Sf.01.Pr.05 Procedimiento para La Distribución Intrahospitalaria de Medicamentos y Dispositivos Médicos

Código:
SERVICIO FARMACÉUTICO
SF.01.PR.05
PROCEDIMIENTO PARA LA DISTRIBUCIÓN
Fecha Edición:
INTRAHOSPITALARIA DE MEDICAMENTOS Y
2020.06.03
DISPOSITIVOS MÉDICOS
Elaborado por: Coordinador de Farmacia Versión: 9
Revisado por: Subdirector Médico
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Vo. Bo.: Subdirector Aseguramiento de Calidad
1. OBJETIVO
Establecer los parámetros generales y los pasos a seguir para la dispensación segura y efectiva
de medicamentos y dispositivos médicos por parte de la farmacia, de acuerdo con las
necesidades de cada uno de los pacientes atendidos, asegurando que el medicamento correcto
se entregue al paciente que le corresponde, en el momento correcto; con una optima utilización
de los recursos desde el punto de vista asistencial, administrativo y financiero.
2. ALCANCE
El procedimiento empieza cuando el médico tratante, de acuerdo a la evolución del estado de

salud del paciente, realiza la prescripción de los medicamentos que este requiera. Y, finaliza,
cuando el médico realiza la evolución del estado del paciente después de haber recibido la
farmacoterapia previamente definida. Cuando haya lugar, el jefe de enfermería, debe realizar la
devolución a farmacia de los productos no administrados al paciente con su respectiva
justificación.
3. RESPONSABLE
• Coordinador de Farmacia
• Regente de Farmacia
• Auxiliar de Farmacia
• Jefe de enfermería
4. DEFINICIONES
Distribución intrahospitalaria de medicamentos y dispositivos médicos: Es el proceso que

comprende la prescripción de un medicamento a un paciente en una Institución Prestadora de
Servicios de Salud por parte del profesional legalmente autorizado, la dispensación por parte del
servicio farmacéutico, la administración correcta en la dosis y vía prescrita y en el momento
oportuno por el profesional de la salud legalmente autorizado para tal fin y el registro de los
medicamentos administrados y/o la devolución debidamente sustentada de los no administrados
con el fin de contribuir al éxito de la farmacoterapia. El servicio farmacéutico deberá determinar
el sistema o los sistemas de distribución intra-hospitalaria de medicamentos y dispositivos
médicos que deban implementarse en la Institución Prestadora de Servicios de Salud, para
garantizar la oportunidad, seguridad, eficiencia y calidad de los medicamentos y dispositivos
médicos que deban suministrarse a los pacientes. Son elementos esenciales de este sistema de
distribución los siguientes: envases unitarios, cantidad disponible y perfil Farmacoterapéutico.
Clases de distribución intrahospitalaria: La distribución intrahospitalaria de medicamentos y

dispositivos médicos se podrá hacer por uno o varios de los siguientes sistemas:
a) Sistema de reserva por piso (stock).
b) Sistema de prescripción individual, dosis para veinticuatro horas.
c) Sistema de distribución de medicamentos en dosis unitaria.
d) Sistema mixto de prescripción individual y de reserva por pisos.
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5. LINEAMIENTOS
Para que los medicamentos y los dispositivos médicos, sean despachados por la farmacia, deben
llegar al servicio los documentos respectivos que soportan estas solicitudes; De esta manera,
para dispensar un medicamento es necesaria la prescripción médica diligenciada por el médico
tratante y en el caso de los dispositivos médicos, estos deben ser solicitados en una Orden
aparte, diligenciada por el jefe encargado del paciente.
Las formulas médicas deben contener como mínimo:
1. Nombre del Prestador de Servicios de Salud o Profesional de la Salud que prescribe,

