Administración de inventarios en almacenes P. Reyes / sept.

2009

 
1.  Administración  de  inventarios  
 
1.  Importancia  
2.  Conceptos  básicos  
3.  Tipos  de  inventarios  
4.  Costos  en  los  inventarios  
 

1.  Importancia    
 
El  objetivo  de  este  curso,  además  de  alentar  a  la  capacitación  técnica,  en  la  materia  de  controles  
de   inventarios   y   almacenaje,   busca   profundizar   en   la   concienciación   de   los   entes   y   factores   que  
intervienen   en   la   administración   y   manejo   de   materiales   en   la   empresa,   de   manera   que   entiendan  
su   importancia,   a   fin   de   ser   más   competitivos   dentro   del   mercado,   tanto   nacional   como  
internacionalmente.  
 
La   importancia   del   control   de   inventarios   reside   en   el   objetivo   primordial   de   toda   empresa:  
obtener   utilidades,   que   reside   en   gran   parte   de   Ventas,   ya   que   éste   es   el   motor   de   la   empresa,   sin  
embargo,   si   la   función   del   inventario   no   opera   con   efectividad,   ventas   no   tendrá   material  
suficiente   para   poder   trabajar,   el   cliente   se   inconforma   y   la   oportunidad   de   tener   utilidades   se  
disuelve.    Entonces,  sin  inventarios,  simplemente  no  hay  ventas.  
 
El   control   del   inventario   es   uno   de   los   aspectos   de   la   administración   que   en   la   micro   y   pequeña  
empresa   es   muy   pocas   veces   atendido,   sin   tenerse   registros   fehacientes,   un   responsable,   políticas  
o  sistemas  que  le  ayuden  a  esta  fácil  pero  tediosa  tarea.  
 
EN   TODOS   LOS   GIROS   resulta   de   vital   importancia   el   control   de   inventarios,   dado   que   su  
descontrol   se   presta   no   sólo   al   robo   hormiga,   sino   también   a   mermas   y   desperdicios,   pudiendo  
causar  un  fuerte  impacto  sobre  las  utilidades.      
 
 
2.  Conceptos  básicos  
 
Inventario,   una   palabra   que   no   nos   es   desconocida   del   todo,   ha   alcanzado   una   notoriedad   muy  
alta,  hemos  escuchado  que  debemos  mantener  niveles  óptimos  de  inventarios,  pero  ¿Qué  es  eso?;  
¿Cuanto   inventario   se   deber   mantener?   Si   se   mantienen   inventarios   demasiado   altos,   el   costo  
podría   llevar   a   una   empresa   a   tener   problemas   de   liquidez   financiera,   esto   ocurre   porque   un  
inventario   "congelado"   inmoviliza   recursos   que   podrían   ser   mejor   utilizados   en   funciones   más  

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productivas   de   la   organización.   Además,   el   inventario   "congelado"   tiende   a   tornarse   obsoleto,   a  

quedar  fuera  de  uso  y  corre  el  riesgo  de  dañarse.    
 
Por  otro  lado,  si  se  mantiene  un  nivel  insuficiente  de  inventario,  podría  no  atenderse  a  los  clientes  
de   forma   satisfactoria,   lo   cual   genera   reclamaciones,   reducción   de   ganancias   y   perdida   de  
mercado,  al  no  afirmar  la  confiabilidad  de  los  clientes  en  la  capacidad  de  reacción  de  la  empresa,  
ante  las  fluctuaciones  del  mercado.  
 
El  manejo  de  inventarios  es  un  componente  fundamental  de  la  productividad.  La  empresa  de  hoy  
tiene   que   ser   productiva   para   sobrevivir   y   prosperar.   En   mercados   altamente   competitivos,   las  
empresas   trabajan   con   inventarios   cada   vez   más   bajos   y   con   niveles   de   servicios   cada   vez   más  
altos.  Un  ejemplo  es  el  desarrollo  del  sistema  JUST  IN  TIME  en  la  industria  automotriz.  
 

2.  Administración  de  inventarios.  

 
Se  entiende  por  Administración  o  Gestión  de  Inventarios,  todo  lo  relativo  al  control  y  manejo  de  
las   existencias   de   determinados   bienes,   en   la   cual   se   aplican   métodos   y   estrategias   que   pueden  
hacer   rentable   y   productivo   la   tenencia   de   estos   bienes   y   a   la   vez   sirve   para   evaluar   los  
procedimientos  de  entradas  y  salidas  de  dichos  productos.  
 
