EXCEL 2013

¿Qué es Excel?
Excel 2013 es una aplicación del tipo hoja de cálculo que forma parte del paquete Microsoft
Office 2013 y se utiliza para calcular, analizar y gestionar datos. A través de ella, podemos
realizar diversas operaciones, desde las más sencillas, como sumar y restar, hasta otras
complejas, por medio de funciones y fórmulas.

También permite elaborar distintos tipos de gráficos para analizar y comprender los resultados
de dichas operaciones.

Proporciona herramientas y funciones eficaces destinadas a analizar, compartir y administrar

datos con facilidad. Las funciones, los filtros y las tablas dinámicas nos brindarán la posibilidad
de resumir, analizar, explorar y presentar datos para, luego, tomar decisiones.

Iniciar el programa

Para comenzar a trabajar en Microsoft Excel 2013 debemos acceder a él desde el botón Iniciar o
hacer doble clic sobre el icono de acceso directo situado en el Escritorio de Windows. Al abrir el
programa nos encontramos con una pantalla denominada Inicio rápido, a través de la cual
debemos elegir un punto de partida para comenzar. Podemos partir de un libro en blanco o
elegir una plantilla; es decir, libros con contenido predeterminado para facilitarnos algunas
tareas como la creación de presupuestos, informes, listados, etc.

Figura 1. Hacemos clic sobre la plantilla Libro en blanco para crear un libro completamente
vacío.

Planillas de cálculo
La planilla de cálculo –también llamada hoja de cálculo– es básicamente una tabla de doble
entrada en la que podemos introducir, editar y visualizar datos. Como toda tabla, está formada
por filas y columnas. Las columnas se identifican por letras. Las filas se identifican por un
número, desde 1. La intersección de una fila y una columna forma una celda, y un conjunto de
celdas se denomina rango.

Hacemos referencia a una celda por su dirección (coordenada), que se encuentra integrada por
la letra de la columna seguida por el número de fila a la que pertenece; por ejemplo, la celda B7
corresponde a la intersección de la columna B y la fila 7 y la celda D15, a la intersección de la
columna D y la fila 15. En estas celdas es posible ingresar diferentes tipos de datos –texto,
números, fechas o fórmulas y funciones– que usen valores existentes en otras celdas para
efectuar un cálculo determinado.

Descripción de la pantalla de Excel 2013

La finalidad de Excel 2013 va más que simplemente teclear información, nos permite realizar
cálculos con diferentes tipos de datos y poder ordenarlos, filtrarlos y más aún, producir gráficas
que nos representen de una manera simple y sencilla la interpretación de los resultados, por
ello, es necesario conocer perfectamente la pantalla principal de la hoja de cálculo, cada uno de
sus elementos tiene una función muy particular y saber su funcionamiento nos permite manejar
de una forma más eficiente la aplicación. Descripción de cada uno de los elementos
Botón de control.

Esta opción ubicada en la esquina superior izquierda de la aplicación

nos permite realizar una serie de acciones entre las cuales
encontramos, cerrar la ventana, maximizar, minimizar, restaurar,
mover y cambiar el tamaño de la ventana, esto es muy útil cuando
por alguna circunstancia el ratón de la computadora no funciona muy
bien y tenemos la necesidad de maximizar o bien restaurar la
ventana, por ello entramos al botón de control, por medio de las teclas de atajo Alt + barra
espaciadora, las cuales activan el menú emergente mostrado en la siguiente figura pudiendo
realizar las funciones que se encuentren activas, dependiendo del proceso en el cual estemos
trabajando.

Barra de herramientas de acceso rápido.

Un nuevo elemento en la hoja de cálculo electrónica de excel 2013 es la barra de herramientas

de acceso rápido, la cual podemos personalizar colocando los iconos con las funciones más
comunes en la actividad laboral de los usuarios que emplean excel, por ejemplo: guardar, vista
preliminar, documento nuevo, hacer, deshacer, imprimir, abrir, corregir ortografía, orden
ascendente y algo muy importante es posicionar la barra de herramientas de acceso rápido
abajo de la cinta de opciones.

Guardar: permite guardar un archivo. Si no se lo guardó previamente, se abrirá el cuadro de

diálogo Guardar como.

Deshacer: da la posibilidad de revertir una acción que acabamos de realizar. Podemos deshacer
varias acciones presionando el botón tantas veces como sean necesarias.