dirección y número telefónico o dirección electrónica.
2. Lugar y fecha de la prescripción.
3. Nombre del paciente y documento de identificación.
4. Número de la historia clínica
5. Tipo de usuario (contributivo, subsidiado, particular, otro).
6. Nombre del medicamento expresado en la Denominación Común Internacional (nombre
genérico).
7. Concentración y forma farmacéutica.
8. Vía de administración.
9. Dosis y frecuencia de administración.
10. Período de duración del tratamiento.
11. Cantidad total de unidades farmacéuticas requeridas para el tratamiento, en números y
letras.
12. Indicaciones que a su juicio considere el prescriptor.
13. Vigencia de la prescripción.
14. Nombre y firma del prescriptor con su respectivo número de registro profesional.
Algunas consideraciones fundamentales:
• Para la formulación de medicamentos o dispositivos médicos no contemplados en el PBS,

debe ser diligenciado el formato MIPRES respectivo por el médico tratante y entregado
en el área correspondiente.
• En caso de requerirse el inicio de un antibiótico, se debe diligenciar el formato “orden
médica para prescribir antibióticos”, el cual debe entregarse completamente diligenciado
en la farmacia para empezar a ser dispensado. El Servicio Farmacéutico llevará un
registro riguroso de estos medicamentos, junto con el área de Epidemiología.
• En el caso de formular medicamentos de control especial, debe ser diligenciada una
formula médica independiente, a parte de la convencional, donde se relacione claramente
el medicamento solicitado, la concentración y la cantidad en letras y números, cumpliendo
de esta manera con los requisitos establecidos por las entidades regulatorias en salud.
• Los dispositivos médicos deben ser solicitados claramente y con todas las
especificaciones pertinentes para evitar errores en el momento de la dispensación y
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digitación de estos productos. Se entregarán de acuerdo a los acuerdos de servicio

vigentes.
Son obligaciones del dispensador las siguientes:
1. Verificar que la prescripción esté elaborada por el personal de salud competente y

autorizado y que cumpla con las características y contenido de la prescripción.
2. Verificar que las preparaciones: magistrales, extemporáneas, estériles; nutrición
parenteral, contengan en el rótulo o etiquetas la información sobre el paciente
hospitalizado o ambulatorio, según el caso; de la preparación o de la mezcla; y, la firma
del responsable.
3. No dispensar y consultar al prescriptor cuando identifique en una prescripción posibles
errores, con el fin de no incurrir en falta contra la ética profesional.
4. Verificar y controlar que los medicamentos dispensados correspondan a los prescritos.
5. El Químico Farmacéutico o Tecnólogo en Regencia de Farmacia debe informar al usuario
sobre los aspectos indispensables que garanticen el efecto terapéutico y promuevan el
uso adecuado de los medicamentos, tales como: condiciones de almacenamiento, cómo
reconstituirlos, cómo medir la dosis, que cuidados debe tener en la administración,
interacciones con alimentos y otros medicamentos, advertencias sobre efectos adversos,
contraindicaciones y la importancia de la adherencia a la terapia
6. Recibir la capacitación ofrecida por las entidades oficiales o de otros actores del Sector
Salud y/o capacitarse continuamente en los conocimientos teóricos y destrezas
necesarias en el ejercicio del cargo u oficio, a fin de ir aumentando progresivamente las
competencias laborales.
El dispensador no podrá:
1. Adulterar o modificar en cualquier forma la prescripción.

2. Cambiar el principio activo, concentración, forma farmacéutica, vía de administración,
frecuencia, cantidad y la dosis prescrita.
3. Dispensar medicamentos alterados o fraudulentos.
4. Violar la reserva a que está obligado por razón de la función que desempeña.
5. Tener muestras médicas de medicamentos.
6. Tener envases y empaques vacíos en el servicio farmacéutico.
En el servicio farmacéutico esta prohibida formulación y la realización de actividades de asesoría

farmacológica y de farmacovigilancia por personal diferente al Químico Farmacéutico. Es este
profesional el encargado de realizar rondas de farmacovigilancia, así como seguimiento a los
medicamentos de alto riesgo que maneje la Institución.
Los horarios para cumplir con este proceso son:
SERVICIO FORMULACION ENTREGA

