Fase 2 -Documentar la ejecución de entradas, herramientas y técnicas y salidas

del proyecto

Gestión de las adquisiciones - 104005

Andrés Guaquez Trejo

Emmanuel Fernández García

Johny Humberto Pontón

Margarita Rosa Bonilla Ospina

Yanohashelly Hernández Lozano

Universidad Nacional Abierta y a Distancia

Escuela de Ciencias Administrativas, Contables, Económicas y Negocios – ECACEN

Especialización en Gestión de Proyectos.

Diciembre 2021
 Introducción

Con el presente trabajo se pretende documentar las entradas, las herramientas y

técnicas y las salidas del proyecto durante el proceso de efectuar las adquisiciones. Este

proceso busca principalmente la selección y adjudicación del contrato, alineando las

expectativas de los interesados internos y externos a través de acuerdos establecidos. A

través de criterios de selección definidos previamente en la etapa de planificación se

seleccionarán los proveedores que estén mejor calificados para efectuar el trabajo y que

cumplan con los requisitos mínimos.

 Objetivos

Objetivo General

Documentar el proceso de decisión en las adquisiciones mediante metodologías

de elaboración de proyectos aplicadas en el proceso de selección y contratación de

proveedores.

Objetivos Específicos

● Elaboración de flujograma de ejecución de adquisiciones del proyecto con

entradas, herramientas y técnicas y salidas debidamente documentadas.

● Realizar matriz de adquisiciones del proyecto y retroalimentaciones

 Entregable 1. Cuadro Roles

Tabla 1.

Designación de roles

Nombre Rol Funciones

Margarita Rosa Bonilla Dinamizador Verificar el cumplimiento de
las responsabilidades
individuales y de grupo.
Alertar sobre tiempos de
entrega y envío del
documento
Emmanuel Fernández G. Revisor Asegurar que el documento
cumpla con las normas de
presentación
Yanohashelly Hernández Compilador Consolidar el documento y
subir el trabajo al entorno
de evaluación
Johny Pontón Alertas Informar a los integrantes
del grupo de las novedades
en la actividad e informar al
docente que se ha enviado
el trabajo
Andrés E. Guaquez Evaluador Asegurar que el documento
contenga los criterios
presentes en la rúbrica.
Informar en caso de que
haya que realizar ajustes al
trabajo.
 Entregable 2. Cronograma de Trabajo de Equipo

Tabla 2.

Cronograma de trabajo

Actividad Fecha de socialización en Fecha de retroalimentación por

foro parte del grupo
Cuadro selección de los roles Entre el 02 y el 07 de Nov N/A
Propuesta cronograma de Entre el 06 y el 11 de Nov Entre el 06 y el 12 de Nov
trabajo
Presentación individual del Entre el 09 y el 12 de Nov N/A
proyecto de infraestructura
Votación/ Selección de Entre el 13 y el 15 de Nov N/A
proyecto grupal
Presentación del resultado de Entre el 15 de Nov El 15 de Nov
la votación/grafico Google
Elaboración de flujograma Entre el 16 de Nov y el 02 Entre el 16 de nov y el 02 de dic
de Dic
Elaboración matriz de Entre el 16 de Nov y el 02 Entre el 16 de nov y el 02 de dic
adquisiciones de Dic
Consolidación, edición y Entre el 03 y el 06 de Dic N/A
entrega del trabajo colaborativo
 Entregable 3. Presentaciones individuales del proyecto de infraestructura

Figura 1.

Aporte Estudiante Margarita Rosa Bonilla O.

Figura 2.

Aporte Estudiante Johny H. Pontón

Figura 3.
Aporte Estudiante Emmanuel Fernández

Figura 4.

Aporte Estudiante Yanohashelly Hernández L.

Figura 5.
Aporte Estudiante Andrés E. Guaquez

Figura 6.

Selección del proyecto

Figura 7.
Formulario de votación

Figura 8.

Resultado votación

Entregable 4. Ejecución de adquisiciones del proyecto

 Entradas

Empresa / Organización
Proyecto Implementación de Red educativa Digital Inteligente (REDIV) para
el valle del cauca
Fecha de preparación Diciembre de 2021
Cliente 34 Municipios no certificados del valle del cauca
Patrocinador (Sponsor) Gobernación del valle
Gerente / Líder de proyecto Andrés Guaquez Trejo
Emmanuel Fernández García
Johny Humberto Pontón
Margarita Rosa Bonilla Ospina
Yanohashelly Hernández Lozano
Interesado / Participa Estrategia Plan de acción Impacto
Nombre ción Genérica esperado en el
Inicial en nivel de
el participación
proyecto
Docentes de la Líder Manejo Reuniones con el interesado para Alcance,
institución cercano / evaluar el programa de capacitación ejecución, tiempo
Interesado
clave
Estudiantes de la Líder Manejo Comunicación constante de avances Alcance, tiempo
institución cercano /
Interesado
clave
Entidades Partidario Mantener Presentación del proyecto y estudio de Alcance, costo
gubernamentales interés / prefactibilidad
Interesado
clave
Estudiantes Neutral Seguimiento Presentación del proyecto Alcance,
graduados de la I.E. / Mínimo Ejecución
esfuerzo
Empresas sector Neutral Mantener Presentación del proyecto y estudio de Alcance, costo
privado interés / prefactibilidad
Interesado
clave

Registro de Interesados

Información de identificación Información de evaluación Clasificación de los interesados

Información de Grado de Grado de Interno / Partidario / Neutral /
Nombre Puesto Organización / Empresa Ubicación Rol en el proyecto Requisitos principales Expectativas principales Fase de mayor interés
contacto influencia interés Externo Reticente
Docentes I.E Docente Instituciones Educativas Municipios no certificados valle del cauca Usuario Sede I.E. Interes en el proyecto Calidad en el aprendizaje Alto Alto Todas Interno Partidario
Estudiantes I.E Estudiante Instituciones Educativas Municipios no certificados valle del cauca Usuario Sede I.E. Interes en el servicio Aprendizaje de calidad Medio Alto Todas Interno Partidario
Estudiantes graduados I.E Estudiante Instituciones Educativas Municipios no certificados valle del cauca Usuario Sede I.E. Interes en el servicio Aprendizaje de calidad Medio Neutral Ejecución Interno Partidario
Entidades Gubernamentales Entidad Gubernamental Entidad Gubernamental Gobernacion del valle Patrocinador N/A Intereses en patrocinar Cumplir objetivos de desarrrollo Alto Alto Planeación /Ejecución Externo Partidario
Padres de familia Acudientes Instituciones Educativas Municipios no certificados valle del cauca Usuario Sede I.E. Interes en el servicio Aprendizaje de calidad Alto Alto Todas Externo Partidario
Comunidad general Comunidad Comunidad Municipios no certificados valle del cauca Usuario Comunidad Interes en el servicio Aprendizaje de calidad Alto Alto Todas Externo Partidario
Empresas de tecnología Proveedor Privada Municipios periferia Patrocinador N/A Intereses en patrocinar Cumplir con metas sociales Alto Alto Ejecución Externo Partidario
Línea Base proyecto

Entradas del proyecto

Fechas Estimadas
Código EDT Producto o entregable Tipo adquisición Modalidad de adquisición Inicio Fin Presupuesto
1 Contratación de personal profesional Servicio Contratación directa 21/11/2021 30/11/2021 $ 120.000.000
1,1 Contratación de personal técnico Servicio Contratación directa 1/03/2022 15/03/2022 $ 155.000.000
2,1 ePMP Force 300-19 - Módulo de suscriptor inalámbrico Bien Contratación directa 1/12/2021 10/12/2021 $ 101.979.792
2,2 Supresor de sobretensiones Gigabit 30V Bien Contratación directa 1/12/2021 10/12/2021 $ 27.715.316
2,3 PoE AC Lado cliente Bien Contratación directa 1/12/2021 10/12/2021 $ 241.541.624
2,4 Antena Rocketdish Rd-5g34 Ubiquti 34 Dbi 5ghz Dual Pol Bien Contratación directa 1/12/2021 10/12/2021 $ 253.968.000
2,5 cn matrix EX1010 con inversor de voltaje Bien Contratación directa 1/12/2021 10/12/2021 $ 212.433.650
2,6 Inversor de voltaje 48v DC a 120v AC Bien Contratación directa 1/12/2021 10/12/2021 $ 214.304.000
$ 1.326.942.382
3932,5 Dólar hoy
148 Instituciones

Esquema básico de conexión en escuelas rurales

Presupuesto del proyecto

ENTIDAD VIGENCIA SOLICITADO PRESUPUESTO APROBADO PRESUPUESTO EJECUTADO(PAGOS)

PES-Ert-Propios 2018 $ 103.501.220 $ 103.501.220 $0
SGR-Valle del Cauca-Fondo de compensación regional 2018 $ 6.800.000.000 $ 6.800.000.000 $0
SGR-Valle del Cauca-Fondo de compensación regional 2019 $0 $0 $ 3.584.252.167
SGR-Valle del Cauca-Fondo de compensación regional 2020 $0 $0 $ 578.287.789

Registro de Supuestos
Supuestos Restricciones
Durante el desarrollo del proyecto se Desacuerdo en reunión de los
contará con las personas que hacen colaboradores, autoridades educativas,
parte del equipo, trabajarán directivos y docentes para presentar la
actualmente acompañando de manera evaluación y aceptación.
directa en la institución serán
responsables del seguimiento a
Docentes y estudiantes.
Comunicación de los objetivos del El proyecto se llevará a cabo en un
proyecto y líneas de acción en su plazo de 12 meses.
realización permanecerá vigente
durante su desarrollo
El proveer conectividad, brinda mayor Algunas personas del equipo no tienen
conocimiento a los interesados. conocimiento o acceso a los equipos
de cómputo.
Las herramienta tecnológicas, cumple La herramienta de tecnología no
con lineamientos y estándares de cumple con los estándares para ser
seguridad informática implementada en el sistema
Para llevar adelante el proyecto se Se generan cambios normativos en la
trabajará en conjunto con Institución cual modifiquen las políticas para llevar
Educativa para que haya un mejor a cabo su evolución y desarrollo del
aprovechamiento y alcance del proyecto.
espacio para todos los alumnos
docentes que deseen participar

Factores ambientales
 Los factores ambientales son condiciones externas que tienen influencia sobre el

proyecto, y determinan las condiciones de adquisición de herramientas y equipos a la

zona de trabajo. Como también afecta la llegada del talento humano implicado en el

desarrollo del mismo.

 Recursos Humanos, el personal disponible para la realización del proyecto no

cuente con la experiencia y formación requerida para este tipo de proyectos.

 El factor climático, afecta la conexión y cobertura de la señal en regiones

apartadas

 Tala de especies de árboles, por ubicación de antenas repetidoras.

 Afectación en la fauna, con el desarrollo de obras civiles en zonas boscosas.

 Las tormentas eléctricas, afectan en gran parte las antenas.

Herramientas y técnicas

Juicio de expertos

Con relación a la construcción del conocimiento aplicando el enfoque

constructivista, manifiesta que se configura así un ambiente educativo como una entidad

que es más que un conjunto de medios y materiales que buscan cambiar el diseño

tradicional del aula de clase, donde el papel y el lápiz tienen el protagonismo

trascendental, para establecer una forma de estilo en el que se encuentren presentes las

mismas herramientas pero añadiéndoles las aplicaciones de las nuevas tecnologías de la

comunicación, esto, aporta una nueva manera de educarse, creando en los estudiantes

una experiencia única para la construcción de nuevos conocimientos.

Así mismo, señala, “las TIC han llegado a ser uno de los cimientos básicos de la

sociedad, ya que se usa en todos los campos, por todo ello es necesaria su uso en la

educación para que se tenga en cuenta esta realidad”. La información y conocimiento de

la tecnología se difunden a través de herramientas tecnológicas; casi de modo progresivo,

nos hemos visto inmersos en el mundo digital, virtual y de innovación en las aulas de

clases, todo ello, ubica a los docentes a tono con la educación del presente siglo.

En este orden de ideas, el manejo de las herramientas tecnológicas en la práctica

pedagógica de aula, sobre este particular, hace énfasis en el hecho, que la investigación

muestra lo importante que es la formación de los docentes, la infraestructura que deben

tener las aulas y el nivel de manejo de herramientas que debe adquirir el profesor para la

sociedad en que nos encontramos.

15
Análisis de los requisitos de comunicación

En cuanto a los resultados de la investigación, a continuación se muestra el

comportamiento, opiniones y reacciones de los encuestados frente al análisis del proceso

y los resultados del estudio del uso de las herramientas tecnológicas por parte de los

docentes de instituciones educativas en la ciudad de Riohacha, con los resultados

obtenido de esta investigación, con el fin de poder dar unas recomendaciones en pro de la

calidad educativa, a partir de la aplicación del instrumento en cada una de las

instituciones educativas de la localidad y sus respectivos indicadores como se muestra en

la tabla.

Se realizó un detallado análisis de cada uno de los objetivos específicos aplicado

al instrumento de la investigación. Para esto se efectuó un análisis estadístico a las

tendencias que demuestra cada docente en su área de trabajo y las condiciones físicas

que presentan todas las instituciones educativas.

Figura 9.

Las TIC en los procesos pedagógicos

16
Tecnología de la comunicación

Figura 10.

Clientes/usuarios: docentes, estudiantes, administradores de plataforma, jefes de área

Patrocinador: áreas o departamentos que virtualizan un curso

Director del portafolio: jefes del área de educación virtual (cabezas visibles:
administrativas pedagógicas, TI y comunicativas) quienes deberán hacer el seguimiento y
control del proyecto

Equipo del proyecto: director del proyecto, pedagogo, comunicador, integrador, jefe de TI

Socios: proveedor de servicios (Web, LMS, Red, Data center, software, hardware).

Técnicas

La técnica es una encuesta cerrada tipo rúbrica, de 10 puntos a evaluar sobre el

estado y logros del proyecto de investigación. La validación se realiza mediante juicio de

expertos, los instrumentos se aplicaron en dos momentos, antes de la intervención en un

trabajo diagnóstico y otro momento luego de la intervención con el mismo instrumento. El

primer momento se recolectó en el primer periodo académico y el segundo momento, en

17
el siguiente periodo académico, para un total de cuatro meses para el proceso de

experimentación.

Descripción de Instrumentos (técnicas)

El instrumento para recolectar la información del experimento, cuestionario tipo

rúbrica, contiene 10 ítems a evaluar, en escala de Likert, con puntajes de cero (mínima

nota) a tres (Máxima nota), 4 niveles en la calificación; siendo cero (0) que no cumple con

ninguno de los criterio de logro, uno (1) cumple con pocos criterios de logro, dos (2)

cumple con algunos criterios de logro pero faltan algunos importantes y tres (3) cumple

con todos los criterios de logro y puede llegar a excederlos.

Validación de Instrumentos

Las evaluaciones son validadas mediante juicio de expertos, dos expertos

evaluaran la rúbrica de evaluación y darán su juicio sobre las mismas, de manera que si

ambas están al menos en 90/100 se aplicarán, de lo contrario, se harán los ajustes

sugeridos por los expertos y volverán a evaluarse, si la nota obtenida está igual o superior

a 90 y hay observaciones, igual, estas serán tenidas en cuenta para sus ajustes. Si el

resultado de la evaluación de los expertos en la primera es de 95%, por lo tanto, se aplica

el instrumento y se tienen en cuenta los ajustes sugeridos, siempre y cuando hayan sido

considerados pertinentes por los investigadores.

18
 Análisis de datos

Los datos serán procesados en un software estadístico IBM - SPSS V25 quien

realizara todo el análisis descriptivo de la información, validando instrumentos y

realizando la prueba de hipótesis. El RED (Recurso Educativo Digital) tipo AVA o EVA, se

implementó en la plataforma LMS Milaulas, en la que los escolares desarrollaron el curso

de investigación, por tanto, en ésta se encuentra un título y se encuentran los vínculos

que desarrollan el trabajo y las tareas a ejecutar por parte de los escolares, lo que les

permite interactuar de manera sencilla y bastante intuitiva con la plataforma.

El apoyo presentado por el RED tipo AVA para los escolares es de relevancia

puesto que les permite interactuar de manera fácil y rápida con el sistema mientras los

orienta en cada una de las tareas en él ubicadas. Los grupos desarrollan las

competencias necesarias para el abordaje y óptimo desempeño de cada una de los ítems

que componen la investigación propuesta por cada grupo de estudio.

