Harold Iván Mera Martínez

MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS normas que en últimas se ve reflejado en la reducción del

tiempo ocioso, optimización de los procesos
1. INTRODUCCIÓN
administrativos, mejorar la interacción entre los diferentes
A pesar de la importancia de la salud financiera de una equipos de trabajo de la empresa, obteniendo finalmente
empresa, también se le debe reconocer la gran una reducción de costos, mejoramiento en la capacidad
importancia que tiene en la organización de una empresa de reacción de la empresa ante el mercado, una
tener al día una serie de documentos que enmarcan las estructura organizacional mas ágil, entre otros tantos
actividades diarias de la compañía en sus procesos beneficios mas.
productivos.
Si bien es cierto que la redacción y la implementación de
Estos documentos tienen diferentes nombres e incluso estos documentos consume bastante tiempo y dinero,
algunos son reunidos en uno solo. Tales documentos también se debe reconocer que se hace imperativo en
reúnen normas internas, procedimientos, reglamentos, una empresa que se encuentre en crecimiento y que ya
directrices y formatos de los que todos los empleados lleva un trayecto recorrido en el tiempo como para tener
deben tener conocimiento.  su reconocimiento en el medio. En muchas ocasiones los
costos de la organización de la empresa finalmente se
Estos documentos permiten que una compañía pueda ven compensados en el balance cuando los tiempos se
evolucionar independientemente de que sus dueños o disminuyen, los procesos se simplifican, la organización
accionistas principales estén encima de la compañía tiene una capacidad de reacción a todo nivel mas rápida,
permanentemente. Con la implementación de unas la información es mas ágil y llega mas rápido al que la
reglas de juego claras y conocidas por todos los debe emplear, etc.
empleados, solo se requiere hacer un control de gestión
básico para hacerle el seguimiento a una compañía e ir 2. EL MANUAL DE FUNCIONES Y LOS DEMÁS
haciendo los correspondientes correctivos para que los DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS
normales procesos producción de la compañía no se
Un manual de funciones es un documento que se
detengan y toda la empresa se mantenga en  sintonía.
prepara en una empresa con el fin de delimitar las
Se debe ser consiente que lo mas difícil no solo es responsabilidades y las funciones de los empleados de
montar una empresa en una franja del mercado en una compañía. El objetivo primordial del manual es
momento oportuno, sino también mantenerla en el describir con claridad todas las actividades de una
mercado y que trascienda en el tiempo. Esto último es empresa y distribuir las responsabilidades en cada uno
una ardua tarea y que requiere el mayor de todos los de los cargos de la organización. De esta manera, se
esfuerzos de la organización. Para mantener una evitan funciones y responsabilidades compartidas que no
empresa ya constituida en un mercado que solo redunda en pérdidas de tiempo sino también en la
aparentemente puede ser a largo plazo, se debe preparar dilución de responsabilidades entre los funcionarios de la
para que esta pueda ser autónoma y que toda la empresa, o peor aun de una misma sección.
organización se pueda acostumbrar a los continuos
Aunque el manual de funciones es bastante conocido, es
cambios que se le avecinen. 
evidente que por si solo no tiene una aplicación práctica
El presente documento incluye una breve explicación de en una empresa sino se combina con una serie de
la aplicación de los diferentes manuales, documentos y elementos fundamentales que hacen de su
formatos requeridos para la organización adecuada de implementación un proceso exitoso.
una empresa, lo cual puede representar una base para la
Los elementos que complementan un manual de
preparación de algunos de ellos.
funciones para proceder a su implementación son los
Durante la redacción de este documento me tomé el siguientes:
atrevimiento de hacer algunas reflexiones y
 Manual de funciones y responsabilidades.
recomendaciones, fruto de mis experiencias en empresas
productivas de origen estatal y de capital privado, como  Manual de procedimientos y diligenciamiento de
también de mis estudios en la materia, pero no pretende formatos.
de ninguna manera describir un único método para unos  Estructura orgánica de la Empresa.
problemas ya bien conocidos en la industria como son las  Manual de normas administrativas.
constantes esperas para la aprobación de compras,  Delineamientos o directrices de contratación de
contratos, negociaciones, la lenta circulación de la Personal.
información, interminables reuniones o ausencia de las  Reglamento laboral.
mismas, bajo diálogo interno, desconocimiento de Aunque no se ha mencionado, es apenas obvio que para
actividades importantes al interior de la empresa, baja implementar exitosamente todos documentos en la
integración entre secciones, escaso trabajo en equipo, realidad de la empresa, se requiere de un compromiso y
rivalidades entre empleados y secciones, y tantas otras un apoyo racional en todos los niveles de la organización.
