Manual de Word, Excel y Power Point Avanzados con Énfasis en Atención a Clientes.

Barras de Herramientas de Word.

Al arrancar Word aparece una pantalla como esta, para que conozcas los nombres de los diferentes elementos los
hemos señalado con líneas y texto en color rojo.
Así podrás saber, en el resto del curso, a qué nos referimos cuando hablemos de la Barra de estado
o de la Banda de opciones.

Desde las pestañas de esta barra se pueden ejecutar todos los comandos de
Word 2007. En Word 2007 la banda de opciones tiene un comportamiento "inteligente", que consiste,
básicamente, en mostrar sólo los comandos más importantes y los que el usuario va utilizando.

La pestaña Inicio contiene las operaciones más comunes sobre copiar, cortar y pegar, además de las operaciones de
Fuente, Párrafo, Estilo y Edición.
En la imagen ves la barra de herramientas de acceso rápido y el Botón Office, lo que antes era el menú
Archivo, que en esta nueva versióon de Word, aparece como un botón redondo de color naranja con el logo de
Office.

Agregar sombreado, color o rellenos gráficos.

Para sombrear, dar color o rellenar gráficos siga uno de estos procedimientos: Agregar
sombreado a texto o a una tabla.
1. Seleccione el texto o la tabla a la que desee agregar sombreado.
Si desea aplicar sombreado a determinadas celdas de una tabla, selecciónelas sin olvidar incluir la marca de
fin de celda.
2. En el menú Formato, haga clic en Bordes y sombreado y, a continuación, haga clic en la ficha
Sombreado.
3. Seleccione las opciones que desee.

Saltos de página y paginación

Cuando llena una página con texto o gráficos, Microsoft Word inserta un salto de página automático y
comienza una nueva página.
Para forzar un salto de página en un lugar específico, puede insertar un salto de página manual.
Si trabaja en documento de varias páginas de longitud e inserta saltos de página manuales, a menudo es preciso
cambiarlos cuando modifica el documento. Esto se evita estableciendo opciones de paginación para controlar
los puntos en los que Word inserta saltos de página automáticos.
Por ejemplo, puede evitar que se produzca un salto de página dentro de un párrafo o dentro de una fila de tabla.

O bien, asegúrese de que un salto de página no se produce entre dos párrafos, por ejemplo,entre un título y el
párrafo que le sigue.

Agregar, quitar o cambiiar el orden de los elementos en una lista desplegable.

1. Abra la plantilla que contiene el que desee cambiar.
2. Quite la protección de la plantilla haciendo clic en el botón Proteger formulario de la barra de
herramientas Formularios.
3. Haga doble clic en el campo de formulario con lista desplegable que desee cambiar.
4. Siga uno de estos procedimientos y, a continuación, haga clic en Aceptar:
 Para agregar un elemento, escriba el nombre del elemento en el cuadro Elemento de la lista
y, a continuación, haga clic en Agregar
 Para eliminar un elemento, haga clic en el elemento en el cuadro Elementos en la lista y, a
continuación, haga clic en Quitar.
 Para mover un elemento, haga clic en el elemento en el cuadro Elementos en la lista y, a
continuación, haga clic en los botones de flecha Mover.
5. Si desea borrar la información que haya introducido mientras trabajaba con el formulario, haga clic en
Restablecer campos de formularios de la barra de herramientas Formularios.
6. Proteja el formulario haciendo clic en Proteger formulario de la barra de herramientas
Formularios.

Los bordes avanzados y los rellenos gráficos pueden agregar interés y énfasis a distintas secciones del
documento.
Se puede agregar bordes a páginas, texto, tablas y celdas de tablas, objetos gráficos, imágenes y marcos Web.
Se puede sombrear párrafos y texto. Se puede aplicar rellenos con colores o texturas a los objetos gráficos.
Modificar un estilo.
Para modificar rápidamente todo el texto al que se le ha aplicado un estilo específico, puede volver a definir el
estilo aplicado. Por ejemplo, si el estilo de los títulos principales es fuente Arial 14 pto, alineación a la izquierda
y en negrita y, posteriormente, decide que sea fuente Arial Narrow 16 pto y centrado, no es necesario volver a
dar formato a todos los títulos principales del documento. Simplemente tendrá que cambiar las propiedades de
dicho estilo.

Quitar un fondo o una marca de agua.

Los fondos se muestran sólo en la vista diseño Web y no están diseñados para imprimirlos. Las marcas de agua
están diseñadas para los documentos impresos.

Quitar un fondo.
1. En el menú Formato, elija Fondo.
2. Haga clic en Sin relleno.

Quitar una marca de agua.

1. En el menú Formato, elija Fondo y, a continuación, haga clic en Marca de agua impresa.
2. Haga clic en Sin marca de agua.

Insertar marcadores.
Para crear un marcador únicamente debemos seguir un par de pasos bien sencillos:
- Posicionarnos donde queramos incluir una marca o seleccionar el texto.
- Acceder a la pestaña Insertar y selecciona la opción Marcador o presionar Ctrl + Mayús + F5.
Podemos ordenar los marcadores por Nombre o por Posición. Cuando
hayamos escrito el nombre pulsamos sobre Agregar.
Si deseamos quitar un marcador debemos seleccionarlo y pulsar Eliminar.
El botón Ir a sirve para acceder directamente al marcador seleccionado, es decir seleccionando un marcador y
pulsando sobre Ir a accedemos a la posición del documento a la que está asociado el marcador.
Normalmente los marcadores permanecen ocultos, a no ser que activemos la opción Marcadores ocultos.
Para hacer visibles los marcadores de nuestro documento debemos acceder el mneú Archivo y hacer clic en el
botón Opciones de Word.
Una vez abierto el cuadro de diálogo dseberemos seleccoinar la categoría Avanzadas, en la lista de opciones
de la derecha deberemos bajar hasta encontrar las opciones relativas a Mostrar contenido de
documento, allí marcaremos la opción Mostrar marcadores.
Cuando pulsemos Aceptar y se cierre el diálogo Opciones veremos en nuestro documento aquellos
marcadores que hemos incluido.
Documentos Maestros.
Un documento maestro es un documento que puede contener lo que un documento normal (gráficos, tablas,
formato de texto, etc.) y además contiene enlaces a un conjunto de archivos separados
(subdocumentos) que pueden tratarse independientemente como documentos normales.

Un documento maestro sirve para establecer y organizar un documento que por sus características está
previsto que sea muy extenso (un libro compuesto de varios capítulos). Los documentos maestros permiten
organizar y modificar documentos extensos dividiéndolos en subdocumentos más pequeños y fáciles de
manejar.

Botones del documento maestro.

Para acceder a la vista esquema podemos acceder mediante la pestaña Vista – Esquema. O
pulsando sobre el 4º icono de la lista de vistas que está en la parte inferior izquierda de la
pantalla.

Deberás hacer clic en el botón Mostrar documento de la pestaña Esquema:

Estos son las nuevas opciones que aparecerán:

Son los botones destinados a documentos maestros.

Muestra / oculta los botones destinados a documentos maestros.

Contrae / expande los subdocumentos incluidos en el documento maestro.
Cuando tenemos el esquema creado por niveles podemos crear un subdocumento a raíz de un título. Lo
veremos más detalladamente a lo largo de la unidad.
 Si tenemos un subdocumento en el documento maestro y lo desvinculamos como subdocumento
lo que hacemos es que pase a formar parte del documento maestro y deje de existir como subdocumento.
Sirve para seleccionar el documento que queremos insertar el documento maestro.

Si tenemos varios subdocumentos, podemos seleccionarlos y combinarlos en uno solo. Realiza

lo contrario a combinar, es decir un subdocumento podemos dividirlo en varios subdocumentos.

Al bloquear un subdocumento lo que hacemos es ponerlo como solo lectura para que
nadie pueda modificarlo si estamos trabajando en grupo.

Crear Documento maestro.

Para crear un documento maestro tenemos dos opciones:

Crear un esquema de un documento maestro.

Esta opción sirve cuando tenemos muy claro la organización, estructura y desarrollo del documento. Podemos
crearnos un esquema (o índice) con todos los puntos que vamos a tratar en el documento e ir haciendo la
selección de los puntos más importantes y clasificarlos por documentos individuales.

Imaginemos que tenemos la planificación de un libro bien estructurado y sabemos el número de capítulos con
sus títulos, entonces podemos hacer el documento maestro con un esquema y destinar cada título de un capítulo
a un subdocumento. Para realizar esto seguiremos los siguientes pasos:
- Tenemos el esquema ya redactado con los títulos de los capítulos con su nivel correspondiente.
- Seleccionamos el primer título del capítulo del libro.

- Presionamos sobre para crear un subdocumento.

- A continuación podemos redactar el contenido del subdocumento.

Con el resto de capítulos seguimos el mismo procedimiento.

Al guardar el documento maestro guarda el documento maestro y además crea un documento por cada
subdocumento que hayamos creado y lo guarda en el mismo lugar donde tenemos el documento maestro.
Convertir documentos existentes en un documento maestro.
La otra opción es cuando disponemos de los subdocumentos ya creados y queremos fusionarlos en un único
documento maestro sin tener que estar cortando y pegando. Además, si creamos un documento cortando y
pegando, el rendimiento de trabajo no será el mismo, cuanto más extenso sea el documento más se ralentizará el
sistema al trabajar con él.
Para fusionar todos estos documentos en un documento maestro debemos seguir los siguientes
pasos:
- Crear un nuevo documento que será el documento maestro.
- Ponernos en vista esquema accediendo a la pestaña Vista - Esquema o presionando sobre
Basándonos en el mismo ejemplo que vimos anteriormente tenemos los capítulos ya
creados.
- Escribimos el título del libro y lo ponemos como Titulo 1 para que tenga el nivel de esquema 1.

- Para insertar el primer subdocumento (Capitulo 1) presionamos sobre .

- Aparece el cuadro de diálogo Insertar subdocumento, para que seleccionemos que
documento queremos insertar.

