Procedimiento de Recepción y Control de Ingreso de Medicamentos

PROCEDIMIENTOS DE Código:
RECEPCION Y CONTROL DEL PR-GG-003

INGRESO DE MEDICAMENTOS Revisión:
18-10-2021
1. OBJETIVO:
Establecer los lineamientos para realizar la gestión logística y el control de los

procesos de recepción de medicamentos eficaces, seguros y de calidad, con el
propósito de asegurar los registros apropiados y el mantenimiento de la calidad de
los productos recibidos por la Corporación.
2. CAMPO DE APLICACIÓN:
El presente procedimiento comprende las normativas y actividades necesarias

para realizar la coordinación, el control integral y seguimiento de la Recepción e
ingreso de medicamentos que sean adquiridos por la Corporación. Los
lineamientos contenidos en este Manual deberán ser aplicados por la Gerencia
General, Regencia, Departamento de Almacenamiento y Distribución,
departamento de Aseguramiento de la Calidad, Departamento de Compras, Área
de Almacén, así como por los Gerentes y Jefes de cada una de estas
dependencias.
3. BASE LEGAL Y SUBLEGAL:
3.1. Constitución Nacional, publicada en la Gaceta Oficial de la República

Bolivariana de Venezuela N° 5.908 del 19 de febrero de 2009, con la Enmienda
N° 1.
3.2. Ley de Medicamentos. Gaceta Oficial Nº 37.006 de fecha 3 de agosto de
2000.
3.3. Ley de Ejercicio de la Farmacia, publicada en la Gaceta Oficial de los
Estados Unidos de Venezuela N° 16.551 del 7 de julio de 1928.
3.4. Reglamento de la Ley de Ejercicio de la Farmacia, publicado en la Gaceta
Oficial de la República de Venezuela N° 4.529 Extraordinario, del 10 de
febrero de 1993.
Elaborado por: Revisado por Aprobado por: Fecha de Fecha de vigencia:
aprobación
Rafael Neda Rausely Moreno Jefferson Tamoy 18 de octubre 18 de octubre 2021
CI: 24.277.539 CI: 22.560.171 CI: 21.134.983 2021
Próxima revisión:
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18-10-2021
3.5. Resolución N° 069 del Ministerio del Poder Popular para la Salud, del 11 de
marzo de 2015, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana
de Venezuela N° 40.619, de fecha 12 de marzo de 2015, referente a la
Incorporación al Ordenamiento Jurídico Nacional de la Resolución GMC N°
48/08 “Reglamento Técnico MERCOSUR sobre Buenas Prácticas
Sanitarias de Transporte de Insumos y Productos Farmacéuticos”
de Venezuela N° 40.619, de fecha 12 de marzo de 2015, referente a la
Incorporación al Ordenamiento Jurídico Nacional de la Resolución GMC N°
49/02 “Reglamento Técnico MERCOSUR sobre Buenas Prácticas de
Distribución de Productos Farmacéuticos”
de Venezuela N° 40.131 de la misma fecha, referente a las Normas
Sanitarias Complementarias para la Regulación de la Prescripción y
Dispensación de Medicamentos.
de Venezuela N° 40.136 de la misma fecha, mediante la cual se dicta la
Reforma Parcial de la Resolución N° 028 del 13 de marzo de 2013.
3.9. Resolución N° 253, mediante la cual se dictan las Normas de Buenas
Prácticas de Distribución de Medicamentos. Gaceta Oficial N° 37.966 de
fecha 23 de junio de 2004.
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
aprobación
CI: 24.277.539 CI: 22.560.171 CI: 21.134.983 2021
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4.1. PROCEDIMIENTO MAESTRO DE DOCUMENTACION. PR-GG-001

DE FECHA 01-03-2016.
5. DEFINICIONES, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS
BL: Siglas en idioma inglés de Bill of Lading. Es el documento de conocimiento de

embarque propio del transporte marítimo, que se utiliza como contrato de
transporte de los medicamentos e insumos en un buque de línea regular. A los
efectos del presente documento, se utilizará tal abreviatura.
Despacho: Se refiere al proceso de localizar, verificar las especificaciones y

cantidades e identificar apropiadamente un conjunto de medicamentos, incluidos
dentro una misma solicitud o requerimiento, con el fin de ser trasladados y
entregados en el establecimiento solicitante. Igualmente se utiliza la denominación
“despacho” para identificar al lote particular de medicamentos a ser entregados a
un proveedor.
Distribución: Conjunto de directrices para la gestión y el transporte de los