distorsiones que terminan en pérdidas de tiempo y Es de recordar que no solo se requiere introducir en el
desaprovechamiento de importantes oportunidades. proceso a todos los empleados de bajo nivel sino
Estas reflexiones solo buscan recalcar la importancia de también a los empleados de mas alto rango, llámese
la implementación de dichos documentos, procesos y gerentes, jefes de departamento, dueños, o accionistas

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administradores. Todos deben ser consientes de la herramienta que ayude también a los jefes a realizar una
importancia de estos documentos y también lo deben evaluación adecuada y objetiva que no tenga nada que
aplicar sin restricción alguna como miembros activos de ver prejuicios personales.
la compañía. De no ser así, no vale la pena poner
Es muy importante incluir dentro de la lista
esfuerzos en un tema que de antemano no va a tener
responsabilidades, el nivel de autorización y
éxito.
responsabilidad presupuestal de su cargo, si lo tiene. No
2.1. MANUAL DE FUNCIONES deben quedar dudas para el funcionario hasta donde va
su responsabilidad y su autonomía tanto presupuestal
Este corresponde a un documento que se divide en los
como  administrativa.
siguientes aspectos:
2.1.4 Personal relacionado con el cargo.
2.1.1 Descripción básica del cargo
En este ítem se parte de la ubicación del cargo dentro del
El formato se encabeza describiendo el nombre del
organigrama de la empresa para determinar con que
cargo, dependencia a la que pertenece y el cargo de su
empleados o secciones debe interactuar para dar
jefe inmediato.
cumplimiento a sus funciones y responsabilidades
2.1.2 Objetivo estratégico del cargo asignadas. 
Este ítem se refiere al la actividad genérica que define el Esta parte del formato también le permite al trabajador
grupo de funciones, actividades y responsabilidades por conocer la compañía y le da un panorama global del
lo cual se hace necesario la existencia de dicho cargo en movimiento de la empresa entre sus diferentes
la estructura de la empresa.   secciones. 
En este punto se debe recalcar que la definición del 2.1.5 Perfil del Cargo
objetivo debe ser concreta y que globalice en pocas
En este punto de la descripción del cargo, se refiere a
palabras el grupo de funciones y responsabilidades del
cual sería el perfil óptimo o ideal del funcionario que debe
cargo.
ocupar un cargo.
2.1.3 Funciones básicas
Se debe aclarar con respecto a la descripción del perfil
En este numeral se deben incluir brevemente cada una de cargo que este se requiere para poder realizar una
de las funciones y responsabilidades básicas que adecuada selección de personal. Si bien es cierto que es
describa adecuadamente los límites y la esencia del muy difícil encontrar un empleado que cumpla a
cargo. cabalidad con el perfil óptimo establecido para un cargo,
esto si nos puede servir de base para seleccionar el
Se debe tener en cuenta que en la descripción de las aspirante mas adecuado en el proceso de selección. 
funciones básicas no se debe entrar en los detalles de “el
como hacer para cumplir con las funciones”, ya que este Adicionalmente, después de conseguir el empleado mas
es un tema tratado al detalle en el manual de adecuado para el cargo, al cruzar el perfil óptimo
procedimientos y formatos. establecido con las características del empleado
contratado (relación hombre – cargo), se puede organizar
Es importante al describir las funciones y las el programa de desarrollo individual del funcionario, esto
responsabilidades de forma tal que el jefe de dicho en miras de terminar de adecuar al empleado con su
empleado pueda tener una forma objetiva de medir el cargo. 
grado de cumplimiento de cada una de las funciones
básicas al momento de la evaluación periódica del 2.2. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS
trabajador. Esto con el fin de que al entregarle sus
El manual de procedimientos y formatos se orientan a
funciones al empleado, podamos tener un método
especificar ciertos detalles de las actividades que
sencillo de control de gestión sobre el cargo, ya que al
normalmente se ejecutan en una empresa con el fin de
final de cada período al empleado se le pueda evaluar su
unificar criterios al interior de la empresa, a recuperar la
desempeño lo mas objetivamente posible. 
información de la forma mas adecuada asegurando su
Cuando las funciones se describen de una manera tan calidad y por último agilizar la circulación de la
genérica, se termina  describiendo los deseos idealistas información para que esta llegue oportunamente a las
del jefe del empleado, generando una incertidumbre en la secciones que la requieren. 
interpretación de las funciones que finalmente se puede
Cuando se trata de definir un nuevo formato, se deben
reflejar en evaluaciones  subjetivas del empleado. Si un
tener en cuenta varios aspectos:
grupo de funciones y responsabilidades descritas para un
empleado están bien redactadas y ajustadas a la El perfil del funcionario o funcionarios que deben
realidad, una consciente autoevaluación del empleado diligenciar el formato (cliente objetivo).
debe coincidir con la evaluación del jefe o al menos estar
Esto con el fin de tener un diseño y una información a
muy cercana. 
