Forma 4-600. Procedimiento FACTURACION Y RECAUDO
Forma 4-600. Procedimiento FACTURACION Y RECAUDO
Forma 4-600. Procedimiento FACTURACION Y RECAUDO
OBJETIVO
Contar con las instrucciones necesarias para el cumplimiento de las funciones asignadas a los recaudadores
de servicios tarifados en pro de la misión Institucional y dada la importancia de este proceso teniendo en
cuenta que constituye el presupuesto de sus Recursos Propios.
1. GENERALIDADES
Atendiendo la normatividad, el Instituto Colombiano Agropecuario está obligado a expedir factura por la
prestación de los servicios técnicos en cumplimiento de su misión institucional y por los demás ingresos
que percibe.
1.1 APLICACIÓN
Aplica para todos los recaudos que se realicen en el Instituto, de acuerdo a la solicitud de los terceros de
servicios tarifados, en cada una de las cajas recaudadoras ubicadas en las oficinas locales, seccionales,
aeropuertos y demás puntos de recaudo y prestación de servicios, así como los derechos adquiridos por
conceptos de multas y sanciones con Acto Administrativo en firme.
1.2 DEFINICIONES
FACTURA DE VENTA: Documento emitido por la entidad para respaldar el recaudo de los valores por
concepto de los servicios que presta.
USUARIO: Funcionario encargado del manejo del sistema según el perfil asociado a su participación en
el proceso.
INGRESOS: Corresponde a las cantidades que recibe una empresa por la venta de sus productos o
servicios
TARIFA: Corresponde al valor de cada uno de los servicios tarifados establecidos mediante resolución
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PROCESO DE APOYO
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PROCESO DE APOYO
Gerente
Seccional y Mantener debidamente archivados y organizados en carpeta
responsable del en la OneDrive del usuario de la Gerencia Seccional, Archivo digital
4 seguimiento, organizados por cada caja (por vigencia y mes), los archivos de recaudo de
control y de recaudo digitales, recibidos de cada uno de los la Seccional
verificación de los recaudadores en forma semanal.
ingresos
Velar por el cumplimiento del procedimiento y porque los
recaudadores exijan soportes de pago adecuados, de
acuerdo a lo establecido en cada caso, como:
Gerente
Seccional y Consignaciones originales, a nombre del tercero que
5 responsable del requiere el servicio, validando banco, cuenta de Actas de
seguimiento, recaudo, fecha, valor. verificación
control y Confirmación de transferencias y consignaciones de
verificación de los cheques para la facturación de servicios.
ingresos Los pagos a través de datáfonos NO pueden ser
efectuados por funcionarios o contratistas del Instituto
a favor de los terceros que requieren la prestación de
los servicios o el pago de multas o sanciones.
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PROCESO DE APOYO
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PROCESO DE APOYO
Ir al paso 7
SOPORTES DE RECAUDO
Ir al paso 8
Hacer entrega diaria al Recaudador, de los
soportes de recaudo debidamente organizados y
Soportes de
8 Expedidor de GSMI pegados, de acuerdo a las normas de archivo.
recaudo
Paso fin
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PROCESO DE APOYO
Ir al paso 4
Validar el medio de pago que va a utilizar el
tercero y el servicio que requiere.
4 Recaudador Información
Si tiene soporte de pago, ir al paso 5
Si no tiene soporte de pago, ir al paso 18
Si el tercero presenta un soporte de pago,
verificar la validez del documento, el cual debe
ser original, cotejando los datos registrados
como banco, cuenta de recaudo, tercero que
consignó y el valor de acuerdo al servicio
solicitado, teniendo en cuenta: ©
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PROCESO DE APOYO
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PROCESO DE APOYO
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PROCESO DE APOYO
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PROCESO DE APOYO
Ir al paso 2
Recibir y organizar diariamente los soportes de
recaudo, verificando el cumplimiento de las
normas establecidas por el Archivo General de
la Nación:
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PROCESO DE APOYO
Ir al paso 6
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO FÍSICO: ©
Ir al paso 7
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO DIGITAL DE
RECAUDOS: ©
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PROCESO DE APOYO
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PROCESO DE APOYO
Ir al paso 8
Atendiendo lo establecido en el Reglamento de
Archivo y Correspondencia del Instituto:
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PROCESO DE APOYO
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PROCESO DE APOYO
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PROCESO DE APOYO
Ir al paso 14
Verificar que la factura no ha sido usada en la
prestación de servicios del ICA, teniendo en
cuenta: debe estar completa (tres cuerpos) y no
debe tener ningún sello, registro o radicado del Factura en
11 Recaudador área técnica. ¢ validación
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PROCESO DE APOYO
Ir al paso 15
Imprimir la factura generada y entregarla al área
técnica correspondiente, registrando
manualmente en la parte superior en tinta roja: Factura de Venta
15
Recaudador “Reemplaza factura de venta provisional No. XX”. pagada en SNRI
Paso fin
Lo descrito en el presente numeral, solo aplica para registrar la conciliación de recaudos efectuados en efectivo
por parte de las entidades suscriptoras de convenios de expedición de GSMI, en cuyo caso, a partir del registro,
el sistema genera automáticamente la correspondiente factura en SNRI, por lo que NO es necesario generar un
registro manual de facturación.
