UNIVERSIDAD GALILEO IDEA QUETZALTENANGO

Estudiante: Alexander Ariel Chocoj López

Carne: 21006030

Tutor (a): VICENTE ANTONIO, ROBLES MORALES

Curso:  Automatización De Procesos Administrativos, Casos

Empresariales

Entregable 1: tarea de casos de estudio parte 1 a la 3.

 Fecha de entrega: Semana 4

ENTREGABLE 1 (TAREA No1) Determinación y selección del Problema

Administrativo Textiles “H&A”

Pasos a seguir Descripción

para
determinar un
problema
Síntomas del 1. Falta de departamento de despachos y empaques
problema 2. Robo de mercaderías en el departamento de ventas y
despachos
3. Desperdicio de materia prima
4. Sin medios para comercializar los productos
5. Procedimientos lentos de producción
Explicar que 1. No se pensó en un departamento de despachos y
es el problema empaques
2. Descontrol de inventario de mercaderías en departamento
de ventas y despachos
3. Falta de inventario descontrol y desconocimiento de
proceso de producción.
4. No han pensado en medios para tener una mejor
comercialización de los productos.
5. La producción de los productos es lenta.
Explicar por 1. La falta de departamento de despachos y empaques
qué es un afecta la manipulación correcta de mercaderías al
problema y dar momento de carga de pedidos
razón de su 2. El robo de mercadería es un problema grave puede ser por
importancia una mala administración y control de mercaderías ya que
forma parte de pérdidas para la empresa.
3. Es un problema muy grande ya que no se cuenta con un
inventario de materia prima y esto provoca el descontrol y
desperdicio de la misma adicional el recurso humano no
tiene conocimiento de cuanta materia prima se utiliza
para cada producto y esto conlleva a que los gastos
operativos sean mayores y puede afectar el rendimiento
financiero de la empresa
 4. Sin los medios de comercialización afectan el aumento y
evolución de las ventas del producto y la explicación de
las características del producto.
5. La lenta producción puede ser por pérdidas de tiempo y de
material, no tener un control de procesos, incorrecta
coordinación de trabajadores por lo que afecta la
producción.
Explicar qué 1. Implementan la automatización de los sistemas de
han hecho almacenaje los responsables de logística optan por
otros al sustituir los equipos de manutención convencionales
respecto de 2. Contrato de empleados honestos y responsables.
este problema 3. Tener un mejor control del inventario de producción.
4. La implementación de estrategias de promoción,
relaciones públicas y publicidad del producto
5. Mejoran la coordinación con los trabajadores, estabiliza
una buena relación con proveedores y automatizan
procesos.
Cómo podrían 1. Habilitar un departamento de despachos y empaques, una
atacarlo estrategia de logística y mejorar el entorno de trabajo
(inicialmente) 2. Colocar alarmas de seguridad, mejorar y controlar el
sistema de inventarios contratar a trabajadores honestos
y honrados.
3. Automatizar el proceso por medio de equipo el cual
indique la cantidad de materia prima que debe ingresarse
para cada producto
4. Implementar estrategias de publicidad, promoción del
producto y el mejoramiento del precio con la buena
atención hacia el cliente.
5. Estimular el trabajo en equipo, dividir las tareas entre los
trabajadores y lograr que los pedidos se entreguen a
tiempo.
Determinar la 1. Seria muy importante estar con vigencia del departamento
importancia de despachos ya que sería mucho más fácil el manejo del
del problema producto final con el beneficio hacia la empresa.
2. Se obtienen beneficios al realizar los procesos correctos
de pedidos o encargos.
3. Es muy importante ya que mejorando en este proceso
seriamos más eficientes, no se redundaría y a la
obtendríamos beneficios en todos los departamentos de la
empresa
4. Es esencial ir mejorando este proceso para que seamos
 mas productivos en la comercialización.
5. Al mejorar este aspecto en la empresa se tiende a tener
los procesos adecuados y correctos con la mejora rapidez
en la producción.
Definir las 1. Mejor control del producto en el departamento de
consecuencias despacho y empaque con el mejoramiento de logística
de la 2. Mejor control de mercaderías, mejor control de sistemas
resolución del de inventarios de los productos y la reducción de perdidas
problema en la empresa.
3. Mejor control en el inventario mayor rentabilidad y una
mejor satisfacción de los clientes al tener a tiempo los
productos
4. Incremento de nuevos clientes, mejor atención al cliente,
mejora el ambiente productivo en la comercialización.
5. Mejora en la velocidad de producción ya que gracias a eso
se pueden hacer mejor las entregas pedidos y encargos a
tiempo.
Determinar las 1. Empeoramiento en el manejo de mercaderías y la falta de
consecuencias manipulación del producto
de la NO 2. Aumento de perdidas para la empresa en vez de
ACCIÓN evolucionar y crecer en la comercialización.
3. Perdidas de materia Prima descontrol en el manejo de
inventarios y proceso tardados por lo que podemos llegar
a perder a clientes por impuntualidad en la disponibilidad
de productos.
4. Dificultades de ventas al público, reducción de nuevos
clientes, llaga a tener mayores competentes y poca
demanda.
5. El proceso de producción se mantiene lento y puede
empeorarse.
Determinar de 1. El personal no esta adaptado para este nuevo
antemano las departamento
dificultades 2. Todos los trabajadores que están en este departamento
que pueden tienden a sentirse presionados por el control de la
presentarse y mercadería.
cómo sugiere 3. La falta de capacidad de los empleados para manejar el
que se sistema de inventarios y el sistema de proceso de
resuelvan. producción
4. Personal de trabajo puede no estar adaptado hacia los
avances tecnológicos, consumidor inmunizado, la
publicidad tiene que innovar constante mente para
 impresionar al cliente o consumidor.