- Seleccionamos el Capitulo 1.docx y pulsamos Abrir.

- Con el resto de capítulos se realiza el mismo procedimiento y al final tendremos un documento maestro
formado por tres subdocumentos.
Los Índices.
Índice: Índice es una lista de palabras y el número de página donde se encentra dicha palabra. El índice está
ordenado alfabétiicamente. El índice se suele colocar al final de un libro para encontrar términos importantes de
manera rápida y sencilla.

Insertar marcas de índice.

Para crear un índice debemos revisar el documento y crear todas aquellas entradas que deseemos que
pposteriormente aparezcan en nuestro índice.

Existen 2 formas de marcar las entradas del índice:

De forma automátoica:
Para crear una entrada de marcas de índice automáticamente debemos crearnos un nuevo documento donde
tendremos todas las marcas de índice.

El nuevo documento debe tener las siguientes características:

- Una tabla de 2 columnas y tantas filas como términos tenga el índice.
En la primera columna debemos tener las entradas del documento original que queremos tener en el
índice. Las frases o palabras de las entradas deberán ser exactas, por ejemplo si el título en el documento es
"Capítulo 2. Tipos de vehículos" en la columna tendremos que escribir ese texto idénticamente, si
escribiéramos"capitulo 2. Tipos de vehículos" no sería correcto ya que la "c" está en minúscula y la "i" no
está acentuada y por tanto la tomaría como otra frase.
- En la segunda columna debemos introducir el texto que deseemos que aparezca en el índice.
- Deberemos hacer estos pasos por cada entrada que queramos que aparezca en el índice.
- Una vez confeccionada la tabla guardaremos el documento de forma normal.

De forma manual:
Para crear las marcas de forma manual debemos seguir los siguientes pasos:
- Comenzando desde el principio del documento selecciona las frases o palabras que vayas a añadir al
índice o sitúate en el punto donde vayas a insertar una marca.
- Accede a la pestaña Referencias y haz clic en el botón Marcar entrada o presiona la combinación
de teclas Alt + Shift + X.
- Aparece el diálogo Marcar entrada de índice, si habiamos seleccionado el texto, en el recuadro
Entrada estará ya escrito ese texto, en caso contrario debemos introducir el texto ahora. Este recuadro
Entrada es el que posteriormente aparecerá en el índice.
Podemos crear Subentradas de la Entrada principal, las subentradas aparecerán debajo de la entrada
principal y sangradas a la derecha. Las subentradas se utilizan cuando una entrada principal tiene términos
estrechamente relecionados con ella que también aparecen en el documento.
Por defecto el marcador se refiere a la página actual, podemos crear una referencia cruzada (se
estudiará en la siguiente Unidad) o hacer referencia a un intervalo de páginas.

Podemos hacer que el número de página tenga el formato de negrita y cursiva.

- Pulsamos Marcar para que se lleve a cabo el marcado.
- Hacemos clic sobre el documento y nos desplazamos hasta la siguiente frase o palabra que deseemos marcar.
La seleccionamos y nos vamos al diálogo de Marcar entrada de índice, en el momento en que esté
activo el diálogo la frase de entrada se actualiza, pulsamos en Marcar y así con todas las marcas.
- Cuando terminemos presionamos sobre el botón Cerrar.

Referencias cruzadas.
Lo primero que tendríiamos que hacer es insertar los marcadores en los lugares adecuados de nuestro
documento, de la forma que hemos visto en el punto anterior.

Seguidamente nos tendríamos que colocar en el punto del documento en el que deseamos insertar la referencia cruzada e ir
a la pestaña Insertar y hacer clic en el botón Referencia cruzada. Aparecería el cuadro de diálogo Referencia
cruzada.
En el desplegable Tipo eligiríamos Marcador y en la parte inferior del diálogo aparecerian los
marcadores que hayamos creado previamente.
Ya sólo quedaria seleccionar un marcador y hacer clic en el botón Insertar.
Podemos seleccionar si queremos que la referencia cruzada se inserte como un hipervínculo.

Encabezados y pies de página.

Un encabezado es un texto que se insertará automáticamente al principio de cada página. Esto es útil
para escribir textos como, por ejemplo, el título del trabajo que se está escribiendo, el autor, la fecha, etc.
El pie de página tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de la página, y suele contener los
números de página.
Para modificarlos vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en alguno de los dos botones (Pie de
página o Encabezado) y seleccionamos la opción Editar.

Se mostrará una nueva pestaña:

Observa como ha aparecido una línea punteada con el rótulo Encabezado, el cursor se ha situado dentro, y
también se ha abierto la pestaña Herramientas para encabezado y pie de página, que contiene los iconos con
todas las opciones disponibles.

Ahora podemos teclear el encabezado arriba del cuadro punteado y, si lo creemos conveniente,
insertar números de página, fecha, etc., mediante los iconos de la barra de herramientas, como vamos a ver a
continuación. Una vez hayamos acabado de editar el encabezado o pie de página finalizaremos haciendo clic en
el botón Cerrar encabezado y pie de página, a la derecha de la
ventana.

Mediante estos botones podemos pasar del encabezado al pie y viceversa.

Tablas de contenido.
Una tabla de contenidos está formada por los títulos de los apartados que aparecen en el documento.

Para crear una tabla de contenidos debemos seguir dos pasos:

1. Preparar la tabla de contenidos, es decir, marcar los títulos que deseamos que aparezcan en la tabla de
contenidos.
2. Generar la tabla de contenidos (TDC o TOC).

Veamos tres métodos para preparar una tabla de contenidos.

1. Crear el documento en vista esquema.
Si construimos el documento en vista esquema, podemos crear, aumentar o disminuir los niveles de esquema de
los títulos del documento. De este modo Word aplicará automáticamente el estilo de título apropiado.
Podemos entrar en el modo vista esquema desde la pestaña Vista - Esquema.

Generar la tabla de contenidos.

Cuando tengamos preparado el documento en niveles según hemos visto
anteriormente y por lo tanto ya estén definidos los elementos que formarán la
tabla de contenido sólo nos queda generar dicha tabla.

Debemos colocarnos en el lugar donde queramos insertar la tabla de contenidos

(Normalmente una tabla de contenidos suele colocarse al inicio del documento) e
ir a la pestaña Referencias, desplegar el menú
Tabla de contenido.

Word dispone de dos modelos de Tablas automáticas.

Eligiendo uno de ellos se generará una tabla de contenidos de forma
instantánea, con el estilo que tiene predefinido.
Eligiendo Tabla manual, se generará una tabla con datos de
muestra, que deberemos sustituir, pero aprovechando la estructura
que nos ofrece.
Si preferimos crear la tabla a nuestro gusto, podemos seleccionar la opción Insertar tabla de
contenido, donde aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.

En Formatos podemos escoger diversos estilos y en vista preliminar podemos ir viendo la presentación que
tendrá el estilo seleccionado.

Además podemos seleccionar entre varias opciones como Mostrar números de página, Alinear
números de página a la derecha y si queremos sustituir los números de página por hiperenlaces
marcaremos la opción Usar hipervínculos en lugar de número de página.

Una vez creada nuestra tabla, podemos seleccionarla y volver a desplegar el menú Tabla de contenido.

Si pulsamos en Quitar tabla de contenido, como su nombre indica, la tabla se eliminará; pero pulsando
en Guardar selección en galería de tablas de contenido podremos guardar el estilo de nuestra
tabla, y se añadirá al desplegable para que podamos elegirla en ocasiones futuras.
Imágenes prediseñadas.
Si hacemos clic en Imágenes prediseñadas aparece el panel
lateral de Imágenes prediseñadas, que puedes ver en esta
imagen de al lado. En el cuadro Buscar introduciremos las
palabras que describan lo que buscamos, si lo dejamos en blanco,
aparecerán todas la imágenes disponibles.

Por ejemplo al escribir "motocicleta" aparecen la imágenes que tengan relación con ese concepto, como
puedes ver en la imagen.

Para insertar una imagen en el documento basta hacer clic sobre ella.
También tenemos el cuadro Buscar en que nos permite indicar en donde se realizará la búsqueda, por
ejemplo, en Mis colecciones, en Colecciones de Office o en Colecciones web.
También se pueden traer imágenes desde Internet con la opción Imágenes prediseñadas de Office Online.

Desde archivo.
Se abrirá una ventana similar a la que se nos muestra cuando queremos Abrir un documento Word.
Una vez seleccionado el archivo que queremos importar pulsaremos el botón Insertar y la imagen se copiará en
nuestro documento.

Insertar imagen vinculada.

Si hacemos clic en el triángulo que hay al lado del botón Insertar, aparecerá la opción Vincular al
archivo de forma que cuando se produzcan cambios en el archivo origen, éstos se verán reflejados en el
documento Word.
En realidad, la imagen no se copia en el documento Word, sino que se inserta una referencia al lugar donde está
la imagen, si borramos la imagen también desaparecerá del documento Word.

Manipular imágenes.

Para modificar una imagen primero hay que seleccionarla posicionándose sobre ella y haciendo clic, la imagen quedará
enmarcada por unos pequeños círculos.

Una vez seleccionada podremos manipularla selecionando la pestaña Formato:

Para modificar el tamaño, situar el cursor en las esquinas de la imagen y cuando cambie de forma a una doble
flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamaño.

Aunque también puedes hacerlo utilizando las opciones diponibles en la sección Tamaño de esta pestaña:

Incluso puedes recortar una zona de la imagen para desechar el resto, para ello haz clic en Recortar, se
activará el modo de recorte.
Coloca el cursor en las esquinas de la imagen, haz clic y arrastralo hast ala posición que deseas enmarcar. Verás
que de este modo puedes conseguir extraer una zona de la imagen.
Haz clic de nuevo en Recortar para salir del modo de recorte.
En cualquier momento puedes recuperar zonas de la imagen inicial haciendo más amplia la zona de recorte
utilizando de nuevo la herramienta Recortar.

