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Las consultas permiten recuperar y modificar datos de una base de datos. Existen dos tipos principales de consultas: consultas de selección, que extraen datos de una tabla según criterios especificados, y consultas de acción, que realizan cambios a los registros como eliminar, actualizar o crear datos. Para crear una consulta, se seleccionan las tablas pertinentes, se añaden los campos deseados a la cuadrícula QBE, y se definen los criterios de búsqueda para extraer los datos requeridos.

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Las consultas permiten recuperar y modificar datos de una base de datos. Existen dos tipos principales de consultas: consultas de selección, que extraen datos de una tabla según criterios especificados, y consultas de acción, que realizan cambios a los registros como eliminar, actualizar o crear datos. Para crear una consulta, se seleccionan las tablas pertinentes, se añaden los campos deseados a la cuadrícula QBE, y se definen los criterios de búsqueda para extraer los datos requeridos.

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LAS CONSULTAS

TIPOS DE CONSULTAS.
Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten
recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el
resultado en otra tabla.
Existen varios tipos de consultas:
CONSULTAS DE SELECCIÓN.
Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran
aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios
especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar
los datos para modificarlos (esto se podrá hacer o no según la
consulta). Una consulta de selección genera una tabla lógica (se
llama lógica porque no está físicamente en el disco duro sino en
la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a
calcular).
CONSULTAS DE ACCIÓN.
Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios
tipos de consultas de acción, de eliminación, de actualización, de
datos anexados y de creación de tablas.
CREAR UNA CONSULTA.
Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:
Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.
Hacer clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear:
También tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para
consultas que puedes ver en la imagen anterior para crear
consultas con un poco de ayuda.
Si haces clic en el botón Asistente para consultas aparecerá el
siguiente cuadro de diálogo:
El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de selección
sencilla como definimos en el apartado anterior.
Los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de
consulta que veremos más adelante.
Nosotros explicaremos detenidamente la opción Diseño de
consulta que te permitirá crear cualquiera de las anteriores por ti
mismo.
Al entrar en la Vista Diseño de consulta nos pide primero las tablas
de las que la consulta sacará los datos con un cuadro de diálogo
parecido al siguiente:
Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic
sobre el botón Agregar.
Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma
forma las demás tablas.
Finalmente hacer clic sobre el botón Cerrar.
Aparecerá la ventana Vista Diseño de consultas.
Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de
tablas donde aparecen las tablas añadidas con sus
correspondientes campos, y en la parte inferior denominada
cuadrícula QBE definimos la consulta.
Cada columna de la cuadrícula QBE corresponde a un campo.
Cada fila tiene un propósito que detallamos brevemente a
continuación, más adelante iremos profundizando en la
explicación:
CAMPO: ahí ponemos el campo a utilizar que en la mayoría de los
casos será el campo a visualizar, puede ser el nombre de un campo
de la tabla y también puede ser un campo calculado.
TABLA: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos será
útil cuando definamos consultas basadas en varias tablas.
ORDEN: sirve para ordenar las filas del resultado.
MOSTRAR: si la casilla de verificación aparece desactivada la
columna no aparecerá en el resultado, se suele desactivar cuando
queremos utilizar el campo para definir la consulta pero no
queremos que aparezca en el resultado. Por ejemplo si queremos
que la consulta nos saque todos los alumnos de Valencia,
necesitamos el campo Población para seleccionar los alumnos
pero no queremos que aparezca la población en el resultado ya
que todos son de la misma población.
CRITERIOS: sirve para especificar un criterio de búsqueda. Un
criterio de búsqueda es una condición que deben cumplir los
registros que aparecerán en el resultado de la consulta. Por lo
tanto está formado por una condición o varias condiciones unidas
por los operadores Y (AND) y O (OR).
O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.
AÑADIR CAMPOS
Para añadir campos a la cuadrícula podemos:
Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la
zona de tablas, este se colocará en la primera columna libre de la
cuadrícula.
Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de
tablas y sin soltar el botón del ratón arrastrar el campo sobre la
cuadrícula, soltar el botón cuando estemos sobre la columna
delante de la cual queremos dejar el campo que estamos
añadiendo.
Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vacía de la rejilla,
aparecerá a la derecha la flecha para desplegar la lista de todos los
campos de todas las tablas que aparecen en la zona de tablas. Si
tenemos muchos campos y varias tablas podemos reducir la lista
seleccionando primero una tabla en la fila Tabla: así en la lista
desplegable sólo aparecerán campos de la tabla seleccionada.
También podemos teclear directamente el nombre del campo en
la fila Campo: de una columna vacía de la cuadrícula.

Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el


resultado de la consulta podemos utilizar el asterisco * (sinónimo
de 'todos los campos').