llenar adecuada al personal que lo elaborará. Se debe
Con esto se debe concluir que la descripción de las evitar información innecesaria, o que el funcionario objeto
funciones y responsabilidades deben ser una del formato comúnmente no conoce, o que sea

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dispendioso de diligenciar en una actividad que documento que permanentemente se mantiene

generalmente requiere de agilidad. Entre mas rápido se actualizando el movimiento del personal de dirección
pueda llenar un formato (con ítems de selección, poco entre los cargos. El documento anexo debe incluir los
texto, etc.) mas rápido se obtiene la información movimientos que se deben presentar cuando se
requerida y el personal le disminuye su grado de apatía a presenten reemplazos temporales para cubrir algún
su diligenciamiento. cargo cuando el titular no se encuentre disponible en la
empresa. Por lo anterior se debe determinar con claridad
Evitar formatos que soliciten la misma información de
cual sería el segundo renglón para los cargos mas altos y
diferentes formas o en otros formatos.
claves de la empresa. 
En lo posible tratar porque no se recargue de formatos la
2.4. MANUAL DE NORMAS ADMINISTRATIVAS
gestión de un cargo. Se debe tener presente, que aunque
es muy importante la información solicitada en un El manual de normas administrativas corresponde a un
formato, el común de la gente es apática a su documento donde se especifican una serie de normas y
diligenciamiento. Por lo anterior se debe tratar de diseñar procedimientos relacionados básicamente con las
formatos sencillos y ágiles de diligenciar para que el novedades de personal tanto en lo relacionado con
personal no los evite. nómina, bonificaciones, incentivos de índole interno y
extralegal, vacaciones, permisos, etc.; como también las
Debe existir un apoyo general y a todo nivel (directriz o
normas relacionadas con las acciones de carácter
política de la empresarial) que recalque la importancia del
disciplinario.
diligenciamiento de los diferentes formatos.
Este documento, aunque es aparte de los anteriores,
Se debe escuchar a los funcionarios objetivos del formato
también especifica un conjunto de procedimientos
(clientes del formato) para ir adecuándolos a los cambios
internos y recalca sobre los niveles de autorización
de la organización. Es muy común que al implementar un
requeridos para cada caso.
software en una empresa se obvien algunos formatos o
se deban suprimir para dar paso a un nuevo sistema de No se debe confundir la finalidad de este documento con
captura de información, o incluso de nivel de capacitación el reglamento laboral de la empresa, documento este que
del personal a cargo de ingresar la información al se refiere específicamente a las normas que delimitan el
sistema, lo cual implica un reajuste del plan de desarrollo comportamiento y la convivencia de los empleados de la
del personal de la empresa. compañía.
Para cada formato se debe presentar la estructura del 2.5. DELINEAMIENTO O DIRECTRICES DE
formato a diligenciar y una breve descripción CONTRATACIÓN DE PERSONAL
(preferiblemente de una hoja como máximo) de la forma
Este documento describe inicialmente las políticas de la
como se debe llenar. En esta descripción se debe
compañía en materia de selección, contratación y
especificar el recorrido del documento entre la empresa,
evaluación del personal. Luego se detallan los
donde se debe archivar y donde deben quedar tanto los
procedimientos que se deben seguir en cada uno de los
originales como las copias si las tiene.
aspectos (selección, contratación y la evaluación del
Cuando se traten de procedimientos generales dentro de personal). Este documento describe los procedimientos,
la empresa se deben describir las actividades los formatos con su respectiva descripción para el
relacionadas, el objetivo del proceso y lo que debe arrojar diligenciamiento, nombramiento del personal a cargo de
como resultado, como es el caso de una acta, el reporte cada proceso y la sección de la empresa a cargo de
para dar de baja un activo, la descripciones de las mantener estos procesos acordes al desarrollo de la
acciones a seguir, etc. empresa.
2.3. ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA EMPRESA 2.6. REGLAMENTO LABORAL
En este numeral se debe presentar el organigrama real Este documento también se conoce como “el reglamento
de la empresa y con sus diferentes cargos. interno de trabajo” y el cual reúne un grupo de normas
que de una u otra manera delimita la normal convivencia
Este documento debe ser de conocimiento general de
laboral dentro de la empresa. Esta normatividad incluye
todos los empleados de la empresa. Su cabal
las prohibiciones en el comportamiento dentro de la
conocimiento permite que cualquier funcionario tenga con
empresa, comportamiento fuera de la empresa que
claridad con quien o con quienes debe contactarse para
afecten la imagen o los intereses de la empresa, el nivel
lograr los objetivos de su cargo. 
de gravedad de las faltas y las posibles repercusiones de
También es importante el conocimiento de la estructura las acciones índole disciplinaria que tomaría la empresa
orgánica de la empresa para que los empleados sigan en cada caso.
adecuadamente el conducto regular y también para saber
Se debe enfatizar en algo que generalmente los que
a donde acudir cuando el funcionario requerido no se
diseñan el reglamento de trabajo no tienen en cuenta y
encuentre en el momento de ser solicitado. 
