Manual Ofimatica Básica
Manual Ofimatica Básica
Manual Ofimatica Básica
• EXCEL
OFIMÁTICA
BÁSICA
“Si no te gusta cómo son las cosas, cámbialas”
Jim Rohn
NOMBRE:
Desde las pestañas de esta barra se pueden ejecutar todos los comandos de
Word 2007. En Word 2007 la banda de opciones tiene un comportamiento "inteligente", que consiste,
básicamente, en mostrar sólo los comandos más importantes y los que el usuario va utilizando.
La pestaña Inicio contiene las operaciones más comunes sobre copiar, cortar y pegar, además de las
operaciones de Fuente, Párrafo, Estilo y Edición.
En la imagen ves la barra de herramientas de acceso rápido y el Botón Office, lo que antes era el
menú Archivo, que en esta nueva versión de Word, aparece como un botón redondo de color naranja
con el logo de Office.
O bien, asegúrese de que un salto de página no se produce entre dos párrafos, por ejemplo, entre
untítulo y el párrafo que le sigue.
Los bordes avanzados y los rellenos gráficos pueden agregar interés y énfasis a distintas secciones
del documento.
Se puede agregar bordes a páginas, texto, tablas y celdas de tablas, objetos gráficos, imágenes y
marcos Web. Se puede sombrear párrafos y texto. Se puede aplicar rellenos con colores o texturas a
los objetos gráficos.
Modificar un estilo.
Para modificar rápidamente todo el texto al que se le ha aplicado un estilo específico, puede volver a
definir el estilo aplicado. Por ejemplo, si el estilo de los títulos principales es fuente Arial 14 pto,
alineación a la izquierda y en negrita y, posteriormente, decide que sea fuente Arial Narrow 16 pto y
centrado, no es necesario volver a dar formato a todos los títulos principales del documento.
Simplemente tendrá que cambiar las propiedades de dicho estilo.
Quitar un fondo.
1. En el menú Formato, elija Fondo.
2. Haga clic en Sin relleno.
Insertar marcadores.
Para crear un marcador únicamente debemos seguir un par de pasos bien sencillos:
- Posicionarnos donde queramos incluir una marca o seleccionar el texto.
- Acceder a la pestaña Insertar y selecciona la opción Marcador o presionar Ctrl + Mayús + F5.
Podemos ordenar los marcadores por Nombre o por Posición.
Cuando hayamos escrito el nombre pulsamos sobre Agregar.
Si deseamos quitar un marcador debemos seleccionarlo y pulsar Eliminar.
El botón Ir a sirve para acceder directamente al marcador seleccionado, es decir seleccionando un
marcador y pulsando sobre Ir a accedemos a la posición del documento a la que está asociado el
marcador.
Normalmente los marcadores permanecen ocultos, a no ser que activemos la opción Marcadores
ocultos.
Para hacer visibles los marcadores de nuestro documento debemos acceder el mneú Archivo y
hacer clic en el botón Opciones de Word.
Una vez abierto el cuadro de diálogo dseberemos seleccoinar la categoría Avanzadas, en la lista de
opciones de la derecha deberemos bajar hasta encontrar las opciones relativas a Mostrar contenido
de documento, allí marcaremos la opción Mostrar marcadores.
Cuando pulsemos Aceptar y se cierre el diálogo Opciones veremos en nuestro documento aquellos
marcadores que hemos incluido.
Documentos Maestros.
Un documento maestro es un documento que puede contener lo que un documento normal (gráficos,
tablas, formato de texto, etc.) y además contiene enlaces a un conjunto de archivos separados
(subdocumentos) que pueden tratarse independientemente como documentos normales.
Un documento maestro sirve para establecer y organizar un documento que por sus características
está previsto que sea muy extenso (un libro compuesto de varios capítulos). Los documentos
maestros permiten organizar y modificar documentos extensos dividiéndolos en subdocumentos más
pequeños y fáciles de manejar.
- .
- Seleccionamos el Capitulo 1.docx y pulsamos Abrir.
- Con el resto de los capítulos se realiza el mismo procedimiento y al final tendremos un
documentomaestro formado por tres subdocumentos.
Los Índices.
Índice: Índice es una lista de palabras y el número de página donde se encentra dicha palabra. El
índice está ordenado alfabéticamente. El índice se suele colocar al final de un libro para encontrar
términos importantes de manera rápida y sencilla.
De forma manual:
Para crear las marcas de forma manual debemos seguir los siguientes pasos:
- Comenzando desde el principio del documento selecciona las frases o palabras que vayas a
añadir al índice o sitúate en el punto donde vayas a insertar una marca.
- Accede a la pestaña Referencias y haz clic en el botón Marcar entrada o presiona la combinación
de teclas Alt + Shift + X.
- Aparece el diálogo Marcar entrada de índice, si habíamos seleccionado el texto, en el recuadro
Entrada estará ya escrito ese texto, en caso contrario debemos introducir el texto ahora. Este
recuadro Entrada es el que posteriormente aparecerá en el índice.
Seguidamente nos tendríamos que colocar en el punto del documento en el que deseamos insertar
la referencia cruzada e ir a la pestaña Insertar y hacer clic en el botón Referencia cruzada.
Aparecería el cuadro de diálogo Referencia cruzada.
En el desplegable Tipo elegiríamos Marcador y en la parte inferior del diálogo aparecerían los
marcadores que hayamos creado previamente.
Ya sólo quedaría seleccionar un marcador y hacer clic en el botón Insertar.
Podemos seleccionar si queremos que la referencia cruzada se inserte como un hipervínculo.
El pie de página tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de la página, y suele contener
los números de página.
Para modificarlos vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en alguno de los dos botones (Pie de
página o Encabezado) y seleccionamos la opción Editar.
Ahora podemos teclear el encabezado arriba del cuadro punteado y, si lo creemos conveniente,
insertar números de página, fecha, etc., mediante los iconos de la barra de herramientas, como
vamos a ver a continuación. Una vez hayamos acabado de editar el encabezado o pie de página
finalizaremos haciendo clic en el botón Cerrar encabezado y pie de página, a la derecha de la
ventana.
Tablas de contenido.
Una tabla de contenidos está formada por los títulos de los apartados que aparecen en el
documento.
Para crear una tabla de contenidos debemos seguir dos pasos:
1. Preparar la tabla de contenidos, es decir, marcar los títulos que deseamos que aparezcan en la
tabla de contenidos.
2. Generar la tabla de contenidos (TDC o TOC).
Además, podemos seleccionar entre varias opciones como Mostrar números de página, Alinear
números de página a la derecha y si queremos sustituir los números de página por hiperenlaces
marcaremos la opción Usar hipervínculos en lugar de número de página.
Una vez creada nuestra tabla, podemos seleccionarla y volver a desplegar el menú Tabla de
contenido.
Si pulsamos en Quitar tabla de contenido, como su nombre indica, la tabla se eliminará; pero
pulsando en Guardar selección en galería de tablas de contenido podremos guardar el estilo de
nuestra tabla, y se añadirá al desplegable para que podamos elegirla en ocasiones futuras.
Imágenes prediseñadas.
Si hacemos clic en Imágenes prediseñadas aparece el panel
lateral de Imágenes prediseñadas, que puedes ver en esta
imagen de al lado. En el cuadro Buscar introduciremos las
palabras que describan lo que buscamos, si lo dejamos en
blanco, aparecerán todas las imágenes disponibles.