19
Salidas

Figura 11.
Flujograma de salidas

Acuerdos - Informes de desempeño del trabajo

Base para la identificación de los problemas actuales o potenciales, lo que servirá de respaldo

para posteriores reclamaciones o nuevas adquisiciones.

20
 Tabla 3.

Información General de contrato de interventoría

Contrato de 1.360.01-59.1-5935
interventoría N°
Fecha del contrato 04 de julio de 2019
Objeto Realizar la interventoría integral administrativa, técnica,
jurídica y financiera de todas las actividades, obligaciones e
inversiones a ejecutarse con el proyecto de inversión
denominado "Implementación de red educativa digital
inteligente (REDIV) para el Valle del Cauca" ficha BPIN
2017000030153, por parte del ejecutor del proyecto Empresa
de Recursos Tecnológicos S.A ERT S.P. y los contratos que
suscriban.
Entidad contratante Departamento del Valle del Cauca - Secretaría de las
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones del
departamento.
Contratista UTIC Interventoría
Valor contrato $341.573.475
CDP 3500005964 del 13.03.2019
Fecha acta de inicio 09 de agosto de 2019
Suspensión del 05 de junio de 2020
contrato
Fecha de terminación 31 de marzo de 2021

Informe de seguimiento de supervisión

Para el cumplimiento del contrato 1.360.01-59.1-5935 se ha realizado lo siguiente:

Tabla 4.
Informe de seguimiento

Entregables Descripción Valor

Entregable 1 Diseño de la Red Troncal $464.227.200,00
Entregable 2 Entrega de los equipos de $278.536.320,00
Radios+Antenas para troncal
Entregable 5 Entrega de los equipos de Balanceo para $119.400.000,00
la ejecución del
proyecto
Entregable 8 Entrega de equipos para fortalecimiento $456.000.000,00
de nodos
(swiches)
Entregable 14 Diseño de la Red de Acceso $451.377.200,00
Entregable 15 Entrega de los equipos de $270.826.320,00
Radios+Antenas para
dispersión de señal en sedes educativas
Entregable 17 Entrega de equipos para la recepción de $139.596.704,00
señal en las
sedes educativas
Entregable 22 Entrega de equipos para el sistema de $460.145.040,00
alimentación
eléctrica
21
 Entregable 26 Entrega de equipos de Access Point $303.958.208,00
para brindar acceso
a Internet inalámbrico a las sedes
educativas
Entregable 37 Entrega de Licenciamiento del Software $230.633.000,00
de Gestión de
Optimización de la Red
Entregable 49 Entrega de Informe mensual de gestión $235.349.703,00
del proyecto
Valor total de entregables aprobados por la interventoría $3.410.049.695,00

Comité evaluador

El Órgano Colegiado de Administración y decisión OCAD Región Pacifico mediante acuerdo 077 del

20 de diciembre de 2018, aprobó el proyecto según artículo 15 teniendo en cuenta los siguientes

ítems:

Nombre del proyecto: IMPLEMENTACIÓN DE RED EDUCATIVA DIGITAL INTELIGENTE (REDIV)

PARA EL VALLE DEL CAUCA

Plan de Desarrollo: El Valle está en Vos

Pilar: VALLE PRODUCTIVO Y COMPETITIVO

Programa: 20802 - Gestión de Tecnologías de Información para un territorio inteligente e innovador

Línea de acción: Ciencia Tecnología e innovación

Objetivo Especifico: Aumentar el acceso de las TIC para la formación académica de niños, niñas,

adolescentes y jóvenes de las instituciones educativas oficiales de los municipios no certificados en el

Departamento del Valle del Cauca

Subprograma: 2080202- TIC como medio del desarrollo económico local-regional

Meta de resultado: MR2080201 aumentar la población con suscripción a internet 1.87% en el periodo

de gobierno

Meta de producto: MP20802020 Gestionar el 95% de la matrícula de E.E. oficiales de municipios no

certificados, cuenten con conexión a internet

Actividades: implementación Red Troncal, Implementación Red de Acceso, Implementación Solución

Wifi, Suministro Servicio de conectividad a Internet en las Sedes Educativas, Implementación Servicio

22
de Gestión Optimización de la Red, Servicios Streaming - videos educativos

Dicho comité tiene como principal objetivo dar aplicabilidad a los principios de selección objetiva y

transparencia, así como validar el contenido de los requerimientos jurídicos, financieros, contables y

técnicos y estará conformado por: un líder de programa, un rol financiero, un rol técnico y un rol

jurídico.

Se sugiere la realización de 2 comités que aborden los siguientes temas:

Tabla 5.
Comité 1
Fecha Tema Compromisos Responsable
Revisión de obligaciones Contratista de obra,
especificas Gobernación del
Valle, Interventoría
Avance de obra Contratista de obra
Verificación de daños o Contratista de obra,
imprevistos Gobernación del
Valle, Interventoría

Tabla 6.
Comité 2
Fecha Tema Compromisos Responsable
Revisión de compromisos Contratista de obra
del comité 1
Avance de obra Contratista de obra
Plan de contingencia Contratista de obra
Solicitud de adición o Contratista de obra
cambios

23
Solicitudes de Cambio

Se requiere incluir en el encabezado de la minuta del contrato el Nit. de identificación de la Unión

Temporal UTIC Interventora:

24
Se requiere ampliación del plazo del contrato de prestación de servicios por permisos de acceso a

nodos de la fuerza pública:

25
Documentos de prueba y evaluación

Hace referencia a aquellos documentos o formatos que describen las actividades o entregables que

permiten determinar si el producto cumple con los objetivos establecidos en el proyecto:

Figura 12.

Formato de verificación de requisitos

26
Tabla 7.
Matriz Plan de Gestión de Cambios

PLAN DE GESTION DE CAMBIOS

Proyecto.

Implementación de Red Educativa Digital Inteligente (rediv) para el

Valle del Cauca

POSIBLES CAUSAS DE CAMBIOS DEL PROYECTO

1. Incrementos de los 2. Huelga 3. Incumplimiento contratos

costos

4. Mala calidad 5. Defectos de propuesta base 6. Cálculos incorrectos

materiales

ROLES GESTION DE CAMBIOS DEL PROYECTO

NIVEL DE
NOMBRE DEL ROL PERSONA RESPONSABILIDA
ASIGNADA DES AUTORIDAD

Deciden qué Autorizar, rechazar o

cambios se

COMITÉ DE CONTROL aprueban, se modificar

DE CAMBIOS modifican o se solicitudes de
rechazan en el plan cambio
del

proyecto - alto
impacto.

Decide en decisiones Total sobre el

Proyecto
SPONSOR empatadas del
comité de control de
cambios

Verifica, evalúa, Verificar el

decide e implanta potencial del
PROJECT MANAGER impacto generado
cambios urgentes y
generales. por el cambio, y

27
 hacer

recomendaciones.

COORDINADOR Capta las Emitir solicitudes

DE PROYECTO observaciones de de cambio equipo
cambio por parte
del

equipo

Hacer Hacer
recomendaciones recomendaciones
EQUIPO DE con respecto al sobre los cambios
DESARROLLO equipo a

desarrollar

Solicitar cambios
cuando
STAKEHOLDERS Solicitar
considere
conveniente y
oportuno.

Tabla 8.
Matriz Proceso General de la Gestión de Cambios

PROCESO GENERAL DE LA GESTION DE CAMBIOS.

1. SOLICITAR EL El Stakeholder diligencia el formato solicitando la gestión del

CAMBIO cambio, en donde hace una primera aproximación a la solicitud,
indicando fecha, responsable, causa del cambio, posible impacto,
aproximación a solución propuesta y documentos anexos.

Este documento diligenciado es entregado al Coordinador del

Proyecto

2. VERIFICAR EL El Project Manager verifica la solicitud del cambio, revisa que toda
CAMBIO la información sea pertinente y acorde con los alcances del cambio
en el proyecto, valora y justifica

la causa que genera el cambio, para finalmente registrar la solicitud.