medicamentos e insumos médicos hacia los establecimientos especificados por
los solicitantes.
Hoja SICM: Se refiere a la Guía de Movilización de Medicamentos. Es un

formulario de uso controlado por el MPP para el Proceso Social del Trabajo, en la
cual se especifican los datos tanto del distribuidor de los medicamentos o insumos
médicos como los datos del receptor de los mismos. Las siglas SICM significan
Sistema Integrado de Control de Medicamentos.
Medicamentos: Es toda sustancia y sus asociaciones o combinaciones,

destinadas a prevenir, diagnosticar, aliviar o curar enfermedades en humanos y
animales, a los fines de controlar o modificar sus estados fisiológicos o
fisiopatológicos (Art. 3° Ley de Medicamentos).
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MPPS: Siglas de Ministerio del Poder Popular para la Salud.
Nota de Recepción: Se refiere al registro del despacho recibido. Para elaborarla

se utiliza el formulario “formato de recepción” (FR-DAD-005), el cual es
completado, firmado y sellado una vez que el despacho ha sido entregado al
transportista.
Proveedor: Se refiere a los que suministran medicamentos distribuidos por la

Corporación.
6. NORMATIVAS GENERALES
6.1. La Regencia, Gerencia General, Departamento de Compras y Ventas,

Departamento de Almacenamiento y Distribución será la unidad organizativa
responsable de dictar las políticas y directrices generales para la programación,
elaboración, envío y control de las recepciones en el Almacén de la Corporación.
6.2. La Regencia, el Departamento de Compras y Ventas y el Departamento de

Almacenamiento y Distribución serán las unidades organizativas responsables de
la elaboración y asignación de las recepciones al Almacén de Corporación, así
como del control y seguimiento de los ingresos de medicamentos al almacén.
6.3. Todo tipo de Medicamento en el Almacén de la Corporación estará bajo

resguardo, por lo tanto, únicamente deberá ser recibido con la autorización previa
de La Regencia, Gerencia General, Departamento de Compras y Ventas,
Departamento de Almacenamiento y Distribución.
6.4. Los bultos que se despacharán deberán estar en perfectas condiciones, es

decir, deberán estar intactos, sin golpes o roturas y libres de suciedad. Así mismo,
las etiquetas de identificación de cada bulto deberán ser visibles, legibles y
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apropiadamente adheridas al empaque, de manera que se impida su

desprendimiento.
6.5. Cada recepción deberá recopilar en el “formato de recepción” (FR-DAD-

005) los siguientes datos:
6.5.1.- N° ITEM
6.5.2.- FECHA DE RECEPCION
6.5.3.-PROVEEDOR
6.5.4.-TIPO DE PROVEEDOR
6.5.5.-PAIS DE ORIGEN
6.5.6.- Nº DE CONTRATO
6.5.7.- Nº BL
6.5.8.- N° CONTENEDOR
6.5.9.- N° FACTURA
6.5.10.- MONTO DE FACTURA
6.5.11.- CLASIFICACIÓN TERPEUTICA
6.5.12.- PRINCIPIO ACTIVO
6.5.13.- CONCENTRACIÓN
6.5.14.- PRESENTACIÓN
6.5.15.- FECHA DE VENCIMIENTO
6.5.16.- LOTE

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6.5.17.- UNIDAD DE MANEJO
6.5.18.- TOTAL EXISTENCIA (UNIDADES)
6.5.19.- TOTAL PALETAS
6.5.20.- AREA DE UBICACION EN EL ALMACEN
6.5.21.- OBSERVACIÓN
6.6. Las recepciones deberán realizarse por bulto original, sin excepción. En
caso de que el requerimiento no posea la cantidad exacta según el bulto original
se deberá proceder bajo el criterio del Regente.
6.8. Las recepciones deberán tomar en cuenta la fecha de vencimiento de los

productos, para poder dar cumplimiento con el sistema de rotación PEPS (Primero
en Expirar - Primero en Salir). Los casos que salgan de este lineamiento se harán
bajo el criterio del Regente.
6.9. Todas las recepciones deberá contar con la Nota de Despacho (XXX-YYY-
FXX) y la Hoja SICM. La Nota de Despacho deberá estar firmada y sellada por el
por el ente que realiza el despacho de los medicamentos, así como debidamente
firmado por el transportista que realiza el despacho a la corporación.
6.10. La Regencia del Almacén y el Jefe del departamento de Almacenamiento y

Distribución de la Corporación, deberán establecer la persona responsable de
manejar la recepción de cada despacho. El nombre y cargo de dicho responsable
deberá ser informado a la Gerencia general.
6.11. Los medicamentos y mobiliario que ingrese a los Almacenes, deberán estar
previamente autorizados por la Gerencia General, Regencia, Departamento de

