PROCEDIMIENTO DE TOMA DE CONCIENCIA Código: PM-PR-07

Versión: 05
Rige a partir de su publicación en el SIG

1. Objetivo, alcance y convenciones

Objetivo Establecer los lineamientos para la promoción de la toma de conciencia de los colaboradores del MEN y de
las personas que realizan tareas bajo el control de la Institución sobre el direccionamiento estratégico, las
políticas de desempeño, objetivos, requisitos, roles y responsabilidades de los modelos referenciales que
conforman el sistema integrado de gestión de la entidad.
Alcance Este procedimiento inicia con la identificación de las necesidades para promover la toma de conciencia y
finaliza con el análisis de los resultados correspondientes a la evaluación del nivel de cumplimiento del
objetivo definido para cada estrategia.
Punto de Nota Evidencias Interacción con Tiempos
Verificación otros procesos Mínimo Máximo

     
Convenciones

2. Disposiciones Generales
1. Las acciones que se adopten en el Sistema Integrado de Gestión frente a la toma de conciencia estarán acordes con los
lineamientos establecidos por las áreas que lideran cada uno de los modelos referenciales del sistema integrado de gestión
y serán articulados desde la Subdirección de Desarrollo Organizacional como responsable de administrar el sistema y de
alinear creencias, comportamientos y valores de la cultura deseada para la entidad.

2. Los Líderes de Calidad y Ambientales son colaboradores del MEN que voluntariamente se postulan a las convocatorias que
lidera la Subdirecciones de Gestión Administrativa y Desarrollo Organizacional para movilizar las estrategias de toma de
conciencia. Los Líderes son personas activas y con disposición que promueven y motivan a los colaboradores del MEN de
acuerdo con los lineamientos establecidos para los distintos modelos referenciales.

3. Los contratistas con responsabilidad asociada al Sistema Integrado de Gestión son aquellos que llevan a cabo tareas o
actividades relacionadas con los modelos referenciales.

El Ministerio de Educación Nacional declara como única documentación válida la ubicada en el aplicativo SIG, la cual entra en vigencia a partir de su publicación, toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA.
 PROCEDIMIENTO DE TOMA DE CONCIENCIA Código: PM-PR-07
Versión: 05
Rige a partir de su publicación en el SIG

4. La estrategia transversal para la toma de conciencia la lidera la Subdirección de Desarrollo Organizacional a través de las
acciones orientadas a que el equipo directivo transmita claramente lo que espera del trabajo de las personas, informe sobre
los resultados de la gestión, los cambios que afectan a la organización y genere espacios de participación.

5. Para promover la toma de conciencia sobre la mejora continua es importante que en los equipos de trabajo haya una reflexión
periódica sobre el desempeño de los procesos y que se sistematicen las ideas y las sugerencias de la mayor cantidad posible
de colaboradores.

6. La memoria organizacional de las estrategias implementadas para toma de conciencia debe reposar en la intranet para que
todo el personal pueda acceder a ellas en cualquier momento.

7. Las estrategias de toma de conciencia deben articularse con las metodologías de gestión de cambio adoptadas por la
entidad.

8. La Oficina de Comunicaciones debe acompañar las acciones comunicativas para la de toma de conciencia con el fin de
garantizar la consistencia con los mensajes estratégicos de la comunicación interna y los distintos canales.

3. Descriptivo del Procedimiento

No. Descripción de actividades Responsable Tiempos Evidencia 
1 CARACTERIZAR LOS GRUPOS DE VALOR DE CADA Subdirector  20 Hrs  Caracterización
MODELO FRENTE A LAS NECESIDADES ASOCIADAS A LA Técnico y/o  40 Hrs grupos de valor con
TOMA DE CONCIENCIA Profesional relación a laas
Especializado necesidades frente a
Identificar las necesidades de los distintos grupos de valor con la toma de
relación a la toma de conciencia sobre los diferentes Subdirección de conciencia.
componentes cada modelo referencial para diseñar de manera Desarrollo
focalizada las estrategias de toma de conciencia más adecuadas Organizacional
para satisfacer dichas necesidades.

El Ministerio de Educación Nacional declara como única documentación válida la ubicada en el aplicativo SIG, la cual entra en vigencia a partir de su publicación, toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA.
 PROCEDIMIENTO DE TOMA DE CONCIENCIA Código: PM-PR-07
Versión: 05
Rige a partir de su publicación en el SIG

