INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO

FORMATO ARCHIVO TIPO FT003 - CUENTAS POR COBRAR – DEUDORES

Versión n°4

ARCHIVO TIPO: FT003 - Cuentas Por Cobrar – Deudores

INFORMACIÓN SOLICITADA: Todas las cuentas por cobrar de la entidad desagregadas por la línea
de negocio, deudor, concepto deudor según edad de la cuenta e
información complementaria.

ENTIDAD A LA QUE LE APLICA: Entidades Promotoras de Salud del Régimen Contributivo,

Entidades Adaptadas al Sistema, Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado,
Empresas de Medicina Prepagada, Servicio de Ambulancia Prepagado, Regímenes de Excepción
y Especiales, Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud que no se encuentren obligadas a
aplicar el Régimen de Contabilidad Pública emitido por la Contaduría General de la Nación –
Grupo A, B, C1, C2, D1, D2 y D3 (C.E. 018 de 2015 y normas que la modifiquen o sustituyan),
Transporte Especial de Pacientes.

PERIODICIDAD DE REPORTE:

Tipo de entidad Periodicidad

Entidades Promotoras de Salud del Régimen Mensual, con corte a último día
Contributivo, Entidades Adaptadas al Sistema, Entidades del mes y reporte los primeros 10
Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado, Empresas días hábiles del mes siguiente a la
de medicina prepagada, servicio de ambulancia fecha de corte.
prepagado. Para el cierre del año, el reporte se
hará los primeros 10 días hábiles
de febrero del año siguiente.
Instituciones prestadoras de servicios de salud grupo C1. Mensual, con corte a último día
del mes y reporte 20 días
posteriores a la fecha de corte.
Regímenes de Excepción y Especiales Trimestral, con corte a último día
del trimestre y reporte 20 días
posteriores a la fecha de corte.
Instituciones prestadoras de servicios de salud grupos: A, Semestral, con corte a último día
C2, D1, D2 y D3 del semestre y reporte 20 días
posteriores a la fecha de corte.
Instituciones prestadoras de servicios de salud grupo B Corresponde a la periodicidad con
la que reporta su Entidad
administradora de planes de
beneficios -EAPB

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El nombre del archivo debe tener la siguiente sintaxis: NITDVPPANNOFFFFF.XML, la sintaxis que
componen el nombre no permite caracteres de separación, y debe estar en el orden mencionado
(NIT, Digito de verificación, periodo, año, tipo de archivo (FT003) y la extensión del archivo).

CUERPO DEL FORMATO

1. Línea de negocio reportante: son consideradas como las actividades que desarrolla la entidad
reportante.

Existen tres líneas básicas de negocio que son: aseguramiento obligatorio, aseguramiento
voluntario y prestación de servicios. Seleccionar entre 1 y 3 según sea el caso.

1:= Aseguramiento obligatorio: Referencia a las Entidades Promotoras de Salud del Régimen
Contributivo, Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado, Entidades Adaptadas al
Sistema y Entidades de los Regímenes de Excepción y Especiales.
2:= Aseguramiento voluntario: Referencia a Empresas de Medicina Prepagada, Servicios de
Ambulancia Prepagada y Planes de Atención Complementaria.
3:= Prestación de servicios: Corresponde a prestadores de servicios de salud.

2. Tipo identificación del Deudor: seleccione el tipo de documento con el cual está registrado el
deudor. El tipo de dato es texto y la longitud de la variable debe ser de 2; adicionalmente, se debe
registrar la opción que corresponde al tipo de documento con el cual se identifica el deudor y
este debe corresponder a alguna de las siguientes opciones:

NI:= NIT
CC:= Cédula de ciudadanía
CE:= Cédula de extranjería
OT:= Otro

3. Número de identificación del Deudor: Corresponde al número de identificación para el deudor

según el tipo de documento elegido en la variable anterior; si el tipo de identificación del acreedor
es CC o NI los valores deben ser únicamente números. Para el diligenciamiento y determinación
de la longitud de caracteres de esta variable es tenido en cuenta el tipo de identificación de la
siguiente manera:

- Si tipo de identificación es CC o CE la longitud del número de identificación del deudor

debe ser mayor o igual a 6 caracteres.
- Si tipo de identificación es NI la longitud debe ser mayor o igual a 5 caracteres.
- Si tipo de identificación es OT la longitud debe ser mayor a 3 caracteres.