Por ejemplo, al escribir "motocicleta" aparecen las imágenes que tengan relación con ese
concepto,como puedes ver en la imagen.
Para insertar una imagen en el documento basta hacer clic sobre ella.
También tenemos el cuadro Buscar en que nos permite indicar en donde se realizará la búsqueda,
por ejemplo, en Mis colecciones, en Colecciones de Office o en Colecciones web.
También se pueden traer imágenes desde Internet con la opción Imágenes prediseñadas de Office
Online.
Desde archivo.
Se abrirá una ventana similar a la que se nos muestra cuando queremos Abrir un documento Word.
Una vez seleccionado el archivo que queremos importar pulsaremos el botón Insertar y la imagen se
copiará en nuestro documento.
Manipular imágenes.
Para modificar una imagen primero hay que seleccionarla posicionándose sobre ella y haciendo clic,
la imagen quedará enmarcada por unos pequeños círculos.
Para modificar el tamaño, situar el cursor en las esquinas de la imagen y cuando cambie de forma a
una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamaño.
Aunque también puedes hacerlo utilizando las opciones disponibles en la sección Tamaño de esta
pestaña:
Incluso puedes recortar una zona de la imagen para desechar el resto, para ello haz clic en Recortar,
se activará el modo de recorte.
Coloca el cursor en las esquinas de la imagen, haz clic y arrástralo hasta la posición que deseas
enmarcar. Verás que de este modo puedes conseguir extraer una zona de la imagen.
Volver a colorear. Permite aplicar un filtro de color sobre la imagen. En este desplegable también
encontrarás la opción Color transparente para hacer transparente un color a escoger en imágenes
con determinados formatos de imagen (como por ejemplo JPG).
Comprimir imágenes. Permite reducir el peso de las imágenes del archivo completo (o solo las
seleccionadas) para que ocupen menos espacio en disco.
Restablecer imagen. Después de aplicar varios tratamientos a la imagen, como cambios de color y
brillo, podemos volver a la imagen original mediante este botón.
Posición. Ajusta la imagen respecto a la página de varias formas, tal y como se puede ver en los
iconos de la ventana.
Ajuste del texto: Ajusta la imagen respecto del texto que la rodea de varias formas, tal y como se
puede ver en los iconos de esta ventana.
Traer al frente. Muestra la imagen seleccionada sobre los objetos que se encuentren en su mismo
nivel.
Enviar al fondo. Muestra la imagen seleccionada bajo los objetos que se encuentren en su mismo
nivel.
Alinear. Alinea o distribuye varios objetos según la opción que se escoja.
Agrupar. Agrupa diferentes objetos para poder trabajar con ellos como si fuese uno solo.
Girar. Muestra un menú con diferentes opciones de giro y volteo aplicables a la imagen.
También aparece la pestaña Presentación desde la que podrás indicar muchos de las opciones de
presentación del gráfico, como sus ejes, leyenda, títulos, etiquetas, etc.
Desde la pestaña Formato que hemos visto anteriormente podremos establecer el estilo y
visualización del gráfico tanto globalmente como de cada uno de sus componentes.
Diagramas.
Al igual que en Word podemos insertar imágenes, dibujos y otros tipos de elementos gráficos. Un
organigrama es un elemento gráfico que representa una organización, normalmente jerárquica, por
ejemplo, la organización de cargos en una empresa.
Y un diagrama es una representación gráfica que no tiene porqué ser obligatoriamente una
organización jerárquica, puede representar desde un grupo de elementos relacionados entre sí,
hasta un diagrama de secuencias donde por medio de la representación gráfica se explica los pasos
o componentes con una secuencia lógica
Un organigrama, para Word, es un tipo de diagrama con unas características específicas en cuanto a
la estructura y elementos que lo forman.
Crear organigramas.
Para insertar un organigrama debemos:
- Acceder a la pestaña Insertar y seleccionar SmartArt.
Se abrirá este cuadro de diálogo, seleccionar el tipo de diagrama que quieres insertar y pulsar el
botón Aceptar. Nosotros seleccionaremos el tipo Jerarquía.
Nos dibuja un organigrama básico de 2 niveles, el nivel principal con 3 subordinados y un asistente.
Para modificar el texto de los recuadros basta con hacer clic en su interior y escribir el texto que
deseemos.
Al insertar un organigrama nos aparecen las pestañas Diseño y Formato.
Agregar formas.
Cambiar el diseño.
Debido a que Word organiza los diagramas en categorías, podemos intercambiar el diseño de
nuestro diagrama por uno de su misma categoría con un solo clic.
Para ello, en la pestaña Diseño hacemos clic en el desplegable Diseños para ver la lista de posibles
cambios:
El Panel de texto.
Con este botón podemos mostrar el panel de texto correspondiente a nuestro
diagrama.
Además de añadir las formas como hemos visto hasta ahora también podemos editarlo utilizando
este panel.
Para modificar el texto de un elemento podemos seleccionarlo de la lista en el panel y cambiar sus
propiedades desde la pestaña Inicio.
Combinar correspondencia.
Conceptos Previos.
Cuando 'combinamos correspondencia', estamos utilizando dos elementos fundamentales: el
documento principal y el origen de datos.
Documento principal.
Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del
origen de datos.
Buscar un registro.
Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser largo y tedioso buscar un registro
concreto pasando de un registro a otro con los botones de desplazamiento, en estos casos se utiliza
el botón . Permite ir a un registro concreto indicando el valor que buscamos y en
qué campo lo tiene que buscar.
Al hacer clic en el botón aparece el cuadro de diálogo Buscar entrada que vemos a
la derecha.
Si no encuentra ningún registro de las características buscadas, nos lo indica mediante un mensaje.
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generará una carta (o mensaje de
correo electrónico, o etiqueta, etc.).
La segunda columna que no tiene nombre y contiene casillas de verificación sirve para indicar los
destinatarios que se combinarán, normalmente estarán todas las casillas marcadas, si queremos que
un destinatario no aparezca en el documento combinado sólo tenemos que desmarcar la casilla
haciendo clic sobre ella.
Si queremos modificar el valor de algún dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en
la parte inferior y pulsamos Edición.
Se abrirá este cuadro de diálogo:
Desde aquí podremos cambiar los datos del destinatario o incluso añadir nuevos.
Si la lista es muy extensa con el botón Buscando se abrirá el cuadro de diálogo Buscar entrada
donde podemos introducir un valor y un campo y se posicionará en el primer destinatario que tenga
el valor en ese campo.
Si queremos introducir una condición de filtro para filtrar del origen de datos los destinatarios que nos
interesan, hacemos clic en una de las flechas del encabezado, aparecerá el cuadro de diálogo.
Filtrar destinatarios.
Si queremos filtrar los destinatarios que tengan un determinado valor en un
campo de combinación (por ejemplo, queremos los clientes de Barcelona),
primero tenemos que situarnos en el cuadro de diálogo Destinatarios de
combinar correspondencia, por ejemplo, con el icono ,
a continuación, hacemos clic en la flecha que está en el encabezado
delcampo Provincia y se despliega una lista con varias opciones:
(Todos) se seleccionan todos los valores de población.
(Espacios) se seleccionan todos los destinatarios que no tienen población.
(Sin espacios) se seleccionan todos los destinatarios que tienen un valor en
el campo población.
