MANUAL DE USUARIO DE COLMENA GESTIÓN

MÓDULO EVALUAMOS SU SITUACIÓN ACTUAL EN EL SG-SST

2021
 FICHA TÉCNICA DEL DOCUMENTO

Documento: Manual de Usuario, Evaluamos su situación actual en el SG-SST

Manual del usuario final de las funcionalidades relacionadas con el
Descripción:
módulo Evaluamos su situación actual en el SG-SST

Versión: Marzo 2021

Fecha de modificación: 18/03/2021

Realizado por: Mauricio Valencia Serna

Revisado por: César Alexander Acosta Moreno

 CONTENIDO

Introducción ....................................................................................................................................................... 4

Definiciones generales ..................................................................................................................................... 5

Colmena Gestión: Modulo evaluamos su situación actual en el SG-SST.............................................. 6

Home: Modulo evaluamos su situación actual en el SG-SST .................................................................. 6

Listado de estudios estándares mínimos del SG-SST ............................................................................ 8

Datos de la autoevaluación ......................................................................................................................... 9

Evaluación de aspectos legales.................................................................................................................. 11

Hallazgos........................................................................................................................................................ 18

Plan de mejora ............................................................................................................................................. 23

Tabla de valores y calificación................................................................................................................... 24

Gráficas de resultados ................................................................................................................................ 26

Resumen ........................................................................................................................................................ 27

Generar documentación ............................................................................................................................ 30

Comparativa de estudios ............................................................................................................................... 34

 INTRODUCCIÓN

Colmena Gestión es la plataforma tecnológica especializada en el ámbito de Seguridad y Salud en el Trabajo

adoptada a nuevas tecnologías y a los nuevos modelos de gestión de la prevención. En el módulo “Evaluamos su
situación actual en el SG-SST” el usuario puede realizar tanto su autoevaluación como también auditorías al SGSST
con base en la normatividad vigente.

La auditoría se define como el proceso técnico de seguimiento, control y evaluación de los sistemas de gestión de
una organización, lo cual permite definir un esquema de mejora continua para la empresa; de esta manera la
plataforma dispone de distintos tipos de auditorías objetivas, entre la que figura la evaluación de Estándares
Mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST (Resolución 0312 del 2019), que
responde al conjunto de normas, requisitos y procedimientos de obligatorio cumplimiento, mediante la cual se
establece verifica y controla las condiciones básicas de capacidad técnico-administrativas y de suficiencia financiera
tanto como humana indispensables para el funcionamiento, ejercicio y desarrollo de las actividades en el SG-SST.

Este documento tiene como propósito explicar el funcionamiento del módulo Evaluamos su situación actual en el
SG-SST, como implementarlo en una empresa usuaria y así disfrutar de los beneficios que Colmena Gestión
ofrece.
DEFINICIONES GENERALES
 COLMENA GESTIÓN: MODULO
EVALUAMOS SU SITUACIÓN ACTUAL EN EL SG-SST

El usuario desde el panel principal de la plataforma puede acceder al módulo evaluamos su

situación actual en el SG-SST, desde la entrada en el menú principal ubicado en el lateral
izquierdo de la pantalla o desde el botón dispuesto en la parte inferior de la pantalla principal o
Home de la plataforma.

HOME: MODULO
EVALUAMOS SU SITUACIÓN ACTUAL EN EL SG-SST

El módulo dispone de una página home informativa en la cual el usuario encontrara guías
didácticas (imagen 1) y se visualizan indicadores por medio de gráficas de distribución de los
datos relevantes del módulo (imagen 2), dividido en los siguientes segmentos:

• No conformidades identificadas abiertas vs cerrada. Gráfica circular que indica el

estado de cumplimiento de las no conformidades identificadas.
• Medidas por estado. Gráfica circular que indica el estado de gestión de las no
conformidades identificadas.
• Vencimiento de medidas. Histograma que indica el periodo de vigencia de las medidas
de control de implementadas.
Imagen 1

Imagen 2

Para iniciar con una nueva evaluación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
o visualizar una evaluación anterior de la empresa, el usuario debe hacer clic sobre el botón
“Estándares mínimos” ubicado en la parte superior de la pantalla, que habilita el listado de
estudios realizados.
LISTADO DE ESTUDIOS ESTÁNDARES MÍNIMOS DEL SG-SST

