Código: 127-FORGD-05

FORMATO Versión: 1
ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL - FUID Vigente desde: 04/06/2020
PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL PROCEDIMIENTO Y/O DOCUMENTO: ARCHIVO DE DOCUMENTOS
ENTIDAD PRODUCTORA: DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA DEFENSORIA DEL ESPACIO PÚBLICO REGISTRO DE ENTRADA
OFICINA PRODUCTORA: OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Año Mes Día Número de Transferencia

OBJETO: LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO DE ARCHIVOS DE GESTION 2022 3 25

Número de Fechas extremas Unidad de Ubicación

Código Nombre de las series, subseries o asuntos conservación
Folios Tomo Soporte Notas
orden Inicial Final Módulo Estante Entrepaño Caja Carpeta
CARACTERIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO SISTEMA
1 2011-08-11 2012-04-25 1-101 1 1 1-1
INTEGRADO DE GESTIÓN DEL MEJORAMIENTO 2011

2 1202814 PROGRAMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 9/14/2007 9/14/2007 1-144 1 2 1-1

FORMATO DE CARATCTERIZACIÓN DEL PROCESO DE

3 2010-12-30 2010-12-30 1-7 1 3 1-1
ARCHIVO

4 ACTA DE ENTREGA DE CARGO 2014-11-07 2014-11-07 1-32 1 4 1-1

5 1202901 INFORME A ORGANISMOS DE CONTROL 2014-04-07 2014-08-15 1-4 1 5 1-1

6 1201040 ACTAS DE COMITÉ DIRECTIVO 2016-07-14 2016-12-19 1-215 1 6 1-1

7 1208545 INFORMES DE GESTIÓN 2014 2014-01-02 2015-10-16 1-190 1 7 1-1

8 1201045 ACTAS DE COMITÉ DIRECTIVO 2014-01-09 2014-12-24 1-158 1 8 1-1

PROYECTO DE INVERSIÓN 1064 ESTRUCTURANDO A

9 1202814 2016-06-02 2016-12-23 1-268 1 9 1-1
BOGOTÁ DESDE EL ESPACIO PÚBLICO.

PROYECTO DE INVERSIÓN 1065 CUIDO Y DEFIENDO EL

10 12015010 2016-05-27 2016-11-11 1-136 1 10 1-1
ESPACIO PÚBLICO.

11 1202814 PROGRAMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 2011-04-27 2011-11-17 1-55 1 11 1-1

12 1202814 PROGRAMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 2011-04-29 2011-04-29 1-114 1 12 1-1

13 1202814 PROGRAMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 2011-08-30 2011-08-30 1-95 2 13 1-1

ENTIDAD PRODUCTORA: DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA DEFENSORIA DEL ESPACIO PÚBLICO REGISTRO DE ENTRADA
OFICINA PRODUCTORA: OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Año Mes Día Número de Transferencia

OBJETO: LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO DE ARCHIVOS DE GESTION 2022 3 25

Número de Fechas extremas Unidad de Ubicación

Código Nombre de las series, subseries o asuntos Folios Tomo Soporte Notas
orden Inicial Final conservación Módulo Estante Entrepaño Caja Carpeta

CARACTERIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

14 ADMINISTRACIÓN DEL PATRIMONIO INMUEBLE DISTRITAL 2011-08-30 2011-11-17 1-36 2 14 1-1
Y DEL ESPACIO PÚBLICO 2011

PROGRAMA DE GESTIÓN DE CALIDAD, CARACTERIZACIÓN

DEL PROCEDIMIENTO RUPI - SANEAMIENTO ACTAS DE
15 1202814 2011-08-30 2011-11-29 1-201 2 15 1-1
CORRECCIÓN, MODIFICACIÓN, SUBROGACIÓN O
ANULACIÓN.

16 1204701 PROCESOS DE INFORMACIÓN Y TEGNOLOGÍA 2012-05-22 2012-05-24 1-67 2 1 1-1

17 1202901 PROYECTOS DE INVERSIÓN 2012 2012-01-31 2012-11-30 1-31 2 2 1-1

18 1204701 PLANEACIÓN SEGUIMIENTO Y CONTROL A LA GESTIÓN. 2014-02-13 2014-02-13 1-56 2 3 1-1

CARACTERIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO GESTIÓN

19 1202814 JURIDICA ESTUDIOS Y CONCEPTOS - ELABORACIÓN DE 2011-08-30 2011-08-30 1-24 2 4 1-1
CONCEPTOS Y ESTUDIOS JURIDICOS

CARACTERIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO SISTEMAS DE

INFORMACIÓN Y TÉCNOLOGIA NORMATIVIDAD Y
20 1202814 2011-04-29 2013-01-24 1-150 2 5 1-1
SEGURIDAD INFORMÁTICA, ACTUALIZACIÓN DE
HARDWARE.

CARACTERIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE

21 1202814 TALENTO HUMANO GESTIÓN DE PAGOS LABORALES, PAGO 2011-03-30 2011-08-30 1-51 2 6 1-1
NÓMINA APORTES PATRONALES Y PARAFISCALES.

CARACTERIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO COMUNICACIÓN

22 1202814 2011-08-30 2011-11-17 1-21 2 7 1-1
PÚBLICA CAMPAÑAS Y EVENTOS.

CARACTERIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO PLANEACIÓN,

SEGUIMIENTO Y CONTROL A LA GESTIÓN DE PLANES Y
23 1202814 2011-09-15 2011-09-15 1-31 2 8 1-1
PROYECTOS-ANALISIS,
PROGRAMACIÓN,REPROGRAMACIÓN A LA INVERSIÓN.

CARACTERIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE

24 1202814 2011-08-30 2011-08-30 1-25 2 9 1-1
RECURSOS FÍSICOS, SERVICIOS GENERALES CAJA MENOR

CARACTERIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO SERVICIO AL

25 1202814 2011-08-30 2011-08-30 1-18 2 10 1-1
CLIENTE QUEJAS Y RECLAMOS, ATENCIÓN AL USUARIO.
ENTIDAD PRODUCTORA: DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA DEFENSORIA DEL ESPACIO PÚBLICO REGISTRO DE ENTRADA
OFICINA PRODUCTORA: OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Año Mes Día Número de Transferencia

OBJETO: LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO DE ARCHIVOS DE GESTION 2022 3 25

Número de Fechas extremas Unidad de Ubicación

Código Nombre de las series, subseries o asuntos Folios Tomo Soporte Notas
orden Inicial Final conservación Módulo Estante Entrepaño Caja Carpeta

26 1201400 DERECHOS DE PETICIÓN 2014-01-21 2014-07-30 1-33 2 11 1-1

27 1201902 INFORME A OTRAS ENTIDADES 2014 2014-01-08 2014-07-04 1-34 2 12 1-1

PLAN DE CONTRATACIÓN 2015-2016 - MODIFICACIÓN PLAN

28 2015-05-19 2016-02-01 1-194 2 13 1-2
DE CONTRATACIÓN

PLAN DE CONTRATACIÓN 2015-2016 - MODIFICACIÓN PLAN

29 2016-02-01 2016-02-17 195-314 2 14 2-2
DE CONTRATACIÓN

PROGRAMA IMPLEMENTACÓN MODELO ESTANDAR DE

30 1202816 S/F S/F 1-40 3 1 1-1
CONTROL INTERNO 2013

31 1202814 MANUAL DE CALIDAD SISTEMA INTEGRADO GESTIÓN 2013 S/F S/F 1-40 3 2 1-1

PROCESO INVENTARIO GENERAL DE ESPACIO PÚBLICO Y

32 2013-10-01 2013-12-31 1-230 3 3 1-1
BIENES FISCALES

33 PROCESO ATENCIÓN AL CLIENTE Y/O USUARIO. 2013-11-05 2013-11-05 1-26 3 4 1-1

34 PROCESO GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y TÉCNOLOGIA. 06_01-2013 2013-10-01 1-24 3 5 1-1

35 PROCESO GESTIÓN DE RECURSO 2013 2013-10-01 2013-11-15 1-139 3 6 1-1

PROGRAMA DE GESTIÓN DE CALIDAD, MANUAL DE

36 1202814 2011-04-27 2011-12-02 1-124 3 7 1-1
CALIDAD

37 1208540 INFORMES DE GESTIÓN 2014 2014-02-24 2014-08-26 1-70 3 8 1-1

38 1202609 PLAN OPERATIVO 2014 2014-01-31 2014-01-31 1-6 3 9 1-1

39 1202604 MAPAS DE RIESGOS 2014 2014-06-27 2014-06-30 1-11 3 10 1-1

ENTIDAD PRODUCTORA: DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA DEFENSORIA DEL ESPACIO PÚBLICO REGISTRO DE ENTRADA
OFICINA PRODUCTORA: OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Año Mes Día Número de Transferencia

OBJETO: LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO DE ARCHIVOS DE GESTION 2022 3 25