Hospitalización Hasta 10 am 12 pm
Unidad de Cuidados Especiales Hasta 11 am 2 pm
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Urgencias (Observación) Hasta 12 pm 3pm
En caso de que se requiera en los servicios asistenciales medicamentos o dispositivos médicos

para urgencias vitales, en los cuales no es posible realizar la prescripción médica en el momento,
ya que está de por medio la vida del paciente, los auxiliares de farmacia prestaran los
medicamentos y dispositivos médicos solicitados, haciendo firmar en el cuaderno de entrega de
turno en señal de recibido, para luego ser legalizado por el servicio.
En el momento de la dispensación, el auxiliar de farmacia tendrá en cuenta el listado básico de

medicamentos de la institución; si el medicamento prescrito no se encuentra en él, se solicitará
el diligenciamiento del formato de compra con las respectivas firmas de autorización para
proceder a la compra.
PUNTOS DE CONTROL
Alistamiento de Medicamentos
Después de alistar el carro de medicamentos, una vez a la semana, el Químico Farmacéutico o

Regente de Farmacia, revisara cajetines al azar, con el fin de evidenciar que lo que se encuentra
listo para la dispensación corresponda con lo formulado. Se programarán auditorías aleatorias.
Traslado de Medicamentos
Con el fin de garantizar la seguridad y oportunidad de los medicamentos, se tendrán en cuenta

las siguientes normas:
a. Los medicamentos se guardan en los carros destinados para tal fin de manera que se
transporten adecuadamente y se asegure la conservación de su calidad.
b. Se trasladarán directamente del servicio farmacéutico al servicio de enfermería
responsable de su administración.
c. Durante el transporte no se abrirán los carros.
d. Los medicamentos serán entregados al jefe del servicio de enfermería de turno o su
delegado, responsable de su administración.
e. Los medicamentos serán adecuadamente almacenados y debidamente identificados en
el servicio de enfermería, donde se encontrarán correctamente identificado el paciente y
su respectiva cama.
f. Los medicamentos que por su volumen o condiciones de almacenamiento no puedan ser
ubicados en el sitio asignado para cada paciente se ubicarán en otro sitio, que cumpla
con condiciones ambientales que garanticen su adecuado almacenamiento, de manera
segregada y plenamente identificados.
6. DESCRIPCIÒN DE ACTIVIDADES
TABLA DE PROCEDIMIENTO
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Formatos o
Núm. Actividad Cargo Procedimiento
fuente
Hosvital
Orden médica
Generar en sistema la orden médica que para prescribir
contiene los medicamentos necesarios antibióticos
para la administración a cada uno de los FM.01.PR.05.F
pacientes en un periodo de 24 horas. Si se T.01
Generar requiere prescribir antibióticos se utiliza la
1. Médico
Fórmula médica “orden médica para prescribir antibióticos” Orden médica
(FM.01.PR.05.FT.01) o la “orden médica para prescribir
para prescribir antibióticos servicio de antibióticos
pediatría” (FM.01.PR.05.FT.05) según servicio de
corresponda. pediatría”
FM.01.PR.05.F
T.05
Generar
Generar en sistema solicitud de los
solicitud Enfermer
2. dispositivos médicos que se requieren en
dispositivos o Jefe
el servicio.
médicos
Dispensar en sistema las cantidades
Dispensar en el
Auxiliar necesarias de medicamentos para el
sistema
3. de paciente en particular con base a la orden
unidades
Farmacia médica para cubrir su farmacoterapia
requeridas
durante 24 horas.
En caso de medicamentos de baja
Verificar si el frecuencia de formulación se verificará que
medicamento Auxiliar este se encuentre en el listado básico de
4. se encuentra en de medicamentos de la institución, de no ser
el listado básico Farmacia así, se informara a la Jefe de Enfermería
de la institución de turno los pasos a seguir para poder
adquirir el medicamento.
Auxiliar Revisar que el pedido esté dispensado y
Despachar en
5. de proceder a despacharlo en sistema y
sistema
Farmacia generar la impresión del mismo.
Proceder a realizar la devolución en el
Devolución de sistema de dichos productos una vez la
Auxiliar
medicamentos Enfermera Jefe de cada servicio da aviso
6. de
por alta del del alta de algún paciente al cual ya se
Farmacia
paciente había realizado la dispensación y
despacho en el sistema.
Marcacióncarro Auxiliar Marcar cada cajetín del carro de
7.
de de medicamentos con los nombres y apellidos
medicamentos farmacia completos del paciente tomando como
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fuente de información el “Despacho de

