Manual de Transparencia y Ética Empresarial Grupo Diana
Manual de Transparencia y Ética Empresarial Grupo Diana
Manual de Transparencia y Ética Empresarial Grupo Diana
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GESTIONAR RECURSO HUMANO MA-GH-002
TABLA DE CONTENIDO
Contenido
OBJETIVO ......................................................................................................................... 3
CONSIDERACIONES GENERALES…………………………………………………………………………………….3
ALCANCE .......................................................................................................................... 3
DEFINICIONES .................................................................................................................. 3
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ................................................................................. 5
RESPONSABILIDADES ....................................................................................................... 6
CONSIDERACIONES GENERALES…………………………………………………………………………………….6
1. Definición y ejecución de la Política. ............................................................................. 7
2. Modalidades que van contra la transparencia, integridad y la Ética Empresarial. ............. 7
3. Comité de Ética . ....................................................................................................... 12
4. Canales de Información ............................................................................................. 13
5. Procedimiento de investigación ................................................................................. 13
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OBJETIVO
El objetivo del Manual es dar a conocer a los Integrantes de Grupo Diana el Programa de
Transparencia y Ética Empresarial para prevenir el Soborno Transnacional y cualquier práctica
corrupta. De igual forma, el objetivo del presente Manual es dar los lineamientos generales
para prevenir, detectar, corregir, gestionar y mitigar situaciones en donde se identifiquen
factores de riesgo.
CONSIDERACIONES GENERALES
ALCANCE
Este Manual tiene alcance corporativo y aplica para todas las Sociedades del Grupo Empresarial
Grupo Diana.
DEFINICIONES
Asociados: Todas las personas naturales o jurídicas que han realizado un aporte en dinero,
en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero a las sociedades de Grupo Diana a cambio
de cuotas, partes de interés, acciones o cualquier otra forma de participación que contemplen
las leyes colombianas.
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Contratista: Cualquier tercero que preste servicios a las empresas de Grupo Diana o que
tenga con ésta una relación jurídica contractual de cualquier naturaleza. Los Contratistas
pueden incluir, entre otros, a proveedores, intermediarios, agentes, distribuidores, asesores,
consultores y a personas que sean parte en contratos de colaboración o de riesgo compartido
con la Persona Jurídica.
Comité de Ética: Comité conformado por los miembros elegidos por la Asamblea General de
Accionistas, encargado de investigar, evaluar y sancionar las infracciones al Manual.
Debida Diligencia: Es la revisión periódica que ha de hacerse sobre los aspectos legales,
contables y financieros relacionados con un negocio o transacción internacional, cuyo propósito
es el de identificar y evaluar los riesgos de Soborno Transnacional y corrupción que pueden
afectar a alguna de las empresas del Grupo Diana.
(i) Diana Corporación S.A.S. (Alimentos), identificada con Nit. 860.031.606-6, con
domicilio en Bogotá D.C., ubicada en la Carrera 13 No. 93-24 en Bogotá D.C., número
de teléfono 6231799 y correo electrónico [email protected].
(ii) Embotelladora de Bebidas del Tolima S.A. (Bebidas), identificada con Nit.
809.009.050-4, con domicilio en Mariquita, Tolima, ubicada en la Calle 7 No. 13-48
Ed. Glacial, Barrio El Dorado en Mariquita, número de teléfono 2524595 y dirección
de correo electrónico [email protected].
(iii) Diana Agrícola S.A.S. (Agrícola), identificada con Nit. 809.000.555-0, con domicilio
en Bogotá D.C., ubicada en la Carrera 13 No. 93-24 en Bogotá D.C., número de
teléfono 6231799 y correo Electrónico [email protected].
(iv) Inversiones JMH S.A.S. (Inmobiliaria JMH), identificada con Nit. 900.111.454- 1, con
domicilio en Bogotá D.C., ubicada en la Carrera 13 No. 93-24 en Bogotá D.C., número
de teléfono 6362939 y dirección de correo electrónico
[email protected].
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Jefes de área: Todos los Integrantes que tengan a su cargo uno o más Integrantes.
