Normas y Procedimientos de Facturacion

MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
Unidad Administrativa: Procedimiento: Nº.:
Finanzas Facturación
OBJETIVO
Elaborar y registrar las facturas de los diferentes Clientes, para el cobro de los servi-
cios de las distintas unidades de negocio.
ALCANCE
Desde que recibe el Control Administrativo o Formulario de Orden de Facturación de
las unidades de negocio, hasta que se genera la factura y la envía al Cliente.
NORMAS
 La Factura no puede ser generada si el Consultor no envía la información del
Cliente y las especificaciones de la negociación.
 Toda Factura se genera al momento de recibir en Control Administrativo o el for -
mulario de Orden de Facturación de las unidades de Negocio.
 El Control Administrativo o el formulario de Orden de Facturación de las Unidades
de Negocio deberá contener:
 Nombre de la Unidad de Negocio.
 Fecha de emisión del Control Administrativo o el formulario de Orden de Factu-
ración de las Unidades de Negocio.
 Fecha de envió del formulario, a Facturación.
 Nombre y firma de quien elabora el Control Administrativo o el formulario de Or-
den de Facturación de las Unidades de Negocio.
 Nombre del Coordinador (a) Facturación.
 Nombre del Administrador o Analista Contable.
 Nombre y firma del Director de la Unidad de Negocio.
 Datos completo del cliente a facturar:
 Razón Social
 Rif
 Nit
Elaborado Por: Aprobado Por: Fecha:

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PROCEDIMIENTOS
 Dirección Fiscal
 Dirección de Cobro
 Teléfono
 Concepto de la Facturación
 Condiciones de Pago
 Persona de Contacto
 Persona de Finanzas
 Persona de Recursos Humanos
 Monto total a Facturar
 Toda factura debe contar con su acuse (sello húmedo y firma de la empresa).
 El plazo para la cancelación de las facturas se realizara bajo el tiempo establecido
por el Cliente en la contratación.
 La factura se envía al cliente, en original y copia para la notificación del pago, se
deberá quedar con un original para la cancelación del servicio y sella la copia como
aviso de recibido.
 La emisión de las Facturas debe efectuarse a través de los siguientes medios:
1. Manual o mecánicamente: sobre formatos elaborados por imprentas
autorizadas por el Servicio Nacional Integrado Administración Aduanera
y Tributaria (SENIAT).
2. Mediante sistemas computarizados o automatizados, sobre formas li-
bres elaboradas por imprentas autorizadas por el Servicio Nacional In-
tegrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT).
 En ningún caso las Facturas podrán emitirse manual o mecánicamente sobre for-
mas libres.
 Podrán emitirse Facturas en más de un establecimiento o sucursal.

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PROCEDIMIENTOS
 Las Facturas deben emitirse por series y poseer una numeración consecutiva y
única, por cada establecimiento o sucursal.
 La Factura debe tener:
1. Fecha de Emisión: poseer (8) ocho dígitos con el siguiente formato:
 DDMMAAAA, donde DD serán los (2) dos dígitos del día, MM se-
rán los (2) dígitos del mes y AAAA, serán los (4) cuatro dígitos del
año.
2. Podrá prescindirse del número de RIF, cuando se trate de personas na-
turales que no requieran la Factura o efectos tributarios, en cuyo caso
deberá expresarse, como mínimo el número de cédula de identidad o
pasaporte, del adquiriente o receptor.
3. En cuanto a la cantidad de facturada, ésta podrá omitirse en aquellas
prestaciones de servicio que por sus características no puedan expre-
sarse.
4. Si se trata de un servicio exento o exonerado, deberá aparecer al lado
de la descripción o de su precio, el carácter E por un espacio en blanco
y entre paréntesis (E).
 Las Facturas y demás documentos que sean anulados, deberán ser conservados,
junto con sus copias, por los emisores mientras no esté prescrita la obligación tributa-
ria.
 Las Facturas no pueden tener tachaduras ni enmendaduras.
 Los datos de la Factura deberán ser legibles y permanecer sin alteraciones, al me-
nos en un lapso de 6 años, contados a partir de la fecha de su emisión.
DEFINICIÓN
Control Administrativo o formulario de Orden de Facturación de las Unidades
de Negocio: Formulario que especifica, los montos de las facturas a ser realizar por

