GE-P-GF-040 PR para Gestión de Caja Chica Version 1
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1. OBJETIVO
PROCEDIMIENTO PARA RECEPCION Y REVISION DE CAJA POR FINANCIERO
Establecer el procedimiento para la revisión de las cajas recibidas de todas las compañías, así
como su entrega al área de Contabilidad y a Tesorería.
2. DEFINICIONES
No aplica
3. PROCEDIMIENTO
Documento
Función Actividad Registro
Asociado
CRÉDITOS Y COBRANZAS
Analista Recibe el Reporte diario de caja junto a los
Financiero soportes de la caja (dinero, cheque al día,
cheque posfechado, voucher, nota de
crédito, reporte de cobro notas de crédito,
retenciones, etc.).
CHEQUES POSTFECHADOS
Revisa que los cheques posfechados
recibidos estén completos acorde al
reporte recibido.
Verifica físicamente que la información del
cheque concuerde con la información
ingresada en el sistema (fecha, valor,
numero de cheque) y realiza lo siguiente:
o En el caso de que se encuentre alguna
novedad comunica la misma al área
de Créditos y Cobranzas para que
realice la corrección respectiva.
o En el caso de que no exista ninguna
novedad continua el proceso.
Verifica que el cheque físico no tenga
novedades (Manchas, tachones, cantidad
escrita este correcta con la cantidad en
número, etc.) y realiza lo siguiente:
o En el caso de que se encuentre alguna
novedad realiza lo siguiente:
PROCEDIMIENTO PARA RECEPCION Y REVISION DE CAJA POR FINANCIERO
Documento
Función Actividad Registro
Asociado
Analista Comunica la misma al área de
Financiero Créditos y Cobranzas para
que realice la corrección
respectiva
Saca copia del cheque con
novedades y recoge la firma
del Analista de Créditos y
Cobranzas.
Entrega el cheque original al
Analista de Créditos y
Cobranzas y la copia del
cheque a la Tesorera.
o En el caso de que no exista ninguna
novedad continua el proceso.
Analista de Recibe el comunicado por parte del
Crédito y Analista Financiero
cobranzas/ Realiza la corrección respectiva en el caso
Auxiliar de de ser modificaciones en el sistema y
Crédito y confirma la corrección al Analista
Cobranzas Financiero.
/Ejecutivo de
Crédito y
Cobranzas A/B
Analista Recibe el comunicado y continua el
Financiero proceso.
RETENCIONES
Revisa que las retenciones estén
completos a través de la sumatoria de los
valores que vienen de reporte de la caja.
Verifica que los porcentajes de retención
estén correctos en las retenciones físicas y
realiza lo siguiente:
o En el caso de que se encuentre alguna
novedad comunica la misma al área
de Créditos y Cobranzas para que
realice la corrección respectiva.
o En el caso de que no exista ninguna
novedad continua el proceso.
PROCEDIMIENTO PARA RECEPCION Y REVISION DE CAJA POR FINANCIERO
Documento
Función Actividad Registro
Asociado
Analista de Recibe el comunicado por parte del
Crédito y Analista Financiero
cobranzas/ Realiza la corrección respectiva en el caso
Auxiliar de de ser modificaciones en el sistema.
Crédito y En el caso de estar mal realizada la
Cobranzas retención solicita el respectivo cambio de
/Ejecutivo de las mismas y realiza la respectiva
Crédito y corrección.
Cobranzas A/B Confirma la corrección al Analista
Financiero.
Analista Recibe el comunicado y continua el
Financiero proceso.
Entrega las retenciones al Recepcionista
Administrativa
Recepcionista Recibe las retenciones
Administrativa
Analista DEPOSITOS
Financiero Se verifica con el print del estado de
cuenta del banco firmado por el Ejecutivo
de Crédito y Cobranzas A/B y por el Jefe
del área
En caso de existir el documento físico del
depósito se valida el nombre del cliente y
el valor del depósito.
TARJETAS
Revisa el váucher con la tirilla del datafast
que estén completos y realiza lo siguiente:
En el caso de que no salga el voucher en la
tirilla del datafast se realiza el respectivo
reclamo al Banco.
VALES
Revisa la copia del vale con el reporte,
firma y sella el mismo.
CHEQUES AL DIA
Revisa que los cheques al día recibidos
estén completos acorde al reporte
recibido.
Verifica físicamente que la información del
cheque concuerde con la información
ingresada en el sistema (fecha, valor,
numero de cheque) y realiza lo siguiente:
PROCEDIMIENTO PARA RECEPCION Y REVISION DE CAJA POR FINANCIERO
Documento
Función Actividad Registro
Asociado
Analista o En el caso de que se encuentre alguna
Financiero novedad comunica la misma al área
de Créditos y Cobranzas para que
realice la corrección respectiva.
o En el caso de que no exista ninguna
novedad sella los cheques.