DEFINIR CAMPOS CALCULADOS

Al igual que podemos definir en una tabla un campo cuyo tipo de


datos sea Calculado también podemos incluir campos calculados
en las consultas.
¿Cuándo incluir la expresión en una tabla y cuándo en una
consulta? La respuesta dependerá de cada caso concreto. Si el
resultado de la expresión se va a utilizar frecuentemente en
consultas, listados o estadísticas, puede ser más interesante
guardar el dato en la propia tabla.
Si en cambio se trata de un cálculo más específico puede ser
preferible no utilizar espacio en el disco para conservar estos
valores, definiendo un campo calculado en la consulta.
Para definir un campo como calculado, simplemente deberemos
escribir una expresión en el espacio reservado para indicar el
campo. La sintaxis será:
Nombre del campo: expresión
Por ejemplo, si disponemos de un campo Precio, podríamos
realizar la siguiente expresión: Precio con IVA: Precio * 1,18

Al pulsar INTRO se guardará la expresión y se aplicarán ciertos


cambios, como encerrar entre corchetes los campos referenciados
o eliminar espacios innecesarios, etc.: Precio con IVA: [Precio]*1,18
FUNCIONES PREDEFINIDAS
Access tiene muchas funciones predefinidas que se pueden utilizar,
enumerarlas y explicarlas sería demasiado largo. Lo mejor es saber
que tenemos a nuestra disposición muchas funciones y cuando
queramos obtener algo diferente consultar la ayuda de access para
ver si existe ya una función para lo que queremos hacer.
A título de ejemplo tenemos unas que se utilizan más a menudo:

DATE() o fecha() devuelve el día en que estamos


NOW() o Hoy() devuelve el día y la hora actual
YEAR(fecha) o Año() devuelve el año de la fecha
MONTH(fecha) o Mes() devuelve el mes de la fecha
DATEVALUE(literal) o ValorFecha() convierte el literal en un valor de
fecha.
NOMBRES DE CAMPOS
Los nombres de los campos se indican entre corchetes [ ], cuando
un nombre de campo está formado por una sola palabre se pueden
omitir corchetes pero si el nombre contiene varias palabras
separadas por espacios en blanco es oblogatorio ponerlo entre
corchetes [ ].
Por ejemplo para hacer referencia al campo Poblacion puedo
escribir Poblacion o [Poblacion], pero el campo Fecha de
nacimiento siempre se escribirá [Fecha de nacimiento]
USO DEL PARÉNTESIS
Cuando combinamos varias expresiones podemos utilizar los
paréntesis para delimitar cada expresión. Siempre se tiene que
utilizar un paréntesis de apertura ( y uno de cierre ).
Ejemplo: ventas + (ventas * 0.1)
El uso del paréntesis sirve para que la expresión quede más clara
sobre todo cuando combinamos muchas expresiones, y para que
los operadores actuen en el orden que nosotros queramos para así
olvidarnos de la prioridad de los operadores.
ENCABEZADOS DE COLUMNA
Podemos cambiar el encabezado de las columnas del resultado de
la consulta.
Normalmente aparece en el encabezado de la columna el nombre
de la columna, si queremos cambiar ese encabezado lo indicamos
en la fila Campo: escribiéndolo delante del nombre del campo y
seguido de dos puntos ( : ). Se suele utilizar sobre todo para los
campos calculados.

Así, los encabezados de la tabla se mostrarán así:


CAMBIAR EL ORDEN DE LOS CAMPOS
Si hemos incluido campos en la cuadrícula y queremos cambiar el
orden de estos campos podemos mover una columna (o varias)
arrastrándola o bien cortando y pegando.
Para mover una columna arrastrándola:
Posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y
cuando aparece la flecha hacer clic, la columna aparecerá
resaltada (está seleccionada).
Mover un poco el cursor para que aparezca la flecha . Pulsar el
botón del ratón y sin soltarlo arrastrar la columna hasta la
posición deseada.
Para mover una columna cortándola:
Seleccionar la columna (posicionar el cursor sobre el extremo
superior de la columna y cuando aparece la flecha hacer clic).
Para mover una columna cortándola:
Seleccionar la columna (posicionar el cursor sobre el extremo
superior de la columna y cuando aparece la flecha hacer clic).
Hacer clic sobre el icono en la pestaña Inicio (o bien teclear
Ctrl+X), desaparecerá la columna.
A continuación crear una columna en blanco en el lugar donde
queremos mover la columna que hemos cortado con la opción
Insertar Columnas de la pestaña Diseño.
Seleccionar esa columna y hacer clic sobre el icono Pegar la
pestaña Inicio (o bien teclear Ctrl+V).

Podemos seleccionar varias columnas consecutivas seleccionando


la primera y manteniendo la tecla MAYÚS pulsada, seleccionar la
última columna a seleccionar, se seleccionarán las dos columnas y
todas la columnas que se encuentren entre las dos.
GUARDAR LA CONSULTA
Podemos Guardar la consulta
Haciendo clic sobre el botón de la barra de Acceso Rápido,
O bien, seleccionando la opción Guardar dela pestaña Archivo.

Si es la primera vez que guardamos la consulta aparecerá el cuadro


de diálogo para darle un nombre.

Se puede poner cualquier nombre excepto el de una tabla ya


creada.

A continuación hacer clic sobre el botón Aceptar.

Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botón.


EJECUTAR LA CONSULTA
Podemos ejecutar una consulta desde la ventana Diseño de
consulta o bien desde el Panel de navegación.
Desde el Panel de navegación, haciendo doble clic sobre su
nombre.
Desde la vista diseño de la consulta, haciendo clic sobre el botón
Ejecutar de la pestaña Diseño:

Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que


vemos realmente es la parte de la tabla que cumple los criterios
especificados, por lo tanto si modificamos algún dato de los que
aparecen en la consulta estaremos modificando el dato en la tabla
(excepto algunas consultas que no permiten esas modificaciones).

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