Ciclo de Gestion de Voluntariado Cruz Roja Paraguaya

Ciclo de Gestión
de los Voluntarios
Adaptación a la Cruz Roja Paraguaya
2016
Manual de Gestión de Ciclo de Voluntariado
Dirección Nacional de Voluntariado / Cruz Roja Paraguaya
Contenido
Pag. 3 INTRODUCCIÓN
Pag. 4 El ciclo de gestión de los voluntarios
Pag. 5 PRIMERA ETAPA “PLANIFICACIÓN”

1. DIAGNOSTICO
2. PLANIFICACIÓN
Pag. 8 SEGUNDA ETAPA “INCLUSIÓN”

3. CAPTACIÓN
4. INCORPORACIÓN
5. FORMACIÓN BÁSICA
Pag. 12 TERCERA ETAPA “SERVICIO”
6. FORMACIÓN ESPECIALIZADA
7. APOYO Y PERMANENCIA
8. PRESTACIÓN DE SERVICIOS
9. EVALUACIÓN
10. RECONOCIMIENTO
11. SALIDA O REINICIO
Pag. 22 CUARTA ETAPA

12. PARTICIPACIÓN
13. PROMOCIÓN
14. COMUNICACIÓN
15. MOTIVACIÓN
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INTRODUCCIÓN
El Manual de Ciclo de Gestión de Voluntariado de Cruz Roja Paraguaya es un material

que hoy compartimos con todos los gestores de voluntarios, dirigencia, voluntariado y
público interesado en general, es el producto de un proceso que inicia más de una
década atrás con procesos de la Federación Internacional de la Cruz Roja y de la Media
Luna Roja con su material “El servicio voluntario, Ciclo de gestión de los
voluntarios” en el 2004, así también se utiliza de base el material producido en la
Dirección Nacional de Voluntariado en el 2014 y el relevamiento de datos realizado en
los talleres regionales de consulta para la elaboración del Plan Estratégico CRP 2020,
los procesos ya desarrollado y la realidad de las bases fueron esenciales para poder
sistematizar la información que se ofrece en el presente material.
Con este material buscamos unificar los criterios y estrategias en la gestión de la joya
más preciada que tiene la Cruz Roja Paraguaya, implementar de manera sistemática el
proceso del voluntariado en la institución desde el momento de su incorporación,
hasta su promoción a la gerencia de gestión, la misma estructura de gobierno, o retiro
según sean sus intereses. La propuesta pretende ser una oportunidad de establecer un
modelo basado en los criterios internacionales del movimiento y el conocimiento y la
experiencia del país. El Manual de Ciclo de Gestión de Voluntarios presenta una
metodología que nos ayuda a administrar, proteger, promover y el recurso humano que
responderá a las necesidades internas y externas, es decir, que cumplirá el mandato
misional de la Cruz Roja Paraguaya.
Contar con unas Políticas de Voluntariado bien definidas y con un Manual de Ciclo de
Gestión de Voluntariado no son suficientes, la consideración de los mismos y de los
Principios Fundamentales del Movimiento Internacional son necesarios para marcar la
diferencia y ser referentes no solo como Organización de Ayuda Humanitaria sino
como gestores de voluntariado, esto considerando que somos la mayor organización
de voluntariado del mundo y debemos actuar en consecuencia.
Espero que este material sea de utilidad y los invito a retroalimentar y adaptarlo a los
nuevos escenarios constantemente, porque mantener en el tiempo el mismo no
significa que las cosas no cambien sino que nos estamos quedando en el tiempo.
Arturo Ojeda
Director Nacional de Voluntariado
Cruz Roja Paraguaya
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El ciclo de gestión de los voluntarios
El ciclo de gestión de los voluntarios muestra un sistema que apoya las metas y los
objetivos de una Sociedad Nacional. Organiza el esfuerzo de los voluntarios para
cumplir con la misión del Movimiento. El ciclo se mueve a través de varios
componentes de gestión de los voluntarios, mientras que cada componente juega
un papel integral. La comunicación y la evaluación son aspectos permanentes y
continuos de la gestión de los voluntarios y se incluyen por lo tanto en este
informe. Incluye los comentarios de los voluntarios y el personal remunerado
quienes son, después de todo, los expertos en el campo y han sido lo
suficientemente generosos como para compartir sus pensamientos y experiencias.
(FIRC 2004)
El Ciclo de Gestión de los Voluntarios es un conjunto de etapas y procesos, que son

utilizados como herramienta para los administradores y dirigentes que brinda
pautas que nos permite mejorar la vinculación de los voluntarios y su permanencia
en la institución así como mejorar el desempeño final, permitiendo tener una buena
imagen de la institución y sus principios mientras existe la vinculación o cuando
ella termina. (Cruz Roja Colombiana
Describir que es el Ciclo de Gestión de los Voluntarios; estas etapas dan la forma
como se ha dividido
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Primera etapa “Planificación”:

Esta etapa comprende el diagnóstico y la planificación de la gestión del
voluntariado en las unidades operativas de la Cruz Roja Paraguay.
Segunda etapa “Inclusión”:

Es la etapa donde el voluntario adquiere la Formación Básica Institucional y es
incorporado a la Cruz Roja Paraguaya.
Tercera etapa “Servicio”:

Son las actividades que el voluntario realiza en la CRP acompañado de los
procesos de formación permanente y especializada, esta etapa incluye la
evaluación constante del servicio y abarca hasta el fin del ciclo del voluntario.
Cuarta etapa “Premisas”:

Son las actividades que el voluntario realiza en la CRP acompañado de los
procesos de formación permanente y especializada, esta etapa incluye la
evaluación constante del servicio y abarca hasta el fin del ciclo del voluntario.
PRIMERA ETAPA “PLANIFICACIÓN”
1. DIAGNÓSTICO:
Es la etapa inicial del Ciclo de Gestión de los Voluntarios y está orientado a
identificar las necesidades de vinculación y permanencia de nuevos voluntarios
para las áreas de acción según el Plan Estratégico CRP 2020 Juventud, gestión en
Reducción de Riesgo y Desastre, Salud y Apoyo Psicosocial que permitan captar
voluntarios para garantizar mejor capacidad de respuesta de la CRP en
cumplimiento de su misión humanitaria.
Una cuestión importante al momento de imaginar o diagnosticar el voluntariado es

que debemos considerar los dos escenarios que se juntan en la acción voluntaria,
por un lado tenemos las necesidades de los que eventualmente serían los
beneficiarios y por el otro los potenciales voluntarios que también vienen con sus
intereses y necesidades, el gestor del voluntariado debe ser una persona capaz de
entender este contexto y saber articular a los distintos actores.
2. PLANIFICACIÓN:
La Planificación es el resultado de las actividades y estrategias que se plantean
con la información provista por el diagnóstico, en esta etapa dentro de nuestro
ciclo de gestión se debe establecer un plan de trabajo consistente en dos
momentos y se deben realizar en forma simultánea, estos son los de vinculación y
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permanencia del voluntario, pasando por los proceso paralelos, en este proceso de
planificación se debe establecer tiempos, responsables, recursos, entre otros
aspectos.
Los Directores de Voluntariado de las unidades operativas deben identificar

claramente con las demás áreas y autoridades para qué quieren vincular a los
voluntarios a la misión humanitaria. Esta decisión debe ser establecida con toda
claridad de tal forma que permita reconocer en los voluntarios el soporte a los
programas y proyectos que desarrolla la institución. Una vez que se haya definido
las acciones que desarrollaran los voluntarios en los programas, proyectos y
actividades; es conveniente considerar y establecer las siguientes tres etapas del
ciclo de gestión.
1. La relación y complementariedad entre las diferentes personas que van a trabajar

en los programas, proyectos y actividades de la CRP.
2. La relación y complementariedad entre los diferentes procesos que desarrollan
los voluntarios que van a trabajar en los programas, proyectos y actividades.
La institución en cumplimiento de su misión y de los principios universales del

voluntariado determinará un perfil general e incluirá los requisitos para la
Vinculación como voluntarios, este perfil está establecido en los reglamentos
nacionales.
El programa de formación es responsabilidad de la institución. Este debe ser
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atractivo para los voluntarios, de manera que le permita el crecimiento a nivel

personal y dentro de la institución (formación).
Es conveniente dar cabal cumplimiento al cronograma de formación presentado, ya

que su incumplimiento genera en los voluntarios o interesados pérdida de interés y
credibilidad en la institución (formación).
El proceso de formación debe ser evaluado para conocer si la persona cumple y
satisface las expectativas que tiene la institución, fortaleciendo los ejes temáticos
en los cuales presente debilidades (logros no alcanzados) (formación).
Se debe determinar entre otros recursos: los humanos, físicos y financieros que se
requieren, con los que se cuenta y los que hacen falta para desarrollar cada uno de
los programas, proyectos y actividades, así como la forma de consecución. Cuando
la institución define en cuales de sus programas, proyectos y actividades va a
involucrar voluntarios, es indispensable que el gestor de Voluntariado esté
involucrado en la designación de las personas que van a tener la responsabilidad,
la autoridad y las competencias para la dirección, control y evaluación de los
programas, proyectos y actividades.
La persona que coordinará a los voluntarios debe contar con un nivel de formación
que sea acorde con el perfil que se exige a los candidatos, ser un líder que
convoque y oriente procesos y demostrar alto compromiso tanto con la institución
como la responsabilidad que se le ha asignado.
Es recomendable que el equipo directivo de la unidad operativa defina qué

mecanismos se van a utilizar para realizar el acompañamiento, supervisión y
evaluación de los voluntarios.
Es importante que el interesado y el voluntario (diferenciar las dos etapas) se

sientan valorados, acompañados, respaldados, asesorados y evaluados dentro del
proceso, pues a la vez que esta información le permite a SN tomar decisiones
frente al voluntario, este evidenciará su desarrollo en la institución . La institución
debe realizar una evaluación continua de la acción voluntaria para identificar y
corregir las desviaciones que se presentan en lo planificado.
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SEGUNDA ETAPA “INCLUSIÓN”
1. CAPTACIÓN:
Proceso mediante el cual la CRP, por diferentes mecanismos da a conocer la
apertura para vincular potenciales aspirantes y va desde la información y
promoción hasta la inscripción. En este sentido debemos identificar que el reto más
grande que enfrenta la CRP es asegurar la incorporación, preparación y evaluación
de voluntarios comprometidos. Se pretende buscar las personas que mejor se
acomoden a las necesidades y retos que enfrenta la institución. A través de la
promoción se debe dar información veraz y concreta respecto a las diferentes
actividades que se desarrollan en el voluntariado, así como brindar información
relacionada con el proceso de vinculación y los criterios de selección.
Uno de los mayores retos de la CRP es captar y mantener sus voluntarios, muchas
veces creemos que el criterio de éxito es la cantidad de voluntarios en el registro o
captados en el último periodo, al momento de planear la captación de nuevos
voluntarios debemos hacernos varias preguntas que nos ayudarán a definir una
estrategia que nos pueda ayudar a obtener resultados sostenibles en el tiempo. Un
error en el que fácilmente se cae es en la acción de captar voluntarios sin un plan
determinado, se considera la captación de nuevos voluntarios una acción necesaria
e incluso una obligación, cuando no planeamos el proceso de captación de
voluntarios generalmente podemos incorporar personas que no reúnen el perfil que
se necesita o peor aún si no tenemos las suficientes herramientas para su correcto
desempeño, a veces ni siquiera tenemos actividades para ofrecerles sino
esperamos que sean ellos mismos lo que las generen.
Una guía rápida que nos puede ayudar a aclarar las ideas con respecto a la
captación de nuevos voluntarios.
1. ¿Cuál es la tarea que realizarán los voluntarios a incorporar?