Podrás acceder a otras muchas opciones, veamos:

Brillo. Sirve para aumentar o disminuir el brillo de la imagen.
Contraste. Permite aumentar o disminuir el contraste de la imagen.

Volver a colorear. Permite aplicar un filtro de color sobre la imagen. En este desplegable también
encontrarás la opción Color transparente para hacer transparente un color a escoger en imágenes con
determinados formatos de imagen (como por ejemplo JPG).
Comprimir imágenes. Permite reducir el peso de las imágenes del archivo completo (o solo las
seleccionadas) para que ocupen menos espacio en disco.
Restablecer imagen. Después de aplicar varios tratamientos a la imagen, como cambios de color y brillo,
podemos volver a la imagen original mediante este botón.
Posición. Ajusta la imagen respecto a la página de varias formas, tal y como se puede ver en los iconos de la
ventana.

Ajuste del texto: Ajusta la imagen respecto del texto que la rodea de varias formas, tal y como se puede
ver en los iconos de esta ventana.
Traer al frente. Muestra la imagen seleccionada sobre los objetos que se encuentren en su mismo nivel.
Enviar al fondo. Muestra la imagen seleccionada bajo los objetos que se encuentren en su mismo nivel.
Alinear. Alinea o distribuye varios objetos según la opción que se escoja.
Agrupar. Agrupa diferentes objetos para poder trabajar con ellos como si fuese uno solo. Girar.
Muestra un menú con diferentes opciones de giro y volteo aplicables a la imagen.

Insertar gráficos de Excel.

Para insertar un gráfico ir a la pestaña Insertar, y hacer clic en el botón Gráfico.
Aparecerá un cuadro de diálogo desde donde podrás seleccionar el tipo de gráfico que quieres insertar.
Selecciona uno de los de la lista y pulsa Aceptar.
Aparecerá un gráfico similar a este y la cuadrícula (Hoja de datos) que vemos en la siguiente imagen.

Podemos modificar el tipo de gráfico, mediante el icono Tipo de gráfico , que aparece en la pestaña
Diseño, cuando hacemos clic en un gráfico.

También aparece la pestaña Presentación desde la que podrás indicar muchos de las opciones de presentación del
gráfico, como sus ejes, leyenda, títulos, etiquetas, etc.
Desde la pestaña Formato que hemos visto anteriormente podremos establecer el estilo y visulaización del
gráfico tanto globalmente como de cada uno de sus componentes.

Diagramas.
Al igual que en Word podemos insertar imágenes, dibujos y otros tipos de elementos gráficos. Un
organigrama es un elemento gráfico que representa una organización, normalmente jerárquica, por
ejemplo la organización de cargos en una empresa.

Y un diagrama es una representación gráfica que no tiene porqué ser obligatoriamente una
organización jerárquica, puede representar desde un grupo de elementos relacionados entre sí,
hasta un diagrama de secuencias donde por medio de la representación gráfica se explica los pasos o
componentes con una secuencia lógica

Un organigrama, para Word, es un tipo de diagrama con unas características específicas en cuanto a la estructura y
elementos que lo forman.
Crear organigramas.
Para insertar un organigrama debemos:
- Acceder a la pestaña Insertar y seleccionar SmartArt.

Se abrirá este cuadro de diálogo, seleccionar el tipo de diagrama que quieres insertar y pulsar el botón
Aceptar. Nosotros seleccionaremos el tipo Jerarquía.

Nos dibuja un organigrama básico de 2 niveles, el nivel principal con 3 subordinados y un asistente.

Para modificar el texto de los recuadros basta con hacer clic en su interior y escribir el texto que deseemos.
Al insertar un organigrama nos aparecen las pestañas Diseño y Formato.
Agregar formas.

Este botón sirve para insertar elementos (recuadros) al organigrama.

Este botón sirve para modificar el diseño del organigrama.
Autodiseño. También podemos seleccionar el recuadro que deseemos y moverlo dentro del recuadro del
organigrama. Es tan fácil como hacer clic, arrastrar y soltar.

Cambiar el orden de los elementos.

Sirve para invertir el orden de los subordinados de un elemento de derecha a
izquierda.

Cambiar el diseño.
Debido a que Word organiza los diagramas en categorías, podemos intercambiar el diseño de nuestro
diagrama por uno de su misma categoría con un solo clic.
Para ello, en la pestaña Diseño hacemos clic en el desplegable Diseños para ver la lista de posibles
cambios:

Bastará con que seleccionemos uno de ellos. El cambio se efectuará automáticamente.

También podemos seleccionar la opción Más diseños para abrir el cuadro de dialogo de Elegir un gráfico
SmartArt.
El Panel de texto.
Con este botón podemos mostrar el panel de texto correspondiente a nuestro
diagrama.

Además de añadir las formas como hemos visto hasta ahora también podemos editarlo utilizando este panel.

Para modificar el texto de un elemento podemos seleccionarlo de la lista en el panel y cambiar sus propiedades desde
la pestaña Inicio.
Combinar correspondencia.
Conceptos Previos.
Cuando 'combinamos correspondencia', estamos utilizando dos elementos fundamentales: el
documento principal y el origen de datos.

Documento principal.
Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen
de datos.

Crear el documento principal.

Seleccionar de la pestaña Correspondencia el menú Iniciar combinación de correspondencia, allí haz clic en
la opción Paso a paso por el Asistente para cobinar correspondencia.

La pestaña Correspondencia.
Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas
y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto, pero también podemos utilizar los botones de la pestaña
Correspondencia.

Aquí veremos los botones de esta pestaña, algunas opciones las ampliaremos más adelante.

Permite abrir el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar

correspondencia para realizar los cambios convenientes.
Permite insertar en la posición del cursor un bloque de direcciones tal como vimos
con el asistente.
Permite insertar en la posición del cursor una línea de saludos tal como vimos con el
asistente.
Permite insertar en la posición del cursor un campo del origen de datos.

Permite resaltar los campos combinados si la opción está activada, los datos correspondientes
a campos combinados aparecen resaltados de esta forma es más fácil localizarlos
dentro del documento.
 Asignar campos. Permite asignar campos, esta opción la detallamos más adelante.

Distribuir etiquetas. Permite distribuir etiquetas, esta opción está disponible con un documento de tipo
etiquetas.

En este menú podrás utilizar una barra de desplazamiento para moverte por los diferentes destinatarios.
También podrás buscarlo o comprobar algún tipo de error por tu parte en la creación de la carta.

Buscar un registro.
Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser largo y tedioso buscar un registro concreto pasando
de un registro a otro con los botones de desplazamiento, en estos casos se utiliza
el botón . Permite ir a un registro concreto indicando el valor que buscamos y en
qué campo lo tiene que buscar.
Al hacer clic en el botón aparece el cuadro de diálogo Buscar entrada que vemos a la
derecha.

En Buscar: ponemos el valor que queremos buscar.

En Buscar en: Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor. Hacer clic
en el botón Buscar siguiente.

Si no encuentra ningún registro de las características buscadas, nos lo indica mediante un mensaje. Destinatarios de

combinar correspondencia.
Aunque tengamos los datos en un origen que no es Word, podemos ir desde Word a modificar los datos
almacenados en ese origen, indicar algún tipo de ordenación para que mis cartas salgan ordenadas por algún
campo de combinación e incluso podemos introducir condiciones de filtro para que sólo se combinen ciertos
registros del origen de datos en vez de todos.
Haciendo clic en el icono se abre el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar
correspondencia donde podremos hacer todo esto.

En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se
combinarán con el documento principal).

Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generará una carta (o mensaje de correo
electrónico, o etiqueta, etc.).

La segunda columna que no tiene nombre y contiene casillas de verificación sirve para indicar los destinatarios
que se combinarán, normalmente estarán todas las casillas marcadas, si queremos que un destinatario no
aparezca en el documento combinado sólo tenemos que desmarcar la casilla haciendo clic sobre ella.

Si queremos modificar el valor de algún dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la
parte inferior y pulsamos Edición.
Se abrirá este cuadro de diálogo:

Desde aquí podremos cambiar los datos del destinatario o incluso añadir nuevos.
Si la lista es muy extensa con el botón Buscando se abrirá el cuadro de diálogo Buscar entrada donde
podemos introducir un valor y un campo y se posicionará en el primer destinatario que tenga el valor en ese
campo.
Si queremos introducir una condición de filtro para filtrar del origen de datos los destinatarios que nos interesan,
hacemos clic en una de las flechas del encabezado, aparecerá el cuadro de diálogo.

Filtrar destinatarios.

Si queremos filtrar los destinatarios que tengan un determinado valor en un campo de

combinación (por ejemplo queremos los clientes de Barcelona),
primero tenemos que situarnos en el cuadro de diálogo Destinatarios de
combinar correspondencia, por ejemplo con el icono ,a
continuación hacemos clic en la flecha que está en el encabezado del campo
Provincia y se despliega una lista con varias opciones:
(Todos) se seleccionan todos los valores de población.
(Espacios) se seleccionan todos los destinatarios que no tienen población. (Sin
espacios) se seleccionan todos los destinatarios que tienen un valor en el campo
población.
Los valores que aparecen sin paréntesis son los distintos valores que aparecen en la población del origen de
datos (en este caso tenemos clientes de Barcelona, Valencia, Madrid y Alicante). Si seleccionamos uno de estos
valores, seleccionará del origen de datos los destinatarios que tengan ese valor en la población y los demás no se
combinarán.
(Avanzado...) abre el cuadro de diálogo Filtrar y ordenar que veremos a continuación:

En la pestaña Filtrar registros vamos poniendo la condición que deberán cumplir los registros del origen
de datos que queremos que salgan combinados. Se puede poner una condición o varias. En la primera línea se
va formando la primera condición.

En Campo: seleccionamos el campo que va a formar parte de la condición.

