ADMINISTRANDO BASE DE DATOS

1. AGREGAR E INTRODUCIR DATOS

Introducir datos en tablas de Access es muy similar a introducir datos en Excel. Para trabajar con registros,
tendrás que introducir datos en las celdas.

AÑADIR UN NUEVO REGISTRO

Hay tres opciones para agregar un registro nuevo a una tabla:

Opción 1
1. Clic en el grupo Registros de la pestaña Inicio
2. haz clic en la opción Nuevo.

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2

Opción 2
Simplemente comienza a escribir en la fila bajo el último registro agregado.

1
Ocasionalmente, cuando introduzcas información en un registro, aparecerá una ventana avisando que la
información que has introducido no es válida.

Esto significa que el campo que estás trabajando posee una regla de validación, la cual es una norma sobre
el tipo de datos que pueden estar en dicho campo.

Haz clic en Aceptar y sigue las instrucciones de la ventana emergente para introducir nuevamente tus
datos.

EDITAR REGISTROS
Para editar rápidamente cualquier registro dentro de una tabla, puedes hacer clic sobre éste y escribir los
cambios.
Sin embargo, Access también te permite buscar y reemplazar una palabra dentro de varios registros y
también eliminar registros por completo.

GUARDAR Y ELIMINAR REGISTROS

Guardar un registro
1. Selecciona la pestaña Inicio y ubica el grupo Registros.
2. Haz clic en el comando Guardar.

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2
Eliminar un registro
1. Selecciona el registro completo, haciendo clic en el borde gris ubicado en la parte izquierda del
registro.
2. Clic derecho. → Seleccionar Eliminar registro

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3. RELACIÓN DE TABLAS

Access usa relaciones de tablas para decidir cómo combinar las

tablas si hay que usarlas en un objeto de base de datos. Existen
varias razones por las que se deben crear relaciones de tablas antes
de crear otros objetos de base de datos, como formularios,
consultas e informes.
Uno de los objetivos de un buen diseño de base de datos es eliminar
la redundancia de los datos (datos duplicados). Para conseguirlo,
conviene desglosar los datos en muchas tablas basadas en temas
para que cada hecho esté representado solo una vez. Después, se debe proveer a Access de un medio
para recopilar de nuevo la información desglosada (esto se realiza colocando campos comunes en tablas
que estén relacionadas).

CREAR LA PRIMERA RELACIÓN

Para crear relaciones en Access deberemos:
1. Clic en la pestaña Herramientas de Base de Datos
2. Pulsar el botón Relaciones.

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2

3. Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla y en él deberemos indicar qué tablas queremos
relacionar.
4. Seleccionar todas las tablas que pertenecen a la relación
Arrastrando con el mouse de abajo hacia arriba.
5. Clic en el botón Agregar.
6. Finalmente, clic en el botón Cerrar.
 4

5 6
Ahora aparecerá la ventana Relaciones con las tablas añadidas en el paso anterior.

Para crear la relación:

1. Ir sobre el campo de relación de la tabla principal (en nuestro caso id_cliente de la tabla Cliente).
2. Pulsar el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo pulsado arrastrar hasta el campo código
id_clente de la tabla secundaria (Ventas).
3. Soltar el botón del ratón.

Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones siguientes:

En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas (Cliente y Venta).
Y debajo de éstos el nombre de los campos de relación (Id_cliente y Id_cliente).

Ojo! La información de ambos campos se debe corresponder, por lo tanto, han de ser del mismo tipo de
datos. No puedes relacionar, por ejemplo, una fecha de nacimiento con un apellido. En cambio, no es
necesario que el nombre del campo sea el mismo.

Observa en la parte inferior el Tipo de relación que se asignará dependiendo de las características de los
campos de relación.
1. Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre éste.
2. Si se desea, se puede activar las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar
en cascada los registros relacionados.
3. Para terminar, hacer clic sobre el botón Crear.

Seguir el mismo procedimiento para las demás relaciones.

Se creará las relaciones y ésta se mostrará de la siguiente manera:
4. LAS CONSULTAS

Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla,
modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.

Existen varios tipos de consultas:

a. Consultas de selección.
Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que
cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para
modificarlos (esto se podrá hacer o no según la consulta). Una consulta de selección genera una tabla
lógica (se llama lógica porque no está físicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador
y cada vez que se abre se vuelve a calcular).

b. Consultas de acción.
Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de acción, de
eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tablas.

c. Consultas específicas de SQL.

Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access, sino que se tienen que
definir directamente en SQL, como por ejemplo las de Unión.
.
CREAR UNA CONSULTA

Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:

1. Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.
2. Hacer clic en la pestaña Crear:
3. Hacer clic en el botón Diseño de Consulta.