2. ¿Cuántos voluntarios necesitamos incorporar?
3. ¿Cuál es el papel del voluntario?
4. ¿Qué capacidades se necesitan?
5. ¿Qué formación se requiere?
6. ¿Cómo incorporamos voluntarios?
7. ¿Dónde buscamos los nuevos voluntarios?
8. ¿Quién se hará cargo?
9. ¿Cuál es nuestro cronograma?
10. ¿Quién evalúa el trabajo?
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Tomarse el tiempo de responder estas preguntas nos permitirá escoger el camino

adecuado para una correcta captación de nuevos voluntarios.
Un aspecto a tener en cuenta al momento de captar voluntarios es considerar los

que se acercan por su propia voluntad, esto generalmente se da en periodo de
mucha visibilidad o como resultado de nuestra mejor publicidad, “el boca en boca
de los voluntarios”, en estos casos la batería de preguntas cambia el sentido y
tenemos que identificar las motivaciones y capacidades de la persona interesada,
así también guiarle adecuadamente al proceso inducción.
En el proceso de captación de voluntarios debemos considerar especialmente
nuestro principio de UNIDAD que nos dice que debemos aceptar a las personas
que se acerquen a la institución, hay que considerar un política de puertas abiertas
siempre y cuando esto no genere algún daño a terceras personas o la propia
institución, su imagen o sus bienes.
En la captación, los promotores del Voluntariado deben:

a) Motivar al público hacia las acciones de la Cruz Roja Paraguaya.
b) Inscribir las personas interesadas en pertenecer a las áreas o el departamento
de la Cruz Roja que el interesado desea.
c) Dar la inducción a las personas inscritas en temas relacionados con su papel en
la Institución, proceso de vinculación y formación.
d) Explicar todos y cada uno de los detalles del proceso de incorporación.
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2. INCORPORACIÓN
Quienes han decidido formar parte del voluntariado de cruz Roja Paraguaya
deberán cumplir con los requisitos establecidos en el Estatuto y Reglamento
General.
“La incorporación se la hará mediante solicitud-compromiso del interesado por

escrito o vía online, dirigida al Presidente del Consejo Directivo de la unidad
operativa donde desea incorporarse, quien previa verificación del cumplimiento de
los requisitos establecidos en el reglamento institucional, dispondrá su inscripción
en el registro de interesados en ofrecer servicio voluntario.
Para la incorporación de los interesados en ser voluntarios, se deben tener en

cuenta los aspectos condicionantes en cada área de servicio, para la
incorporación a la CRP es necesario:
Entrevista: El proceso de selección, se debe fundamentar en una entrevista

prediseñada, la cual es aplicada individualmente a cada uno de los interesados por
parte del director de voluntariado en lo posible acompañado de dirigentes, ésta
debe permitir interactuar entre los entrevistadores y el interesado. De esta
entrevista se debe rescatar los intereses y motivaciones que mueve al interesado,
así también se debe brindar la mayor cantidad de información posible sobre el
Movimiento Internacional y sus componentes además de la CRP.
En el caso de Niños se recomienda no realizar entrevista de incorporación, sino

una reunión de padres o adultos responsables con el fin de dar a conocer las
acciones que desarrollaran sus hijos al ingresar a la institución, la cual se
formalizara con la firma de autorización de los padres para su vinculación. Es
importante aclarar que los menores de 16 no son voluntarios, la condición de
estos será abordada en el estatuto.
Es importante para los gestores contar con una información básica de los
voluntarios en cuanto a los aspectos de salud, como herramienta para la toma de
decisiones al momento de asignar a las personas a cada una de las actividades de
la Cruz Roja.
Una vez concluida la etapa de Formación Básica Institucional si el interesado se

mantiene en su intensión de ser voluntario de la Cruz Roja Paraguaya se le
presentar el documento de Acuerdo Común Básico entre la Cruz Roja Paraguaya y
el interesado.
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El acuerdo común básico debe contener:
1) Datos detallado de la organización