Los valores que aparecen sin paréntesis son los distintos valores que aparecen en la población del
origen de datos (en este caso tenemos clientes de Barcelona, Valencia, Madrid y Alicante). Si
seleccionamos uno de estos valores, seleccionará del origen de datos los destinatarios que tengan
ese valor en la población y los demás no se combinarán.
(Avanzado...) abre el cuadro de diálogo Filtrar y ordenar que veremos a continuación:
En la pestaña Filtrar registros vamos poniendo la condición que deberán cumplir los registros del
origen de datos que queremos que salgan combinados. Se puede poner una condición o varias. En
la primera línea se va formando la primera condición.
Por ejemplo, la condición formada en el cuadro anterior se leería: nombre igual a Juan, de esta forma
sólo aparecerían combinados los clientes de nombre Juan.
Podemos utilizar varias condiciones uniéndolas por el operador Y u O para formar condiciones
compuestas, como, por ejemplo: nombre igual a Juan Y dirección No vacío, sacaría los clientes
denombre Juan que tuviesen algo en el campo dirección.
Para quitar las condiciones hacemos clic en el botón Borrar todo.
Una vez formulada la condición salimos haciendo clic en Aceptar.
Cuando el campo interviene en el filtro su flecha aparece de otro color.
Ordenar destinatarios.
Si queremos ordenar los destinatarios por algún campo de ordenación (por ejemplo, nos interesa que
las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea más fácil entregarlas a mis
empleados), hacemos clic en el nombre de la columna que queremos ordenar y veremos que los
destinatarios se ordenarán por ese campo. Si volvemos a hacer clic sobre el nombre de la columna
los destinatarios pasarán a ordenarse en orden inverso.
También podemos ordenar por varios campos por ejemplo queremos ordenar las cartas por provincia
y dentro de la misma provincia por población y dentro de la misma población por apellidos. En este
caso tenemos que utilizar la ficha Ordenar registros del cuadro de diálogo Filtrar y ordenar.
Hacer clic en la flecha del encabezado de la primera columna por la que queremos ordenar,
seleccionar de la lista que aparece la opción (avanzado), aparecerá el cuadro de diálogo Filtrar y
ordenar, a continuación, hacer clic sobre la pestaña Ordenar registros.
Sólo tenemos que seleccionar en Ordenar por el campo por el cual queremos ordenar los registros, y
si queremos ordenación ascendente (de menor a mayor) o descendente (de mayor a menor).
Para ordenar por más campos rellenar Luego por.
Una vez formulada la condición salimos haciendo clic en Aceptar.
Utilizando Macros.
Al utilizar cotidianamente Word suelen surgir tareas repetitivas que podrían realizarse
automáticamente utilizando las propiedades de las macros.
Una macro no es más que una serie de instrucciones que se ejecutan en un orden determinado por
el usuario, actuando como una única instrucción y que pueden asignarse a un botón.
Por tanto, antes de ponernos a grabar una macro debemos saber exactamente qué tipo de macro
vamos a crear y planificar los pasos que debemos seguir al grabar la macro. Es muy recomendable
realizar varias veces los pasos antes de grabar la macro, para que así salga
sin ningún error.
Otra consideración que debemos tener en cuenta antes de comenzar a grabar la macro es que la
macro a grabar no debe ser dependiente del documento en la que la creemos, ya que entonces no
podremos utilizarla para posteriores documentos.
Para comenzar a grabar una macro deberemos ir a la pestaña Macros y deplegar el menú Macros y
seleccionar la opción Grabar macro.
- En Comandos disponibles en seleccionamos Macros y nos aparecerán listadas todas las macros
que hayamos grabado.
- Bastará con seleccionar la macro y pulsar el botón Agregar>> para que se añada a la barra de
herramientas.
La macro se añadirá al listado de comandos en barra.
En ese momento, podemos configurar el aspecto que tendrá seleccionándola y haciendo clci en el
botón Modificar.
Se abrirá un cuadro de diálogo con diversos iconos preestablecidos para que puedas seleccionar
uno y además puedas modificar su nombre.
Este diálogo Personalizar teclado, permite asignar a la macro seleccionada una combinación de
teclas.
Si colocamos el cursor en el recuadro Nueva tecla de método abreviado, y pulsamos una
combinación de teclas, esta se reflejará en dicho recuadro.
Editar el código de la macro.
Podemos consultar el código generado sobre la macro editándola, además puede servirnos de
utilidad si tenemos conocimientos de programación en Visual Basic si se han encontrado errores al
ejecutar la macro.
Para editar la macro pulsamos la combinación de teclas ALT + F11 y dentro del diálogo Macros
seleccionamos la macro de la lista que queremos editar y pulsamos Modificar.
Nos abre el editor de Visual Basic con la macro seleccionada como vemos en la imagen.
Ejecutar macros.
Para llevar a cabo la ejecución de la macro debemos:
- Acceder a la pestaña Vista y hacer clic en Macros.
- Seleccionar la macro de la lista.
- Pulsar Ejecutar.
O si la hemos asociado a un botón de la barra de menú o a una combinación de teclas simplemente
con pulsar sobre la opción indicada, tenemos suficiente.
También podemos crear macros que se autoejecuten, disponemos de diversas opciones de auto-
ejecución.
AutoExec. Se ejecuta al abrir Word.
AutoExit. Se ejecuta al cerrar Word.
AutoNew. Se ejecuta cuando se crea un nuevo documento desde la plantilla donde tenemos la
macro.
AutoOpen. Se ejecuta cuando se abre un documento existente desde la plantilla donde tenemos la
macro.
AutoClose. Se ejecuta cuando se cierra un documento desde la plantilla donde tenemos la macro.
Si queremos que se ejecute la macro en alguna de estas opciones debemos asignarle el nombre ese
a la macro. Por ejemplo, si queremos que cada vez que abramos un nuevo documento ejecute una
serie de pasos, a la macro le pondremos el nombre AutoNew.
Eliminar macros.
Para eliminar una macro debemos acceder al diálogo de macros, seleccionar la macro a eliminar y
pulsar sobre Eliminar.
Formularios.
Otra forma de compartir documentos es elaborando documentos para que otras personas los
completen y nos los hagan llegar rellenados. Para ello Word 2007 permite la introducción y uso de
formularios en nuestros documentos. Podemos, en un documento de texto, definir un formulario
incluyendo cajas de texto o cuadros de selección, donde el lector del documento podrá rellenar los
datos que le solicitemos, de forma parecida a como rellenábamos los documentos basados en
plantillas.
Un formulario no es más que un documento que contiene texto fijo y texto que debe ser rellenado por
el lector. Para el texto a rellenar debemos definir controles, campos especiales que permiten
introducir información de forma muy variada.
Para poder agregar los controles de formulario al documento, primero debemos activar la Ficha de
programador en la Banda de opciones. Para hacerlo, debemos ir a las Opciones de Word, en el
Botón Office. En la sección Más frecuentes, buscaremos y marcaremos la opción Mostrar ficha
Programador en la cinta de opciones.
Ahora, disponemos de una nueva pestaña, llamada Programador.
Para insertar un control basta con posicionar el cursor donde queremos insertar el control y hacer clic
sobre el tipo de control deseado en la ficha Programador.
Una vez insertado el control, podemos modificar sus propiedades, seleccionándolo haciendo clic
sobre él, y pulsando en .
Marcando las opciones No se puede eliminar el control de contenido, impediremos que el lector
pueda borrar el control, y marcando No se puede editar el contenido, no podrá editar su contenido.