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PROCEDIMIENTOS
diferentes conceptos, a las empresas u organizacionales a las cuales se presta servi-

cio.
Factura: documento donde se detallan los géneros vendidos o servicios prestados y
su precio, que se ofrece al Cliente, como justificante del pago realizado.
Pro- forma: documento que se realiza antes de la factura comercial, es un documen-
to que expide el prestador de servicio, antes de la prestación, en la que se especifi -
can las condiciones de la negociación.
Facturación: proceso donde se elabora, registra y entrega la factura.
DEFINICIÓN DE RESPONSABLE
Unidades de Negocio
 Es responsable de elaborar el Control Administrativo o el formulario de Orden de
Facturación de las Unidades de Negocio.
Coordinadora de Facturación
Es responsable:
 Recibir el Control Administrativo o el formulario de Orden de Facturación de las
Unidades de Negocio para la emisión de las facturas, con sus respectivas copias
(tres copias)
 Cargar en el Phoenix System, los datos recibidos en el Control Administrativo o
el formulario de Orden de Facturación de las Unidades de Negocio.
 Emitir las facturas por el Sistema.
 Enviar las Facturas a los Clientes con el Mensajero.
Mensajero
Es responsable:
 Entregar a los Clientes, las Facturas.
PROCEDIMIENTOS: FACTURACIÓN
Unidades de Negocio

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PROCEDIMIENTOS
1. Elabora Control Administrativo u Orden de Facturación de las Unidades de Nego-

cio, en original y dos copias.
2. Distribuye de la siguiente forma:
 Original, para el Coordinador de Facturación
 Copia, para el Analista de Contabilidad (VER PROCEDIMIENTO DE
OPERACIONES CONTABLE)
 Copia, para archivo
Coordinadora de Facturación
3. Recibe de las Unidades de Negocio el Control Administrativo u Orden de Factura-
ción de las Unidades de Negocio en original.
4. Introduce el usuario y password para acceder e iniciar al sistema Phoenix.

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PROCEDIMIENTOS
5. Selecciona en la barra de herramientas el modulo de Factura, Clientes, para verifi -

car si el cliente esta creado.
6. Se muestra la ventana Clientes y en la barra de herramientas en la imagen de los

vinoculares, realiza un clic con el mouse para buscar el cliente.

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PROCEDIMIENTOS
7. En la ventana de Factura seleccione un Cliente y coloca el Nombre del Cliente al

cual realizara el cargo de la Factura.
8. Entre al modulo Factura, presione el botón duplicar registro ubicado en la barra de

herramientas.

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PROCEDIMIENTOS
9. Aparecerá la ventana de Editar y presione el botón de editar.
10. Colocara y cargara los datos del Cliente con su respectivo Concepto de Cobro.

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PROCEDIMIENTOS
11. Finalizada la carga del Control Administrativo o el formulario de Orden de Factu-

ración de las Unidades de Negocio, en la Factura, presione el botón otros, seleccione
en la lista Código Contable y centro de costo, para realizar las respectivas modifica-
ciones.

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PROCEDIMIENTOS
12. Seleccione en la barra de herramientas de la ventana Código Contable y centro

de costo, el botón condiciones de crédito.
13. En la ventana Formas de Pago, realice las modificaciones o cargos del monto a
facturar.
14. Seleccione el botón conforme en la ventada Formas de Pago, para aceptar las
modificaciones o cargas realizadas.
15. En la barra de herramientas seleccione el botón de guardar, para que aparezca la
ventana de Emisión de Reportes.
16. En la ventana de Emisión de Reportes seleccione el botón emitir.