2) Identificación de la unidad operativa (Filial o Sub Filial) o área de acción donde
prestará servicio.
3) Descripción del propósito de la incorporación.
4) Mención de los derechos y obligaciones de las partes
5) Fecha de entrada y tiempo de duración del acuerdo
6) Nombre del contacto para información adicional y formato de inscripción
Una vez concluido el proceso de inducción institucional y que las partes hayan
firmado el Acuerdo Común Básico se procede a darle de alta en el Registro
Nacional de Voluntariado de Cruz Roja Paraguaya y se procede a la entrega de los
carné de identificación, con esto y una vez incorporado a su área de acción el
interesado pasa a convertirse en Voluntario de la Cruz Roja Paraguaya.
3. FORMACIÓN BÁSICA:
Es la primera fase de vida institucional que un interesado en prestar servicio
voluntario desarrolla al ingresar a la Cruz Roja Paraguaya y tiene los siguientes
objetivos:
a) Proporcionar la Formación básica institucional, basada en nuestros principios y

valores
b) Promover la cultura y la ética del voluntario.
c) Proporcionar los conocimientos actualizados y necesarios para la realización
efectiva de las funciones que desarrollará como voluntario.
d) Satisfacer las necesidades de aprendizaje de los voluntarios.
e) Desarrollar sus competencias y habilidades.
Un interesado en prestar servicio voluntario, cuyos datos fueron registrados en

primer lugar debe recibir un curso de Formación Básica Institucional, este curso
renovado busca brindar información completa con una metodología dinámica de
manera a que el interesado en prestar servicio voluntario no tenga dudas acerca del
Movimiento Internacional y CRP, en la última jornada los representantes de cada
área harán una exposición de lo que desarrollan desde sus Direcciones, el perfil que
necesitan y cuál es el proceso de formación, una vez concluido esto el interesado
elige un área de acción donde se registra y empieza su carrera institucional de
voluntariado.
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TERCERA ETAPA “SERVICIO”
1. FORMACIÓN ESPECIALIZADA:
La capacitación a los voluntarios de Cruz Roja, tiene tres objetivos: hacer avanzar
la misión de la Sociedad Nacional, dar los conocimientos necesarios para realizar
un programa o actividad y satisfacer las necesidades de aprendizaje de los
voluntarios.
Los objetivos del aprendizaje deben ser medibles, relevantes y verificables.

La Sociedad Nacional debe asegurarse de proporcionar contenidos pertinentes con
las necesidades de las comunidades, utilizando modelos de aprendizaje efectivos.
Los voluntarios, por su parte, deben encontrar el propósito de la capacitación y
tener la libertad de compartir conocimientos y experiencias.
Las formas de aumentar el conocimiento incluyen metodología on line,

conferencias, lecturas, reuniones, observaciones, entrevistas, discusiones de
grupo, películas y videos, entre otros. Los métodos para aumentar las habilidades
incluyen el juego de roles, simulacros de situaciones, parejas de voluntarios con
experiencia y debutantes, la práctica sobre el trabajo, etc.
La Sociedad Nacional debe evaluar permanentemente la eficacia de los contenidos,

la metodología de enseñanza y la participación del capacitador, a través de la
evaluación regular del conocimiento de los voluntarios y una medición constante
de sus competencias en las actividades comunitarias.
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Dada la diversidad de campos de acción humanitaria de la institución, y la

complejidad de competencias específicas requeridas, se debe contar con
voluntarios especializados en cada uno de ellos.
La formación especializada debe formar parte de un proyecto de capacitación a

nivel nacional, teniendo en cuenta a todas las áreas de la institución. Cada una de
las áreas de acción de la Cruz Roja Paraguaya debe tener su determinada malla de
formación, cada una de ellas estipula las actividades que puede realizar según las
capacidades con las que cuentan, según el Plan Estratégico CRP 2020 las áreas
de acción son:
Salud
Atención pre hospitalar.
Salud Comunitaria
Materno Infantil
Gestión de riesgos y desastres

Preparación
Respuesta
Recuperación
Inclusión Social
Hogar maternal
Guarderías
Atención Psicosocial:
Juventud
Educación vial
Cultura de paz
Liderazgo
Vida Saludable, salud sexual y
reproductiva
Medio ambiente
Con la finalidad de favorecer la

permanencia del voluntariado y
de fortalecer la toma de decisiones,
Cruz Roja Paraguaya impulsará la carrera del voluntariado y la capacitación de sus
mejores cuadros en la Escuela de Líderes.
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2.APOYO Y PERMANENCIA:
La participación de los voluntarios dentro del proceso de planificación abre
nuevas perspectivas y da un nuevo impulso. Ofrecer al voluntario la posibilidad de
que pueda influir en la planificación de la organización y la toma de decisiones,
supone crear un impacto positivo sobre su deseo de continuar involucrado. Con
más y más frecuencia los voluntarios que trabajan en el terreno identifican y
formulan respuestas creativas a las necesidades de la comunidad. Existen dos
diferentes aspectos de la gestión de voluntarios que determinan el número de
voluntarios activos. A grandes rasgos, estos incluyen primero, la incorporación y
colocación del voluntario, y segundo, su apoyo y permanencia. Es un logro haber
atraído al voluntario, pero requiere otro logro: que quiera permanecer.
Normalmente el servicio voluntario no incluye ningún incentivo monetario. Sin
embargo existen beneficios como el apoyo y el reconocimiento. La permanencia
de los voluntarios está estrechamente vinculada a este apoyo y reconocimiento.
Para asegurar la permanencia de los voluntarios debemos entender el motivo por

el cual se marchan, La Federación Internacional de la Cruz Roja y de la Media
Luna Roja publica que las Sociedades Nacionales indican entre los motivos de la
marcha de los voluntarios:
a) Cambios en las circunstancias personales (salud, situación familiar,

reubicación, empleo),
b) Insatisfacción con las tareas asignadas,
c) Falta de programas con sentido para ellos,
d) Falta de participación en la toma de decisiones,
e) Deterioro de las relaciones entre voluntarios o con el personal remunerado,
f ) Duración de la capacitación,
g) Mediocridad de los dirigentes,
h) Incomodidad con el cambio o fatiga de voluntario.
Es importante considerar que el voluntario entrega parte de su tiempo,