3. EVALUAR IMPACTO. El Project Manager evalúa el impacto del cambio según las
diferentes perspectivas que pueden afectar el proyecto: tiempo,
costo, calidad y alcance.

Pondera el impacto del cambio según la variable afectada y registra

28
 el estado de

evaluación de la solicitud.

4. TOMAR DESICIONES El comité de cambios evalúa los impactos calculados, y aprueba o

rechaza la

solicitud de cambio, la puede también modificar o replantear en

búsqueda de una solución y le comunica la decisión al Project
Manager para registrarlo.

5. IMPLANTAR EL El Project Manager comunica el replanteamiento a los involucrados,

CAMBIO en caso de que el cambio afecte en tiempo se hace necesario
reajustar el cronograma.

Coordina con el equipo del proyecto los ajustes que se harán para
cumplir con el objetivo, revisa el cumplimiento de la solución
propuesta y definida, actualiza el

estado de la solicitud.

6. CONCLUIR EL El Project Manager se asegura que el cambio se haya cumplido

CAMBIO. satisfactoriamente y

genera un documento con lecciones aprendidas. Actualiza el estado

de la solicitud.

TIPOS DE CAMBIOS DEL PROYECTO

CAMBIOS URGENTES Cuando por razones de tiempo y costo es necesaria una acción
correctiva, y se necesita una acción rápida, quien toma la decisión es
el Project Manager, agilizando

todo el proceso y dando respuesta pronta al problema detectado

CAMBIOS GENERALES Son cambios cuyo impacto en costo y tiempo no es crítico, aplica a
acciones predictivas y preventivas, quien verifica y aprueba es el
Project Manager, siempre y

cuando no afecten el Plan del proyecto.

El cambio al plan del proyecto se considera un cambio de alto

impacto, y este será evaluado por el Project Manager, sin embargo
CAMBIOS DE las decisiones se tomarán por el comité del control de cambios., se
ALTO IMPACTO pondera el impacto del cambio según la variable

afectada y se registra el estado de evaluación de la solicitud.

29
Tabla 9.

SOLICITUD DE CAMBIOS
Proyecto.
Implementación de Red Educativa Digital Inteligente (rediv) para el Valle del Cauca

Datos de la solicitud de cambio

No. control de solicitud de cambio
Solicitante del cambio
Área del solicitante
Lugar
Patrocinador del proyecto
Gerente del proyecto
Categoría de cambio

alcance cronograma costo calidad

recursos procedimiento documentación otro

Causa/Origen del cambio

solicitud del cliente reparación de defecto acción correctiva
acción preventiva actualización documento otros

Descripción del cambio solicitado

Justificación del cambio solicitado

30
 Impacto del cambio
En alcance:

En cronograma:

En costo:

En calidad:

recursos requeridos ( materiales y humanos)

afectación a los interesados

afectación a la documentación

riesgos

firma de aprobación fecha

La solicitud de cambios está prevista por si se requiere practicar modificaciones al proyecto,

bien sea en el alcance, el cronograma, los costos u otras categorías del proyecto, indicando el impacto

que puede tener sobre el mismo, de tal modo que se pueden canalizar los recursos necesarios para

dar continuidad al proyecto sin mayores contratiempos, este formato en caso de ser necesario, solo se

aprobara con el visto bueno del Sponsor o del comité de control de cambios.
Tabla 10.

Actualización a la dirección del proyecto

PLAN DE DIRECCIÓN DEL PROYECTO

Proyecto.
Implementación de Red Educativa Digital Inteligente (rediv) para el Valle del Cauca

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

ENTREGABLE DE LA CONSIDERACIONES CONSIDERACIONES
FASE DEL PROYECTO
FASE INICIACION CIERRE
Acta de constitución Reunión con Sponsor para
EDT definir el objetivo del
1.0. Gestión del Proyecto
Diccionario EDT Presupuesto proyecto

Informe estado actual Planificación de visitas a

Informe metrológico planta con el fin de obtener
2.0. Investigación y metrología Informe de tiempos y la información
movimientos

Contrato Ingenieros Informe de El inicio de diseño depende Con los planos y la

propuestas Informe juicio de de la contratación de los aprobación por parte del
expertos Informe detallado de Ingenieros Sponsor de la propuesta
3.0. Diseño y Desarrollo solución Planos y modelado 3D final se dará vía libre a la
Los planos en AutoCAD
Especificaciones Técnicas implementación de la red
El modelado 3D bajo la educativa inteligente
plataforma Autodesk
Manual de instrucciones El inicio de funcionamiento de Con la red funcionando se
4.0. implementación Acta de entrega equipo la red solo con la aprobación harán las pruebas
del
Sponsor
5.0 Pruebas finales Informe de Calidad Acta Las pruebas finales se Con el informe de calidad
cierre proyecto harán solo si la red se puede hacer el cierre del
funciona proyecto
Tabla 11.
Actualización Matriz de procesos de gestión de proyectos
PROCESOS DE GESTION DE PROYECTOS
Todas las herramientas y técnicas con base en la guía del PMBOK
PROCESO ENTRADAS MODO DE TRABAJO SALIDAS
Desarrollar el acta de Enunciado del proyecto, Reuniones entre Sponsor y Acta de constitución del
constitución del Proyecto caso de negocio, contrato. Project Manager proyecto
Desarrollar plan de dirección Factores ambientales, acta Reuniones del equipo de Plan de dirección del
del Proyecto de constitución proyecto proyecto
Desarrollar plan del alcance Acta de constitución, plan Reuniones del equipo de Plan del alcance del Proy.
del proyecto de dirección del proyecto proyecto Línea base del Alcance,
entregables, restricciones
Plan del alcance del Redactar el diccionario EDT detallado de
Desarrollar EDT
proyecto EDT -equipo del proyecto actividades - Diccionario
Desarrollar cronograma del Plan de dirección del Se estiman tiempos de Cronograma del proyecto
proyecto proyecto - EDT actividades - equipo de P. Línea base del cronograma
Desarrollar plan de Gestión Plan de dirección, EDT, Reunion entre Sponsor y Línea base del costo
de costos diccionario EDT. Project Manager plan de gestión de
costos
presupuesto del proyecto
Desarrollar plan de gestión de Factores ambientales, Establecer objetivos de Plan de gestión de calidad
la Plan de dirección del Proy. calidad - equipo de proyecto Métricas de calidad
calidad
Desarrollar plan de gestión Factores ambientales, Asignación de roles Organigrama del proyecto
de los recursos Plan de dirección del reunión equipo de Matriz de responsabilidades
Proyecto proyecto Plan de gestión de recursos
Desarrollar plan de gestión Factores ambientales, Reuniones del equipo de Plan de gestión de
de las comunicaciones Plan de dirección del Proy. proyecto las
Plan del alcance del comunicaciones
proyecto
Desarrollar plan de Gestión Factores ambientales, Identificar riesgos y Plan de gestión de
de los riesgos Plan de dirección del Proy. planificar respuestas - los riesgos
Plan del alcance del equipo del proyecto
proyecto
Desarrollar plan de gestión de EDT- Diccionario EDT Reuniones, presupuestos, plan de gestión de las
las adquisiciones Plan de dirección del Proy. negociaciones, contratos adquisiciones
Desarrollar plan de gestión de Acta de constitución, plan Reunion entre Sponsor y Plan de gestión de los
los interesados de dirección del proyecto Project Manager interesados
Tabla 12.
Actualización Formato de Lecciones aprendidas

LECCIONES APRENDIDAS
Proyecto.
Implementación de Red Educativa Digital Inteligente (rediv) para el Valle del Cauca
Área/categoría . Fecha:
Fase: . Titulo:
Descripción de la situación .

Descripción del impacto .

Acción correctiva y/o .

preventiva implementada

Lección aprendida / .
Recomendaciones

Firma responsable
Project Manager
Tabla 13.
Actualización Matriz plan de gestión del alcance

PLAN DE GESTION DEL ALCANCE

Proyecto.
Implementación de Red Educativa Digital Inteligente (rediv) para el Valle
del Cauca

Preparado

por : Revisado

por:
 Objetivo del Proyecto.

Implementar toda la infraestructura de red según requerimientos del cliente, realizar entrega a satisfacción y cumplir con
los parámetros de calidad.
Proceso de definición del alcance.