Rehacer: es la contracara del botón anterior, ya que permite rehacer acciones. Solo podemos
rehacer algo que se ha deshecho previamente; por eso, en algunas ocasiones esta opción está
desactivada.
Nuevo: abre un nuevo libro de trabajo. No viene por defecto en la barra de herramientas,sino
que lo hemos agregado al personalizar la barra.

Impresión rápida: imprime la hoja de cálculo directamente, sin mostrar el cuadro de diálogo de
impresión, que nos da la opción de configurar distintos parámetros. Este botón también fue
agregado a la barra de herramientas mediante la opción de personalización.

La barra de título.

Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando
creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le
demos el nombre que deseamos, por ejemplo G2IVEHumbertoDB.xlsx, que indica que es un
alumno llamado Humberto y pertenece al grupo 2IVE.

La barra de título tiene otras funciones importantes entre las cuales podemos mencionar el
movimiento de la ventana a través de la pantalla para ocupar una parte de ella, además de
indicarnos si realmente estamos trabajando en esta aplicación o bien sin darnos cuenta nos
encontramos utilizando otra herramienta de la computadora. Para terminar con las funciones de
la barra de título tenemos que indicar que si damos dos clics sobre de ella puede maximizarse la
ventana, previamente restaurada.

Botón de ayuda y opciones de presentación de la cinta de opciones

Hoy en día podemos contar con ayuda precisa sobre un tema en específico,
tenemos varios métodos para obtener ayuda en algún proceso de la hoja de cálculo electrónica
denominada Excel 2013. Un método consiste en utilizar la barra de título, haciendo clic en el
signo de interrogación, otra forma consiste en emplear la tecla F1 del teclado. Si tienes una
conexión a internet, puedes obtener ayuda en línea.

En la versión de la hoja de cálculo de excel 2013 aparece el icono de opciones de presentación

de la cinta de opciones y nos brinda la posibilidad de configurar la apariencia de las pestañas y
comandos de la cinta de opciones.

Botón de minimizar, restaurar y cerrar.

Botón de minimizar. - nos permite reducir la aplicación a un estado activo sin que tome muchos
recursos de la computadora, teniéndolo listo para cuando se desee ocuparlo de nuevo, se manda
a la barra de tareas indicando que la aplicación está trabajando minimizada.
Botón de restaurar. - al dar clic en él, la ventana regresa a su estado previo, antes de ser
maximizada, con lo cual podemos moverla o bien modificar su tamaño, arrastrando los límites
de la ventana por medio del ratón.

Botón cerrar. - Cuando terminamos de utilizar la aplicación o herramienta de cómputo es

necesario dar por terminado el trabajo con ella, razón por la cual, podemos dar un clic en este
icono.

Menú Archivo

La opción archivo es un botón que nos permite varias funciones muy

especiales e importantes para realizar el trabajo en la hoja de cálculo
electrónica, por ejemplo, tenemos la opción de imprimir, que no se visualiza
en las cintas de opciones de la aplicación, por ello, es importante observar
que esta herramienta solamente se localiza en el botón de archivo.

La barra de menús principales u Opciones

Cualquier actividad que deseemos utilizar en la hoja de cálculo electrónica llamada excel 2013,
la podemos encontrar dentro del menú principal, entre sus diferentes opciones, las tres primeras
que son inicio, insertar y diseño de página, son muy similares en las diferentes herramientas de
la suite Microsoft office edición profesional 2013, por ello es recomendable utilizar una sola
familia de aplicaciones, porque el usuario se va acostumbrando al manejo del menú principal.

Menú de Inicio

El nuevo concepto de la hoja de cálculo electrónica de excel 2013, consiste en el uso de cinta de
opciones que son agrupaciones de funciones más comúnmente utilizadas y son representadas
por medio de iconos o representaciones gráficas. La cinta de opciones llamada inicio consiste a
su vez de varias secciones como son: portapapeles, fuente, alineación, número, estilos, celdas, y
modificar.
La cinta llamada inicio posee una gran cantidad de iconos y entre las funciones más importantes
tenemos las siguientes:

1. Pega el contenido del portapapeles en la celda activa.

2. Copiar el texto u objeto marcado.
3. Cortar el texto u objeto marcado.
4. Tipo de letra.
5. Tamaño de la letra.
6. Negrita.
7. Cursiva.
8. Subrayado.
9. Color de letra
10.Relleno de fondo
11.Bordes
12.Alineación en la parte superior
13.Alineación en medio
14.Alineación en la parte inferior
15.Alineación a la izquierda de la celda.
16.Alineación al centro de la celda.
17.Alineación a la derecha de la celda.
18.Orientación del texto.
19.Ajustar texto.
20.combinar y centrar (centra el contenido de una celda entre varias
columnas).
21.Estilo de moneda.
22.Estilo porcentual.
23.Estilo de millares.
24.Aumenta el número de decimales.
25.Disminuye el número de decimales.
26.Estilos para las celdas u hojas de cálculo
27.Formato para las celdas
28.Autosuma de celdas adyacentes.
29.Ordena de forma ascendente.
30.Búsqueda de información
La cinta de opción insertar

Los elementos que se pueden insertar dentro de una hoja de cálculo electrónica de excel 2013,
es algo muy importante para el usuario, por ello, debemos mencionar que los gráficos,
imágenes, tabla dinámica, cuadro de texto y símbolos son algunas de las funciones de esta cinta
de opciones.

La barra de fórmulas.

Es la parte interactiva entre la hoja de cálculo

electrónica y el usuario, porque en ella se refleja lo
que se teclea en la celda activa, con el propósito de
verificar su contenido

Cuadro de nombres. - Nos indica la referencia o dirección de la celda activa o rango de celdas.

Botón de cancelar. - Sirve para cancelar una edición del contenido de la celda activa, podemos
emplear la tecla Esc como tecla auxiliar o bien dar un clic sobre el icono de cancelar.

Botón de aceptar. - Confirma el contenido de la celda activa para que se coloque en ella,
podemos utilizar la tecla enter como la auxiliar o bien dar un clic sobre este icono de aceptar.

Botón de insertar función. - Permite abrir el cuadro de diálogo para seleccionar una función
preestablecida de la hoja de cálculo y aplicársela a la celda activa o al rango de celdas.

Columnas de la hoja de cálculo.

Son las que se localizan en sentido vertical, se identifican con letras mayúsculas y empiezan con
la letra A hasta la Z, continúan con la AA hasta llegar a la XFD, son un total de 16384 columnas
en cada una de las hojas de cálculo que constituyen a un libro de trabajo.

Filas de la hoja de cálculo.

 Son las
que se
encuentran en sentido horizontal y existen 1048576 filas en una sola hoja de cálculo, se
identifican por un número y empiezan con el valor de 1.

Celda activa.

A la intersección de una columna con una fila se le denomina celda, su dirección o referencia se
forma con la unión de la letra de la columna seguida por el número de la fila, por ejemplo,
observando la imagen anterior podemos decir que la celda activa es la intersección de la
columna A con la fila 2, lo cual nos da por resultado que la dirección de la celda activa que tiene
el título de la hoja de cálculo y está identificada con la dirección A2.

Las barras de desplazamiento horizontal y vertical.

Permiten movernos a lo ancho y alto de la hoja de

cálculo de forma rápida y sencilla, simplemente hay
que desplazar el control de la barra arrastrándolo con
el ratón en la dirección deseada, o hacer clic en la
flecha correspondiente.

Acercamiento (Zoom)

Una parte valiosa de la ventana de Excel 2013 es el icono de

acercamiento (zoom), ubicado en la esquina inferior derecha, al
momento de dar un clic sobre él, aparece el cuadro de diálogo que nos
permite seleccionar el acercamiento idóneo para observar los datos de la
hoja de cálculo electrónica que se está trabajando, además podemos
personalizar el valor escribiendo el número en cuadro de datos en la
opción correspondiente, como se muestra en la figura.

Abrir archivos

Para abrir un libro debemos ir al menú Archivo/Abrir. Se mostrará la lista de archivos recientes
para que podamos abrirlos mediante un solo clic. Si el libro que buscamos no se encuentra ahí,
debemos pulsar la opción Equipo y luego Examinar para acceder a la carpeta deseada.
Aparecerá la ventana Abrir, que por defecto nos lleva a la biblioteca Documentos. Buscamos el
archivo en la carpeta correspondiente, lo seleccionamos y presionamos el botón Abrir. También
podemos utilizar la combinación de teclas CTRL + A.

Otra posibilidad es abrir un archivo con el que hemos estado trabajando mediante la ficha
Archivo/Abrir/Reciente, que despliega una lista de los últimos libros utilizados y los lugares
donde están almacenados.