conocimiento y capacidad a la Sociedad Nacional para el cumplimiento de su
misión institucional, en todo el proceso de acompañamiento se deba alentar la
adaptación mutua entre las partes a fin de lograr una armonía en el cumplimiento
de las expectativas de ambas partes.
Todas las personas tienen necesidades básicas de seguridad, realización y
aprobación. Para que los voluntarios mantengan y extiendan su participación
estas necesidades básicas deben ser satisfechas.
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Un voluntario de Cruz Roja Paraguaya necesita sentir que:

a) Mis necesidades son compatibles con la misión de la Sociedad Nacional.
b) Mi aportación marca una diferencia.
c) Toman en cuenta mi tiempo disponible y energía.
d) Participo en la planificación.
e) Recibo apoyo en el desempeño de mis responsabilidades.
f ) Mis habilidades mejoran.
g) Formo parte de un equipo.
h) Tengo un lugar agradable donde trabajar.
i) La gente me conoce y me llaman por mi nombre.
j) Me reembolsan por mis gastos.
k) Me respetan el derecho a participar en la toma de decisiones en la forma
establecida en Estatuto y normas internas
Adicionalmente, las siguientes necesidades se deben satisfacer:

l ) Siento que la Sociedad tiene un compromiso de incluir a personas de todas las
edades.
m) Sé que hacen con los fondos que hemos conseguido.
n ) La gente toma el tiempo de explicar el porqué hacen las cosas de cierto modo.
o ) Es un lugar seguro para poner a prueba mis ideas.
p ) Puedo comportarme de acuerdo a mi edad.
Para el cumplimiento de sus funciones y objetivos el voluntario requiere de

medios, recursos y condiciones necesarias.
Este apoyo se puede dar en tres aspectos importantes que son:
Logístico:
a) Asignación de presupuesto para las actividades a realizar.
b) Brindar y facilitar las condiciones de seguridad (bioseguridad, elementos de
protección personal, de tipo industrial o de operaciones).
Bienestar de Voluntario:
a) Espacios de trabajo acorde con la función a desempeñar.
b) Gastos de movilización o viáticos.
c) Seguro de accidentes en servicio.
Bienestar del Voluntariado.
a) Promoción de la salud y prevención de la enfermedad a nivel físico, mental y
social.
b) Pólizas de responsabilidad civil.
c) Fondo de solidaridad para apoyar al voluntariado cuando es víctima de
desastres u otros tipos de accidentes.
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3. PRESTACIÓN DE SERVICIOS:
La razón de contar con voluntarios es brindar servicios a las personas más
vulnerables y contribuir a su bienestar y desarrollo, es por ello que este
componente del ciclo de gestión es considerado por la Cruz Roja Paraguaya como
elemento esencial, el cual los gestores de voluntariado deben tener siempre
presente.
Los voluntarios también proyectan su trabajo hacia el interior de la Sociedad

Nacional para contribuir a su desarrollo y buen funcionamiento e incluso su
gobierno, la participación del voluntario se materializa en la planificación, ejecución
y evaluación de las actividades, igualmente en la coordinación, el trabajo en
equipo, para lo cual debe asumir diversos roles según intereses y competencias
(como ser coordinador del servicio o integrante de un equipo de trabajo), labor que
posteriormente se registra de acuerdo a los resultados de impacto.
Es importante hacer ver que el trabajo que las personas de Cruz Roja hacen hacia el
interior de la Sociedad Nacional, sin recibir nada a cambio (como ser coordinación,
gobierno, gestión de los recursos, etc.) es también parte del trabajo voluntario.
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En necesario registrar de manera permanente las experiencias (logros, dificultades,

lecciones aprendidas, impacto, valor agregado) y el número de horas de servicio
voluntarias prestadas, pues además de ser un factor para la motivación y el
seguimiento, el total de horas de servicio de los voluntarios hacen parte del aporte
social que hace la institución a las comunidades y la sociedad en general.
Por otro lado y hacia el interior de la institución el voluntario presta servicios en

diversos campos como son: el desarrollo organizativo ocupando cargos directivos,
como instructor para la formación de nuevos voluntarios y voluntarias, en la
elaboración de documentos técnicos, en la planificación y asesoría de proyectos
internos y externos, en la movilización y desarrollo de recursos, en apoyo a otras
áreas como coordinadores, integrantes de los equipos técnicos de trabajo, o
facilitadores.
4. EVALUACIÓN:
Para Cruz Roja Paraguaya, la evaluación forma parte fundamental de las actividades
del voluntariado. Los voluntarios pueden auto-evaluar su desempeño por medio de
encuestas o cuestionarios. Cada persona califica sus habilidades y determina en
qué áreas tiene fortalezas y en cuales necesita mejorar. El voluntario también tiene
la oportunidad para comunicar su deseo de servir en otras funciones dentro de la
organización. La auto-evaluación de los voluntarios es de utilidad para determinar
las necesidades de capacitación y de mejora en el diseño de los programas. Las
evaluaciones entre compañeros de voluntarios, es una forma de evaluarse unos a
otros.
En cualquier evaluación se debe preparar un formato estándar y los resultados se
comparten únicamente entre el voluntario y el coordinador de voluntarios.
Las áreas de servicio también deben ser evaluadas. ¿Cómo ve el voluntario el
funcionamiento del programa? ¿Qué sugerencias tiene para mejorarlo? ¿Cómo
califica la formación, el apoyo y la comunicación?
El responsable de área de intervención del voluntario también debe realizar una

evaluación y debe compartir los resultados con las partes involucradas (voluntario y
directivos), esto siempre con la intención de recoger lecciones aprendidas y poder
canalizarlas para el mejoramiento y/o fortalecimiento según sea la ocasión.
La evaluación garantiza el cumplimiento de los objetivos descritos en el ciclo de

gestión de los voluntarios. Le corresponde al equipo de trabajo de la dirección de la
unidad operativa, el analizar el proceso de evaluación establecido. Esta debe estar
claramente definida desde la etapa de la planeación y crearse los instrumentos que
serán utilizados en ella esta evaluación permite medir:
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1) La calidad de la estructura organizacional