SOLUCION
1. El personal de trabajo tiene que recibir una capacitación
previa antes de ir al nuevo departamento
2. Deben de mejorar el registro de inventarios y capacitar a
los empleados para sentirse cómodos.
3. se puede hacer es la capacitación constante al personal y
el seguimiento continuo para la mejora de la organización
4. En el manejo de publicidad se debe manejar eficazmente
todo tipo de datos, se tiene que impartir talleres al
personal para adaptarse al aumento de la tecnología ya
que en base a eso mejora la organización
ENTREGABLE 1 (TAREA No 2)

UTILES PELIGROSAS
Fortalezas Debilidades
INTERNAS 1. Eficiencia y calidad en 1. Procedimientos de
la elaboración del producción lenta del
producto producto.
2. Proveedores que 2. Excesivo consumo y
entregan materia prima desperdicio de materia prima
importada desconocimiento del
proceso de producción.
3. Sobrepasa el nivel de 3. No se cuenta con un buen
aceptación de los sistema del control de
clientes inventarios.
4. Se cuenta con 4. No se cuenta con equipos
maquinaria eficiente y de controles de seguridad.
sofisticada.
5. Buena capacidad 5. No se capacitan al
financiera. personal y mala estructura
organizacional.
Oportunidades Amenazas
EXTRERNA 1. Opciones de un alto 1. Inestabilidad de
S crecimiento ya que se economía global.
tiene un crecimien
2. to del 49% en el
mercado.
3. Crecimiento en el 2. Inseguridad del área
mercado extranjero ya local.
que se exporta el
producto a un mejor
precio.
4. Segmentos de Mercado 3. Impuestos con aumento
Nacional en donde la constante en el territorio
competencia no ha donde se encuentran
llegado y se puede ubicados.
incursionar con un
nuevo producto.
5. Apertura de nuevas4. Mejor atención al cliente
sucursales. por parte de la competencia
de otras empresas.
6. Segmentos de Mercado 5. Aumento de competencia
Nacional en donde la por medio de empresas
competencia no ha extranjeras.
llegado y se puede
incursionar con un
nuevo producto