Cuando se reciban soportes de pago de otro tipo de convenios o de convenios que expidan GSMI a través de
ICAPRO, será necesario atender el procedimiento descrito en el numeral 2.3.1. Registro de Facturación y
Recaudo.
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PROCESO DE APOYO
Ir al paso 6
Responsable de Consultar la factura generada, descargarla,
Convenios de la imprimirla y hacer entrega a la entidad
6 Seccional o correspondiente. Factura generada
Recaudador
Paso fin
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PROCESO DE APOYO
Teniendo en cuenta que los datáfonos son dispositivos habilitados en las cajas recaudadoras con el fin de
facilitar y disponer opciones a los terceros que requieran efectuar pagos al Instituto, siempre que sea necesario
se podrá recibir cualquier tipo de recaudo diferente a los servicios tarifados, como: reintegros o devoluciones a
favor del Instituto, pagos de multas y sanciones y cualquier otro concepto que corresponda a un ingreso para el
ICA.
Este numeral es aplicable siempre que sea necesario designar un nuevo recaudador mediante resolución, ya
sea por retiro o cambio del funcionario delegado.
Cuando no sea posible realizar la entrega a otro funcionario, el recibo lo debe realizar el Gerente Seccional para
el caso de las Seccionales o el Coordinador del Grupo de Gestión Financiera, para el caso de Oficinas
Nacionales, quienes serán los responsables y deberán hacer entrega de la misma forma a quien se delegue
posteriormente.
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PROCESO DE APOYO
Los funcionarios responsables del recaudo en cada Seccional como usuarios del Sistema Nacional de Recaudo
del ICA con perfil Seccional están obligados a cumplir con lo establecido por el Instituto en cuanto a este
procedimiento:
b. Bajo ninguna circunstancia se deben ingresar datos de terceros al sistema sin previa verificación del
documento de identificación.
c. Cerciorarse de que la información registrada concuerde en su totalidad con el documento soporte.
d. Los campos de dirección y teléfono deben ser los suministrados por los terceros y deben corresponder
a datos precisos.
Realizar solicitud al Grupo de Gestión Financiera mediante correo electrónico institucional, teniendo en cuenta
que para cada caso deberá adjuntar los documentos requeridos, así:
DOCUMENTO
CEDULA DE
TIPO DE CIUDADANÍA,
MODIFICACIÓN PASAPORTE, CEDULA RESOLUCIÓN ICA
DE EXTRANJERÍA O RUT DE MODIFICACIÓN
RUT
DIRECCIÓN Y/O Indicar los datos correctos Personas Jurídicas Personas Jurídicas
TELÉFONO suministrados por el tercero
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PROCESO DE APOYO
La facturación corresponde a la realidad de las transacciones de recaudo que genera el Instituto diariamente en
cada una de las cajas recaudadoras dispuestas para ello y que luego de finalizar cada vigencia, la información
contenida en la base de datos del SNRI debe ser preservada, garantizando que los datos soporte del
reconocimiento de los ingresos del Instituto se mantengan intactos, como detalle de los Estados Financieros.
De acuerdo con esto, dicha base de datos de facturación es inmodificable, salvo situaciones comprobadas y
debidamente sustentadas, en cuyo caso, será necesario que los responsables de registro de la información
suscriban un acta con la información clara y completa de las correcciones que sea preciso incluir al sistema,
justificando en forma específica cada caso y adjuntando los soportes respectivos.
Dicha acta debe ser comunicada al Grupo de Gestión Financiera por parte de la Dependencia que requiere el
registro, adjuntándola en PDF a través del sistema de gestión documental vigente y servirá de soporte para
efectuar las correcciones necesarias en el aplicativo, luego de la correspondiente verificación de su contenido,
así:
El numeral 5 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002 establece como deberes de todo servidor público el de
"Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo
su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando la sustracción, destrucción, ocultamiento o
utilización indebidos".