se centran solamente en lo que no deben hacer los
Este documento consta de la gráfica del organigrama empleados y cuales serían sus repercusiones
oficial de la empresa y debe estar acompañado por un disciplinarias, sin embargo cada vez está tomando mas

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fuerza en las empresas que en este mismo documento pertenecieran a otro mundo o grupo de trabajo
se describan también los derechos del empleados independiente y autosuficiente. Cuando se presentan
cuando es sometido a un proceso disciplinario, bien sea este tipo de problemas es muy común que se generen
durante el proceso como también la forma de resarcir al procedimientos, normas y formatos propios de cada
empleado cuando la empresa se equivoca al imponerle sección y la información que se requiere rescatar se
una sanción disciplinaria. Esa imparcialidad, genera un encuentra parcializada, dispersa, duplicada y obviamente
aire de objetividad, de justicia y de confianza, lo cual de muy mala calidad, ya que se tiende a generar cada
representa a la empresa un mejor ambiente laboral entre sección su propia base de datos. Para poder organizar
los empleados y una buena imagen al interior de la en este tipo de empresas se deben o dividir por línea de
compañía, que en últimas se puede reflejar en el sentido negocio en independizar su base de datos, o tener una
de pertenencia de los empleados.  sección especializada donde se maneje
sistemáticamente toda la información de la empresa
Este documento usualmente se coloca en lugar visible en
(preferiblemente con software especializado), donde se
la compañía donde circule mucho personal, esto con el
generen los formatos, métodos y procedimientos únicos
fin de asegurar que el documento sea de conocimiento
para toda la empresa e integrando en este trabajo los
de todos los empleados. No obstante, cada vez son
líderes de todas las secciones. Este centro de
menos las empresas que publican de esta forma el
documentación se debe encargar de la recolección de la
reglamento de trabajo. Esto debido a que, según los
base de datos, clasificación y organización estadística de
sicólogos empresariales, genera un aire de temor en el
la información y distribución final de la misma.  
ambiente laboral y hoy cada vez mas se mantiene
publicado en las páginas de la red interna de la empresa, 3.1.2 El Síndrome del Puente:
si la tiene, o también se le entrega una copia al empleado
En el caso de empresas pequeñas y medianas, se tiene
anexa al contrato laboral. Lo importante es que el
que trabajar arduamente para ir redactando, publicando y
empleado de una u otra manera conozca el documento a
ajustando las diferentes normas, procedimientos y
cabalidad y lo tenga como texto de consulta en cualquier
formatos. Es de recalcar la importancia que tiene toda
momento.  
esta documentación en la organización de las actividades
3. IMPLEMENTACIÓN DE MANUALES DE NORMAS Y de una empresa. En el caso de las empresas pequeñas,
PROCEDIMIENTOS medianas y en especial las de origen familiar se
presentan constantes contratiempos en la distribución de
La implementación de los diferentes manuales de normas
cargas laborales y el permanente desconocimiento de la
y procedimientos es un trabajo arduo para su redacción y
importancia de estos documentos que ayudan
que se adecuen a la realidad actual de la empresa.
enormemente a la organización de la empresa. Lo cierto
3.1. QUE DIFICULTADES SE PUEDEN PRESENTAR es que estos manuales no tienen ninguna utilidad si la
cúpula de la organización donde en ocasiones se
3.1.1 El Síndrome de Goliat: encuentran los mismos dueños, no le prestan la
En el caso de una empresa con un alto número de importancia que tienen, o desconocen las normas y los
personal, o empresas grandes en general es de vital procedimientos y no las cumplen, no se podrá esperar
importancia que todos estos documentos existan, sean resultados efectivos alguno en el resto de la organización
de común conocimiento y manejo por los empleados de y así mismo seguirán presentándose los comunes cuellos
la empresa. Cuando en una empresa grande ya se tiene de botella en cabeza de los máximos directivos o los
implementado estos documentos, lo único que se mismos dueños de la compañía porque por ellos tendrá
requiere es que la dependencia encargada de recursos que pasar desde la autorización de la compara de un
humanos, este pendiente de actualizar y adecuar los lápiz hasta la decisión de un proyecto de inversión con
diferentes documentos a la realidad de la empresa, bien base en el presupuesto los dividendos.
sea modificando, adicionando o retirando procesos, En estas últimas empresas lo mas difícil siempre radica
normas y formatos que ya no sean necesarios. en culturizar al personal, y en especial a la cúpula de la
Estas modificaciones deben ser publicadas y mantener organización, pues se tiende a que todo debe pasar por
una constante divulgación efectiva de los mismos al ellos y es así como los empleados a todo nivel,
interior de la empresa. Uno de los problemas mas independientemente que tengan personal o presupuesto
comunes en las empresas grandes y que dificultan la a cargo, se acostumbran a tener que consultar o pedir
circulación ágil de los procesos, uso de formatos y autorización para tomar cualquier tipo decisión. A este
normas es que los empleados no sienten pertenencia por problema cultural que se presenta en este tipo de
la empresa y se tiende a politizar los cargos aun a costa organizaciones le denomino como “el síndrome del
de los intereses de la empresa. A este problema le llamo puente”. Este síndrome se refleja cuando la mayoría de
“el síndrome de Goliat”. Algunas empresas son tan las actividades que debe realizar la empresa deben pasar
grandes y tienen tantas secciones, o tantas líneas de por la aprobación de una persona o muy pocas personas.
