Características de la carta formal

Son netamente informativas

Las cartas formales tienen como principal objetivo informar. Esta

información puede ser de carácter novedoso para el remitente, o puede
funcionar como un recordatorio de algún tema planteado en una ocasión
anterior.

En cualquier caso, las cartas formales no suelen ser un medio para

enviar saludos o mantener el contacto entre personas; su función
primordial es transmitir una información en un contexto determinado.

Utilizan lenguaje respetuoso

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En las cartas formales debe usarse lenguaje respetuoso. Fuente: pixabay.com

En este tipo de cartas se utiliza un lenguaje bastante formal. En toda la
extensión de la comunicación el remitente debe percibir que se le trata
con respeto y atención.

En las cartas formales deberán incluirse los nombres de los cargos que
ocupa el remitente o el título que exhibe, en caso de que así sea.

Son breves

Dado que tienen una función muy concreta, las cartas formales se
caracterizan por su corta extensión. Se busca evitar que quien recibe la
carta tenga que invertir demasiado tiempo en su lectura.

Al contrario, la intención es que el mensaje llegue de una manera

rápida. Por ello es importante que en las cartas formales no haya
párrafos innecesarios.

La información se expresa de forma precisa

Tal como indicamos en el punto anterior, la precisión es clave para las

cartas formales. Al redactar este tipo de comunicaciones es imperativo
evitar frases hechas, párrafos de relleno o datos innecesarios que no
sean de interés del lector.

Toda la carta debe estar llena de información de valor, expresada de

manera fluida, respetuosa y precisa.

Pueden estar dirigidas a conocidos o desconocidos

Los remitentes de las cartas formales pueden ser personas conocidas o

desconocidas. Por ejemplo, un vecino de una comunidad puede redactar
una carta dirigida al presidente de dicha comunidad para solicitar la
convocatoria de una junta extraordinaria como consecuencia de algún
problema en específico.
Es muy probable que quien escribe la carta conozca al presidente de la
comunidad, incluso pueden tener una relación de amistad o que se
maneje en términos más coloquiales, pero aun así la carta que ha de
redactar debe ser formal.

Así mismo, este tipo de cartas también pueden enviarse a desconocidos.

Por ejemplo, una profesional de la enseñanza que vive en Madrid puede
escribir una carta formal dirigida al alcalde de dicha ciudad para ofrecer
un programa educativo enfocado en niños que participen de la educación
primaria en los colegios comunitarios de la zona.

En este caso, es probable que la maestra no conozca al alcalde

personalmente, pero aun así puede dirigirse a él a través de una carta
formal.

Su estructura incluye elementos de protocolo

En las cartas formales suele incluirse información relacionada con los

cargos que desempeñan tanto el emisor como el remitente, así como
nombramientos específicos que vengan a lugar.

Estas menciones son muy importantes dentro de la estructura de las

cartas formales, pues implica el reconocimiento pleno de quien recibirá
la carta y se interpreta como una señal de respeto y esmero en la
comunicación.

Debe cuidar de forma especial las reglas de ortografía

En cualquier tipo de escrito es necesario contar con buena ortografía y

redacción, pero en una carta formal es aún más necesario que todos los
párrafos estén escritos correctamente.

Deben hacerse varias revisiones del texto final y es importante ser

extremadamente cuidadoso de todos los detalles. De lo contrario, puede
haber errores en la carta y el remitente no considerará dicha
comunicación como seria ni valiosa; incluso podría interpretarla como
una falta de respeto.

Partes de la carta formal

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Lugar y fecha

Estos datos suelen ubicarse en la parte superior derecha de la carta,

aunque también pueden encontrarse en el área superior izquierda. Es
importante no olvidar estos elementos, pues son los que permitirán
registrar la comunicación y ubicarla en un contexto determinado.

Lo más común es que primero se coloque la ciudad y luego la fecha,

siguiendo el formato de día, mes y año en curso. Por ejemplo: “Santa
Cruz, 12 de mayo de 2020

”.
Encabezado

En esta sección debe mencionarse al remitente de la comunicación. Esta

mención debe incluir el tratamiento correspondiente (es decir, “señor”,
“señora”, “don”, “doña”, etc.) y el nombre completo de la persona.

En la siguiente línea debe aparecer el cargo que ocupa la persona en

cuestión, o el título que tiene en caso de tratarse de algún miembro de
una institución. Luego de esta información, algunas personas utilizan la
palabra “presente”. Se trata de una convención que no es obligatoria,
pero que puede utilizarse si quien redacta la carta lo considera prudente.
Un ejemplo de encabezado puede ser el siguiente:

Sra. Camila Flores

Diputada del 6to distrito de la ciudad de Santa Cruz
Presente.

Saludo

Esta sección ocupa apenas una línea, recordemos que la intención de

una carta formal es ser lo más directa, respetuosa y precisa posible.