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3

También tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que puedes ver en la imagen
anterior para crear consultas con un poco de ayuda.
Si haces clic en el botón Asistente para consultas aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de selección sencilla como definimos en el
apartado anterior.
Los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta.
 DISEÑO DE CONSULTA
Explicaremos detenidamente la opción Diseño de consulta que te permitirá crear cualquiera de las
anteriores por ti mismo.
Al entrar en la Vista Diseño de consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta sacará los datos
con un cuadro de diálogo parecido al siguiente:

Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botón Agregar.
Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las demás tablas.
Finalmente hacer clic sobre el botón Cerrar.
Aparecerá la ventana Vista Diseño de consultas.

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Si observas la pantalla:
1. En la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen las tablas añadidas con sus
correspondientes campos.
2. En la parte inferior denominada cuadrícula QBE definimos la consulta.
 Cada columna de la cuadrícula QBE corresponde a un campo.
Cada fila tiene un propósito que detallamos brevemente a continuación, más adelante iremos profundizando
en la explicación:

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1. Campo: ahí ponemos el campo a utilizar que en la mayoría de los casos será el campo a visualizar,
puede ser el nombre de un campo de la tabla y también puede ser un campo calculado.
2. Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos será útil cuando definamos consultas
basadas en varias tablas.
3. Orden: sirve para ordenar las filas del resultado.
4. Mostrar: si la casilla de verificación aparece desactivada la columna no aparecerá en el resultado, se
suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta, pero no queremos que
aparezca en el resultado.
5. Criterios: sirve para especificar un criterio de búsqueda. Un criterio de búsqueda es una condición
que deben cumplir los registros que aparecerán en el resultado de la consulta. Por lo tanto está
formado por una condición o varias condiciones unidas por los operadores Y (AND) y O (OR).
6. O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.

AÑADIR CAMPOS
Para añadir campos a la cuadrícula podemos:
 Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas, este se colocará en
la primera columna libre de la cuadrícula.
 Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin soltar el botón del
ratón arrastrar el campo sobre la cuadrícula, soltar el botón cuando estemos sobre la columna
delante de la cual queremos dejar el campo que estamos añadiendo.
 Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vacía de la rejilla, aparecerá a la derecha la flecha
para desplegar la lista de todos los campos de todas las tablas que aparecen en la zona de tablas.
Si tenemos muchos campos y varias tablas podemos reducir la lista seleccionando primero una
tabla en la fila Tabla, así en la lista desplegable sólo aparecerán campos de la tabla seleccionada.
 También podemos teclear directamente el nombre del campo en la fila Campo: de una columna
vacía de la cuadrícula.
  Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la consulta podemos
utilizar el asterisco * (sinónimo de 'todos los campos').

DEFINIR CAMPOS CALCULADOS

Al igual que podemos definir en una tabla un campo cuyo tipo de datos sea Calculado también podemos
incluir campos calculados en las consultas.

¿Cuándo incluir la expresión en una tabla y cuándo en una consulta?

La respuesta dependerá de cada caso concreto. Si el resultado de la expresión se va a utilizar
frecuentemente en consultas, listados o estadísticas, puede ser más interesante guardar el dato en la
propia tabla. Si en cambio se trata de un cálculo más específico puede ser preferible no utilizar espacio en
el disco para conservar estos valores, definiendo un campo calculado en la consulta.
Para definir un campo como calculado, simplemente deberemos escribir una expresión en el espacio
reservado para indicar el campo. La sintaxis será:
Nombre del campo: expresión
Por ejemplo, si disponemos de un campo Precio, podríamos realizar la siguiente expresión:
Precio con IGV: Precio * 1,18
Al pulsar INTRO se guardará la expresión y se aplicarán ciertos cambios, como encerrar entre corchetes
los campos referenciados o eliminar espacios innecesarios, etc.: Precio con IGV: [Precio]*1,18

ORIGEN DE DATOS FROM

En una instrucción SELECT, la cláusula FROM especifica las tablas o consultas que contienen los datos
que se usarán en la cláusula SELECT.

Imagine que quiere conocer el número de teléfono de un cliente específico. Si se da por hecho que la
tabla que contiene el campo donde se almacenan estos datos se denomina CLIENTES, la cláusula FROM
sería similar a la siguiente:

FROM CLIENTES
Puede usar corchetes para delimitar el nombre. Si el nombre no contiene espacios ni caracteres especiales
(como marcas de puntuación), los corchetes son opcionales. Si el nombre contiene espacios o caracteres
especiales, tendrá que usar corchetes.
5. CONSULTAS DE SELECCIÓN

a. SELECT
Las consultas de selección se utilizan para indicar al motor de datos que devuelva información de
las bases de datos, esta información es devuelta en forma de conjunto de registros que se pueden
almacenar en un objeto recordset. Este conjunto de registros es modificable.

