TABLA DE CONTENIDO

Introducción._________________________________________________________________3
Justificación_________________________________________________________________4
Objetivos___________________________________________________________________...5
alcance y limitaciones_______________________________________________________6
INFORME FINAL_____________________________________________________________7
______________________________________________________________________________8

Conclusiones________________________________________________________________13
Referencias_________________________________________________________________14
anexos______________________________________________________________________15

INTRODUCCION

EL presente es el informe de auditoría administrativa realizado a la empresa Colombiano

S.A, en especial de proceso de facturación para plantear soluciones y dar recomendaciones

a la junta directiva con la cual pueden iniciar un proceso de mejoramiento continuo. Para

llegar al éxito de este informe se seguirán los métodos de realización de la auditoria

expuesto en el eje 3. Este informe nos ayudara a presentar el estado actual de la empresa,

para dar las recomendaciones pertinentes y posibles soluciones, generando compromiso por

todos los agentes involucrados en el proceso de

facturación.
JUSTIFICACIÓN

La empresa colombina S.A busca conocer cuál es el estado actual del proceso

de facturación, ya que debido a errores en la facturación se han venido presentando un alza

en el índice de devoluciones lo cual afecta a los trasportadores con sus indicadores para

concursos, genera inconformidad por parte de los cliente y no les permite llegar al objetivo

esperado a los vendedores lo cual afecta directamente a la compañía y a sus indicadores de

cumplimiento. Conocer las condiciones del proceso de facturación será un factor

importante para determinar el estado en que desempeñan su labor, porque no se le puede

exigir al personal si conocer previamente que genera el inconveniente y en que radica el

problema.

OBJETIVOS

1. Llevar a cabo el plan de auditoría que nos permita generar un informe final concreto y

claro. 2. Generar un análisis sistemático de los aspectos involucrados, haciendo posible el

flujo de la información, relevante, oportuna y veraz para disponer en el momento y lugar

adecuado para la toma de decisiones. 3. Plantear posibles soluciones para el mejoramiento

de las fallas que este presentando en el proceso de facturación.

ALCANCE Y LIMITACIONES

La presente Auditoria Administrativa está enfocada en cumplir con los objetivos propuestos

de acuerdo a los parámetros que se deben tener en cuenta para el desarrollo de la misma, y

a la vez reforzar nuestros conocimientos con el adelanto de esta actividad.

La Auditoria Administrativa se realizó únicamente en la empresa COLOMBINA S.A. en la

sede principal de Bogotá zona sur para apreciar el panorama y determinar de manera

correcta los problemas potenciales, áreas de oportunidad, así como las funciones

administrativas.

No hubo necesidad de trasladarse a otra ciudad, ya que se pudo hacer el proceso en la

oficina central que es precisamente donde prestan sus servicios diariamente por la

utilización de las nuevas tecnologías se reduce al mínimo los costó por papeleo.

INFORME FINAL Anexo 1: informe final

Colombina s.a.

PT No.: Plan AA 2/2 Hecho por: R.A.M

Informe auditoria administrativa Periodo año 2020

Revisado por: A.M Fecha: 25-03-19

Auditoría realizada

Colombina S.A

Va dirigida

Gerente general Misiolary Pinillo Rebolledo

Periodo y alcance

Marzo 2020 Se va a auditar el proceso de facturación donde se identificaran cuáles son los

aspectos que no se están desarrollando de acuerdo a lo establecido previamente, y se

emitirán algunas sugerencias para la implementación.

Descripción de las condiciones En la parte inferior del presente cuadro encontraran un

contractuales ejemplo del contrato a implementar Identificación responsable de la parte El

grupo auditor entregara a la gerencia unos hallazgos en cuanto a que el software de

facturación utilizado por la institución no tiene un funcionamiento óptimo, porque está

causando duplicidad de los pedidos, y en ocasiones arroja un valor diferente al real

generando pérdidas económicas además falta capacitación para la realización de este

proceso. Se realizaron las respectivas conversaciones y se le recomendó a los involucrados

(Gerencia y personal de ventas), estrategias que se deben implementar y tener en cuenta

para que mejore este proceso. Los facturadores “vendedores” están colocando en práctica

todas las recomendaciones que hicimos como auditores,

pero falta compromiso por parte del área de gerencia en cuanto al apoyo con recursos

económica para mejorar las condiciones de las máquinas, como también el mejoramiento

del software de facturación y material informático que esta área requiere. Al no contar con

los materiales y/o herramientas se dificulta el cumplimiento de las fechas establecidas en el

cronograma. Restricción de información y los El presente informe no tiene restricciones

de información propósitos para el que fue ya que le compete a diferentes personas y a un

que va preparado el informe dirigido a el gerente general quien es la persona encargada de

la toma de decisiones, pues servir de material de estudio a quien interese.