En  la  Gestión  de  Inventarios  están  involucradas  tres  (3)  actividades  básicas  a  saber:  
   
1.-­‐   Determinación   de   las   existencias:   La   cual   se   refiere   a   todos   los   procesos   necesarios   para  
consolidar  la  información  referente  a  las  existencias  físicas  de  los  productos  a  controlar  incluyendo  
los  procesos  de:  
 
§ Toma  física  de  inventarios  
§ Auditoria  de  Existencias  
§ Evaluación  a  los  procedimientos  de  recepción  y  ventas  (entradas  y  salidas)  
§ Conteos  cíclicos  
 
2.-­‐   Análisis   de   inventarios:   La   cual   esta   referida   a   todos   los   análisis   estadísticos   que   se   realicen  
para   establecer   si   las   existencias   que   fueron   previamente   determinadas   son   las   que   deberíamos  
tener   en   nuestra   planta,   es   decir   aplicar   aquello   de   que   "nada   sobra   y   nada   falta",   pensando  
siempre  en  la  rentabilidad  que  pueden  producir  estas  existencias.  Algunas  metodologías  aplicables  
para  lograr  este  fin  son:  
 
§ Formula  de  Wilson  (máximos  y  mínimos)  
§ Just  in  Time  (Justo  a  Tiempo)  
 

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3.-­‐  Control  de  producción:  La  cual  se  refiere  a  la  evaluación  de  todos  los  procesos  de  manufactura  
realizados  en  el  departamento  a  controlar,  es  decir  donde  hay  transformación  de  materia  prima  en  
productos   terminados   para   su   comercialización,   los   métodos   mas   utilizados   para   lograr   este   fin  
son:  
 
§ MPS  (plan  maestro  de  producción)  
§ MRP  II  (planeación  de  recursos  de  manufactura)  
 
CONSUMO.  
 
Es  la  cantidad  de  unidades  de  un  artículo  que  son  retiradas  del  almacén  en  un  periodo  de  tiempo  
determinado.   Por   ejemplo,   si   el   inventario   de   determinado   articulo   al   comienzo   del   mes   era   de   20  
unidades  y  al  finalizar  el  mes  es  de  15,  el  consumo  es  de  5  unidades  por  mes.  
 
 
DEMANDA.  
 
Se   refiere   a   la   cantidad   de   unidades   solicitadas   a   la   empresa.   Si   existe   suficiente   inventario,   el  
consumo   será   igual   a   la   demanda,   ya   que   cada   unidad   solicitada   fue   despachada.   Si   se   presenta  
una   ruptura   de   inventario   y   durante   ese   periodo   se   requieren   materiales,   la   demanda   será  
superior  al  consumo.  En  este  caso  puede  ocurrir  que  el  cliente  decida  retirar  la  demanda  (caso  más  
común  en  el  comercio)  o  que  el  cliente  solicite  que  la  demanda  no  satisfecha,  le  sea  atendida  al  
ocurrir  la  próxima  recepción  (Backorder).  
 
 
TIEMPO  DE  REPOSICIÓN  o  REABASTECIMIENTO.  
 
El  tiempo  de  reposición  es  el  tiempo  comprendido  entre  la  detección  de  la  necesidad  de  adquirir  
una  cierta  cantidad  de  un  material  y  el  momento  en  que  este  llega  físicamente  a  nuestro  almacén.  
 
Como   hemos   podido   ver,   administrar   inventarios   es   encontrar   un   equilibrio   razonable   entre  
mantener  mucho  o  poco  inventario  y  los  costos  que  ambos  extremos  suponen.  
 
La   calidad   de   la   gestión   de   inventarios   puede   ser   medida   con   una   figura   llamada   factor   de   servicio  
o   índice   de   atención,   que   es   la   relación   que   existe   entre   la   cantidad   de   artículos   debidamente  
atendidos  y  la  cantidad  que  fue  requerida  de  los  mismos.    
 

3.  Tipos  de  inventarios.  

 

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Inventarios   o   Stocks   son   la   cantidad   de   bienes   o   activos   fijos   que   una   empresa   mantiene   en  
existencia   en   un   momento   determinado,   el   cual   pertenece   al   patrimonio   productivo   de   la  
empresa.  
 
