Manual de Excel Conceptos

MANUAL DE EXCEL CONCEPTOS Y FUNCIONES
CÓDIGO REVISIÓN EMISIÓN PÁGINA

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DOCUMENTO: MANUAL DE INTRODUCCION
FECHA: 08 / 09 / 2022
REVISION: 00
Revisión Descripción Fecha

00 Alta en el SGI 08/09/2022
Elaboró Revisó Aprobó

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INDICE
1. OBJETIVO.................................................................................................................... 5
2. ALCANCE..................................................................................................................... 5
3. RESPONSABILIDADES...............................................................................................5
4. DOCUMENTOS RELACIONADOS...............................................................................5
5. FORMATOS REQUERIDOS.........................................................................................5
6. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS........................................................................................5
7. DESARROLLO.............................................................................................................6
7.1 ¿QUE ES EXCEL?.................................................................................................................6
7.2 ¿QUÉ ES UNA HOJA DE CÁLCULO?..............................................................................6
7.3 ¿PARA QUE SIRVE EXCEL?..............................................................................................6
7.4 ¿POR QUÉ APRENDER EXCEL?......................................................................................6
7.5 ELEMENTOS DE EXCEL.....................................................................................................7
7.5.1 BARRA DE ACCESO RAPIDO....................................................................................7
7.5.2 CINTA DE OPCIONES...................................................................................................7
7.5.3 CUADRO ¿QUÉ DESEA HACER?..............................................................................8
7.5.4 CUENTA DE MICROSOFT............................................................................................9
7.5.5 CUADRO DE NOMBRES............................................................................................10
7.5.6 BARRA DE FORMULAS.............................................................................................10
7.5.7 COLUMNAS..................................................................................................................11
7.5.8 FILAS..............................................................................................................................11
7.5.9 CELDAS.........................................................................................................................12
7.5.10 HOJAS DE CÁLCULO...............................................................................................13
7.5.11 TIPO DE VISTA...........................................................................................................13
7.5.12 ZOOM...........................................................................................................................14
7.6 FORMATO DE CELDA: FORMATO DE NUMEROS.....................................................15
7.6.1 FORMATO DE NÚMEROS AUTOMÁTICO..............................................................15
7.6.2 FORMATO DE NUMEROS EN LA CINTA DE OPCIONES...................................15
7.6.3 EL CUADRO DE DIALOGO FORMATO DE CELDAS...........................................17
7.6.4 FORMATO PERSONALIZADO DE CELDAS EN EXCEL......................................19
7.6.5 CODIGOS DE FORMATO PERSONALIZADO........................................................21
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7.6.5 FORMATO CONDICIONAL........................................................................................22

7.7 TABLA...................................................................................................................................24
7.7.1 ¿Qué ES UNA TABLA?..............................................................................................25
7.7.2 COMO CREAR UNA TABLA......................................................................................25
7.7.3 CAMBIAR FACILMENTE EL ESTILO EN UNA TABLA........................................25
7.7.4 RESALTAR FILAS ALTERNAS DE UNA TABLA..................................................26
7.7.5 FILTRAR Y ORDENAR DATOS DE LA TABLA......................................................27
7.7.6 FILA DE TOTALES DE UNA TABLA........................................................................27
7.8 BORRAR FORMATOS........................................................................................................28
7.9 ORDENAR Y FILTRAR.......................................................................................................29
7.9.1 COMO CREAR FILTROS............................................................................................29
7.9.2 COMO USAR LOS FILTROS......................................................................................30
7.9.3 FILTRAR VARIAS COLUMNAS (FILTRO MULTIPLE)..........................................31
7.9.4 COMO BORRAR FILTROS.........................................................................................31
7.10 BUSCAR Y REMPLAZAR................................................................................................32
7.11 TABLAS DINAMICAS.......................................................................................................33
7.11.1 PREPARACION DE LOS DATOS...........................................................................33
7.11.2 CREAR UNA TABLA DINAMICA............................................................................33
7.11.3 EL PANEL CAMPOS DE LA TABLA DINAMICA.................................................36
7.11.4 TABLAS DINAMICAS RECOMENDADAS.............................................................39
7.12 GRAFICAS..........................................................................................................................41
7.12.1 ¿QUÉ ES UN GRAFICO EN EXCEL?.....................................................................41
7.12.2 CREAR UNA GRAFICA EN EXCEL........................................................................41
7.13 SEGMENTACION DE DATOS.........................................................................................46
7.13.1 EJEMPLO DE SEGMENTACION DE DATOS.......................................................46
7.14 CONFIGURAR PAGINA...................................................................................................56
7.15 AREA DE IMPRESIÓN.....................................................................................................59
7.15.1 ESTABLECER EL AREA DE IMPRESIÓN EN EXCEL........................................60
7.15.2 BORRAR EL AREA DE IMPRESIÓN......................................................................62
7.16 OPCIONES DE HOJA.......................................................................................................62
7.17 FORMULAS........................................................................................................................63
7.18 VISTA DE VENTANA........................................................................................................69
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1. OBJETIVO
Servir como un instrumento de apoyo que defina y establezca una introducción a

las funciones más usadas por nosotros en Excel
2. ALCANCE
Aplica como parte del programa de capacitación inicial de la empresa para el equipo
de ingeniería de tuberías.
3. RESPONSABILIDADES
Gerente de Ingeniería y Coordinador de Proyecto: Asignar el tiempo de

capacitación y aplicar evaluaciones de personal en entrenamiento.
Usuario: Usar este manual durante el tiempo de capacitación de nuevo personal y

realizar la evaluación correspondiente en el tiempo designado
4. DOCUMENTOS RELACIONADOS
5. FORMATOS REQUERIDOS
Tiempo de
Nombre Código Resguardo Disposición
resguardo
Físico y
xx xx
digital
Físico y
xx xx
digital
6. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS
Concepto Descripción
7. DESARROLLO
https://excelparatodos.com/que-es-excel/
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7.1 ¿QUE ES EXCEL?

Excel es una hoja de cálculo que nos permite manipular datos numéricos y de texto
en tablas formadas por la unión de filas y columnas.
7.2 ¿QUÉ ES UNA HOJA DE CÁLCULO?

Una hoja de cálculo es lo que utilizaban los contadores para llevar registros, esto
se utilizaba mucho antes de que aparecieran las computadoras. Las hojas de
cálculo en programas informáticos aparecieron desde la década de 1960 y fueron
desarrolladas para simular las hojas de trabajo contables, que se utilizaba en ese
entonces y de esa manera automatizaban el trabajo contable.
7.3 ¿PARA QUE SIRVE EXCEL?