El usuario accede al listado de estudios de Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de

Seguridad y Salud en el trabajo, que contiene la siguiente información:

Rotulo de la columna Descripción

Nombre del estudio definido en datos de la
Nombre de la evaluación
autoevaluación.
Responsable del estudio de la autoevaluación de
Responsable
estándares mínimos.
Fecha de inicio del estudio la autoevaluación de
Fecha de inicio
estándares mínimos.
Fecha de vigencia del estudio de autoevaluación
Vigencia
de estándares mínimos.
Abierto: Indica que el estudio no ha sido cerrado
debido a que no se han evaluado la totalidad de
ítems de estándar.
Estado
Vigente: Indica el tiempo de vigencia del estudio.
Vencido: Indica que el estudio ha dejado de estar
vigente.
Datos del estudio: Redirige al usuario a la
pantalla datos de la autoevaluación.
Ir a la evaluación: Redirige al usuario a la pantalla
Acciones
evaluación de aspectos legales.
Ir a hallazgos: Redirige al usuario a la pantalla
hallazgos
En la parte superior izquierda del listado de evaluaciones, el usuario visualiza un buscador por el
cuál puede haciendo uso de los filtros encontrar un registro; mientras que en la parte superior
derecha se encuentran las opciones genéricas de los listados de la plataforma: refrescar,
configuración y descarga del listado.

El usuario puede crear un nuevo estudio desde el botón “Nueva evaluación” ubicado en la
esquina superior derecha del listado de estudios.

DATOS DE LA AUTOEVALUACIÓN

Al acceder a una nueva evaluación la plataforma direcciona al usuario a “Datos de la

autoevaluación”. La pantalla consta de un formulario de datos de primer orden que deben ser
diligenciados con el objeto de que se habiliten las pestañas de gestión del módulo. Los campos
definidos son:

Campo Descripción
Campo texto bloqueado. Indica el texto Estándares
Mínimos del Sistema de Gestión de la Seguridad y
Autoevaluación
Salud en el Trabajo (Resolución 0312 febrero de
2019).
Campo de selección tipo de empresa.
Autoevaluación realizada por
Valores: contratante o contratista.
Campo alfanumérico obligatorio para digitar el
Nombre de la autoevaluación
nombre del estudio.
Campo tipo calendario. Fecha en que la empresa
Fecha de inicio de la autoevaluación
crea el estudio de autoevaluación del SG-SST.
Campo tipo calendario bloqueado. Fecha en la que la
empresa cierra el estudio de autoevaluación del SG-
Fecha de fin de la autoevaluación SST.
El dato se define de manera automática cuando se
guarde el estudio.
Responsable de la autoevaluación Campo texto libre obligatorio.
Campo tipo calendario bloqueado. Fecha de vigencia
del estudio.
Vigencia de la autoevaluación El dato se define de manera automática posterior
cerrar el estudio. La vigencia a partir de la fecha de
fin antes indicada es de un año.
Campo para seleccionar. Método de entrega del
Medio de entrega de la
estudio a la ARL. Valores: Colmena Gestión, e-mail
autoevaluación
o entrega física.
Campo texto bloqueado. Estado de gestión del
Estado
estudio. Valores: abierto o cerrado.
 Campo Descripción
Campo texto bloqueado. Nombre de la empresa.
Razón social Dato integrado desde el módulo estructura
organizativa.
Campo texto bloqueado. Actividad económica
principal de la empresa.
Actividad económica principal
Dato integrado desde el módulo estructura
organizativa.
Campo bloqueado. Clasificación de riesgo de la
empresa en función a la actividad económica
Clasificación de riesgo principal.
Dato integrado desde el módulo estructura
organizativa.
Campo numérico. Número de trabajadores activos
de la empresa.
Por defecto la plataforma indica el número de
Número de trabajadores trabajadores registrados en la empresa, dato
integrado desde el módulo estructura organizativa.
Sin embargo, el usuario puede editar el valor,
actualizando al número actual de trabajadores.
Campo para seleccionar. Indica si la empresa es una
¿Es unidad de producción
UPA en función a su actividad económica principal.
agropecuaria?
Valores: si o no.
Campo informativo que indica número de ítems de
estándar que le corresponden evaluara la empresa
en función de:
• Nº de trabajadores
• Clasificación de riesgo
• UPA