El alcance de este Proyecto incluye la entrega de servicios de Internet, Datos, Voz dedicado, cableado estructurado
interno (cableado de red LAN interna) y energía eléctrica (el contratante garantizara el óptimo funcionamiento de la red

eléctrica con un voltaje neutro tierra menor igual a 1 Voltio, puesta en marcha y funcionamiento de las UPS) para las
instituciones educativas del valle del Cauca.

Proceso para la elaboración del EDT.

Para la elaboración del WBS se realizaron los siguientes pasos:

* Mantener la confiabilidad del proyecto cumpliendo los alcance determinados del mismo

1) El EDT del proyecto será estructurado de acuerdo a la herramienta de descomposición, identificándose inicialmente
los principales entregables, que en el proyecto actúan como fases.
2)Se realiza la descomposición de cada entregable (gestión del proyecto, investigación y metrología, diseño,
implementación, seguimiento y control, cierre del proyecto) en paquetes de trabajo, los cuales nos permiten visualizar
rápidamente los procesos.

Proceso para la elaboración del Diccionario EDT

* Se identifican las características de cada paquete de trabajo del EDT

* Se detalla el objetivo del trabajo y la responsabilidad
* Se hace una descripción breve del paquete de trabajo
* Se describen cuáles son los criterios de aceptación.

Proceso para verificación del alcance.

Después de elaborar cada entregable, este se presenta al director de proyecto, el cual se encarga de aprobar o presentar las
Observaciones del caso.

Proceso para control del alcance.

Se realiza la respectiva evaluación al proyecto “Implementación de Red Educativa Digital Inteligente (rediv) para el Valle del Cauca”
y se analizan los resultados de acuerdo al entregable en cada etapa, validando la coherencia de la información
y el progreso en el diseño de la solución.
Alcance del proyecto

 El alcance de este Proyecto incluye la entrega de servicios de Internet, Datos, Voz

dedicado, cableado estructurado interno (cableado de red LAN interna) y energía

eléctrica (el contratante garantizara el óptimo funcionamiento de la red eléctrica con

un voltaje neutro tierra menor igual a 1 Voltio, puesta en marcha y funcionamiento

de las UPS) para el valle del Cauca.

Entregables del proyecto

 Para generación de actividades se realizará de forma simultánea en cada una de

las ciudades y con sus respectivos equipos de trabajo ubicados y asignados para

cumplir con los parámetros y tiempos establecidos dentro del contrato.

Restricciones del proyecto

Que se enuncian para definir la métrica del proyecto son:

 Los desarrolladores del proyecto deben acreditar estudios profesionales y

experiencia en el desarrollo de proyectos de investigación

 Para cumplir con el requisito de tiempo, queda a libre disposición el trabajo de

personal tiempo completo incluyendo fines de semana, para cumplir con la entrega

de los entregables del proyecto en las fechas requeridas

 Los diseñadores e ingenieros deben acreditar experiencia en el desarrollo de

equipos agroindustriales, conocimiento de materiales, mecanismos,

instrumentación y procesos productivos metalmecánicos.

  El costo del proyecto no debe exceder los $ 6.903.501.220 millones de pesos, y no

debe exceder de 12 meses incluyendo las pruebas funcionales en sitio después de

la entrega por un periodo mínimo de 30 días.

Línea base del cronograma

Para establecer la línea base del cronograma se tienen en cuenta lo siguiente:

a. Se revisan los objetivos en el acta de constitución del proyecto.

b. Se resumen los pasos en un listado base de actividades.
c. Se identifican las actividades en el EDT.
d. Se asignan responsabilidades según la actividad.
e. Se establece una duración de las actividades
f. Se verifica la consistencia del cronograma
g. Se validan los recursos de acuerdo a eficiencia/ disponibilidad
h. Se realizan los ajustes necesarios.
i. Se formaliza la línea base del cronograma
Tabla 14.
Actualización plan de gestión de los costos
PLAN DE GESTION DE LOS COSTOS

Proyecto.
Implementación de Red Educativa Digital Inteligente (rediv) para el Valle del Cauca

Tipos de estimación del Proyecto.

TIPO DE ESTIMACION MODO DE FORMULACION PRECISION
Se utilizará un modo de formulación ascendente:
Presupuesto Como: con el conocimiento de la EDT, se calcula el costo
individual de cada paquete de trabajo o actividad .
Quien: formulado por el equipo de trabajo con la aprobación
-10 % al +10%
del Project Manager
Cuando: antes del inicio del proyecto de acuerdo al
presupuesto estimado
Porque: se logra una estimación con el mayor nivel de detalle

Unidades de medida
TIPO DE RECURSO UNIDAD DE MEDIDA
Recurso Materiales Unidades
Recurso Tecnológico Unidades
Recurso equipos de computo Unidades
Recurso Servicios Unidades
Recurso personal Costo / dia
Umbrales de control.
ALCANCE VARIACION ACCION A TOMAR
Proyecto / Fase /Entregable PERMITIDA Si la variacion se excede
• El alcance de este Proyecto incluye la
entrega de servicios de Internet, Datos, Voz
dedicado, cableado estructurado interno (cableado Con la aprobación del Sponsor obtener
de red LAN interna) y energía eléctrica (el +/- 5% del costo los recursos, previo análisis de las
contratante garantizara el óptimo funcionamiento planificado causas de la variación
de la red eléctrica con un voltaje neutro tierra
menor igual a 1 Voltio, puesta en marcha y
funcionamiento de las UPS) para el valle del Cauca
métodos de medición del valor ganado.
ALCANCE
METODO DE MEDICION MODO DE MEDICION
Proyecto / Fase /Entregable
Proyecto completo Valor acumulado - curva S Reporte semanal del proyecto

Fórmulas para el pronóstico del valor ganado.

TIPO DE PRONOSTICO FORMULA QUIEN, COMO, CUANDO, DONDE
ETC o “estimado hasta ETC=(BAC-EV)/CPI). Project Manager, quien informa el estado
la conclusión” del proyecto semanalmente.

Procesos de gestión de Costos.

Proceso de gestión descripción: Que, quien, como, cuando, donde, con que.
Esta planificación se realiza para identificar cada uno de los momentos del proyecto
verificando la herramienta EDT, en los cuales intervienen diferentes costos y de esta
Planificar la gestión de costos
manera planificar y ejecutar cada uno de los mismos, proporcionando guía y dirección
al proyecto, esta planificación es responsabilidad del Project manager y del Sponsor del
proyecto.
Se desarrollara una estimación aproximada de cada uno de los recursos necesarios para
llevar a cabo el cumplimiento en cada fase del proyecto, en este punto se analizan cada
uno de los entregables, los límites, los supuestos y las restricciones del proyecto, y se
Estimar los costos estimaran los costos directos e indirectos del proyecto, se basara en la herramienta
EDT y se hará verificación de cada componente y los entregables del proyecto; esta
estimación es realizada por el Equipo del Proyecto, con la dirección del Project
Manager
y bajo la aprobación del Sponsor.
Parte de la línea base del proyecto, con la cual se verificará cada fase, permitiendo la

Determinar el presupuesto de autorización de cada entrada y salida de recursos, controlando el desempeño de los
costos mismos, realizando las limitaciones formales pertinentes a los gastos que se establecerán
en el contrato, y las reservas necesarias para la culminación del mismo; esto es
prioridad
y responsabilidad del Project manager y del Sponsor del proyecto.
Se verificarán y controlarán cada uno de los costos del proyecto, desde el pre-inicio
hasta la culminación del mismo, realizando el debido seguimiento a la línea base y al
Control de costos cronograma ya establecido, es vital informar al Sponsor cualquier alteración en los
costos teniendo en cuenta la triple restricción (alcance, tiempo, costo), con el fin de
evaluar el impacto
Se admite variación máxima de +/- el 5%, lo que es normal para el Proyecto
 Formatos de gestión de Costos.
Formato de gestión descripción: Que, quien, como, cuando, donde, con que.
Plan de gestión de costos Documento base para la planificación de los costos del Proyecto
El equipo de proyecto define la línea base, en referencia a un presupuesto inicial teniendo
línea base del costo en cuenta las etapas y entregables del proyecto para llegar al desarrollo de un equipo
que
pele, descorazone y taje la piña de manera rápida y segura
Informe que detalla los costos del Proyecto teniendo en cuenta los entregables indicados
Costeo del Proyecto
en el EDT.
formato que indica el avance en los costos del proyecto semanalmente, teniendo en
Formato de presupuesto
cuenta los entregables.