Gracias a los avances que ha tenido Microsoft Excel, hoy podemos usar esta
herramienta para un sinnúmero de cosas, tanto en el ámbito personal, profesional,
así como dentro de cualquier empresa, que es donde vemos, que más se utiliza o
aplica el uso de esta herramienta.
Excel se distingue de los demás programas ofimáticos porque nos permite

organizar datos en filas y columnas, y al introducir datos numéricos y alfanuméricos
en las hojas de cálculo de Excel, podemos realizar cálculos aritméticos básicos o
aplicar funciones matemáticas de mayor complejidad y utilizar funciones de
estadísticas o funciones de tipo lógica en Excel.
La hoja de cálculo de Excel nos facilita en gran medida, trabajar con información
que podamos analizar, generar reportes mediante herramientas de gráficos y las
tablas dinámicas.
7.4 ¿POR QUÉ APRENDER EXCEL?

Excel es una de la herramienta más utilizada en el ámbito laboral, ya que nos
facilita muchos procesos administrativos. Y no solo eso, también nos permite
realizar tareas en muy corto tiempo, automatizar tareas repetitivas y evitar errores
que a veces nos pueden costar grandes sumas de dinero.
Las capacidades de Excel y sus múltiples funcionalidades la hacen una

herramienta muy versátil, que podemos utilizar para: Contabilidad, manejar
inventarios y gestionar stock, filtrar, seleccionar, buscar grandes volúmenes de
información o datos, calcular plazos y periodos, analizar información, comparar
información, conectarlo con fuentes externas, entre muchos otros tipos de uso.
Por esta razón y sin importar la profesión a la que te dediques, es casi seguro de
que en algún momento, tendrás la necesidad de utilizar Excel. Hoy por hoy,
conocer Excel es una de las habilidades más solicitadas por las empresas y esto
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puedes comprobarlo por ti mismo, buscando en las bolsas o agencias de solicitud

de empleo que tenemos disponibles en Internet.
7.5 ELEMENTOS DE EXCEL

7.5.1 BARRA DE ACCESO RAPIDO
Aquí encontrarás acceso a funciones como Guardar, Deshacer y Rehacer, sin
importar la pestaña en que te encuentres trabajando. Puedes modificar los
comandos de esta barra dependiendo de tus necesidades.
7.5.2 CINTA DE OPCIONES

Estarán todos los comandos necesarios para trabajar en Excel. La cinta está
compuesta por varias pestañas en donde están agrupados los comandos. Por
ejemplo, en la pestaña Fórmulas, encontrarás comandos como Insertar función y
Autosuma.
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7.5.3 CUADRO ¿QUÉ DESEA HACER?

Este cuadro es una barra de búsqueda donde podrás buscar las herramientas o
comandos que desees usar.
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7.5.4 CUENTA DE MICROSOFT

Desde aquí podrás iniciar sesión con una cuenta Microsoft o acceder a la
información de tu perfil.
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7.5.5 CUADRO DE NOMBRES

En este cuadro verás el nombre de la celda seleccionada.
7.5.6 BARRA DE FORMULAS

Podrás ingresar o editar los datos, la fórmula o la función insertada en una celda en
específico.
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7.5.7 COLUMNAS
Una columna es un grupo de celdas verticales que se identifica con una letra.
7.5.8 FILAS
Una fila es una línea horizontal de celdas que identificamos por un número.
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7.5.9 CELDAS
Cada uno de los rectángulos que componen una hoja de cálculo se les llama celda.
Se les identifica por la letra de la columna y el número de la fila a las cuales
pertenecen.
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7.5.10 HOJAS DE CÁLCULO

Los archivos en Excel se llaman libros de cálculo y cada uno de ellos puede
contener varias hojas de cálculo. En esta área verás cuántas hojas de cálculo
componen el libro en que estás trabajando. Solamente debes hacer clic en la hoja
de cálculo a la cual desees ir.
7.5.11 TIPO DE VISTA

Hay tres tipos de vista de archivo en Excel: Normal, Diseño de página y Vista
previa de salto de página. Solamente debes hacer clic en la opción que desees
elegir.
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7.5.12 ZOOM
Aquí puedes hacer clic en el control de zoom y arrastrarlo a derecha o izquierda
para acercar o alejar la hoja de cálculo en que estés trabajando.
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7.6 FORMATO DE CELDA: FORMATO DE NUMEROS

El formato números en Excel es el proceso a través del cual podemos cambiar la
apariencia de un número contenido en una celda. Es importante remarcar que
dicho formato no modifica el valor numérico de la celda sino solo su apariencia.
Cuando ingresamos valores numéricos en nuestra hoja de Excel, dichos valores no

tienen formato alguno, pero podemos modificar la cantidad de decimales
mostrados, agregar el símbolo de moneda o el separador de miles. Todos estos
cambios en la apariencia de un número los podemos lograr aplicando un formato
especial a la celda.
7.6.1 FORMATO DE NÚMEROS AUTOMÁTICO

Excel puede identificar ciertos formatos de número al momento de ingresar los
datos y los despliega de manera adecuada mientras asigna el valor numérico
correcto a la celda. Por ejemplo, si ingresamos el valor 12.50% en una celda, Excel
mantendrá la apariencia de porcentaje pero el valor de la celda no contendrá el
símbolo de porcentaje sino solamente el valor numérico 0.125 y lo podremos saber
si hacemos una operación con dicha celda:
Ya que la celda D2 no contiene formato alguno se muestra el valor de la celda D1

multiplicado por dos. De esta manera podemos saber que al incluir a la celda D1 en
cualquier operación, Excel considerará su valor numérico. Así como Excel aplica un
formato automático a valores de porcentaje, también lo hace si utilizamos el
separador de miles o si utilizamos el símbolo de moneda. En realidad el valor de la
celda no contendrá el separador de miles ni el símbolo de moneda sino solamente
el valor numérico.
7.6.2 FORMATO DE NUMEROS EN LA CINTA DE OPCIONES

Hay ocasiones en las que importamos datos a Excel o simplemente queremos
modificar la manera en que se despliegan los números de una celda después de
haberlos ingresado y para ello podemos utilizar los comandos de la Cinta de
opciones que se encuentran dentro del grupo Número en la ficha Inicio. Cualquiera
de estos comandos aplicará el formato seleccionado a la celda activa o a una
selección de celdas.
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1. Podemos elegir rápidamente un formato de la lista de formatos más

utilizados entre los cuales encontramos los formatos Número, Moneda,
Contabilidad, Fecha corta, Fecha larga, Hora, Porcentaje, Fracción,
Científica y Texto.
2. El menú desplegable del botón Formatos de contabilidad nos permite

elegir entre varias opciones de formatos específicos de contabilidad y
especificar si deseamos agregar el símbolo de dólares americanos o el
símbolo de euros.
3. El botón Estilo porcentual aplicará un estilo de porcentaje al valor de la

celda.
4. El comando Estilo millares agregará el separador de miles al valor

numérico de la celda.
5. Podemos Aumentar decimales mostrados dentro de la celda siempre y

cuando el valor numérico contenga dicha cantidad de decimales.
6. También podemos mostrar menos decimales utilizando el botón Disminuir

decimales.
7. Si queremos tener más opciones de formato podemos pulsar el indicador de

cuadro de diálogo del grupo Número el cual abrirá una nueva ventana que
nos dará más opciones de formato.
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7.6.3 EL CUADRO DE DIALOGO FORMATO DE CELDAS

Si ninguno de los comandos de formato de la Cinta de opciones atiende nuestros
requerimientos de formato, entonces podemos pulsar el indicador correspondiente
que se encuentra justo a la derecha de la etiqueta del grupo Número y se mostrará
el cuadro de diálogo Formato de celdas:
También podemos abrir este cuadro de diálogo si seleccionamos la opción Más

formatos de número dentro de la lista de formatos del grupo Número en la ficha
Inicio. De igual manera tendremos acceso a él si hacemos clic derecho sobre
cualquier celda y seleccionamos la opción Formato de celdas.
A través de este cuadro de diálogo tendremos un mayor control sobre el formato

aplicado a una celda de Excel. La sección Número nos muestra 12 categorías de
formato de las cuales podemos elegir y además configurar ciertas propiedades
particulares. A continuación describo brevemente cada una de las 12 categorías:
1. General: El formato General es el formato predeterminado de todas las

celdas de una hoja y despliega los números tal como son ingresados
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excepto cuando el valor es muy grande para caber en la celda y lo convierte

a notación científica.
2. Número: Este formato nos permite especificar la cantidad de posiciones

decimales que deseamos mostrar y además indicar si deseamos incluir el
separador de miles. Otra opción de configuración es la de indicar el formato
de los números negativos ya sea solamente con el símbolo negativo (-), o de
color rojo, o ambas opciones.
3. Moneda: El formato de Moneda nos permite elegir el símbolo a utilizar así

como la cantidad de decimales a utilizar. Al igual que el formato anterior,
podemos indicar la apariencia de los números negativos.
4. Contabilidad: El formato de Contabilidad es diferente del de Moneda en que

los símbolos de moneda siempre están alineados de manera vertical.
5. Fecha: Esta opción nos permite elegir entre diferentes formatos para una
fecha.
6. Hora: Nos permite elegir un formato para las horas ingresadas en una celda.
7. Porcentaje: Nos permite desplegar el símbolo de porcentaje e indicar la

cantidad de decimales.
8. Fracción: Para las fracciones mostradas en la hoja de cálculo podemos

elegir entre nueve diferentes formatos.
9. Científica: Para números expresados en notación científica podemos

especificar la cantidad de decimales a mostrar.
10. Texto: Cuando este formato es aplicado a una celda, Excel tratará dicho
valor como un texto, inclusive si es un número.
11. Especial: Esta opción contiene formatos especiales y dependen de la

Configuración regional seleccionada. Algunas opciones de formatos
especiales son los códigos postales, los números de teléfono o los números
de seguridad social.
12. Personalizada: La opción de formato personalizado nos da la posibilidad de

crear nuestros propios formatos de números. Esta es una opción que
requiere una explicación más amplia por lo cual encontrarás un vínculo a
otro artículo en la sección de material adicional.
Es interesante observar que dentro de la lista de formatos se encuentran la Fecha y

la Hora. Esto se debe a que Excel almacena este tipo de datos como un número
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aunque en realidad los vemos desplegados como fechas y horas. Ya hemos

hablado de este tema cuando hicimos una revisión de los tipos de datos en Excel.
Recuerda que al aplicar un formato a un número en Excel no modificamos

realmente su valor sino solamente cambiamos su apariencia dentro de la celda.
Existen diferentes tipos de formatos de acuerdo al tipo de dato que hemos
ingresado, ya sean porcentajes, fracciones, montos, fechas, horas, etc. Además, a
través de los comandos de la Cinta de opciones y del cuadro de diálogo Formato
de celdas podremos indicar el formato que deseamos aplicar a cualquier celda de
Excel.
7.6.4 FORMATO PERSONALIZADO DE CELDAS EN EXCEL

Con el formato personalizado de celdas en Excel podemos dar una apariencia
particular al valor de dicha celda. Un formato personalizado puede contener hasta 4
códigos diferentes dentro de la misma cadena de texto.
Para asignar un formato personalizado a una celda en Excel solamente debes

hacer clic derecho sobre la celda deseada y seleccionar la opción Formato de
celdas. Al mostrarse el cuadro de diálogo debes asegurarte de estar en la sección
Número y elegir la opción Personalizada:
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El formato personalizado de la celda se debe especificar dentro del cuadro de texto

Tipo. Un formato personalizado es una cadena de texto que indicará a Excel la
manera en cómo debe mostrarse el valor contenido en una celda.
En términos de formato personalizado de celdas en Excel, cada celda puede tener

4 posibles valores: positivos, negativos, cero y texto. De esta manera un formato
personalizado nos permite especificar un código para cada uno de ellos dentro de
la misma cadena de texto con la condición de separarlos por un punto y coma (;)
con el siguiente orden:
Cada uno de los recuadros de la imagen representa un código, de manera que

podemos indicar a Excel que trate de manera diferente el valor de una celda de
acuerdo al tipo de valor que tenga.
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7.6.5 CODIGOS DE FORMATO PERSONALIZADO

Ya hemos visto cómo modificar el color de una celda de acuerdo a su valor pero
también podemos modificar otros elementos como la cantidad de decimales que
deseamos mostrar. En el siguiente ejemplo he especificado un formato
personalizado que hará que siempre se muestren 3 decimales en todas las celdas.
Observa el resultado:
El código # nos ayuda a representar la posición de un número y hemos indicado

que deseamos tener 3 posiciones después del punto decimal.
CODIGO DESCRIPCION
Representa un número sin considerar
#
ceros a la izquierda.
Deja el espacio para los caracteres
?
especificados.
Despliega ceros a la izquierda para
0
rellenar el formato.
. Despliega un punto decimal.
% Despliega el símbolo de porcentaje
, Despliega el separador de miles
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E+ e+ E- e- Despliega la notación científica

+-/ () : $ Se muestra este carácter
carácter Despliega el carácter especificado
Repite el siguiente carácter hasta llenar
*
el ancho de la columna.
Deja un espacio del mismo ancho que
_
el siguiente carácter.
Despliega el texto dentro de las dobles
“texto”
comillas.
@ Representa un texto.
Especifica el color de la fuente que
[color] puede ser: Negro, Azul, Cian, Verde,
Magenta, Rojo, Blanco, Amarillo
Muestra el color correspondiente de la
[COLOR n] paleta de colores donde n es un
número entre 0 y 56.
https://exceltotal.com/codigos-de-formato-personalizado-en-excel/
7.6.5 FORMATO CONDICIONAL

El formato condicional en Excel nos permite aplicar de manera selectiva un formato
a las celdas de acuerdo a su contenido. Este formato se aplicará de manera
automática sobre la celda después de evaluar el cumplimiento de la regla de
formato condicional.
7.6.5.1 ¿PARA QUE SIRVE EL FORMATO CONDICIONAL?