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Compras Y Ventas y Departamento de Almacenamiento y Distribución, los cuales

definirán los parámetros mediante los que se realizará la recepción de los mismos.
6.12. El inventario de cada Almacén deberá ser enviado debidamente

actualizado, a la Gerencia general, Departamento de Almacenamiento y
Distribución y departamento de Compras Y Ventas los días viernes de cada
semana. Para ello se utilizará el formulario “Inventario de Medicamentos” (FR-
DAD-001).
6.13. El Regente, y la Gerencia General de la Corporación deberá garantizar el

cumplimiento de las Buenas Prácticas de Distribución, del Sistema de Gestión de
la Calidad y de la permisología correspondiente, es decir:
6.13.1. Título profesional del farmacéutico Regente
6.13.2. Certificados de salud del personal
6.13.3. Horario de atención sellado por el Servicio Autónomo de Contraloría

Sanitaria
6.13.4. Patente de Industria y Comercio
6.13.5. Permiso de instalación y funcionamiento emitido por el Servicio Autónomo

de Contraloría Sanitaria.
6.14. Los vehículos para transportar los despachos deberán cumplir con los
requisitos establecidos en la Normativa de las Condiciones de Transporte para el
Despacho de Medicamentos e Insumos Médicos.
6.15. Los días viernes de cada semana, cada Almacén deberá enviar los
inventarios actualizados al correo de [email protected].

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6.16. El proceso de armado de un despacho en cada Almacén, deberá iniciarse

en un plazo máximo de 24 horas después de haber recibido la orden de despacho
del Departamento de Almacenamiento y Distribución.
7. NORMATIVAS ESPECÍFICAS
7.1. Relativas al Análisis y Recepción de los Despachos
7.1.1. El control de las recepciones deberá realizarse mediante el formulario

“formato de recepción” (FR-DAD-005), en el cual se registrará cada uno de los
medicamentos en el orden en que han sido recibidos por el departamento de
almacenamiento y Distribución.
7.1.2. A cada recepción de medicamentos deberá asignarse un número correlativo

de recepción que permitirá su identificación inequívoca a lo largo del proceso de
incorporación el inventario del almacén. El número de recepción deberá estar
escrito en forma visible en cada despacho recibido.
7.1.3. Será responsabilidad de la Departamento Almacenamiento de Distribución

el registro de las recepciones de medicamentos, así como la asignación del
número de recepción en el formulario “formato de recepción” (FR-DAD-005).
7.1.4. El Jefe de Área de Almacén deberá notificar al Departamento de

Almacenamiento y Distribución las fallas de medicamentos, en los despachos
recibidos, a fin de que se tomen las acciones y se registren los indicadores sobre
la demanda insatisfecha, cuando sea requerido.
7.2. Relativas al Control y Seguimiento de las recepciones.
7.2.1. Los despachos realizados deberán controlarse mediante el Inventario de

Medicamentos (FR-DAD-001), en el cual deberán registrarse las especificaciones
de cada despacho recibido realizado: medicamentos y sus características.
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7.2.2. El Almacén deberá reportar semanalmente, los días viernes en la tarde, los
despachos recibidos, al Departamento de Almacenamiento y Distribución,
utilizando para ello el formulario “formato de recepción” (FR-DAD-005). Este
formulario deberá complementarse con las Notas de Despacho recibidas durante
la semana, en formato digital.
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
7.1. Análisis y Asignación de los Despachos.
RESPONSABLE ACTIVIDAD
1. Recibe la solicitud de insumos proveniente del

proveedor (en medio físico).
Departamento de
2. Revisa, coloca firma y sello de recibido.
Compras y Ventas
3. Remite al Departamento de
Almacenamiento y Distribución.
4. Recibe la orden de despacho de medicamentos.
4.1.1. Revisa el contenido de la orden de

Departamento de
despacho de medicamentos así como los
Almacenamiento y
datos del transporte y la hoja SICM.
Distribución
5. Asigna el número de despacho de acuerdo al
correlativo que corresponda según el “formato de
recepción” (FR-DAD-005).
5.1. Si la solicitud de medicamentos los datos del

