PROPUESTA PARA UN SISTEMA COSTOS & PRODUCCION ING.

RODOLFO FERNANDEZ REYNAGA

SISTEMAS DE CONTROL DE OBRAS DE COSTO & PRODUCCION

1.- UNIDADES OPERATIVAS O UNIDADES DE PRODUCCION (UO)

Una de las características principales de esta propuesta es que todas las obras
de la empresa son consideradas como UNIDADES OPERATIVAS (U.O.), siendo asi
la columna vertebral de la Gestión Empresarial de la Gerencia. (también U.O.).
Como tal cada UO al efectuar el balance de su gestión (ingresos y egresos) esta
debe ser positiva y de ingresos. Lo que significa que todo recurso, toda actividad de
cada UO interna o hacia el exterior de su área debe ser cuantificada (Costo).
Cada UO pertenece a un SISTEMA DE PRODUCCION (SP), cuyo
desenvolvimiento en los procesos productivos incide en el resultado del mismo.
De acuerdo a estas premisas, es conveniente la implementación de un SISTEMA
DE CONTROL (SC), que enmarcado dentro del SP nos de una herramienta
fundamental de manejo que es el RESULTADO OPERATIVO (RO).

2.- RESULTADO OPERATIVO (RO)

Cuando la empresa establece un Contrato con un Cliente esto representa para la
Empresa una serie de OBLIGACIONES Y DERECHOS. Con el compromiso adquirido
con el Cliente, la empresa elabora un PROGRAMA DE OBRA/PROYECTO, que tiene
como objetivo cumplir con las obligaciones y derechos.
Obligaciones. - Por cuanto la Empresa se compromete a realizar los
trabajos de acuerdo a determinadas necesidades y especificaciones técnicas, y en un
plazo establecido. El RO determina en función de los avances los gastos de recursos y
obtener el Costo aplicado.
Derechos. - Por cuanto a la Empresa le corresponde determinada suma
de dinero por la correcta ejecución de los trabajos especificados en el contrato, esto
trae consigo la Venta, Facturación y margen de la Obra.
La utilización del RO implica el conocimiento total, detallado y en
todo momento del:
Transcurso de la Obra, el avance de la obra, de la Facturación, y
costos actuales, pasados y proyectados.

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3.- SISTEMA DE CONTROL

El Sistema de Control Operativo (SCO) es una serie de procedimientos y
normas por cada UO, plasmados en informes mensuales y que permite un seguimiento
Permanente de la utilización y comportamiento de los recursos, ya que estos están
Integrados en una cadena operativa que genera a la gerencia un RO GENERAL.

ORGANIZACIÓN DE OBRA
1.- La Organización de la Obra depende de varios factores, como el tipo de Obra,
plazo de ejecución, zona, distancia de sede central, medios de transporte, etc. Este
hecho determina que cada Obra tenga una adecuada Organización.
2.- La Gerencia de Obras Civiles en coordinación con la Gerencia Ejecutiva,
determina la Jefatura de Obra.
3.- La Jefatura de Obra en coordinación con la Gerencia de Obras Civiles determina
la organización de la Obra en base al siguiente esquema que contiene áreas típicas
que pueden ser absorbidas o ampliadas de acuerdo a la envergadura y tipo de la Obra.

4.- INICIO DE OBRA

4.1.- El Jefe de Obra deberá llenar el Formulario “ACTIVIDADES A CUMPLIR
AL INICIO DE OBRA”
4.2.- Se llenará por duplicado, Original ser enviado a Sede Central y la copia se
Quedará en obra.
4.3.- La fecha de envío del formulario no podrá extenderse de 30 días después
de Inicio de Obra.
4.4.- Cualquier comentario específico relacionado con una ó mas actividades
deberá ser Anexado al formulario.

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SISTEMA DE CONTROL DE OBRAS COSTO & PRODUCCIÓN

RESULTADO OPERATIVO (RO). -

1.- INTRODUCCIÓN
De acuerdo a las necesidades de una Gerencia, es fundamental poseer una
herramienta de Control del Obras. El Sistema de Control debe tener las siguientes
características básicas:
a.- La Información de Obra enviada, debe tener un orden y objetivo hacia la
Liquidación de Obra
b.- Los Recursos económicos de Obra, se evaluarán en función de la
Optimización de Recursos con control en mano de obra, equipos, gastos generales,
materiales.
c.- Control en los Saldos de Obra.
d.- Control sobre los Costos Actuales, Pasados y Proyectados.