El numeral 13 del artículo 35 de la Ley 734 de 2002 señala que le está prohibido a los servidores públicos
"Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, de expedientes o documentos que hayan
llegado a su poder por razón de sus funciones".
Los documentos soporte de los recaudos constituyen un título valor para el Instituto, toda vez hacen parte
fundamental de los registros financieros, garantizando la realidad de la facturación que se expide para efectos
de la prestación de los servicios tarifados y permitiendo realizar de manera clara, concisa, oportuna y fidedigna
la conciliación de los ingresos que percibe, conforme a los lineamientos financieros establecidos, relacionados
con el correcto manejo y custodia de los recursos del Estado.
Conforme a lo mencionado, los Recaudadores, los Gerentes Seccionales y el Coordinador del Grupo de
Gestión Financiera, como responsables del cumplimiento de los procedimientos en materia de recaudos, según
su jurisdicción, deben garantizar la correcta disposición y manejo de la información, tanto de los archivos físicos,
como de los digitales.
Cuando por situaciones comprobadas y debidamente sustentadas, falte un documento soporte de recaudo
original, será necesario que los responsables de la custodia, suscriban el Acta de Perdida de Documentos
Soportes, según forma 4-1070, la cual debe ser comunicada al Grupo de Gestión Financiera, adjuntándola en
PDF a través del sistema de gestión documental vigente y una vez sea verificada y aprobada, podrá incluirse
como soporte del recaudo correspondiente.
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PROCESO DE APOYO
La facturación corresponde a la realidad de las transacciones de recaudo que genera el Instituto diariamente en
cada una de las cajas recaudadoras dispuestas para ello, por lo que es a partir de ésta transacción que las
áreas técnicas deben efectuar la prestación de los servicios técnicos que les corresponde, en cumplimiento de
la misión institucional.
Las áreas técnicas del Instituto Colombiano Agropecuario ICA, están llamadas a velar por la atención de los
servicios misionales, garantizando las medidas y disposiciones que para la materia sean establecidas por parte
de la Gerencia General, como lo es la Resolución de Tarifas que se adopte, en concordancia con las
atribuciones y funciones que le sean concedidas por el Concejo Directivo.
En éste sentido y con el fin de salvaguardar los recursos propios del Instituto Colombiano Agropecuario ICA, el
Grupo de Gestión Financiera ha impartido instrucciones en el sentido de atender el Procedimiento de
Facturación y Recaudo, en lo que concierne a la expedición de las facturas para la prestación de cada uno de
los servicios.
Así mismo, se establece la presente política para la prestación de los servicios establecidos mediante la
Resolución de Tarifas vigente, a partir de la exigencia por las áreas técnicas, de la factura en estado pagada,
como requisito para tal fin.
Por lo mencionado, las áreas técnicas deben delegar a los funcionarios y contratistas necesarios para efectuar
la validación correspondiente y contar con usuarios asignados de consulta en el sistema de facturación, con el
fin de que puedan verificar las facturas que les sean radicadas para atender los servicios, en pro de atender la
presente política.
Para todos los casos, las facturas que presenten los usuarios para la prestación de los servicios deben tener la
marca de agua de pagada (facturas manuales), pagada en línea (PSE y botón de pagos), timbre de la entidad
bancaria para el caso de las facturas pagadas a través del código de barras o con un Boucher adjunto, que en
la referencia debe contener exactamente el mismo número de la factura que esté pagando y el valor debe ser
igual, cuando el usuario acuda a un corresponsal bancario y realice el pago a través del código de barras.
Al realizar la verificación a través del usuario de consulta, el funcionario y contratista del área técnica podrá
validar si la factura se encuentra efectivamente en estado pagada, en cuyo caso deberá realizar la marca de
uso, si ese es el caso y registrar la observación que requiera.
En los casos en los que la factura que consulte se encuentre en un estado diferente al pagado, deberá remitir al
usuario al punto de facturación para que legalice el pago y pueda continuar con el proceso.
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PROCESO DE APOYO
3. DIAGRAMA DE FLUJO
Inicio
2. Gerente Seccional
Memorando
Enviar copia de la resolución de designación al Grupo de
Gestión Financiera.
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PROCESO DE APOYO
Fin
Forma 4-600
PROCESO DE APOYO
Inicio
2. Expedidor de GSMI o
¿Hay Si Recaudador
inconsistencias?
Devolver el soporte al tercero.