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vehículo y del conductor responsable de

entregar el despacho, continua en la acción 8.
5.2. En el caso de que la solicitud de medicamentos

no especifique los datos del transporte que
entregara el despacho o copia de la hoja SICM,
se comunicara telefónicamente con el
proveedor e indaga si le es posible suministrar
los datos faltantes.
5.2.1. Si le es posible el proveedor debe indicar

fecha y hora de la entrega del despacho y le
Departamento de
pide los datos del vehículo y del conductor.
Almacenamiento y
Distribución 6. Digitaliza la solicitud de las recepciones y lo remite
por correo electrónico
[email protected], del
Departamento de Almacenamiento y Distribución.
Indicando los datos del vehículo y conductor que
entregara el despacho.
7. Informa al Departamento de Compras y Ventas,

que la orden de recepción ha sido recibida.
8. Archiva el ejemplar físico de la solicitud de

insumos, en la carpeta denominada “Recepciones
Mensuales” de acuerdo al mes en curso y por
orden según el número de recepciones asignado.

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1. Recibe en formato digital la recepción del insumo.
2. Verifica su inclusión en el inventario actualizado.
3. Ejecuta el procedimiento realizando la recepción

física de los medicamentos haciendo el conteo y la
Área de almacén
verificación física de los estados de los productos
farmacéuticos recibidos. Así como la verificación de
fallas o productos cambiados en la orden y el
despacho mediante el formulario Reporte de Fallas
(FR-DAD-004).
7.2. Control y Seguimiento de los Despachos
1. Recibe las Notas de Recepción generadas

durante la semana (lunes a viernes) por los
Área de almacén
Analistas responsables de las recepciones y las
COORDINADOR digitaliza.
2. Prepara el formulario “formato de recepción”

(FR-DAD-005) incluyendo el detalle de cada
recepción realizada.
3. Remite por correo electrónico

[email protected] al

aprobación
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Departamento de Almacenamiento y Distribución,
tanto las Notas de recepción digitalizadas como
Área de almacén
el formulario “formato de recepción” (FR-DAD-
COORDINADOR 005) debidamente completado con sus
respaldos.
4. Al culminar la semana de trabajo, recibe los

siguientes registros:
4.1. Notas de Recepción digitalizadas de las

salidas de insumos del Almacén, de parte
del Departamento de Almacenamiento y
Departamento de Distribución.
Almacenamiento y
4.2. Cuadro de Recepción de Medicamentos
Distribución
(FR-DAD-005) debidamente completado,
COORDINADOR de parte del Área de Almacén.
4.3. Inventario de Medicamentos (FR-DAD-

001), debidamente actualizado por el Área
de Almacén.
5. Remite al Departamento de Compras y Ventas

para su posterior análisis.
Departamento de 6. Recibe el formulario “formato de recepción”
Compras y Ventas (FR-DAD-005) y el soporte de las Notas de
COORDINADOR entrega generadas en la semana por el
Almacén, así como el inventario actualizado
reflejado en el formulario Inventario de
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Medicamentos (FR-DAD-001).
7. Analiza la gestión de la recepción realizada por

el Almacén durante la semana, en términos de
los siguientes indicadores:
7.1. Porcentaje (%) de cumplimiento
7.2. Falla de Medicamentos: En este caso

verifica que se hayan documentado las
Departamento de faltas de medicamentos detectadas
Compras y Ventas durante la ejecución del procedimiento

8.1. “Análisis y Asignación de las
COORDINADOR
entregas ”
7.3. Tiempo total de recepción de

despacho: desde la recepción de la
solicitud en el Departamento de Compras
y Ventas, hasta la entrega del mismo por
el Almacén.
7.4. Tiempos parciales del recepción:
7.4.1. Tiempo entre la recepción de la orden

de despacho en Departamento de
Compras y Ventas y la recepción del
orden de despacho en el Departamento
de Almacenamiento y Distribución.
7.4.2. Tiempo entre la recepción de la orden

aprobación
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despacho en Departamento de
Almacenamiento y Distribución y el
envío de la orden de despacho al
Almacén.
Departamento de
7.4.3. Tiempo entre la recepción de la
Compras y Ventas
solicitud en el Almacén y la entrega del
COORDINADOR despacho.
8. Revisa el inventario actualizado del Almacén, a

fin de verificar la inclusión del mismo en el
inventario y asegurarse de contar con
información veraz para gestionar la recepción
efectivamente.
9. Reporta los indicadores de cumplimiento y

tiempo de respuesta obtenidos del
Departamento de Almacenamiento y
Distribución, mediante un correo electrónico
[email protected]. Asimismo,
plantea acciones correctivas si los indicadores
han tenido un desempeño por debajo de lo
esperado.
8. ANEXOS
8.1. Formato de recepción (FR-DAD-005)