Guardar libros

Como vimos anteriormente, para administrar nuestros libros (guardar, abrir o cerrar)
disponemos de la ficha Archivo. Si hacemos un clic sobre esta y, luego, presionamos Guardar, se
muestran, en el panel derecho, las opciones que permiten almacenar el archivo que hayamos
creado. También es posible utilizar la combinación de teclas CTRL + G. Una vez realizada
cualquiera de estas dos instrucciones, como es la primera vez que guardamos el archivo, se
activa la opción Guardar como, para seleccionar la carpeta donde queremos almacenarlo.

Al hacer clic sobre Equipo, en el panel derecho, se muestran las últimas carpetas en las cuales
guardamos archivos; si ninguna de las listadas es la que necesitamos, pulsamos el botón
Examinar. Se abrirá el cuadro Guardar como para buscar la carpeta que queremos y para
ingresar el nombre que deseamos asignarle al libro en la opción Nombre de archivo.

Para finalizar, pulsamos Guardar. Por defecto, los archivos se guardan en la biblioteca
Documentos, pero podemos elegir otra ubicación.

Guardar los cambios

Después de haber guardado el archivo por primera vez, en adelante, cuando hagamos cambios y
queramos conservarlos, bastará con presionar CTRL + G o ingresar a la ficha Archivo y pulsar,
en el panel izquierdo, la opción Guardar. También podemos usar el comando de la Barra de
herramientas de acceso rápido, si se encuentra aquí.

Guardar como

Si queremos guardar el archivo en otra ubicación o cambiarle el nombre, debemos presionar

Archivo/Guardar como. Se volverá a abrir el cuadro de diálogo donde podremos seleccionar otra
carpeta de destino e ingresar un nuevo nombre para el archivo.
EJERCICIOS PRÁCTICOS

a) Inicie Excel 2013. En la celda A1, donde se encuentra el cursor de celda, escriba el título
Mes y presione la flecha derecha del teclado.
b) En la celda B1, donde está ubicado, ingrese el nombre del mes, por ejemplo: Enero.
c) Haga un clic en la celda A3, ingrese el título Gastos y presione ENTER.
d) En la celda A4 escriba Alquiler y pulse ENTER. Repita este procedimiento para cada uno de
los rubros de gastos. (Alquiler, comida, celular, internet, gas, luz, agua)
e) Haga un clic en la celda B3, ingrese el título Pesos y presione ENTER.
f) En la celda B4, escriba el importe del alquiler y pulse ENTER. Repita
este procedimiento para cada uno de los importes de los gastos.
(Invente los montos)
g) Cuando termine de ingresar el último importe, apriete enter y vaya a
la ficha Inicio y, presione el botón de Autosuma.
h) Para finalizar, presione ENTER. Obtendrá el total de los gastos
mensuales.
i) Guarde el archivo.

Tipos de datos

Excel nos permite trabajar con distintos tipos de datos, como números, fechas y texto, entre
otros. Si bien al ingresarlos en las celdas, estos son detectados de manera automática, el
programa no siempre interpreta de modo correcto lo que deseamos, y por eso es necesario
saber cómo lograr que cada dato se corresponda con su tipo específico. En esta sección,
centraremos nuestra atención en identificar tres tipos de datos principales: números, texto y
fechas.

Número

El tipo de datos numérico es el que más utilizaremos en nuestras planillas de cálculo. Al ingresar
un número en una celda, el programa reconocerá el formato numérico y el valor aparecerá
alineado a la derecha. Los principales aspectos que debemos tener en cuenta al ingresar
números son los siguientes:

Se admite como número a los caracteres del 0 al 9, la coma decimal (,) y el separador de miles
(.). Las funciones de estos últimos elementos podrán variar según la configuración regional del
sistema operativo de la computadora en la que estemos trabajando.
Si utilizamos el punto (.) del teclado numérico, este se tomará como separador decimal, al igual
que la coma (,) del teclado alfanumérico.

El punto (.) que se encuentra en el teclado alfanumérico será considerado como separador de
miles.

Podemos agregar un signo monetario, como $ o €, al asignar un formato de celda monetario.

El uso de los símbolos + (más), - (menos), * (multiplicar) y / (dividir) junto con los números
será interpretado como un cálculo válido si ingresamos el signo = (igual) o + (más) adelante.
Por ejemplo: =100*3,5.