Fin
3. Expedidor de GSMI o Recaudador
Si el tercero desea pagar por datáfono, generar
recaudo a través de este dispositivo. Si el tercero Voucher
requiere copia del voucher, generarlo y entregarlo,
realizando una marca de usado, sin sobrescribir los
datos.
¿Transacción No
exitosa? 6
Si
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PROCESO DE APOYO
Expedidor de GSMI o
Si ¿Presenta
Recaudador No
inconsistencias?
6
Corregir inmediatamente
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PROCESO DE APOYO
SOPORTES DE RECAUDO
GSMI EXPEDIDAS EN PAPEL BLANCO:
Pegar diariamente en forma ordenada, por cada
cuenta bancaria y de acuerdo al registro, todos los
soportes de pago recibidos para la expedición de
GSMI.
GSMI EXPEDIDAS EN FORMAS Soportes de recaudo
PREIMPRESAS
Pegar diariamente en forma ordenada, por cada
cuenta bancaria y de acuerdo al registro, todos los
soportes de pago con las respectivas colillas de las
GSMI expedidas.
Fin
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PROCESO DE APOYO
Inicio
2. Expedidor de GSMI o
¿Hay Si Recaudador
inconsistencias?
Devolver el soporte al tercero.
Fin
3. Expedidor de GSMI o Recaudador
Verificar que la factura no haya sido usada en la
prestación de servicios del ICA, teniendo en cuenta: Factura en
debe estar completa (tres cuerpos) y no debe tener validación
ningún sello, registro o radicado del área técnica.
¿Factura No
valida? 2
Si
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PROCESO DE APOYO
Forma 4-600
PROCESO DE APOYO
Fin
Forma 4-600
PROCESO DE APOYO
Inicio
1. Recaudador
2. Recaudador
¿Esta Si
creado? 4
No
3. Recaudador
4. Recaudador
¿Tiene soporte No
de pago? 18
Si
Forma 4-600
PROCESO DE APOYO
5. Recaudador
6. Expedidor de GSMI o
¿Hay Si Recaudador
inconsistencia
s?
Devolver el soporte al tercero.
Fin
Forma 4-600
PROCESO DE APOYO
7. Recaudador
8. Recaudador
Forma 4-600
PROCESO DE APOYO
9. Recaudador
No Si
10 ¿Exitosa? 6
10. Recaudador
No Si
13 ¿Correcta? 12
11. Recaudador
No Si
13 ¿Correcta? 12
Forma 4-600
PROCESO DE APOYO
12. Recaudador
13. Recaudador
14. Recaudador
No Si
6 ¿Válida? 15
15. Recaudador
No
6 ¿Cuenta
factura?
Si
Forma 4-600
PROCESO DE APOYO
16. Recaudador
No Si
13 ¿Correcta? 12
17. Recaudador
18. Recaudador
Factura de venta
Generar la factura para pago en Banco a través del
código de barras. para pago en banco
19. Recaudador
Factura de venta
Imprimir la factura generada para pago en Banco y
entregarla al tercero. para pago en banco
Fin
Forma 4-600
PROCESO DE APOYO
Inicio
2. Recaudador
3. Recaudador
Forma 4-600
PROCESO DE APOYO
4. Recaudador
5. Recaudador
6. Recaudador
Forma 4-600
PROCESO DE APOYO
7. Recaudador
8. Recaudador
9. Recaudador
Archivo de
Custodiar el archivo de recaudos durante el tiempo recaudos en
establecido para retención documental en archivo de gestión
gestión.
10. Recaudador
Archivo de
Realizar transferencia del archivo de gestión al archivo recaudos (Central)
central de la Gerencia Seccional, donde la custodia
debe ser permanente.
Fin
Forma 4-600
PROCESO DE APOYO
Inicio
1. Recaudador
2. Recaudador
¿Está completa
Recaudador No
y acorde?
Financiera
Informar las opciones de
pago disponibles
Si
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PROCESO DE APOYO
3. Recaudador
Si el tercero presenta un soporte de pago, verificar la
validez del documento presentado, el cual debe ser
original, cotejando los datos registrados como banco, Soporte de pago
cuenta de recaudo, tercero que consignó y el valor
de acuerdo al servicio solicitado, fecha, teniendo en
cuenta:
Solo se aceptan consignaciones efectuadas desde el
01 de enero de 2016, los terceros que presenten
soportes anteriores a esta fecha, deben solicitar
devolución.