2 PROCESO DE PLANEACIÓN Subdirección de  20 Hrs  Estrategia para

Desarrollo  40 Hrs la toma de
Diseñar la estrategia anual de toma de conciencia a partir de la Organizacional conciencia de los
identificación de necesidades para priorizar el tipo de acciones, modelos
articular mensajes y optimizar los recursos, designando tiempos y Líder de cada referenciales.
responsables. modelo
referencial
Durante esta actividad los líderes de los modelos referenciales
diligencian el FORMATO DE IDENTIFICACIÓN DE
NECESIDADES DE TOMA DE CONCIENCIA DEL SIG en el cual
consiga el tema propuesto, medio, actividad y/o estrategia de
formación, así como los resultados esperados.
3 IMPLEMENTAR LA ESTRATEGIA DE TOMA DE CONCIENCIA Subdirección de  40 Hrs  Memorias
Desarrollo  120 Hrs organizacionales de
Ejecutar las acciones y recursos de la estrategia planeada para Organizacional las estrategias
los distintos grupos de valor según los niveles de toma de implementadas
conciencia que se hayan determinado: divulgación, Líder de cada
sensibilización, capacitación, entrenamiento y apropiación. modelo
referencial

4 EVALUAR LAS ESTRATEGIAS Subdirección de  40 Hrs  Instrumento de

Desarrollo  120 Hrs evaluación.
Valorar el grado de cumplimiento de los objetivos definidos para Organizacional
los distintos niveles de toma de conciencia abordados en la
estrategia: divulgación, sensibilización, capacitación, Líder de cada
entrenamiento y apropiación, con el instrumento diseñado para tal modelo
fin. La evaluación debe abordar aspectos relacionados con las referencial
políticas de desempeño, objetivos, requisitos, roles y
responsabilidades de los modelos referenciales que conforman el
sistema integrado de gestión de la entidad.

El Ministerio de Educación Nacional declara como única documentación válida la ubicada en el aplicativo SIG, la cual entra en vigencia a partir de su publicación, toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA.
 PROCEDIMIENTO DE TOMA DE CONCIENCIA Código: PM-PR-07
Versión: 05
Rige a partir de su publicación en el SIG

5 ANALIZAR LOS RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN Subdirección de  40 Hrs  Informe de

Desarrollo  120 Hrs resultados de la
Consolidar los resultados de la evaluación realizada a las distintas Organizacional evaluación de la
acciones para determinar el grado general de eficacia de la estrategia anual de
estrategia anual e identificar oportunidades de mejora para el Líder de cada toma de conciencia.
siguiente ciclo. modelo
referencial

4. Control de Cambios
Versión Fecha de entrada Naturaleza del cambio
en vigencia
01 25-04-2018 Migración total de la Ficha Técnica D-FT-ME-CA-04-01 denominada “Procedimiento de
Competencia Formación, Toma de Conciencia y Comunicación”, al procedimiento PM-PR-07
denominado “Procedimiento de competencia, formación, toma de conciencia y comunicación”. El
cambio en la codificación obedece a la actualización en el mapa de procesos y en el formato de
documentación del Ministerio de Educación Nacional.

La Ficha Técnica D-FT-ME-CA-04-01 llegó hasta la versión 01 cuya última actualización bajo
este código fue del 31/10/2017, por tal motivo este documento conserva el flujo de aprobación
de dicha versión.
02 25-10-2018 Se actualiza el logo y los colores de este documento de acuerdo con el nuevo manual de imagen
institucional generado por la Presidencia de la Republica para todas las entidades del Gobierno,
lineamiento recibido de la Oficina Asesora de Comunicaciones el 31-08-2018. Al ser este un ajuste
de forma y no de contenido conserva el flujo de aprobación de la versión anterior y no requiere
aprobación por parte del líder del proceso
03 14-03-2019 Se actualiza nuevamente el logo de este documento de acuerdo con el manual vigente de imagen
institucional generado por la Presidencia de la República para todas las entidades del Gobierno.
Al ser este un ajuste de forma y no de contenido conserva el flujo de aprobación de la versión
anterior y no requiere aprobación por parte del líder del proceso.

El Ministerio de Educación Nacional declara como única documentación válida la ubicada en el aplicativo SIG, la cual entra en vigencia a partir de su publicación, toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA.
 PROCEDIMIENTO DE TOMA DE CONCIENCIA Código: PM-PR-07
Versión: 05
Rige a partir de su publicación en el SIG

04 09-08-2019 Se realiza actualización del procedimiento para que el mismo se encuentre asociado a todos los
modelos referenciales ya que el requisito “Toma de conciencia” es un componente transversal a
todo el Sistema Integrado de Gestión.
05 El documento entra Debido a que se crea el FORMATO DE IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES DE TOMA DE
en vigencia a partir CONCIENCIA, se hace necesario actualizar el procedimiento ya que se relaciona el mismo en la
de su publicación actividad número 2.
en el SIG

5. Ruta de aprobación
Elaboró Revisó Aprobó
Nombre Maura Yuliana Ramírez Nombre Lina Mercedes Duran Nombre Edna del Pilar Páez
Martinez
Cargo Contratista Subdirección de Cargo Coordinadora Grupo Cargo Subdirectora de Desarrollo
Desarrollo Organizacional Fortalecimiento del SIG – Organizacional
SDO

El Ministerio de Educación Nacional declara como única documentación válida la ubicada en el aplicativo SIG, la cual entra en vigencia a partir de su publicación, toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA.