1.1.

Fundamentos de auditoría administrativa

Es importante señalar que actualmente la administración requiere ser más eficiente y efectiva en su proceso
administrativo, logrando con esto ser más congruente con la adecuada toma de decisiones de una empresa.
Por tanto, es elemental que comprendas el contexto de la auditoría administrativa para que entiendas su
significado y su campo de aplicación en el contexto de las exigencias de un ambiente competitivo dentro del
mundo de las PyME.

De esta manera, en la auditoría administrativa es necesario aplicar el enfoque del proceso administrativo,
basado en las funciones administrativas de una empresa, tales como son la planeación, organización,
integración, dirección y control. Para los grandes expertos en el estudio de la auditoría utilizan diversas
terminologías para referirse a ella, por lo que en este tema identificarás esas definiciones, su proceso y etapas
contribuyendo a establecer al logro del análisis de los fundamentos de la auditoría administrativa actual en las
PyME.

Una auditoría se dice que es un proceso independiente, sistemático y documentado para obtener un tipo de
evidencia y evaluarlas de manera objetiva, a fin de determinar el alcance con el que se satisface el criterio de la
auditoría. Estas auditorías se realizan con la finalidad que den información sobre la aplicación de su proceso
que se implanto en una organización que maneja un proceso administrativo. Al paso del tiempo grandes
autores han intervenido en el análisis de esta actividad administrativa, tal es el caso de Enrique Benjamín
Franklin y Alfonso Amador Sotomayor que realizan importante aportación, en donde Franklin hace mención que
la auditoría administrativa abarca una revisión de los objetivos, planes y programas de la empresa; su
estructura orgánica, nivel jerárquico y calidad de los recursos humanos y materiales; programas de
capacitación y adiestramiento; división de actividades y supervisión; existencia y aplicación de manuales de
organización; desconcentración y simplificación administrativa; mecanismos de autoevaluación; y a su vez
Sotomayor establece que son Funciones, sistemas, procedimientos y controles; las instalaciones y el medio en
que se desarrolla, en función de la eficiencia de operación y el ahorro en los costos.

El resultado de la auditoría administrativa, es una opinión sobre la eficiencia administrativa que se desarrolla en
una organización, asimismo, es una acción utilizada para verificar, evaluar y promover el cumplimiento y a
apego a los factores o elementos del proceso administrativo, evaluando la calidad de la administración es su
conjunto. Paralelamente Sotomayor (2008) menciona que la auditoría administrativa representa la conjunción de
una técnica de control ya existente (la auditoría) y una disciplina que se inicia formalmente y que continua
desarrollándose con nuevos enfoques (la administración).
Una vez contextualizada la auditoría administrativa, al haber analizado y estudiado la lectura anterior, ahora es
necesario estudiar el perfil de quien aplica la auditoría, el auditor posee una formación académica especializada
en donde participan profesionistas tales como contadores, administradores, economistas u otros profesionales
afines. Pero cabe señalar que son los administradores los que generan cualidades tales como: personales, de
experiencia (competencia profesional) en las empresas sobre la responsabilidad profesional (objetividad,
integridad, confidencialidad, diligencia, compromiso honestidad, imparcialidad) independencia de criterio,
conocimiento, multidisciplinario y el termino de todo profesionista la ética. Basados en estas cualidades y el
perfil de quien debe auditar, es el licenciado en Gestión y administración de pequeñas y medianas empresas
quien planeará, aplicará, ejecutará la auditoria administrativa en una PyME.

De acuerdo con el análisis anterior, Sotomayor (2008) establece que el objetivo general al aplicar una auditoría
administrativa es el de evaluar la efectividad de las operaciones desarrolladas en la organización a efecto de
contrarrestar las diferencias e irregularidades existentes o, en su caso, apoyar las prácticas de trabajo que son
llevadas a cabo en forma apropiada y diligente. Así, el auditor realiza labores de prevención, supervisión,
adecuación y corrección, según sea el caso, para impulsar la adhesión a los lineamientos normativos
establecidos por la administración.
Tomando en cuenta lo antes expuesto sobre las características de un auditor, en las que se determina la
importancia en el proceso de decisión al aplicar la auditoría administrativa, en virtud de que es en el que recae
la responsabilidad de la conceptualización y ejecución de la auditoría administrativa logrando con ello mejores
resultados necesarios para generar un desempeño eficiente y efectivo de las estructuras en las pequeñas y
medianas empresas.

Para ilustrar mejor la aplicación de la auditoria administrativa, se presenta un caso real, denominado:
Farmacia San Carlos: Un caso de auditoría administrativa.

El análisis de esta lectura te permitirá entender mejor la importancia de aplicar una auditoría administrativa en
la empresa, en especial las pequeñas y medianas para un buen funcionamiento y logro de resultados positivos
para lograr una exitosa incursión en el mercado.

En conclusión la auditoría administrativa se determina como una disciplina porque es una actividad funcional y
técnica porque representa un proceso sistematizado que examina, revisa, analiza e informa respecto a la
operación del proceso administrativo de cualquier tipo de empresa. Es por eso, que en la actualidad es
necesario realizar este tipo de análisis para examinar y apegarse a lineamientos y controles establecidos o por
establecer en una estructura que busca mejora continua.

Por lo que la auditoría administrativa señala que está compuesta por dos componentes, como es la auditoría y
la administración, esto hace que en una empresa genere una acción propositiva logrando con ella eficiencia,
eficacia, productividad y calidad. Por lo que en el siguiente tema se integra la ejecución de la auditoría
administrativa que hará que esta acción propositiva se desarrolle.

1.2. Etapas de Ejecución de Auditoría

Una vez que has revisado el alcance de la auditoría administrativa y las características del auditor es necesario
identificar las áreas de ejecución de la auditoría y esto se logra previo a la elaboración del plan de auditoría, se
debe investigar todo lo relacionado con la entidad a auditar, para poder elaborar el plan en forma objetiva. Este
análisis debe contemplar: su naturaleza operativa, su estructura organizacional, giro del negocio, capital,
estatutos de constitución, disposiciones legales que la rigen, sistema contable que utiliza, volumen de sus
ventas, y todo aquello que sirva para comprender exactamente cómo funciona la empresa PyME. Para el logro
del conocimiento y comprensión de su ejecución se deben establecer diferentes mecanismos o técnicas que el
auditor deberá dominar y estas son: visitas al lugar, entrevistas y en cuestas, análisis comparativos de Estados
financieros, análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas), análisis Causa-Efecto o
Espina de Pescado, el objetivo y alcance de la auditoría, con la intención de informar a la gerencia sobre el
estado real de la empresa, o si es por cumplimiento de los estatutos que mandan efectuar auditorías
anualmente a estructuras, en todo caso, siempre se cumple con el objetivo de informar a los socios, a la
gerencia y resto de interesados sobre la situación encontrada, esto es para que sirvan de base para la toma de
decisiones.

Para el autor Alfonso A. Sotomayor (2008) comenta que en la auditoría administrativa existen etapas bien
definidas, que permiten llevar acabo esta actividad de manera estructurada y sistematizada. Dentro de las
etapas se encuentra la planeación, el desarrollo, la elaboración del informe y seguimiento, desempeñando
en ellas tareas específicas, las cuales son necesarias para para efectuar con eficiencia y eficacia las
actividades de evaluación.

El alcance de dicha auditoría tiene que ver por un lado, con la extensión del examen, es decir, si se van a
examinar todo el proceso administrativo, en su totalidad, o solo uno de ellos, o una parte de uno de ellos, o
más específicamente el proceso en sí, el análisis preliminar reviste de vital importancia porque de su resultado
 se comprenderá la naturaleza y extensión del plan de auditoría y la valoración y oportunidad de los
procedimientos a utilizarse durante su evaluación. Otro aspecto es la correcta planeación específica de la
auditoría. Para la auditoría que se va a practicar, se debe elaborar un plan. Este plan debe ser técnico y
administrativo.

