PROCESO DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: TECNOLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA

 Código del Programa de Formación: 122115
 Nombre del Proyecto : PROTOCOLO INNOVADOR EN GESTION ADMINISTRATIVA PARA
MICROS Y PEQUEÑAS EMPRESAS
 Fase del Proyecto : EJECUCIÓN
 Actividad de Proyecto: PROCEDER CON PROTOCOLOS DE SERVICIOS A CLIENTES Y
PRODUCCION DOCUMENTAL DE ACUERDO CON NORMAS LEGALES, TECNICAS Y
COMERCIALES VIGENTES.
 Competencia: ORGANIZAR LA DOCUMENTACIÓN TENIENDO EN CUENTA LAS NORMAS
LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN
 Resultados de Aprendizaje Alcanzar:

 APLICAR LOS PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS, LAS NORMAS Y TÉCNICAS; LA LEGISLACIÓN

VIGENTE Y LA METODOLOGÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE
ARCHIVO: CLASIFICAR, ORDENAR Y ARCHIVAR, DE ACUERDO CON LAS POLÍTICAS
INSTITUCIONALES.

 DURACION DE LA GUIA : 20

r

2. PRESENTACIÓN

 Estimados Aprendices

Bienvenidos a la Formación Gestión Administrativa con la temática en Organización de Archivo, es

necesario conocer las herramientas básicas para manejar la documentación y conocer las consecuencias de
no hacerlo como lo ordena la normatividad. Por lo anterior, se hace indispensable profundizar en el tema a
través de los conceptos básicos del derecho y así poder interpretar de manera adecuada los lineamientos
para su gestión.

A continuación el aprendiz encontrara descrita cada una de las actividades que el deberá desarrollar
teniendo en cuenta el contenido de estudio.

El objetivo de estas estas COMPETENCIAS Y RESULTADOS DE APRENDIZAJE es formar

integralmente seres humanos competentes en los procesos de Organizar Documentos.

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 Para alcanzar estos objetivos se requiere:
 Trabajo colaborativo
 Comunicación permanente con instructores y compañeros
 Uso de Tecnologías de información y comunicación

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1. Descripción de la(s) Actividad(es):

Actividades de reflexión inicial.

Es importante tener conocimiento sobre la historia de los archivos y como conservar la documentación producida
por cada una de las entidades para testimonio de las mismas en su futuro. De acuerdo a los conocimeintos que
debemos adquirir a través de esta guía podremos llevar a cabo la forma de como poder diferencias entre un
documento de archivo y un documento normal, como también tener la experiencia de saber de donde nacio la idea
de organizar la documentación adecuadamente para un mejor desempeño al solicitar un doucumento.

Participemos respondiendo los siguientes interrogantes?

 Historia de los archivos

 Fundamentacion archivística
 Concepto de documento y documento de archivo
 Obgetivos de los archivos
 Valoración documental
 Caracteres de los documentos de archivo
 Caracteristicas e importancia de los documentos de archivo
 Ciclo vital de un documento
 Tipo de archivadores o mobiliario

3.2. Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje:

Los archivos son importantes para la organización de una entidad, ya que es de gran ayuda para la locaclizacion de
los documentos al momento de una solicitud, es por ese motivo que debemos conocer algunos temas importantes
par llevar a cabo esta organización de una documentación que requiera de un criterio organizacional por medio de la
normativadad exigida por las entidades publicas y privadas por funciones publicas.

Preguntenemonos las siguientes dudas?

 La normatividad archivista debe ser importante para la organización de la documentacion?

 Porque debemos tener organizada la documentación producida por la entidad?

 Para organizar la documentación producida es necesario tener conocimientos de archivo?

 Es necesario que las entidades utilicen algunos sistemas de organización, Porque?

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  Que guía o normatividad debo conocer para llevar a cabo la organización de una documentación.

3.3. Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

Consultar para la Conceptualización y Teorización

Consulte el glosario de esta guía de aprendizaje y amplie la búsqueda de los termnos más importantes que
utilizaremos en la compresión del vocabulario para el desarrollo de la misma.

QUES ES ARCHIVO

Es el proceso de ordenación de los documentos, de acuerdo a la necesidad metodológica de la organización y la

adecuada conservación y consulta de los mismos.