Es muy común entre los usuarios de Excel querer cambiar la apariencia de una
celda en base a su valor o al resultado de otra fórmula. Sin embargo, no existe una
función de Excel que nos permita cambiar el color de fondo de una celda o el color
de la fuente y por esa razón se creó el formato condicional en Excel que nos
permite evaluar el valor de una celda para decidir si se aplicará o no el formato
definido.
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Es así como el formato condicional nos sirve para detectar de una manera visual
a aquellas celdas que cumplen con una condición establecida. Cada vez que
cambiemos el valor de una celda, Excel volverá a hacer la evaluación de la regla
para saber si debe seguir aplicando el formato.
7.6.5.2 REGLAS DE FORMATO CONDICIONAL

Podemos definir una regla de formato condicional como la condición que debe
cumplirse para que Excel aplique el formato a una celda, si la regla no se cumple
entonces no se hará ningún cambio a la apariencia de la celda. Una regla de
formato condicional nos ayuda a especificar dos cosas:
 El criterio de decisión para saber si se debe aplicar el formato a una celda.
 El formato que se debe aplicar en caso de que se cumpla la regla.
Cada regla de formato condicional se puede aplicar a una sola celda o a un rango
de celdas y una misma celda puede tener varias reglas de formato
condicional aplicadas sobre ella pero será visible aquella regla que tenga la mayor
prioridad. Dicha prioridad se define dentro del Administrador de reglas de formato
condicionales.
7.6.5.3 FORMATO DE CELDAS

Al crear una regla de formato condicional podremos indicar el detalle del formato de
la celda que será aplicado cuando se cumpla la condición establecida. Para la
mayoría de las reglas tendremos la posibilidad de ingresar al cuadro de diálogo
Formato de celdas para especificar todo el detalle del formato.
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 Formato: En la sección Formato podemos establecer el formato para los

números.
 Fuente: Nos permite elegir la fuente a utilizar así como su tamaño y estilo.
 Borde: Podemos especificar el estilo y color de los bordes de la celda.
 Relleno: Elegimos el color de fondo de la celda o una trama.
Todas estas características integran el formato de la celda que será aplicado

cuando se cumpla la regla de formato condicional.
7.7 TABLA
Las tablas no son más que un conjunto de filas y columnas que contienen datos
relacionados y que son manejados de manera independiente por Excel. Las tablas
son una herramienta muy poderosa que debes aprender a utilizar adecuadamente.
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7.7.1 ¿Qué ES UNA TABLA?

Las tablas son la manera en que Excel identifica un rango de celdas y de esa
manera sabe que la información contenida en ellas está relacionada. La primera fila
de una tabla siempre contendrá los encabezados de columna y el resto de las filas
contendrán los datos. El utilizar tablas es muy conveniente porque Excel se hará
cargo de los detalles del manejo de las tablas, como facilitar el agregar nuevas filas
o eliminarlas, lo cual te permitirá enfocarte más en el análisis de los datos.
7.7.2 COMO CREAR UNA TABLA

Para crear una tabla en Excel todo lo que debes hacer es seleccionar el rango de
celdas que contiene los datos y pulsar el botón Tabla que se encuentra dentro de la
ficha Insertar.
El uso de las tablas en Excel es altamente recomendable así que a continuación

mencionaré 7 beneficios de utilizar las tablas de Excel.
7.7.3 CAMBIAR FACILMENTE EL ESTILO EN UNA TABLA

Excel contiene algunos estilos de tabla predefinidos de los cuales podrás elegir
alguno para aplicarlo a tu tabla. Solamente selecciona cualquier celda que se
encuentra dentro de la tabla y cambia su estilo seleccionado la opción adecuada
dentro del grupo Estilos de tabla que se encuentra dentro de la ficha Diseño de las
Herramientas de tabla.
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Si no te agrada ninguno de los estilos mostrados puedes hacer clic en la

opción Nuevo estilo de tabla para crear un nuevo estilo.
7.7.4 RESALTAR FILAS ALTERNAS DE UNA TABLA

Cuando creas una nueva tabla, Excel aplicará un fondo especial a las filas impares.
Si por alguna razón no deseas que se aplique este formato puedes deshabilitarlo
con la opción Filas con bandas dentro de la ficha Herramientas de tabla.
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7.7.5 FILTRAR Y ORDENAR DATOS DE LA TABLA

Cada tabla que se crea en Excel ya trae consigo filtros para cada columna, así
como opciones de ordenamiento para cada columna.
7.7.6 FILA DE TOTALES DE UNA TABLA

Se puede agregar totales a una tabla con tan solo marcar la caja de selección Fila
de totales:
Y por si fuera poco, podemos modificar la Fila de totales especificando la

operación que deseamos aplicar.
Estas son solo algunas de las características y beneficios de las tablas en Excel
que demuestran que son intuitivas, fáciles de usar y que además nos proveen de
mucha funcionalidad sin tanta complejidad. La próxima vez que organices tus datos
en Excel considera utilizar una tabla.
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7.8 BORRAR FORMATOS

En Excel se trabaja con celdas, las cuales pueden llevar un determinado formato a
elección del usuario. Sin embargo, es posible en algún momento necesites
eliminarlo, por lo que te vamos a mostrar la forma de cómo borrar el formato de
celdas en Excel.
Hay dos únicos pasos que necesitas para borrar el formato de cualquier celda

en Excel, seleccionar la o las celdas o incluso toda la hoja completa que quieres
dejar como estaba originalmente y pulsar sobre el correspondiente botón de
“borrar formato”
 Haz clic con el botón de tu ratón en la celda que deseas restablecer,

aunque si son más de una puedes hacer una pulsación larga y mover el
ratón por el resto de las celdas de las que vas a borrar el formato.
 Vete ahora a la barra de herramientas de la barra superior, entra en

la pestaña “Inicio” y vete ahora a la sección “Edición”. Pulsa sobre
la opción borrar/borrar formatos. Sobre este paso debes tener en cuenta
que las opciones pueden cambiar dependiendo de la versión de Excel que
tengas instalada.
Inmediatamente, las celdas volverán al estado original, como si no hubieses

dado formato a ninguna de ellas. Esto te permitirá reutilizarla de nuevo tantas
veces como quieras, con nuevos textos, tipos de letra, colores, tamaños, etc.
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7.9 ORDENAR Y FILTRAR