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 - Para el registro de números de identificación emitidos en el exterior diferentes a Cédula
de extranjería se debe marcar tipo identificación OT.

4. Digito verificación Deudor: Es el dígito de verificación del número de identificación del deudor
de acuerdo con el algoritmo utilizado por la DIAN. El valor permitido es numérico.

- Para tipo de identificación del acreedor igual a NI es obligatorio.

- Para los tipos de identificación diferentes a NI, este campo no aplica diligenciar el valor
cero (0) .

5. Nombre del Deudor: Razón social para personas jurídicas o nombres y apellidos para personas
naturales según el deudor; el registro permitido es alfanumérico con un máximo de 150
caracteres y un mínimo de 5. Debe corresponder con un nombre o una razón social válidos, es
decir, no se permite ingreso de caracteres consecutivos o de información como “AAAAAAAAAA”,
“NA”, “No aplica”.
- Recuerde, si debe realizar más de un reporte para el mismo deudor, debe diligenciar el
nombre o razón social de deudor de igual forma para la totalidad de registros.

6. Código municipio: Está variable debe ser diligenciada según los municipios de residencia del
deudor con el código del municipio asignado por el DANE de acuerdo la División Política de
Colombia. Este código este compuesto por 5 caracteres, los tres primeros indican el código del
departamento y los dos restantes el código del municipio a reportar.

- En caso de que no sea posible identificar el código que le corresponde, debe diligenciar
el campo con NA: no aplica.

7. Concepto de deudores: Corresponde con el concepto que dio origen a la cuenta por cobrar al
deudor. Corresponde al número de concepto de acuerdo con el siguiente listado:

1:= Plan obligatorio de Salud

2:= Planes adicionales de Salud
3:= Recobros No POS
4:= Reembolsos por incapacidades diferentes a enfermedad general
5:= SOAT y ARL
6:= Reclamaciones (ECAT)
7:= Otros

Se validan y clasifican los conceptos de deudor según la línea de negocio reportada en la primera
variable de la siguiente manera:

- Si Línea de negocio es 1 el Concepto de deudores que aplica son 1, 2, 3, 4, 5, 6,7.

- Si Línea de negocio es 2 el Concepto de deudores que aplica son 2, 4, 7.

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 - Si Línea de negocio es 3 el Concepto de deudores que aplica son 1, 2, 3, 4, 5, 6,7.

8. Tipo de Deuda: Estas se clasifican en dos tipos:

1:= Activo no financiero – Anticipo
2:= Instrumento financiero.

Nota: Recuerde que los anticipos se clasifican como activos no financieros y se deben marcar
como tipo de deuda 1. Su valor debe corresponder al saldo de las cuentas de anticipo de acuerdo
al catálogo de información financiera (FT001) que le corresponda a la entidad: cuentas 1313 y
1314 para los catálogos AT FT001 – 01, AT FT001 – 02 y AT FT001 – 03; cuentas 1330 y 1355 para
los catálogos AT FT001 – 04, AT FT001 – 05 y AT FT001 – 10; cuentas 1420 y 1422 para el catalogo
AT FT001 – 09; y cuentas 1906 y 1907 para los catálogos AT FT001 – 06, AT FT001 – 07 y AT FT001
– 08. Las demás cuentas por cobrar registradas en FT003 deben estar marcados como
instrumento financiero con tipo de deuda 2.

9. Medición posterior: seleccionada como política contable para el instrumento financiero:

1:= Precio de la Transacción / Valor Nominal / Costo

2:= Costo Amortizado
3:= Valor Razonable
4:= Valor Razonable con cambios en el ORI
5:= Valor Presente Pagos Futuros
6:= No aplica (Ejemplo: Anticipos)

Si la entidad NO aplica NIIF solo aplica la categoría 1 y 6. Igualmente, para las entidades NIIF
aplican todas (1 al 6).
Adicionalmente, para la validación de esta variable se tiene en cuenta la variable tipo deuda de
la siguiente manera:
- Si el campo tipo deuda es 1 el campo Medición posterior admite la opción 6.
- Si el campo tipo deuda es 2 para los catálogos tipo FT001-01 y FT001-06 el campo
Medición posterior admite opciones 1,2,3,4
- Si el campo tipo deuda es 2 para el catálogo tipo FT001-02 el campo Medición posterior
admite opciones 1,2,5.
- Si el campo tipo deuda es 2 para los catálogos tipo FT001-03 y FT001-08 el campo
Medición posterior admite opción 1.
- Si el campo tipo deuda es 2 para el catálogo tipo FT001-07 el campo Medición posterior
admite opciones 1,2.
- Si el campo tipo deuda es 2 para los demás catálogos (FT001-04, FT001-05, FT001-09,
FT001-10) el campo Medición posterior admite opciones 1,6.