medicamentos”
Tomar el documento de despacho y alistar

los medicamentos prescritos para cada
Auxiliar paciente almacenándolos en el carro de
Alistar
8. de transporte. Con el fin de realizar un
medicamentos
Farmacia correcto alistamiento, verificar la identidad
del medicamento, número de lote y fecha
de vencimiento.
En caso que el medicamento a dispensar
requiera refrigeración o congelación, tomar
una cava de icopor, colocar el
Alistar medicamento dentro de una bolsa plástica
Auxiliar
despacho de con el fin de evitar que las cajas se
9. de
productos de deterioren, colocar dependiendo del
Farmacia
cadena de frío volumen dos geles a los lados del mismo o
dos geles a los lados y uno sobre el
producto y cerrar la cava (siempre verificar
que los geles se encuentren rígidos).
Se programarán revisiones a los cajetines
del carro de medicamentos, al azar, con el
Regente
fin de evidenciar que lo que se encuentra Evaluación
Revisar el de
listo para la dispensación corresponda con alistamiento
alistamiento del Farmacia/
10. lo formulado. Los hallazgos serán de carro de
carro de Químico
registrados en el formato “Evaluación medicamentos
medicamentos Farmacéu FM.01.PR.05.
alistamiento de carro de medicamentos” y FT.03
tico
se tomarán las acciones respectivas para
minimizar los errores.
Realizar la entrega de los medicamentos
Auxiliar uno a uno por paciente al Jefe de
Entregar
11. de enfermería, informando el nombre del
medicamentos
Farmacia paciente, el medicamento, la forma
farmacéutica, concentración y cantidad.
Recibir los medicamentos previa revisión
de la historia clínica y actualización de las
Recibir Enfermer tarjetas de medicamentos, verificando
12.
medicamentos a contra éstas el nombre del paciente, del
medicamento, forma farmacéutica,
concentración, cantidad y estado.
Firmar el documento de despacho con
Firmar Enfermer
13. nombre y apellido claro, como soporte de
despacho a
conformidad de la entrega.
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Despachar en sistema y realizar la entrega

Despacho y una vez solicitado el dispositivo médico por
Auxiliar
entrega de enfermería. Firmar al final el documento de
14. de
Dispositivos despacho con nombre y apellido claro de
Farmacia
médicos quien recibe, como soporte de
conformidad de la entrega.
Auxiliar
Archivar Archivar los despachos firmados, como
15. de
entrega soporte para futuras aclaraciones.
Farmacia
Revisar Proceder a subsanar deficiencias en la
Auxiliar
despachos entrega, bien sea medicamentos
16. de
pendientes o pendientes o cambios de terapia una vez
Farmacia
parciales se termina la dispensación.
Cotejar lo entregado, administrado y
Decide y realiza Devolución en
existencias, decidir hacer devolución.
devolución de físico de
Realizar solicitud de devolución por
medicamentos Enfermer insumos y
17. sistema y/o físico en”Devolución en físico
y/o dispositivos o Jefe medicamentos
de insumos y medicamentos”
médicos a FM.01.PR.05.
(FM.01.PR.05.FT.02) y llevar los FT.02
farmacia
productos a farmacia
Recibir la devolución física, realizar
inspección del producto en la cual se
verifica como mínimo fecha de
vencimiento, integridad del producto,
estado de las etiquetas, en caso de
productos de refrigeración se debe
Rótulo
Auxiliar verificar que se cumpla con la cadena de
Recepcionar Rechazado
18. de frío. FM.01.PR.04.
devolución
farmacia FT.04
En caso de que algún producto se
encuentre deteriorado, averiado o vencido,
se debe informar al coordinador de
farmacia sobre los hallazgos e identificar el
producto con el rótulo de “RECHAZADO” y
ubicarlo en el área de cuarentena.
Registra en el
Auxiliar Autorizar en sistema la solicitud de
sistema la
19. de devolución (o hacer devolución directa),
devolución,
farmacia imprimir soporte y firmar a conformidad.
imprime y firma
Tomar el soporte de la devolución y los
productos en caso de que no sea posible Rótulo
Auxiliar
Devoluciones realizar dicha devolución en el sistema, Rechazado
20. de FM.01.PR.04.
extemporáneas revisar la integridad de los mismos (según
farmacia FT.04
lo descrito en la actividad No. 18) y
almacenarlos en el área destinada para tal
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fin a la espera de realizar el ingreso en el