Estándares mínimos a evaluar El ícono dispuesto como “tip” junto a la etiqueta del
campo indica el siguiente mensaje informativo:
Estándares mínimos aplicables: solo se evalúan
aquellos estándares que son de aplicación a su
empresa con base a su número de trabajadores,
clasificación de riesgo y si es UPA.
Todos los estándares: permite realizar la evaluación
de los 60 estándares de la norma de forma
voluntaria.
¿Deseas evaluar la totalidad de Campo botón selección. Alternativa de usuario por
 ítems de estándar del SG-SST? la que la empresa puede evaluar los 60 ítems de
estándar establecidos en la Res.0312.

Para guardar los datos generales de la evaluación y habilitar las pestañas del estudio el usuario
debe hacer clic en el botón “Guardar” ubicado en la parte inferior del cuestionario, el botón
“Volver” regresa al usuario a la lista de evaluaciones sin guardar el registro.

Posterior a guardar la información definida en el formulario, los siguientes datos no podrán ser
editados:
• Número de trabajadores.
• ¿Deseas evaluar la totalidad de ítems de estándar del SG-SST?

EVALUACIÓN DE ASPECTOS LEGALES

La pestaña evaluación de aspectos legales permite al usuario identificar y evaluar los Estándares
Mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. La pantalla dispone en un
listado la totalidad de ítems de estándar que el usuario debe gestionar, categorizados en función
al ciclo de mejora continua PHVA, segmentado por estándares relacionados a cada ciclo.

Cuando al usuario le corresponda evaluar 3 o 7 estándares, el listado se visualiza desplegado,

mostrando la totalidad de enunciados; mientras que, en caso de que al usuario le corresponda
evaluar 21 o 60 estándares, la plataforma por defecto muestra únicamente los enunciados
asociados al ciclo “Planear”, para visualizar los estándares de los otros ciclos (hacer, verificar y
actuar) el usuario deberá hacer clic en el botón “Más (+)” por medio del cual se despliegan los
enunciados/preguntas.
Para diligenciar la evaluación de aspectos legales, debajo de cada ítem de estándar se dispone de
un campo de tipo selección que dispone las opciones de respuesta: Cumple y No cumple.

La opción de respuesta No aplica, se visualiza únicamente cuando corresponde evaluar los 60

ítems o estándares, específicamente en los siguientes enunciados:

1.1.5 Identificación de trabajadores de alto riesgo y cotización de pensión especial.

4.1.3 Identificación de sustancias catalogadas como carcinógenas o con toxicidad aguda.

Junto a los enunciados se encuentra el botón “Ver más” que habilita una ventana emergente
lateral la cual contiene información asociada al ítem de estándar seleccionado:

• Ítem
• Criterio
• Modo de verificación

En la parte inferior de esta ventana emergente se encuentra el botón “Aceptar” que cierra esta
ventana informativa.
Una vez se han evaluado (respondido) la totalidad de los ítems de estándar, en la parte inferior
de la pantalla el usuario al pulsar el botón “Guardar” registra las respuestas establecidas en el
listado lo que también permite realzar guardados parciales, caso contrario, de no desear guardar
ninguna acción o requerir retornar a la pestaña “evaluación de aspectos legales”, el usuario debe
pulsar el botón “Volver”.

Finalmente, el botón “Carga masiva” permite al usuario realizar la importación masiva de

respuestas de la evaluación de estándares mínimos a través de un documento Excel. Al pulsar
sobre el botón en mención se habilita una ventana emergente lateral que indica el proceso a
ejecutar.
La ventana por defecto indica la definición de la carga masiva requerida. Debajo del campo
mencionado se encuentra el botón “Ir” que habilita una nueva ventana, por la cual el usuario
puede descargar una Excel con los datos en caso de haber diligenciado algunos ítems de
estándar, o también descargar una plantilla en blanco que contiene únicamente la información
relativa a criterios que le corresponden evaluar para diligenciar y luego realizar el cargue
masivo.

Posterior a seleccionar una de las dos opciones se despliega una ventana lateral con la siguiente
información:

• % Completado
• Hora de inicio
• Estado
• Tiempo de ejecución
En caso de que el usuario requiera interrumpir el proceso de generación de la plantilla debe
pulsar el botón “Cancelar”.