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10. Cuentas por cobrar pendientes de radicar: Las cuentas por cobrar pendientes por radicar
corresponden a facturas emitidas, pero no radicadas en la entidad deudora por la prestación de
un servicio.

- Para las cuentas registradas en el campo tipo deuda como 1: Activo no financiero –
Anticipo, el valor de la cuenta por cobrar pendiente radicar debe ser cero (0).

11. Cuentas por cobrar no vencidas: Las cuentas por cobrar no vencidas corresponden a
facturación radicada que se encuentra pendiente de pago y que están dentro de los términos de
vencimiento establecidos.

- Si el catálogo de la entidad es: FT001-04, FT001-05, FT001-06, FT001-07, FT001-08 o

FT001-09, entonces campo Cuentas por cobrar no vencidas acepta valores menores,
iguales o mayores a cero (0).

- La suma de los valores negativos del campo Cuentas por cobrar no vencidas para los
catálogos permitidos deben ser iguales al saldo de las siguientes cuentas del archivo
FT001 - Catálogo Información Financiera:

Tabla de Referencia Códigos

AT FT001 – 04 130590
AT FT001 – 05 1306
AT FT001 – 06 132095
AT FT001 – 07 131980+132281
AT FT001 – 08 131980+132281
AT FT001 – 09 140981+140982+141095+141181

- Si el valor del campo Cuentas por cobrar no vencidas es menor a cero (0) entonces los
demás campos (12 al 23) de cuentas por cobrar deben ser iguales a cero (0).

- Si el valor del campo Cuentas por cobrar no vencidas es mayor o igual a cero (0) entonces
los demás campos (12 al 23) de cuentas por cobrar deben ser mayores o iguales a cero
(0).

- Si el catálogo de la entidad es: FT001-01, FT001-02, FT001-03, FT001-10, entonces campo

Cuentas por cobrar no vencidas acepta solo valores mayores o iguales a cero (0).

12. Cuentas por cobrar en mora (campos 10 al 17): Las cuentas por cobrar en mora corresponden
a facturación radicada que se encuentra pendiente de pago y que se encuentra vencida de
acuerdo con los términos de vencimiento establecido. El valor se debe registrar según los días
que tenga la mora:

• Cuentas por cobrar en mora 1-30 días

• Cuentas por cobrar en mora 31-60 días

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 • Cuentas por cobrar en mora 61-90 días
• Cuentas por cobrar en mora 91-180 días
• Cuentas por cobrar en mora 181-360 días
• Cuentas por cobrar en mora mayor a 360 días

Nota: Por lo menos uno de los campos de las cuentas por cobrar (campos 10 al 17) debe ser
diferente a cero (0).

13. Deterioro (campos 18 al 23): Es la pérdida de valor que sufre un activo de acuerdo con las
políticas contables de la entidad. El valor se debe registrar con signo negativo según la edad de la
mora de la cuenta:

• Deterioro Cuentas por cobrar en mora 1-30 días

• Deterioro Cuentas por cobrar en mora 31-60 días
• Deterioro Cuentas por cobrar en mora 61-90 días
• Deterioro Cuentas por cobrar en mora 91-180 días
• Deterioro Cuentas por cobrar en mora 181-360 días
• Deterioro Cuentas por cobrar en mora mayor a 360 días

Las validaciones para este campo están marcadas bajo dos criterios:
- La totalidad de los deterioros sin importar la edad de estos deben ser menores o iguales
a cero (0).
- Las sumas de los deterioros deben ser iguales al saldo de las siguientes cuentas del
archivo FT001 - Catálogo Información Financiera:

Tabla de Referencia Códigos

AT FT001 – 01 1320
AT FT001 – 02 1320
AT FT001 – 03 1320
AT FT001 – 04 1399
AT FT001 – 05 1399
AT FT001 – 06 1386+1388
AT FT001 – 07 1386+1388
AT FT001 – 08 1386
AT FT001 – 09 1480
AT FT001 – 10 1399

Nota: La suma de la cuenta por cobrar y su deterioro deben ser mayores o iguales a cero, para
cada edad de cartera, excepto cuando se presenta reporte de un valor negativo en las Cuentas
por cobrar no vencidas (Ver numeral 11 para los casos y catálogos aplicables), en este último caso,
los demás campos de cuentas nominales y sus deterioros debe ser igual a cero (0).