El plan administrativo debe contemplar todo lo referente al personal que conformarán los equipos de auditoría,
horas hombres, honorarios y cronograma de actividades, en la elaboración de programa de auditoría cada
miembro del equipo debe tener en sus manos el programa detallado de los objetivos y procedimientos de
auditoría que corresponden al logro de esos objetivos planteados. Es decir, debe contener dos aspectos
fundamentales: objetivos de la auditoría y procedimientos a aplicar durante el examen de auditoría. En la etapa
de desarrollo es donde se realiza formalmente la ejecución de la auditoría, donde se lleva el trabajo de campo,
aplicando las técnicas, efectuando estudios y análisis de la información, así como la detección de los hallazgos.
La fase de ejecución viene a ser el centro de lo que es el trabajo de auditoría, donde se realizan todas las
pruebas y se utilizan todas las técnicas o procedimientos para encontrar las evidencias de auditoría que
sustentarán el informe de auditoría.

De acuerdo con Juan Ma. Madariaga Gorocica (2004) menciona que los elementos de la fase de ejecución
Son:

● Evidencias de Auditoría.
● Hallazgos de Auditoría.
● Las Pruebas de Auditoría.
● Papeles de Trabajo.
● Técnicas de Muestreo.

Con estos elementos se determina la obtención de la información necesaria para el informe la cual se
caracteriza por su calidad, claridad, oportunidad y eficiencia, quedando establecidas de manera concreta la
situación evaluada y las recomendaciones de solución. Es cuando, en esta parte se efectúa la labor de verificar
que se cumplan con las recomendaciones presentadas en el informe derivadas de la auditoría administrativa,
dicho seguimiento debe de ser programado estipulando al personal idóneo con base en su conocimiento
técnico, la forma de su desempeño, su discreción y ética.
Dicha actividad es necesaria realizarse con calidad en su preparación, por lo que es útil para localizar las
mejoras en las áreas administrativas, operativas y lograr con ella la eliminación de las deficiencias y
desviaciones encontradas en la auditoría.
De acuerdo con Juan Ma. Madariaga Gorocica (2004) el desarrollo de La práctica de la
Auditoría se divide en tres fases:

1 Planeación

2 Ejecución
 3 Informe
En estas fases se establecen las relaciones entre auditores y la PyME, para determinar alcance y objetivos.
Se hace un bosquejo de la situación de la entidad, acerca de su organización, sistema administrativo,
controles internos en el proceso administrativo, estrategias y elementos que le permitan al auditor elaborar
las fases de ejecución en el programa de auditoría que se llevará a efecto en la auditoría administrativa.

En síntesis la práctica de una auditoría administrativa hace que su realización sea constructiva y que su
finalidad permita tomar decisiones que sirvan para tomar mejoras evaluando la efectividad de las operaciones
desarrolladas en la organización a efecto de contrarrestar las deficiencias e irregularidades existentes.
Apoyado por la primera etapa del proceso de auditoría, la planeación; la cual hace posible encausar la
evolución de la auditoría con orden, rapidez y seriedad para asegurar el éxito del plan de auditoría.

Por lo que la planeación siendo la etapa inicial de la auditoría administrativa traza una directriz que determina
el curso de acción para que se desarrollen y culminen las actividades con eficiencia. Esto le da una visión al
auditor de la forma en la que se llevara acaba la auditoría administrativa. Por lo que en el siguiente tema se
integra el proceso de la auditoría administrativa.

1.3. Proceso de auditoría

En la auditoría administrativa, se debe de tomar en consideración las etapas que hacen posible la generación de
esta auditoria, desde su planeación, metodología, su ejecución, informe y seguimiento. Con estas actividades, el
proceso de la auditoria se desarrollara de manera clara y cronológica en su aplicación.

Este proceso inicia al considerar a la planeación en la auditoría, como la función donde se define el desarrollo
cronológico de las actividades encaminadas dentro de los programas, así como la determinación del tiempo
requerido para el desarrollo de cada una de sus etapas. La finalidad de la planeación consiste en poder prever,
anticipadamente a la acción, todos aquellos factores que se requieran y que por ausencia de éstos no limiten el
curso de acción a seguir en pro de los objetivos esperados.

En la planeación, el auditor debe considerar entre otros, los siguientes puntos de acuerdo con Juan Ma.
Madariaga Gorocica (2004):

● Características particulares de la empresa.

● Finalidad de los trabajos
● Secuencia de su desarrollo
● Estimación de tiempos, para estimación de cada trabajo
● Determinación del personal que intervenga
● Determinación de las técnicas que se utilizarán
● Determinación de medios materiales
● Determinación del apoyo que el organismo social proporcionará.

En donde dicha información se captará por medio de los manuales de organización y operación, catálogo de
formas, proyectos, fundamento legal que norme y regule el desarrollo del trabajo, planes y programas,
informes emitidos, todo esto con el objeto de contar con elementos que, además de dar un conocimiento
general de la PyME a auditar, y a su vez sirvan de base para la elaboración del programa específico de
revisión por parte del auditor.

Es importante que se considere que el personal cuente con capacidad, criterio y madurez para observar y
analizar los problemas que se piensan encontrar al auditar, llegando con ello a establecer exámenes que
prácticamente es donde da comienzo la auditoría, puesto que se inicia con la ejecución de los programas para
obtener la información necesaria de las áreas sujetas al estudio.

El examen se inicia con la presentación que debe hacer el responsable de la auditoría, del personal que
participará en la auditoría, planteando el objetivo y alcance. En la presentación debe hacerse especial énfasis
en los fines y aspectos constructivos de la auditoría, con ello indicando que el resultado que arroje la revisión y
observación, será en beneficio del área auditada o como se le conoce área de oportunidad.
En esta etapa (examen) es en donde se aplican las técnicas de investigación (encuesta de opinión,
cuestionarios y observación directa), para la captación y análisis de la información, documentación, formas y
aspectos operativos, a saber. Basados en la verificación y en la observación de los datos encontrados.

Terminada la investigación de acuerdo con Juan Ma. Madariaga Gorocica (2004), el auditor procederá a
formular sus conclusiones, atendiendo el siguiente orden en forma de evaluación:

1. Concentración de los datos obtenidos en la investigación.

2. Clasificación de los datos.
3. Evaluación de resultados.

4. Determinación de la solución.
5. Concentración de los datos
obtenidos en la investigación.

Además, el auditor procederá a hacer una recopilación de todos aquellos datos contenidos en las
informaciones escritas o verbales que le fueron proporcionadas, así como los papeles de trabajo elaborados en
las investigaciones efectuadas, a fin de proceder en su clasificación. La clasificación de los datos, tiene por
objeto facilitar el mecanismo para proceder a la evaluación de resultados, por lo que el auditor procederá a
agruparlos de tal manera, que le sirvan de guía para formular sus conclusiones y valoración de los resultados,
así como sus apreciaciones personales, serán los determinantes para que el auditor haga una justa evaluación
de las situaciones y problemas investigados, logrando identificar los problemas importantes y que,
mediáticamente, merecen mayor atención para una correcta solución.

Las observaciones y recomendaciones son la parte esencial del trabajo del auditor, por lo que debe tener
presente que al emitir sus apreciaciones y comentarios, contrae una responsabilidad, ya que éste puede
repercutir positiva o negativamente en el resultado de la información presentada, dicha información es
presentada en un Informe; que es la narración escrita o verbal sobre los resultados que se obtienen de un
encargo.
Por otra parte, el informe escrito es prácticamente una prueba de sus sugerencias, acuerdos tomados o
resultado de su trabajo, la presentación y contenido del informe debe reunir, entre otros los siguientes requisitos
de acuerdo con Juan Ma. Madariaga Gorocica (2004), señala que debe contener lo siguiente:

Debe estar redactado en forma sencilla, clara y

1 precisa.