PRESENTACIÓN Y CONTEXTO
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RESPONSABILIDADES
Cada una de las Empresas que conforma el Grupo Diana está obligada individualmente a
desarrollar las medidas necesarias para dar cumplimiento a las obligaciones legales que surjan
en materia de Transparencia y Ética empresarial o a implementar aquellas que a nivel grupal
se fijen. En todo caso, el cumplimiento de éstas deberá estar armonizado con el propósito
superior, los principios y valores del Grupo. Por lo anterior, se pueden establecer lineamientos
comunes en aspectos que permitan hacer un uso más eficiente de los recursos humanos,
tecnológicos, de infraestructura, u otros, lo cual en ningún caso alteraría la responsabilidad que
de manera individual cada empresa asume en el Programa de Transparencia y Ética
Empresarial.
Estas serán los responsables y las responsabilidades en cada una de las sociedades del Grupo:
Responsable Responsabilidades
• Asumir un compromiso dirigido a la prevención del soborno
transnacional así ́ como de cualquier otra práctica corrupta, de forma
Asamblea tal que la Compañía pueda llevar a cabo sus negocios de manera ética,
General de transparente y honesta.
Accionistas
• Nombrar anualmente al Oficial de Cumplimiento.
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Altos Directivos
(Gerentes y • Ejecutar, cumplir y supervisar la Política de Transparencia y Ética
Directores y Empresarial y el Manual.
Jefes de Área)
Integrantes • Cumplir la Política de Transparencia y Ética Empresarial y el Manual.
DISPOSICIONES GENERALES
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En este sentido, Grupo Diana velará por el cumplimiento de las disposiciones legales sobre
anticorrupción que le sean aplicables, entre otras, la Ley 1474 del 12 de Julio de 2011 Estatuto
Anticorrupción “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de
prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la
gestión pública”, expedida por el Congreso de Colombia.
Grupo Diana rechaza que los administradores, trabajadores o cualquier tercero, actuando en
nombre o por cuenta del Grupo y sus empresas realicen prácticas consideradas como fraude,
corrupción o soborno en cualquiera de sus formas. En este sentido, bajo ningún pretexto es
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aceptado que se cometan actos intencionales, por acción u omisión, para obtener un provecho
indebido en detrimento de los principios e intereses del Grupo o sus empresas.
Los administradores y trabajadores de Grupo Diana deben realizar todas sus actividades con el
máximo cuidado y destreza profesional de tal forma que se proteja la buena reputación de este
y se fomente la creación de valor para los grupos de interés. En este sentido, los sobornos,
favores ilegítimos, la colusión, la solicitud u ofrecimiento de beneficios personales, directamente
o a través de terceros, están prohibidos.
Por último, de conformidad con la Política de Actividades Políticas y Donaciones Políticas, las
empresas de Grupo Diana tienen prohibido apoyar o contribuir a partidos políticos o a sus
candidatos, sin excepciones. Los Accionistas, Directivos, empleados y Contratistas sólo pueden
ofrecer apoyo y contribuciones a partidos políticos en forma personal y son comprometer a
Grupo Diana.
Ante los conflictos de interés, la actuación de los administradores y trabajadores del Grupo
deben regirse por los principios de lealtad, abstención, confidencialidad y el deber de informar
toda situación de posible conflicto de interés. Cada integrante de Grupo Diana actuará en el
cumplimiento de las funciones que les son asignadas de una manera imparcial. Deberá evitar
comportamientos que impliquen tratamientos privilegiados o discriminatorios, o que sean
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En cualquiera de estos eventos la persona que tenga conocimiento deberá dar a conocer al
Grupo, a través del Comité de Ética de forma inmediata y de manera completa, el asunto que
da lugar al conflicto efectivo o potencial, evitando favorecer cualquier interés propio o de
terceros, sean o no sus parientes, independientemente de que Grupo Diana obtenga o no un
beneficio.
El Comité de Ética evaluará las situaciones y recomendará según sea el caso, que se adopten
los correctivos que estime pertinentes y/o emitirá las autorizaciones a que haya lugar. Grupo
Diana permite la vinculación de familiares en distintas áreas siempre y cuando no se configure
conflicto de intereses ni subordinación.
