Materiales y Equipos de Archivo. El Archivo Informático

MATERIALES Y EQUIPOS DE ARCHIVO.
EL ARCHIVO INFORMÁTICO
1. INTRODUCCIÓN
Hemos visto la importancia para las empresas de guardar y custodiar documentos que van a
sernos de utilidad en un futuro. Para ello, existen en el mercado una gran variedad de elementos
y materiales que nos permiten hacer nuestro trabajo de archivo lo mejor posible.
El que una empresa utilice unos elementos u otros depende de:
• El tamaño de la empresa y el espacio que tenga disponible para el archivo.
• De los medios económicos, es decir, del dinero que tenga.
• De la importancia que le dé a las tareas del archivo.
En cualquier caso, escogeremos los materiales y equipos que:
• Permitan localizar fácilmente los archivos y documentos que buscamos.
• Aseguren la correcta conservación de esos documentos y archivos.
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2. EQUIPOS Y MATERIALES DE ARCHIVO EN SOPORTE
PAPEL
2.1. MOBILIARIO
Y por último:
• Armario de seguridad. Las empresas poseen
información que es vital para su seguridad,
documentación especialmente sensible para la que
suele utilizarse un mobiliario específico para
protegerla, como muebles antitérmicos, con claves de
seguridad y sistemas de alarma. Suelen estar
fabricados con materiales que protejan su interior de
incendios o inundaciones.
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2.2. CARPETAS ARCHIVADORAS
2.3. CARPETAS
3. ARCHIVO EN SOPORTE INFORMÁTICO
El archivo informático necesita un epígrafe aparte por la importancia que está teniendo en los
últimos años. Si la informática sirve para racionalizar el trabajo administrativo, podemos decir
que ha revolucionado la tecnología de los archivos en cuanto a la gestión de archivo se refiere.
Llamamos archivo informático a cualquier documento que se realiza con el ordenador, un
conjunto de datos almacenados en soporte informático, tenga el formato que tenga: texto, gráfico,
datos numéricos y cálculos, fotografías, vídeos, presentaciones, etc.
Definimos una carpeta o directorio informático como el espacio contenedor de distintos archivos
o carpetas en formato electrónico que han sido ordenados y clasificados siguiendo un criterio
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previamente determinado. Todo archivo informático tiene una ruta y nombre identificativo
mediante el cual se localiza entre los distintos directorios, subdirectorios y carpetas alojados en
un dispositivo de almacenamiento determinado. Además, en cada uno de ellos hay datos
relativos a la naturaleza de la información, su fecha de creación o última modificación, tamaño,
etc. Dentro de una misma carpeta de archivo pueden alojarse tanto archivos como otras carpetas,
formándose así una ordenación jerárquica en forma de árbol, en la que dos archivos nunca
pueden compartir una misma ruta de acceso.
Cuando un usuario desarrolla la labor de archivo en soporte informático, determina qué archivos
deben alojarse en una misma carpeta, así como la agrupación de éstas en unidades de archivo
superiores. De esta forma, la labor de archivo de documentos en soporte informático supone
ordenar, clasificar y conservar éstos siguiendo un determinado criterio, quedando así disponibles
y accesibles para cualquier consulta posterior.
Las ventajas que aporta el archivo informático son las siguientes:
1. Permite guardar mucha información en muy poco espacio.
2. El acceso a la información contenida en soporte informático es rápido, eficaz y carece de
errores.
3. Empleando muy poco tiempo y esfuerzo, podemos realizar tareas como:
 Actualizar la información.
 Realizar consultas o búsquedas de datos concretos.
 Seleccionar los datos que nos interesan de todo el conjunto de la información.
 Ordenar los datos de acuerdo con diferentes criterios.
4. La mayoría de las bases de datos actuales son relacionales, es decir, que pueden combinar
datos de varios ficheros; por ejemplo, el fichero de los clientes con el fichero de las ventas,
con el de impagados, etc.
4. APLICACIONES INFORMÁTICAS DE GESTIÓN

ADMINISTRATIVA
Hoy en día cualquier entidad, con independencia de su tamaño, utiliza aplicaciones informáticas
para su gestión administrativa. El ordenador se ha convertido en una herramienta indispensable
para el desarrollo de cualquier trabajo de oficina. Gracias a las aplicaciones informáticas se
pueden desarrollar múltiples utilidades mediante las cuales incrementar la productividad del
trabajo desarrollado en oficinas.
Están muy extendidos los paquetes o suites ofimáticos, que incluyen, entre otras aplicaciones,
procesadores de texto, hojas de cálculo, navegadores web, gestores de bases de datos y de eventos
personales, software para la elaboración de presentaciones o programas cliente de correo
electrónico. Además de ellas, las entidades también utilizan las siguientes aplicaciones específicas
para su gestión:
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1. Aplicaciones de contabilidad.
 Gestión de la contabilidad.
 Elaboración de informes contables.
 Control de vencimientos.
2. Aplicaciones de facturación.
 Ficheros de artículos, proveedores y clientes.
 Gestión de pedidos, albaranes y facturas.
 Control de existencias.
3. Aplicaciones de gestión laboral.
 Registro de las fichas del personal de la entidad y de sus contratos de trabajo.
 Cálculo e impresión de nóminas.
 Generación y control de los ficheros de intercambio para su envío a través del
Sistema Cret@ de la Tesorería General de la Seguridad Social.
 Gestión de incidencias: bajas laborales, dietas, kilometraje, horas extras, anticipos…
Estas aplicaciones suelen formar parte de paquetes integrados en los que se enlazan los distintos
programas entre sí, permitiendo el traspaso de información de unos a otros. Se trata de software
de gestión que, de forma integrada, permiten controlar la contabilidad, la facturación, las
nóminas, la gestión de cobros, etc.
Las grandes empresas (bancos, por ejemplo) utilizan aplicaciones hechas a la medida de sus
necesidades por empresas de ingeniería informática.
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