Por ello, el saludo al remitente incluirá un término de cortesía, como

“estimado”, “distinguido”, “respetado” o “apreciado”, entre otros.

Además, debe incluir el tratamiento que se ha colocado anteriormente

(“señor”, “señora”, “don”, “doña”, entre otros), así como el cargo que
ocupa el remitente, que también se ha colocado en el encabezado. Un
buen saludo para una carta formal puede lucir así: “Estimada señora
diputada”.

Introducción
El primer párrafo de una carta formal debe indicar de forma concisa cuál
es la razón de la comunicación. Esta introducción debe aclarar
efectivamente el planteamiento principal de la carta y lo que se espera
conseguir por parte del remitente.

Así mismo, la introducción puede detallar de forma rápida quién escribe

la carta y en calidad de qué está propiciando dicha comunicación.

Es decir, quien lee la carta formal debe comprender cuál es la

información principal con solo leer el primer párrafo de la misma. De
esta forma reconocerá rápidamente qué tipo de acciones se le solicitan a
través de la carta. A continuación, ofrecemos un ejemplo de introducción
de una carta formal:

“Me comunico con usted en calidad de habitante del barrio Bellas Artes
con la intención de expresarle mi gratitud por la inauguración del parque
comunal Juan Díaz, que está ubicado en el centro de dicho barrio y que
ha significado una mejora evidente en la calidad de vida de quienes
habitamos allí”.

Cuerpo

Corresponde al desarrollo del texto. En esta sección deben incluirse

todos los aspectos complementarios relacionados con la principal razón
de la comunicación, que ha sido expuesta en el párrafo anterior.

Es importante que la carta no se extienda en demasía, siempre debe

escribirse de la manera más precisa posible. Sin embargo, también es
importante que la comunicación no quede incompleta por querer hacerla
muy breve.

Debe haber un equilibrio que permita que la extensión de la carta sea

corta y que, al mismo tiempo, sea posible entregar la información
completa al remitente.
Despedida

La despedida se encuentra al final de la carta. Esta sección da la

oportunidad de recalcar la idea principal de forma rápida y resumida.

Así mismo, en la despedida también puede incluirse una frase afectiva y

amable que dé por terminada la conversación. Un ejemplo de despedida
en una carta formal puede ser el siguiente: “Agradezco las labores
realizadas en este barrio de la ciudad capital y quedo a su disposición
para futuros proyectos de mejoramiento social.

Atentamente”.

Firma

Es la última sección de la carta. En este apartado se coloca el nombre

completo de quien escribe la carta, así como su cargo o título, según sea
el caso.

Este nombre va acompañado de la firma de la persona. Para las cartas

formales se suele utilizar la misma firma que se usa en los documentos
legales habituales. Puede escribirse de puño y letra o puede ser una
firma electrónica.

Otros

Si la carta formal se envía desde una institución u organización formal,

se puede incluir un logotipo en la parte superior derecha.
Ejemplos

Carta formal de renuncia

Santa Cruz, 12 de mayo de 2020

Sr. Joaquín Guerrero

Director de Recursos Humanos del diario El País
Presente.

Ref.: Renuncia irrevocable a cargo de periodista

Estimado señor director,

Me dirijo a usted con la finalidad de hacerle saber mi decisión de

abandonar de forma permanente mi cargo como periodista en jefe de la
sección Internacional del distinguido diario El País a partir del próximo 1
de diciembre de 2018.

Esta decisión responde a razones personales que son ineludibles y en

nada tienen relación con malas experiencias dentro de la empresa, en la
que ejercí funciones de forma armoniosa durante tres años.

Sirva la presente comunicación para agradecerle por la confianza que la

empresa me brindó en todo momento. Mi experiencia laboral en El
País ha significado una importante oportunidad de crecimiento
profesional y personal por la que estoy inmensamente agradecido.
Esperando su comprensión, lo saluda,

Daniel Fernández
Periodista en jefe de la sección Internacional, El País.

Carta formal de reclamación

Santa Cruz, 20 de mayo de 2020

Sr. Samuel Palacios

Gerente general de Movistar
Presente.

Ref.: Reclamo servicio de internet

Estimado señor gerente:

Siento comunicarle mi inconformidad con relación al servicio de internet

que ofrece la empresa que usted dirige. Durante los últimos 15 días
continuos, he estado sin el servicio de internet y aún no se ha resuelto
mi situación.

Comprendo que existen ciertos canales que son los adecuados para
presentar las quejas correspondientes, pero le indico respetuosamente
que ya han quedado registrados mis reclamos durante los últimos 15
días y no se me ha podido ofrecer una respuesta satisfactoria.