QUE ES DOCUMENTO DE ARCHIVO

• Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades
o funciones.

QUE ES EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

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3.4 Actividades de transferencia de conocimiento

Teniendo ya los temas basicos necesarios para identificar , que es archivo y lo importante que es su organización,
con el fin de aplicar las normas técnicas, correcta , lo invito a desarrollar las siguientes actividades.

ACTIVIDAD 1:

Actividad #1 Con el fin de conocer la historia de los archivos investigue y realice una Linea de Tiempo desde
recuento del proceso archivístico en Colombia, durante los últimos quinientos años hasta la actualidad. Pueden
desarrollar la línea de tiempo Timetoas https://www.timetoast.com/timelines/2120627/edit , o ustedes pueden
escoger por donnde trabajar su línea de tiempo. Luego enviar a la plataforma Territoriun, como constancia de su
trabajo desarrollado.

Les adjunto material de apoyo para el desarrollo de la línea de tiempo, los acontecimientos su.cedidos, que les
ayudara en su investigación.

Actividad 1.2

Elaborar una TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL , con los requisitos exigidos en ella.
La tabla a elaborar debe constar de 10 Series con sus subsries correspondientes, trabajaas en Excel, y pasada
a pdf, con todas las partes que se mencionan en la rubrica para la presentacion del trabajo.

Actividad 1.3.

Desarrollar un taller con las siguientes preguntas.

 Concepto de archivo
 Objetivos del archivo
 Importancia de los archivos
 Concepto de documento de archivo
 Clases de documento
 Carpeta
 Unidad de almacenamiento
 Explique las fases del Ciclo vital de un documento
 Tipo de archivadores o mobiliario
 Que son las TRD
 Porque son importantes en una empresa.
 Quien debe crear las TRD

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Estas actividades deben cumplir con las siguientes características:

a. Los temas deben dar a conocer conceptos e importancia de los temas.

b. Enviar las actividades a link de la guía 1 de la plataforma territoriun.

 Ambiente Requerido:
o Aula de Clases dotado de computadores y sillas
o Plataforma Virtual
o Conexión a internet
o Biblioteca con libros acorde a los requerimientos de la guía

 Materiales:
o Hojas de Block
o Marcadores
o Lapiceros
o Cinta Pegante
o VIDEO BEAM
o Computadores

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN
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Tome como referencia la técnica e instrumentos de evaluación citados en la guía de Desarrollo Curricular

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Conocimiento: Verificar que cada aprendiz, Socialización del conocimiento

obtenga los conocimientos del Mapa Mental
Antecedentes históricos de los necesarios para el desarrollo de la
archivos. actividad.
Los aprendices realizan revisión
de documentos con la orientación
del instructor.

Se verifica a través de la
observación el desempeño de los
aprendices en el trabajo
colaborativo.
Evidencia de Desempeño:
Aplica de manera rigurosa los
procedimientos, manuales o
Observación en la metodología
automatizados y la normativa
utilizada por cada uno de los Vigente para la recepción de los
aprendices. documentos.
Aplica de manera rigurosa el
Evidencias de Producto: manual de gestión documental, las
normas de gestión de la
Elaboracion de la línea de tiempo. Calidad y la legislación vigente
para el ingreso de los documentos.
Taller, Tabla de retención.

4. GLOSARIO DE TÉRMINOS
 CLASIFICACIÓN: Operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías o grupos
que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Es el primer paso del proceso de organización
 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen
a su destinatario
 DOCUMENTO: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
 DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o
privada en razón de sus actividades o funciones
 GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su
origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación

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  RECEPCION DE DOCUMENTOS: Conjunto de operaciones de verificación y control que una
institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o
jurídica
 TRAMITE DE DOCUMNETOS: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el
cumplimiento de su función administrativa

5. REFERENTES BILBIOGRÁFICOS
https://www.timetoast.com/timelines/2120627/edit timetoas

https://www.archivogeneral.gov.co/Conozcanos/historia

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) CENIT MARTINEZ INSTRUCTORA CITS JULIO 1 DE 2020

FIGUEROA

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es)

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