Las comisiones o remuneraciones respecto de los negocios ejecutados por Grupo Diana
deberán ser autorizadas y aprobadas por el Gerente del área. Las comisiones y remuneración
que se aprueben deberán constar por escrito en los contratos que formalizan el negocio
correspondiente. La autorización y aprobación por parte del Gerente del Área podrá darse por
cualquier medio que permita ser constatado con posterioridad, mensajes electrónicos,
comunicación escrita o similares. En ningún caso se podrán dar comisiones o remuneraciones
a funcionarios públicos.
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Los Altos Directivos, Integrantes o Asociados en ejercicio de sus funciones o con ocasión de
ellas pueden tener acceso a Información Relevante, cuyo uso indebido puede ser sancionado
bajo las normas aplicables.
Se entiende por Información Relevante aquella información que “no es pública” es decir, que
no ha sido previamente revelada al mercado. La información es “relevante” si existe una alta
probabilidad de que un inversionista razonable la considere importante al momento de tomar
una decisión en relación con vender, comprar o conservar un determinado valor, o cuando sea
probable que tenga un efecto significativo en el mercado.
Grupo Diana debe llevar y mantener registros y cuentas que reflejen de forma exacta y precisa
todas las transacciones realizadas. Los Empleados de Grupo Diana no pueden cambiar, omitir
o tergiversar registros para ocultar actividades indebidas o que no indican correctamente la
naturaleza de una transacción registrada.
Grupo Diana tiene controles internos para prevenir que se oculten o disimulen sobornos u otros
pagos indebidos en transacciones como: comisiones, pagos de honorarios, patrocinios,
donaciones, gastos de representación o cualquier otro rubro que sirva para ocultar o encubrir
la naturaleza impropia del pago.
2.8. Riesgos
Cada una de las empresas que compone el Grupo Diana cuenta con una matriz de riesgos por
área en la cual se identifican sus actividades y controles existentes tendientes a minimizar la
probabilidad de ocurrencia y y/o materialización de estos riesgos. Esta matriz se preparó de
acuerdo con el entorno en donde tiene influencia su operación.
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Todos los contratos o acuerdos suscritos por las empresas de Grupo Diana deben contener
cláusulas, declaraciones o garantías sobre conductas antisoborno y anticorrupción. El área
Jurídica debe ser la responsable de incluir dichas cláusulas en todos los contratos.
Todos los Integrantes deberán tener acceso a este Manual. El Manual se encontrará publicado
permanentemente en la página web del Grupo Diana. Por su parte, el área de Desarrollo
Organizacional estará a cargo de poner en conocimiento de todos los Integrantes nuevos y
antiguos el contenido del Manual.
• Informar al Comité de Ética acerca de las infracciones que haya cometido cualquier
Integrante respecto de la Política, para que se adelanten los correspondientes
procedimientos sancionatorios conforme lo dispone el numeral quinto de este Manual.
• Seleccionar y facilitar el entrenamiento constante, cuando menos una vez al año, de los
Integrantes en la prevención del Soborno Transnacional.
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El área de Contraloría de cada una de las empresas de Grupo Diana es la encargada de hacer
la revisión a los procesos que ejecutan las diferentes áreas de la compañía, actividades que se
encuentran plasmadas en el “Manual de Contraloría”, documento que es de custodia directa
del área, y circulación restringida.
Los resultados de las auditorias relacionados con la evaluación de las actividades asociadas a
los riesgos indicados en el numeral 2.7. se comunican formalmente al Comité de Ética y al
Oficial de Cumplimiento para su análisis.
3. Comité de Ética
El Comité de Ética será un cuerpo colegiado integrado por tres (3) miembros principales y tres
(3) miembros suplentes elegidos por la Asamblea General de Accionistas anualmente. El Comité
de Ética se encargará de realizar el estudio de los casos por incumplimiento a este Manual.
El Comité de Ética conocerá de todas las infracciones al presente Manual y estudiará los
resultados de las auditorias. El Comité de Ética investigará, evaluará y sancionará las
infracciones al Manual de conformidad con lo establecido en él y la Ley Anticorrupción.