Las conclusiones deben estar apoyadas con

2 argumentos razonados y convincentes,
motivando la acción correspondiente.

Debe estar escrito con limpieza y en papel

3 adecuado.

El informe, según el caso, deberá acompañarse

4 de todos aquellos documentos
formulados como resultado de los
trabajos.

De acuerdo con lo anterior Sotomayor (2008) establece que el plan de auditoría debe ser revisado por el
responsable asignado para la ejecución de la auditoría administrativa y a su vez aprobado. El contenido de la
información requerida de la empresa es:

 Datos de la empresa o área a ser auditada.

 Los objetivos y alcance de la auditoría
 Identificación de las personas
involucradas con responsabilidad
directa del personal a contactar.
 La identificación de los documentos de
referencia del proceso administrativo.
 Identificación de los miembros del grupo auditor.
 La fecha y el lugar de realización de la auditoría.
 La fecha estimada y la duración para cada actividad
  Programación de las reuniones a
realizarse con la administración del
auditado.
 Requisitos de confiabilidad.
 Fecha d emisión y distribución del informe.

Al determinar la información requerida, el alcance de la auditoría tiene que estar bien definido durante la fase de
planeación, con la finalidad de precisar las áreas que serán auditadas, sus documentos y requisitos, esto para
determinar la planeación de la auditoría administrativa.

La auditoría debe comenzar con una reunión inicial de trabajo del equipo auditor, especificando a
metodología de la auditoría, así como cualquier arreglo administrativo necesario para su ejecución. De
acuerdo con lo anterior Sotomayor (2008) señala el programa de trabajo para la práctica de una auditoría
administrativa, debe contener lo siguiente:

a. Definición del estudio a desarrollar.

b. Diagnóstico administrativo.

 Elaboración del programa de diagnóstico.

 Aprobación del programa.
 Desarrollo del diagnóstico.

c. Definición del objetivo.

d. Alcance específico de la auditoría.

e. Determinación del personal necesario.

f. Programación del tiempo estimado.

g. Definición de las técnicas y herramientas a utilizar.

h. Aprobación del programa de auditoría.

En su planeación y ejecución la auditoría administrativa proporciona a los directivos de una organización un

panorama sobre la forma como se hará la auditoría y cómo está siendo administrada por los diferentes niveles
jerárquicos y operativos, señalando aciertos y desviaciones de aquellas áreas cuyos problemas administrativos
revelados exigen una mayor o pronta atención.

En resumen, el programa de trabajo constituye un documento formal que utiliza el auditor como una guía
metodológica en la realización de sus actividades por lo que se requiere de un seguimiento que permite
corroborar que las actividades se apeguen a la auditoría administrativa y verifiquen su avance. Por tanto, es
importante que el auditor conozca el programa de trabajo de la auditoría en su contenido, aplicación y
presentación.

El programa de auditoría administrativa establecerá una relación con cada uno de las áreas de las PyME
con la finalidad de llevar a cabo una secuencia lógica y una buena presentación de las etapas y del
proceso de auditoría administrativa.

Para la comprensión, análisis y su revisión. Lee el “Capítulo 6: Programa de trabajo”, del libro Auditoría
administrativa de Alfonso Amador Sotomayor, para revisar los argumentos del autor respecto a las
consideraciones que hace sobre el programa de trabajo de auditoría, considerando que una programación de
auditoría adecuada, es el aspecto más importante para la realización de una auditoría.

Para finalizar, la auditoría es un proceso independiente, sistemático y documentado para obtener un tipo de
evidencia y evaluarlas de manera objetiva, a fin de determinar el alcance con el que se satisface el criterio de
una auditoría, y en este caso la auditoría administrativa.

2.1. Metodología de la planeación

Como se mencionó en la unidad uno, la auditoría administrativa es importante ya que representa el
camino indicado para guiar las acciones de la misma y la alternativa de brindar a una organización los
elementos de juicio idóneos para transformar las experiencias en conocimiento, así como, es una
oportunidad para evaluar estratégicamente el desempeño de manera crítica y objetiva, fortalecer las
capacidades distintivas y crear las condiciones para un crecimiento sostenido, también, es importante
reflexionar que la metodología es consistente al considerar las sugerencias, entrevistar antes de la
ejecución de la misma, especificando el tiempo que comprenderá la revisión, cuando en la auditoría de
seguimiento se detecten nuevas irregularidades, se deberá ampliar el alcance de los procedimientos
de dicha auditoría en las pequeñas y medianas empresas.

De esta manera, en la metodología de la planeación es necesaria debido a que proporciona un

panorama administrativo general del organismo social que se audita, señalando el grado de
efectividad con que opera cada una de las unidades administrativas.

Actualmente, la tarea en la metodología al aplicarla el profesional de la administración, consiste en

determinar las ineficiencias existentes, elevar soluciones y prestar colaboración a la empresa para ser
más efectiva. Por lo que el autor Rodríguez Valencia, (2005: 295-296) propone una serie de
actividades en un método tales como:

 Estudio preliminar.
 Planeación de la auditoría administrativa.
 Investigación y examen de los elementos.
 Análisis y evaluación de la información obtenida.
 Informe de auditoría administrativa.
 Implantación de las recomendaciones.

Los autores que han intervenido en el análisis de esta actividad administrativa, tal es el caso de
Enrique Benjamín Franklin y Alfonso Amador Sotomayor que realizan una importante aportación a la
metodología de la auditoria administrativa, en donde Franklin (2007:74) hace mención que la
metodología de la auditoria administrativa tiene el propósito de servir como marco de actuación para
que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y
sistemática, se unifiquen criterios y se delimite la profundidad con que se revisaran y aplicaran los
enfoques de análisis administrativos para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados.

En consecuencia, para llevar a cabo una auditoria administrativa es necesario contar con un marco
metodológico que oriente las acciones a aplicar en las etapas que señale el auditor para que se
cumpla su finalidad y ejecución de la auditoria.

Y a su vez Sotomayor (2008) establece que en los factores a revisar y fuentes de información una vez
obtenida dicha información (recopilación y registro de datos), ésta deberá ser sometida a un
procedimiento de análisis para conocer la eficiencia con que la empresa ha logrado o está logrando sus
objetivos, y además permita descubrir las “causas” que impiden la operación normal de un sistema, un
procedimiento, un método de trabajo, provocando con esto una reducción de su eficiencia. El análisis
provee una descripción ordenada de los datos, con el fin de someterlos a un examen crítico que a su
vez permita conocer en todos sus aspectos y detalles el objeto al cual se aplica el estudio de auditoría
administrativa, y que conduzca este esfuerzo a diagnosticar los problemas administrativos.

Otro autor, también apegado al manejo y diagnóstico de las empresas coinciden con soto mayor y
Franklin, es Rodríguez valencia (2005:296). Que el menciona que el proceso del estudio de auditoría
administrativa conduce a diagnosticar los problemas administrativos, los cuales abarca la siguiente
secuencia de pasos.

 Conocer el hecho o situación que se analiza.

 Describir ese hecho o situación.

 Descomponerlo a fin de conocer todos sus detalles y aspectos.

 Examinarlo críticamente y comprender cada elemento.

 Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación elegido.

Hacer comparaciones y buscar analogías o discrepancias con otros hechos.

 Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerado

individualmente y en conjunto; tomando en cuenta que los fenómenos
administrativos no se comportan en forma aislada y por sí solos, sino que
son también producto de las circunstancias del ambiente que los rodea.

 Identificar y explicar las diferencias y sus causas con el fin de resolverlas; esto
es, formular un diagnóstico de la situación.