Número de Fechas extremas Unidad de Ubicación

Código Nombre de las series, subseries o asuntos Folios Tomo Soporte Notas
orden Inicial Final conservación Módulo Estante Entrepaño Caja Carpeta
ACTAS DE REUNIÓN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
40 2013-01-16 2013-12-20 1-11 3 11 1-1
2013

41 1200111 CÓMITE OPERATIVO DE PLANEACIÓN 2015-01-05 2015-09-01 1-200 4 1 1-2

42 1200111 CÓMITE OPERATIVO DE PLANEACIÓN 2015-09-03 2015-12-28 201-372 4 2 2-2

43 1200118 ENTREGA DE CARGO 2015-10-29 2015-11-10 1-10 4 3 1-1

44 1201400 DERECHOS DE PETICIÓN 2014-11-07 2015-08-04 1-82 4 4 1-1

45 1201901 INFORME A ORGANISMOS DE CONTROL 2014-10-21 2015-12-09 1-106 4 5 1-1

46 1201902 INFORME A OTRAS ENTIDADES 2015-02-13 2015-12-22 1-103 4 6 1-1

INFORMES DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO AL SISTEMA

47 1201905 2015-03-19 2015-05-07 1-10 4 7 1-1
DE CONTROL

48 1201906 INFORMES DE RIESGOS 2015-01-07 2015-12-11 1-7 4 8 1-1

INFORME MODELO DE CONFRONTACIÓN DE EVIDENCIAS Y

49 12014 2015-04-27 2015-12-02 1-27 4 9 1-1
AUDITORIAS

50 1202104 DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL SARI´S 2014-07-09 2014-12-22 1-66 4 10 1-1

51 1202814 PROGRAMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - ICONTEC 2014 - 2015 2004-12-01 2014-12-26 1-244 4 11 1-1

PROGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN MODELO ESTANDAR DE

52 1202816 2015-01-28 2015-12-04 1-18 4 12 1-1
CONTROL INTERNO MECI 2015
 INSTRUCTIVO
FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL - FUID
ITEMS INSTRUCCIÓN

Entidad productora. Debe colocarse el nombre completo o razón social de la entidad que produjo o produce los documentos.
Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en
Oficina productora. ejercicio de sus funciones.

Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias Primarias, Transferencias
Secundarias, Valoración de Fondos Acumulados, Fusión y Supresión de entidades y/o dependencias, Inventarios
individuales por vinculación, traslado, desvinculación, Levantamiento de inventario de Archivos de Gestión,
Levantamiento de Inventario de Archivo Central.
Objeto. En caso de ser documentos para incorporar en transferencias ya realizadas se debe consignar: INCORPORACIÓN
DE DOCUMENTOS A TRANSFERENCIAS REALIZADAS y consignar el número del acta y la fecha de legalización a la
cual se van a incorporar documentos.

Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres
Registro de entrada. primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (día, mes, año) y el
número de la transferencia que se realiza desde la unidad productora.
Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que
Número de orden. generalmente corresponde a una unidad de conservación.
Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series,
subseries o asuntos relacionados. Se puede consultar en la Tabla de Retención Documental respectiva.
Código.

Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor corno consecuencia del ejercicio de sus
funciones específicas.
Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión y/o supresión de entidades o
dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de conservación. En los inventarios
individuales, el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.
Nombre de las series, Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden
subseries o asuntos. relación con la misma función de la oficina productora.
Cuando se realiza el inventario de Fondos Acumulados, las series o asuntos deben registrarse, en lo posible, en
orden alfabético.

Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita (asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos
Fechas extremas. correspondientes al año. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotará esta. Cuando la
documentación no tenga fecha se anotará s.f.

Unidad de conservación. Se consignará el tipo de unidad de almacenamiento, por ejemplo: Carpeta, Caja, Libro, AZ, CD
Se anotará el rango de los folios contenidos en cada unidad de conservación descrita, ejemplo: 1-200, 201-405,
Folios.

Se consignará el número asignado a la ubicación del expediente de acuerdo al módulo, estante, entrepaño, caja
Ubicación y carpeta en el cual se encuentre la unidad de conservación descrita en el asiento.

Se consignará el número del tomo del expediente correspondiente a la serie documental. Ejemplo: Un
expediente de un contrato se compone de 4 carpetas, el número de los tomos serán: 1/4, 2/4, 3/4 y 4/4, si se
Tomo
compone de un solo tomo será 1/1.

Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel: Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C),
Soporte. soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc.
 INSTRUCTIVO
FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL - FUID
ITEMS INSTRUCCIÓN
Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores. Algunos de los
datos relevantes como estado de los documentos así mismo, se anotará información sobre el estado de
conservación de la documentación especificando el tipo de deterioro: Físico (rasgaduras, mutilaciones,
perforaciones, dobleces y faltantes); químico (oxidación de tinta y soporte débil) y biológico (ataque de hongos,
insectos, roedores, etc.). o notas sobre la foliación.Para la documentación ordenada numéricamente, como
actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: Faltantes, saltos por
error en la numeración y/o repetición del número consecutivo en diferentes documentos.
Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: Circulares, actas, memorandos, resoluciones,
informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías o cualquier objeto del cual se hable en el
documento principal. De estos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo;
Notas. ejemplo: Una hoja con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el número consecutivo (si lo tiene), ciudad,
fecha, asunto o terna de cada anexo.
Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y requerimientos técnicos
para la visualización y/o consulta de la información. Especificar programas de sistematización de la
información. A los impresos se les asignará un número de folio y se registrará el número de páginas que lo
componen.

Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario y/o el
Elaborado por. alistamiento de la transferencia y la fecha en que se realiza.

Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar el inventario, así como el
Entregado por. lugar y la fecha en que se realiza la entrega.
Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de recibir el inventario, así como el
Recibido por. lugar y la fecha en que se recibió.
 INSTRUCTIVO
CO DE INVENTARIO DOCUMENTAL - FUID
INSTRUCCIÓN

e completo o razón social de la entidad que produjo o produce los documentos.

re de la unidad administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en
s.

finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias Primarias, Transferencias

de Fondos Acumulados, Fusión y Supresión de entidades y/o dependencias, Inventarios
ción, traslado, desvinculación, Levantamiento de inventario de Archivos de Gestión,
ario de Archivo Central.
tos para incorporar en transferencias ya realizadas se debe consignar: INCORPORACIÓN
NSFERENCIAS REALIZADAS y consignar el número del acta y la fecha de legalización a la
documentos.

transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres

tos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (día, mes, año) y el
cia que se realiza desde la unidad productora.
a consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que
de a una unidad de conservación.
tablecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series,
ionados. Se puede consultar en la Tabla de Retención Documental respectiva.

bre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

de un mismo órgano o sujeto productor corno consecuencia del ejercicio de sus

primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión y/o supresión de entidades o

to corresponderá a cada una de las unidades de conservación. En los inventarios
orresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.
entificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden
nción de la oficina productora.
entario de Fondos Acumulados, las series o asuntos deben registrarse, en lo posible, en

a inicial y final de cada unidad descrita (asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos
o. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotará esta. Cuando la
fecha se anotará s.f.

unidad de almacenamiento, por ejemplo: Carpeta, Caja, Libro, AZ, CD

os folios contenidos en cada unidad de conservación descrita, ejemplo: 1-200, 201-405,

asignado a la ubicación del expediente de acuerdo al módulo, estante, entrepaño, caja

ncuentre la unidad de conservación descrita en el asiento.

ro del tomo del expediente correspondiente a la serie documental. Ejemplo: Un

to se compone de 4 carpetas, el número de los tomos serán: 1/4, 2/4, 3/4 y 4/4, si se
o será 1/1.

a para anotar los soportes diferentes al papel: Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C),
D, DK, DVD), etc.
 INSTRUCTIVO
CO DE INVENTARIO DOCUMENTAL - FUID
INSTRUCCIÓN
que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores. Algunos de los
estado de los documentos así mismo, se anotará información sobre el estado de
cumentación especificando el tipo de deterioro: Físico (rasgaduras, mutilaciones,
y faltantes); químico (oxidación de tinta y soporte débil) y biológico (ataque de hongos,
). o notas sobre la foliación.Para la documentación ordenada numéricamente, como
morandos, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: Faltantes, saltos por
/o repetición del número consecutivo en diferentes documentos.
berá registrarse la existencia de anexos: Circulares, actas, memorandos, resoluciones,
anos, facturas, disquetes, fotografías o cualquier objeto del cual se hable en el
e estos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo;
5 fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el número consecutivo (si lo tiene), ciudad,
cada anexo.
por máquina deberán registrarse las características físicas y requerimientos técnicos
y/o consulta de la información. Especificar programas de sistematización de la
esos se les asignará un número de folio y se registrará el número de páginas que lo

y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario y/o el

erencia y la fecha en que se realiza.

y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar el inventario, así como el

e realiza la entrega.
y apellido, cargo, firma de la persona responsable de recibir el inventario, así como el
e recibió.