2) Los métodos operativos.
3) La distribución y el uso de los recursos.
4) La planificación y las desviaciones para futuras mejoras
5) Asegura el respeto de las normas de calidad.
6) Aspectos del ciclo de gestión
Para evaluar existen diversidad de instrumentos y en ella participan los voluntarios,

la comunidad, entidades, financiadores, partes interesadas y de ella saldrán
medidas que podrán ser adoptadas a corto, mediano y largo plazo.
Durante las evaluaciones que se contratan en la ejecución de un proyecto para

verificar el logro de las metas, es necesario que se evalué el aporte que el
voluntario dio al alcance de los mismos.
Evaluación del desempeño del Voluntario

Se podrían destacar tres tipos de evaluación a un voluntario, estas serían:
Autoevaluación: Realizada por el mismo voluntario basado en los parámetros ya
establecidos.
Coevaluación: Realizada por un compañero.
Heteroevaluación: Esta la realiza el directivo que ha estado durante todo el
proceso con el voluntario. Para el éxito de esta evaluación, no debe ser aislada o de
espaldas al voluntario, por el contrario, él debe participar en ella y discutir con el
evaluador de los resultados en ella determinados.
Cada Voluntario califica sus habilidades y determina en qué áreas tiene fortalezas y
en cuales necesita mejorar. El voluntario también tiene la oportunidad de comunicar
su deseo de servir en otras funciones dentro de la organización. Las áreas de
servicio también pueden ser evaluadas desde la visión del voluntario que puede
presentar sugerencias para su mejoramiento continuo del ciclo de gestión.
Las auto evaluaciones de los voluntarios son de máxima utilidad para determinar
las necesidades de capacitación durante el servicio o de mejorar el diseño del
programa. En cualquier evaluación se debe utilizar un formato Standard y los
resultados se comparten únicamente entre los voluntarios o entre el voluntario y el
Director del voluntariado. El voluntario debe conocer las normas de evaluación
utilizadas con el personal remunerado, tener acceso a los resultados y la
oportunidad para discutirlos.
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La retroalimentación también se utiliza como método para evaluar el desempeño.

Los participantes beneficiarios de un programa evalúan el desempeño por medio de
un formulario de evaluación de programa. Cualquier proceso de evaluación debe ser
introducido gradualmente, no debe verse como una amenaza sino como una
herramienta esencial para mejorar todos los aspectos del ciclo del voluntario.
5. RECONOCIMIENTO:
Con el propósito de reconocer en forma objetiva la labor desarrollada por los
voluntarios en general, se deben otorgar estímulos. Se consideran estímulos todas
aquellas acciones tendientes a mejorar las condiciones y cualidades personales de
los voluntarios.
Cruz Roja Paraguaya ha establecido un sistema de reconocimiento que se desarrolla

en los estatutos, no obstante, reconoce que la entrega, creatividad e innovación son
importantes a la hora de buscar otras formas de valorar el esfuerzo del voluntariado.
Estos reconocimientos pueden ser individuales o colectivos.

También es considerado reconocimiento, la capacitación que se le brinda al
voluntario, para el mejoramiento de la labor humanitaria.
Para obtener la finalidad que con el estímulo se persigue, éste deberá ser
proporcional al acto o situación de servicio por el cual se otorga y con la prontitud
requerida; buscando en lo posible resaltar su importancia, formalizando su entrega
en ceremonias especiales, de graduación.
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Los estímulos serán otorgados por medio de disposiciones escritas (oficios,

resoluciones o menciones), de acuerdo con la competencia específica de quien los
otorgue y el carácter del estímulo. En dichas disposiciones se deberá especificar la
clase de estímulo otorgado y consignar los hechos y las circunstancias del servicio
por los cuales se concede, aunque la institución tiene debidamente establecido los
planes de estímulos al voluntariado, es necesario que apliquen las pautas para el
cumplimiento de su aplicación.
Como aspectos para el otorgamiento de los estímulos se pueden destacar:

a) Sustentar el trabajo voluntario en el Balance Social (N° de voluntarios, horas de
servicios, actividades realizadas, población beneficiada), se demuestra la
importancia de invertir y presupuestar en el reconocimiento voluntario ya no como
un gasto.
b) Generar un proceso de acompañamiento (inducción) a los gestores de Filiales o
sub-filiales en las indicaciones del cumplimiento de sus funciones administrativas y
de gestión se puede mejorar la aplicación de los estímulos dándole prioridad,
convirtiéndola en tarea vital de seguimiento y control.
6. SALIDA O REINICIO:
Es un proceso natural y constante en el ciclo de gestión del voluntariado que debe
ser sistematizado y evaluado con el fin de disminuirla.
Esta etapa se da por las siguientes causas:
a) Retiro voluntario por razones personales, cambios en su proyecto de vida,
estudio, trabajo, considera que termino su ciclo en la organización.
b) Cuando la institución considera que sus servicios no están beneficiando a la
comunidad ni posibilita su crecimiento personal (con la familia, o en su formación
académica y/o laboral por lo que es necesario orientarlo al cumplimiento de sus
obligaciones), por el no cumplimiento de los deberes.
c) Por ser promovido hacia cargos remunerados.
d)Por no llenar las expectativas que el voluntario tenía antes de ingresar a la CRP.
e) Por incompatibilidad o disponibilidad de tiempo, de acuerdo a las tareas
particulares o profesionales que el voluntario realiza.
f) Casos fortuitos de fuerza mayor.
g) Fallecimiento
h) Por voluntad de la organización cuando se den incumplimientos de principios o
normas.
Estos datos deben ser sistematizados y socializados por los dirigentes, quienes con
ellos deben tomar decisiones para el futuro de la agrupación.
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Este espacio también debe ser considerado como una posibilidad de reinicio de las
actividades del voluntario, muchas veces debemos pensar que el final de un ciclo
de voluntariado no significa el final del ciclo institucional o de la carrera de
voluntariado de una persona, cuando un voluntario termina un ciclo es importante
evaluar la etapa en la que se encuentra el mismo, muchas veces los voluntarios
dejan las instituciones porque necesitan nuevos aires o nuevos desafíos, la Cruz
Roja Paraguaya es una organización con muchas oportunidades que ofrecer al
voluntario, más allá del fanatismo a un área determinada en estos casos debemos
priorizar el proceso del voluntario y las oportunidades que pierde la organización al
dejar ir a un voluntario por no saber entender sus necesidades.
Es importante realizar una entrevista con el voluntario al momento de cerrar un

ciclo, entender el motivo de su deseo de salida puede ayudar a reencausar su
servicio en otra dependencia de la organización, puede ayudar a entender algunas
falencias en la estructura misma o puede ser un espacio que permita encaminar su
labor voluntaria a otra organización.
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CUARTA ETAPA
1. PARTICIPACIÓN:
La participación es un derecho y una responsabilidad de los voluntarios dentro de la
organización y juega un doble papel contribuyendo a la motivación y desarrollo de
ellos dentro de la organización.
Los gestores del voluntariado tienen la responsabilidad de promover, facilitar y
garantizar la participación de los voluntarios en la vida asociativa de la
organización.
En muchos casos algunos gestores de voluntariado y los propios voluntarios limitan

la “participación” casi exclusivamente a aspectos operativos como la asistencia a
servicios, atención de desastres y actividades, pero un buen dirigente se esfuerza
y trabaja activamente para fortalecer y generar una más significativa y
trascendente participación de los voluntarios dentro de la institución.
La participación del voluntariado en la Cruz Roja Paraguaya puede darse a través

de algunos o la totalidad de los siguientes mecanismos:
a) En el ejercicio de la democracia de la vida asociativa, al elegir y ser elegido para

cargos de gobierno, directivos dentro de cada Dirección, Departamento, Filial o
sub-filial , de acuerdo con los requisitos y mecanismos establecidos en los
Estatutos de la Sociedad Nacional.
b) A través del cumplimiento de funciones como coordinadores e integrantes de los

equipos de trabajo de las Direcciones de cada área, como instructores o como
coordinadores de otras áreas o direcciones, designados por sus respectivos
responsables o direcciones.
c) Cuando se realizan encuestas, reuniones, grupos de trabajo u otras actividades

para conocer sus necesidades, opiniones, sugerencias, propuestas para el
mejoramiento de las áreas, planes, programas, estructuras, etc.
d) Cuando ante los directivos dan a conocer sus propuestas, opiniones, planes,
etc. Contribuyendo con sus ideas y acciones en la gestión de los proyectos y
programas, durante todas sus etapas, es decir participando en la planificación, la
organización y coordinación, la ejecución, monitoreo, seguimiento y la evaluación.
22
e) Con su participación activa en las actividades propias de su unidad, aportando

ideas o por medio de votaciones, consultas u otros mecanismos por ejemplo para
la selección de los mejores voluntarios de la Sede Nacional.
f) Siendo parte de comisiones o grupos de trabajo de los programas.
g) Contribuyendo en todos los servicios, programas o actividades como parte de la

organización o como parte del equipo ejecutor. Para promover, facilitar y garantizar
la participación de los voluntarios en la vida institucional, los dirigentes de
voluntariado de la Cruz Roja Paraguaya pueden consultar la información pertinente
en los reglamentos nacionales y en los Estatutos.
2. PROMOCIÓN: La institución genera su propio mecanismo de formación y

crecimiento interno en cuanto al tema de promoción del Voluntariado de forma
innata sin olvidar que se tienen establecidos perfiles y requisitos para los
diferentes áreas de acción, pues se destaca la permanencia y liderazgo de
voluntarios que crecen con la institución y desarrollan habilidades por experiencia
para tener una carrera institucional como voluntario y en espacios laborales
remunerados.
Para desarrollar de manera eficiente y clara la promoción del Voluntariado es

necesario brindar oportunidades según sus competencias para perfilarse a los
diferentes cargos, dándole a conocer estas posibilidades desde el inicio de su
labor voluntaria. La función del dirigente será identificar capacidades y perfilar al
voluntariado a cargos dentro de la institución y proporcionar los recursos de
formación y desarrollo.
3. COMUNICACIÓN:
Esta se da en doble vía, el voluntariado debe estar debidamente informado de la
situación institucional y de los logros que se alcanzan con su aporte al
cumplimiento de los objetivos.
También es importante para conocer en qué aspectos se debe implementar una
mejora continua, deben fortalecerse los espacios naturales de las voluntarios como
reuniones generales (mínimo una al mes), las reuniones del equipo de gestión, de
los departamentos, filiales, sub-filiales y la reunión de programas y proyectos.
Se debe trasmitir a los voluntarios los acontecimientos relevantes y utilizar las

