Unidad 5 - Documentación de La Compraventa

UNIDAD 5: DOCUMENTACIÓN DE LA COMPRAVENTA
1.- INTRODUCCIÓN.
Una vez que la empresa detecta la necesidad de adquirir mercancías, el departamento de

compras deberá estudiar el mercado para proveer a la empresa de los productos
necesarios. Este estudio lo suele realizar a través de la solicitud de ofertas a los proveedores.
A continuación, analiza las ofertas del mercado y por último se procede a la selección del
proveedor/es a los que les comprará la mercancía que necesita.
El proceso administrativo de la compra es el conjunto de operaciones y flujos de

información administrativa que genera la adquisición de mercancía por la empresa.
En este proceso, desde que surge la necesidad de adquirir mercancía hasta que se
adquiere, hay una serie de funciones en las que a la vez surgirán unos documentos de los
cuales unos serán internos de la propia empresa y otros vendrán del exterior acompañados o
relacionados con la adquisición.
El proceso de compras se caracteriza por las siguientes operaciones:
• Emisión y seguimiento del pedido.

• Recepción e inspección de las mercancías recibidas. El proveedor entrega la mercancía
con el correspondiente albarán y el departamento responsable comprueba que el envío
cumple con las condiciones pactadas, especialmente en lo que se refiere a los requisitos
de cantidad y de calidad.
• Comprobación de la factura. La empresa, cuando recibe la factura del proveedor,
la conforma, comprobando que se ajusta a lo indicado en el pedido y en el albarán de entrega.
• Pago de la factura al proveedor.
2.- EL PEDIDO.
El departamento de compras o aprovisionamiento es el que se ocupa de tramitar, controlar y
gestionar los pedidos hasta que éstos se reciban en el almacén.
Cuando formulemos un pedido debemos indicar en él todas aquellas condiciones de compraventa

que consideremos más importantes, como: descuentos, formas de pago, lugar y fecha de
entrega, precios, cantidades, calidad, portes, seguros, embalajes, envases, etc., y lo haremos de
forma que no pueda dar lugar a distintas interpretaciones.
De igual modo, tendremos que indicar con la máxima precisión las mercancías que deseamos
comprar.
Por ejemplo: "destornilladores de estrella, modelo A-501". Si al hacer el pedido nos limitamos a
solicitar destornilladores puede ocurrir que nos los envíen de una clase o modelo diferente a las
que necesitamos, con los consiguientes trastornos que nos ocasionaría el tener que solicitar de
nuevo mercancía, así como la posible pérdida de clientes por no disponer del producto en el
momento adecuado.
Algunos detalles, sobre todo en lo referente a las condiciones generales, pueden no ser
necesarios en caso de proveedores y géneros con los que trabajamos habitualmente.
El departamento de compras hará llegar el pedido al proveedor, pudiendo utilizar diversos

medios. Entre los más utilizados están los siguientes:
a) Carta comercial. Se realizará un original y copia. Tiene la siguiente

estructura:
1. Encabezamiento: membrete (datos del que escribe la carta), fecha, dirección del
destinatario, asunto, referencias y saludo.
2. Cuerpo: contenido íntegro de la carta, donde se expone el motivo de la
comunicación.
3. Pie: despedida, antefirma y firma.
b) Fax. En este caso, el pedido se realiza de forma similar a la carta comercial, pero en
lugar de utilizar el correo, se utiliza el fax.
c) Correo electrónico.
d) Teléfono. En cuyo caso el comprador confirmará el pedido utilizando un impreso
que enviará al proveedor.
e) Mediante agentes comerciales de la empresa vendedora. Será éste quien tome
nota del pedido, utilizando un impreso de la empresa vendedora.
El departamento de compras distribuirá copias del mismo a los diversos departamentos

involucrados en el proceso de compras, tales como Administración y Tesorería para que
tenga en cuenta el pago del mismo. Además, podrá llevar un fichero de pedidos en
curso, para que cualquier departamento pueda informarse del estado en el que se
encuentra su pedido y solucionar cualquier problema con el proveedor.
2.1.- ELEMENTOS DE PEDIDO
En cualquiera de las formas en que se realice el pedido, éste deberá contener como
mínimo la siguiente información:
• Datos identificativos de ambas partes (comprador y vendedor): nombre o razón

social, identificación fiscal, domicilio, código postal, teléfono, fax, etc.
• Fecha de emisión del pedido.
• Nº del pedido. Permite su identificación, ya que luego debe cotejarse con el
correspondiente albarán y con la factura.
• Lugar de entrega de las mercancías. El lugar de envío de las mercancías puede ser
distinto del domicilio de la empresa.
• Descripción de las mercancías que constituyen el pedido: número de unidades,
denominación del artículo, referencia y precios unitarios y totales que la empresa haya
acordado con su proveedor.
• Plazo de entrega de las mercancías.
• Forma de envío. Modalidad de transporte utilizada.
• Pago de los portes. Debe indicarse a cargo de quién son los portes, si son por cuenta
del vendedor (portes pagados) o si son por cuenta del comprador (portes debidos).
• Condiciones y forma de pago.
• Otras condiciones como gastos de embalaje, seguros, etc.
Del pedido se realizan, al menos, dos copias. El original, firmado y sellado, se envía al
proveedor y el comprador se queda con una copia, para que cuando reciba las mercancías
contraste lo que figura en la nota de pedido con las mercancías que realmente ha recibido.
3.- EL ALBARÁN.
Las mercancías solicitadas llegarán acompañadas de un documento denominado albarán o nota
de entrega en el que se relacionan y describen cada una de ellas, comprobando con el mismo
que se ajustan al pedido realizado.
El albarán lo emite el vendedor en el momento de la salida de las mercancías de su
almacén y sirve como soporte al comprador para la comprobación, junto con la copia de la
nota de pedido que deberá obrar en su poder, de la coincidencia de los géneros
solicitados con los recibidos.
Del albarán se emitirá un original y varias copias, dependiendo de las necesidades de la
empresa. Sin embargo, en la práctica habitual se emiten un original y tres copias. Una copia irá
al departamento comercial para la emisión de la factura, otra quedará en el almacén para
justificar la salida de las mercancías y el original y una copia se remitirán, junto con las
mercancías al cliente, el cuál devolverá la copia firmada al proveedor.
El albarán, igual que la nota de pedido, no es un documento formal, por lo que no

existe un modelo predeterminado. Sin embargo, cualquier albarán deberá contener los
siguientes datos:
• Datos identificativos tanto del vendedor como del comprador: nombre o razón
social, identificación fiscal, domicilio, código postal, teléfono, fax, etc.
• Fecha de elaboración y número de albarán.
• Número o referencia del pedido al que corresponde.
• Lugar de entrega de la mercancía.
• Descripción de los artículos o mercancías entregadas: cantidad, denominación y
referencias. Cuando el albarán contiene los precios unitarios y el importe total de la
compra se denomina albarán valorado.
• Fecha de entrega de las mercancías. Tipo de portes: pagados o debidos.
• Firma del receptor de la mercancía. La firma del “recibí conforme” por parte de la
empresa cliente supone el reconocimiento formal de haber recibido los artículos que se
detallan en la nota de entrega y su conformidad con la cantidad, precio y características de
envío.
Las mercancías a su llegada se controlarán con el fin de comprobar que lo pedido coincide
con lo realmente entregado realizando pesajes, recuentos, examen visual de etiquetas de los
bultos, etc.
4.- LA FACTURA.
La factura, que es el documento que acredita legalmente una operación de compraventa, se

confecciona a partir de los datos consignados en el pedido y en el albarán, y se realiza por
duplicado, quedándose cada una de las partes con un ejemplar.
La obligación de expedir y entregar facturas está regulada por el Real Decreto 2402/1985,
de 18 de diciembre (BOE 30 de diciembre), en el cual se establece que: “los empresarios y
profesionales están obligados a expedir y entregar facturas por cada una de las operaciones
que realicen y a conservar copia o matriz de la misma”.
La factura constituye un medio de prueba tanto para el comprador como para el vendedor. El
primero puede utilizarla para exigir el cumplimiento de la obligación contraída por el vendedor
y el segundo para requerir el pago de la mercancía.
4.1.- EXPEDICIÓN:
Los empresarios y profesionales deberán:
1. Expedir factura de todas las operaciones que realicen en su actividad

conservando copia o matriz de la misma, incluso en los casos de autoconsumo, con
excepción de:
• Las operaciones realizadas por sujetos pasivos del I.V.A. a los que sea de
aplicación el Régimen de Recargo de Equivalencia.
• Las operaciones exentas del I.V.A., salvo las prestaciones de servicios de
hospitalización, asistencia médica, odontólogos, ambulancias, etc.
• Las que, con referencia a sectores empresariales o profesionales autorice el órgano
competente de la Administración Tributaria.
• Las realizadas por sujetos pasivos del I.V.A. que tributen en el Régimen Especial
Simplificado.
2. Expedir factura en todo caso por las siguientes operaciones:

• Cuando el destinatario sea un empresario o profesional y actúe como tal.
• En aquellas en las que el destinatario de la operación lo exija para el ejercicio de
cualquier derecho de naturaleza tributaria.
• Las entregas intracomunitarias de bienes exentas de IVA.
• Exportaciones de bienes.
• Aquellos cuyos destinatarios sean las Administraciones Públicas o una persona jurídica
que no actúe como empresario o profesional.
• Determinadas entregas de bienes objeto de instalación o montaje antes de su puesta a
disposición, cuando aquella se ultime en el territorio de aplicación del impuesto.
• Ventas a distancia y entregas de bienes objeto de Impuestos Especiales, cuando se
entiendan realizadas en el territorio de aplicación del impuesto.
3. Emitir la factura en el mismo momento de realizarse la operación. Cuando el destinatario

sea empresario o profesional, la emisión puede realizarse en los 30 días siguientes al
momento de efectuarse la operación, o el último día del mes cuando se facture por
meses. En todo caso, las facturas o documentos sustitutivos deberán ser expedidos antes
del día 16 del mes siguiente al período de liquidación de IVA en el curso del cual se
hayan realizado las operaciones.
4. Pueden incluirse en una misma factura todas las operaciones realizadas por un mismo
destinatario en un mes o período inferior.
5. No será obligatoria la indicación de los datos de identificación del destinatario

cuando se trate de operaciones realizadas para quienes no tengan la consideración de
empresarios o profesionales, si no se supera la cantidad de 100 € (IVA incluido).
4.2.- COPIAS Y DUPLICADOS:
Sólo se puede emitir una factura, aunque se pueden expedir copias y duplicados de las facturas
cuando en una misma operación concurran varios destinatarios o por pérdida del original, en
cuyo caso debe aparecer en el documento la expresión “duplicado” y la razón de su expedición.
Modelo de factura:
4.3.- FACTURA SIMPLIFICADA:
Se podrá expedir factura simplificada en los siguientes supuestos:
• Facturas cuyo importe no supere los 400 euros (IVA incluido)

• Facturas rectificativas.
• Los autorizados por el Departamento de Gestión Tributaria.
• Operaciones en las que el Reglamento de facturación anterior, aprobado por el RD
• 1496/2003, permitía la expedición de tiques (operaciones que no excedan de
3.000 euros, IVA incluido):
• Ventas al por menor. Se consideran ventas al por menor las entregas de bienes muebles
corporales o semovientes en las que el destinatario de la operación no actúe como
empresario o profesional.
• Ventas o servicios en ambulancia.
• Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
• Transporte de personas y sus equipajes.
• Servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes bares y
similares, así como el suministro de comidas y bebidas para consumir en el acto.
• Salas de baile y discotecas.
• Servicios telefónicos prestados mediante cabinas o tarjetas magnéticas o
electrónicas recargables que no permitan la identificación del portador.
• Servicios de peluquerías e institutos de belleza.
• Utilización de instalaciones deportivas.
• Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.
• Aparcamiento de vehículos.
• Servicios de videoclub.
• Tintorerías y lavanderías.
• Autopistas de peaje
No se podrá expedir factura simplificada en las siguientes operaciones:
• Entregas intracomunitarias de bienes (EIB)

• Ventas a distancia.
• Operaciones localizadas en el Territorio de aplicación del Impuesto (TAI) en las que el
proveedor o prestador no esté establecido, se produzca la inversión del sujeto pasivo
y el destinatario expida la factura por cuenta del proveedor o prestador.
• Las operaciones no localizadas en el Territorio de aplicación del Impuesto (TAI) si el
proveedor o prestador está establecido:
▪ Cuando la operación se entienda realizada fuera de la Unión Europea (UE).
▪ Cuando la operación se localice en otro Estado miembro (EM), se produzca la
inversión del sujeto pasivo (ISP) y el destinatario no expida la factura por cuenta
del proveedor o prestador.
Para poder deducir el IVA con factura simplificada, el expedidor debe hacer constar
necesariamente:
• NIF del destinatario y domicilio.