PLAN DE GESTION DE LA CALIDAD

Proyecto.
Implementación de Red Educativa Digital Inteligente (rediv) para el Valle del Cauca

política de Calidad del Proyecto.

El proyecto debe cumplir con los objetivos determinados por la organización, tanto técnicos, como de costos y de
tiempos
Normas decuidando
calidad. siempre de cumplir con la calidad.

ISO 9000 Normatividad utilizada para la administración de la calidad y aseguramiento de la calidad, lineamientos para su
selección y uso, cuyo propósito fundamental es el de normalizar los términos y conceptos que se utilizan y aplican al
campo de la administración de la calidad. (SISTEMAS DE GESTION DE CALIDAD).
ISO 9001 especifica los requisitos a cumplir por un sistema de gestión de calidad y se utiliza internamente por las
organizaciones para certificarse o con fines contractuales. Su objetivo principal es diseñar un sistema de gestión de
calidad eficaz, para dar cumplimiento a los requisitos, especificaciones o necesidades del cliente. (SISTEMAS DE
GESTION DEcalidad.
CALIDAD).
Objetivos de

* Controlar que los costos del proyecto no sobrepasen los rubros asignados
* Mantener la confiabilidad del proyecto cumpliendo los alcance determinados del mismo
* Controlar los defectos o fallas en el proyecto, mediante un plan de accion de mejora continua
* Vigilar el cumplimiento de las actividades dentro de las fechas establecidas
* Controlar el cronograma del proyecto y asegurar el cierre de los contratos
Plan de mejora de procesos.

Para mejorar los procesos se deben seguir los siguientes pasos:

* Identificar la oportunidad de mejora.
* Recolectar la informacion del proceso.
* Analizar la informacion
 Roles y responsabilidades de calidad.
Sponsor del proyecto objetivo responsable de controlar la calidad del proyecto
funciones revisa, aprueba y toma acciones
habilidades Liderazgo, comunicación, negociación y motivación
supervisa a: Project Manager
reporta a No aplica
nivel autoridad Aplica recursos para el proyecto, negocia cambios
Project MANAGER objetivo responsable de gestionar la calidad del proyecto
funciones revisa estándares y entregables, gestiona acciones correctivas
habilidades Liderazgo, comunicación, negociación y motivación
supervisa a: Equipo de Proyecto y de
reporta a investigación Sponsor
nivel autoridad Exige el cumplimiento de los entregables según estándares
Equipo de Proyecto y de objetivo responsable elaborar los entregables
investigación funciones elaborar todos los entregables
habilidades Especificas según perfil
supervisa a: No aplica
reporta a Project Manager
nivel autoridad Aplicar los recursos para lograr entregables
Comité de control de cambios objetivo verificar y validar los cambios requeridos en los entregables
funciones revisar, aprobar y proponer mejoras de calidad
habilidades Liderazgo, comunicación, negociación y motivación
supervisa a: Equipo de apoyo
reporta a Sponsor
nivel autoridad Exige el cumplimiento de los cambios requeridos

Figura 13.
Organización de la calidad del proyecto
Organización de la calidad del proyecto.

Procesos de gestion de la calidad.

Enfoque aseguramiento * Se hara permanentemente monitoreo del trabajo y de las metricas
de la calidad * Se seguira el procedimiento del plan de mejoras.
* Se vigilara que las acciones correctivas/preventivas se
aplique adecuadamente
Enfoque control de calidad * Se determinara si los entregables estan conformes segun lo requerido
* Se gestionaran acciones correctivas/preventivas
* Los entregables reprocesados seran verificados de nuevo
Enfoque de mejora de cada vez que se requiera mejorar los procesos se debe:
procesos * Identificar la oportunidad de mejora.
* Recolectar la informacion del proceso.
* Analizar la informacion
* Determinar acciones correctivas
* Aplicar acciones correctivas
* Hacer seguimiento y control a las acciones correctivas
* Cerrar acciones correctivas

Matrices de calidad del Proyecto

No. detalle Que queremos medir Objetivo Tolerancia
No sobrepasar los limites Vigilar el cumplimiento de
1. control del costo costos asignados +/-10%
establecidos en costos
 Que se cumpla lo pactado en el Seguridad de los
2. confiabilidad +/-10%
proyecto interesados del proyecto
Revisar defectos o fallas en los Desarrollo de procesos sin
3. defectos o fallas +/-10%
procesos fallas o defectos
que se cumpla en el tiempo Vigilar el cumplimiento de
4. cumplimiento +/-10%
establecido las actividades
controlar el cronograma del Aprobar el acta de
5. cierre del contrato +/-10%
proyecto terminacion del contrato

En cuanto a las auditorias de calidad se considera realizar dos auditoría al llevar el

50% del proyecto y al final del proyecto, para el cierre, debido al corto plazo para el desarrollo

del mismo, sin embargo, quedara constancia en hojas de verificación, informes de auditoría y

formato de lecciones aprendidas.

Tabla 14.
Plan de gestión de los riesgos

PLAN DE GESTION DE LOS RIESGOS

Proyecto.

Implementación de Red Educativa Digital Inteligente (rediv) para el

Valle del Cauca

METODOLOGIA DE GESTION DE RIESGOS

FUENTES DE
PROCESO DESCRIPCION HERRAMIENTAS
INFORMACION

Planificación de Elaborar el plan de PMBOK Sponsor, equipo

Gestión de riesgos de

riesgos proyecto

Identificar los riesgos que Lluvia de Sponsor, equipo

Identificación de
se de
riesgos Checklist
pueden presentar en el proyecto
Proyecto
Análisis cualitativo de Evaluar el efecto, la Definición de Sponsor, equipo
probabilidad y probabilidad de
riesgos
el impacto de impacto proyecto

Análisis cuantitativo Evaluar el costo del impacto Reunión expertos, Sponsor, equipo
de y el de
clasificación del
riesgos valor monetario esperado riesgo proyecto

Planificar y definir la Definición de Sponsor, equipo

Plan de respuesta a
respuesta a actividades de
riesgos
riesgos de respuesta proyecto

monitoreo y control de verificar y controlar la Sponsor, equipo

ejecución de
riesgos
de acciones de respuesta proyecto

ROLES Y RESPONSABILIDADES DE LA GESTION DE RIESGOS

En cabeza del Sponsor se tomarán las decisiones para mitigar los riesgos, sin embargo los
responsables de plantear

respuestas efectivas a los riesgos son el Project Manager y el diseñador de producto

PRESUPUESTO PARA LA GESTION DE RIESGOS

Se estima un porcentaje adicional al valor total del proyecto como presupuesto para la gestión
de riesgos convirtiéndose en una reserva para el final del proyecto, equivalente a un 7% del
costo total, aprox $ 483.245.085,4

PERIODICIDAD DE LA GESTION DE RIESGOS

Se determina que cada uno de los procesos de la gestión de riesgos, se monitorearan y

controlaran al finalizar cada

una de las etapas definidas en el EDT, y se realizaran reuniones de coordinación cada dos
semanas

CATEGORIAS DE RIESGOS

Los riesgos del Proyecto se clasifican de la siguiente manera:

* Según alcance : no lograr los objetivos propuesto para el desarrollo del equipo.

* Según Cronograma : sobrepasar el tiempo de ejecución del proyecto, planificado en 100

días

* Según costo: no cumplir con el presupuesto establecido para el Proyecto

* Según calidad: no cumplir con las especificaciones técnicas y de funcionamiento requeridas

en el equipo
 ANALISIS CUALITATIVO DE
RIESGOS

Proyecto.

Implementación de Red Educativa

Digital Inteligente (rediv) para el Valle
del Cauca

IDENTIFICAR LOS RIESGOS: específicamente se realizó una lluvia de ideas con los
involucrados en el proyecto, identificando los posibles riesgos y calificando su posible
impacto en el proyecto.

