................................................................ 6

 Proceso General para la venta de grupos .......................................................................................... 10

 Integración de T0+ con otros sistemas ............................................................................................... 11

 Acceso aT0+ ....................................................................................................................................... 18

 Búsqueda de grupos (Search) ............................................................................................................ 22

4. CREACIÓN DE GRUPO (CREATE). ESTATUS INQUIRY ............................................ 28

 Información General del Grupo ......................................................................................................... 28

1 La información contenida en este documento es confidencial y propiedad de Grupo Posadas

 Bloqueo de habitaciones ................................................................................................................... 44

 Bloqueo de Salones ........................................................................................................................... 55

 Food / Beverage / Complementary Services ...................................................................................... 58

 Clonación de grupos .......................................................................................................................... 59

5. GENERACIÓN Y ENVÍO DE CONTRATO AL CLIENTE (ESTATUS WEAK

 Follow up Messages .......................................................................................................................... 62

 Solicitud de extensión de Fecha de Decisión ...................................................................................... 65

 Caso especial: Estatus Hold ............................................................................................................... 67

6. FIRMA DE CONTRATO POR EL CLIENTE (ESTATUS STRONG TENTATIVE) ... 67

 Registro de información de reservaciones y suplementos. Reservation Info / Supplements ............. 68

7. PAGO DEL CLIENTE (ESTATUS DEFINITIVE) ............................................................ 81

 Registro de depósito (Billing Instruccions) ......................................................................................... 81

2 La información contenida en este documento es confidencial y propiedad de Grupo Posadas

8. OPERACIÓN DEL GRUPO.................................................................................................. 85

 Envío de reservaciones (Rooming List)............................................................................................... 85

 Registro de instrucciones operativas (Meeting Instructions) ............................................................. 86

 Instructivo de grupo (Group Instructive) ........................................................................................... 88

 Generación de órdenes de servicio (BEO’S) ....................................................................................... 89

9. SALIDA DEL GRUPO (ESTATUS DEPARTED)............................................................. 94

 Post Convention ................................................................................................................................ 94

10. CANCELACIÓN DE GRUPOS .......................................................................................103

11. CONSULTA DE BITÁCORA DE GRUPOS (VIEW LOG) .........................................106

12. VERIFICAR DISPONIBILIDAD (VIEWS) .................................................................108

 Meeting Rooms ............................................................................................................................... 108

 Rooms ............................................................................................................................................. 111

3 La información contenida en este documento es confidencial y propiedad de Grupo Posadas

 Sales Team Config............................................................................................................................ 120

 Quotas Config .................................................................................................................................. 121

 Hotel Room Type ............................................................................................................................. 121

14. REPORTS .........................................................................................................................122

 Booking Transaction ........................................................................................................................ 125

 Agency Productivity ......................................................................................................................... 126

 Canceled Groups ............................................................................................................................. 129

 Cash in advance ............................................................................................................................... 131

15. PROCEDIMIENTOS ESPECIALES ..............................................................................133

 Procedimientos por tipo de negocio ................................................................................................ 133

 Procedimientos programas de Lealtad para Grupos ........................................................................ 134

 Procedimiento de alta y modificación de Cuentas AMP ................................................................... 135

16. CASOS ESPECIALES ......................................................................................................136

 Encuesta de satisfacción LINC .......................................................................................................... 136

 Grupos Corporativos ....................................................................................................................... 138

 Publicaciones de Grupos.................................................................................................................. 146

 Identificación de discrepancias entre sistemas ................................................................................ 154

4 La información contenida en este documento es confidencial y propiedad de Grupo Posadas

18. SOLICITUD DE ASIGNACIÓN DE CLAVES ..............................................................169

19. CONTROL DE VERSIONES ..........................................................................................170

5 La información contenida en este documento es confidencial y propiedad de Grupo Posadas

El presente manual se elabora para dar conocer y facilitar el uso de la herramienta

 Introducción a Tiempo Cero