Una vez ha finalizado el proceso de exportación de plantilla los datos de la ventana lateral se
visualizan de la siguiente manera:

• % Completado
• Ultima creación (fecha)
• Ultima ejecución (fecha)
• Estado
• Número de ejecuciones

En la ventana, ahora se visualiza el botón “Descargar” que se activa cuando el proceso anterior
ha finalizado, al hacer en este botón al usuario le permite hacer la descarga de la plantilla
requerida en formato Excel; mientras que el botón “Cancelar” redirige al usuario a la pantalla
anterior de importación y exportación.
Finalmente, para importar a la evaluación de estándares la plantilla que el usuario a diligenciado
previamente, a través del botón “Cargar fichero” se habilita una ventana buscadora de
documentos del ordenador (computador), en la que se debe seleccionar el archivo que contiene
las respuestas de evaluación de aspectos legales. Una vez cargado el fichero el usuario debe
hacer clic en el botón “Procesar”.

Cuando se termina el proceso de carga en la plataforma, se visualiza en la ventana lateral un

listado con la siguiente información:

• Nombre
• Tamaño
• Progreso
• Estado
 • Acciones

El botón “Procesar” esta inicialmente deshabilitado, el mismo se habilita únicamente al

completar la carga del fichero. Posterior al dar clic en “Procesar” se habilita una ventana
emergente lateral que muestra la información referente al procesamiento de datos en la
plataforma:

• % Completado
• Hora de inicio
• Estado
• Tiempo de ejecución

En caso de que el usuario requiera interrumpir el proceso de importación debe pulsar el botón
“Cancelar”.

Una vez ha finalizado el proceso de importación de la plantilla los datos de la ventana lateral se
visualizan de la siguiente manera:

• % Completado
• Ultima creación (fecha)
• Ultima ejecución (fecha)
• Estado
• Número de ejecuciones

Finalmente, en la parte superior de la pantalla se encuentra la encuentra una barra de progreso

que indica el grado de avance de gestión de la evaluación de estándares mínimos. Valor
calculado acorde al siguiente criterio:
 número de ítems de estándar diligenciados / totalidad de ítems de estándar x 100

HALLAZGOS

Una vez el usuario ha terminado de responder todos los ítem a evaluar se activa en la parte
inferior de la ventana el botón “Finalizar evaluación” lo cual de manera automática permite
acceder a la pestaña “Hallazgos” en la cual el usuario podrá gestionar las no conformidades
resultado de la autoevaluación de estándares mínimos, estableciendo actividades concretas para
cerrar las brechas en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST)

La pestaña hallazgos muestra el listado de no conformidades y contiene la siguiente información:

Rotulo de la columna Descripción

Indica el componente del ciclo PHVA al que
Ciclo PHVA pertenece la no conformidad. Opciones: Planear,
Hacer, Verificar y Actuar.
Indica el tipo de cuestionario al que pertenece la
no conformidad. Opciones: Recursos, Gestión
Tipo de cuestionario Integral del SG-SST, Gestión Salud, Gestión de
peligros y Riesgos, Gestión de amenazas,
Verificación del SG-SST y Mejoramiento.
Descripción del estándar Texto que describe el estandar.
 Campo alfanumérico que indica el estándar al
Ítem del estándar
que pertenece la no conformidad.
Texto que indica el estado de la acción
Estado
correctiva. Opciones: Realizado y No realizado.
Campo numérico que indica el número de
Número de acciones correctivas actividades concretas a realizar para el cierre de
la no conformidad.
En esta columna se encuentra el botón editar
que permite al usuario acceder a diseñar las
actividades concretas a realizar para el cierre de
Acciones
la no conformidad. Y gestionar tanto su
presupuesto, como fechas de ejecución y
responsables.

Al hacer clic en el botón “Editar” ubicado en la columna “Acciones” el usuario accede a una
ventana donde encontrará primero los datos de la no conformidad (imagen 1) y el listado de las
medidas correctivas concretas a realizar (imagen 2) con la siguiente información.

