Clasificación de Los Manuales Administrativos

CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES
ADMINISTRATIVOS
La clasificación de los Manuales puede resumirse en Generales y Específicos, siendo los Generales
aquellos que contienen información de aplicación universal para todos los integrantes de la
organización y Específicos los que su contenido está dirigido directamente hacía un área, proceso o
función particular dentro de la misma.
Sin restar importancia a la diversidad de Manuales Administrativos que existen dentro de las empresas,
para efectos de este texto se hace énfasis en tres tipos de manuales, los cuales son los que ofrecen
mayor aporte para la comprensión del tema central objeto de estudio:
 De Organización
 De Normas y Procedimientos
 De Puestos y funciones
Manual de organización
Es un manual que explica en forma general y condensada todos aquellos aspectos de observancia
general dentro de la empresa, dirigidos a todos sus integrantes para ayudarlos a conocer, familiarizarse
e identificarse con ella.
En términos generales, expone con detalle la estructura de la empresa, señala las áreas que la integran y
la relación que existe entre cada una de ellas para el logro de los objetivos organizacionales.
Su contenido es muy variado y su impacto será el resultado de la creatividad y visión que los
responsables de su elaboración redacten dentro de él. Dentro de este contenido se sugiere:
 Historia y Descripción de la Empresa

 Misión, visión y objetivos de la empresa
 Legislación o base legal
 Estructura de la organización (organigrama General)
 Estructura de cada una de las áreas componentes de la organización en general (Organigrama
por área)
 Normas y políticas generales
Manual de normas y procedimientos
Este Manual describe las tareas rutinarias de trabajo, a través de la descripción de los procedimientos
que se utilizan dentro de la organización y la secuencia lógica de cada una de sus actividades, para
unificar y controlar de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.
Ayudan a facilitar la supervisión del trabajo mediante la normalización de las actividades, evitando la
duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de los procesos, facilitan la labor de la
auditoría administrativa, la evaluación del control interno y su vigilancia.
Contiene un texto que señala las normas que se deben cumplir para la ejecución de las actividades que
integran los procesos, se complementa con diagramas de flujo, así como las formas y formularios que
se emplean en cada uno de los procedimientos que se describan.
El Manual de Normas y procedimientos es aconsejable elaborarlo para cada una de las áreas que
integran la estructura organizacional de la empresa, ya que elaborar uno solo en forma general
representaría ser un documento muy complejo, por pequeña que sea la organización.
Está integrado por la descripción de cada procedimiento de trabajo y las normas que giran alrededor de
él; por lo tanto la integración de varios de ellos representan al Manual de Normas y Procedimientos.
La descripción de procedimientos abarca la siguiente información:
 Identificación del procedimiento

 Nombre
 Área de desempeño
 Codificación
 Descripción Genérica (objetivo)
 Normas generales
 Responsable de cada una de las actividades que lo integran
 Número de Paso o Sub-paso (secuencia de las actividades)
 Descripción de cada una de las actividades que lo integran
Manual de puestos y funciones
Este Manual contiene las responsabilidades y obligaciones específicas de los diferentes puestos que
integran la estructura organizacional, a través de la descripción de las funciones rutinarias de trabajo
para cada uno de ellos.
Se utiliza generalmente en aquellas empresas estructuradas de manera funcional, es decir que están
divididas en sectores en donde se agrupan los especialistas que tienen entrenamiento e intereses
similares, definiendo las características de cada puesto de trabajo, delimitando las áreas de autoridad y
responsabilidad, esquematizando las relaciones entre cada función de la organización.
Describe el nivel jerárquico de cada puesto dentro de la organización, así como su relación de
dependencia, lo cual quiere decir el lugar que ocupa el puesto dentro de la estructura organizacional, a
que posiciones está subordinado directa e indirectamente y cuál es su relación con otros puestos de
trabajo.
Al igual que el Manual de Normas y procedimientos también es aconsejable elaborarlo para cada una
de las áreas que integran la estructura organizacional de la empresa, ya que elaborar uno solo en forma
general representaría ser un documento muy complejo, por pequeña que sea la organización.
Está integrado por la descripción de cada puesto de trabajo y los perfiles ideales para la contratación de
futuros ocupantes de los puestos; por lo tanto la integración de varias de ellos representan al Manual de
Puestos y Funciones.
La descripción de puestos de trabajo abarca la siguiente información:
 Identificación del Puesto de Trabajo

 Nombre
 Área de desempeño
 Codificación
 Descripción Genérica (objetivo)
 Listado de funciones y atribuciones inherentes al puesto
 Diarias o frecuentes
 Semanales
 Quincenales
 Mensuales
 Trimestrales
 Semestrales
 Anuales
 Ocasionales o eventuales
 Requisitos del ocupante del puesto (perfil)
 Nivel académico
 Habilidades y destrezas
 Conocimientos técnicos y/o específicos

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CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES

 Historia y Descripción de la Empresa

Manual de normas y procedimientos

La descripción de procedimientos abarca la siguiente información:

 Identificación del procedimiento

Manual de puestos y funciones

La descripción de puestos de trabajo abarca la siguiente información:

 Identificación del Puesto de Trabajo

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