En Comparación: seleccionamos el tipo de comparación que vamos a utilizar. Los tipos de operaciones son
los conocidos (igual, distinto, menor que, mayor que, etc).
Vacío: indica que el campo no tiene valor. Por ejemplo si no queremos que salgan combinados los clientes que
no tengan dirección, seleccionamos Campo: dirección y Comparación: No vacío, en Comparado
con: no pondremos nada.
En Comparado con: se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparación es Vacío
o No vacío.

Por ejemplo, la condición formada en el cuadro anterior se leería: nombre igual a Juan, de esta forma sólo
aparecerían combinados los clientes de nombre Juan.

Podemos utilizar varias condiciones uniéndolas por el operador Y u O para formar condiciones compuestas,
como por ejemplo: nombre igual a Juan Y dirección No vacío, sacaría los clientes de nombre Juan
que tuviesen algo en el campo dirección.
Para quitar las condiciones hacemos clic en el botón Borrar todo. Una
vez formulada la condición salimos haciendo clic en Aceptar.
Cuando el campo interviene en el filtro su flecha aparece de otro color.

Ordenar destinatarios.
Si queremos ordenar los destinatarios por algún campo de ordenación (por ejemplo nos interesa que las cartas
salgan ordenadas por apellidos para que luego sea más fácil entregarlas a mis empleados), hacemos clic en el
nombre de la columna que queremos ordenar y veremos que los destinatarios se ordenarán por ese campo. Si
volvemos a hacer clic sobre el nombre de la columna los destinatarios pasarán a ordenarse en orden inverso.

También podemos ordenar por varios campos por ejemplo queremos ordenar las cartas por provincia y dentro
de la misma provincia por población y dentro de la misma población por apellidos. En este caso tenemos que
utilizar la ficha Ordenar registros del cuadro de diálogo Filtrar y ordenar.

Hacer clic en la flecha del encabezado de la primera columna por la que queremos ordenar, seleccionar de la
lista que aparece la opción (avanzado), aparecerá el cuadro de diálogo Filtrar y ordenar, a continuación
hacer clic sobre la pestaña Ordenar registros.

Sólo tenemos que seleccionar en Ordenar por el campo por el cual queremos ordenar los registros, y si
queremos ordenación ascendente (de menor a mayor) o descendente (de mayor a menor).
Para ordenar por más campos rellenar Luego por.
Una vez formulada la condición salimos haciendo clic en Aceptar.
Utilizando Macros.
Al utilizar cotidianamente Word suelen surgir tareas repetitivas que podrían realizarse
automáticamente utilizando las propiedades de las macros.

Una macro no es más que una serie de instrucciones que se ejecutan en un orden determinado por el
usuario, actuando como una única instrucción y que pueden asignarse a un botón.

Las macros suelen utilizarse para las siguientes funciones:

- Automatizar una serie de pasos.
- Personalizar la barra de acceso rápido añadiéndole nuevas funcionalidades.
- Insertar texto o gráficos que solemos utilizar frecuentemente. Por ejemplo, el eslogán de la empresa, si lo
tenemos en una macro únicamente lo escribimos una vez y posteriormente lo insertamos mediante una
macro.

Consultar la lista de comandos existentes en Word.

Los comandos de los que dispone Word podemos consultarlos siguiendo los siguientes pasos.
- Accede a la pestaña Vista - Macros - Ver macros.
Aparece el cuadro de diálogo Macros.
- En la lista de opciones de Macros en selecciona Comandos de Word.
Se despliega una lista con los comandos disponibles que existen en Word.
Con estos comandos únicamente podemos ejecutarlos de forma normal o si están compuestos de una serie de
pasos ejecutarlos Paso a paso.
Crear macros con la grabadora.
Para crear una macro con la grabadora previamente debemos tener muy claro que es lo que vamos a
hacer, ya que al poner en marcha la grabadora ésta almacenará todos los comandos que vayamos realizando.
Así pues si hacemos algún comando sobre la marcha que en principio no tiene porqué
ejecutarse siempre con la macro que estamos creando, estas acciones serán guardadas en la macro y
posteriormente al ejecutarla se llevaran a cabo.

Por tanto, antes de ponernos a grabar una macro debemos saber exactamente que tipo de macro vamos
a crear y planificar los pasos que debemos seguir al grabar la macro. Es muy recomendable realizar varias
veces los pasos antes de grabar la macro, para que así salga
sin ningún error.

Debemos tener en cuenta que cuando está en marcha la grabadora no podemos

utilizar el ratón para desplazarnos por el documento, debemos
hacerlo mediante teclado, con las opciones de desplazamiento que vimos en la Unidad 3.

Otra consideración que debemos tener en cuenta antes de comenzar a grabar la macro es que la macro a
grabar no debe ser dependiente del documento en la que la creemos, ya que entonces no podremos
utilizarla para posteriores documentos.

Para comenzar a grabar una macro deberemos ir a la pestaña Macros y deplegar el menú Macros y
seleccionar la opción Grabar macro.

Aparecerá el cuadro de diálogo Grabar macro

que vemos a la derecha.
Nombre de macro. Aquí escribiremos el nombre
de la macro que vamos a crear.
Al asignar un nombre a la macro debemos tener en
cuenta las siguientes condiciones:
- Debe comenzar con una letra.
- No debe ser un nombre mayor de 80
caracteres entre letras y números.
- No puede contener espacios ni
símbolos.
Guardar la macro.
- Desde el menú tenemos la posibilidad de Pausar la grabación si queremos efectuar alguna acción que no
deseamos que se guarde.
- Una vez hayamos hecho todas las operaciones que deseamos que realice la macro seleccionamos la opción
de Detener (o el cuadrado azul de la barra de estado) para que termine de guardar la macro. La macro se
guarda automáticamente una vez hemos pulsado el botón Detener.

Insertar la macro en la barra de acceso rápido.

Insertar la macro en una barra de menús o en una barra de herramientas.
Para insertar la macro en la barra de acceso rápido una vez la hemos creado y le hemos dado un nombre:
Accedemos al Botón Office - Opciones de Word.
Aparece el diálogo Opciones de Word.
Seleccionamos al categoría Personalizar.

- En Comandos disponibles en seleccionamos Macros y nos aparecerán listadas todas la macros que hayamos
grabado.
- Bastará con seleccionar la macro y pulsar el botón Agregar>> para que se añada a la barra de
herramientas.
La macro se añadirá al listado de comandos en barra.
En ese momento, podemos configurar el aspecto que tendrá seleccionándola y haciendo clci en el botón
Modificar.
Se abrirá un cuadro de diálogo con diversos iconos preestablecidos para que puedas seleccionar uno y
además puedas modificar su nombre.

Asignar una combinación de teclas a la macro.

Si en el cuadro de diálogo anterior pulsamos el botón Personalizar, se abrirá el cuadro de diálogo que
vemos en esta imagen. También se abrirá este diálogo si al crear la macro, en el diálogo Grabar macro,
pulsamos en el icono del teclado.

Este diálogo Personalizar teclado, permite asignar a la macro seleccionada una combinación de teclas.
Si colocamos el cursor en el recuadro Nueva tecla de método abreviado, y pulsamos una
combinación de teclas, esta se reflejará en dicho recuadro.
Editar el código de la macro.
Podemos consultar el código generado sobre la macro editándola, además puede servirnos de uitilidad si
tenemos conocimientos de programación en Visual Basic si se han encontrado errores al ejecutar la macro.

Para editar la macro pulsamos la combinación de teclas ALT + F11 y dentro del diálogo Macros
seleccionamos la macro de la lista que queremos editar y pulsamos Modificar.

Nos abre el editor de Visual Basic con la macro seleccionada como vemos en la imagen.

Ejecutar macros.
Para llevar a cabo la ejecución de la macro debemos:
- Acceder a la pestaña Vista y hacer clic en Macros.
- Seleccionar la macro de la lista.
- Pulsar Ejecutar.
O si la hemos asociado a un botón de la barra de menú o a una combinación de teclas simplemente con pulsar
sobre la opción indicada, tenemos suficiente.

También podemos crear macros que se autoejecuten, disponemos de diversas opciones de auto- ejecución.
AutoExec. Se ejecuta al abrir Word.
AutoExit. Se ejecuta al cerrar Word.
AutoNew. Se ejecuta cuando se crea un nuevo documento desde la plantilla donde tenemos la macro.
AutoOpen. Se ejecuta cuando se abre un documento existente desde la plantilla donde tenemos la macro.
AutoClose. Se ejecuta cuando se cierra un documento desde la plantilla donde tenemos la macro.
Si queremos que se ejecute la macro en alguna de estas opciones debemos asignarle el nombre ese a la macro.
Por ejemplo si queremos que cada vez que abramos un nuevo documento ejecute una serie de pasos, a la macro
le pondremos el nombre AutoNew.

Eliminar macros.
Para eliminar una macro debemos acceder al diálogo de macros, seleccionar la macro a eliminar y pulsar sobre
Eliminar.

Formularios.
Otra forma de compartir documentos es elaborando documentos para que otras personas los completen y nos los
hagan llegar rellenados. Para ello Word 2007 permite la introducción y uso de formularios en nuestros
documentos. Podemos, en un documento de texto, definir un formulario incluyendo cajas de texto o cuadros de
selección, donde el lector del documento podrá rellenar los datos que le solicitemos, de forma parecida a como
rellenábamos los documentos basados en plantillas.

Un formulario no es más que un documento que contiene texto fijo y texto que debe ser rellenado por el lector.
Para el texto a rellenar debemos definir controles, campos especiales que permiten introducir información de
forma muy variada.

Para poder agregar los controles de formulario al documento, primero debemos activar la Ficha de
programador en la Banda de opciones. Para hacerlo, debemos ir a las Opciones de Word, en el
Botón Office. En la sección Más frecuentes, buscaremos y marcaremos la opción Mostrar ficha
Programador en la cinta de opciones.
Ahora, disponemos de una nueva pestaña, llamada Programador.

Propiedades comunes de los controles.

En la sección Controles encontramos los distintos tipos de controles que podemos agregar al documento.

Para insertar un control basta con posicionar el cursor donde queremos insertar el control y hacer clic sobre el
tipo de control deseado en la ficha Programador.