• Cuota repercutida, que se debe consignar de forma separada.
EJEMPLO de factura simplificada (posibles errores)
4.4.- CONSERVACIÓN:
Cuando los empresarios y profesionales están obligados a emitir factura, estos tendrán que
guardar la copia o matriz de la misma, pudiendo sustituir estas por películas microfilmadas o
soportes magnéticos que contengan todos los datos.
• A efectos fiscales, los libros contables así como los justificantes documentales que
sirven de apoyo a los asientos (las facturas) se deben conservar durante, al menos cuatro
años.
• El Código de Comercio, establece un peridodo de conservación de 6 años, a partir de
último asiento contable.
Las facturas de la adquisición de bienes de inversión se conservarán hasta diez años después
de su entrada en funcionamiento. Si estos bienes de inversión son bienes inmuebles el período
de conservación será de quince años.
4.5.- REQUISITOS:
Entre los requisitos establecidos por la Ley figura la información que, como mínimo debe
contener toda factura:
• Datos identificativos del emisor y del destinatario: nombre y apellidos o razón
• social, NIF o CIF, y domicilio.
• Número y, en su caso, serie. La numeración debe ser correlativa. En la factura se
puede incluir la referencia del albarán o del pedido al que corresponde.
• Lugar y fecha de emisión.
• Descripción detallada de la operación y su contraprestación total.
• Base imponible, tipo impositivo de I.V.A. aplicado y cuota del impuesto. Importe líquido
a pagar.
4.6.- LA FACTURA PRO-FORMA:
Otro tipo de factura que surge en las operaciones comerciales es la factura pro-forma. Es un
documento que emite el proveedor a petición del cliente cuando éste necesita conocer,
antes de realizar la operación, el importe exacto de la misma.
La factura pro-forma no tiene validez física ni validez contable, por lo que no se anotará
en los libros registros de facturas emitidas o recibidas. Si la venta se cierra definitivamente,
el vendedor estará obligado a emitir la factura de acuerdo con lo establecido en la factura
pro-forma.
Es conveniente conservar la factura pro-forma, archivándola adecuadamente como un
documento más, originado en las transacciones mercantiles.
La factura pro-forma proporciona la misma información que una factura normal y además
debe tener los siguientes datos:
• El carácter de pro-forma expresamente.
• El número de documento.
• La fecha de validez: esta fecha señala el límite de tiempo a partir del cual el
vendedor no está obligado a mantener condiciones de la operación expresamente.
5.7.- CUMPLIMENTACIÓN DE LA FACTURA:
A la hora de calcular una factura debemos realizar los siguientes cálculos:

• IMPORTE BRUTO = Suma de los importes (Cantidad x Precio)
• IMPORTE LÍQUIDO = Importe Bruto – Descuentos (comerciales, por volumen, por
pronto pago)
• BASE IMPONIBLE = Importe líquido + Gastos (portes, seguros, envases)
• CUOTA IVA = Base imponible x Tipo Impositivo
• TOTAL FACTURA = Base imponible + Cuota IVA

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UNIDAD 5: DOCUMENTACIÓN DE LA COMPRAVENTA

Una vez que la empresa detecta la necesidad de adquirir mercancías, el departamento de

El proceso administrativo de la compra es el conjunto de operaciones y flujos de

El proceso de compras se caracteriza por las siguientes operaciones:

• Emisión y seguimiento del pedido.

Cuando formulemos un pedido debemos indicar en él todas aquellas condiciones de compraventa

El departamento de compras hará llegar el pedido al proveedor, pudiendo utilizar diversos

a) Carta comercial. Se realizará un original y copia. Tiene la siguiente

El departamento de compras distribuirá copias del mismo a los diversos departamentos

2.1.- ELEMENTOS DE PEDIDO

• Datos identificativos de ambas partes (comprador y vendedor): nombre o razón

El albarán, igual que la nota de pedido, no es un documento formal, por lo que no

La factura, que es el documento que acredita legalmente una operación de compraventa, se

Los empresarios y profesionales deberán:

1. Expedir factura de todas las operaciones que realicen en su actividad

2. Expedir factura en todo caso por las siguientes operaciones:

3. Emitir la factura en el mismo momento de realizarse la operación. Cuando el destinatario

5. No será obligatoria la indicación de los datos de identificación del destinatario

4.2.- COPIAS Y DUPLICADOS:

4.3.- FACTURA SIMPLIFICADA:

Se podrá expedir factura simplificada en los siguientes supuestos:

• Facturas cuyo importe no supere los 400 euros (IVA incluido)

No se podrá expedir factura simplificada en las siguientes operaciones:

• Entregas intracomunitarias de bienes (EIB)

• NIF del destinatario y domicilio.

5.7.- CUMPLIMENTACIÓN DE LA FACTURA:

A la hora de calcular una factura debemos realizar los siguientes cálculos:

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