Reciba adjunto las copias de las facturas de los últimos dos meses
debidamente pagadas, así como un listado con los números de reclamos
efectuados por mí en el departamento de atención al público de la
empresa. Quedo atenta y dispuesta en caso de que sea necesario
presentar alguna otra documentación.

Mucho le agradeceré las diligencias que pueda hacer para conseguir que
mi caso sea elevado a las instancias pertinentes, y dar respuesta a mis
requerimientos.

Reciba un cordial saludo,

Atentamente,

Diana González Riera

C.I. 18.574.296

Carta formal de agradecimiento

Santa Cruz, 12 de mayo de 2020

Srta. Beatriz Villarejo

Directora del Instituto de Danza Contemporánea de Santa Cruz
Presente.

Ref.: Agradecimientos por participación en II festival de Danzas

Distinguida Srta. Villarejo:

Me es grato expresarle mi más sincera gratitud a usted y al equipo del

Instituto de Danza Contemporánea de Santa Cruz por la impecable labor
de acompañamiento que nos brindaron en el marco del II Festival de
Danza Contemporánea, realizado los días 6 y 7 de enero de 2019, y
organizado por la Escuela Ímpetu, de la que soy directora.
Permítame decirle que la participación de su equipo hizo posible que la
organización del evento fuera completamente exitosa. Los espacios
facilitados cumplieron con las expectativas de los bailarines, coreógrafos
y del público en general, y hemos recibido una respuesta muy favorable
de la audiencia.

Por otra parte, manifestarle que el evento no hubiese sido posible sin la
participación del instituto que usted dirige. Todos los integrantes de la
escuela Ímpetu estamos muy agradecidos por haber trabajado en
conjunto con un equipo tan diligente.

Quedamos a su entera disposición para la realización de futuros eventos.

Cordialmente,

Olga Rojas
Directora de la Escuela de Danza Contemporánea Ímpetu

Carta formal de petición

Santa Cruz, 12 de mayo de 2020

Sr. Carlos Carvajal

Gerente de ventas de Ford Argentina
Presente.

Ref.: Petición 10 autos modelo Fiesta Power 2019

Estimado Sr. Carvajal:

A través de la presente comunicación le hago llegar muy
respetuosamente la petición del envío de diez (10) unidades de autos
modelo Fiesta Power 2019 al concesionario Auto Summit durante el
transcurso del mes en curso. Adjunto las facturas correspondientes
efectivamente pagadas el día 28 de febrero de 2019.

Tal como es habitual, agradecemos profundamente que dicha entrega

pueda efectuarse en el horario matutino (entre las 8.00 y las 12.00
horas), para que los autos puedan ser debidamente recibidos por el
personal encargado de tales funciones.

Agradezco de antemano su disposición y quedo atento ante cualquier

requerimiento que tengan a bien hacer.

Atentamente,

Lic. Diego Miranda

Gerente de compras de Auto Summit

Carta formal de baja voluntaria

Santa Cruz, 12 de mayo de 2020

Sra. Carla Guzmán

Directora de Recursos Humanos de Revlon Panamá
Presente.

Ref.: Baja laboral Luis David Reyes

Distinguida Sra. Guzmán,

Siento comunicarle que he decido solicitar mi baja laboral voluntaria por

motivos de carácter estrictamente personal. Me permito indicarle que
esta decisión es irrevocable y comenzará a tener efecto a partir del 1 de
junio de 2020.
En esta ocasión, comunico a usted que realizaré el preaviso
correspondiente que dicta la ley a partir del próximo lunes 15 de mayo,
y luego de ese periodo de 15 días me desvincularé por completo de la
empresa.

Agradezco muy profundamente por las oportunidades laborales que me

facilitó Revlon Santa Cruz desde mi incorporación a la empresa. Quedo a
disposición de ustedes para la presentación de cualquier documentación
que considere pertinente para llevar a cabo el trámite administrativo de
la mejor forma posible.

Cordialmente,

Luis David Reyes

Coordinador de ventas de Revlon Santa Cruz

Cc: RRH, MinTrabajo

Carta formal para solicitar trabajo

Santa Cruz de la Sierra, 4 de julio de 2020

Sra. Inés Martínez

Jefe de selección del Hotel Marriot
Presente.

Ref.: Solicitud de personal

Estimada Sra. Martínez,

Me es grato dirigirme a usted en respuesta a la solicitud de personal de

atención al cliente, que la empresa Marriot ha publicado en la prensa
nacional.

Cuento con experiencia demostrable en el área de atención al cliente por

más de 4 años y aptitudes óptimas relacionadas con el tratamiento
respetuoso y asertivo del público en general. Por estas razones me
presento como candidata para el puesto de trabajo ofrecido.

Me gustaría señalar que soy una trabajadora proactiva, con aptitudes

para las labores en equipo y con altas dotes de liderazgo. Estoy abierta a
adaptarme al espíritu de la empresa, aportando mi experiencia en el
ramo y mi disposición a mejorar los procesos de forma continua.