Rotulo de la columna Descripción

Descripción
Responsable de implementación.
Fecha planificación medida
Estado
Acciones
Imagen 1

Imagen 2

Por medio del botón “Descargar listado” el usuario obtendrá un archivo Excel con la
información de todas las medidas correctivas diseñadas para la no conformidad que se
requerida.

A través del botón añadir medida correctiva ubicado en la esquina superior derecha el usuario
accede al formulario para diseñar la nueva medida concreta a realizar con la siguiente
información.
 Actividad concreta a realizar Campo obligatorio
Recursos administrativos
Recursos financieros
Fundamentos y soportes de la
efectividad de acciones y
actividades

En cada actividad concreta a realizar el usuario podrá realizar el cargue de tres documentos que
soporten o evidencien la efectividad en la ejecución. El peso de cada archivo no podrá ser
mayor a 20 MB.
Una vez introducida la información general de la medida el usuario podrá iniciar la gestión de
esta, antes debe hacer clic en el botón guardar lo cual activa el botón “Iniciar planificación” por
medio del cual se activa el último paso en la gestión de la actividad a realizar para cerrar la no
confirmad, en la ventana el usuario deberá diligenciar la información de planificación de la
medida correctiva con la siguiente estructura.

Si es existente debe seleccionar el

responsable de la lista de trabajadores
activos, información traída del módulo
Tipo de responsable estructura organizativa.
Si es una persona externa se debe
seleccionar “Nuevo” e introducir la
información del responsable.
Fecha máxima de
implementación
Campo opcional.
Si es existente debe seleccionar el responsable
de la lista de trabajadores activos, información
Responsable de aprobación traída del módulo estructura organizativa.
Si es una persona externa se debe seleccionar
“Nuevo” e introducir la información del
responsable.
Campo opcional.
Si es existente debe seleccionar el responsable
de la lista de trabajadores activos, información
Responsable de validación traída del módulo estructura organizativa.
Si es una persona externa se debe seleccionar
“Nuevo” e introducir la información del
responsable.
Finalizado el diligenciamiento de la información el usuario debe dar clic en el botón “Iniciar
gestión” el cual despliega las siguientes opciones para registrar la gestión de la actividad.

Observaciones
Fecha real de la implementación
Costo real de la implementación

El botón “Realizada” cambia el estado de la medida correctora, realiza el guardado de esta y

permite al usuario continuar gestionado las otras no conformidades, para esto deberá hacer clic
en el botón “Volver” lo que regresa a la lista de los hallazgos.

PLAN DE MEJORA

A través de la pestaña “Plan de mejora” el usuario podrá acceder al consolidado de las medidas
correctivas de cada estándar que género un hallazgo. El listado del plan de mejora contiene la
siguiente información.

Rotulo de la columna Descripción

Ciclo PHVA
Tipo de cuestionario
Descripción del estándar
Ítem del estándar
Actividad concreta a realizar
Responsable implementación
Recursos financieros
Recursos administrativos
Fundamentos y soportes de la
efectividad de acciones y
actividades
Fecha máxima implementación
Fecha real de implementación
Estado
Acciones
TABLA DE VALORES Y CALIFICACIÓN

La pestaña tabla de valores y calificación contiene el resultado de la evaluación de aspectos

legales realizada por la empresa, indicando criterios los de puntuación asociados a cada ciclo
PHVA, estándar e ítem de estándar.

La tabla se divide en tres apartados principales: encabezado, estructura y pie de cuadro. El

encabezado de la tabla de valores y calificación contiene datos generales de empresa. La
estructura referencia criterios de evaluación, puntaje parcial por estándar, respuestas definidas y
calificación total del estudio. Finalmente, el pie de cuadro dispone de un apartado donde consta
la firma del empleador o contratante y responsable de la ejecución del SG-SST.

La estructura de la tabla se interpreta de la siguiente manera:

Identificación de estándares Descripción

aplicables
Ciclo Nombre de la categoría del ciclo PHVA
Nombre del estándar y categoría asociada al
Estándar
ciclo PHVA.
Ítem del estándar Descripción del ítem de estándar evaluado.
Puntaje máximo posible de cada ítem de
Valor del ítem del estándar
estándar.
Sumatorio total de valores máximos de cada
Peso porcentual
ítem relacionado a un estándar.
 Respuesta definida en la evaluación de
aspectos legales; a partir de esto, se determina
la puntuación máxima o mínima de cada ítem
de evaluación.
• Cumple. Se marca en caso del usuario
haber definido la opción de respuesta SI
en la evaluación de aspectos legales.
Determina el valor máximo posible de
puntuación asociado al ítem de estándar.