Un número seguido del signo % será tomado como porcentaje. Al ingresarlo, Excel dividirá el
valor por 100, pero mostrará el número ingresado seguido de del signo %. Por ejemplo, si
escribimos 40%, eso es lo que veremos en la celda, aunque el valor numérico será 0,40. En
cambio, si escribimos 40 y le aplicamos el singo % desde la cinta de opciones, lo que veremos
es 400%. Para que se muestre 40%, debemos escribir 0,40 y luego aplicar % desde la cinta.

Si los símbolos +, -, * y / no son

precedidos por el signo = se mostrarán
en forma literal sin efectuarse la
operación.

Texto
El tipo de datos texto abarca las cadenas de caracteres alfanuméricos, es decir, conjuntos de
letras, símbolos y números. Se utiliza, principalmente, para escribir nombres, rotular
información y describir características, entre otras posibilidades.
EXCEL DETECTA DE MANERA AUTOMÁTICA LOS DIFERENTES TIPOS DE DATOS
INGRESADOS
Cuando ingresamos texto en una celda, Excel reconocerá de manera automática este tipo de
dato y, de manera predeterminada, lo alineará la izquierda, al igual que si ingresamos una
combinación de números y letras más símbolos. Esto puede cambiar si el texto comienza con
el signo igual (=) o con el signo más (+) o menos (-). El programa interpretará que lo que sigue
es una fórmula de cálculo; por lo tanto, si queremos que sea interpretado como texto, debemos
anteponer el carácter comilla simple (‘).