Una vez insertado el control, podemos modificar sus propiedades, seleccionándolo haciendo clic sobre él, y
pulsando en .

Todos los controles comparten las siguientes propiedades:

El Título mostrará el texto que escribamos al editar contenido. Por

ejemplo, el título Nombre: se mostraría .

La Etiqueta nos sirve para distinguir controles, y solo es visible cuando está activado el Modo
Diseño.

Marcando las opciones No se puede eliminar el control de contenido, impediremos que el lector
pueda borrar el control, y marcando No se puede editar el contenido, no podrá editar su contenido.
Estas propiedades solo tienen efecto cuando creamos el formulario, los usuarios que lo rellenen las verán.
Los controles que incorporen texto, mostrarán también opciones para aplicarles estilos.
Los controles incorporan un texto de ayuda, que al pulsar sobre él desaparece para ser sustituido por el texto a
rellenar.

Controles de contenido.
Los controles Texto enriquecido y Texto permite introducir un cuadro de texto, que el usuario
podrá rellenar. La diferencia entre ambos es que el control Texto enriquecido permite usar y guardar textos con
formato.

Las propiedades especiales de estos controles son:

Permitir retornos de carro, sólo disponible en el control de Texto (sin formato) permite o no, que se
puedan crear varios párrafos al pulsar la tecla Intro.

Si marcamos Quitar control de contenido cuando se modifique, al introducir el texto, este se creará como
texto normal y el control desaparecerá.

El control Imagen , permite que el usuario pueda añadir

una imagen pulsando sobre él.

Los controles Cuadro de lista y Cuadro combinado

permiten al usuario elegir entre una serie de elementos
disponibles. La diferencia entre ambos es que el cuadro
combinado aparece plegado en un principio y permite al
usuario escribir, mientras que el cuadro de lista aparece
ya desplegado y sólo permite elegir una opción entre las existentes.

Para introducir los valores del desplegable, debemos hacerlos desde las Propiedades del control. El botón
Agregar... nos permite añadir un nuevo valor.

Podemos modificar o eliminar uno existente, con los botones Modificar y Quitar respectivamente. Podemos
modificar el orden en que se mostrarán con los botones Subir y Bajar.
El Selector de fecha , despliega un calendario donde el usuario marcará una fecha.
En las propiedades de este control, tenemos todas las opciones para especificar con qué formato queremos que
aparezca la fecha.

Proteger Formularios.
Ahora nos queda un último paso, si dejáramos el documento tal cual, el usuario podría editar y eliminar lo que
quisiese. Para limitar a que únicamente pueda rellenar el formulario, debemos proteger el documento de la
siguiente forma:

Primero, debemos marcar la opción Restringir formato y edición, en el desplegable del botón
Proteger documento.

Abrimos así el panel Restringir formato y edición.

La opción que nos interesa para rellenar formularios, la eligimos en la
sección Restricciones de edición, seleccionando la opción
Rellenando formularios.

Para que la protección tenga efecto, pulsamos el botón Sí, aplicar la

protección.

Se muestra un diálogo en el que podemos elegir una contraseña. Sólo

podrán deshabilitar la protección aquellos usuarios que
conozcan la contraseña.

De cara a utilizar el formulario con varios usuarios, a la hora de guardarlo, si lo hacemos como una plantilla, los
usuarios podrán rellenar el formulario partiendo de la plantilla que hemos creado, y guardar lo que rellenen
como un documento normal.

Asignar campos.

El icono abre el cuadro de diálogo Asignar campos donde definimos estas asociaciones, este cuadro de
diálogo también se puede abrir siempre que veamos en pantalla un botón Asignar campos.
Combinar al imprimir.
La opción Imprimir documentos permite enviar a la impresora el resultado de la combinación. Podemos
imprimir Todos los registros (todos los destinatarios después de aplicar los filtros), el Registro actual
(el que estamos visualizando en este momento, o un grupo de registros (Desde: ... Hasta: ...).
En Desde: ponemos el número de orden del primer registro a combinar, dejarlo en blanco indica desde
el primero.
En Hasta: ponemos el número de orden del último registro a combinar, dejarlo en blanco indica hasta el
último.
Por ejemplo del segundo al quinto (Desde: 2 Hasta: 5); a partir del segundo (Desde: 2 Hasta: en blanco);
los tres primeros (Desde: en blanco Hasta: 3).
Al pulsar Aceptar se abrirá el cuadro de diálogo Imprimir que ya conoces.

Combinar en correo electrónico.

La opción Enviar mensajes de correo electrónico permite enviar cada carta del resultado de la combinación en
un correo electrónico. Con la creciente y casi inevitable utilización del correo electrónico es evidente que esta
utilidad nos va a ahorrar mucho trabajo.
Al hacer clic en él aparece el cuadro de diálogo de la derecha, en este, además de indicar qué grupo de registros
queremos enviar (como con la opción Combinar al imprimir) debemos completar los parámetros del
mensaje a enviar.

En Para: seleccionamos de la lista despegable el campo que contiene la dirección de e-mail del destinatario.
En Asunto: escribimos el texto que figurará en el asunto del mensaje.
En Formato de correo: seleccionamos de la lista despegable el tipo de formato del mensaje, puede ser
Texto sin formato, HTML o datos adjuntos.
Comentarios.
Los comentarios son una herramienta muy útil cuando compartes un documento con varias personas, sino
deseas realizar cambios sobre el documento original pero quieres matizar o apostillar algún concepto, es muy
interesante insertar un comentario para que lo vean el resto de personas que comparten el texto.
Los comentarios se adjuntan al documento pero no se imprimen, a no ser que lo indiquemos a la hora de
imprimir.

Insertar un comentario.
Para insertar un comentario sobre el documento debemos seguir los siguientes pasos:
- Seleccionar el texto del cual vamos a crear un comentario.

- Acceder a la pestaña Revisar y hacer clic en el botón Nuevo comentario .

Nos resalta el texto seleccionado y aparece un globo en la parte derecha del documento unido con una línea
discontinua de puntos hasta el texto. En ese globo es donde podemos introducir el texto del comentario.

Dependiendo de la vista en que estemos se nos mostrará de una manera o de otra. Por ejemplo
estando en vista Normal o Lectura nos aparece una sección lateral con el globo del comentario a la
derecha del documento junto con una línea discontinua enlazada al texto comentado.

El comentario nos ofrece información del autor, por ejemplo en este comentario de ejemplo. Lo primero que
indica es que es un comentario, entre corchetes escribe las iniciales del autor (AC--> AulaClic) y el número
de comentarios que ha realizado este autor, a continuación muestra el texto del comentario.

En otras vistas, como Esquema o Borrador el texto aparece resaltado pero para poder ver los comentarios
deberemos abrir el Panel de Revisión.

Para ello deberemos desplegar la opción Panel de revisiones y escoger el lugar donde lo queremos
mostrar, en la zona inferior de forma horizontal o a la izquierda del texto de forma vertical.
El mismo comentario visto desde el panel de revisiones se vería como vemos en la imagen de abajo.

Vemos que en el panel nos da algo más de información por ejemplo en el centro nos muestra el nombre
completo del autor y a la derecha muestra la fecha y hora de cuando introdujo el comentario y un reglón más
abajo muestra el comentario.

Veamos el resto de botones de la barra de revisión que hacen referencia a comentarios.

Comentario anterior. Nos lleva al comentario que este antes del punto donde nos encontremos.
Comentario siguiente. Nos lleva al siguiente comentario del punto donde nos encontremos.
Elimina el comentario seleccionado.

Buscar un comentario.
Si el documento es revisado por varias personas y queremos encontrar un comentario de una persona en
concreto, podemos buscarlos accediendo al diálogo Ir a mediante la pestaña Inicio, deplegando el menú Buscar
y seleccionando Ir a..., o presionando tanto Ctrl + I como F5.

Nos aparece el diálogo Buscar y reemplazar en la pestaña Ir a, seleccionamos de la lista Comentario y en

el cuadro despegable de la derecha podemos escoger el autor, con los botones Anterior y Siguiente del
mismo diálogo podemos desplazarnos por los comentarios de ese autor.

Mostrar / ocultar comentarios.

En el documento podemos ocultar/mostrar los comentarios según nos interese.

Desplegando el menú del botón Mostrar marcas de la pestaña Revisar podemos

marcar o desmarcar la opción que pone Comentarios. El hacerlos visibles u
ocultarlos es automático, si la opción está seleccionada los comentarios serán
visibles de lo contrario no se verán.
Imprimir comentarios.
Si deseamos imprimir los comentarios podemos indicar dónde deben imprimirse.

En el menú Control de cambios, podemos acceder a la opción Cambiar opciones de seguimiento, abrirá un cuadro
de diálogo y en la última sección donde pone Globos existe la opción Orientación del papel donde podemos
escoger entre las distintas opciones que vemos en la imagen.

Automático. Deja que Word oriente lo mejor posible los comentarios en el papel.
Conservar. Deja el documento conforme está y lo imprime según lo vemos.
Forzar horizontal. Fuerza a imprimir el documento en formato horizontal para que quepan mejor los globos.
Además de esto en el diálogo de Imprimir debemos tener la precaución de en la opción Imprimir tener
seleccionada la opción Documento con marcas.

Revisar los cambios efectuados. Aceptar o rechazar cambios.

Para revisar los cambios del documento podemos hacerlo de dos maneras:
- Manualmente con los botones,

Cambio anterior. Si estamos revisando los cambios

realizados sobre el documento podemos desplazarnos al anterior
cambio.
Cambio siguiente. Si estamos revisando los cambios
realizados sobre el documento podemos desplazarnos al siguiente
cambio.

Luego simplemente deberemos hacer clic en el botón Aceptar para aplicar el cambio propuesto.
- O automáticamente
Deplegando la opción Aceptar encontramos Aceptar todos los cambios del documento. Esta opción sirve
para aceptar todos los cambios encontrados con respecto al documento original.