• No Cumple. Se marca en caso del usuario

Puntaje posible
haber definido la opción de respuesta NO
en la evaluación de aspectos legales.
Determina el valor mínimo (0) de
puntuación sobre el ítem de estándar.

• No Aplica. Se marca caso de que el ítem

de evaluación no aplique en la casuística
del proceso en curso. Determina el valor
máximo posible de puntuación asociado al
ítem de estándar.

Sumatorio total de valores del ítem del

Clasificación de la empresa o contratante estándar de evaluación según la elección en el
puntaje posible.
Puntuación total de la evaluación de
Total estándares mínimos a partir de la sumatoria
de valores parciales de estándar.
Por último, en la parte final de la tabla se muestran los niveles de aceptación o total de la
evaluación e información complementaria (recomendaciones con base en la Resolución 0312 de
2019) en función del porcentaje total obtenido.

GRÁFICAS DE RESULTADOS

En la pestaña “Gráficas de resultados” el usuario encontrara dos tipos de gráficas, la primera de

tipo radial ubicada a la izquierda precisa los resultados del porcentaje de cumplimiento por
estándar, mientras que la segunda gráfica ubicada a la derecha referencia el porcentaje deseado
de cumplimiento por cada ciclo PHVA versus el obtenido por la empresa en la evaluación.
El usuario puede colocar el cursor del mouse sobre las gráficas, lo que muestra un tip
informativo que indica el porcentaje de cumplimiento en cada una de las siete categorías o
segmentos de cada gráfica.

La pestaña gráficas de resultado en la parte superior dispone de componentes transversales a

nivel de entorno de navegación que permiten al usuario realizar las siguientes acciones:

• Refrescar: Herramienta que permitirá actualizar las gráficas.

• Descargar: Permite descargar la información visualizada en las gráficas a un archivo PNG.

RESUMEN

La pestaña determina a modo de síntesis de la información correspondiente al proceso de

evaluación de aspectos legales en la plataforma. Contempla la siguiente estructura de datos:

Información general Descripción

Nombre evaluación Nombre del estudio.
Fecha de inicio de la Fecha en que la empresa crea el estudio de
evaluación autoevaluación del SG-SST.
Estado Estado de gestión del estudio. Valores: abierto o
cerrado.
Vigencia original Fecha de vigencia del estudio.
Vigencia actual Fecha de vigencia a la fecha en curso del estudio.
Responsable Trabajador responsable del estudio de
 autoevaluación.
Número total de preguntas Totalidad de ítems de estándar evaluados.
Totalidad de ítems de estándar marcados con la
Cumple
opción de respuesta SI.
Totalidad de ítems de estándar marcados con la
No cumple
opción de respuesta NO.
Totalidad de ítems de estándar marcados con la
No aplica
opción de respuesta No aplica.
Nº de inconformidades Ítems de estándar gestionados, modificando el
solventadas estado de cumplimiento a Cumple.
Precisa el avance de gestión de respuesta de los
cuestionarios o ítems de estándar y porcentaje
Avance
completado de evaluación de cada estándar asociado
a un ciclo PHVA.
Determina el nivel de aceptación o total de la
evaluación e información complementaria
Resultados
(recomendaciones) en función del porcentaje total
obtenido.
Campo de texto. Aclaración o interpretación
Comentarios
respecto al estudio que requiera realizar el usuario.
Campo de texto. Resolución respecto al estudio que
Conclusiones
requiera realizar el usuario.
En la parte inferior de la pantalla el usuario encuentra los botones “Volver”, “Cerrar
Evaluacion” y “Guardar”. El botón “Guardar” registra la información de la pantalla mostrando
un aviso en color verde que indica que el resumen se ha guardado correctamente.
El botón “Cerrar evaluación” habilita una ventana emergente lateral indicando el mensaje “si
cierra la evaluación no podrá modificar los cuestionarios, ni las respuestas de las preguntas, ni
las conclusiones. ¿Seguro que quiere cerrar la evaluación?”. Para finalizar encuentra los botones
“Cancelar” y “Aceptar”.