Entrega los cheques al Asistente Financiero
A para que realice el depósito electrónico
de los mismos.
Asistente Recibe los cheques al día.
Financiero A Inicia el GE-P-GF-041 Procedimiento para
Aplicación Masiva de Cheques.
Documento
Función Actividad Registro
Asociado
CAJAS PUNTOS DE VENTA (RUMICHACA, LUQUE, CNT, TALLER)
Analista Recibe el Reporte diario de caja junto a los
Financiero soportes de la caja (dinero, cheque al día,
cheque posfechado, voucher, nota de
crédito, reporte de cobro notas de crédito,
retenciones, etc.).
RETENCIONES
Revisa que las retenciones estén
completos a través de la sumatoria de los
valores que vienen del reporte de caja.
Verifica que los porcentajes de retención
estén correctos en las retenciones físicas y
realiza lo siguiente:
o En el caso de que se encuentre alguna
novedad comunica la misma al
responsable de la caja para que
realice la corrección respectiva.
o En el caso de que no exista ninguna
novedad continua el proceso.
Responsable Recibe el comunicado por parte del
de caja Analista Financiero
Realiza la corrección respectiva en el caso
de ser modificaciones en el sistema.
En el caso de estar mal realizada la
retención solicita el respectivo cambio de
las mismas y realiza la respectiva
corrección.
Confirma la corrección al Analista
Financiero.
Analista Recibe el comunicado y continua el
Financiero proceso.
Entrega las retenciones a Contabilidad.
Contabilidad Recibe las retenciones.
Analista DEPOSITOS
Financiero Se verifica con el print del estado de
cuenta banco emitido por el cajero con su
de la respectiva firma y la de su Jefatura
Inmediata.
En caso de existir el documento físico del
depósito se valida el nombre del cliente y
PROCEDIMIENTO PARA RECEPCION Y REVISION DE CAJA POR FINANCIERO
Documento
Función Actividad Registro
Asociado
Analista TARJETAS
Financiero Revisa el váucher con la tirilla del datafast
que estén completos y realiza lo siguiente:
o En el caso de que no salga el voucher
en la tirilla del datafast se realiza el
respectivo reclamo al Banco.
VALES
Revisa la copia del vale con el reporte,
firma y sella el mismo.
INMOBILIARIA
Analista Almacenes
Financiero Recibe el reporte de cobranza con toda la
documentación respectiva.
Separa la forma de pago y procede de
acuerdo a lo siguiente:
EFECTIVO
Recibe el efectivo, llena la papeleta de
deposito y entrega al mensajero para que
para que realice el respectivo trámite de
depósito.
Mensajero Recibe el dinero y realiza el respectivo
depósito.
Entrega la papeleta de depósito al Analista
Financiero.
Analista Recibe la papeleta de depósito.
Financiero Entrega la papeleta de depósito al
Asistente Administrativo de Inmobiliaria.
DEPOSITOS
Se verifica con el print del estado de
cuenta del banco firmado por el Ejecutivo
de Crédito y Cobranzas A/B y por el Jefe
del área
En caso de existir el documento físico del
depósito se valida el nombre del cliente y
el valor del depósito.
TARJETAS
Revisa el váucher con la tirilla del datafast
que estén completos y realiza lo siguiente:
En el caso de que no salga el voucher en la
PROCEDIMIENTO PARA RECEPCION Y REVISION DE CAJA POR FINANCIERO
Documento
Función Actividad Registro
Asociado
TODAS LAS CAJAS (CREDITO Y COBRANZAS / PUNTOS DE VENTAS/ INMOBILIARIAS)
Analista TODOS LOS DOCUMENTOS
Financiero Revisado todos los documentos que viene
en el reporte de la caja, procede a firmar
del lado derecho como constancia de la
revisión de los documentos y en el caso de
la línea de cheques posfechados firma del
lado izquierdo.
Lleva el reporte de caja junto con los
cheques posfechados a la Tesorera y
demás documentos
Tesorera Recibe la caja junto con los documentos
soportes y los cheques posfechados.
Verifica y firma del lado derecho del
reporte.
Archiva los cheques posfechados en el
respectivo folder.
Firma los vales y demás documento en
caso de ser necesario.
Devuelve la documentación y el reporte de
caja al Analista Financiero
Analista Entrega los documentos con los reportes al
Financiero Asistente Contable B
Asistente Inicia el GE-P-GF-052 Procedimiento para
Contable B verificación de cajas.
4. LINEAMIENTOS
4.1. La ruptura de estas políticas será autorizada por la Directiva del grupo y/o la Gerencia
General.
5. CONTROL DE CAMBIOS