 Uno de los factores más importantes para el trabajo del consultor, y del cual
depende su éxito, es que el personal participante esté preparado para prestar el
servicio que se compromete a dar, ya que, cuando el servicio es el adecuado
para el cliente, este tenderá a utilizar la consultoría en nuevas áreas haciendo
una extensión del servicio contratado.

 Los objetivos de la auditoría administrativa son: proporcionar un panorama

administrativo general de la empresa que se audita, señalando el grado de
efectividad con que opera cada una de sus funciones (compras, venta,
personal, etc.) que la integran. Asegura mejores resultados, ayudando a la
dirección a lograr y mejorar la posición de la empresa.
En consecuencia, lo anterior determina que la preparación del proyecto de auditoria administrativa
comprende la tarea de integrar un número de elementos que el auditor administrativo debe tener
presente aun durante el análisis preliminar; de otro modo podrá verse en dificultades, desde los puntos
de vista personal y fecha de terminación del trabajo. Por lo tanto, es importante hacer énfasis en el
diagnostico preliminar, sus fuentes de información ya que proporciona una evaluación cuantificada de
la eficiencia con la que cada órgano de la institución desarrolla sus funciones administrativas y las
diferentes etapas del proceso administrativo, señalando las áreas cuyos problemas exigen una mayor
atención de parte de la dirección de la PyME en estudio.
Para la comprensión y análisis, lee el Capítulo 3: Metodología de la auditoría administrativa del
libro auditoria administrativa: Gestión estratégica del cambio de Enrique Benjamín Franklin,
pág. 75-82; para revisar los argumentos del autor respecto a las consideraciones que hace sobre las
metodología de la auditoria en los factores y fuentes , investigación preliminar y diagnósticos
administrativo.
Tomando en consideración lo expuesto en esta lectura, la planeación de su metodología y las fuentes
de información, así como, sus estudios preliminares, estas representan las instancias internas y
externas que el auditor recurrirá para captar la información que se registrará en los documentos y
papeles de trabajo. Todo esto basado en la magnitud o grado de complejidad de la auditoria.

Por lo que la importancia en el diagnóstico, radica en que es un mecanismo de estudio y aprendizaje

toda vez que fundamenta y transforma las experiencias y los hechos en conocimiento administrativo,
que permite evaluar tendencias y situaciones para formular una propuesta interpretativa, o modelo
analítico de la realidad. El diagnóstico administrativo puede convertirse en la ventaja competitiva
porque con base a los parámetros se puede definir lo que se puede mejorar en las pequeñas y
medianas empresas, brindando en forma más aplicada la confianza de llevar acabo cada una de las
actividades en apoyo a la administración como lo es la auditoria administrativa.

En conclusión la metodología de la planeación consiste en determinar en el proceso de la auditoria las

ineficiencias existentes, elevar soluciones y prestar colaboración a la empresa para ser más efectiva,
por lo que el marco metodológico representa el camino indicado para guiar las acciones de una
auditoría administrativa, presentando alternativas que brinden a una empresa elementos esenciales
tales; como la evaluación estratégica del desempeño, el fortalecimiento de capacidades distintivas, la
creación de condiciones necesarias para un crecimiento sostenido.

Unidad 2. Metodología de la auditoría administrativa

En el próximo tema estudiará la instrumentación de la auditoría administrativa.

2.2. Instrumentación de la Auditoría Administrativa

Una vez que has revisado la metodología de la planeación es importante resaltar la necesidad en la
instrumentación de la auditoria administrativa, esta a su vez, busca como recopilar información a través
de técnicas de recolección como la observación directa, el acceso a redes de información, entrevistas y
cuestionarios. Generando estas escalas de mediciones o indicadores que representan aspectos de
medición, así también los papeles de trabajo del auditor, las evidencias que sustentan los hallazgos
encontrados en la auditoría y la supervisión del trabajo realizado.
 Para efectuar una auditoría en una pequeña o mediana empresa, es necesario crear procedimientos
asociados a la auditoria y la documentación necesaria para respaldar la opinión del auditor
administrativo. Respecto a la revisión del control interno, la auditoría tradicional (financiera) centra su
atención en el control financiero, sin embargo, para la auditoría administrativa asume mayor
importancia el control administrativo y el auditor verificará mediante instrumentos si la dirección está
obteniendo información pertinente a las decisiones y acciones que debe emprender.

Para el autor Sotomayor (2008) comenta que esto requerirá un análisis extenso de las necesidades de
información con el fin de evaluar la eficacia del sistema existente para satisfacerlas. Por tanto, todos los
procedimientos asociados con la auditoría administrativa implicarán un aumento considerable en el
tiempo dedicado a la evaluación de sus procesos, incluirán el uso de cuestionarios bien estructurados y
definidos, una mayor confianza en las entrevistas con gerentes, y requerirán un estudio afondo del
sistema de información.

En la práctica se pueden combinar dos o más técnicas de auditoría, para generar lo que se denomina
procedimientos de auditoría. Franklin (2007:91) hace mención que los procedimientos de auditoría se
definen como: Las técnicas de análisis aplicables a una variable o grupo de hechos, relativos a la
administración, sujetos a examen y evaluación, mediante los cuales el auditor logra fundamentar su
apreciación. La naturaleza de los procedimientos de auditoría, los diversos tipos de organismos
sociales, y concretamente su manera de operar, hacen imposible establecer procedimientos rígidos
para llevar a cabo un examen y una evaluación de tipo administrativo. Por tanto, el auditor deberá
aplicar su criterio profesional y tomar la decisión, de cuál procedimiento de auditoría será el más
indicado y eficiente.

El auditor debe seleccionar aquellos datos que tengan mayor significado en la evaluación del
desempeño de la organización, y exponerlos de una manera fácil de entender, con el propósito de que
los funcionarios puedan hacer uso de ellos.

De acuerdo con Juan Ma. Madariaga Gorocica (2004) menciona que la primera etapa de
instrumentación consiste en recoger información. Es una etapa clave, ya que las conclusiones
deberán basarse en la misma .Los errores de información o información parcial darán como resultado
conclusiones erróneas, en este caso, la búsqueda de información es en lo que difieren las formas de
analizar una situación. En muchas ocasiones, la experiencia del auditor y su buena apreciación
reemplazan integralmente la búsqueda y utilización objetiva. Se debe tener en cuenta que el origen y
las características de la información a utilizar en el análisis son variados, por ejemplo:

 La información externa de la empresa dará el marco de referencia, es decir, indicará las características,
posibilidades y situación particular del medio en que se mueve la PyME.
 La información interna es fundamentalmente de dos tipos: la que ha sido registrada y las experiencias
que han acumulado personas que pertenecen a la empresa. Este último tipo de información deberá
recogerse a través de conversaciones o entrevistas, planeadas y ejecutadas ordenadamente. En
cuanto a la información que existe en forma de registro, se debe analizar su utilidad y cobertura.

Revisa el Capítulo7: Obtención, registro y validación de información, del libro Auditoría

administrativa de Alfonso Amador Sotomayor; para revisar los argumentos del autor respecto a los
puntos vistos anteriormente y las consideraciones que hace sobre utilización de las técnicas de
auditoria, registros de formas de información, diseño y utilización de papeles de trabajo, análisis y
selección de información y observación especifica.
De acuerdo con Juan Ma. Madariaga Gorocica (2004) el desarrollo de instrumentación de la Auditoría
se divide en nueve fases:

 Recopilación de información y las fuentes de información.

 Investigación preliminar.
 Preparación del proyecto de auditoria.
 Diagnostico preliminar.
 Técnicas de recolección.
 Medición.
 Papeles de trabajo.
 Evidencias.

 Supervisión del trabajo.