7.9.1 COMO CREAR FILTROS
Para crear un filtro debemos seleccionar cualquier celda dentro de un rango de
datos, luego podemos utilizar el comando Filtro que se encuentra en la pestaña
Datos dentro del grupo Ordenar y filtrar.
Al pulsar el botón Filtro se colocarán flechas en el extremo derecho de cada uno de

los encabezados de columna de nuestros datos indicando que podemos hacer uso
de los filtros. El comando Filtro también podrás seleccionar desde Inicio > Modificar
> Ordenar y filtrar > Filtro.
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7.9.2 COMO USAR LOS FILTROS

Para filtrar la información debemos elegir una de las columnas y hacer clic en la
flecha de filtro correspondiente para mostrar las opciones de filtrado. Dependiendo
del tipo de datos que estemos analizando, tendremos unas opciones u otras.
Por ejemplo, si tenemos datos de fechas, se mostrarán filtros especializados para

el manejo de fechas. Lo mismo ocurrirá con datos del tipo moneda, texto, etc.
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Todos los filtros, en la parte inferior, mostrarán una lista de valores únicos con una
caja de selección a la izquierda de cada uno.
7.9.3 FILTRAR VARIAS COLUMNAS (FILTRO MULTIPLE)

Si queremos segmentar aún más los datos mostrados en pantalla podemos filtrar
por varias columnas. En el ejemplo anterior filtré las filas pertenecientes a Andrea,
pero si además necesito saber las que pertenecen solo a la región Este, entonces
debo seleccionar dichas opciones dentro del filtro de la columna Región:
7.9.4 COMO BORRAR FILTROS

Si has aplicado una serie de filtros, para borrarlos, podrías volver a activar las
casillas de cada uno de los filtros, pero no es la manera más eficiente.
Lo más indicado es ir nuevamente a la Pestaña Datos > Grupo Ordenar y filtrar

> Eliminar filtros.
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7.10 BUSCAR Y REMPLAZAR

Cuando los archivos incluyen muchos datos, pueden volverse un poco confusos.
En este caso, si necesitas encontrar determinadas combinaciones de letras o
números y sustituirlas, puedes utilizar las funciones de buscar y reemplazar en
Excel, que te permiten hacerlo con solo un clic del ratón. A continuación, te las
explicamos paso a paso.
De este modo, se abre la ventana “Buscar y reemplazar” en Excel. Te encontrarás

automáticamente en la pestaña “Buscar”. Para encontrar una combinación concreta
de letras y números, introdúcela en el cuadro “Buscar” y, a continuación, haz clic en
el botón “Buscar siguiente” o pulsa la tecla de retorno del teclado. Excel resaltará la
primera celda que contenga el término. Cada vez que hagas clic en “Buscar
siguiente”, el programa te mostrará la siguiente celda que lo incluya.
7.11 TABLAS DINAMICAS

Las tablas dinámicas son una de las herramientas más poderosas en Excel y
siempre serán de mucha utilidad al momento de analizar nuestros datos.
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La creación de una tabla dinámica es una tarea sencilla, pero es importante

conocer todos los detalles de este proceso para obtener el máximo provecho.
7.11.1 PREPARACION DE LOS DATOS

Es importante que antes de crear una tabla dinámica te asegures de tener datos
tabulares, es decir, datos que están organizados en filas y columnas donde cada
columna tiene un título.
La siguiente imagen muestra un ejemplo de datos tabulares.
Una vez que tenemos nuestros datos en el formato adecuado, podremos crear
fácilmente la tabla dinámica.
7.11.2 CREAR UNA TABLA DINAMICA

Para crear una tabla dinámica seguimos los siguientes pasos:
1. Haz clic en cualquier celda de los datos de origen.
2. Ve a la pestaña Insertar y haz clic en el botón Tabla dinámica que está

dentro del grupo Tablas.
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3. Se mostrara el cuadro de dialogo Crear tabla dinámica y aceptamos los

valores predeterminados.
4. Se creara una nueva hoja con una tabla dinámica en blanco.

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En este punto hemos creado la tabla dinámica, solo que se encuentra vacía, y
tendremos que configurar los campos que se mostrarán en el informe.
Dentro del recuadro de la tabla dinámica, que se muestra sobre las celdas de
nuestra hoja, puedes leer la siguiente leyenda que nos indica la manera de crear el
informe: “Para generar un informe, elija los campos de la lista de campos de la
tabla dinámica”.
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7.11.3 EL PANEL CAMPOS DE LA TABLA DINAMICA

En la parte derecha de la ventana de Excel se mostrará el panel Campos de tabla
dinámica que tendrá la lista de todos los campos que podemos elegir para crear el
informe.
Los campos de nuestro interés tendrán que ser arrastrados a alguna de las cuatro
áreas que se muestran en la parte inferior del panel.
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Para este ejemplo, arrastraré el campo Marca hacia el área Columnas, el campo
Vendedor hacia el área Filas y el campo Total hacia el área Valores y una vez
realizados estos cambios tendremos listo nuestro informe tal como se observa en la
siguiente imagen:
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Los números que observas en la parte central de la tabla dinámica son el resultado
de calcular la suma de todas las filas en los datos de origen y dicho cálculo se ha
realizado de manera automática sin la necesidad de que ingresemos una fórmula.
Este tipo de tablas las conocemos como dinámicas porque podemos elegir
cualquier campo de la lista y colocarlo en cualquiera de las áreas que se
encuentran en la parte inferior del panel derecho: Filtros, Columnas, Filas o
Valores.
También podemos mover los campos aún después de haber creado la tabla
dinámica, por ejemplo, en la siguiente imagen se muestra que he arrastrado el
campo Vendedor al área Columnas y el campo Marca hacia el área Filas.
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Como resultado tendremos los nombres de los vendedores en los encabezados de

columna y las marcas como los encabezados de filas.
7.11.4 TABLAS DINAMICAS RECOMENDADAS