negocio y tan diferentes que el personal rivaliza entre las De esta forma, se tiende a no delegar y peor aun, que
mismas líneas de negocio o secciones como si fueran esa persona o ese grupo reducido de personas deben
empresas diferentes, o mas aun cuando los empleados llevarle seguimiento a todo lo que ocurre en la empresa a
entre diferentes secciones se sienten como si todo nivel (tarea de superhéroes) y uno de los tantos

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problemas que generan es que los empleados de la  Es importante tener certeza sobre la información que
empresa no se acostumbran a responsabilizarse de su en realidad se requiere en una base de datos y que
cargo, pues bajo de dichas condiciones, los únicos en realidad sea útil para la empresa. Un caso muy
responsables siempre serán aquel grupo de común se presenta en las entidades del estado
autorizadores o aprobadores que son el puente del donde se implementan formatos pesados, con un
desarrollo de la empresa y por lo tanto el cuello de exceso de información que en últimas ni siquiera se
botella. Otro de los graves problemas que se generan es consulta, ni se necesita para ingresar a la base de
que bajo este ambiente no se estimula la creatividad y el datos de la institución, resultando el esfuerzo y la
crecimiento del personal, punto este clave para el consecución de la información en un lamentable
desarrollo. desperdicio de tiempo tanto para el que diligencia el
documento como para el que ingresa la información
Generalmente es una tarea difícil el implementar estos
a la base de datos. 
procesos en empresas que en poco tiempo dejan de ser
pequeñas para ser medianas o grandes y que aun sus  Seleccionar adecuadamente las fuentes
dueños o accionistas siguen con la inercia de seguirla generadoras de la información que requiero y poder
tratando como si fuera aun una empresa pequeña. El centrar el proceso en la búsqueda de la calidad de la
cambio cultural que implica entender que deben cambiar información. Es muy común que en diferentes
de la actitud donde todo debe pasar por ellos a una formatos se requiera o se incluya diligenciar una
actitud de empresario o inversionista. Es común en estos información. En ocasiones esto es necesario para
casos que vean solo importante lo que genere dinero a confrontar, controlar y hacerle seguimiento a un
corto plazo y no ven que la organización de la empresa, proceso.
aunque genera un gasto, le puede asegurar la No obstante, se deben seleccionar muy bien las fuentes
permanencia de la empresa en el tiempo incluso después generadoras de información debido a que una fuente
de que se hayan ido de este mundo. Mientras los dueños inadecuada le puede acarrear grandes problemas y
y accionistas fundadores superan esta etapa,  frenan el pérdidas de tiempo a causa de falsas alarmas. Una
desarrollo y movimiento de la compañía, no hay fuente adecuada debe ser aquella que genere un cliente
autonomía a ningún nivel de la empresa, continúa cuyo manejo de esta información hace parte de sus
demasiado lenta para el mercado en el que compite y es funciones básicas de su cargo y su perfil le permite darle
así como muchas de estas compañías vuelven a ser la suficiente importancia y conocimiento de dicha
pequeñas después de pasar por una corta época dorada, información. 
o como muchas otras el mercado les cobra
implacablemente su lentitud llevándolas a la quiebra y El diseño de un formato debe tener en cuenta no solo a
solo de estas se escuchan las historias de lo que pudo la fuente adecuada de la información sino también, el tipo
haber sido y no fue. de cliente al que va dirigido el formato como es el caso
de su perfil, escolaridad, tipo de labor, etc., además de
3.2. ASPECTOS CLAVES PARA EL DISEÑO Y LA otros aspectos como es el lugar donde generalmente se
IMPLEMENTACIÓN diligencia el formato. Lo anterior con el fin de generar un
Cuando se esté diseñando cualquier manual, formato que no sea pesado para el cliente objetivo.
procedimiento, norma o formato se deben tener Inclusive, en estos tiempos cada vez se le está dando
presentes algunos aspectos que puede redundar en el mas importancia en el diseño de los formatos de
éxito de la implementación final.  recopilación de las base de datos tanto en los software
como en los documentos, a algo que se llama la
En el caso específico del diseño de formatos y psicología del color y la focalización efectiva de
procedimientos se deben tener en cuenta las siguientes documentos. En estos estudios se dan algunas pautas
recomendaciones: acerca de los diseños mas adecuados de formatos tanto
en software como documentos físicos teniendo en
 Quien o quienes son los clientes objetivos del
cuenta, el color, la luz generada por el computador, la luz
procedimiento o formato. Esto debido a que las
del lugar donde se diligencia el formato, la distribución de
normas, procedimientos y los mismos formatos
la información, etc. 