En lo que es la recopilación de información y sus fuentes de información el acceso a redes de
información permite detectar información operativa o normativa de clientes, socios, proveedores,
empleados, organizaciones del sector o ramo, entre otras. Así como la entrevista consiste en reunirse
con una o varias personas y cuestionarlas, para obtener información este; es la fuente más empleada,
puesto que el entrevistador al tener contacto con el entrevistado, además de obtener respuestas,
puede percibir actitudes y recibir comentarios de dicha entrevista. Para ello, es conveniente observar
los siguientes aspectos:

 Tener claro el objetivo, para lo cual, se recomienda preparar previamente una guía de
entrevista sobre la información que se desea obtener.
 Establecer anticipadamente la distribución del trabajo, esto es, desarrollar un
esquema de trabajo, asignando responsabilidades y determinando las áreas o
unidades a auditar.
 Concertar previamente la cita, para verificar que el entrevistado esté debidamente
listo para preparar la información con el tiempo y la tranquilidad necesaria para
disminuir el margen de error y evitar interrupciones.
 Clasificar la información que se obtenga, en cuanto a la situación real, o la relativa
sugerencia.
 En los cuestionarios, las preguntas deben ser claras y concisas con un orden
lógico, redacción comprensible y facilidad de respuesta evitando recargarlo con
demasiadas preguntas, con esto se obtendrá la información deseada en forma
homogénea que está constituido por series de preguntas escritas, predefinidas,
secuenciadas y separadas por capítulos.
 Las cedulas, se utilizan para captar la información requerida de acuerdo con el
propósito de la auditoría, están conformados por formularios cuyo diseño incorpora
casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupación y división de su contenido para
su revisión y análisis, no obstante si en el curso de la revisión se advierten situaciones
de las que se puedan inferir la existencia de irregularidades, las pruebas deberán
ampliarse hasta conseguir evidencia suficiente.
En la medición, las escalas cumplen la función de garantizar la confiabilidad y validez de la
información que se registra en los papeles de trabajo que posteriormente servirá para
comprobar la veracidad de las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el
informe de la auditoría.

Los papeles de trabajo en una auditoria se utilizan para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su
trabajo de auditoria, por lo que el auditor debe hacerlo en lo que se denomina papeles de trabajo, son
los registros en donde describe las técnicas y procedimientos aplicados en el proceso, las pruebas
realizadas, la información obtenida y las conclusiones alcanzadas para aterrizar los resultados. De
esta manera, proporcionan el soporte principal en donde el auditor habrá de agregar en su informe, las
observaciones, hechos y argumentos para respaldarlo, el auditor debe preparar y conservar los
papeles de trabajo, porque son estos; el testimonio del trabajo realizado y el respaldo de sus juicios y
conclusiones por parte del auditor.

En concreto se debe incluir la identificación de la auditoría, su proyecto, índices, cuestionarios,

cédulas y resúmenes del trabajo realizado, las observaciones recibidas durante la aplicación de la
auditoría. Asimismo las observaciones del desarrollo del trabajo, ajustes y lineamientos para su
presentación e información y facilitar el acceso a su consulta. Por lo que deben estar redactados en
forma clara, ordenada y ser lo suficientemente sólidos y convincentes en sus argumentos para que
cualquier persona lo revise y pueda darle una secuencia y seguimiento al trabajo de auditoria.

Para la comprensión y análisis del tema lee el Capítulo 3: Metodología de la auditoría

administrativa del libro auditoria administrativa: Gestión estratégica del cambio de Enrique
Benjamín Franklin, pág. 82-113, para revisar los argumentos del autor respecto a la recopilación de
información, Técnicas de recolección, la medición, los papeles de trabajo, las evidencias, la
supervisión del trabajo y el examen.

Para resumir, la instrumentación se determina en reunir la información a través de técnicas

de recopilación que ayudan a:

 Que constituyan una prueba del trabajo realizado.

 Sean el punto de apoyo para emitir las recomendaciones que considere
necesarias.
 Sean fuentes de información, a la que se puede recurrir en el momento que lo crea
necesario.
 Sean memorias de experiencia recopiladas.

En el próximo tema estudiará la técnica de análisis e interpretación de hechos

2.3. Técnica de análisis e interpretación de hechos

En la auditoría administrativa, al considerar las técnicas de análisis es hablar de La elección de las

técnicas de análisis administrativo y obedecerá a la factibilidad de su aplicación, como a los estudios
que se van a realizar; a la disponibilidad de tiempo; pero sobre todo, al grado de preparación del
personal con que se cuenta.

De acuerdo con Juan Ma. Madariaga Gorocica (2004) entre las técnicas que por lo común se utilizan
para realizar o auxiliar en el análisis de problemas administrativos, se encuentran las siguientes:
En el enfoque del análisis administrativo, se constituyen los instrumentos necesarios en la auditoría
para complementar las observaciones y evaluarlas, naturalmente la evaluación consiste en analizar,
estudiar y considerar lo examinado; Junto a esto, la auditoria administrativa pretende considerar las
actividades de acuerdo con el grado de eficiencia y llevar con la extensión necesaria el desarrollo de la
auditoría. Además se van a apreciar los resultados de la acción, comparándola con el plan
establecido, causas de las desviaciones y posibles medidas de corrección que permiten nuevos
planes y, por tanto, volver a iniciar el proceso administrativo desde el punto de vista de la participación
individual.

El procedimiento de auditoría para una evaluación administrativa consiste en hacer el análisis de los
cuestionarios generales por áreas y otros procedimientos necesarios, de acuerdo con las
circunstancias hechas por el auditor administrativo, esto es, examinar cuidadosamente la hojas de
análisis, formar un criterio de las mismas y hacer las consideraciones que se saben convenientes
para hacer una evaluación sistemática, de acuerdo con las técnicas de auditoría y principios de la
administración. En el momento de ser creados y puestos en práctica, los sistemas pueden ser
apropiados y funcionar satisfactoriamente; pero al paso del tiempo y debido a los cambios de
importancia que puede experimentar la empresa, siempre habrá necesidad de modificaciones de los
mismos.

Recuerda que cualquiera que sea el tamaño y giro de la empresa, los

procedimientos y funciones deberán ser sometidos a revisión
constante; porque los errores no encontrados a tiempo en los
procedimientos y controles pueden resultar en fuertes pérdidas.

La evaluación constituye un elemento esencial, porque permite conocer la medida y el modo en que se van
alcanzando los objetivos. Esto identifica incongruencias, definiciones, incumplimientos y referencias en el desarrollo
y el resultado de la acciones, esto hace posible adoptar las medidas correctivas a que haya lugar. En un sentido
práctico, la evaluación es la base para la toma de decisiones en la reformulación y actualización de planes y
programas, así como de la elaboración de presupuestos y su ejercicio, conforme a los resultados intermedios y
finales. El papel de la evaluación es confrontar medios con fines, propósitos con realizaciones y es también conocer
la forma en que se alcanzan estos objetivos, es un ejercicio de juicio esencialmente valorativo que sirve de
elementos tanto cuantitativos como cualitativos. La evaluación es útil en la planeación, porque al ser una base para
la toma de decisiones permite la reformulación y actualización de los planes y programas al igual que en la
realización y el ejercicio de los mismos.

Para la comprensión y análisis del tema lee el Capítulo 3. Metodología de la auditoría administrativa del libro
auditoria administrativa: Gestión estratégica del cambio de Enrique Benjamín Franklin páginas 114-115, para
revisar los argumentos del autor respecto a los procedimientos, enfoque del análisis administrativos y formulación
del diagnóstico administrativo.

De acuerdo con lo anterior Sotomayor (2008) establece que es necesario implementar un método mediante el cual
se registren los puntos tratados en la auditoria. Es registrar clasificadamente la información captada y recopilada
de cualquier investigación que se realice. Es por eso, que un principio general que debe tomarse en cuenta, para
registrarse la información, es hacerlo con la debida claridad, para que cualquier persona pueda entenderla. Es
esencial que se obtenga copia de la documentación utilizada en el área auditada.