ETAPA DESCRIPCION DEL EFECTO IMPA PRO TO CLASIFIC CONTROL

RIESGO ACION
CTO BAB TA
L

Recursos insuficientes para información Aseguramiento de

10 1 10 MEDIO
el desarrollo insuficiente, malas rubro para

de la Investigación bases para la Investigacion y

propuesta desarrollo

Falta de apoyo por parte del Atraso en el Gestion de

10 1 10 MEDIO
Sponsor cumplimiento de comunicación con el
Diseño
y del Proyecto los objetivos del Sponsor - Negociacion
proyecto
planific
ación Desinterés de los actores Gestion de
Atraso en el 5 1 5 BAJO
involucrados comunicación con el
cronograma
para la gestión de los Coordinador del
recursos Proyecto

Iliquidez para el Revisiones previas al

Proyección equivocada de 10 2 20 ALTO
 desarrollo y presupuesto
costos
fabricación del y analisis de precios
equipo unitarios

Retraso en la Informe detallado de

Modificación de estudio y implementación de 10 1 10 MEDIO
solucion,
diseño. la red educativa
digital inteligente
planos y
especificaciones

Seguimiento
Extensión del plazo sobrecostos al 10 2 20 ALTO
permanente al
Fabricació proyecto.
n avance del contrato.
Monitoreo.

Uso de materiales Calidad No Control de calidad de

10 1 10 MEDIO
inadecuados para la conforme de la red los
implementación de la red educativa inteligente
materiales
educativa digital inteligente

Falla en componentes Defectos en monitoreo a las

10 1 10 MEDIO
eléctricos y/o funcionamiento adquisiciones,

mecánicos del equipo De la red garantías elementos

elementos no certificados Manual de

Deterioro de red por 5 1 5 BAJO
para la implementación de instrucciones y
falta de
la red inteligente
mantenimiento mantenimiento del
equipo
 ANALISIS CUANTITATIVO DE RIESGOS

Proyecto.

Implementación de Red Educativa Digital Inteligente (rediv) para el Valle del Cauca

VALOR MONETARIO ESPERADO (VME)

EFECT CLASIFICACIO PROB COSTO VME

O N AB IMPACTO

sobrecostos al proyecto, por ampliación del plazo ALTO 40% $ $

15,000,000 6,000,000

Iliquidez para el desarrollo de la implementación de la

ALTO 40% $ $
red inteligente, por proyección equivocada de costos
15,000,000 6,000,000

Atraso en el cumplimiento de los objetivos del proyecto

MEDIO 20% $ $
por

falta de apoyo del Sponsor 10,000,000 2,000,000

Retraso en la implementación de la red inteligente por

MEDIO 20% $ $
modificación del diseño
10,000,000 2,000,000

Calidad No conforme de la implementación de la red

MEDIO 20% $ $
inteligente por uso de materiales inadecuados
10,000,000 2,000,000
 Defectos en funcionamiento de la implementación de
MEDIO 20% $ $
la red inteligente por falla en componentes eléctricos
y/o mecánicos
10,000,000 2,000,000

información insuficiente, malas bases para la

MEDIO 20% $ $
propuesta por falta

de recursos 10,000,000 2,000,000

Atraso en el cronograma por falta de gestión

BAJO 20% $ $

5,000,000 1,000,000

Deterioro de red por falta de mantenimiento

BAJO 20% $ $

5,000,000 1,000,000

Tabla 15
Actualización plan de respuesta a riesgos
PLAN RESPUESTA A RIESGOS

Proyecto.

Implementación de Red Educativa Digital Inteligente (rediv) para el Valle del Cauca

ETAPA DESCRIPCION DEL RIESGO ESTRATEGIA RESPONSA ACTIVIDADES

BLE

Recursos insuficientes para el Buscar más fuentes de

Mitigar SPONSOR
desarrollo de la Investigación financiación o
 patrocinios de emprendimiento

Falta de apoyo por parte del Aplicar más dinamismo y

Mitigar SPONSOR
Sponsor del Proyecto colaboración
Diseño
y con el desarrollo del proyecto
planifica
ción Desinterés de los actores COORDINAD Negociación y persuasión para
Mitigar
involucrados para la gestión de OR obtener
los recursos
DE los recursos necesarios
PROYECTO

Proyección equivocada de PROJECT Verificación y seguimiento al

Mitigar
costos de diseño y fabricación presupuesto
equipo MANAGER
para hacer los ajustes pertinentes

DISEÑADOR Informe con los pros y contras de

Modificación de estudio y Mitigar
DE las
diseño.
PRODUCTO modificaciones, solicitud de
cambio

PROJECT Ajustar tiempos cronograma,

Extensión del plazo genera Mitigar
identificar
Fabricación sobrecostos MANAGER
ruta crítica, y proyectar nuevos
cambios

Uso de materiales inadecuados DISEÑADOR Realizar el control de cambios

Mitigar
para la implementación de la red DE adecuado
inteligente
PRODUCTO para el uso de materiales
idóneos.

Falla en componentes eléctricos DISEÑADOR gestionar garantías y cambio de

Mitigar
y/o mecánicos del equipo DE partes
 PRODUCTO defectuosas

elementos no certificados para DISEÑADOR Asegurar condiciones de

Mitigar
la implementación de la red DE mantenimiento en
inteligente
PRODUCTO manual de instrucciones del
equipo
PLAN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO

Proyecto.

Implementación de Red Educativa Digital Inteligente (rediv) para el

Valle del Cauca

ADQUISICIONES DEL PROYECTO

matriz de adquisiciones

PROCEDIMIENTOS ESTANDAR DE ADQUISICIONES

En las adquisiciones del proyecto, se realiza el siguiente proceso:

* Listado maestro de proveedores

* Solicitudes de cotización

* Evaluación y selección del proveedor

* Negociación

* Confirmación de compra

FORMATOS ESTANDAR DE LAS ADQUISICIONES

Para las adquisiciones del proyecto se utilizarán los siguientes formatos:

* Lista de materiales e insumos

* Ficha técnica del proveedor

* Ficha de evaluación de proveedores - cuadro comparativo

* Orden de compra

CRITERIOS DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Para desarrollar un proceso adecuado de selección se establecen los siguientes criterios :

* Costo * Capacidad Financiera

* Calidad del producto * Capacidad de producción

 * Condiciones comerciales * Riesgos

* Atención al cliente * Garantía

* Capacidad Técnica * Respuesta a solicitudes

CONTRATOS

El contrato de la implementación de la red inteligente debe ser coordinado con el proveedor

con dos semanas de anticipación. El pago de la implementación de la red inteligente se hará
de la siguiente manera:

* 60% de adelanto para la implementación de la red inteligente

* 50% a la entrega de la red en funcionamiento

PLAN DE LOS INTERESADOS DEL PROYECTO

Proyecto.

Implementación de Red Educativa Digital Inteligente (rediv) para el

Valle del Cauca

IDENTIFICACION DE INTERESADOS

registro de interesados

CATEGORIZACION DE LOS INTERESADOS

matriz influencia poder

JUICIO DE EXPERTOS

Para el desarrollo del proyecto se determina la necesidad de personal con conocimientos

especializados asi:

* Diseñador Industrial : profesional con capacidad de sintetizar ideas y apropiar

conocimientos y tencologias para integrarlos a la implementación de la red inteligente

* Ingeniero de sistemas con especialización en redes: profesional con los

conocimientos suficientes de mecanismos, materiales, implementación de la red
inteligente

* Ingeniero eléctronico: profesional con destreza para desarrollar proyectos mediante

la aplicación de la electricidad como fuente de energía para poner en
funcionamiento sistemas y equipos

Las decisiones para recurrir a los conocimientos de este personal parten de los conocimientos
del Sponsor y del
Project en cuanto a las necesidades del equipo requerido para la implementación de la red
inteligente

PARTICIPACION DE LOS INTERESADOS

matriz de evaluacion del involucramiento de los interesados

Para dicha matriz se clasifican los niveles de participación de los interesados asi:

* Desconocedor. Desconocedor del proyecto y de sus impactos potenciales.

 * Reticente . Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales pero reticente a
cualquier cambio que pueda ocurrir como consecuencia del trabajo o los resultados del
proyecto. Estos interesados no prestarán apoyo al trabajo o los resultados del proyecto.

*Neutral. Conocedor del proyecto, aunque ni lo apoya ni lo deja de apoyar.

*De apoyo . Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales; apoya el trabajo y sus
resultados.