2.- OBJETIVOS Y FINES

La previsión Financiera de Obra (giros a Obra) es la mas importante del Cash
Flow es a la vez una herramienta para la toma de decisiones. A través del Flujo de Caja
se estructura el endeudamiento y se fijan los plazos del mismo (corto-mediano), se
invierten los excedentes, caso de existir y se programan amortizaciones de activos,
capital de trabajo etc.
Por lo expuesto anteriormente es prioritario que la Previsión Financiera cumpla
con el rigor de análisis suficiente y que su envío a Sede Central sea oportuno (día 3
de todos los meses) y que cada obra asuma con la mayor responsabilidad el
compromiso de su cumplimiento.
Los Fines del presente Proyecto es Optimizar el Control de Obras por intermedio
de un SISTEMA DE CONTROL COSTOS & PRODUCCION, que debe ser aplicado en
todos los niveles actuales para tener el ESTADO REAL DE OBRAS en el instante que
la gerencia lo requiera como ejemplo:

a.- Conocer en un momento dado el resultado de la marcha económica que

está rindiendo la obra o un conjunto de obras, con la calidad técnica requerida.
b.- Proyectar en dicho momento el resultado que se obtendría al fin de obras

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c.- Comparar el PREVISTO DE OBRA así mismo tener a la Vista el

MARGEN o DIFERENCIA de Costos con el MARGEN ACTUAL (situación aleatoria)
por cada obra.
d.- Comparar los rendimientos obtenidos en OBRA con Previstos del PERT
CPM del presupuesto inicial, y de esta forma optimizar los rendimientos, reprogramar
para cumplir con el fin de obra.
e.- Detectar a tiempo las irregularidades en la administración de los recursos
al ejecutar las actividades programadas.
f.- Recoger para la empresa un detallado análisis de Precios Unitarios reales
para que se tengan en cuenta para futuras obras, y elaborar un costo directo de una
obra lo mas próximo a la realidad para que la Gerencia pueda adoptar la decisión de
ampliar la cantidad de obras a efectuar.

Todos estos objetivos tienen como fin:

a- Optimizar la utilización del Presupuesto General asignado y determinar las
Proyecciones financieras.
b- Evitar pérdidas económicas en la mala administración de recursos y
controlar los Adicionales.
c- Supervisión y Evaluación del personal de Zona
d- Finalización y Liquidación de Obras para obtener el Archivo de obras
actualizado.

CONSIDERACION FINAL
“La Previsión Financiera no es un documento informativo que debe
efectuarse por cumplir un procedimiento de rutina ó una solicitud aislada,
es por el contrario un informe potente, envidiable, concreto, por
consiguiente, debe requerir la máxima atención de los responsables de su
elaboración (jefe de Obra y Administrador)”

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3.- PLAN DE TRABAJO

El presente trabajo consistirá en presentar mensualmente la siguiente
información de acuerdo a los cuadros anexados.
 INFORMACION INICIAL Y RESUMEN
Se estructura el PREVISTO GENERAL DE OBRA que deberá estar listo para
iniciar la obra, este informe es condicionante para el inicio de , ya que aprobado y/o
determinado por la Gerencia, se crea el:

CENTRO DE COSTOS DE LA OBRA

Se designan los fondos de acuerdo a lo programado y se crea el campo contable.

Esta información general deberá ser efectuada por el Ing. Responsable y se

consignará en cada formato indicado mas adelante por tipo de recurso: MATERIALES,
MANO DE OBRA, EQUIPOS, SUBCONTRATOS, GASTOS GENERALES, GASTOS
DE SUPERVISION. Esta información se presentará en el ANEXO A.
Principios importantes:
-Se hace mención que toda información para manejar la obra solamente
empezará a funcionar luego de ser aprobado el Previsto por la Gerencia, con
margen establecido.
-Es necesario que todo gasto que emane de la obra deba ser solicitado por el
Ing. Residente por medio de las ORDENES DE PEDIDO, FONDO DE CAJA.
-El Ing. Residente debe visar (VºBº) la facturación (Facturas, menos, traslados,
guías de remisión, partes, planillas, recibos, rendiciones, etc.) o todo lo que signifique
egresos y que va hacia contabilidad.
-Se debe incluir con la información las necesidades extraordinarias de fondos a
ser utilizados en cada obra, conocidos o normados por ley, como, por ejemplo:
Gratificaciones empleados a Julio y Diciembre; variaciones en jornales de construcción
civil; variaciones de jornales por aceleración de obra, gratificación a personal obrero en
Julio y diciembre, liquidación de personal.
-Las previsiones deben incluir la mayor necesidad de fondos por incrementos en
volúmenes
de obra a ejecutar o por adicionales que se están negociando con cierto grado
de seguridad.

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 INFORMACION DE MANO DE OBRA

El Control de este recurso se hará con el INFORME SEMANAL DE
PRODUCCION (ISP) y el formato indicado en el ANEXO B. Se hará semanal y la
evaluación se efectuará de acuerdo al Previsto mensual (rendimientos), para
determinar los correctivos necesarios y mantener las metas.
 INFORMACION DE MATERIALES
El control de estos recursos se efectuará comparando los Metrados y costos por
recursos REALES con el Previsto mensual. Se presentará en el formato del
ANEXO C, y la información emanará de la Administración de la Obra. El Ing.
Residente deberá revisar colocar el centro de costos y la fase correspondiente
 INFORMACIÓN DE EQUIPOS Y VEHÍCULOS
El control de este recurso estará formado por el INFORME SEMANAL DE
EQUIPOS (ISE) y el formato indicado en el ANEXO D Esta información se hará
semanal y la evaluación se efectuará de acuerdo al Previsto mensual
(rendimiento), para determinar los correctivos necesarios y mantener las metas
 INFORMACION DE SUBCONTRATOS
Esta información se efectuará de acuerdo al Previsto General, El control de estos
recursos se efectuará con la información inicial de los Contratos, por medio de
valorizaciones. Se presentará en el formato del ANEXO E, y la información
emanará de la Administración de la Obra.
 INFORMACION GASTOS GENERALES, ADMINISTRACION Y SUPERVISIÓN
Se estructurará de acuerdo al previsto general al inicio de obra.Se presentará en
el formato del ANEXO F, y la información emanará de la Administración de la
Obra.
 INFORMACIÓN RESUMEN
Esta información general deberá ser efectuada por el Ing. Responsable y se
consignará en cada formato indicado mas adelante por tipo de recurso:
MATERIALES, MANO DE OBRA, EQUIPOS, SUBCONTRATOS, GASTOS
GENERALES, GASTOS DE SUPERVISIÓN. Esta información se presentará en
el ANEXO A.Se entregará cada fin de mes con la Información del Estado de
Obra, Margen, ocurrencias Estado de Venta, Problemas Específicos de
Obra, Alternativas. Se hace mención que toda información para manejar la obra
solamente empezará a funcionar luego de ser aprobado el Previsto por la
Gerencia, con margen establecido.

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TODA INFORMACION SERÁ EFECTUADA EN LOS CUADROS ANEXADOS. EN LA

QUE SE CONSIGNARA EL CENTRO DE COSTOS Y LAS FASES.

4.- CARACTERISTICAS DE LOS FORMATOS

Los formatos de cada Recurso están estructurados en una Hoja de Cálculo en el
que se indican las Relaciones de: Los previstos mensuales, los costos reales. Los
previstos totales y en cada fila se Indicará los metrados y los costos de cada recurso,
consignado en la parte inferior de la hoja de Cálculo, está la tabla de costos de cada
recurso, es un Histórico de precios de la Obra. Se adjuntan los gastos administrativos y
los totales del Costo Directo del Recurso.
Estos resultados se escriben en la Hoja Resumen el que determinará lo indicado
en el Anexo A.

5.- INSTRUCCIONES PARA EFECTUAR LA PREVISIÓN FINANCIERA

5.1. Generalidades
Para la elaboración de la Previsión Financiera en Obra, se cuenta con los
siguientes sistemas de Información:

1. Costo de Obra
2. Programa de obra
3. Calendario de adquisición de materiales
4. Informe semanal de Producción
5. Programa de utilización de equipos
6. Sub contratos de Obra
7. Costos de Supervisión (planillas / contratos)
8. Costo de Mano de Obra.
La información indicada proporciona todos los elementos que permiten establecer,
con las Desviaciones razonables, los requerimientos de fondos a ser utilizados en cada
Obra.
En caso de imponderables se debe informar a la Sede Central para los ajustes
pertinentes.