MATRIZ FODA

FORTALEZAS DEBILIDADES

1. Eficiencia y calidad 1. Falta de

en la elaboración de departamento de
 Producto. despachos y
2. Amplia Gama de empaques
Productos 3. Se 2. Robo de
cuenta con maquinaria mercaderías en el
eficiente y sofisticada. departamento de
4. Capacidad ventas y despachos
Financiera. 3. Desperdicio de
5. Relaciones con materia prima
clientes extranjeros 4. Sin medios para
para la expansión de comercializar los
nuevos productos. productos
5. Procedimientos
lentos de producción
OPORTUNIDADES ESTRATEGIAS (FO) ESTRATEGIAS (DO)
1. Crecimiento en el Maxi-Maxi Mini-Maxi
mercado extranjero En base a la eficiencia Con la apertura de
ya que se exporta el y calidad de productos nuevas Sucursales y
producto a un mejor y al crecimiento en el la contratación de
precio. mercado extranjero nuevo personal
2. Apertura de nuevas crear un nuevo capacitarlo al igual
Sucursales producto exportarlo y que a los ya
3. Apertura de nuevas de la mano de existentes para que
sucursales publicidad acaparar conozcan mejor los
mayor segmento del procedimientos para
mercado extranjero que ya no redunden y
haya pérdida de
tiempo y desperdicios
de recursos.
AMENAZAS ESTRATEGIAS (FA) ESTRATEGIAS (DA)
1. Mejor atención a Maxi-Mini Mini-Mini
los clientes por parte Mejorar en el servicio y Ya que se cuenta con
de la competencia. contrarrestar a la capacidad financiera
2. Competencia de competencia crear un sistema de
empresas grandes en extranjera inventarios de
el extranjero. incursionando en mercadería y materia
3. Inestabilidad mercados grandes prima para un mejor
económica global como en la elaboración control, crear un
4. Aumento de de uniformes para sistema automatizado
competencia por empresas e para el área de
medio de empresas instituciones producción evitando
extranjeras. educativas entre otros. desperdicio de
materia prima y
duplicidad de órdenes,
robos de mercaderías
y de esta manera
generar una mayor
rentabilidad
Tipo de Estrategias Generadas:

ESTRATEGIA FO: Concentración

ESTRATEGIA DO: Atrincheramiento

ESTRATEGIA FA: Intensiva

ESTRATEGIA DA: Integración Vertical

Elaborado por: Juan Edison Revisado por: Andrea María Rodas
Elisandro Chacom Diaz
Ajché
Autorizado por: Ultima fecha de
revisión:
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

MÑÑMDSNCDS
DIRECCIÓN
MÑC
PROBLEMA GENERAL

dsdsdSsFDS GERENCIA DE GERENCIA

GERENCIA DE GERENCIA DE GERENCIA
F RECURSO INFORMATICA
PRODUCCIÓN VENTAS FINANCIERA
HUMANO

DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO TECNICOS IDT
DE DE LOGISTCA DE CONTABILIDAD
DE COMPRAS DE CAPACITACIÓN DE VENTAS
MANUFACTURA RECLUTAMIENTO

SECCIÓN DE SECCIÓN DE SELECCION DE

SECCIÓN SECCIÓN DE SECCIÓN DE
COMPRAS PRODUCTOS EN PERSONAL
ALMACEN ORIENTACIÓN FACTURACIÓN
PROCESO

SECCIÓN DE PERFECCIÓN DE
SECCIÓN DE PRODUCTOS PILOTOS
PERSONAL
INVETARIOS TERMINADOS
 Clasificación del organigrama por su alcance:
El organigrama es de Ámbito Gerencial ya que muestra información
representativa hasta un determinado nivel jerárquico.

Clasificación del organigrama por su contenido:

Organigrama Integral ya que se representa todas las unidades
administrativas y sus relaciones de jerarquía o dependencia.

Clasificación del organigrama por su presentación:

Organigrama Vertical ya que despliega el nivel jerárquico de arriba hacia
abajo en el orden de Alta
Gerencia, Gerencia Media y Baja Gerencia

Los cambios realizados en la estructura organizacional propuesta

Departamentalización:

Con respecto al organigrama anterior que tenía la empresa se podía

observar que en cierto grado la empresa no estaba agrupada por
gerencias, por lo que se colocó por gerencias por el tamaño de le
empresa se vio factible de esta forma se eliminara el desconocimiento
de los empleados de quien es su jefe inmediato, se crearon dos
gerencias más la gerencia Financiera, para una empresa de este tamaño
no basta con un staff o con una autoridad funcional en esta área se ve
factible la implementación de esta gerencia conjunto con su
departamento de contabilidad para tener mejor controles con el área
financiera adicional se crea la gerencia de informática la cual apoyara
para la implementación del nuevo sistema para mejorar el proceso de
producción y la implementación del nuevo inventario sistematizado

Jerarquización:

Se estableció los niveles jerárquicos de arriba hacia abajo planteando

una autoridad en la que los mandos operarios y los mandos medios
dependen y le reportan al nivel estratégico quien es el encargado de
delegar dicha autoridad.