Seleccionar una celda

Al hacer un clic con el mouse sobre una celda, esta se convierte en activa y queda seleccionada.
Para identificar de manera clara la celda o el rango activo, Excel los recuadra en color verde
mediante un borde apenas más grueso que el resto. Podemos utilizar las cuatro flechas
direccionales del teclado para seleccionar la celda contigua.
Seleccionar un rango de celdas
Un rango es un conjunto de celdas contiguas al que hacemos referencia indicando las celdas de
los extremos superior izquierdo e inferior derecho; por ejemplo, A1:B5. Para seleccionar un
rango de celdas, debemos hacer un clic sobre la primera celda, mantener presionado el botón
principal del mouse mientras arrastramos el cursor por las otras y al llegar a la última lo
soltamos. El área quedará grisada y remarcada con un borde grueso. La celda donde
comenzamos la selección se verá en blanco, porque es la celda activa.
Otra forma de hacerlo es posicionarnos en una celda que sea esquina del rango, presionar la
tecla SHIFT, y sin soltar dicha tecla, trasladarnos con las flechas del teclado hacia la esquina
opuesta del rango en cuestión. A medida que nos desplazamos, el área va quedando grisada.
Una vez que terminamos de cubrir el rango, dejamos de presionar las flechas y soltamos la tecla
SHIFT: el rango quedará seleccionado.
Seleccionar columnas
Cuando hacemos un clic con el puntero del mouse sobre la letra de una columna, la
seleccionamos por completo. Si queremos seleccionar más columnas consecutivas, tenemos que
desplazarnos hacia las adyacentes sin dejar de apretar el botón principal del mouse. Otra
manera de hacerlo es seleccionar la primera columna, mantener presionada la tecla SHIFT y
luego, hacer clic en la letra de la última columna que queremos seleccionar. Veremos que
quedan seleccionadas todas las columnas del rango. También es posible seleccionar columnas
no adyacentes. Para esto, seleccionamos una columna haciendo clic sobre su letra, mantenemos
presionada la tecla CTRL y hacemos clic sobre el nombre de cada columna que deseamos
agregar a la selección.
Selección no consecutiva
Para seleccionar celdas, filas, columnas o rangos no consecutivos, debemos realizar la selección
del primer elemento, mantener presionada la tecla CTRL y agregar nuevos elementos a la
selección. De esta forma será posible combinar la selección de dichos elementos.
Modificar
Para modificar un dato ingresado, podemos sobrescribirlo o editarlo. La opción de edición nos
permite modificar una porción del contenido de la celda seleccionada sin tener que borrar o
sobrescribir el dato anterior. Si hacemos doble clic en la celda que queremos modificar,
habilitamos el modo Edicion y entonces, podemos trasladarnos con las flechas izquierda y
derecha sobre el contenido de la celda, ya sea un texto, un número o una fórmula. Al borrar los
caracteres con SUPR o BACKSPACE, o insertar otros nuevos entre dos existentes o al final de la
cadena, podemos rescribir la porción de una fórmula, un texto o un número. Una vez finalizado
el proceso, validamos los cambios con ENTER.
AL SOBRESCRIBIR UNA CELDA, LOS NUEVOS DATOS REEMPLAZAN EL CONTENIDO ANTERIOR
En modo Edicion, las flechas del cursor no nos permiten trasladarnos hacia otras celdas; solo
podremos movernos dentro del contenido de la celda actual para hacer las modificaciones
necesarias.
Otra manera de editar una celda es presionar la tecla F2 sobre la celda activa. En este caso
también podemos presionar ESC para cancelar la edición y volver al contenido original de la
celda sin tener en cuenta los cambios introducidos.
Borrar
Borrar el contenido de una o varias celdas es algo sencillo, y hay diferentes formas de hacerlo.
Primero debemos seleccionar la celda o el rango que queremos borrar y luego, presionamos la
tecla SUPR, las celdas seleccionadas quedarán vacías. Otra posibilidad es pulsar el botón
derecho del mouse sobre las celdas seleccionadas y, en el menú que se despliega, elegir la
opción Borrar contenido.
Arrastrar y generar series
El controlador de relleno permite repetir los datos de una celda o crear series de datos. Para
repetir un dato introducido en una celda bastará con escribirlo y arrastrar el controlador de
relleno en la dirección deseada. Por ejemplo, si en la celda A1 escribimos la palabra Muestra,
luego nos posicionamos sobre ella, activamos el puntero estirar y con el botón principal apretado
nos trasladamos cuatro celdas hacia abajo hasta A5, al soltar el botón del mouse, estas celdas
tendrán la palabra Muestra, igual que A1. Sin embargo, si el contenido inicial fuese Muestra 1,
luego de arrastrar con el puntero estirar, veremos en las celdas siguientes: Muestra 2, Muestra 3
y así sucesivamente, hasta el final del área que hemos arrastrado. Esto se debe a que Excel
identifica que el dato lleva un número y en base a ello crea una secuencia. Para crear series de
datos bastará ingresar los dos primeros valores de la serie y arrastrar el controlador de relleno.
En este caso, el programa reconoce la diferencia entre ambos y la aplica para continuar la
serie. Por ejemplo, si en la celda A1 escribimos el número 40 y en la celda A2 el número 45,
seleccionamos ambos valores y arrastramos el controlador, Excel seguirá completando las celdas
con los valores 50, 55, 60, 65. Esto se debe a que reconoce que entre los dos primeros
valores había 5 unidades de diferencia.
Ingresar fórmulas
Siempre que vamos a escribir una fórmula, tenemos que utilizar el operador o signo igual (=).
De esta manera, el programa interpretará que lo siguiente que escribiremos es una fórmula o
una función.
Antes de describir la ficha Formulas de la cinta de opciones, veremos algunas de las operaciones
básicas que podemos efectuar sin tener que recurrir a este menú.
Para realizar operaciones, es posible utilizar los datos de dos maneras con características
específicas:
• Literales: escribimos los números directamente dentro de la fórmula, por ejemplo: =15+14.
• Referencia a valores: utilizamos los nombres de las celdas, por ejemplo: =A4 + A5, donde
A4 y A5 contienen valores numéricos.
Las operaciones en Excel se realizan en un orden, siempre de izquierda a derecha y respetando
la jerarquía de los operadores aritméticos: división, multiplicación, suma y resta. Debemos tener
esto en cuenta a la hora de efectuar las operaciones básicas, para no cometer errores. Sin
embargo, la mejor manera de evitar equivocaciones es recurrir a los paréntesis, ya que Excel
primero resolverá las operaciones que estén dentro de ellos.
Una vez que aprendamos a utilizar las fórmulas, ya no necesitaremos una calculadora para hacer
las operaciones básicas dentro de una hoja de cálculo, sino que podremos sumar, restar,
multiplicar y dividir por medio de la siguiente estructura:
=(operando1)(operador aritmético)(operando2) ENTER
Por ejemplo: =15 * 14 ENTER. Hasta que no presionamos la tecla ENTER, no se realiza la
operación.
Tipo de errores
Si cometemos un error al ingresar una fórmula, Excel nos devuelve un texto que informa su
tipo:
• #!N/A!: indica que no es posible encontrar una coincidencia exacta con el valor que se está
buscando.
• #!REF!: referencia a una celda inválida o inexistente.
• #!NUMERO!: expresa la existencia de un valor no numérico en una fórmula de parámetros
numéricos.
• #!NOMBRE!: nombre de la función incorrecto.
• #!DIV/0!: cuando intentamos dividir por cero.
Funciones básicas
Excel posee una gran cantidad de funciones para diferentes usos. Conocer algunas de ellas
con profundidad nos permitirá resolver tareas complejas con sencillez.
Una de las características que hacen de Excel una herramienta tan potente (y fascinante) es la
interminable variedad de formas en que podemos combinar las funciones en nuestras fórmulas,
creando soluciones eficaces que nos permitirán resolver problemas complejos con rapidez.
Qué es una función
Las funciones son fórmulas predefinidas que utilizan valores en una estructura u orden específico
para realizar cálculos, y devuelven un resultado. Los valores reciben el nombre de argumentos,
y el orden o estructura es la sintaxis de la función.
Los argumentos pueden ser números, texto, referencias a celdas, valores constantes, fórmulas u
otras funciones.
La sintaxis de una función debe contener los
siguientes elementos y en el orden que
detallamos:
1. El signo igual (=) o el signo más (+).
2. El nombre de la función.
3. Paréntesis de apertura.
4. Los argumentos separados por punto y coma
(;) o coma (,). Esto dependerá de la
configuración regional del sistema operativo.
5. Paréntesis de cierre.
Cualquiera sea la función que utilicemos, está
siempre deberá respetar la siguiente estructura:
=Nombre de la función (argumento1; argumento2)
Podemos utilizar las funciones para realizar de manera rápida distintos tipos de operaciones,
tanto simples como complejas. Por ejemplo, si queremos sumar los valores de las celdas C3
hasta C8, podemos escribir la siguiente fórmula usando el operador suma (+):
=C3 + C4 + C5 + C6 + C7 + C8
También es posible usar la función SUMA y, como único argumento, ingresar el rango que
queremos sumar: =SUMA(C3:C8)