Desde el menú que tenemos en el botón Mostrar marcas de la pestaña Revisar podemos escoger que
tipo de marcas queremos ver y cuales queremos ocultar, Comentarios, Anotaciones manuscritas (utilizadas
mediante PDAs, Pocket Pc, etc), Inserciones y eliminaciones y marcas de Formato.
Convertir a HTML.
Cuando guardamos el documento, Word lo convierte a HTML, pero hay algunas características de
formato que no están disponibles en HTML y, por lo tanto, no serán visibles al ver la página en un
navegador como Internet Explorer, Mozilla o Netscape Navigator.

Por ejemplo, las letras en relieve, los efectos sobre caracteres, el doble tachado y el contorno no
tendrán ningún efecto sobre los caracteres en HTML, es decir, que en HTML estas características de formato
desaparecen.

Hay otras características de formato que varían de aspecto en HTML, por ejemplo, todos los estilos de
bordes de las tablas y cuadros de texto son vistos en HTML como borde simple; el texto en varias
columnas es convertido en una sola columna; las notas al pie son desplazadas hasta el final de la página
HTML; la alineación de los gráficos y tablas respecto al texto también puede variar ligeramente; el
texto en vertical es convertido en texto horizontal.

Por último, hay algunos elementos que desaparecen en HTML, por ejemplo, los números de línea, los
encabezados y pies de página y los márgenes de la página.

Si surge alguna de estas incopatibilidades, Word nos lo comunicará en un mensaje.

Crear una Presentación.
A continuación veremos cómo crear una Presentación con una de las plantillas que incorpora el
propio PowerPoint.

Las plantillas son muy útiles porque generan y permiten organizar las diapositivas que puede necesitar nuestra
presentación.

Crear una Presentación con una Plantilla.

Para crear una presentación con una plantilla sigue estos pasos:
- Despliega el Botón Office.
- Selecciona la opción Nuevo.
- En el cuadro de diálogo Nueva presentación haz clic sobre la categoría Plantillas instaladas y te
aparecerá un cuadro de diálogo similar al que te mostramos a continuación.

Selecciona la plantilla de diseño que más te gusta, en la parte de la derecha te aparecerá una vista previa de la
plantilla que has seleccionado para que puedas elegir mejor.

Una vez hayas encontrado la plantilla que más se adapte a tus gustos pulsa el botón Crear.
En nuestro caso hemos elegido la plantilla Álbum de fotos moderno y así es lo que nos ha generado:

Esto soo es un ejemplo de lo que se puede hacer con esta plantilla, a partir de aquí deberemos ir añadiendo
nuevas diapositivas predefinidas donde colocaremos nuestro propio contenido utilizando la apariencia de esta
plantilla.

Siempre podras buscar más plantillas desde la caja de texto del cuadro de diálogo Nueva presentación:
Las plantillas que descarges se almacenarán en la categoría Plantillas instaladas.
También podrás encontrar más plantillas en la página oficial de Office o buscándolas en Internet.

Para guardar una presentación podemos ir al Botón Office y seleccionar la opción Guardar o también se
puede hacer con el botón .

Si es la primera vez que guardamos la presentación nos aparecerá una ventana similar a la que mostramos a
continuación.

De la lista desplegable Guardar en seleccionaremos la carpeta en la cual queremos guardar la presentación.

También podemos crear una nueva carpeta con este icono , la carpeta se creará dentro de la carpeta que
figure en el campo Guardar en.
Después en la casilla Nombre de archivo introduciremos el nombre con el cual queremos guardar la prsentación
y por último pulsaremos en el botón Guardar.
Si por algún motivo queremos guardar la presentación con otro formato para que pueda ser abierta por otra
aplicación, como por ejemplo PowerPoint 97-2003, desplegaremos la lista de Guardar como tipo: y
seleccionaremos el formato adecuado de la lista desplegable.

Si el tipo de formato que seleccionamos es Presentación se guardará la presentación con la extensión

pptx.

Si no es la primera vez que guardamos la presentación y pulsamos en el botón de guardar de la barra

de acceso rápido o seleccionamos la opción Guardar del Botón Office no nos aparecerá la ventana que
hemos mostrado anteriormente, guardará los cambios sin preguntar.
Si queremos guardar una presentación con otro nombre (por ejemplo queremos crear una nueva
presentación utilizando una presentación que ya tenemos) desplegaremos el Botón Office y seleccionamos
la opción Guardar como, entonces aparecerá la misma ventana que cuando pulsamos por primera vez en el
botón Guardar. Cuando utilizamos esta opción tenemos al final dos presentaciones, la inicial (la que estaba
abierta cuando dijimos Guardar como) y otra con el nuevo nombre.

Guardar una presentación como página Web.

Para guardar una presentación como página Web y así poder verla con un navegador, despliega el Botón
Office y haz clic en la opción Guardar como.

De la lista desplegable de Guardar en seleccionaremos la carpeta en la cual queremos guardar la

presentacón, después en la casilla de Nombre de archivo introduciremos el nombre con el cual queremos
guardarla y por último pulsaremos en el botón Guardar.

El guardar una presentación como página Web es igual que guardarla con la opción Guardar, únicamente
cambia el formato con el cual se guarda la presentación.

Abrir una Presentación.

Para abrir una presentación deberemos ir al Botón Office y seleccionar la opción Abrir o pulsar la
combinación de teclas CTRL + A.
En esa misma sección aparecen los nombres de las últimas presentaciones abiertas (en nuestro caso Reunión
Administrativos y aulaClic). Si la presentación que queremos abrir se encuentra entre esas hacemos bastará
con hacer clic en su nombre. Este listado se ve generando a medida que usamos PowerPoint con los últimos
documentos abiertos.

Si quieres que alguno de estos archivos parezca siempre haz clic sobre el botón y el archivo quedará
fijado en la lista, de modo que siempre que abrás el Botón Office podrás encontrarlo rápidamente.

Pulsando Abrir se abrirá la siguiente ventana:

En la lista desplegable del cuadro Buscar en seleccionamos la unidad en la cual se encuentra la presentación que
queremos abrir, a continuación seleccionamos la carpeta que contiene la presentación. Una vez hayamos
seleccionado la presentación pulsamos en el botón Abrir.
Para que cuando seleccionemos una presentación aparezca una pequeña representación
de ella en la zona de la derecha deberemos hacer clic en el botón
de vistas y elegir Vista Previa.
Antes de empezar a explicar cómo personalizar una presentación es importante saber cómo
manejarnos en los distintos tipos de vistas que nos ofrece PowerPoint.

Vista Normal.
La vista normal es la que se utiliza para trabajar
habitualmente, con ella podemos ver, diseñar y modificar la
diapositiva que seleccionamos.

Para ver la diapositiva en esta vista haz clic en la pestaña Vista y selecciona la opción Normal. También
puedes pulsar en el botón que aparece a la derecha en la barra de estado.

En la parte izquierda de la pantalla aparece el área de esquema en el cual podemos seleccionar la

diapositiva que queremos visualizar y en la parte derecha aparece la diapositiva en grande para
poder modificarla.

En la parte inferior se encuentra el área de notas en el cual se introducen aclaraciones para el orador sobre
la diapositiva.
Vista Clasificador de diapositivas.
Para ver las diapositivas en vista clasificador tienes que hacer clic en la pestaña Vista y seleccionar la
opción Clasificador de diapositivas.
También puedes pulsar en el botón que aparece debajo del área de esquema en la parte
izquierda.
Este tipo de vista muestra las diapositivas en miniatura y ordenadas por el orden de aparición, orden que
como podrás ver aparece junto con cada diapositiva.

Con este tipo de vista tenemos una visión más global de la presentación, nos permite localizar una
diapositiva más rápidamente y es muy útil para mover, copiar o eliminar las diapositivas, para organizar las
diapositivas.

Vista Presentación con diapositivas.

La vista Presentación con diapositivas reproduce la presentación a partir de la diapositiva

seleccionada, con este tipo de vista podemos apreciar los efectos animados que hayamos podido
insertar en las distintas diapositivas que forman la presentación.
Para ver la diapositiva en esta vista haz clic en la pestaña Vista y selecciona la opción Presentación con
diapositivas.

También puedes pulsar en el botón que aparece debajo del área de esquema o pulsar la tecla F5. Para salir
de la vista presentación pulsa la tecla ESC.

Zoom.
El zoom permite acercar o alejar las diapositivas en la vista en la que nos encontremos.
Para aplicar el zoom a las diapositivas sitúate primero en la diapositiva sobre la cual quieres que se aplique el
zoom y después selecciona la pestaña Vista y selecciona la opción Zoom.

Una vez seleccionada esta opción se desplegará una ventana como la que te
mostramos a continuación.
En esta ventana seleccionamos el porcentaje de zoom que queremos
aplicar a las vistas.
Puedes seleccionar uno de los zooms que aparecen en la lista
(33,50,66,100,...) o bien se puede aplicar un porcentaje que nosotros
especifiquemos en el cuadro Porcentaje.

También se puede aplicar el zoom a través de la barra de estado con el control

, desplaza el marcador para establecer el zoom que quieres aplicar.
Aquí te mostramos un ejemplo de cómo puedes aplicar el zoom a las diapositivas del área de esquema.
Insertar una nueva diapositiva.

Para insertar una nueva diapositiva te aconsejamos que si te encuentras

en la vista normal selecciones la pestaña diapositiva
del área de esquema ya que de
esta forma es más fácil apreciar cómo se añade la nueva diapositiva a la
presentación.

Puedes añadir una diapositiva de dos formas:

Pulsa en el botón Nueva diapositiva que se encuentra en la
pestaña Inicio. O bien utiliza las teclas Ctrl + M para duplicar la
diapositiva seleccionada.

Copiar una diapositiva.

Si estás situado en la vista normal te aconsejamos selecciones la
pestaña de diapositiva del área de esquema ya que te será
más fácil situarte en el lugar dónde quieres
copiar la diapositiva.