El sistema que se implementara será el sistema de procedimiento de

transacciones, este ayuda a la administración de rutinas como ventas
planillas y más específico al control de inventarios y procedimiento de
producción esto elevara un porcentaje considerable a la producción y
eliminara el desperdicio de materia prima y robos de mercaderías.

Entregable 1 (Tarea No3)

Estructuración De Procesos (Diagrama De Caso De Uso)

Análisis de la solución Propuesta:

Se crea un Sistema de información en donde se desea llevar el control
del proceso de producción y a la vez el control de inventario de materia
prima e inventario de productos en proceso y productos terminados, esto
será basado en los pedidos de producción solicitados, el sistema emite
orden de fabricación de producto solicitado el cual a la vez es
administrado por el Encargado de Producción el cual revisa la orden y
solicita requerimiento de materia prima la cantidad de materia prima la
expresa la orden de solicitud según el número de orden esto es posible
ya que el sistema tiene registro de solicitudes anteriores y compara la
cantidad de materia prima utilizada, el sistema rebaja la cantidad de
materia prima a utilizar y actualiza el inventario, luego la materia prima
es recibida por el operador de producción quien ejecuta el proceso de
fabricación tanto físicamente como en el sistema y este último actualiza
el inventario de productos en proceso e inventario de productos
terminados según sea el caso, por medio de este sistema se evitara
duplicidad de pedidos, desperdicio de materia prima y robos de
mercaderías y adicional los empleados conocerán el proceso de
fabricación ya que estará en la política de la empresa en su Normativa
interna.

2.1 Identifique los actores:

a) Encargado de Producción.

b) Operador de producción.

c) Sistema de Proceso e inventarios.

2.2 Identifique los casos de usos:

a)El sistema Emite orden de fabricación de producto solicitado al área de
producción
b)Revisa ordenen y solicita requisición de materia prima, cantidad dada

por el sistema de proceso según Número de Orden.

c) Emite requisición y entrega de Materia Prima Actualiza el inventario

(debita del inventario actual)

d) Ejecuta proceso de fabricación.

e) Actualiza inventario de productos en proceso e inventario de

productos terminados (acredita a dichos inventarios según su porcentaje

de terminación ya sea en proceso o terminados).

Caso de Uso: Control del Proceso de Producción e Inventarios

Actores: Encargado de Producción.
Operador de producción.
Sistema de Proceso e inventarios.
Descripción: El Sistema lleva a cabo el control del proceso de
producción y a la vez el control de inventario de
 materia prima e inventario de productos en
proceso y productos terminados, esto será
basado en los pedidos de producción
solicitados, el sistema emite orden de
fabricación de producto solicitado el cual a la
vez es administrado por el Encargado de
Producción el cual revisa la orden y solicita
requerimiento de materia prima la cantidad de
materia prima la expresa la orden de solicitud
según el número de orden esto es posible ya que
el sistema tiene registro de solicitudes
anteriores y compara la cantidad de materia
prima utilizada, el sistema rebaja la cantidad de
materia prima a utilizar y actualiza el inventario,
luego la materia prima es recibida por el
operador de producción quien ejecuta el
proceso de fabricación tanto físicamente como
en el sistema y este último actualiza el
inventario de productos en proceso e inventario
de productos terminados según sea el caso, por
medio de este sistema se evitara duplicidad de
pedidos y desperdicio de materia prima y robos
de mercaderías adicional los empleados
conocerán el proceso de fabricación ya que
estará en la política de la empresa en su
Normativa interna.
Precondiciones: Debe existir una orden generada por el sistema
la cual será solicitada por el departamento de
pedidos, bodega o ventas, verificar que exista
materia prima para la producción de las
órdenes.
Postcondiciones: Se mantendrá un constante monitoreo del
proceso por medio de reportes y conteos físicos
de los productos terminados los cuales serán
trasladados al almacén para posteriormente ser
entregados a los clientes o exportados.
No se realizará ningún proceso sin que este sea
ingresado al sistema a excepción de los casos
en los que no se cuenta con los recursos como
por ejemplo falta de energía eléctrica en la
planta, la orden será ingresado manualmente y
luego remitido al sistema.