Además del proceso descrito anteriormente, podemos crear una tabla dinámica
usando el comando Tablas dinámicas recomendadas con los siguientes pasos:
1. Haz clic en cualquier celda de los datos de origen.
2. Ve a la pestaña Insertar y haz clic en el botón Tablas dinámicas

recomendadas que está dentro del grupo Tablas.
3. Se mostrara un cuadro de dialogo con una lista de tablas dinámicas que

podremos crear con solo seleccionarla y pulsar el botón Aceptar
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4. Se creara una nueva hoja que incluirá la tabla dinámica que hayamos
seleccionado en el paso anterior.
Aunque es poco frecuente usar esta alternativa para crear nuestras tablas
dinámicas, la realidad es que es un buen ejercicio para aquellos usuarios que son
nuevos en el uso de las tablas dinámicas ya que nos permitirá visualizar una amplia
gama de opciones que tenemos disponibles.
La creación de tabla dinámica es un proceso fácil de llevar a cabo y lo importante

será aprender a usar las configuraciones disponibles que nos permitirán hacer un
análisis profundo de los datos.
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7.12 GRAFICAS
7.12.1 ¿QUÉ ES UN GRAFICO EN EXCEL?
Un gráfico en Excel es una representación visual de datos o valores que nos
permite hacer una interpretación o comparativa de forma visual. Los gráficos en
Excel son muy útiles para resumir o crear reportes de una gran cantidad de datos,
haciéndolos más fáciles de interpretar.
El objetivo de un gráfico en Excel es conseguir que la información sea clara y fácil

de entender para todos. Es decir, que nos va a facilitar la interpretación de informes
y análisis de datos complejos.
En este sentido, las características de un buen gráfico en Excel son:
 Te ayuda a describir visualmente los valores o datos que deseas analizar.
 Es auto explicativo, es decir, fácil de entender. Básicamente no requiere

declaraciones adicionales para comprender o analizar los valores.
 Indica las unidades en que están expresados los valores.
 Contiene leyendas que detallan el contenido del gráfico.
 Es totalmente limpio, sin elementos o colores que generen distracciones
Puedes desarrollar informes o resumir una gran cantidad de datos, de fácil

interpretación, utilizando diferentes tipos de gráficos en Excel como los que
veremos a continuación.
7.12.2 CREAR UNA GRAFICA EN EXCEL

Lo primero que tienes que hacer es preparar en un Excel los datos a partir de los
que luego vas a querer hacer tu gráfica. Una vez los tengas, pulsa en la
opción Insertar que tienes en la barra de herramientas para acceder a las
opciones en las que puedes elegir diferentes elementos para introducir en tu tabla.
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En la sección Insertar verás una categoría llamada Gráficos, en la que

encontrarás diferentes tipos de gráficos que puedes añadir a tu tabla. El primer
paso, por lo tanto, es pensar el tipo de gráfico que vas a querer utilizar.
Una vez te decidas por un tipo de gráfico, pulsa sobre su icono y elige el que
más te convenza de entre las varias opciones que vas a encontrar en cada tipo. Y
no te preocupes porque el tipo de gráfico lo vas a poder cambiar cuando quieras.
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Cuando pulses en un tipo de gráfico, te aparecerá un cuadro en grande dentro de

tu Excel. El cuadro en un principio estará en blanco porque aún tienes que meter
los datos. Para ello, pulsa sobre el botón Seleccionar datos que te aparecerá en
la categoría de Diseño de la barra de herramientas, la cual se te habrá abierto
automáticamente al insertar el cuadro para el gráfico.
Te aparecerá un cuadro llamado Seleccionar origen de los datos, en el que vas a

poder ir introduciendo los datos que quieres mostrar en el cuadro. Para
empezar, debes pulsar sobre Rango de datos del gráfico, concretamente sobre
la flecha hacia arriba que aparece en su derecha.
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Cuando elijas la opción Rango de gráficos del gráfico, el menú se minimizará y

volverás a tu hoja de Excel. En ella, ahora debes seleccionar los datos que
quieres utilizar en el gráfico y pulsar Enter para confirmar la selección. Al
seleccionarlos verás que quedan dentro de un rectángulo de color verde, y que en
el código de las celdas aparecerá escrito de forma automática en el
cuadro Seleccionar origen de datos que tendrás superpuesto.
Una vez seleccionados los datos, tu gráfica se generará automáticamente.

Ahora, seguirás teniendo el cuadro Seleccionar origen de datos que te permitirá
configurar la leyenda como lo que aparezca en el eje horizontal de categorías,
donde podrás pulsar Editar para seleccionar de nuevo en tu Excel las palabras que
quieras que aparezcan. También podrás cambiar la leyenda de las series o líneas
del gráfico.
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Cuando cierras el cuadro de Seleccionar origen de datos vuelves al Excel, en el

que ya tienes tu cuadro creado. Aun así, cuando pulsas sobre él, en la parte
derecha te salen otras opciones para editarlo, incluyendo una brocha con la que
puedes cambiar su estilo y el color de las diferentes líneas que aparezcan en él.
Y ya está, una vez lo tengas todo a tu gusto habrás completado tu primer gráfico
básico en Excel. El proceso que te hemos descrito es prácticamente el mismo para
los diferentes tipos de gráficos, aunque irá aumentando en complejidad en el
momento en el que decidas hacerlos partiendo de otros datos más avanzados.
https://www.xataka.com/basics/como-hacer-grafica-basica-excel
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7.13 SEGMENTACION DE DATOS

La segmentación de datos en Excel tiene como propósito filtrar las casillas de una
tabla de acuerdo con las categorías que se le indique separar. Generalmente las
tablas contienen diversas columnas que conforman una base de datos.
Cada una de las columnas representa un tipo de segmentación. Así es como el

filtrado se hace de una manera interactiva, fácil y con una interfaz muy
comprensible visualmente: los recuadros te señalan qué es lo que se está
mostrando.
Si quieres consultar datos de manera rápida, definitivamente el botón de

segmentación de datos es una de las mejores opciones para lograrlo. Esta función
permite filtrar en cuestión de segundos cualquier tipo de cifras o datos de las
casillas, aplicando todas las categorías que requieras.
Sin duda, es una herramienta invaluable, ya sea que solo necesites conocer cierta
información; que quieras filtrar los datos para segmentar tus clientes, proveedores
o colaboradores; que la tomes como respaldo para una estrategia empresarial o
para tomar mejores decisiones, entre otras acciones importantes.
7.13.1 EJEMPLO DE SEGMENTACION DE DATOS

Este es un ejemplo de segmentación de datos:
1. AGREGA LA COLUMNA DE MES
Para empezar con la segmentación de datos en Excel ingresa al archivo que

contiene tu base de datos. Si piensas manejar una columna con fecha y quieres ver
datos por día, déjala como está; pero si quieres filtrar datos mensualmente, lo más
recomendable es que añadas una columna de «Mes», ya sea con el clic derecho >
«Insertar» > «Insertar toda una columna», o bien con Ctrl + Barra espaciadora y
luego Ctrl + tecla de más (+).
Una vez creada la nueva columna, colócate en la primera casilla, introduce la

función de MES, abre paréntesis, selecciona la primera casilla de la columna de
«Fecha», cierra paréntesis y da «Enter». Luego, arrastra la fórmula hacia abajo
para que se aplique a toda la columna.
En nuestro ejemplo, la fórmula es: =MES(A2)