Ejemplos:

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 - La suma (cxcPendientesRadicar+cxcNovencidas+cxcMora30Dias+deterioro30Dias) debe
ser mayor o igual a 0.
- La suma (cxcMora60Dias+deterioro60Dias) debe ser mayor o igual a 0.
- La suma (cxcMora90Dias+deterioro90Dias) debe ser mayor o igual a 0.

14. Ajuste: corresponde a la diferencia entre el valor nominal y el saldo contable a reportar de
cuentas por cobrar debido a la medición posterior seleccionada de acuerdo con la política
contable de cada entidad.

- Para los registros que en el campo medición posterior selecciona 1:=Precio de la

Transacción / Valor Nominal / Costo o 6:= No aplica el ajuste debe ser igual a cero.

15. Saldo: En cada registro o fila, debe corresponder a la suma de las cuentas por cobrar +
deterioro + ajuste (suma de campos 10 al 24).

Así mismo, la suma de los valores registrados en este campo debe ser igual al total del saldo de
cuentas por cobrar registrado en el catálogo de información financiera Archivo Tipo FT001
registradas en este archivo.

- La sumatoria del campo Saldo debe ser igual al valor de las siguientes cuentas del archivo
FT001:

Tabla de Referencia Códigos

AT FT001 – 01 13
AT FT001 – 02 13
AT FT001 – 03 13
AT FT001 – 04 13
AT FT001 – 05 13
AT FT001 – 06 13+1905+1906+1907+199007
AT FT001 – 07 13+1905+1906+1907+199007
AT FT001 – 08 13+1905+1906+1907+199007
AT FT001 – 09 14
AT FT001 – 10 13

Adicionalmente, recuerde que:

- Si el campo tipo deuda es igual a 1: Activo no financiero – Anticipo, La sumatoria de las

cuentas por cobrar (campos de 10 al 17) y el ajuste (campo 24) debe ser igual al saldo de
las siguientes cuentas del archivo FT001 Catálogo Información Financiera:

Tabla de Referencia Códigos

AT FT001 – 01 1313+1314
AT FT001 – 02 1313+1314
AT FT001 – 03 1313+1314

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 AT FT001 – 04 1330+1355
AT FT001 – 05 1330+1355
AT FT001 – 06 1905+1906+1907+199007
AT FT001 – 07 1905+1906+1907+199007
AT FT001 – 08 1905+1906+1907+199007
AT FT001 – 09 1420 +1422
AT FT001 – 10 1330 +1355

- Si el campo tipo deuda es igual a 2: Instrumento financiero, La sumatoria de las cuentas

por cobrar (campos de 10 al 17) y el ajuste (campo 24) debe ser igual al total de las
cuentas por cobrar menos el valor de los anticipos y de los deterioros, de acuerdo con la
operación con las siguientes cuentas del archivo FT001 Catálogo Información Financiera
indicada a continuación:

Tabla de Referencia Códigos

AT FT001 – 01 13-1313-1314-1320
AT FT001 – 02 13-1313-1314-1320
AT FT001 – 03 13-1313-1314-1320
AT FT001 – 04 13-1330-1355-1399
AT FT001 – 05 13-1330-1355-1399
AT FT001 – 06 13-1386-1388
AT FT001 – 07 13-1386-1388
AT FT001 – 08 13-1386
AT FT001 – 09 14-1420-1422-1480
AT FT001 – 10 13-1330-1355-1399
*- signo de resta

16. Otros aspectos para tener en cuenta:

- Para las cuentas relacionadas con impuestos, gravámenes y tasas, y cuentas por cobrar
a empleados se debe reportar el saldo agregado de la cuenta correspondiente colocando
en el campo TipoIdDeudor = OT, en el campo IdDeudor = código de la cuenta del catálogo
financiero correspondiente, en el campo NombreDeudor = descripción de la cuenta, y el
campo saldo debe corresponder al total del saldo de la cuenta.

- Los valores del campo Saldo para los catálogos tipo FT001-01, FT001-02, FT001-03 y
FT001-10 deben ser mayores o iguales que cero (0); para los demás catálogos (FT001-04,
FT001-05, FT001-06, FT001-07, FT001-08 y FT001-09) el valor puede ser menor, igual o
mayor a cero (0).

- Así mismo, cuando la entidad registre saldo en subcuentas de naturaleza contraria

dentro sus cuentas por cobrar o deudores diferentes al deterioro o provisiones
(catálogos FT001-04, FT001-05, FT001-06, FT001-07, FT001-08 y FT001-09), tales como
anticipos recibidos (ver códigos que aplican en el campo 11. Cuentas por cobrar no

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 vencidas), deberán desagregar esta información por tercero diligenciando únicamente el
valor en el campo cxcNoVencidas con signo negativo. En el caso de que la entidad tenga
cuentas por cobrar y anticipos recibidos que se registren en el activo (por ejemplo, giro
directo por facturación no identificada) con un mismo tercero deberá registrar en líneas
separadas lo correspondiente a cada uno de estos conceptos, tomando como ejemplo el
siguiente:

nombreDeu conceptoDeud cxcPendientesRa cxcNoVenci cxcMora30 cxcMora60

dor ores dicar das Dias Dias
ENTIDAD 50
XYZ 1 500 250 180
ENTIDAD 0
XYZ 7 0 -80 0

Recuerde:
Si la entidad no tiene cuentas por cobrar. El formato únicamente debe contener los encabezados;
no se deben reportar registros en cero.

Ejemplo archivo sin registros:

<?xml version="1.0" encoding="utf-16"?>

<FT003>
</FT003>

EJEMPLO FORMATO XML:

<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>

<xs:schema attributeFormDefault="unqualified" elementFormDefault="qualified"
xmlns:xs="http://www.w3.org/2001/XMLSchema">
<xs:element name="FT003">
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="RegistroFT003" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded">
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="lineaNegocio">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:unsignedByte">
<xs:pattern value="1|2|3"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="tipoIdDeudor">
<xs:simpleType>

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 <xs:restriction base="xs:string">
<xs:pattern value="NI|CC|CE|OT"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="idDeudor">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:string">
<xs:maxLength value="16"/>
<xs:minLength value="4"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="dvDeudor">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:unsignedShort">
<xs:maxInclusive value="9"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="nombreDeudor">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:string">
<xs:maxLength value="150"/>
<xs:minLength value="5"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="codigoMunicipio">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:string">
<xs:maxLength value="5"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="conceptoDeudores">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:unsignedByte">
<xs:pattern value="1|2|3|4|5|6|7"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="tipoDeuda">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:unsignedByte">

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 <xs:pattern value="1|2"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="medicionPosterior">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:unsignedByte">
<xs:pattern value="1|2|3|4|5|6"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="cxcPendientesRadicar">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:decimal">
<xs:maxInclusive value="999999999999999999"/>
<xs:minInclusive value="0"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="cxcNoVencidas">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:decimal">
<xs:maxInclusive value="999999999999999999"/>
<xs:minInclusive value="-999999999999999999"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="cxcMora30Dias">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:decimal">
<xs:maxInclusive value="999999999999999999"/>
<xs:minInclusive value="0"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="cxcMora60Dias">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:decimal">
<xs:maxInclusive value="999999999999999999"/>
<xs:minInclusive value="0"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="cxcMora90Dias">
<xs:simpleType>

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 <xs:restriction base="xs:decimal">
<xs:maxInclusive value="999999999999999999"/>
<xs:minInclusive value="0"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="cxcMora180Dias">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:decimal">
<xs:maxInclusive value="999999999999999999"/>
<xs:minInclusive value="0"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="cxcMora360Dias">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:decimal">
<xs:maxInclusive value="999999999999999999"/>
<xs:minInclusive value="0"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="cxcMoraMayor360Dias">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:decimal">
<xs:maxInclusive value="999999999999999999"/>
<xs:minInclusive value="0"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="deterioro30Dias">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:decimal">
<xs:maxInclusive value="0"/>
<xs:minInclusive value="-999999999999999999"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="deterioro60Dias">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:decimal">
<xs:maxInclusive value="0"/>
<xs:minInclusive value="-999999999999999999"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>

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</xs:element>
<xs:element name="deterioro90Dias">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:decimal">
<xs:maxInclusive value="0"/>
<xs:minInclusive value="-999999999999999999"/>
</xs:restriction>
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Sede Administrativa: Avenida Ciudad de Cali No. 51 - 66
(571) 481 7000 • Bogotá
www.supersalud.gov.co
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