Los  inventarios  de  acuerdo  a  las  características  físicas  de  los  objetos  a  contar,  pueden  ser  de  los  
siguientes  tipos:    
 
§ Inventarios  de  materia  prima  o  insumos:  Son  aquellos  en  los  cuales  se  contabilizan  todos  
aquellos   materiales   que   no   han   sido   modificados   por   el   proceso   productivo   de   las  
empresa.  
 
§ Inventarios  de  materia  semielaborada  o  productos  en  proceso:  Como  su  propio  nombre  
lo  indica,  son  aquellos  materiales  que  han  sido  modificados  por  el  proceso  productivo  de  
la  empresa,  pero  que  todavía  no  son  aptos  para  la  venta.  
 
§ Inventarios   de   productos   terminados:   Son   aquellos   donde   se   contabilizan   todos   los  
productos  que  van  a  ser  ofrecidos  a  los  clientes,  es  decir  que  se  encuentran  aptos  para  la  
venta.  
 
§ Inventario   en   Transito:   Se   utilizan   con   el   fin   de   sostener   las   operaciones   para   abastecer  
los   canales   que   conectan   a   la   empresa   con   sus   proveedores   y   sus   clientes,  
respectivamente.  Existen  porque  el  material  debe  de  moverse  de  un  lugar  a  otro.  
 
§ Inventarios  de  materiales  para  soporte  de  las  operaciones,  o  piezas  y  repuestos:  son  los  
productos  que  aunque  no  forman  parte  directa  del  proceso  productivo  de  la  empresa,  es  
decir   no   serán   colocados   a   la   venta,   hacen   posible   las   operaciones   productivas   de   la  
misma,  estos  productos  pueden  ser:  maquinarias,  repuestos,  artículos  de  oficinas,  etc.  
 
§ Inventario   en   Consignación:   Son   aquellos   artículos   que   se   entregan   para   ser   vendidos   o  
consumidos  en  el  proceso  de  manufactura  pero  la  propiedad  la  conserva  el  proveedor.  
 
De   acuerdo   a   la   naturaleza   de   la   empresa,   se   hará   más   énfasis   en   algunos   de   estos   inventarios.  
Una   empresa   distribuidora,   por   ejemplo,   solo   tendrá   inventarios   de   productos   terminados   y   de  
piezas  y  repuestos;  mientras  que  una  empresa  manufacturera  que  posea  unos  veinte  artículos  de  
materia  prima,  pudiera  tener  mÁs  de  diez  mil  tipos  diferentes  de  piezas  y  repuestos  así  como  de  
productos  terminados  y  productos  en  proceso.  
 
Existe  otra  clasificación  de  inventarios  que  se  refiere  a  la  concepción  logística  del  mismo,  los  cuales  
son  los  siguientes:  
 
§ Inventarios   cíclicos   o   de   lote:   Se   generan   al   producir   en   lotes   no   de   manera   continua.   Por  
ejemplo   cuando   un   tornero   acumula   piezas   hasta   completar   un   lote   que   será   enviado   al  

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fresado   o   al   siguiente   proceso.   Estos   inventarios   facilitan   las   operaciones   en   sistemas  

clásicos  de  producción,  porque  permiten  que  el  sistema  productivo  no  se  detenga.  
 
§ Inventarios   estacionales   (por   estación):   Son   aquellos   donde   se   contabilizan   aquellos  
productos   que   poseen   demandas   que   depende   de   alguna   estación   o   periodo   de   tiempo  
específico.   Un   ejemplo   de   estos   pueden   ser:   los   paraguas,   los   juguetes   y   los   artículos   de  
moda.     Estos   inventarios   se   utilizan   para   suavizar   el   nivel   de   producción   de   las  
operaciones,   para   que   los   trabajadores   no   tengan   que   contratarse   o   despedirse  
frecuentemente.  
 