*Líder. Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y activamente involucrado en

asegurar el éxito del mismo

PROCESOS A SEGUIR DENTRO DEL PLAN

*Identificación de interesados: se hace una identificación inicial de los interesados del proyecto.
documentando sus intereses, posible nivel de participación, su influencia e impacto dentro del
proyecto.

* Planificación del involucramiento de interesados: Se organiza la manera como los

interesados deben participar en el proyecto, mejorando todas las características del
proyecto

* Gestión para el involucramiento de interesados: se trabaja con los interesados a fin

de poder satisfacer necesidades y expectativas y lograr una mejor interacción entre los
mismos.

*Monitoreo del involucramiento de los interesados, durante las diferentes etapas del proyecto
se verificaran las relaciones de los interesados y se generaran estrategias de involucramiento

REGISTRO DE INTERESADOS

Proyecto.
Implementación de Red Educativa Digital Inteligente (rediv) para
el Valle del Cauca

Requerimientos y
Ite Nombre del Objetivo del rol I. I. Nombre
expectativas
m rol Inter Exte
no rno

*Aprobar planes de
gestion
1 Sponsor Patrocinador X
* Interes en éxito del
proyecto

*Desarrollar planes de
gestion
2 Project Cumplir con el X
Manager plan del * Proyecto en tiempos
proyecto indicados y con los
parametros
establecidos

* logistica de proceso

3 Coordinado Verificar el * Pruebas exitosas X

r de proyecto aplicadas al
Proyecto proceso productivo

*Apoyar y dirigir
desarrollo
4 Diseñador Diseño general X
equipo * Correcto
funcionamiento del
prototipo

*desarrollo mecanico
equipo
5 Ingeniero de Funcionamiento X
sistemas de la red * funcionamiento
mecanico optimo

*desarrollo electrico
equipo
6 Ingeniero Funcionamiento X
Electrico electrico * Funcionamiento
electrico optino

* logistica de producto
 7 Director Implementación * adecuada materia X
Producto de la red prima para
inteligente deshidratacion

*logistica de calidad

8 Director Calidad del * equipo con X

Calidad servicio parametros de
calidad optimos

*Colaborar con
pruebas pre y post
9 Operarios Verificar el X
proyecto * equipo funcionando
optimamente reduce
riesgos

*Asistencia Financiera
10 Ministerio de Apoyo * éxito para asegurar X
las TICS pagos credito

PROCESOS A SEGUIR DENTRO DEL PLAN

*Identificacion de interesados: se hace una identificacion inicial de los interesados del proyecto. documentando
sus intereses, posible nivel de participacion, su influencia e impacto dentro del proyecto.
Planificacion del involucramiento de interesados : Se organiza la manera como los interesados deben participar
en el proyecto,mejorando todas las caracteristicas del proyecto
Gestion para el involucramiento de interesados : se trabaja con los interesados a fin de poder satisfacer
necesidades y expectativas y lograr una mejor interacion entre los mismos.
*Monitoreo del involucramiento de los interesados, durente las diferentes etapas del proyecto se verificaran las
relaciones de los interesados y se generaran estrategias de involucramiento
Figura 14.

Diagrama de flujo de proceso de contratación

 Entregable 5. Matriz de Adquisiciones

MATRIZ DE ADQUISICIONES .

Proyecto: Implementación de Red Educativa Digital Inteligente (rediv) para el Valle del Cauca
Modalidad Fechas Estimadas Presupuesto
Código EDT Producto o Entregable Tipo de Adquisición Inicio Fin
Adquisición Estimado
1 DIRECCION Y PLANIFICACION DEL PROYECTO
1.1 INICIACION DEL PROYECTO
1.1.1 Computador, , internet equipo informatico SBCC 21/11/2021 28/02/2022 $1,100,000.00
1.1.2 Oficina - 15 mts Infraestructura CP 21/11/2021 28/02/2022 $1,200,000.00
1.1.3 Documentos, informes, Papeleria y elem. Oficina CP 21/11/2021 28/02/2022 $100,000.00
1.2 PLANIFICACION Y DISEÑO
1.2.1 Computador, equipo informatico SBCC 16/11/2021 28/02/2022 $2,100,000.00
1.2.2 Impresora equipo informatico SBCC 16/11/2021 28/02/2022 $400,000.00
1.2.3 Documentos,planos, informes Papeleria y elem. Oficina CP 16/11/2021 28/02/2022 $100,000.00
2 EJECUCION DEL PROYECTO FABRICACION
2.1 COMPONENTES
2.1.1 Tendido de fibra Optica y cable coaxial hacia cada uno de materia prima prototipo SBCC 11/12/2021 28/02/2021
los predios de cada ciudad
2.1.2 Valicacion de condiciones Electricas en sedes por ciudades materia prima prototipo SBCC 11/12/2021 28/02/2021
2.1.3 Instalacion de servicio VSAT y RF materia prima prototipo SBCC 11/12/2021 28/02/2021
2.1.4 Adecuación y Cableado estructurado en sedes por ciudades materia prima prototipo SBCC 11/12/2021 28/02/2021
2.1.5 Instalacion de las UPS en cada una de las sedes materia prima prototipo SBCC 11/12/2021 28/02/2021
2.1.6 Instalacion y configuracion y de la planta Telefonica materia prima prototipo SBCC 11/12/2021 28/02/2021
2.1.7 Instalacion y configuracion de equipos principales y backup materia prima prototipo SBCC 11/12/2021 28/02/2021
en cada sede
2.1.8 check Implementación materia prima prototipo SBCC 11/12/2021 28/02/2021
2.1.9 materia prima prototipo SBCC 11/12/2021 28/02/2021

2.1.10 materia prima prototipo SBCC 11/12/2021 28/02/2021

2.1.11 materia prima prototipo SBCC 11/12/2021 28/02/2021

2.1.12 materia prima prototipo SBCC 11/12/2021 28/02/2021

2.1.13 MO fabricacion equipo CNT 11/12/2021 28/02/2021

2.1.14 Papeleria y elem. Oficina CP 11/12/2021 28/02/2021

3 SEGUIMIENTO Y CONTROL
3.1 Pruebas, mediciones, verificacion de calidad
3.1.1 Documentos, informes, Papeleria y elem. Oficina CP 11/01/2018 28/02/2021 $136,150.00
4 CIERRE
CNT = Contrato CP = Comparativo Precios SBCC = Selección Basada en Calidad y Costo SUBTOTAL $
 Conclusiones

Para la óptima ejecución del proyecto se requiere que los proveedores seleccionados se

encuentren en un rango competitivo alto y que el equipo de dirección del proyecto verifique el

cumplimiento de aquellos criterios mínimos definidos desde la fase de planificación de las

adquisiciones.

Es de alta relevancia que componentes como los entregables principales, los informes de

desempeño, los criterios de calidad y aceptación, las garantías de cumplimiento entre otras se

incluyan de manera clara dentro de los acuerdos vinculantes entre el vendedor o proveedor y el

comprador.
 Referencias

Documentar las entradas de adquisiciones del proyecto

Guerrero Chanduví, D. A. (2018). Realizar las adquisiciones.

https://bibliotecavirtual.unad.edu.co/login?url=http://search.ebscohost.com/login.aspx?
direct=true&db=edsbas&AN=edsbas.72BFCE61&lang=es&site=eds-live&scope=site

Guerrero Chanduví, D. A. M. (2014). Capítulo 13. Gestión de las adquisiciones del proyecto.
https://bibliotecavirtual.unad.edu.co/login?url=http://search.ebscohost.com/login.aspx?
direct=true&db=edsbas&AN=edsbas.A04CF4D0&lang=es&site=eds-live&scope=site

Documentar las herramientas y técnicas de adquisiciones del proyecto

Guerrero Chanduví, D. A. M. (2014). Capítulo 13. Gestión de las adquisiciones del proyecto.
https://bibliotecavirtual.unad.edu.co/login?url=http://search.ebscohost.com/login.aspx?
direct=true&db=edsbas&AN=edsbas.A04CF4D0&lang=es&site=eds-live&scope=site

Documentar las salidas de adquisiciones del proyecto

Barreda Ramírez, C. (2018). Planificar las Adquisiciones. [Archivo de video]. Recuperado de
http://hdl.handle.net/10596/22840