Es importante que el usuario tenga presente que para acceder a la pestaña “Generar
documentación” debe cerrar la evaluación, de esta manera podrá descargar un informe
completo de la evaluación en formatos Word y PDF y de manera adicional obtener la
certificación por parte de la ARL del avance en la implementación del Sistema de Gestión en
Seguridad y Salud en el Trabajo.

GENERAR DOCUMENTACIÓN

La pestaña “Generar documentación” se habilita una vez se ha cerrado el estudio en la pestaña

previa. El usuario visualiza en la pantalla el listado de informes del estudio generados, que
contiene la siguiente información:

Columna Descripción
Nombre de la autoevaluación Nombre del estudio.
Fecha de creación Fecha en la que se genera el informe del estudio.
Estado de envío Columna que indica si el informe de estudio generado ha sido
enviado o no a la ARL. Por consecuente, los posibles estados
automatizados serán:
• Pendiente de envío. Estado en el que se encontrarán
por defecto, todos los informes de estudios generados.
Estado con etiqueta de color rojo.
• Enviado. Estado posterior a realizar el envío de informe
de estudio. Estado con etiqueta de color verde.
Estado de retroalimentación Columna que indica si el informe de estudio generado y enviado
a la ARL ha sido retroalimentado o no. Por consecuente, los
posibles estados automatizados serán:
• Pendiente de retroalimentación. Estado en el que se
encontrarán por defecto, todos los informes de estudios
generados y enviados. Estado con etiqueta de color
rojo.
• Retroalimentado. Estado posterior a recibir
retroalimentación por parte de la ARL sobre el estudio.
Estado con etiqueta de color verde.
Acciones Enviar. Acción que se habilita en paralelo a un informe generado.
Eliminar. Aplica únicamente para informes que han sido enerado
 manualmente por el usuario.

La tabla muestra el listado de informes, para generar el informe de manera manual acorde al
avance de gestión de no conformidades, en la parte superior de la pantalla se encuentra el
botón “Generar informe”. El usuario al pulsar el botón en mención habilita una ventana
emergente lateral con la información de progreso de la generación del documento. Finalizado el
proceso, se habilitan los botones “Ver resultados” y “Descargar”.

Para realizar el envío del informe de la autoevaluación a la ARL el usuario debe pulsar sobre el
ícono “Enviar” en la columna “Acciones” del listado de informes generados, el cual habilita una
ventana lateral que contiene el siguiente formulario.
 Columna Descripción
Campo texto bloqueado. Dirección de correo de la ARL definido por
Dirigido a:
defecto.
Campo de texto. Información complementario o reseña del informe
Texto informativo
definido por el usuario.

La ventana contiene el botón “Enviar evidencia” para realizar el envío del informe a la ARL. Una
vez se ha realizado esta acción el botón del estado de envío se modifica a “Enviado”.
Una vez enviado el informe a la ARL se puede descargar el certificado. La entidad competente
realiza comentarios respecto de la evaluación del SG-SST de la empresa, con lo que esta acción
modifica el estado a retroalimentado del documento. Vale la pena que el usuario tenga presente
que la no retroalimentación por parte de la ARL no impide la descarga del certificado del SG-
SST.

Cuando la ARL ha generado la retroalimentación en la columna acciones se habilitan los iconos

ver retroalimentación y descargar de certificado.

Para descargar el certificado el usuario podrá utilizar la opción de descarga, a través de la acción
del icono “descargar”

Finalmente, para cargar archivos complementarios al estudio en caso de ser necesario el usuario
puede pulsar sobre botón “Cargar fichero”.
 COMPARATIVA DE ESTUDIOS

En el home del módulo “Evaluamos su situación actual en el SG-SST” el usuario encontrara una
aplicación para realizar la comparación de varios estudios realizados “Estándares mínimos”. Para
ingresar el usuario debe hacer clic en el botón “Comparativa de estudios”.

En esta funcionalidad el usuario debe seleccionar a través de listas desplegables el “tipo de

estudio” y los “estudios” a comparar y la plataforma va generando automáticamente las gráficas
radiales superpuestas, estudio por estudio. De esta manera el usuario podrá identificar el
porcentaje de avance en cada componente del SG-SST.