deben ser acordes a los clientes que los utilizaran en
su cotidiano trabajo. Un procedimiento que no sea En el caso del diseño e implementación de las normas y
adecuado al cliente, puede ser determinante en la políticas de la empresa se deben tener en cuenta las
calidad de la información que se reciba. siguientes recomendaciones:
 Determinar la información que realidad sea relevante
 En la redacción de las normas y políticas se debe
para la empresa cuando se diseñe un formato o
utilizar un lenguaje neutral e impersonal.
procedimiento. Se debe tener en cuenta al personal
que maneje las estadísticas o las bases de datos  Se deben evitar expresiones imperativas y apartes
que se requiere rescatar en un proceso. El exceso donde se detallen acciones de tipo disciplinario por
de información, en ocasiones innecesaria, inútil, la omisión del cumplimiento de la norma que se está
repetida o inadecuada puede llevar a que la calidad estableciendo. 
de la información no sea la mejor, o que toda la  Darle importancia al objetivo de la norma de manera
información no sea plasmada en el documento. que se refleje claramente el espíritu de la norma.

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 En la normatividad de una empresa se debe reflejar la empresa un panorama general de su cargo y como
conducta, la ética y el espíritu de la empresa. moverse dentro de la compañía para lograr sus objetivos.
Inclusive se debe reflejar en la calidad de empleados En segundo lugar le permite a la empresa tener una
que tiene y busca para cumplir con sus objetivos. claridad de cómo fluyen los procesos de la compañía,
 Estos manuales se deben implementar como se complementan las actividades y los cargos de
gradualmente pero de forma continua. Para una una manera organizada.  Esto es útil para poder detectar
empresa que no tiene ninguno de estos manuales y en que momento un cargo está saturado de funciones, o
normas es preferible tener un orden de ya no se requiere, o se debe modificar, o se debe
implementación que permita ir llevando reestructurar una sección de la empresa para adecuarla
gradualmente a la empresa y a sus empleados en el a las nuevas condiciones de la compañía. 
cambio cultural.  En las labores cotidianas de un trabajador se hace
3.3. DEFINICIÓN DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA DE necesario que las funciones básicas de su cargo sean de
LA EMPRESA su conocimiento. Por lo tanto en el posicionamiento de un
empleado, después de conocer su carta de funciones,
Para empezar se debe definir una estructura orgánica de responsabilidades y su interacción en la empresa, se
la empresa para tener una adecuada visión de las debe seguir con una breve inducción en el cargo y un
necesidades de la empresa. Esta estructura inicial debe recorrido por las dependencias que de una u otra manera
permitir reunir todas las actividades que debe ejecutar la tendrán que ver con la ejecución de sus actividades. 
empresa bajo los diferentes grupos de trabajo, secciones
o departamentos. Es importante que cada grupo de 3.5. IMPLEMENTACIÓN DE LAS POLÍTICAS Y
trabajo se pueda enmarcar con metas, objetivos DIRECTRICES EN CONTRATACIÓN DE
específicos y procesos.  PERSONAL
La implementación de una estructura va mas allá que la La implementación del manual de funciones de una
sola definición de los cargos y la nivelación de los empresa puede ir fácilmente a la par con la aplicación de
mismos, pues muy seguramente ya se viene trabajando las políticas y delineamientos de la compañía en materia
de alguna manera en la empresa, es decir con una de contratación de personal.
estructura básica. Usualmente cuando se inicia una
empresa los cargos son escasos y las funciones de los Se precisa que la selección del personal debe ir en
mismos son múltiples y se tiende a encaminar todos los relación estrecha con los objetivos, estrategias y políticas
esfuerzos posibles en rescatar la salud financiera de la de la empresa, ya que la administración del personal
empresa que apenas está naciendo. hace parte integral del plan estratégico de una
organización.
Cuando ya la empresa se estabiliza, se ve la necesidad
de adecuar la estructura de acuerdo a las necesidades y Cuando se tenga bien implementado lo relativo a las
a medida de que va creciendo, se deben ir haciendo una funciones y a la contratación del personal, con su
y otra vez los ajustes normales a la estructura. Con lo respectivo seguimiento, verificación de cumplimiento de
anterior, lo que se debe tener en cuenta es que, aunque las funciones y responsabilidades, correcta interacción
se pretenda diseñar una estructura adecuada por mucho entre cargos, las evaluaciones periódicas de los
tiempo, se debe tener la certeza de que la estructura de empleados y el montaje del plan de desarrollo individual
una empresa es algo que depende mas del mercado que de los trabajadores para ajustar la relación hombre cargo;
de las aspiraciones personales de los dueños de la se puede pasar a la implementación del manual de
compañía.  La estructura debe reflejar la adaptación del procedimientos y diligenciamiento de formatos.