La sintaxis básica de una consulta de selección es la siguiente:

SELECT Campos FROM Tabla;

En donde campos es la lista de campos que se deseen recuperar y tabla es el origen de los mismos,
por ejemplo:
SELECT Nombre, Telefono FROM Clientes;

Esta consulta devuelve un recordset con el campo nombre y teléfono de la tabla clientes.

b. ORDER BY
Durante la visualización de los datos resultantes de la consulta, es posible ordenarlos. La cláusula
ORDER BY permite indicar en qué campos se desea realizar una ordenación.
Es posible ordenar de dos maneras diferentes: creciente (ascendente), con la palabra clave ASC,
y decrenciente (descendiente), con la palabra clave DESC. Si no se especifica ningún orden, el
orden por defecto que se aplica es el creciente (ASC). Cada campo puede tener su propio orden.

La sintaxis SQL es la siguiente:

ORDER BY Campo_1 [ASC o DESC] [, Campo_2 [ASC o DESC]]

Por ejemplo, la siguiente consulta hará que aparezcan las formaciones por orden de fechas
decrecientes y los tipos por orden alfabético (creciente).

SELECT For_Tipo, For_Fecha

FROM T_Formaciones
ORDER BY For_Fecha DESC, For_Tipo ASC

c. ALL
Si no se incluye ninguno de los predicados se asume ALL. El Motor de base de datos selecciona
todos los registros que cumplen las condiciones de la instrucción SQL. No se conveniente abusar
de este predicado ya que obligamos al motor de la base de datos a analizar la estructura de la
tabla para averiguar los campos que contiene, es mucho más rápido indicar el listado de campos
deseados.

SELECT ALL FROM Empleados;

SELECT * FROM Empleados;
d. TOP
Devuelve un cierto número de registros que entran entre al principio o al final de un rango
especificado por una cláusula ORDER BY. Supongamos que queremos recuperar los nombres de
los 25 primeros estudiantes del curso 1994:
SELECT TOP 25 Nombre, Apellido FROM Estudiantes
ORDER BY Nota DESC;

Si no se incluye la cláusula ORDER BY, la consulta devolverá un conjunto arbitrario de 25 registros

de la tabla Estudiantes.
El predicado TOP no elige entre valores iguales. En el ejemplo anterior, si la nota media número
25 y la 26 son iguales, la consulta devolverá 26 registros.
Se puede utilizar la palabra reservada PERCENT para devolver un cierto porcentaje de registros
que caen al principio o al final de un rango especificado por la cláusula ORDER BY.

Supongamos que en lugar de los 25 primeros estudiantes deseamos el 10 por ciento del curso:

SELECT TOP 10 PERCENT Nombre, Apellido FROM Estudiantes

ORDER BY Nota DESC;

El valor que va a continuación de TOP debe ser un Integer sin signo.

TOP no afecta a la posible actualización de la consulta.

e. WHERE
la cláusula WHERE especifica criterios que tienen que cumplir los valores de campo para que los
registros que contienen los valores se incluyan en los resultados de la consulta.

Puede usar criterios de consulta en la cláusula WHERE de una instrucción SELECT.

Una cláusula WHERE tiene la siguiente sintaxis básica:
WHERE field = criterion

Por ejemplo, imagine que quiere obtener el número de teléfono de un cliente, pero solo recuerda
que el apellido del cliente es Valladares. En lugar de buscar en todos los números de teléfono de
la base de datos, podría usar una cláusula WHERE para limitar los resultados y que le resulte más
sencillo encontrar el número de teléfono.
Si se da por hecho que los apellidos se almacenan en un campo denominado Apellidos, la cláusula
WHERE sería similar a lo siguiente:
WHERE [LastName]='Bagel'

Nota: No es necesario que los criterios de la cláusula WHERE se basen en la

equivalencia de valores. También puede usar operadores de comparación,
como mayor que (>) o menor que (<).
Por ejemplo, WHERE [Precio]>100.

Usar la cláusula WHERE para combinar orígenes de datos

A veces, puede que quiera combinar orígenes de datos basados en campos que tienen datos
coincidentes, pero con tipos de datos distintos. Por ejemplo, un campo de una tabla puede tener
 el tipo de datos Número, y quiere comparar ese campo con un campo de otra tabla que tiene el
tipo de datos Texto.
No se puede crear una combinación entre campos que tengan diferentes tipos de datos. Para
combinar datos de dos orígenes de datos basados en valores de campos que contienen tipos de
datos distintos, puede crear una cláusula WHERE que use un campo como un criterio para el otro
campo, si usa la palabra clave LIKE.