Terminada la investigación de acuerdo con Juan Ma. Madariaga Gorocica (2004), durante la auditoria,
el auditor podrá auxiliarse de las siguientes herramientas administrativas para su medición tales como:
  Diagrama de flujo
 Organigramas
 Análisis de tiempo
 Muestreo
 Productividad del trabajo
 Métodos de estadística

Por lo que los cuestionarios representan un recurso de medición necesario para que la información sea captada,
aquellos datos indispensables y necesarios de toda la organización es su proceso administrativo, asimismo,
incluyen información general de la organización e información del área o áreas auditar de las etapas del proceso
administrativo. Así que es necesario contar con el diseño de cuestionarios por ser este el recurso más valioso para
la ejecución de la auditoria administrativa, porque permite captar información de una organización por área y rubro
especifico.

Revisa las siguientes lecturas que te permitirán profundizar en el tema:

Capítulo 5. Cuestionarios del libro auditoria administrativa: Gestión

estratégica del cambio de Enrique Benjamín Franklin, para revisar los
argumentos del autor respecto a los elementos, criterios, clasificación y
contenidos de los cuestionarios para el diagnóstico administrativo.

Capítulo 4: Indicadores de la auditoría administrativa de libroAuditoria

administrativa: Gestión estratégica del cambio de Enrique Benjamín
Franklin, para revisar los argumentos del autor respecto a recursos,
clientes y estructura.

De acuerdo con lo anterior Sotomayor (2008) Señala que la presentación de la carpeta de papeles de trabajo
deberá tomarse en cuenta todo tipo de información descriptiva, como:

 Objetivos y políticas.
 Programa de trabajo.
 Cuestionarios generales.
 Observación directa.
 Relación de puestos.
 Condiciones de trabajo.
 Inventario de procedimiento en áreas.

Una vez reunida toda la información relativa a la auditoria, el auditor procederá a organizar y documentar todo el
material escrito, esto con base en todos los puntos comentados con anterioridad, con el objeto de facilitar la etapa
de evaluación de la información obtenida.

Para concluir este tema realiza la siguiente Actividad 3. Evaluación de

hallazgos encontrados. Para ello, entra al aula y da clic en Actividades.
En el próximo tema estudiará la información periódica de la evaluación.

2.4. Información periódica de la evaluación

Una vez que has revisado la técnica de análisis de interpretación de hechos, es importante resaltar la necesidad
de la aplicación de los cuestionarios y los papeles de trabajo que son necesarios para la preparación de la
información y los avances de la auditoria administrativa.

Por lo que la información periódica debe de ser confiable, porque representa un punto de partida clave en la
realización de las actividades. Con la información seleccionada por medio de los cuestionarios se procede a
analizar la misma, lo que consiste en descomponer un todo en sus partes e interrelacionar, de acuerdo con el
conocimiento del auditor, los diferentes aspectos del tema evaluado para que su resultado sea integral.

Es indispensable realizar una auditoría a la medida del proceso que se auditará para cubrir completamente las
necesidades de cada PyME, por tanto, es importante tener presente que la auditoria varía según su ámbito y
naturaleza de la organización, de acuerdo a su nivel de jerarquización de las áreas. Por este motivo, es
recomendable hacer la revisión de los resultados de los cuestionarios y establecer las bases de las inspecciones a
realizar según las prioridades acordadas para tener una evaluación final de las actuales condiciones de su
información.

El trabajo realizado por el personal de auditores debe ser periódicamente evaluado, a fin de mejorar los
procedimientos utilizados durante la auditoría y mejorar los estándares de rendimiento individual. Un proceso de
evaluación periódica permite aumentar las responsabilidades en forma gradual y sustentar la información que deba
realizarse.Obviamente, es de suma importancia hacer un seguimiento de la auditoria para medir los progresos de
la empresa.

Así, para que la labor de la auditoría cuente con una evaluación suficiente, se deben observar y cumplir las
disposiciones de la normatividad vigente relacionadas con el proceso de la auditoría, empleando la supervisión en
la etapa de planificación y aplicación de procedimientos, elaboración de papeles de trabajo, pruebas de auditoría y
comunicación de resultados obtenidos en la entrevista del auditor con los integrantes de las PyME.

De acuerdo con lo anterior Sotomayor (2008) Señala que analizar significa descomponer un todo en las partes que
lo integran. Sin embargo, sin duda no basta con identificar, sino que es necesario revisar la información,
relacionarla e inclusive depurarla analíticamente. Por lo que la información final (revisada, depurada y aceptada)
será utilizada para la elaboración del pre informe o del informe definitivo.

Por lo que Sotomayor (2008:80) menciona que en el proceso de auditoria es de vital importancia obtener
información confiable y oportuna. Y este aspecto está integrado por los siguientes puntos:

Obtención de la información.

Registro.

Primera revisión.

Adiciones y declaraciones.

Depuración.

Análisis de información.

Utilización de datos.

Elaboración de conclusiones.

En cada uno de estos puntos es importante señalar que se necesita claridad, la cual facilite su interpretación;
limpieza, sin alteraciones; precisión que tenga certeza en la evaluación.
En el cuidado y minuciosidad con que se elabore el análisis de la información que se recopile en la auditoria se
determinará el valor de la misma, aunque las interpretaciones que se desprendan de este análisis, no deben
tomarse como conclusiones definitivas al concluir sus resultados, por lo que tienen que estar relacionados con
otros resultados en su evaluación y esto derive que tenga que reformularlas por alguna razón.

Por lo que las actividades comprendidas en una evaluación deben de demostrar consistencia en su ejecución y
obtener resultados concretos. Por lo que en ocasiones coinciden en la aplicación de diversas auditorías en
proceso, y a su vez es necesario integrarlas para realizar un reporte en donde se informa la presentación periódica
de informes parciales de auditoria administrativa o avances de actividades, permitiéndole al auditor dar
seguimiento a distintos factores en el programa de auditoria, su tiempo de realización, la delimitación con la que
cuenta la problemática encontrada y su normatividad regulatoria.

Ahora lee el Capítulo17. Papeles de trabajo, del libro Manual Práctico de Auditoría de Juan Ma. Madariaga,
para revisar los argumentos del autor respecto a los puntos vistos anteriormente y las consideraciones que hace
sobre utilización de los papeles de trabajo.

Sotomayor (2008) determina que dicho reporte incluye los siguientes datos:

Titulo Periodo del avance Empresa Área

Departamento Número Etapa especifíca Responsable

Fecha de inicio y
Porcentaje de
terminación Observaciones
avance
planeadas y reales

Por lo que en la realización de las actividades evaluatorias es pertinente como práctica de trabajo
informar periódicamente sobre los avances de la auditoria administrativa beneficiando el proceso
total de la aplicación de la auditoria.

Como se ha mencionado en las dos unidades anteriores la auditoría administrativa juega un papel importante
y decisivo en el mundo actual de las PyME. Uno de los pasos de clausura en la auditoría es el informe final,
pero para elaborarlo son necesarios ciertos lineamientos generales. En el informe se registrarán todos
aquellos resultados arrojados por la auditoría, las metodologías para operarla y los lineamientos para preparar
un informe, generando con ello áreas de oportunidad que se hayan encontrado al aplicarse la revisión del
proceso administrativo. Por lo que al concluir con la auditoría administrativa, el auditor elaborará un informe,
en el cual se defina el objetivo que buscó la auditoría, su alcance, la metodología aplicada en su proceso, los
recursos que se emplearon, los hallazgos encontrados en el proceso, las conclusiones a las que se llegó y las
recomendaciones dispuestas por el auditor, como también la propuesta de sus áreas de oportunidad en las
PyME.
Actualmente el informe preliminar representa una retroalimentación entre el personal directivo y el auditor.
Sotomayor (2008:28) propone que el reporte del informe preliminar contenga los siguientes datos:

 Título
 Periodo del avance
 Empresa
 Área
 Departamento.
 Número.
 Etapa específica
 Responsable
 Porcentaje de avance
 Fechas de inicio y terminación, planeadas y reales
 Observaciones

Por su parte Franklin (2007), hace mención que se identifiquen claramente el área, sistema, programa o proyecto
auditado, el objeto de su duración, su alcance, recursos y los métodos empleados. Y, a su vez, Sotomayor (2008)
establece que en relación de la actividad devaluatoria es pertinente como práctica de trabajo informar
periódicamente sobre los avances de la misma: esto redundará en beneficio de todo el proceso de la auditoría
administrativa, debido a que en ocasiones se tiene varias auditorías en proceso y es necesario integrarlas en un
formato especial para realizar el reporte.