potencial de la empresa ante las exigencias de un 3.6. IMPLEMENTACIÓN DEL MANUAL DE
mercado cambiante y globalizado, y esa es la esencia de PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS
las empresas mas exitosas de nuestros días: “la
flexibilidad”. Para el diseño del manual de procedimientos y formatos
se debe conformar un grupo de trabajo compuesto por
Finalmente la implementación de la estructura orgánica profesionales de buen conocimiento en el tema y los
incluye su divulgación con los ajustes correspondientes jefes de grupo o de área. Este grupo integrado de esta
en nómina, la redistribución de actividades y funciones.  manera deben describir con claridad los procesos mas
Después de estos ajustes, el resto es divulgación y comunes en la empresa y otros que posiblemente falten
trabajo de los jefes de grupo llevar a cabo los cambios a pero que se hacen necesarios para las labores que se
su equipo y proceder a la aplicación de las nuevas realizan. Además de los procesos, se debe determinar la
responsabilidades. información técnica o administrativa que requiere la
3.4. IMPLEMENTACIÓN DEL MANUAL DE FUNCIONES empresa para su base de datos e información y sus
respectivos formatos. Es clave que para la descripción de
En segundo lugar, el manual de funciones y los procesos, la información requerida por la empresa y
responsabilidades es algo crítico y por lo tanto no debe el diseño de los formatos se trabaje conjuntamente con
dar espera su puesta en marcha. Este manual es muy los clientes que de una u otra manera participan en cada
importante implementarlo debido a dos aspectos uno de los procesos involucrados.
principales, primero le proporciona a cada empleado de

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Aunque en el mercado existen ya muchos formatos que de estos procedimientos, o una mala implementación de
posiblemente se pueden utilizar en una empresa, no se los existentes.
debe perder de vista que cada empresa es diferente y
Es mas común de lo que se cree, en el caso de
como tal, existen algunas actividades propias e
empresas relativamente grandes y posicionadas en el
importantes para el negocio que implica que la
mercado, que la información no fluye como debiera
información debe ser recogida y discriminada de una
aunque se tengan costosos software.
manera en especial para asegurar su calidad y facilitar su
análisis. Dichas compañías se enorgullecen en decir que tienen
los mejores software del mercado, pero sin embargo son
La implementación del manual de procedimientos, se
innumerables los casos en que en estas empresas con
debe hacer una divulgación de los mismos a todo nivel
costosos software, costosos sistemas de computo y
de la empresa para asegurar el conocimiento del nuevo
veloces redes, la velocidad de circulación de la
proceso, los formatos que involucra, los clientes objetivo
información, de los procesos internos y la calidad de la
del proceso y los beneficios que tendrá la empresa en su
información recuperada no siempre es de la calidad que
implementación. No está de mas escuchar las
sus directivos espera. No siempre lo mas costoso es lo
sugerencias que puedan hacer los trabajadores acerca
mejor. En ocasiones es preferible un sistema menos
de un proceso, pues en muchas ocasiones en la etapa de
sofisticado pero con un grupo de empleados que a todo
introducción se pueden presentar sugerencias muy
nivel de la organización, incluyendo sus dueños,  están
efectivas para ajustar cualquiera de los componentes del
convencidos de la importancia de los procesos, los
proceso que hagan de su implementación un éxito. Es de
métodos y la información que manejan, puede ser un
responsabilidad de cada uno de los jefes de sección o de
sistema mucho mas ágil y la calidad de la información
área dar a conocer los nuevos procesos, velar porque se
mucho mas alta, por lo tanto la capacidad de reacción de
ejecuten los nuevos procesos, se diligencien
esta empresa ante cambios  en el mercado es alta en
adecuadamente sus formatos y que la información fluya
momentos críticos. Es así como los peces chicos se
rápidamente por cada sección de la empresa. Es
pueden comer a los mas grandes y feroces, pues estos
responsabilidad de los jefes que en cada grupo de
suelen ser mas organizados y suelen tener la información
trabajo se le de la importancia necesaria a cada uno de
adecuada en el momento clave y mantenerse preparados
los procesos para que se vuelvan parte de la cotidianidad
para el cambio.
y la cultura de la empresa.
La planeación y la organización de una empresa tanto en
3.7. IMPLEMENTACIÓN DEL MANUAL DE NORMAS
su ingreso al mercado como también cuando se
ADMINISTRATIVAS Y REGLAMENTO DE TRABAJO
normaliza en el medio, se debe acompañar con una
En el caso del manual de normas administrativas y para definición de roles clara para evitar pérdidas de tiempo o
la redacción del reglamento laboral, también se debe consecuencias negativas imprevistas. A continuación
seleccionar un grupo de trabajo con los jefes de área, los algunos indicios que nos pueden indicar que nuestra
jefes de sección y de departamentos, preferiblemente empresa o proyecto está fallando en planeación y/o en
con un grupo de asesores expertos en el tema, entre los organización:
cuales se debe involucrar a un abogado experto en
legislación laboral. Lo importante del manual de normas  Reiteradas reuniones para revisar las mismas
administrativas es que este se ajuste a la estructura de la actividades, o los mismos procesos, o los mismos
empresa, a los requerimientos del personal y a la resultados, o discusión reiterada de temas ya
legislación del país. evacuados.