El incumplimiento de este Manual por parte de alguno de los Altos Directivos, Asociados o
Integrantes, será evaluado y calificado junto con el Comité de Ética. El incumplimiento podrá
ser considerado como una falta grave que dará lugar a las sanciones establecidas en los
contratos de trabajo y/o en el Reglamento Interno de Trabajo de cada una de las empresas
del Grupo. Así las cosas, la comprobación del incumplimiento del Manual por parte de un Alto
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Directivo, Asociado o Integrante, podrá tener como consecuencia la terminación del contrato
con justa causa sin derecho a indemnización, previo procedimiento disciplinario interno.
Este mecanismo sancionatorio se activará en caso de que alguno de los Altos Directivos,
Asociados o Integrantes de las empresas del Grupo Diana:
4. Canales de información
Las capacitaciones y evaluaciones a los empleados en esta materia se realizarán una vez al
año, de la forma en que cada una de las empresas de Grupo Diana lo determine y conservando
los soportes de las capacitaciones y resultados de las evaluaciones.
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Adicional a lo anterior, el área de Gestión Humana de las empresas que componen el Grupo
Diana se encargará de realizar una capacitación sobre el Programa de Transparencia y Ética
Empresarial durante el proceso de inducción de los nuevos empleados.
Grupo Diana dispondrá de una línea ética para que los trabajadores puedan enviar
abiertamente, confidencialmente o de forma anónima, las denuncias o asuntos acerca de
violaciones al Manual de Ética, conductas y situaciones que consideren antiéticas, y que vayan
en contra de las normas aquí establecidas o asuntos que surjan en el Grupo relacionados con
el incumplimiento de normas, procedimientos, regulaciones, políticas, y estándares de conducta
incluyendo las normas anticorrupción. Los siguientes mecanismos están disponibles para la
notificación de infracciones al Código por parte de trabajadores, Clientes y Proveedores:
[email protected].
Además de los canales atrás descritos, las preguntas, quejas y denuncias pueden ser
presentadas directamente al Jefe o Director de Área, Gerente de Unidad o directamente al
Gerente General del Grupo y/o a otros miembros de la Administración. Quien reciba información
en este sentido, deberá darle trámite inmediato al Comité de Ética.
En todas las relaciones comerciales que se tengan con terceros ajenos a la Compañía,
especialmente en las relativas a los Contratistas, los Integrantes podrán de presente la
existencia del Manual e incluirán clausulas en las que se declare el conocimiento sobre su
contenido, permitan la terminación unilateral del contrato y la imposición de penalidades
económicas cuando el Contratista incurra en conductas relativas al Soborno Transnacional.
5. Procedimiento de Investigación
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La apertura de casos para investigación del Comité de Ética se podrá dar por la advertencia del
Oficial de Cumplimiento sobre algún hecho sospechoso, como consecuencia de los resultados
obtenidos en los procesos de auditoria y Debida Diligencia, por aviso de hechos sospechosos
informados por cualquier Integrante o de oficio por parte del Comité de Ética.
Una vez se ha recibido el aviso de un hecho sospechoso o tomada la decisión de dar inicio a
un proceso de oficio, el Oficial de Cumplimiento adelantará la investigación del caso para
establecer los hechos que dieron lugar a la apertura del mismo. La investigación se realizará
dentro de los dos (2) meses siguientes a que se haya recibido el aviso de sospecha o desde
tomada la decisión de iniciar el proceso de oficio.
Pasados los quince (15) días de evaluación por parte del Comité, este procederá a emitir su
decisión indicando si, de acuerdo con la investigación adelantada, el Integrante es o no
responsable de infracciones al Manual. En caso de ser hallado infractor, el Comité procederá a
sancionar al Integrante dentro de los parámetros de las Normas Nacionales contra la corrupción
y el presente Manual.
La Asamblea de Accionistas podrá evaluar y modificar las decisiones tomadas por el Comité de
Ética de oficio o a petición del Integrante sancionado.
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Cambios
Versión Elaboró/Actualizó Revisó Aprobó
generados
Margarita Murra,
Gerente Legal y
V.2 Administrativo
Lorena Amaya, Asamblea General
Abril de N/A
Director Jurídico de Accionista
2021
Andrés Hernandez,
Contralor
Margarita Murra,
Gerente Legal y
Administrativo
V.1
Lorena Amaya, Catalina Rizo,
Junio de Junta Directiva N/A
Director Jurídico Gerente de Desarrollo
2017
organizacional
Andrés Hernandez,
Contralor
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