Estas propiedades solo tienen efecto cuando creamos el formulario, los usuarios que lo rellenen las
verán.
Los controles que incorporen texto mostrarán también opciones para aplicarles estilos.
Los controles incorporan un texto de ayuda, que al pulsar sobre él desaparece para ser sustituido por
el texto a rellenar.
Controles de contenido.
Los controles Texto enriquecido y Texto permite introducir un cuadro de texto, que el usuario
podrá rellenar. La diferencia entre ambos es que el control Texto enriquecido permite usar y guardar
textos con formato.
Si marcamos Quitar control de contenido cuando se modifique, al introducir el texto, este se creará
como texto normal y el control desaparecerá.
Para introducir los valores del desplegable, debemos hacerlos desde las Propiedades del control.
El botón Agregar... nos permite añadir un nuevo valor.
Podemos modificar o eliminar uno existente, con los botones Modificar y Quitar respectivamente.
Podemos modificar el orden en que se mostrarán con los botones Subir y Bajar.
El Selector de fecha , despliega un calendario donde el usuario marcará una fecha.
En las propiedades de este control, tenemos todas las opciones para especificar con qué formato
queremos que aparezca la fecha.
Proteger Formularios.
Ahora nos queda un último paso, si dejáramos el documento tal cual, el usuario podría editar y
eliminar lo que quisiese. Para limitar a que únicamente pueda rellenar el formulario, debemos
proteger el documento de la siguiente forma:
Primero, debemos marcar la opción Restringir formato y edición, en el desplegable del botón
Proteger documento.
De cara a utilizar el formulario con varios usuarios, a la hora de guardarlo, si lo hacemos como una
plantilla, los usuarios podrán rellenar el formulario partiendo de la plantilla que hemos creado, y
guardar lo que rellenen como un documento normal.
Asignar campos.
El icono abre el cuadro de diálogo Asignar campos donde definimos estas asociaciones, este
cuadro de diálogo también se puede abrir siempre que veamos en pantalla un botón Asignar
campos.
Combinar al imprimir.
La opción Imprimir documentos permite enviar a la impresora el resultado de la combinación.
Podemos imprimir Todos los registros (todos los destinatarios después de aplicar los filtros), el
Registro actual (el que estamos visualizando en este momento, o un grupo de registros (Desde: ...
Hasta: ...).
En Desde: ponemos el número de orden del primer registro a combinar, dejarlo en blanco indica
desde el primero.
En Hasta: ponemos el número de orden del último registro a combinar, dejarlo en blanco indica hasta
el último.
Por ejemplo, del segundo al quinto (Desde: 2 Hasta: 5); a partir del segundo (Desde: 2 Hasta: en
blanco); los tres primeros (Desde: en blanco Hasta: 3).
Al pulsar Aceptar se abrirá el cuadro de diálogo Imprimir que ya conoces.
En Para: seleccionamos de la lista despegable el campo que contiene la dirección de e-mail del
destinatario.
En Asunto: escribimos el texto que figurará en el asunto del mensaje.
En Formato de correo: seleccionamos de la lista despegable el tipo de formato del mensaje, puede
ser Texto sin formato, HTML o datos adjuntos.
Comentarios.
Los comentarios son una herramienta muy útil cuando compartes un documento con varias
personas, sino deseas realizar cambios sobre el documento original, pero quieres matizar o apostillar
algún concepto, es muy interesante insertar un comentario para que lo vean el resto de personas
que comparten el texto.
Los comentarios se adjuntan al documento, pero no se imprimen, a no ser que lo indiquemos a
lahora de imprimir.
Insertar un comentario.
Para insertar un comentario sobre el documento debemos seguir los siguientes pasos:
- Seleccionar el texto del cual vamos a crear un comentario.
Dependiendo de la vista en que estemos se nos mostrará de una manera o de otra. Por ejemplo,
estando en vista Normal o Lectura nos aparece una sección lateral con el globo del comentario a la
derecha del documento junto con una línea discontinua enlazada al texto comentado.
El comentario nos ofrece información del autor, por ejemplo, en este comentario de ejemplo. Lo
primero que indica es que es un comentario, entre corchetes escribe las iniciales del autor (AC-->
AulaClic) y el número de comentarios que ha realizado este autor, a continuación, muestra el texto
del comentario.
En otras vistas, como Esquema o Borrador el texto aparece resaltado, pero para poder ver los
comentarios deberemos abrir el Panel de Revisión.
Para ello deberemos desplegar la opción Panel de revisiones y escoger el lugar donde lo queremos
mostrar, en la zona inferior de forma horizontal o a la izquierda del texto de forma vertical.
El mismo comentario visto desde el panel de revisiones se vería como vemos en la imagen de abajo
.
Vemos que en el panel nos da algo más de información por ejemplo en el centro nos muestra el
nombre completo del autor y a la derecha muestra la fecha y hora de cuando introdujo el comentario
y un reglón más abajo muestra el comentario.
Veamos el resto de los botones de la barra de revisión que hacen referencia a comentarios.
Comentario anterior. Nos lleva al comentario que este antes del punto donde nos encontremos.
Comentario siguiente. Nos lleva al siguiente comentario del punto donde nos encontremos.
Elimina el comentario seleccionado.
Buscar un comentario.
Si el documento es revisado por varias personas y queremos encontrar un comentario de una
persona en concreto, podemos buscarlos accediendo al diálogo Ir a mediante la pestaña Inicio,
desplegando el menú Buscar y seleccionando Ir a..., o presionando tanto Ctrl + I como F5.
Automático. Deja que Word oriente lo mejor posible los comentarios en el papel.
Conservar. Deja el documento conforme está y lo imprime según lo vemos.
Forzar horizontal. Fuerza a imprimir el documento en formato horizontal para que quepan mejor los
globos.
Además de esto en el diálogo de Imprimir debemos tener la precaución de en la opción Imprimir
tener seleccionada la opción Documento con marcas.
Luego simplemente deberemos hacer clic en el botón Aceptar para aplicar el cambio propuesto.
- O automáticamente
Desplegando la opción Aceptar encontramos Aceptar todos los cambios del documento. Esta
opciónsirve para aceptar todos los cambios encontrados con respecto al documento original.
Desde el menú que tenemos en el botón Mostrar marcas de la pestaña Revisar podemos escoger
que tipo de marcas queremos ver y cuales queremos ocultar, Comentarios, Anotaciones manuscritas
(utilizadas mediante PDAs, Pocket Pc, etc), Inserciones y eliminaciones y marcas de Formato.
Convertir a HTML.
Cuando guardamos el documento, Word lo convierte a HTML, pero hay algunas características de
formato que no están disponibles en HTML y, por lo tanto, no serán visibles al ver la página en un
navegador como Internet Explorer, Mozilla o Netscape Navigator.
Por ejemplo, las letras en relieve, los efectos sobre caracteres, el doble tachado y el contorno no
tendrán ningún efecto sobre los caracteres en HTML, es decir, que en HTML estas características de
formato desaparecen.
Hay otras características de formato que varían de aspecto en HTML, por ejemplo, todos los estilos
de bordes de las tablas y cuadros de texto son vistos en HTML como borde simple; el texto en varias
columnas es convertido en una sola columna; las notas al pie son desplazadas hasta el final de la
página HTML; la alineación de los gráficos y tablas respecto al texto también puede variar
ligeramente; el texto en vertical es convertido en texto horizontal.