 Exceso de reuniones.
Su implementación de ambos documentos es mas  Sobrecarga de funciones y responsabilidades en
sencilla porque lo que se requiere es divulgarlas a todos muy pocos empleados.
los niveles de la empresa, presentar conferencias para  Centralización de las decisiones en una o muy
aclarar dudas, repartir folletos entre los empleados. pocas personas.
Además los jefes de grupo deben velar por el  Dilución de responsabilidades y búsqueda de
cumplimiento de dichas normas. En la práctica, cuando culpables dignos de castigos ejemplarizantes
se hace un proceso adecuado de divulgación, reuniones cuando se presentan resultados negativos.
de discusión y charlas de aclaración de las normas, casi  Empleados sin claridad acerca de sus funciones, o
se da por sentado su conocimiento en la empresa y su empleados que se les tiene que estar dirigiendo
aplicación se vuelve inmediata. continuamente.
4. CONCLUSIÓN  Autoritarismo de Jefes. Este punto es de bastante
ocurrencia cuando los roles de un equipo de trabajo
Aunque son bien conocidas las bondades de que existan no están bien delimitados, ni los participantes
unos procesos claros dentro de una empresa, conocidos empoderados adecuadamente de su cargo y
por sus empleados a todo nivel, también es muy común usualmente termina por haber un funcionario que
conocer empresas que no los tienen o si los tienen lo le decide tomar el mando por su poder de
prestan la importancia que le merece y peor aun, no convencimiento o carácter dominante, o porque el
alcanzan a reconocer que muchos de los problemas de la resto del grupo de trabajo tienen escasos
empresa tienen origen en la falta de la implementación

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Harold Iván Mera Martínez

conocimientos sobre el tema,  y los demás terminan Es bueno recalcar sobre la importancia de manejar unos
por seguirlo. Esta es un tema que los expertos en adecuados procesos, formatos y normas en una
psicológica de grupos suelen explicar ampliamente. empresa, ya que esto le permite a la compañía dar a los
 Desconocimiento de los altos niveles de la empleados una autonomía acorde con el cargo y sus
organización de lo que está afectando responsabilidades. Esto se debe acompañar  con un
negativamente las metas a la compañía y que son adecuado sistema de control de gestión para detectar y
causados por perturbaciones internas de la corregir a tiempo los problemas internos que se puedan ir
empresa. presentando. Además, si estos procesos son
 Dispersión de esfuerzos, o esfuerzos innecesarios adecuadamente implementados, siempre se podrá seguir
en actividades de baja prioridad, o ejecución de planeando y ejecutando proyectos sin los disturbios de
actividades no programadas. pequeños problemas que pueden ser corregidos sin que
 La información no llega a tiempo a la persona tengan que llegar a los altos niveles de la compañía para
adecuada o la información recibida no es de muy darles oportuna solución. 
buena calidad.
 Alta deserción de empleados. Esta es una de las
consecuencias de la congestión laboral y el
desorden que generan finalmente una atmósfera
laboral pesada.
 Programación basada en la corrección de errores
sobre la marcha.
 Grupos de trabajo siempre alcanzados en la
ejecución de actividades.
 Largas jornadas de trabajo que se vuelven muy
comunes.
 Ambientes laborales pesados y altos niveles de
estrés.
 Podría seguir enumerando muchos indicios mas,
que no siempre se presentan todos a la vez, pero
que al estar presentándose varios de ellos, vale la
pena darle un revisión razonable sobre el
movimiento de la empresa, en el montaje de una
empresa, o en la ejecución de un proyecto.
Cuando los roles de una empresa o un proyecto son
implementados adecuadamente a todo nivel, es muy
común ver resultados como los que se describen a
continuación:
 Independientemente que el resultado de una
actividad sea positivo o negativo, este hace parte del
abanico de resultados probables (previstos) y
generalmente se conocen previamente las causas
del riesgo que se ha materializado.
 Empleados en sintonía con los objetivos de la
empresa.
 Los procesos se ejecutan sin contratiempos.
 Reuniones periódicas ágiles.
 Bajo estrés laboral. 
 Baja deserción.
 Empleados con sentido de pertenencia con la
empresa.
 Las ideas se generan por todos los rincones de la
empresa.
 Jornadas laborales normales y las excesivas son
muy escasas.
 Se siente que el proyecto o la empresa anda en su
inercia diaria. Los procesos y las actividades fluyen.
 La información llega a tiempo y a la persona
adecuada.