Documentación base
Estado actual del software de facturación. Archivo de mejoras que se deben hacer al

software de facturación. Estado actual de los equipos de facturación Cronograma de

capacitaciones de la empresa y avance hasta el momento. Cuestionarios y entrevistas

realizadas al equipo de venta y a los trasportadores

Detalles de los estándares bajo La auditoría se desarrolló después de haber realizado las los cuales

se llevó acabo el respectivas reuniones con el gerente y haber aprobado el contrato plan de

auditoria; como también con el personal que interviene en los procesos de facturación, y haber

realizado la recolección de la información requerida, mediante conversación con los facturadores,

análisis y verificación de los procesos y por observación directa, donde se evidencian unos

hallazgos en cuanto al software de facturación utilizado por la institución no tiene un

funcionamiento óptimo, porque está causando duplicidad de los pedidos, y en ocasiones arroja un

valor diferente al real generando pérdidas económicas además falta capacitación para la realización

de este proceso.

Criterios

Verificación documental, encuestas, entrevistas de acuerdo a la normatividad legal.

Desarrollo centrales de los puntos El grupo auditor realizo un análisis Llevar a cabo las

acciones procedentes para invertir el a índice de devolución. Diagnosticar las condiciones

de SST del talento humano del área de facturación. Conocer si el software utilizado para
facturar cumple con lo exigido por la Institución. Identificar si el proceso de auditoria se

está llevando acabo de acuerdo a como se planeó. Buscar el material requerido para la

presentación del informe.

Conclusiones

El análisis de las áreas intervenidas, por parte del grupo auditor nos permitió precisar los

procesos y métodos que lleva la organización. Con Esta información se logró

establecer, planear y proyectar estrategias y objetivos dirigidos a la búsqueda del buen

funcionamiento de dichas área, desarrollando las acciones propuestas por la auditoria.

Permitiendo conocer más allá la organización, detectar los problemas internos de esta y

ofrecer un paso a paso para solucionar y promover la mejoría en la organización.

Recomendaciones
Exigirle a la empresa prestadora del software que haga más acompañamiento al sistema.

Capacitaciones periódicas al personal de facturación y gerencia.

Sugerir a la gerencia la implementación del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el

Trabajo o que cumplan con sus funciones.

Indicar a la gerencia la importancia del buen funcionamiento del área de facturación,

porque gracias a ella ingresan las ventas diarias a la compañía.

Nombre de los integrantes

  

Jesica Juliet Grisales Quintero Sonia luz fontecha Sonia Lorena Avendaño

Anexos procedimiento Resultado especifico para recolectar diagnostico.pdf

informacion.pdf
recoleccion de informacion.pdf Fuente: propia

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Ejemplos de contrato a utilizar Anexo 2: contrato por obra labor

Contrato por obra labor Entre los suscritos a saber: Carlos Eduardo plata Ortegón, mayor de

edad, identificado con la cédula de ciudadanía No. _00000000000____ expedida en la

ciudad de

Bogotá D.C, en su calidad de Representante Legal

de la compañía PLATA ORTEGON ASOCIADOS S.A.S con domicilio principal en el

municipio de Bogotá D.C del departamento de Bogotá y NIT 900.685.145 , legalmente

constituida mediante Escritura Pública No. ______ del ____ de ________ del _____, de la

Notaría _______ de la ciudad de ____________, por una parte quien en adelante se

denominará el Contratante; y por la otra parte Mariellis Lorena Martinez Rodelo ,

igualmente mayor de edad, identificado con la cédula de ciudadanía No. 0.000.000.000.en

su calidad de Representante Legal de la compañía XXX, con domicilio principal en la

ciudad de Bogota y NIT 0.000.000.000 , legalmente constituida mediante Escritura Pública

No. ______ del ____ de ________ del _____, de la Notaría _______ de la ciudad de

____________, quien en adelante se denominará el Contratista Independiente; hemos

celebrado el contrato de prestación de servicios profesionales de Auditoría Externa que se

regirá por las siguientes cláusulas: PRIMERA - OBJETO: El Contratista Independiente se

obliga a cumplir la labor de Auditoría Externa en la compañía Plata Ortegón asociados