8.2. Inventario de Medicamentos (FR-DAD-001)
aprobación
CI: 24.277.539 CI: 22.560.171 CI: 21.134.983 2021
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8.3. Reporte de Fallas (FR-DAD-004).
9. HISTORIAL DE CAMBIOS DEL PROCEDIMIENTO
CONTROL DE CAMBIOS
REVISIÓN N° VIGENCIA DESCRIPCIÓN CAMBIOS RESPONSABLE

REALIZADOS

aprobación
CI: 24.277.539 CI: 22.560.171 CI: 21.134.983 2021
Próxima revisión:
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PROCEDIMIENTOS DE Código:

RECEPCION Y CONTROL DEL PR-GG-003

Establecer los lineamientos para realizar la gestión logística y el control de los

El presente procedimiento comprende las normativas y actividades necesarias

3. BASE LEGAL Y SUBLEGAL:

3.1. Constitución Nacional, publicada en la Gaceta Oficial de la República

4.1. PROCEDIMIENTO MAESTRO DE DOCUMENTACION. PR-GG-001

BL: Siglas en idioma inglés de Bill of Lading. Es el documento de conocimiento de

Despacho: Se refiere al proceso de localizar, verificar las especificaciones y

Distribución: Conjunto de directrices para la gestión y el transporte de los

Hoja SICM: Se refiere a la Guía de Movilización de Medicamentos. Es un

Medicamentos: Es toda sustancia y sus asociaciones o combinaciones,

MPPS: Siglas de Ministerio del Poder Popular para la Salud.

Nota de Recepción: Se refiere al registro del despacho recibido. Para elaborarla

Proveedor: Se refiere a los que suministran medicamentos distribuidos por la

6.1. La Regencia, Gerencia General, Departamento de Compras y Ventas,

6.2. La Regencia, el Departamento de Compras y Ventas y el Departamento de

6.3. Todo tipo de Medicamento en el Almacén de la Corporación estará bajo

6.4. Los bultos que se despacharán deberán estar en perfectas condiciones, es

apropiadamente adheridas al empaque, de manera que se impida su

6.5. Cada recepción deberá recopilar en el “formato de recepción” (FR-DAD-

6.5.2.- FECHA DE RECEPCION

6.5.10.- MONTO DE FACTURA

6.5.11.- CLASIFICACIÓN TERPEUTICA

6.5.12.- PRINCIPIO ACTIVO

6.5.15.- FECHA DE VENCIMIENTO

Elaborado por: Revisado por Aprobado por: Fecha de Fecha de vigencia:

6.5.17.- UNIDAD DE MANEJO

6.5.18.- TOTAL EXISTENCIA (UNIDADES)

6.5.19.- TOTAL PALETAS

6.5.20.- AREA DE UBICACION EN EL ALMACEN

6.8. Las recepciones deberán tomar en cuenta la fecha de vencimiento de los

6.10. La Regencia del Almacén y el Jefe del departamento de Almacenamiento y

Elaborado por: Revisado por Aprobado por: Fecha de Fecha de vigencia:

Compras Y Ventas y Departamento de Almacenamiento y Distribución, los cuales

6.12. El inventario de cada Almacén deberá ser enviado debidamente

6.13. El Regente, y la Gerencia General de la Corporación deberá garantizar el

6.13.1. Título profesional del farmacéutico Regente

6.13.2. Certificados de salud del personal

6.13.3. Horario de atención sellado por el Servicio Autónomo de Contraloría

6.13.4. Patente de Industria y Comercio

6.13.5. Permiso de instalación y funcionamiento emitido por el Servicio Autónomo

Elaborado por: Revisado por Aprobado por: Fecha de Fecha de vigencia:

6.16. El proceso de armado de un despacho en cada Almacén, deberá iniciarse

7.1. Relativas al Análisis y Recepción de los Despachos

7.1.1. El control de las recepciones deberá realizarse mediante el formulario

7.1.2. A cada recepción de medicamentos deberá asignarse un número correlativo

7.1.3. Será responsabilidad de la Departamento Almacenamiento de Distribución

7.1.4. El Jefe de Área de Almacén deberá notificar al Departamento de

7.2. Relativas al Control y Seguimiento de las recepciones.

7.2.1. Los despachos realizados deberán controlarse mediante el Inventario de

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

7.1. Análisis y Asignación de los Despachos.

1. Recibe la solicitud de insumos proveniente del

4. Recibe la orden de despacho de medicamentos.

4.1.1. Revisa el contenido de la orden de

5.1. Si la solicitud de medicamentos los datos del

vehículo y del conductor responsable de

5.2. En el caso de que la solicitud de medicamentos