Por último, hay algunos elementos que desaparecen en HTML, por ejemplo, los números de línea,
los encabezados y pies de página y los márgenes de la página.
Elementos de Excel.
Las Barras.
La barra de título
Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando
creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le
demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar ,
restaurar y cerrar .
La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar ,
Deshacer o Rehacer .
Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la
flecha desplegable de la derecha y selecciona Personalizar Banda de opciones de acceso rápido.
Se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrás añadir acciones que iremos viendo a lo largo del
curso:
La Banda de Opciones
La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer
clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes
elementos que se pueden crear en Excel.
El Botón Office
Haciendo clic en el botón de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla
podrás desplegar un menú desde donde podrás ver las acciones que puedes realizar sobre el
documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo. A este menú también puedes acceder
desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Banda de opciones.
La barra de fórmulas
La barra de etiquetas
La Ayuda.
Tenemos varios métodos para obtener Ayuda con Excel.
Un método consiste en utilizar la Banda de opciones, haciendo clic en el interrogante:
En el recuadro Guardar en haz clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la unidad donde
vas a grabar tu trabajo.
En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo. Por último,
haz clic sobre el botón Guardar
Otro método consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que tenía antes de la
modificación. Para ello:
Selecciona la opción Guardar del Botón Office.
O bien, haz clic sobre el botón Guardar de la Barra de Acceso Rápido, se guardará con el mismo
nombre que tenía. También puedes utilizar la combinación de teclas Ctrl + G.
Si el archivo era nuevo, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como... que nos permitirá darle
nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar.
Otra forma consiste en utilizar el botón Cerrar de la barra de menú, cuidado no el de la barra de
título que cerraría el programa Excel.
Si quieres saber cómo cerrar de golpe todos los libros abiertos:
En el cuadro que aparecerá deberás seleccionar Libro en blanco y hacer clic en Aceptar
.
Abrir un libro de trabajo ya existente.
Introducir datos.
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los
casos, los pasos a seguir serán los siguientes:
Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees
introducir.
Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes observar en
el dibujo siguiente:
Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que te explicamos a
continuación:
INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se
encuentra justo por debajo.
TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa
cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda
contigua hacia la derecha.
CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se valida
el valor para introducirlo en la celda, pero la celda activa seguirá siendo la misma.
Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de la celda a
su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar
de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda seguirá con el valor que tenía.
Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro dándonos
información sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y
aceptar la corrección o no.
Otras veces la fórmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo raro en la celda,
comprobar la fórmula en la barra de fórmulas para encontrar el error.
Tipos de datos.
En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:
VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser
un número, una fecha u hora, o un texto.
FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas,
nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden
realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En
una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y
funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.
Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de
cada artículo en cada mes.
Para ello vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en Tabla dinámica (también podemos
desplegar el menú haciendo clic en la flecha al pie del botón para crear un gráfico dinámico).
Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí podremos indicar el lugar
donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla.
En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que
queremos ubicarla en una hoja de cálculo nueva.
Podríamos crear una conexión con otra aplicación para obtener los datos desde otra fuente diferente
a Excel.
En el caso de seleccionar la opción Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las
celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras.
Pulsamos Aceptar para seguir.
Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinámica.
Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila tenemos las
referencias, en el campo columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla las sumas de los
importes.
El panel lateral seguirá pudiéndose utilizar, así que en cualquier momento podremos quitar un campo
de una zona arrastrándolo fuera.
Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros
resultados sin casi esfuerzos.
Si arrastrásemos a la zona de datos los campos cantidad y total, obtendríamos la siguiente tabla,
más compleja, pero con más información:
Puede que no visualices la tabla de la misma forma, al añadir varios campos en la sección Valores el
rótulo aparecerá en una las secciones de rótulos, si te aparece en Rótulos de columna
despliega la lista asociada a él y selecciona la opción Mover a rótulos de fila.
Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses desaparecerán de la tabla, pero
no se pierden, en cualquier momento podemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista y
marcando la casilla (Seleccionar todo).
Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para cerrar y dejarlo como
estaba.
Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado más complejas, por
ejemplo, podemos seleccionar ver los artículos con referencia 1236 de Abril.
Para cambiar el formato del gráfico a otro tipo de gráfico que nos agrade más o nos convenga más
según los datos que tenemos.
Al pulsar este botón se abrirá el cuadro de diálogo de Insertar gráfico, allí deberemos escoger el
gráfico que más nos convenga.
Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario escribir o mostrar con
facilidad una fila entera de datos (un registro).
Para abrir el formulario de datos, tenemos que posicionarnos en la lista para que esté activa, y pulsar
en el icono Formulario .
Como esta opción no está directamente disponible en la Cinta de opciones, podemos añadirla a la
Barra de acceso rápido, de la forma que ya vimos. Pulsando el Botón Office > Opciones de Excel >
Personalizar, y Agregar el icono Formulario..., en la sección de Comandos que no están en la cinta
de opciones.
Al crear el formulario, disponemos de siguientes botones:
Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro.
Eliminar: Eliminar el registro que está activo.
Restaurar: Deshace los cambios efectuados.
Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior.
Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente registro.
Criterios: Sirve para aplicar un filtro de búsqueda.
Cerrar: Cierra el formulario.
Para hacer una ordenación simple, por ejemplo, ordenar la lista anterior por el primer apellido,
debemos posicionarnos en la columna del primer apellido, después podemos acceder a la pestaña
Datos y pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio de ordenación o bien pulsar sobre uno de los
botones de la sección Ordenar y filtrar para que la ordenación sea ascendente o descendente
respectivamente. Estos botones también están disponibles al desplegar la lista que aparece
pulsando la pestaña junto al encabezado de la columna.
Para ordenar la lista por más de un criterio de ordenación, por ejemplo, ordenar la lista por
el primer apellido más la fecha de nacimiento, en la pestaña Datos, pulsamos sobre
Ordenar... nos aparece el cuadro de diálogo Ordenar donde podemos seleccionar los
campos por los
que queremos ordenar (pulsando Agregar Nivel para añadir un campo), si ordenamos según el valor
de la celda, o por su color o icono (en Ordenar Según), y el Criterio de ordenación, donde elegimos si
el orden es alfabético (A a Z o Z a A) o sigue el orden de una Lista personalizada.
Por ejemplo, si en la columna de la tabla se guardan los nombres de días de la semana o meses, la
ordenación alfabética no sería correcta, y podemos escoger una lista donde se guarden los valores
posibles, ordenados de la forma que creamos conveniente, y así el criterio de ordenación seguirá el
mismo patrón.
Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo, aumentamos o
disminuimos la prioridad de ordenación de este nivel. Los datos se ordenarán, primero, por el primer
nivel de la lista, y sucesivamente por los demás niveles en orden descendente.
En la parte superior derecha tenemos un botón Opciones..., este botón sirve para abrir el cuadro
Opciones de ordenación dónde podremos especificar más opciones en el criterio de la ordenación.
Excel 2007 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción de la
función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a continuación hacer clic sobre el botón
, de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya
que el nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver
con la descripción escrita.
Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categoría
del cuadro combinado O seleccionar una categoría: esto hará que en el cuadro de lista sólo
aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy
seguros de la categoría podemos elegir Todas.
En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos haciendo clic
sobre ésta.
Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los distintos
argumentos y una breve descripción de ésta. También disponemos de un enlace Ayuda sobre esta
función para obtener una descripción más completa de dicha función.
Al final, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Justo por debajo de la barra de fórmulas aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función,
donde nos pide introducir los argumentos de la función: Este cuadro variará según la función que
hayamos elegido, en nuestro caso se eligió la función SUMA ().
En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente será una celda o
rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre le botón para que el cuadro se haga más
pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo, a continuación, seleccionar el rango de celdas o
la
celdas deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el
botón izquierdo del ratón sobre la primera celda del rango y sin soltar el botón arrástralo hasta la
última celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de diálogo.
En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso de que
existiera.
Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así sucesivamente.
Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una función, Excel expande
automáticamente el rango incluyendo así el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en
la celda A5 la función =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posición 3 la fórmula se expandirá
automáticamente cambiando a =SUMA(A1:A5).
En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es un
"número de serie". Pues bien, Excel llama número de serie al número de días transcurridos desde el
0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el día
0/1/1900 y a partir de ahí empieza a contar, en las funciones que tengan núm_de_serie como
argumento, podremos poner un número o bien la referencia de una celda que contenga una fecha.
Función Descripción
AHORA() Devuelve la fecha y la hora actual
AÑO(núm_de_serie) Devuelve el año en formato año
DIA(núm_de_serie) Devuelve el día del mes
DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;método) Calcula el número de días entre las dos fechas
DIASEM(núm_de_serie;tipo) Devuelve un número del 1 al 7
FECHA(año;mes;día) Devuelve la fecha en formato fecha
FECHANUMERO(texto_de_fecha) Devuelve la fecha en formato de fecha
HORA(núm_de_serie) Devuelve la hora como un número del 0 al 23
HORANUMERO(texto_de_fecha) Convierte una hora de texto en un número
HOY() Devuelve la fecha actual
MES(núm_de_serie) Devuelve el número del mes en el rango del 1
(enero) al 12 (diciembre)
MINUTO(núm_de_serie) Devuelve el minuto en el rango de 0 a 59
NSHORA(hora;minuto;segundo) Convierte horas, minutos y segundos dados
como números
Funciones de texto.
Una hoja de cálculo está pensada para manejarse dentro del mundo de los números, pero Excel
también tiene un conjunto de funciones específicas para la manipulación de texto.
Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel.
Función Descripción
CARACTER(número) Devuelve el carácter especificado por el número
CODIGO(texto) Devuelve el código ASCII del primer carácter del
texto
CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN) Devuelve una cadena de caracteres con la unión
DECIMAL(número;decimales;no_separar_millares Redondea un número pasado como parámetro
)
DERECHA(texto;núm_de_caracteres) Devuelve el número de caracteres especificados
ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nú Devuelve la posición inicial del texto buscado
m_inicial)
Funciones de búsqueda.
En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar con las fórmulas
diseñadas. Por eso existe una agrupación de funciones específicas para realizar búsquedas de
datos.
Comprendamos qué es en sí una búsqueda, cuando queremos encontrar alguna información de algo
no buscamos directamente por lo que buscamos pues lo desconocemos, realizamos una búsqueda
de una propiedad o algo similar que conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si
buscamos a una persona, describimos su aspecto físico, si buscamos el nº de teléfono de un
restaurante, buscamos en la guía de teléfonos por el nombre del restaurante. Normalmente el dato
que queremos encontrar no lo conocemos por eso buscamos por otros datos que sí conocemos.
Estas son las funciones disponibles por Excel para realizar búsquedas:
Función Descripción
AREAS(ref) Devuelve el número de rangos de celdas
contiguas
BUSCAR(...) Busca valores de un rango de una columna o una
fila
BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indic Busca en la primera fila de la tabla o matriz de
ador_filas;ordenado) valores
Función Descripción
Funciones matemáticas y trigonométricas
ABS(número) Devuelve el valor absoluto de un número
ALEATORIO() Devuelve un número entre 0 y 1
COMBINAT(número;tamaño) Devuelve el número de combinaciones para un
número determinado de elementos
Funciones lógicas
FALSO() Devuelve el valor lógico Falso
VERDADERO Devuelve el valor lógico Verdadero
SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_fals Devuelve un valor u otro, según se cumpla o no
o) una condición
Funciones de información
ESBLANCO(valor) Comprueba si se refiere a una celda vacía
ESERR(valor) Comprueba si un valor es un error
ESLOGICO(valor) Comprueba si un valor es lógico
ESNOTEXTO(valor) Comprueba si un valor no es de tipo texto
ESTEXTO(valor) Comprueba si un valor es de tipo texto
ESNUMERO(valor) Comprueba si un valor es de tipo numérico
TIPO(valor) Devuelve un número que representa el tipo de
datos del valor
Power Point es la herramienta que nos ofrece Microsoft Office para crear presentaciones. Las
presentaciones son imprescindibles hoy en día ya que permiten comunicar información e ideas de
forma visual y atractiva.
Con Power Point podemos crear presentaciones de forma fácil y rápida, pero con gran calidad ya que
incorpora gran cantidad de herramientas que nos permiten personalizar hasta el último detalle, por
ejemplo podemos controlar el estilo de los textos y de los párrafos, podemos insertar gráficos,
dibujos, imágenes, e incluso texto WordArt.
También podemos insertar efectos animados, películas y sonidos. Podemos revisar la ortografía de
los textos e incluso insertar notas para que el locutor pueda tener unas pequeñas aclaraciones para
su exposición y muchas más cosas que veremos a lo largo del curso.
Las Barras.
La barra de título.
Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando
creamos una presentación nueva se le asigna el nombre provisional Presentación1, hasta que la
guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para
minimizar , restaurar y cerrar .
La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales como Guardar , Deshacer
o Repetir .
Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la
flecha desplegable de la derecha y selecciona los comandos que quieras añadir.
Haz clic en Más comandos para ver un listado de todos los disponibles en PowerPoint 2007. Se
abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrás añadir acciones que iremos viendo a lo largo del
curso:
La Banda de Opciones.
La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer
clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes
elementos que se pueden crear en PowerPoint.
Puedes acceder a todas las acciones utilizando estas pestañas. Pero las más habituales podríamos
añadirlas a la barra de acceso rápido como hemos visto en el punto anterior.
En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen un
color atenuado.
Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en que te encuentres
cuando trabajes con Power Point. Está diseñada para mostrar solamente aquellas opciones que te
serán útiles en cada pantalla.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán
pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que
deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.
Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará para ocupar menos
espacio. De esta forma sólo muestra el nombre de las pestañas y las opciones quedarán ocultas.
Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier
pestaña.
El área de esquema muestra los títulos de las diapositivas que vamos
creando con su número e incluso puede mostrar las diapositivas en miniatura
si seleccionamos su pestaña .
Los Botones de
vistas.
Con ellos podemos elegir el tipo de Vista en la cual queremos encontrarnos según
nos convenga, por ejemplo, podemos tener una vista general de todas las
diapositivas que tenemos, también podemos ejecutar la presentación para ver
cómo queda, etc. El icono que queda resaltado nos indica la vista en la que nos
encontramos.
El Area de notas.
Será donde añadiremos las notas de apoyo para realizar la presentación. Estas notas no se ven en
la presentación, pero si se lo indicamos podemos hacer que aparezcan cuando imprimamos la
presentación en papel.
Crear una Presentación.