S.A.S, por el año calendario de 2018, de acuerdo con lo establecido por la ley y de

conformidad con la propuesta que presentó al Contratante de fecha 12 de Septiembre del

2018, la que para el efecto de descripción de funciones se considera incorporada al presente

contrato. SEGUNDA - DURACIÓN: El presente contrato tendrá una vigencia de tres

meses, comprendido entre el 12 de septiembre del 2018 y el 12 de Diciembre del 2018 ,

entendiéndose que el período sobre el cual se ejercerá el trabajo es el año calendario

comprendido entre el 14 de Septiembre de 2018 y el 10 de Diciembre del 2018 , el cual fue

elegido por el órgano directivo según consta en el Acta No. 01 correspondiente a la reunión

celebrada el 10 de Septiembre del 2018.

13

TERCERA. - VALOR Y FORMA DE PAGO: El Contratante reconocerá al Contratista

Independiente, como precio de este contrato y por la sola prestación de los servicios

descritos en la propuesta de que trata la Cláusula Primera de este documento, honorarios

por la suma de 8.000.0000 (Ocho millones de pesos mcte) , los que pagará en 6 cuotas

iguales cada una por la suma de 1.330.000 ( Millón trecientos tresinta mil pesos mcte ), en

los meses de septiembre , octubre y Noviembre del año 2018 . PARÁGRAFO: Los

anteriores pagos los efectuará el Contratante directamente al Contratista Independiente, en

las oficinas de aquel dentro de los 10 días siguientes a la presentación de las

correspondientes factura

CUARTA. - DESIGNACIONES: Para el correcto cumplimiento de sus funciones, el

Contratista Independiente designará las personas que habrán de cumplir con las

obligaciones que por este contrato asume, las cuales deben llenar los requisitos que para

este tipo de funcionarios exige la ley. Entre estas personas y el contratante no existirá

ninguna relación de carácter laboral, y por ende, el pago de sus salarios y demás

prestaciones sociales es responsabilidad exclusiva del Contratista Independiente.

PARÁGRAFO: Además del citado personal, el Contratante designará de su nómina los

funcionarios que se requieran para que presten su colaboración a la Auditoría Externa.

Estos empleados trabajarán de tiempo completo con el Contratista Independiente, pero sin

que exista ninguna relación laboral con éste y, por ende, el pago de sus salarios,

prestaciones e indemnizaciones será responsabilidad exclusiva del Contratante QUINTA. -

OBLIGACIONES DEL CONTRATANTE: Además de las obligaciones generales

derivadas del presente Contrato, el Contratante se compromete a: a) Prestarle toda la

colaboración que solicite el Contratista Independiente, facilitándole todos los documentos o

informes que éste requiera para el correcto cumplimiento de sus funciones; b) Asumir todos

los gastos que se ocasionen con motivo del desarrollo de este contrato, tales como

fotocopias, gastos de viaje fuera de la ciudad donde fue contratado el servicio, llamadas

telefónicas locales y de larga distancia, servicio de fax, etc.; c) En caso de documentos que

deban ser revisados y/o certificados por el Contratista Independiente para su posterior

presentación a entidades oficiales o particulares, el Contratante se obliga a entregar dichos

documentos al Contratista Independiente con no menos de 7 días hábiles de anticipación a

la fecha de vencimiento para su presentación. SEXTA. - OBLIGACIONES DEL

CONTRATISTA INDEPENDIENTE: El Contratista Independiente se obliga única y

exclusivamente a la realización de las labores descritas en la propuesta presentada al

Contratante el día 12 del mes de

14

Septiembre del año 2018 y que son las que corresponden a la Auditoría Externa, de acuerdo

con las normas legales vigentes en Colombia. SÉPTIMA. - LUGAR DE PRESTACIÓN

DEL SERVICIO: El servicio contratado por el contratante se prestará en la ciudad de

Bogotá y Cali y se extenderá a otros lugares cuando por razón del servicio contratado se

presenten circunstancias que lo requieran. OCTAVA. - DOMICILIO CONTRACTUAL:

Para todos los efectos las partes acuerdan como domicilio contractual el municipio de