Para copiar una diapositiva en una misma presentación puedes hacerlo de varias formas:
Selecciona la diapositiva que quieres copiar y pulsa en el botón que se encuentra en la pestaña
Inicio.

Después selecciona la diapositiva detrás de la cual se insertará la diapositiva a copiar y pulsa el botón .

Si prefieres utilizar el menú contextual, haz clic sobre la diapositiva que quieres copiar con el botón
derecho (sabrás qué diapositiva tienes seleccionada porque alrededor de ella aparece un marco de color).
Cuando se despliegue el menú contextual selecciona la opción Copiar.
Después haz clic con el botón derecho del ratón sobre la diapositiva detrás de la cual se insertará la diapositiva a
copiar.
Por último selecciona del menú contextual la opción Pegar.
Otra forma de hacerlo es a través de las teclas, para ello en vez de utilizar el menú contextual para copiar y
pegar utiliza las teclas CTRL + C (copiar) y CTRL + V (pegar).
Para copiar una diapositiva en la vista clasificador de diapositivas sigue los mismos pasos que
acabamos de describir anteriormente.

Si quieres copiar más de una diapositiva selecciónalas manteniendo pulsada la tecla CTRL, si las diapositivas
están consecutivas puedes seleccionarlas manteniendo pulsada la tecla SHIFT y seleccionando la última
diapositiva. Una vez seleccionadas sigue los mismos pasos de copiar, posicionar y pegar.

Duplicar una diapositiva.

Otra forma de copiar una diapositiva es duplicándola, la diferencia es que duplicar sirve para copiar una
diapositiva en la misma presentación mientras que con copiar puedes copiar la diapositiva en otra presentación.

Para duplicar primero selecciona las diapositivas a duplicar. Una vez seleccionadas puedes duplicarlas de varias
formas, elige la que más cómoda te resulte:
Hazlo desde la banda de opciones desplegando el menú Nueva diapositiva y seleccionando la
opción Duplicar diapositivas seleccionadas.
O bien utilizando la combinación de teclas Ctrl + Alt + D.

Mover diapositivas.
Mover arrastrando.
Para mover las diapositivas de lugar dentro de una misma presentación tienes que seleccionar la diapositiva que
quieras mover y sin soltar el botón izquierdo del ratón arrástrala hasta la posición donde quieres situarla.
Eliminar diapositivas.
Selecciona las diapositivas a eliminar, si están consecutivas puedes seleccionarlas manteniendo pulsada la tecla
SHIFT y seleccionando la última diapositiva, en cambio si no están unas al lado de otras mantén pulsada la
tecla CTRL para seleccionarlas.

Una vez seleccionadas puedes eliminarlas de varias formas, elige la que más cómoda te resulte: Desde la
pestaña Inicio y seleccionando la opción Eliminar.
Otra forma de eliminar diapositivas es utilizando el menú contextual que aparece al pulsar sobre una
diapositiva con el botón derecho y seleccionando Eliminar diapositiva. La
última forma de eliminar es pulsando la tecla SUPR.

Los objetos son los elementos que podemos incorporar en una diapositiva, por ejemplo un gráfico,
una imagen, textos, vídeos, sonidos, etc.
Estos objetos tienen sus propias características y propiedades que más adelante analizaremos con más detalle y
sobre ellos podemos realizar las mismas funciones que hemos visto con las diapositivas, es decir, seleccionar,
mover, copiar, eliminar, etc.

Seleccionar Objetos.
Para seleccionar un objeto o elemento de la diapositiva únicamente tienes que hacer clic sobre él. Si

aparece el marco del objeto con este aspecto haz clic sobre el marco y el objeto pasará a estar
seleccionado.

El marco tomará un aspecto diferente como el que te mostramos a continuación . Para

quitar la selección haz clic en cualquier parte fuera del marco.
Si tienes que seleccionar varios objetos mantén pulsada la tecla SHIFT (mayúsculas) y con el ratón selecciona
los objetos.
Si quieres dejar de seleccionar uno de los objetos que tienes seleccionados manteniendo pulsada la tecla
CTRL selecciona el objeto que quieras quitar de la selección.
Copiar Objetos.
Para copiar un objeto de una diapositiva tenemos que seguir los siguientes pasos:
Primero seleccionar el objeto haciendo clic sobre él hasta que el marco tome este aspecto :

. Puedes seleccionar varios a la vez si lo deseas como hemos visto en el punto

anterior.

Luego dar la orden de copiar. Esto lo podemos hacer de varias formas:

- con las teclas (Ctrl + C),
- con la opción Copiar del menú contextual (clic con el botón derecho del ratón),
- o con el icono de la banda de opciones.
A continuación posicionarse en la diapositiva donde queremos pegar el objeto. Podemos copiar el objeto
en la misma diapositiva o en otra. Para cambiar de diapositiva utiliza el área de esquema.
Por último dar la orden de pegar. Esto también lo podemos hacer de varias formas:
- con las teclas (Ctrl + V),
- con la opción Pegar del menú contextual (clic con el botón derecho del ratón),

- o con el icono de la banda de opciones.

Verás que en la diapositiva aparecerá el nuevo objeto pero lo más probable es que se sitúe encima del objeto
que has copiado por lo que tendrás que moverlo hasta su posición definitiva. Esto lo vemos en el siguiente
apartado.
La acción copiar duplica el objeto, ya que ahora tenemos dos objetos iguales.

Duplicar Objetos.
Si queremos copiar el objeto en la misma diapositiva podemos utilizar el
método de duplicar objetos que consiste en hacer una copia exacta del objeto u
objetos que tenemos seleccionado/s.

Para duplicar un objeto primero tienes que seleccionarlo, después desplegar el

menú Pegar de la pestaña Inicio y seleccionar la opción Duplicar.
También puedes utilizar las teclas Ctrl+Alt+D.
Al duplicar el objeto aparece su copia casi encima.

A continuación te mostramos un ejemplo de cómo quedaría la diapositiva al duplicar un objeto.

después de Ctrl+Alt+D
Como puedes ver encima del objeto original aparece la nueva copia. Si quieres cambiarla de lugar solo tienes
que seleccionarla y desplazarla hasta el lugar que quieras.

Mover Objetos.
Mover arrastrando.
Para mover un objeto lo primero que tienes que hacer es seleccionar el objeto haciendo clic sobre él, verás que
aparece un marco a su alrededor, sitúate sobre él (pero no sobre los círculos que hay en el marco) y verás que

el cursor toma el siguiente aspecto , pulsa el botón izquierdo del ratón y

manteniéndolo pulsado arrastra el objeto, cuando hayas situado el objeto donde quieres suelta el botón del ratón
y verás que el objeto se sitúa automáticamente en la posición que le has indicado.

Mover cortando.
Si quieres mover un objeto de una diapositiva a otra tendrás que seleccionar el objeto haciendo clic sobre el
marco, pulsar Ctrl + X para cortar el objeto, después situarte en la diapositiva a la que quieres mover el
objeto y finalmente pulsar Ctrl + V para pegar el objeto.
En este caso el objeto habrá desaparecido de su posición original.

Esto lo puedes hacer también con las opciones Cortar y Pegar de la pestaña Inicio y del
menú contextual.
Si nosotros movemos un gráfico de una diapositiva a otra es posible que en la diapositiva original quede una
sección reservada a insertar un contenido aunque éste lo hayamos quitado.

Trabajar con Gráficos.

Para insertar un gráfico en una diapositiva unicamente tienes que pulsar en el botón Gráfico de la pestaña
Insertar.
Se abrirá un cuadro de diálogo para que escojas el tipo de gráfico que quieres mostrar, selecciona uno y pulsa
Aceptar.

En la lista de la izquierda selecciona el tipo de gráfico que te gusta, inmediatamente te aparecerán unos
subtipos de gráficos en la zona de la derecha de la ventana que están relacionados con el tipo genérico
que has elegido anteriormente.
Selecciona el gráfico que más te guste, pero te aconsejamos que si quieres que te sea de utilidad busca gráficos
que permitan representar y captar la información fácilmente.

PowerPoint insertará el gráfico en la diapositiva y te mostrará la hoja de datos de ejemplo que

contiene las cantidades que se representan en el gráfico.
Ten en cuenta que PowerPoint utiliza Excel para crear los gráficos, por lo que puedes utilizar todas sus
características para su creación.

En la hoja de datos la primera columna que aparece es la que representa la leyenda, la primera fila (1er trim.,
2do trim...) representa el eje X (horizontal) y las cantidades serán representadas en el eje Y.

Este dibujo es la representación de la hoja de datos.

Una vez insertado el gráfico es muy fácil de modificar los datos de la hoja de datos, únicamente sitúate sobre la
celda que quieras modificar e inserta el nuevo valor que inmediatamente verás representado en la gráfica.

Modificar el tipo de gráfico.

Como podrás apreciar cuando estás trabajando con un gráfico en la barra de herramientas estándar aparecen
nuevos botones como pueden ser estos que te mostramos y que iremos explicando a lo largo del tema.
Haciendo clic en el botón Editar datos se abrirá la ventana de Excel de nuevo para que puedas modificar
los datos introducidos.
Utiliza las opciones de Diseño rápido para decidir con unos pocos clics aspectos relativos a tu gráfico.
También puedes cambiar sus colores desde el desplegable Estilos de diseño.

Para modificar el tipo de gráfico hemos de hacer clic enel botón Cambiar tipo de gráfico de la pestaña
Diseño, se abrirá de nuevo el cuadro de diálogo de selección de Gráfico y podrás cambiar su apariencia.
A continuación te mostramos una imagen de cómo queda el gráfico que anteriormente te habíamos mostrado al
cambiar el tipo de gráfico a circular.

Opciones de diseño.
Puede utilizar los botones de la sección Etiquetas de la pestaña Presentación para ocultar o mostrar
etiquetas del gráfico, como por ejemplo la leyenda, el título, los rótulos de los ejes, etc...