Por ejemplo:
Imagine que quiere usar datos de la tabla1 y la tabla2, pero solo cuando los datos del campo1 (un
campo de texto en la tabla1) coincidan con los datos del campo2 (un campo numérico en la
tabla2). La cláusula WHERE sería similar a la siguiente:

WHERE campo1 LIKE campo2

f. Recuperar Información de una base de Datos Externa

Para la recuperación de registros de bases de datos externa.
Es ocasiones es necesario la recuperación de información que se encuentra contenida en una
tabla que no se encuentra en la base de datos que ejecutará la consulta o que en ese momento
no se encuentra abierta, esta situación la podemos salvar con la palabra reservada IN de la
siguiente forma:

SELECT DISTINCTROW Apellido AS Empleado FROM Empleados

IN 'c:\databases\gestion.mdb';

En donde c:\databases\gestion.mdb es la base de datos que contiene la tabla Empleados.

6. RESTAURACIÓN DE LA BASE DE DATOS
Microsoft Access es una de las aplicaciones del paquete de programas de Microsoft Office que es una
herramienta poderosa, asequible y relativamente simple de gestión de bases de datos.
A Microsoft Access se puede importar o leer archivos de otras bases de datos, así como Excel,
SharePoint, carpetas de Outlook, y los de texto XML o HTML. El usuario también puede crear
independientemente su base de contactos, tareas, eventos, proyectos o fondos principales, etc.
Se puede almacenar todos los datos en los archivos de bases de datos de formatos .mdb (para las
versiones más tempranas de Access), o .accdb (a partir de Access 2007).

a. CORRUPCIÓN O PÉRDIDA DE ARCHIVOS DE BASES DE DATOS

A pesar de todas las ventajas de la aplicación, corrupción o pérdida de la base de datos de Access
de un tamaño bastante grande es un problema muy serio. Incluso en el caso de almacenamiento
de las bases de datos en los servidores y masivos RAID, corrupción o pérdida de datos puede
ocurrir en cualquier momento, y por consiguiente, se perderá el acceso a los datos importantes.
Las causas más comunes de pérdida de base de datos son:
 Fallo o error de hardware
 Conflicto de software
 Eliminación accidental de archivo o formateo de un portador de información
 Corrupción del archivo de base de datos (por lo general, con archivos de base de datos de un
tamaño grande)
 Restauración de base de datos a partir de una versión no actual de una copia de reserva, etc.

b. COPIA DE RESERVA DE LA BASE DE DATOS ACCESS (backup)

Por supuesto, el mejor modo de protegerse contra la pérdida de base de datos es la creación de
su copia de reserva (backup), de la cual en el caso necesario sería posible devolver la totalidad o
una parte de datos perdidos.
Para crear una copia de reserva de la base de datos Access:
1. Abra la base de datos que hay que copiar para crear una copia de reserva
2. Clic en la cinta Archivo
3. Clic en el submenú de la ventana de la derecha Guardar como
4. Seleccione «Copia de seguridad de la base de datos»
5. presione el botón «Guardar como»

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5
 6. Indique la carpeta para guardar una copia de reserva de base de datos,
7. Clic en guardar

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8. Se guardará la base de datos con el siguiente nombre:
Nombre de base de datos, + la fecha de creación de una copia de reserva.

En el proceso de guardar de una copia de reserva de la base, hay la posibilidad de cambiar su

nombre, pero no se recomienda hacerlo, ya que para el uso de esta copia de reserva Usted
necesitará saber, de qué base de datos fue creada y en qué fecha es actual.

c. FUNCIÓN COMPRIMIR Y RESTAURAR BASE DE DATOS

Con el tiempo, el archivo de base de datos Access puede ganar tamaños importantes y/o hacerse
dañado. Para comprimir tal base de datos o reparar y restaurar su archivo dañado en Access, está
prevista la función «Comprimir y restaurar base de datos».

Para comprimir y/o restaurar base de datos, realizamos los siguientes pasos:

1. Clic en la cinta Archivo

2. Clic en el sub menú Información
3. Seleccionar la opción Compactar y reparar base de datos.
 2 3

Los síntomas más frecuentes de corrupción del archivo de base de datos Access podrán ser:

 mensaje acerca de que el archivo está corrupto o su formato no se soporta por Access
 mensajes de cualquier tipo «No se logra abrir base de datos…».

 Si en las tablas Access los datos se reflejan como «# Nombre» o «# eliminado»

 Access se cierra inesperadamente durante su funcionamiento, luego intenta enviar un
informe acerca del error
 Mensaje «Application error…» o «Runtime error…»
 Además, los mensajes donde se indica un número de error: 3011, 3259, 3112, 1017, 3159,
3197, 3343, 2486, 3167, 3734, 2239, 2573, 3000, 3078, 3045, 3019, 3015, 3043, 3163, 3001,
2573, etc.

En el caso cuando con ayuda de una herramienta no se logró corregir daños de base de datos,
entonces para esto también se puede usar el software de otros desarrolladores.