sistema.
En caso de que algún producto se

encuentre deteriorado, averiado o vencido,
se debe informar al coordinador de
farmacia sobre los hallazgos e identificar el
producto con el rótulo de “RECHAZADO” y
ubicarlo en el área de cuarentena.
Antes de terminar su turno, debe realizar el
conteo de los productos a su cargo. En Conteos
Realizar Auxiliar
caso de encontrar diferencias debe Productos
21. conteos de
realizar las acciones necesarias para FM.01.PR.05.
aleatorios farmacia FT.04
justificarlas o subsanar los errores
cometidos.
7. MODELO CONCEPTUAL
PROCEDIMIENTO PARA LA DISTRIBUCIÓN INTRAHOSPITALARIA DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS
Regente de Farmacia/
Médico Enfermera Jefe Auxiliar de Farmacia Enfermera
Químico Farmacéutico
Dispensar en el
INICIO sistema unidades
requeridas
Generar solicitud
Generar Fórmula Verificar si el
dispositivos
médica medicamento se
médicos
encuentra en el
listado básico de la
institución
SI ¿Sí se
1 encuentra en
el listado
básico?
NO
Informar a la Jefe
de Enfermería de
turno los pasos a
2
seguir para poder
adquirir el
medicamento
Fase
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Despachar en
1
sistema
Devolución de
medicamentos por
alta del paciente
Marcación carro
de medicamentos
Alistar
medicamentos
Revisar el
Alistar despacho
alistamiento del
de productos de
carro de
cadena de frío
medicamentos
Entregar Recibir
medicamentos medicamentos
Despachar y
entregar de Firmar despacho
Dispositivos
médicos
Archivar entrega
Decide y realiza
devolución de
Revisar despachos
medicamentos y/o
pendientes o
dispositivos
parciales
médicos a
farmacia
Recepcionar
devolución
Registrar en el
sistema la
devolución,
imprimir y firmar
SI ¿Es posible
3 realizar dicha
devolución?
NO
4
Fase
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Fecha Edición:
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Tomar el soporte de
la devolución y los
productos,
almacenarlos en el
área destinada para
tal fin a la espera de
realizar el ingreso en
el sistema.
Realizar el conteo de
3 los productos a su
cargo
SI
¿Encontró
diferencias ?
NO
FIN 2
Realizar acciones
necesarias para
justificarlas o
subsanar los errores
cometidos
Fase
8. ROLES
Auxiliar de farmacia:
Dispensar y despachar el pedido, entregar medicamentos e insumos, recepcionar devoluciones.
Regente de farmacia:
Mantener las existencias de los medicamentos y dispositivos en su punto óptimo, de tal manera
que se garantice la oportunidad de la farmacoterapia.
Coordinador de farmacia:
Velar por el cumplimiento en su totalidad del procedimiento.
Es responsabilidad de todo el personal de farmacia ejercer control sobre los medicamentos

solicitados por el médico tratante y dispensados por la farmacia, de esta manera se garantiza la
racionalidad, oportunidad y pertinencia de cada solicitud y entrega.
9. INDICADORES
Código:
SF.01.PR.05
Fecha Edición:
2020.06.03
Página: 11 de 12
% Despachos entregados sin demoras (Oportunidad en la entrega de medicamentos)