Incluso puedes mostrar la Tabla de datos para que quede algo así:
Cuando tenemos la ventana de Excel abierta se nos activa una opción muy útil, Cambiar entre filas y
columnas:

Si quieres que en el gráfico aparezcan unas líneas horizontales y/o verticales para interpretarmejor los
representados, pulsa en los botones de la sección Ejes de la pestaña Presentación.
Si quieres modificar el color o estilo de alguna de las series que componen el gráfico (una de las barras
que se representan en el gráfico, el área del gráfico, etc.) primero selecciónala en la sección Selección
actual o haciendo clic directamente sobre ella en el gráfico.

Para eliminar un gráfico haz clic sobre él y pulsa SUPR.

Organigrama.
Al igual que podemos insertar gráficos en las presentaciones también se pueden insertar diagramas, su
utilización es muy sencilla y a continuación lo descubrirás.
Para crear un organigrama tienes que seleccionar de la pestaña Insertar la opción SmartArt.
Aparecerá una ventana como la que te mostramos con los tipos de diagramas que te ofrece PowerPoint.
Nosotros elegiremos un organigrama de Jerarquía.

Selecciona el tipo de diagrama que más se adapte a tus necesidades y pulsa Aceptar.
Una vez insertado el organigrama aparecen las nuevas pestaás de organigramas Diseño y Formato:

A través de esta barra podrás controlar todas las operaciones que puedes realizar con el organigrama.
Agregar forma te permite insertar una nueva rama o un nuevo nivel en el organigrama.

En Diseño podrás controlar la mayoría de aspectos relacionados con los niveles y ramas del organigrama.
Estas opciones variarán en función del tipo de diagrama que utilicemos.

Utiliza el desplegable Diseños para cambiar el organigrama y seleccionar uno de la misma familia, en este
caso muestra todos los organigramas pertenecientes a la categoría Jerarquía.
En el desplegable Estilos encontrarás diferentes estilos para aplicar a tu diagrama.

Al pasar el ratón por encima de uno de ellos verás una previsualización en el organigrama de la diapositiva.

Añadir texto en los cuadros de un diagrama.

Para añadir texto en los cuadros de algún tipo de diagrama que incorpora PowerPoint, como puede ser un
organigrama, únicamente tienes que hacer clic con el botón izquierdo del ratón sobre el cuadro del diagrama en
el que quieras insertar texto y verás como aparece el cursor para que insertes el texto.
Puedes aplicar al texto de las elementos del diagrama las mismas opciones de formato que hemos visto
en el tema 9. Por ejemplo se puede subrayar, cambiar su tamaño, el color de la fuente, justificar al centro, etc.

Insertar sonidos.
Otro elemento muy útil a la hora de diseñar presentaciones son elementos multimedia como sonido y películas.
En PowerPoint podemos insertar en nuestras presentaciones sonidos e incluso películas.
Para insertar un sonido en una presentación despliega la pestaña Insertar y elige Sonido.

Después aparecerá una lista donde podrás insertar un sonido que

ya tengas almacenado en tu ordenador (con la opción
Sonido de archivo), o grabar tú mismo el sonido e incluso
insertar como sonido una pista de un CD de audio.

Cuando la banda de opciones sea de un tamaño reducido,

este icono aparecerá en el desplegable Clip multimedia.

Insertar sonidos de la galería multimedia.

Despliega la pestaña Insertar y elige Sonido.
Después selecciona Sonido de la Galería multimedia....
En el panel de tareas aparecerá la lista de sonidos que incorpora la galería multimedia de PowerPoint.

Para insertar el sonido, haz doble clic sobre él, después te preguntará si quieres que se reproduzca
automáticamente el sonido o cuando hagas clic sobre él.

Una vez hayas elegido el sonido, en la diapositiva verás que aparece un altavoz que representa al sonido.

En esta ventana podemos hacer que el sonido se inicie en la diapositiva y continúe en las siguientes diapositivas
(útil para definir una música de fondo para toda la presentación), y otras opciones que puedes ver.

Insertar sonidos desde un archivo.

Despliega la pestaña Insertar y despliega Sonido. Después
selecciona Sonido de archivo.
Te mostrará una ventana en la que tendrás que buscar la ruta del archivo de sonido, una vez lo encuentres pulsa
Aceptar.

Insertar pista de un CD de audio.

Despliega la pestaña Insertar y despliega Sonido.
Después selecciona Reproducir pista de audio de Cd. Te
mostrará la siguiente ventana:

Indícale desde qué pista hasta qué pista quieres reproducir y pulsa Aceptar. Insertar

películas desde la galería multimedia.

Despliega la pestaña Insertar y despliega Película.
Después selecciona Películas de la galería Multimedia.
Aparecerá una lista con las distintas películas que incorpora la galería de PowerPoint. Haz
doble clic sobre la que te guste para insertarla en la diapositiva.

Insertar películas desde un archivo.

Despliega la pestaña Insertar y despliega Película. Después
selecciona Película de archivo.
Te mostrará una ventana en la que tendrás que buscar la ruta del archivo de película, una vez lo encuentres pulsa
Aceptar.

Animaciones y transiciones.
En las presentaciones podemos dar movimiento a los objetos que forman parte de ellas e incluso al texto
haciéndolas así más profesionales o más divertidas, además de conseguir llamar la atención de las personas que
la están viendo.

Animar textos y objetos.

Para animar un texto u objeto lo primero que hay que hacer es seleccionarlo, a continuación ir a la pestaña
Animaciones y Personalizar animación.

Después aparecerá en el panel de Personalizar animación.

En este panel aparece el botón desplegable Agregar efecto en la cual
seleccionaremos el tipo de efecto que queramos aplicar, incluso
podremos elegir la trayectoria exacta del movimiento
seleccionándola del menú Trayectorias de desplazamiento.
Podemos utilizar el botón Quitar para eliminar alguna animación que
hayamos aplicado a algún texto.
En la lista desplegable Inicio podemos seleccionar cuándo queremos que
se aplique la animación (al hacer clic sobre el ratón, después de la anterior
diapositiva, etc).
Las demás listas desplegables cambiarán en función del tipo de
movimiento y el inicio del mismo.
La Velocidad suele ser una característica común por lo que
podemos controlarla en casi todas las animaciones que apliquemos a un
objeto.
La lista que aparece debajo de velocidad nos muestra las distintas
animaciones que hemos aplicado a los objetos de la diapositiva, como podrás comprobar aparecen en orden.
El botón Reproducir te muestra la diapositiva tal y como quedará con las animaciones que hemos
aplicado.

Ocultar diapositivas.
La función ocultar diapositivas se puede utilizar para reducir una presentación por problema de tiempo
pero sin que perdamos las diapositivas que hemos creado. Para generar una presentación más corta pero sin
perder las diapositivas que no visualizamos.

Para ocultar las diapositivas unicamente tienes que seleccionar la diapositiva que quieres ocultar y después
desplegar la pestaña Presentación con diapositivas y elegir Ocultar diapositiva.

Transición de diapositiva.
La transición de diapositiva nos permite determinar cómo va a producirse el paso de una diapositiva a la
siguiente para producir efectos visuales más estéticos.

Para aplicar la transición a una diapositiva despliega la pestaña Animaciones y selecciona una de las opciones
de Transición a esta diapositiva.

Los diferentes diseños te permite seleccionar el movimiento de transición entre una diapositiva y la
siguiente. Hay una lista muy larga de movimientos.

En la lista Velocidad podemos indicarle la velocidad de la transición entre una y otra

diapositiva.

Incluso podemos insertar algún sonido de la lista Sonido .

En la sección Avanzar a la diapositiva podemos indicarle que si para pasar de una diapositiva a la
siguiente hay de hacer clic con el ratón o bien le indicas un tiempo de transición (1 minuto, 00:50
segundos, etc)

Si quieres aplicar estas características a todas las diapositivas pulsa en el botón Aplicar a todo.

Ensayar intervalos.
Ensayar intervalos te permite calcular el tiempo que necesitas para ver cada diapositiva sin prisas.
Para calcular el tiempo que necesitas tienes que ir a la pestaña Presentación con diapositivas y elegir
la opción Ensayar Intervalos, después verás que la presentación empieza a reproducirse pero
con una diferencia, en la parte superior izquierda aparece una especie de contador que cronometra el tiempo que
tardas en pasar de una diapositiva a otra pulsando algún botón del ratón.

En el recuadro blanco te mostrará el tiempo para la diapositiva actual y el recuadro del tiempo que aparece en la
parte derecha muestra la suma total de intervalos, es decir, el tiempo que transcurrido desde la primera
diapositiva.

La flecha sirve para pasar a la siguiente diapositiva, el botón para pausar el ensayo de intervalos y
para repetir la diapositiva (para poner a cero el cronómetro de la diapositiva.

Una vez terminas el ensayo PowerPoint te pregunta si quieres conservar esos intervalos para aplicarlos a cada
diapositiva de la presentación. Si contestas que sí verás que aparece una pantalla en la que te muestra en
miniatura las diapositivas y debajo de cada una aparece el tiempo utilizado para ver cada una de ellas.
(tabla: una o varias filas de celdas habitualmente utilizadas para mostrar números y otros elementos para una
referencia y análisis rápido. Los elementos de una tabla se organizan en filas y columnas)

(plantilla: archivo o archivos que contienen la estructura y las herramientas para dar forma a elementos como el
estilo o el diseño de página de los archivos finalizados. Por ejemplo, las plantillas de Word pueden dar forma a
un documento sencillo, y las plantillas de FrontPage pueden dar forma a un sitio Web completo)

formulario (formulario: documento que contiene espacios en blanco de relleno o campos de formulario, en los
que se escribe información. Por ejemplo, en Microsoft Word se puede crear un formulario de inscripción en
pantalla con listas desplegables en las que los usuarios pueden seleccionar elementos)

(barra de herramientas: barra con botones y opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una
barra de herramientas, presione ALT y, a continuación, MAYÚS+F10)

(campo de formulario: en un formulario, ubicación donde se almacena un tipo de datos determinado, como un
nombre o dirección)