Si el documento No es válido, ir al paso 4
Si el usuario presenta transferencia electrónica,
ir al paso 5
Si la consignación fue realizada con cheque, ir al
paso 6
Si el tercero desea realizar el pago con tarjeta
débito o crédito, ir al paso 7
Si el documento es válido y por el valor exacto
de acuerdo a la tarifa, ir al paso 8
Si el documento presenta un mayor valor del
establecido en la Resolución de tarifas para el
código de Servicio que solicita, ir al paso 8 y 9
Si el tercero presenta una factura original
expedida en una caja recaudadora del ICA, ir al
paso 11
.
4. Recaudador Si ¿Hay
Financiera
Informar las opciones de inconsistencias
pago disponibles ?
Fin 5. Recaudador
Solicitar validación de la transferencia al Grupo de Soporte de pago
Gestión Financiera a través de correo electrónico,
adjuntando el soporte presentado por el tercero.
Recaudador
Si ¿Es válido? No
Imprimir la comprobación del 4
ingreso y adjuntarla al soporte
presentado por el Usuario, ir al
paso 8
Forma 4-600
PROCESO DE APOYO
6. Recaudador
Verificar que la consignación del cheque cumpla con
el tiempo establecido de canje de tres (3) días hábiles Soporte de pago
después de la fecha de consignación
Recaudador No
Si ¿Es válido?
Imprimir la comprobación del 4
ingreso y adjuntarla al soporte
presentado por el Usuario, ir al
paso 8
7. Recaudador
Si el tercero desea pagar por datáfono, generar
recaudo a través de este dispositivo. Si el tercero Voucher
requiere copia del voucher, generarlo y entregarlo,
realizando una marca de usado, sin sobrescribir los
datos.
Si No
8 ¿Transacción
exitosa?
4
Si No
Recaudador ¿Tiene
inconsistencias? 10
Corregir
Si No
Recaudador ¿Tiene
inconsistencias? 10
Corregir
Forma 4-600
PROCESO DE APOYO
10. Recaudador
Factura de Venta
Imprimir la factura generada, poner sello de pagado y provisional pagada
entregarla al tercero.
Guardar la factura provisional en archivo digital en
carpetas debidamente identificadas por mes y día, en la
unidad C del equipo.
¿Factura Válida? No
4
Si
¿Cuenta con No
4
soporte?
Si
13. Recaudador
Generar Factura provisional según forma 4-1000 por el
código 04905 ”Excedente a Factura” registrando los
datos requeridos, teniendo en cuanta incluir en las Factura de venta
observaciones el número de factura a la cual se le provisional pagada
está haciendo el ajuste y el código de servicio
requerido.
Forma 4-600
PROCESO DE APOYO
Recaudador
10 Si ¿Es correcta? No
Corregir inconsistencias
14. Recaudador
Factura de venta
Una vez se encuentre en funcionamiento el SNRI,
pagada en SNRI
registrar las facturas provisionales generadas
atendiendo las instrucciones correspondientes
establecidas en el procedimiento del numeral 2.3.1.
15. Recaudador
Factura de venta
Imprimir la factura generada y entregarla al área técnica pagada en SNRI
correspondiente, registrando manualmente en la parte
superior en tinta roja: “Reemplaza factura de venta
provisional No. XX”.
Fin
Forma 4-600
PROCESO DE APOYO
Inicio
2. Responsable de Convenios de la
Seccional o Recaudador Financiera
¿Tiene Si
inconsistencias Devolver el soporte a la entidad
?
No
Fin
3. Responsable de Convenios de la Seccional o
Recaudador
Solicitar validación de la transferencia al Grupo de Soporte de pago
Gestión Financiera a través de correo electrónico,
adjuntando el soporte presentado.
¿Es válido? No
2
Si
Responsable de Convenios de la
Seccional o Recaudador Financiera
5
Imprimir y adjuntarla al soporte
Forma 4-600
PROCESO DE APOYO
¿Es válido? No
2
Si
5. Responsable de Convenios de la Seccional o
Recaudador
Registrar el soporte de pago en SIGMA y efectuar la Registro de conciliación
conciliación de saldos de efectivo recibidos por de efectivo del convenio
Convenio
Fin
Forma 4-600
PROCESO DE APOYO
Inicio
1. Recaudador
2. Recaudador
Fin
Inicio
Fin
Forma 4-600
PROCESO DE APOYO
Las tareas de control permiten prevenir o corregir el impacto de los riesgos así
como facilitan la adecuada ejecución de las políticas de operación definidas
para el logro de los objetivos de la entidad.
Tareas de Control:
En la descripción del procedimiento y en el diagrama de flujo las tareas de
control se identifican en color azul y con el símbolo ©.
5. FORMAS
6. INSTRUCTIVOS ASOCIADOS
7. ANEXOS
Forma 4-600