A continuación, veremos cómo crear una Presentación con una de las plantillas que incorpora
elpropio PowerPoint.
Las plantillas son muy útiles porque generan y permiten organizar las diapositivas que puede
necesitar nuestra presentación.
Selecciona la plantilla de diseño que más te gusta, en la parte de la derecha te aparecerá una vista
previa de la plantilla que has seleccionado para que puedas elegir mejor.
Una vez hayas encontrado la plantilla que más se adapte a tus gustos pulsa el botón Crear.
En nuestro caso hemos elegido la plantilla Álbum de fotos moderno y así es lo que nos ha generado:
Esto solo es un ejemplo de lo que se puede hacer con esta plantilla, a partir de aquí deberemos ir
añadiendo nuevas diapositivas predefinidas donde colocaremos nuestro propio contenido utilizando
la apariencia de esta plantilla.
Siempre podrás buscar más plantillas desde la caja de texto del cuadro de diálogo Nueva
presentación:
Las plantillas que descargas se almacenarán en la categoría Plantillas instaladas.
También podrás encontrar más plantillas en la página oficial de Office o buscándolas en Internet.
Para guardar una presentación podemos ir al Botón Office y seleccionar la opción Guardar o también
se puede hacer con el botón .
Si es la primera vez que guardamos la presentación nos aparecerá una ventana similar a la que
mostramos a continuación.
El guardar una presentación como página Web es igual que guardarla con la opción Guardar,
únicamente cambia el formato con el cual se guarda la presentación.
Si quieres que alguno de estos archivos parezca siempre haz clic sobre el botón y el archivo
quedará fijado en la lista, de modo que siempre que abras el Botón Office podrás encontrarlo
rápidamente.
Vista Normal.
La vista normal es la que se utiliza para trabajar
habitualmente, con ella podemos ver, diseñar y modificar la
diapositiva que seleccionamos.
Para ver la diapositiva en esta vista haz clic en la pestaña Vista y selecciona la opción Normal.
También puedes pulsar en el botón que aparece a la derecha en la barra de estado.
En la parte inferior se encuentra el área de notas en el cual se introducen aclaraciones para el orador
sobre la diapositiva.
Vista Clasificador de diapositivas.
Para ver las diapositivas en vista clasificador tienes que hacer clic en la pestaña Vista y seleccionar
la opción Clasificador de diapositivas.
También puedes pulsar en el botón que aparece debajo del área de esquema en la parte
izquierda.
Este tipo de vista muestra las diapositivas en miniatura y ordenadas por el orden de aparición, orden
que como podrás ver aparece junto con cada diapositiva.
Con este tipo de vista tenemos una visión más global de la presentación, nos permite localizar una
diapositiva más rápidamente y es muy útil para mover, copiar o eliminar las diapositivas, para
organizar las diapositivas.
También puedes pulsar en el botón que aparece debajo del área de esquema o pulsar la tecla F5.
Para salir de la vista presentación pulsa la tecla ESC.
Zoom.
El zoom permite acercar o alejar las diapositivas en la vista en la que nos encontremos.
Para aplicar el zoom a las diapositivas sitúate primero en la diapositiva sobre la cual quieres que se
aplique el zoom y después selecciona la pestaña Vista y selecciona la opción Zoom.
copiar la diapositiva.
Para copiar una diapositiva en una misma presentación puedes hacerlo de varias formas:
Selecciona la diapositiva que quieres copiar y pulsa en el botón que se encuentra en la
pestaña Inicio.
Después selecciona la diapositiva detrás de la cual se insertará la diapositiva a copiar y pulsa el
botón .
Si prefieres utilizar el menú contextual, haz clic sobre la diapositiva que quieres copiar con el botón
derecho (sabrás qué diapositiva tienes seleccionada porque alrededor de ella aparece un marco de
color).
Cuando se despliegue el menú contextual selecciona la opción Copiar.
Después haz clic con el botón derecho del ratón sobre la diapositiva detrás de la cual se insertará la
diapositiva a copiar.
Por último, selecciona del menú contextual la opción Pegar.
Otra forma de hacerlo es a través de las teclas, para ello en vez de utilizar el menú contextual para
copiar y pegar utiliza las teclas CTRL + C (copiar) y CTRL + V (pegar).
Para copiar una diapositiva en la vista clasificador de diapositivas sigue los mismos pasos que
acabamos de describir anteriormente.
Si quieres copiar más de una diapositiva selecciónalas manteniendo pulsada la tecla CTRL, si las
diapositivas están consecutivas puedes seleccionarlas manteniendo pulsada la tecla SHIFT y
seleccionando la última diapositiva. Una vez seleccionadas sigue los mismos pasos de copiar,
posicionar y pegar.
Para duplicar primero selecciona las diapositivas a duplicar. Una vez seleccionadas puedes
duplicarlas de varias formas, elige la que más cómoda te resulte:
Hazlo desde la banda de opciones desplegando el menú Nueva diapositiva y seleccionando la
opción Duplicar diapositivas seleccionadas.
O bien utilizando la combinación de teclas Ctrl + Alt + D.
Mover diapositivas.
Mover arrastrando.
Para mover las diapositivas de lugar dentro de una misma presentación tienes que seleccionar la
diapositiva que quieras mover y sin soltar el botón izquierdo del ratón arrástrala hasta la posición
donde quieres situarla.
Eliminar diapositivas.
Selecciona las diapositivas a eliminar, si están consecutivas puedes seleccionarlas manteniendo
pulsada la tecla SHIFT y seleccionando la última diapositiva, en cambio si no están unas al lado de
otras mantén pulsada la tecla CTRL para seleccionarlas.
Una vez seleccionadas puedes eliminarlas de varias formas, elige la que más cómoda te resulte:
Desde la pestaña Inicio y seleccionando la opción Eliminar.
Otra forma de eliminar diapositivas es utilizando el menú contextual que aparece al pulsar sobre una
diapositiva con el botón derecho y seleccionando Eliminar diapositiva.
La última forma de eliminar es pulsando la tecla SUPR.
Los objetos son los elementos que podemos incorporar en una diapositiva, por ejemplo, un gráfico,
una imagen, textos, vídeos, sonidos, etc.
Estos objetos tienen sus propias características y propiedades que más adelante analizaremos con
más detalle y sobre ellos podemos realizar las mismas funciones que hemos visto con las
diapositivas, es decir, seleccionar, mover, copiar, eliminar, etc.
Seleccionar Objetos.
Para seleccionar un objeto o elemento de la diapositiva únicamente tienes que hacer clic sobre él. Si
aparece el marco del objeto con este aspecto haz clic sobre el marco y el objeto
pasará a estar seleccionado.
Verás que en la diapositiva aparecerá el nuevo objeto, pero lo más probable es que se sitúe encima
del objeto que has copiado por lo que tendrás que moverlo hasta su posición definitiva. Esto lo
vemos en el siguiente apartado.
La acción copiar duplica el objeto, ya que ahora tenemos dos objetos iguales.
Duplicar Objetos.
Si queremos copiar el objeto en la misma diapositiva podemos utilizar el
método de duplicar objetos que consiste en hacer una copia exacta del
objeto u objetos que tenemos seleccionado/s.
después de Ctrl+Alt+D
Como puedes ver encima del objeto original aparece la nueva copia. Si quieres cambiarla de lugar
solo tienes que seleccionarla y desplazarla hasta el lugar que quieras.
Mover Objetos.
Mover arrastrando.