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PROCEDIMIENTOS
17. Donde se muestra la Factura antes de ser impresa, la cual puede ser modificada
de encontrase un error de transcripción en la misma.

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PROCEDIMIENTOS
18. Si esta conforme la Factura con los datos del Control administrativo o el formula-
rio de Orden de Facturación de las Unidades de Negocio, selecciona el botón de im-
presión.
19. Imprime las Facturas en original y copia.
20. Mete en un sobre la original, con su respectiva copia.
21. Elabora formulario de Relación de las Facturas Entregadas a los Clientes.
22. Entrega al Mensajero el formulario Relación de las Facturas Entregadas a los
Clientes y los sobres con las Facturas a entregar.
Mensajero
23. Recibe del Coordinador de Facturación, el formulario de Relación de las Facturas
Entregadas y los sobres con las Facturas a entregar.
24. Revisa y cheque los sobres de la Factura según el formulario de Relación de las
Facturas Entregadas, firma en señal de conformidad.
25. Entrega a los Clientes las Facturas en original y copia.
Cliente
26. Firma la copia de la Factura, en señal de recibido.
Mensajero
27. Recibe del Cliente, la copia de la Factura firmada.
28. Entrega al Coordinador de Facturación, la copia de la Factura firmada por el
Cliente.

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PROCEDIMIENTOS
Condiciones para anular una Factura

 El Cliente rechaza el servicio.
 El Cliente no esta de acuerdo con el monto.
 El Cliente no esta de acuerdo con las especificaciones requeridas.
PROCEDIMIENTO: FACTURAS ANULADAS DEL MISMO DÍA
Mensajero
1. Recibe del Cliente, la Factura.
2. Entrega al Coordinador de Facturación, la Factura rechazadas por el Cliente.
Coordinador de Facturación
3. Recibe del Mensajero la Factura rechazada por el Cliente.
4. Informa a la Unidad de Negocio, sobre la Factura.
Unidad de Negocio
5. Informa al Coordinador de Facturación, si anula la Factura o Refactura.
6. Si la Factura es anulada. Coloca el sello de ANULAR, a la Factura.
PROCEDIMIENTO: FACTURAS ANULADAS CON MÁS DÍAS.
Coordinador de Cobranzas
1. Informa al Coordinador de Facturación para que proceda a enviar al Motoriza-
do a recoger la Factura rechazada por el Cliente.
2. Envía al Mensajero a recoger Facturas de Cliente.
Mensajero
3. Recibe del Cliente, la Factura.
4. Entrega al Coordinador de Cobranzas, la Factura rechazada por el Cliente.
5. Recibe del Mensajero la Factura rechazada por el Cliente.
6. Informa a la Unidad de Negocio, sobre la Factura.

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PROCEDIMIENTOS
Unidad de Negocio
7. Informa al Coordinador de Facturación, si anula la Factura o Refactura.
8. Si la Factura es anulada. Ingresa al Sistema y anula la Factura.
9. Notifica a Contabilidad para que contabilice la perdida. (VER
PROCEDIMIENTO DE CONTABILIDAD)

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1. Elabora Control Administrativo u Orden de Facturación de las Unidades de Nego-

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5. Selecciona en la barra de herramientas el modulo de Factura, Clientes, para verifi -

6. Se muestra la ventana Clientes y en la barra de herramientas en la imagen de los

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7. En la ventana de Factura seleccione un Cliente y coloca el Nombre del Cliente al

8. Entre al modulo Factura, presione el botón duplicar registro ubicado en la barra de

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9. Aparecerá la ventana de Editar y presione el botón de editar.

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11. Finalizada la carga del Control Administrativo o el formulario de Orden de Factu-

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12. Seleccione en la barra de herramientas de la ventana Código Contable y centro

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Condiciones para anular una Factura

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