Adjunto mi resumen curricular, así como las recomendaciones que

firman varios de mis antiguos empleadores. Si lo considera pertinente,
quedo disponible para concertar una reunión en la que podamos
profundizar los detalles de lo aquí indicado.

Reciba un saludo cordial.

Atentamente,

Paola Vásquez Hernández

CI, 1523450

Carta formal para solicitar algo

Santa Cruz, 12 de mayo de 2020

Sr. Patricio Pinto

Director de la Junta Calificadora de Admisión y Exclusión de Socios del
Club de la Unión
Presente.
Ref.: Inclusión como socio al Club de la Unión

Estimado Sr. Pinto,

Me dirijo a usted con la finalidad de solicitar a la Junta Calificadora de

Admisión y Exclusión de Socios, mi inserción como socio al Club de la
Unión, en mi calidad de miembro fundador del partido político Opción
Ciudadana.

Desde su fundación, el Club de la Unión tiene una marcada tradición de

promoción de la discusión y el debate. En sus distinguidos espacios se
han reunido personas de renombre dentro del ámbito político,
económico y social con la intención de compartir ideas y generar
escenarios de convergencia.

Por lo antes expuesto, como fundador del partido Opción Ciudadana,

considero pertinente mi anexión a este prestigioso club, a cuyos socios
podré ofrecer las visiones que he construido durante mis 20 años de
experiencia en política, así como mi amplia red de contactos dispuesta a
colaborar con el club en lo que sea necesario.

Para su consideración y fines pertinentes, anexo mis credenciales

personales y profesionales.

Atentamente,

Óscar Katz Piñera

Fundador del partido político Opción Ciudadana

Carta formal para convocar a reunión

Santa Cruz, 12 de mayo de 2020

Sra. Federica Arteaga

Presidente de la junta del condominio del edificio Las Flores.
Presente.

Ref.: Urgente Convocatoria a reunión a los dueños del edificio

Distinguida Sra. Armijo,

Me dirijo a usted para solicitarle muy respetuosamente que convoque a

una reunión con carácter de urgencia, a la que estén invitados todos los
vecinos habitantes del edificio Las Flores. El motivo de la reunión es
determinar estrategias de protección ante los continuos robos y asaltos
que hemos presenciado en la zona en los últimos días.

Le propongo por esta vía que la reunión se realice lo más pronto posible,
para poder ejecutar las acciones pertinentes que permitan aumentar
nuestra seguridad y la de las instalaciones del edificio.

Agradezco, por la celeridad que pueda aplicar en este caso y quedo

atenta para cualquier colaboración que considere necesaria.

Atentamente,

Sra. María Alexandra Quintero Mejías

Departamento 76, edificio Las Flores.

Carta formal para hacienda

Santa Cruz, 12 de mayo de 2020

Sr. Hugo Díaz Rojas

Jefe del Departamento de Gestión del Servicio de Impuestos Internos
Presente.

Ref.: Devolución de retenciones de impuesto

Estimado Sr. Díaz,

Me dirijo a usted respetuosamente para solicitar la devolución de las

retenciones registradas a mi nombre, correspondientes al segundo
semestre de 2018.

Como base de la presente solicitud, anexo en esta comunicación los

artículos relacionados que forman parte del Código Tributario por el que
se rige nuestro país y que tiene vínculo con el caso que hoy presento
ante usted.

Agradezco la atención prestada y quedo a su entera disposición para

concertar una reunión con usted u otro representante de esta respetable
institución.

Atentamente,

Selena Gutiérrez Torres

RUC 14 593 963-8

Carta formal para el alcalde

Santa Cruz, 12 de mayo de 2020

Sr. Juan Ribera Vaca

Honorable Alcalde Municipal de La Guardia
Presente.
Ref.: Solicitud de espacio para IV Encuentro Vecinal

Distinguido señor alcalde:

Me dirijo a usted para solicitarle, con mucho respeto, una autorización

que nos permita efectuar el IV Encuentro Vecinal de La Guardia, en la
plaza central de esta localidad, el próximo 8 de noviembre de 2019.

La finalidad de estos encuentros vecinales es conectar positivamente a

todos los miembros de la municipalidad de La Guardia, ofrecer
actividades recreativas y promover espacios de discusión que permitan
proyectar mejoras para toda la comunidad.

Se estima que el IV Encuentro Vecinal de La Guardia tenga una duración

de 6 horas y cuente con la participación de aproximadamente 150
hombres, mujeres, niños y niñas.

Quedo a su disposición para agendar una reunión informativa en caso de

que lo considere necesario, y agradezco su amable atención.

Atentamente,

Tamara Núñez Fuertes

Presidente del Comité Organizativo del IV Encuentro Vecinal de La
Guardia