Para mover un objeto lo primero que tienes que hacer es seleccionar el objeto haciendo clic sobre él,
verás que aparece un marco a su alrededor, sitúate sobre él (pero no sobre los círculos que hay en
el marco) y verás que el cursor toma el siguiente aspecto , pulsa el botón izquierdo del ratón y
manteniéndolo pulsado arrastra el objeto, cuando hayas situado el objeto donde quieres suelta el
botón del ratón y verás que el objeto se sitúa automáticamente en la posición que le has indicado.
Mover cortando.
Si quieres mover un objeto de una diapositiva a otra tendrás que seleccionar el objeto haciendo clic
sobre el marco, pulsar Ctrl + X para cortar el objeto, después situarte en la diapositiva a la que
quieres mover el objeto y finalmente pulsar Ctrl + V para pegar el objeto.
En este caso el objeto habrá desaparecido de su posición original.
Esto lo puedes hacer también con las opciones Cortar y Pegar de la pestaña Inicio y
del menú contextual.
Si nosotros movemos un gráfico de una diapositiva a otra es posible que en la diapositiva original
quede una sección reservada a insertar un contenido aunque éste lo hayamos quitado.
En la hoja de datos la primera columna que aparece es la que representa la leyenda, la primera fila
(1er trim., 2do trim...) representa el eje X (horizontal) y las cantidades serán representadas en el eje
Y.
Para modificar el tipo de gráfico hemos de hacer clic en el botón Cambiar tipo de gráfico de la
pestaña Diseño, se abrirá de nuevo el cuadro de diálogo de selección de Gráfico y podrás cambiar
su apariencia.
A continuación, te mostramos una imagen de cómo queda el gráfico que anteriormente te habíamos
mostrado al cambiar el tipo de gráfico a circular.
Opciones de diseño.
Puede utilizar los botones de la sección Etiquetas de la pestaña Presentación para ocultar o mostrar
etiquetas del gráfico, como por ejemplo la leyenda, el título, los rótulos de los ejes, etc...
Incluso puedes mostrar la Tabla de datos para que quede algo así:
Cuando tenemos la ventana de Excel abierta se nos activa una opción muy útil, Cambiar entre filas y
columnas:
Si quieres que en el gráfico aparezcan unas líneas horizontales y/o verticales para interpretar
mejorlos representados, pulsa en los botones de la sección Ejes de la pestaña Presentación.
Si quieres modificar el color o estilo de alguna de las series que componen el gráfico (una de las
barras que se representan en el gráfico, el área del gráfico, etc.) primero selecciónala en la sección
Selección actual o haciendo clic directamente sobre ella en el gráfico.
Organigrama.
Al igual que podemos insertar gráficos en las presentaciones también se pueden insertar diagramas,
su utilización es muy sencilla y a continuación lo descubrirás.
Para crear un organigrama tienes que seleccionar de la pestaña Insertar la opción SmartArt.
Aparecerá una ventana como la que te mostramos con los tipos de diagramas que te ofrece
PowerPoint. Nosotros elegiremos un organigrama de Jerarquía.
Selecciona el tipo de diagrama que más se adapte a tus necesidades y pulsa Aceptar.
Una vez insertado el organigrama aparecen las nuevas pestañas de organigramas Diseño y Formato:
A través de esta barra podrás controlar todas las operaciones que puedes realizar con el
organigrama.
Agregar forma te permite insertar una nueva rama o un nuevo nivel en el organigrama.
En Diseño podrás controlar la mayoría de los aspectos relacionados con los niveles y ramas
delorganigrama. Estas opciones variarán en función del tipo de diagrama que utilicemos.
Utiliza el desplegable Diseños para cambiar el organigrama y seleccionar uno de la misma familia, en
este caso muestra todos los organigramas pertenecientes a la categoría Jerarquía.
En el desplegable Estilos encontrarás diferentes estilos para aplicar a tu diagrama.
Al pasar el ratón por encima de uno de ellos verás una previsualización en el organigrama de la
diapositiva.
Insertar sonidos.
Otro elemento muy útil a la hora de diseñar presentaciones son elementos multimedia como sonido y
películas. En PowerPoint podemos insertar en nuestras presentaciones sonidos e incluso películas.
Para insertar un sonido en una presentación despliega la pestaña Insertar y elige Sonido.
Para insertar el sonido, haz doble clic sobre él, después te preguntará si quieres que se reproduzca
automáticamente el sonido o cuando hagas clic sobre él.
Una vez hayas elegido el sonido, en la diapositiva verás que aparece un altavoz que representa al
sonido.
En esta ventana podemos hacer que el sonido se inicie en la diapositiva y continúe en las siguientes
diapositivas (útil para definir una música de fondo para toda la presentación), y otras opciones que
puedes ver.
Indícale desde qué pista hasta qué pista quieres reproducir y pulsa Aceptar.
Para ocultar las diapositivas únicamente tienes que seleccionar la diapositiva que quieres ocultar y
después desplegar la pestaña Presentación con diapositivas y elegir Ocultar diapositiva.
Transición de diapositiva.
La transición de diapositiva nos permite determinar cómo va a producirse el paso de una diapositiva
a la siguiente para producir efectos visuales más estéticos.
Para aplicar la transición a una diapositiva despliega la pestaña Animaciones y selecciona una de las
opciones de Transición a esta diapositiva.
Los diferentes diseños te permiten seleccionar el movimiento de transición entre una diapositiva y
lasiguiente. Hay una lista muy larga de movimientos.
Si quieres aplicar estas características a todas las diapositivas pulsa en el botón Aplicar a todo.
Ensayar intervalos.
Ensayar intervalos te permite calcular el tiempo que necesitas para ver cada diapositiva sin prisas.
Para calcular el tiempo que necesitas tienes que ir a la pestaña Presentación con diapositivas y
elegir la opción Ensayar Intervalos, después verás que la presentación empieza a reproducirse,
pero con una diferencia, en la parte superior izquierda aparece una especie de contador que
cronometrael tiempo que tardas en pasar de una diapositiva a otra pulsando algún botón del ratón.
En el recuadro blanco te mostrará el tiempo para la diapositiva actual y el recuadro del tiempo que
aparece en la parte derecha muestra la suma total de intervalos, es decir, el tiempo que transcurrido
desde la primera diapositiva.
La flecha sirve para pasar a la siguiente diapositiva, el botón para pausar el ensayo de
intervalos y para repetir la diapositiva (para poner a cero el cronómetro de la diapositiva.
Una vez terminas el ensayo PowerPoint te pregunta si quieres conservar esos intervalos para
aplicarlos a cada diapositiva de la presentación. Si contestas que sí verás que aparece una pantalla
en la que te muestra en miniatura las diapositivas y debajo de cada una aparece el tiempo utilizado
para ver cada una de ellas.
(tabla: una o varias filas de celdas habitualmente utilizadas para mostrar números y otros elementos
para una referencia y análisis rápido. Los elementos de una tabla se organizan en filas y columnas)
(plantilla: archivo o archivos que contienen la estructura y las herramientas para dar forma a
elementos como el estilo o el diseño de página de los archivos finalizados. Por ejemplo, las plantillas
de Word pueden dar forma a un documento sencillo, y las plantillas de FrontPage pueden dar forma
a un sitio Web completo)
(barra de herramientas: barra con botones y opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para
mostrar una barra de herramientas, presione ALT y, a continuación, MAYÚS+F10)