§ Inventarios  de  seguridad:  Se  generan  para  amortiguar  variaciones  en  la  demanda  o  para  
cubrir   errores   en   la   estimación   de   la   misma.   Estos   inventarios   derivan   del   hecho   de   que   la  
demanda   de   un   bien   o   servicio   proviene   usualmente   de   estudios   de   mercado   que  
difícilmente   ofrecen   una   precisión   total.   Los   inventarios   de   seguridad   concernientes   a  
materias   primas,   protegen   contra   la   incertidumbre   de   la   actuación   de   proveedores   debido  
a  factores  como  el  tiempo  de  espera,  huelgas,  vacaciones  o  unidades  que  al  ser  de  mala  
calidad  no  podrán  ser  aceptadas.    
 
§ Inventarios   especulativos:   Estos   se   derivan   cuando   se   espera   un   aumento   de   precios  
superior   a   los   costos   de   acumulación   de   inventarios,   por   ejemplo,   si   las   tasas   de   interés  
son  negativas  o  inferiores  a  la  inflación.  
 
§ Inventario   Máximo:   Debido   al   enfoque   de   control,   existe   el   riesgo   que   el   nivel   del  
inventario  pueda  llegar  demasiado  alto  para  algunos  artículos.  Por  lo  tanto  se  establece  un  
nivel  de  inventario  máximo.    
 
§ Inventario  Mínimo:  Es  la  cantidad  mínima  de  inventario  a  ser  mantenidas  en  el  almacén.  
 
§ Inventario  Disponible:  Es  aquel  que  se  encuentra  disponible  para  la  producción  o  venta.  
 
§ Inventario   en   Línea:   Es   aquel   inventario   que   aguarda   a   ser   procesado   en   la   línea   de  
producción.  
 
§ Inventario   Agregado:   Se   aplica   cuando   al   administrar   las   existencias   por   artículo   único  
representa   un   alto   costo,   para   minimizar   el   impacto   del   costo   en   la   administración   del  
inventario,   los   artículos   se   agrupan   ya   sea   en   familias   u   otro   tipo   de   clasificación   de  
materiales  de  acuerdo  a  su  importancia  económica,  etc.  
 
§ Inventario   en   Cuarentena:   Es   aquel   que   debe   de   cumplir   con   un   periodo   de  
almacenamiento   antes   de   disponer   del   mismo,   es   aplicado   a   bienes   de   consumo,  
generalmente   comestibles   u   otros.   O   también   es   un   inventario   de   productos   rechazados  
que  no  pueden  utilizarse  en  la  manufactura.  

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§ Inventario  de  Previsión:  Se  tienen  con  el  fin  de  cubrir  una  necesidad  futura  perfectamente  
definida.  Se  diferencia  con  el  respecto  a  los  de  seguridad,  en  que  los  de  previsión  se  tienen  
a  la  luz  de  una  necesidad  que  se  conoce  con  certeza  razonable  y  por  lo  tanto,  involucra  un  
menor  riesgo.  
 
§ Inventario   de   Mercancías:   Son   las   mercancías   que   se   tienen   en   existencia,   aun   no  
vendidas,  en  un  momento  determinado.  
 
§ Inventario  Permanente:  Método  seguido  para  las  cuentas  representativas  de  existencias,  
cuyo  saldo  ha  de  coincidir  en  cualquier  momento  con  el  valor  de  los  inventarios.  
 

4.  Costos  en  los  inventarios  

   
La  gestión  de  inventarios  implica  dos  costos  básicos:  
 
§ Costos   de   penalización   por   inexistencia   de   los   materiales:   Estos   costos   son  
proporcionales  a  las  ventas  perdidas  por  inexistencia  del  producto.  Frecuentemente,  no  es  
cuantificable  si  la  carencia  del  material  produce  problemas  de  perdida  de  imagen,  como  es  
el   caso   de   empresas   de   distribución,   en   las   que   se   produce   una   degradación   de  
disponibilidad   o   seguridad,   como   consecuencia   de   la   falta   de   productos   a   ofrecer   en   el  
mercado.  
 
§ Costos  de  almacenamiento:  Estos  representan  costos  tanto  en  capital  inmovilizado  como  
en   costos   de   gestión   física   y   administrativa   de   estos   inventarios.   Los   costos   de  
acumulación   de   inventarios   pueden   ser   muy   importantes   dentro   del   capital   de   inversión  
de  una  empresa,  por  ejemplo:  
 
En  una  empresa  tradicional,  los  inventarios  representan  el  34%  del  valor  de  los  activos  y  el  
90%  del  capital  circulante  (es  decir  dinero  en  efectivo).    
 
 

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