Suma, Máximo, Mínimo y Promedio

Luego de hacer una introducción en el concepto de función, veremos cómo trabajar con algunas
funciones sencillas para entender de manera más clara su lógica y aplicación. Antes de ponerlas
en práctica, repasaremos algunos conceptos.
La función SUMA adiciona el valor de todos los argumentos ingresados. Estos argumentos
pueden ser:
• Valores numéricos: =SUMA(13;26)
• Referencias de celda: =SUMA(A2;B2;C2)
• Rangos: =SUMA(A1:C3;B2:B4)
• Otras funciones: =SUMA(MAX(A2:A4), MIN(A2:A4)
• Una combinación de todo lo anterior

EJEMPLO DE APLICACIÓN DE FUNCIONES

Ingrese en A1, Resumen; en B1, Segundos; en A2,
Tiempo total; en A3, Tiempo promedio; en A4, Menor
tiempo; en A5, Mayor tiempo; en A6, Diferencia máx y
mín; en A8:A12, los corredores, y en B8:B13, los
tiempos de cada uno en segundos.
Para averiguar el tiempo total de los cuatro corredores, vaya a la celda B2 y, desde el teclado,
escriba =SUMA(. Luego, con el mouse, haga un clic sostenido desde la celda B8 hasta la celda
B12 y cierre el paréntesis. Y apriete Enter.

Debería quedar así:

Para calcular el tiempo promedio Para averiguar cuál es el menor tiempo,

individual, ubíquese en la celda B3, en la celda B4 ingrese =MIN(B8:B12) y
escriba =PROMEDIO (B8:B12) y pulse luego, presione el botón Introducir
ENTER. A continuación, se mostrará el situado en la Barra de fórmulas. De esta
resultado de la función aplicada en la manera, en la celda aparecerá el
celda. resultado buscado.
Ahora averiguará el mayor tiempo Por último, para averiguar la diferencia de
realizado. Ubíquese en la celda B5 y repita tiempo entre el corredor más rápido y el
el paso 5, pero en este caso elija la función más lento, en la celda B6 ingrese =B5-B4 y
MAX y luego, pulse ENTER. A continuación, presione ENTER. A continuación, verá el
en la celda verá el resultado de la fórmula. resultado de la operación en la celda.