Para la comprensión, análisis y su revisión. Lee el Capítulo 9. Actividades preliminares en la obtención del
informe, del libro Auditoría administrativa de Alfonso Amador Sotomayor, para revisar los argumentos del autor
respecto a los puntos vistos anteriormente y las consideraciones que hace sobre las actividades preliminares en la
obtención del informe.

En el desarrollo de sus actividades el auditor fomenta de manera natural las relaciones interpersonales con los
auditados, ya que su labor no se limita a señalar únicamente las observaciones de lo realizado en la auditoría, sino
que también convence al auditado de su certeza y lo incita a colaborar en la solución de las anormalidades
generando con ello un intercambio de experiencias y criterios por parte del auditor y el auditado.

Esto lleva a que el informe genere un efecto positivo y de credibilidad en el desempeño de una organización; es
necesario presentarlo en forma puntual, con criterio y basado en una visión estratégica. Para lo cual, de acuerdo
con Franklin, (2007:117) en la preparación del informe deben tomarse en cuenta los siguientes aspectos:

 No perder de vista el objeto de la auditoría cuando se llegue a las conclusiones y

recomendaciones finales.
 Ponderar las soluciones que se propongan para determinar practicidad y
viabilidad.
 Explorar diferentes alternativas para trasmitir las causas y efectos inherentes a los
hallazgos, para traducirlas en recomendaciones preventivas o correctivas, según sea el
caso.
 Homogeneizar la integración y presentación de los resultados para que exista
coherencia entre los hallazgos y los criterios para su atención.
 Aprovechar todo el apoyo posible para fundamentar sólidamente los resultados.
Allegar a los niveles de decisión los elementos idóneos para una toma de decisiones
objetiva y congruente.
  Establecer las bases para constituir un mecanismo de información permanente. Crear
conciencia en los niveles de decisión de la importancia que reviste el incumplimiento (o
hacerlo extemporáneamente) de las medidas recomendadas. Establecer la forma y
contenido que deberán observar los reportes y seguimiento de acciones.
 Tomar en cuenta los resultados de auditorías realizadas con anterioridad, para
evaluar el tratamiento y cursos de acción tomados en la implementación de
resultados.

Por lo que es de suma importancia, antes de emitir el informe de la auditoría administrativa, contar con una persona
de confianza, que al aplicar la auditoría revise los borradores y papeles de trabajo para verificar que se cumplan
todas las normas legales y éticas del proceso de auditoría administrativa, y así la opinión del auditor esté
debidamente justificada y amparada por el trabajo que se realizó en la organización..

Para la comprensión y análisis. Lee un fragmento del Capítulo 3. Metodología de la auditoría administrativa del
libro Auditoría administrativa: Gestión estratégica del cambio, de Benjamín Franklin de la página 115 a la 117,
para revisar los argumentos del autor respecto a las consideraciones que hace sobre el informe, aspectos operativos
y sus lineamientos generales para su preparación.

Tomando en consideración lo expuesto en esta lectura sobre el informe, los aspectos operativos y sus lineamientos
generales para su preparación, los cuales son necesarios para establecer las actividades preliminares en la
obtención del informe de la auditoría administrativa.

Finalmente, la importancia de estas actividades preliminares en la obtención del informe de la auditoría

administrativa es que en algunas ocasiones hay oportunidad de corregir anomalías pequeñas, aunque no repercuten
en el resultado final, es factible subsanarlas en el desarrollo de la actividad, siempre y cuando el auditado tenga
disposición para hacerlo. El auditor y el auditado no deben de distraerse en cuestiones de poca importancia que los
aleje del tema central de interés.

En conclusión, los lineamientos generales que se necesitan para la elaboración de un informe de auditoría
administrativa están relacionados con las experiencias y criterios que el auditor retoma de los resultados y
observaciones que se generaron por la auditoría aplicada en una PyME.

Para concluir este tema realizar la siguiente Actividad 1. Lineamientos de la auditoría. Para ell, entra al aula y da
clic en Actividades.

En el próximo tema estudiarás el informe de la auditoría administrativa.

Una vez que has revisado las actividades preliminares en la obtención del informe de la auditoría administrativa, es
necesario elaborar el informe final de auditoría en donde se asienten, de manera fidedigna y confiable, todas las
anomalías e irregularidades detectadas en el proceso de la auditoría administrativa, como también aquellos
pormenores encontrados en los papeles de trabajo del auditor durante la práctica de la auditoría, las evidencias
que sustentan los hallazgos encontrados, las recomendaciones y sugerencias de solución a la problemática que se
encontró en la auditoría administrativa.

Por lo que en una PyME, el informe expresa a los directivos el profesionalismo de los auditores, reconocido éste
por la veracidad y objetividad de la información presentada por dicho documento ante la alta dirección.

Para Alfonso A. Sotomayor (2008) el informe de auditoría constituye el medio a través del cual el auditor comunica
de manera formal y directa el reporte final de la auditoría, junto con las recomendaciones correspondientes, a la
empresa que solicitó los servicios. En la elaboración de este documento existen aspectos a observar, como son la
indicación del tema general, redacción, señalamiento de los puntos significativos, forma de indicar los hechos y la
presentación de las recomendaciones. Basándose, éstas, en criterio de selectividad, considerando los aspectos de
obstáculos, deficiencias o desviaciones captadas durante el periodo de aplicación de instrumentos en la
organización auditada.

El informe deberá contener la calidad suficiente en su elaboración, así mismo para responder a las exigencias de
la alta dirección o gerencia, cumpliendo con sus estándares de calidad, de los cuales Sotomayor (2008:149) se
refiere a dos aspectos: la comunicación escrita (texto directo, persuasivo, contundente y preciso, atractivo) y la
finalidad (oportuno, constructivo y de apoyo, orientado a resultados y con recomendaciones e identificado con la
evaluación solicitada).

De acuerdo con Juan Ma. Madariaga Gorocica (2004) las características inherentes al informe para su elaboración
son:
 Objetividad
 Oportunidad
 Claridad
 Señalamiento de hechos relevantes
 Informar con veracidad los hechos evaluados
 Convencer al auditado del contenido que se presenta
 Realizar recomendaciones apropiadas
 Presentar alternativas de solución

Para profundizar en el tema revisa los siguientes documentos:

Lee el Capítulo10: Informe de auditoría del libro Auditoría administrativa de

Alfonso Amador Sotomayor y revisar los argumentos del autor respecto a los puntos
vistos anteriormente y las consideraciones que hace sobre el informe de aspectos
relevantes de auditoría.

Lee un fragmento del Capítulo 3. Metodología de la auditoría administrativa de

libro Auditoría administrativa: Gestión estratégica del cambio de Benjamín
Franklin, de la página118 a la 121, para revisar los argumentos del autor respecto al
informe, tipos de informes, propuesto de implementación y presentación del informe.

En lo comentado por los autores, el cuerpo del informe contendrá elementos que estandaricen su presentación en
cuanto a su forma y diseño, estableciendo consideraciones generales, observaciones relevantes y detalladas, así
como también las recomendaciones, comentarios y anexos necesarios en la presentación del informe final.

De acuerdo con Alfonso A. Sotomayor (2008) la redacción del informe debe de tomar en cuenta los siguientes
aspectos:

● A quién va dirigido (al consejo de administración o directivo, a la dirección general o

específicamente a un área determinada de la empresa).
 ● Contenido estructural (señalamiento de una guía general de puntos a desarrollar)
que contenga :
← Introducción
← Antecedentes
← Finalidad
← Metodología
← Alcance
← Apreciación de hechos relevantes
← Observaciones
← Salvedades
← Limitaciones
← Recomendaciones
← Anexos

 Amplitud (hacer referencia a la extensión del documento).

Por lo que la estructura del informe de auditoría administrativa, en términos generales, señala la naturaleza y
objetivo de la actividad de la auditoría que representa la parte inicial del informe, así como su periodo de
ejecución y alcance; en lo que corresponde a la parte del contenido de su documentación, en sus puntos
centrales de evaluación, sus recomendaciones, opinión general y anexos que serán colocados bajo el criterio
y validación del auditor responsable de la aplicación de la auditoría en la PyME.

Al ser validada la información que será generada en la redacción del informe se deberá evitar, según
Sotomayor (2008:149), lo siguiente;

Ahondar en los procedimientos utilizados

Utilizar expresiones ambiguas
Emplear palabras rebuscadas
Citar reiteradamente un punto
Personalizar errores
Utilizar lenguaje destructivo o agresivo
Usar términos de manera vaga
Enfatizar la exposición negativa
Redundar en ideas
Utilizar palabras poco significativas y complicadas
Emplear palabras en un sentido erróneo
Repetición de conceptos de manera innecesaria

Por lo que el informe de auditoría representa un documento formal que contiene ciertos rasgos que le dan
formalidad a la papelería que integra el documento. Como la forma y la madurez profesional con la que se
redacta el contenido en fondo. Por lo que la conclusión es emitida por el auditor, basado en los resultados de
sus apreciaciones personales y de la observación relevante y detallada que realizó en la aplicación de la
auditoría administrativa.
Revisa el Capítulo16: El informe de Auditoría, del libro Manual Práctico de Auditoría de Juan Ma. Madariaga.
De tal manera que el informe rendido por el auditor debe realizarse por escrito, para que quede constancia de su
labor en la aplicación de la auditoría administrativa, por lo que es prácticamente una prueba de sus sugerencias,
acuerdos tomados al finalizar la auditoría y resultado del trabajo realizado en todo el proceso de la aplicación de la
auditoría administrativa en una PyME.

Al finalizar con el informe de la auditoría administrativa se procede a establecer el seguimiento de la implementación

de mejoras, conocidas como recomendaciones, que están basadas en la corrección de las debilidades encontradas
en la auditoría, así como evitar que se incurra en ellas o exista incumplimiento. Normalmente en el informe de
auditoría se debe presentar al término de la revisión; sin embargo, cuando se determinan hechos importantes que
requieren de corrección inmediata, estos deben ser dados a conocer al personal responsable de la alta dirección con
el objeto de que se tomen las acciones correctivas que procedan.

Y con el objeto de que las recomendaciones del auditor tengan el efecto deseado, es necesario que una vez que
se realizó la recomendación y esté aceptada por el director responsable del área en que se aplicó la auditoría
administrativa, el auditor realiza el seguimiento, con el objeto de vigilar que se lleven a cabo las recomendaciones
en el tiempo y estas a su vez empaten con los resultados arrojados en la auditoría.

De acuerdo con Sotomayor (2008), el seguimiento es una etapa del proceso de auditoría en donde se verifica que
se hayan aplicado las recomendaciones derivadas de la evaluación a la empresa. Esta actividad es realizada
indistintamente por el personal que participó en la auditoría o por otro ajeno a ella; este último caso constituye una
práctica positiva de rotación de personal. Es pertinente que, después de efectuar actividades de seguimiento, el
auditor prepare un reporte o informe para comunicar los resultados obtenidos o alguna aclaración al respecto a los
directivos.

Las actividades de seguimiento requieren ser programadas por parte del auditor por lo que no existe tiempo
establecido para su aplicación, ni tampoco es obligatorio. El que se lleven a cabo en corto o mediano plazo, o que
se decida omitirlas, dependerá de la naturaleza de la actividad evaluada y la relevancia o gravedad de las
recomendaciones señaladas y emitidas en el informe, pero es conveniente que no se deje de hacer, ya que
representa una retroalimentación de la auditoría administrativa practicada en una organización PyME.

De acuerdo con Juan Ma. Madariaga Gorocica (2004) las modalidades que se representan al instrumentar el
seguimiento se encuentran las siguientes:

1. La actuación de la empresa, constituye la actividad normal donde la

organización emprende la acción convencida de la misma.
2. Seguimiento específico, representa una acción específica para
corroborar el avance de la aplicación.
3. Nueva auditoría, implica efectuar nuevamente el examen por
no haber sido atendidas las recomendaciones o haberse
implementado en forma parcial
.

Por lo que la etapa de seguimiento de la auditoría administrativa generará resultados sobre qué es lo que
funciona de acuerdo a lo señalado en las recomendaciones. El auditor debe de tener una actitud
constructiva y propositiva para proponer soluciones que ataquen el problema encontrado de fondo en la
organización PyME auditada.

Para la comprensión y análisis lee el Capítulo11.Seguimiento de las recomendaciones, del libro

Auditoría administrativa de Alfonso Amador Sotomayor, para revisar los argumentos del autor respecto a
los puntos vistos anteriormente y las consideraciones que hace sobre seguimiento de la auditoría
administrativa.

De acuerdo con lo anterior Sotomayor (2008) establece que las medidas correctivas implicadas en las
recomendaciones deben de ser siempre claras, es decir, el auditor siempre debe buscar comunicar en
forma efectiva su mensaje y explicarlo las veces que sea necesario para evitar cualquier ambigüedad en
él, ya que esto suele propiciar que el auditado no las aplique, aunque las haya aceptado con anterioridad,
representando esto la culminación de una actividad.

Finalmente, en el seguimiento se integran las observaciones y recomendaciones, para lo cual se precisa

un objetivo, lineamientos generales y acciones específicas para examinar el grado de avance de la
implementación de los cambios sugeridos y sentar las bases para realizar una auditoría de seguimiento.

Para la mejor comprensión de este tema lee un fragmento del Capítulo 3. Metodología de la auditoría
administrativa de libro Auditoría administrativa: Gestión estratégica del cambio, de Enrique Benjamín
Franklin, de la página 121 a la 136, para revisar los argumentos del autor respecto al seguimiento de la
auditoría administrativa y la implementación final de las recomendaciones.

La implementación de las recomendaciones constituye uno de los aspectos clave para afectar en forma
efectiva a la organización, ya que representa el momento de transformar las propuestas en acciones
específicas para cumplir con el propósito de la auditoría, por lo que es necesario un estricto seguimiento
de las observaciones que se producen como resultado de la auditoría administrativa.

Es importante verificar que las acciones realizadas en el trabajo de auditoría como resultado de las
observaciones presentadas en la aplicación de los instrumentos se lleven a la práctica en los términos y
fechas establecidos para su ejecución, de manera conjunta con el responsable del área o director, a fin de
alcanzar los objetivos y resultados fijados.

También es importante mencionar que si las recomendaciones se han implantado conforme al programa
establecido en la auditoría administrativa, es necesario como práctica final del trabajo de auditoría informar
periódicamente a la directiva de la PyME, sobre los avances de la auditoría administrativa, beneficiando el
proceso total de la aplicación de la misma y la mejora continua de la organización en el futuro.