herramientas tecnológicas de comunicación disponible. Así mismo se debe buscar
crear los boletines virtuales, la masificación del internet, promover las visitas a las
páginas web de la institución y propender por su actualización.
23
Con esta amplitud de información, se da mayor transparencia a la labor

institucional.
4.MOTIVACIÓN:
La motivación es la fuerza interior que impulsa a una persona a la acción, para que
haya motivación tiene que existir una razón de ser; un propósito, algo que resulte
significativo y que sea razón lo que lleva a una persona a actuar o no actuar.
La acción voluntaria puede estar motivada por diferentes razones, no se trata de

decir que una es mejor que la otra, pero es importante que el voluntario reconozca
cuál es su verdadera motivación.
Hay tres tipos de Motivación:

La motivación extrínseca
Es externa, es el tipo de motivación en que la persona actúa por lo que recibe. Hace
las cosas por el premio, por el reconocimiento. La persona no está muy interesada
en el propósito o sentido de la actividad, sólo le interesa lo que va a recibir por
hacerlo.
24
La motivación intrínseca
A diferencia de la motivación extrínseca que se activa por el estímulo externo, en
esta los estímulos son internos. La persona se motiva a hacer el trabajo o participar
en la actividad, porque le gusta, porque le nace hacerlo, porque se identifica y le
parece importante. En esta motivación se presenta un mayor compromiso, además
se siente a gusto y satisfecha con lo que hace, lo cual redunda positivamente tanto
para el desarrollo de la acción voluntaria, como también en los resultados
obtenidos.
La motivación trascendente
En este caso, la persona ya no solo hace por el reconocimiento o por gusto, sino
porque encuentra en la acción voluntaria, una forma de dejar huella, de trascender;
porque es afín con su proyecto de vida o con su misión personal y considera que
de esta manera está haciendo un aporte significativo a la sociedad, a su
generación, al país, al mundo.
Cada persona según propias circunstancias personales, se motiva y reacciona

frente a diferentes estímulos, pero en general todos los seres humanos responden
al ambiente positivo y amistoso, a los resultados exitosos de la acción voluntaria
realizada, a un ambiente conocido y seguro.
Es responsabilidad de la organización desarrollar y mantener la motivación en sus
voluntarios, para motivar es importante establecer un proceso continuo que
pretende asegurar el compromiso, la permanencia de los voluntarios y la calidad de
las acciones voluntarias.
¿Para qué se necesitan voluntarios y voluntarias motivados?

Para que crezcan como personas integrales y satisfechas para que el servicio
voluntario sea una parte fundamental de su vida para que contribuyan eficaz y
eficientemente al logro de los objetivos organizacionales.
Para que su desempeño facilite el mejoramiento continuo de la organización. La
Sociedad Nacional puede considerar para el logro de la motivación de los
voluntarios entre otras, las siguientes estrategias:
a) El reconocimiento a diferentes aptitudes y actitudes de los voluntarios

b) La formación, que puede servir a los voluntarios para otras actividades en la vida
profesional y personal.
c) Exaltar la acción de los voluntarios en el logro de los objetivos organizacionales
propuestos.
d) Asignación de funciones y tareas específicas teniendo en cuenta las
competencias y las motivaciones del voluntario.
25
e) Apoyo y acompañamiento a las labores desempeñadas por los voluntarios.

f) Participación del voluntario en las actividades de planeación y toma de
decisiones según sea aplicable.
g) Dar crédito a las ideas, proyectos, planes, entre otros sugeridos por los
voluntarios que aporten al logro de la misión de la organización,
h) Proporcionar espacios que generen vínculos y sentido de pertenencia e identidad
con el grupo, para que esta sea positiva debe aplicarse durante todo el proceso y
debe buscar:
i) Reconocer el aporte del voluntario al cumplimiento de la misión institucional en
los niveles de gobierno y de gestión.
J) Formar, capacitar y actualizar a su talento humano en funciones y acciones
específicas según las necesidades institucionales y del voluntario. k) Exaltar
(reconocimiento) los logros y acciones del Voluntario.
l) Promover al voluntario cuando este demuestra capacidades para dirigir.
m) Dar herramientas necesarias para el cumplimiento de su labor.
n) El responsable del voluntariado debe inspirar en su personal la confianza
necesaria para que ellos exploren sus capacidades.
26
27
Cruz Roja Paraguaya
Brasil 216
Asunción - Paraguay
Tel. 021 200 004
www.cruzroja.org.py
Facebook: Cruz Roja Paraguaya.Oficial
Twitter: @cruz_rojapy
Federación Internacional de Sociedades

de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja

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Ciclo de Gestión

Pag. 5 PRIMERA ETAPA “PLANIFICACIÓN”

Pag. 8 SEGUNDA ETAPA “INCLUSIÓN”

Pag. 22 CUARTA ETAPA

El Manual de Ciclo de Gestión de Voluntariado de Cruz Roja Paraguaya es un material

El ciclo de gestión de los voluntarios

El Ciclo de Gestión de los Voluntarios es un conjunto de etapas y procesos, que son

Primera etapa “Planificación”:

Segunda etapa “Inclusión”:

Tercera etapa “Servicio”:

Cuarta etapa “Premisas”:

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