Bogotá ubicado en el departamento de Bogotá. NOVENA. - TERMINACIÓN DEL

CONTRATO: Sin perjuicio de lo dispuesto en la cláusula segunda de este documento, el

Contratante podrá dar por terminado este contrato en forma unilateral sujetándose a las

siguientes previsiones: a) Antes del cumplimiento del plazo inicial pactado, en cualquier

momento, pagando al Contratista Independiente el precio total acordado en la cláusula

tercera de este documento; b) El aviso de terminación del contrato debe ser dado al

Contratista Independiente con no menos de 30 días calendario de anticipación a la fecha

efectiva de dicha terminación. DECIMA. - DOTACIONES Y RECURSOS: El Contratante

facilitará al Contratista Independiente el espacio físico, así como los elementos necesarios

requeridos para el desempeño de su labor, tales como equipo de cálculo, mesas, sillas, etc.

DECIMOPRIMERA. - AUTONOMÍA DEL CONTRATISTA INDEPENDIENTE: En

desarrollo del presente contrato de Prestación de Servicios Profesionales de Auditoría

Externa, el Contratista Independiente actúa como tal, realizando la labor encomendada con

libertad y autonomía técnica y directiva. DECIMOSEGUNDA. - GASTOS: Los gastos en

que se incurra como consecuencia de la celebración del presente contrato, serán sufragados

por el Contratante. DECIMOTERCERA. - CLAUSULA COMPROMISORIA: Las

diferencias que surjan entre las partes con ocasión del desarrollo o terminación de este

contrato serán dirimidas por tres (3) árbitros, quienes seguirán el procedimiento fijado por

la Ley 1563 de 2012 y cuyo fallo será en derecho. En este evento, las notificaciones se

recibirán en las siguientes direcciones: El

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Contratante, en el domicilio ubicado en la …………..del municipio de Bogotá en el

departamento de Bogotá y el Contratista Independiente, en el domicilio ubicado en la Calle

42 No 8 c 11, del municipio de Bogotá en el departamento de Bogotá. Para constancia se

firma en la ciudad de ___Bogotá _____ a los

___05___ días del mes de __Agosto____ del año

__2018____, ante testigos, en dos (2) ejemplares del mismo valor y contenido. EL

CONTRATANTE

EL CONTRATISTA INDEPENDIENTE

______________________

______________________
C.C. ____________

C.C. ____________

TESTIGO

TESTIGO

______________________ C.C. ____________

______________________ C.C. ____________

Fuente: modelo de contrato individual.

https://www.notinet.com.co/serverfiles/load_file_mintnt.php?archivo=2662

16

CONCLUSIONES

La auditoría administrativa es una herramienta o producto de la necesidad de la

administración de eliminar o evaluar el desempeño de la organización. Y vislumbrar

oportunidades de mejora para convertirlas en una ventaja competitiva La correcta

aplicación de la auditoria administrativa con lleva a mejores oportunidades para la empresa,

como una ventaja competitiva para la misma

Es de vital importancia poner en práctica las recomendaciones dadas por el auditor del

proceso de facturación y el cumplimiento de las metas en las fechas establecidas, porque de

ello depende que los dineros invertiditos en la contratación no sean un detrimento del

patrimonio. Las recomendaciones hechas por el auditor deben ser tenidas en cuenta para

evitar sanciones de los entes de control como son la Contraloría General de la Republica, la

Procuraduría General de la Nación, ministerio de trabajo y la UGPP.

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R EFERENCIAS

Programa de saneamiento fiscal y financiero, que reposa en el archivo del HSCJ

Manual de funciones - archivo del HSCJ

Auditoria administrativa diagnostico

W EB

GRAFÍA

https://www.minsalud.gov.co/sites/rid/Lists/BibliotecaDigital/RIDE/DE/OT/FAQRIPS.pdf.

file:///C:/Users/equipo/Desktop/HEILER/AREANDINA/AUDITORIA

%20ADMINISTRATIVA/EJE%203/PASOS%20AUDITORIA%20EJE%203.pdf

http://sgpwe.izt.uam.mx/files/users/uami/jrmc/Control_y_Gestion_Estrategicos_II/Presen

taciones/lect

18

ANEXOS

-
Anexo 1: resultado del diagnóstico. Fuente propia

Anexo 2: contrato por obra labor Fuente: modelo de contrato individual.

https://www.notinet.com.co/serverfiles/load_file_mintnt.php?archivo=2662

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