% Despachos entregados completos
% Medicamentos dispensados incluidos en el Listado básico
10. ANEXOS
CÓDIGO TÍTULO RESPONSABLE

Orden médica para prescribir
FM.01.PR.05.FT.01 Médico
antibióticos
Devolución en físico de insumos y Jefe de enfermería /
FM.01.PR.05.FT.02
medicamentos Auxiliar de farmacia
Evaluación alistamiento de carro de Regente de farmacia /
FM.01.PR.05.FT.03
medicamentos Químico Farmacéutico
FM.01.PR.05.FT.04 Conteos Productos Auxiliar de farmacia
Orden médica para prescribir

FM.01.PR.05.FT.05 Médico
antibióticos servicio de pediatría
11. DESCRIPCIÒN INTERACCIÒN PROCESOS
ENTRADA APOYO SALIDA

• Consulta externa • Consulta externa
• Hospitalización • Hospitalización
• Cirugía • Cirugía
• Urgencias • Urgencias
• Unidad de cuidados • Enfermería • Unidad de cuidados
intensivos neonatal intensivos neonatal
• Unidad de Cuidados • Unidad de Cuidados
Especiales Especiales
• Obstetricia • Obstetricia
Código:
SF.01.PR.05
Fecha Edición:
2020.06.03
Página: 12 de 12
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Nombre: María Margarita Nombre: María Leonor Nombre: Martha Patricia
Rojas Rengifo Romero
Cargo: Coordinadora de Cargo: Subdirectora Médica Cargo: Subdirectora

Farmacia Aseguramiento de Calidad
Firma: Firma: Firma:

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El procedimiento empieza cuando el médico tratante, de acuerdo a la evolución del estado de

Distribución intrahospitalaria de medicamentos y dispositivos médicos: Es el proceso que

Clases de distribución intrahospitalaria: La distribución intrahospitalaria de medicamentos y

Las formulas médicas deben contener como mínimo:

1. Nombre del Prestador de Servicios de Salud o Profesional de la Salud que prescribe,

Algunas consideraciones fundamentales:

• Para la formulación de medicamentos o dispositivos médicos no contemplados en el PBS,

digitación de estos productos. Se entregarán de acuerdo a los acuerdos de servicio

Son obligaciones del dispensador las siguientes:

1. Verificar que la prescripción esté elaborada por el personal de salud competente y

1. Adulterar o modificar en cualquier forma la prescripción.

En el servicio farmacéutico esta prohibida formulación y la realización de actividades de asesoría

SERVICIO FORMULACION ENTREGA

Urgencias (Observación) Hasta 12 pm 3pm

En caso de que se requiera en los servicios asistenciales medicamentos o dispositivos médicos

En el momento de la dispensación, el auxiliar de farmacia tendrá en cuenta el listado básico de

Después de alistar el carro de medicamentos, una vez a la semana, el Químico Farmacéutico o

Con el fin de garantizar la seguridad y oportunidad de los medicamentos, se tendrán en cuenta

fuente de información el “Despacho de

Tomar el documento de despacho y alistar

Despachar en sistema y realizar la entrega

fin a la espera de realizar el ingreso en el

En caso de que algún producto se

PROCEDIMIENTO PARA LA DISTRIBUCIÓN INTRAHOSPITALARIA DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS

PROCEDIMIENTO PARA LA DISTRIBUCIÓN INTRAHOSPITALARIA DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS

PROCEDIMIENTO PARA LA DISTRIBUCIÓN INTRAHOSPITALARIA DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS

Es responsabilidad de todo el personal de farmacia ejercer control sobre los medicamentos

% Despachos entregados sin demoras (Oportunidad en la entrega de medicamentos)

CÓDIGO TÍTULO RESPONSABLE

FM.01.PR.05.FT.04 Conteos Productos Auxiliar de farmacia

Orden médica para prescribir

11. DESCRIPCIÒN INTERACCIÒN PROCESOS

ENTRADA APOYO SALIDA

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Cargo: Coordinadora de Cargo: Subdirectora Médica Cargo: Subdirectora

Firma: Firma: Firma:

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