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5.2. Oportunidad de emisión de los informes de costos de obra

5.2.1.- Fecha óptima
La fecha óptima en que los Informes de Obra deben concluirse es el 3er
día del mes siguiente reportado, 8 días después del cierre = día 25 del mes reportado.
De tal modo que su recepción a la central se verifique el quinto día del mes.La
Información de Obra debe ser veraz y completa porque si no fuese así distorsiona la
realidad y las decisiones de Gerencia.

5.3. Sistema para procesar

El sistema para procesar la información de obra, histórica, acumulada y
proyectada deberá ser la siguiente:
5.3.1.- Información previa
La información previa requerida de Obra: Herramientas del Sistema de control.
1. Programa de Obra
2. Informe Semanal de Producción (ISP) última semana a cierre del mes.
3. Calendario de adquisición de materiales por fase.
4. Programa de uso de equipos y vehículos por fase.
5. Costos actuales de mano de obra, supervisión y equipos
6. Planillas contables de facturación y gastos del mes anterior.
7. Rendiciones de Obra.
8. Informes de almacén, stock de materiales y consumos del mes, por
fase y valorizados.
9. Índices CREPCO.

5.3.2.- Mecanismo para procesar la información

A.- MATERIALES
Es el proceso que requiere mayor dedicación, dada su alta incidencia en
la estructura del costo.
Esta planilla debe ser trabajada hasta el día 25 de cada mes, teniendo en
cuenta que los materiales que ingresan entre el día 26 y el 30 y que se
incorporan a la valorización del mes.
En el análisis del resultado pendiente se considerarán como una Previsión
Pasiva (no estarán en el costo acumulado y si, en la venta valorizada).

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B.- MANO DE OBRA

Esta planilla debe ser consistente con el número de horas reportadas en el
Informe Semanal de Producción (ISP), y deberá trabajarse hasta el último cierre
de semana correspondiente al mes que se informa.
Las horas por utilizar (costo) entre el cierre del costo y la fecha de
valorización, deberán ser provisionados. El cálculo del costo de HH, se envía a
obra, paralelo a la planilla de remuneraciones y la Obra podrá efectuar los
ajustes del caso analizando sus cuadrillas típicas.
El cálculo del costo se puede verificar en las planillas de detalle de
Facturación Gastos. El costo para la proyección se apoyará en el Programa de
Obra y el ISP, por los rendimientos obtenidos.

C.- EQUIPOS Y VEHÍCULOS

Esta planilla se trabaja hasta el 25 de cada mes, y se facilita el control con el
documento que emite ALMACEN SEDE CENTRAL sobre la valorización de
sus activos de Obra. Si la Obra cumple con reportar al ALMACEN, el
cronograma de utilización de los equipos (cierre 25 del mes) ya tiene el costo
acumulado.

D.- SUPERVISIÓN
Este costo se trabaja hasta el 30 de cada mes. Puede ser preparado con
anticipación, ya que el costo y la permanencia en obra de los empleados es
conocida. Su elaboración debe hacerse antes de fin de mes.

E.- GASTOS GENERALES

Los gastos incurridos en la obra se obtienen de las Rendiciones de los

Gastos (Caja Chica), los gastos de sede central, en el mes que se informa son
estimados que se ajustarán al mes siguiente. Esta planilla debe ser elaborada
antes de fin de mes.

F.- VENTA Y AVANCE DE OBRA

El Contratista elabora los metrados reales de avance del mes, este avance
Valorizado, es lo que se reporta en el Informe de Obra, no es necesario esperar

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La aprobación del inspector. Caso de modificarse los avances presentados, las

Variaciones y ajustes se regularizan en el Informe del mes siguiente.

6.- RECOMENDACIONES
Debe entenderse que el informe de costos por su importancia requiere del mayor
análisis y compromiso por parte de los que participan en su elaboración. Su
consistencia se soporta en los sistemas de control, pero así como es necesario analizar
las proyecciones de los meses futuros es indispensable efectuar las compatibilización
con la parte contable, lo que dará al informe una total seguridad.

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