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Después de esto es completamente normal que aparezcan números muy diferentes

de los originales, pero no te preocupes. Ahora, para convertirlos en el número del
mes, selecciona la columna con un clic derecho; de la lista que salga elige
«Formato de celdas»; luego en el recuadro que aparece selecciona la pestaña de
«Número», después la categoría de «General» y «Aceptar».
Así te marcará solo los meses de la columna de fecha; 1 es enero, 2 es febrero, 3

es marzo, y así hasta llegar a 12, es decir, diciembre.
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2. CREA UNA TABLA
Antes de iniciar con la segmentación de datos es vital que hagas una tabla de tu
base de datos. Para ello ve a cualquier casilla de tus columnas, selecciona la
pestaña «Insertar» en la parte superior de Excel y pulsa el botón de «Tabla». Con
esto aparecerá un recuadro, donde automáticamente se seleccionarán todas las
casillas que pertenecen a tu base de datos; luego habilita la opción de «La tabla
tiene encabezados» si no lo está, y haz clic en «Aceptar».
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Verás cómo en cada encabezado de las columnas aparece un cuadrito blanco con
una flecha hacia abajo. Es muy importante no saltarse este paso, de lo contrario no
se podrá realizar la segmentación de datos
3. INSERTAR LA SEGMENTACION DE DATOS
De igual manera como creaste la tabla, selecciona una casilla de las columnas, ve
a la pestaña de «Insertar», en la parte superior de la hoja de cálculo, y busca en
«Filtros» el botón de «Segmentación de datos» con los iconos de una tabla y un
embudo al frente.
Aparecerá un recuadro con todos los encabezados de las columnas de la base de

datos. Debes marcar los que quieres que se conviertan en filtros para una mejor
consulta de datos. En este ejemplo concreto habilitamos las opciones de Mes,
Vendedor, Producto e Ingreso.
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Enseguida saldrán los cuatro recuadros sobre la tabla, los cuales puedes mover
con solo seleccionarlos. De igual modo, puedes ajustar su tamaño moviendo los
bordes de cada uno, de tal forma que se puedan visualizar en su totalidad para
hacer más fácil la filtración de datos. En el ejemplo, los posicionamos del lado
derecho de la tabla.
Listo, ya puedes empezar con la segmentación de datos en Excel con solo hacer
clic sobre la categoría de cada encabezado que quieres ver. El programa
automáticamente ocultará las otras filas que no respondan a lo seleccionado.
Cuando las categorías aparezcan en blanco significa que no están seleccionadas y

cuando aparezcan de color azul, sí lo están.
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4. SELECCIONA 2 O MAS FILTROS
Si en tu segmentación de datos es necesario que visualices dos o más categorías

de filtros al mismo tiempo, lo único que debes hacer es seleccionar el icono de lista
de «Selección múltiple»; así ya puedes hacer clic en las categorías que quieras.
En este caso seleccionamos Cámara Profesional y Cámara Telefoto por igual;

cómo podemos observar en la tabla, solo aparecen las filas que corresponden a
estas opciones.
5. QUITA O CAMBIA UN FILTRO
Cuando hayas terminado de consultar los datos de las categorías marcadas y

quieras ver otras, haz clic en «Borrar filtro», que es el icono de embudo con una
cruz que se encuentra en la parte superior derecha de los recuadros de los filtros.
Así de simple es como se limpia tu filtro para hacer una nueva selección.
6. CAMBIA EL COLOR Y COLUMNAS DE LOS FILTROS

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Si quieres personalizar cada uno de los filtros interactivos para identificarlos

fácilmente puedes hacerlo en la pestaña superior de «Opciones» o de
«Segmentación», según sea tu versión de Excel. Selecciona el recuadro del filtro
que deseas cambiar de color y elige una de las opciones de «Estilos de
segmentación de datos». En este ejemplo asignamos el color amarillo al Producto,
el azul al Vendedor, el verde a Ingreso y el rojo a Mes.
Puede suceder que haya algunos recuadros de filtros que sean demasiados largos
o simplemente deseas acomodarlos de otra forma. Para hacer esto puedes
cambiar el número de columnas en las que se ajustan.
Selecciona el filtro que quieres cambiar, ve a la pestaña superior de «Opciones» o

de «Segmentación» de la hoja de cálculo, y en la sección de «Botones» indica
cuántas columnas requieres. En este ejemplo elegimos tres columnas para el filtro
de «Ingreso»; puedes apreciar en la imagen cómo se divide.
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7. ELIMINA Y AGRUPA FILTROS
En el caso de que ya no necesites un filtro o te hayas equivocado al marcarlo en la

segmentación de datos, simplemente selecciona con el cursor y oprime la tecla de
suprimir. En este ejemplo hemos eliminado el filtro azul de la columna Vendedor.
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Si lo que quieres es mover todos los filtros a lo largo de la hoja de cálculo, basta
con que selecciones cada uno de los recuadros con ayuda de la tecla de Ctrl;
después ve a la pestaña superior de «Opciones» o de «Segmentación»; en la parte
de «Organizar», haz clic en «Agrupar» y listo. Ahora al desplazar cualquiera de los
filtros, lo harán en conjunto, así ya no tendrás que mover uno por uno.
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También es oportuno mencionar que puedes ordenar los recuadros de los filtros de
mayor a menor o al revés, sin importar si se trata de letras o números, como
generalmente se aplica con las columnas normales. Solo hay que elegir el filtro
interactivo y en la pestaña de «Inicio» seleccionar «Ordenar y filtrar», ya sea de A a
Z o de Z a A. De esta forma será aún más sencillo consultar los datos.
Ahora conoces hasta los detalles más pequeños de cómo aplicar una
segmentación de datos en Excel. Solo procura no tener casillas con errores o que
estén vacías, pues podrían entorpecer tus consultas.
https://blog.hubspot.es/marketing/segmentacion-datos-excel
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7.14 CONFIGURAR PAGINA

Antes de imprimir una hoja de cálculo, es conveniente que configuremos la página,
para modificar factores que afectan a la presentación de las páginas impresas,
como la orientación, encabezados y pies de página, tamaño del papel, etc.
Para ello, nos situaremos en la pestaña Diseño de página.
En la sección Configurar página encontraremos botones rápidos a muchas de las

opciones: para configurar márgenes, la orientación del papel, el tamaño, etc.
Pero si lo que queremos es acceder a todas las opciones de configuración,

deberemos pulsar el pequeño botón de la esquina inferior derecha. Como siempre,
se abrirá una nueva ventana.
El cuadro de diálogo Configurar página está organizado en varias pestañas: La

primera de las fichas se denomina Página y permite indicar características como la
orientación del papel, el tamaño del papel que utilizamos y otros parámetros.
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Selecciona la orientación del papel, vertical u horizontal. (En la impresora se

colocará el papel siempre de la misma forma).
En el recuadro Escala nos permitirá indicarle si deseamos que la salida a impresora

venga determinada por un factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o bien ajustando
automáticamente la hoja en un número de páginas específico (una página de
ancho por 1 de alto, así se imprimirá en una sola hoja,...).
Para modificar los márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a

imprimir, utilizar la ficha Márgenes.
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Si la hoja tiene encabezado: o pie de página:, también nos permite indicar a

cuántos centímetros del borde del papel queremos que se sitúen.
Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto horizontal como
verticalmente, Excel nos lo realizará automáticamente activando las
casillas Horizontalmente y/o Verticalmente respectivamente.
En la ficha Encabezado y pie de página podrás personalizarlos y ajustar diferentes

parámetros.
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Un encabezado es un texto impreso en la parte superior de cada una de las

páginas, y un pie de página es un texto impreso en la parte inferior de cada página.
Los pasos para crear un encabezado o un pie de página son los mismos.
7.15 AREA DE IMPRESIÓN

El área de impresión es una zona que se ha seleccionado de la hoja de cálculo y
que se muestra en el papel tras la impresión. No se imprime nada de lo que haya
fuera de los límites seleccionados.
 Las tablas nuevas presentan líneas discontinuas que señalizan la zona de

impresión.
 Por defecto, esta zona está delimitada de manera que todas las líneas y
columnas caben en una página impresa en formato DIN-A4.
 En orientación vertical, el área de impresión Excel con valores estándar

abarca las columnas A hasta G, así como las líneas 1 hasta 50.
En orientación horizontal, por el contrario, abarca las columnas A hasta K,
así como las líneas 1 hasta 33.
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Si el contenido a imprimir se encuentra dentro de estos límites, no será necesario

realizar ningún ajuste extra. Se mostrarán todos los valores en el papel.
7.15.1 ESTABLECER EL AREA DE IMPRESIÓN EN EXCEL

En caso de que no se necesite imprimir la hoja de cálculo completa, sino una parte,
entonces se puede definir el área de impresión.
El método más rápido y sencillo para ajustar el área de impresión de Excel es usar
el ratón para marcar la zona deseada. Se genera un cuadro alrededor de esta
zona y las celdas marcadas se resaltan con color. A continuación, abre el menú de
impresión (“Archivo” → “Imprimir”) y haz clic en “Imprimir selección”.
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En la opción “Disposición de página” están disponibles otros métodos. Aquí, el

área de impresión se puede fijar usando la opción con el mismo nombre. A
continuación, clica sobre “Establecer área de impresión”, de modo que los campos
de tabla marcados serán los que se vayan a imprimir. En la configuración de
impresión se muestra una vista previa de la zona que se va a imprimir conforme a
los datos introducidos.
El área de impresión en Excel se puede visualizar y adaptar usando un tercer

método: la vista previa de salto de página. El botón para cambiar a esta vista
está situado a la derecha del borde inferior de la ventana. Excel marca aquí
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automáticamente la zona de la tabla que tiene datos. La zona de impresión también

se puede modificar manualmente desplazando el marco.
7.15.2 BORRAR EL AREA DE IMPRESIÓN

Una vez finalizados los trabajos con el área de impresión, esta se puede borrar.
Para ello, justo debajo del botón “Establecer área de impresión” está disponible el
correspondiente botón “Borrar área de impresión”. Gracias a nuestras
instrucciones, se podrán establecer e imprimir con gran facilidad nuevas áreas de
impresión cuando sea necesario.
https://www.ionos.mx/digitalguide/online-marketing/vender-en-internet/establecer-
area-de-impresion-en-excel/
7.16 OPCIONES DE HOJA

Es la cuarta opción de diseño de página que nos da las herramientas para ajustar
la hoja antes de la impresión. Línea de la cuadricula o más conocidas como celdas,
son los espacios o campos que conforman las tablas en esta herramienta se puede
ajustar las dimensiones de estas. Encabezados son los títulos que llevan cada
columna de la tabla, en esta herramienta se puede modificar el cuerpo del texto de
la misma.
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7.17 FORMULAS
Las fórmulas son las ecuaciones que realizan cálculos de los valores en la hoja.
Todas las fórmulas comienzan con un signo igual (=). Puede crear una fórmula
sencilla usando constante cálculo y operador. Por ejemplo, la fórmula =5+2*3,
multiplica dos números y después, agrega un número al resultado.
Algunos ejemplos son:
BUSCARV: Use BUSCARV cuando necesite encontrar elementos en una tabla o

un rango por fila. Por ejemplo, puede buscar el precio de una pieza de automóvil
por el número de pieza o buscar el nombre de un empleado en función de su Id. de
empleado.
En su forma más simple, la función BUSCARV indica lo siguiente:
=BUSCARV(Lo que desea buscar; dónde quiere buscarlo; el número de columna

en el rango que contiene el valor a devolver; devuelve una Coincidencia exacta o
Coincidencia aproximada, indicada como 1/VERDADERO o 0/FALSO).
https://www.microsoft.com/es-es/videoplayer/embed/RE2jIrk?pid=ocpVideo1-
innerdiv-oneplayer&maskLevel=20&market=es-es
Partes de la información que necesita para crear la sintaxis de BUSCARV:
1. El valor que desea buscar, también conocido como el valor de búsqueda.
2. El rango donde se encuentra el valor de búsqueda. Recuerde que el valor de

búsqueda debe estar siempre en la primera columna del rango para que
BUSCARV funcione correctamente. Por ejemplo, si el valor de la búsqueda
está en la celda C2, su rango debería empezar con C.
3. El número de columna del rango que contiene el valor devuelto. Por ejemplo,
si especifica B2:D11 como el rango, B se debe contar como la primera
columna, C como la segunda y así sucesivamente.
4. Opcionalmente, puede especificar VERDADERO si desea una coincidencia

aproximada o FALSO si desea una coincidencia exacta del valor devuelto. Si
no especifica nada, el valor predeterminado siempre será VERDADERO o la
coincidencia aproximada.
Ahora coloque todas las respuestas anteriores de la siguiente forma:

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=BUSCARV(valor de búsqueda; rango que contiene el valor de búsqueda; el

número de columna del rango que contiene el valor devuelto; Coincidencia
aproximada (TRUE) o Coincidencia exacta (FALSE)).
SI.ERROR: Puede usar la función SI.ERROR para capturar y controlar errores en

una formula. SI.ERROR devuelve un valor especificado si una formula se evalua
como un error; de lo contrario; devuelve el resultado de la formula.
La sintaxis de la función SI.ERROR es:
SI.ERROR(valor, valor_si_error)
Donde valor y valor_si_error son valores introducidos a mano o incluidos en la

celda a la que usted hace referencia.
https://www.youtube.com/watch?v=0svp-YggFlM
SI: La función SI es una de las funciones más populares de Excel y le permite

realizar comparaciones lógicas entre un valor y un resultado que espera.
Por esto, una instrucción SI puede tener dos resultados. El primer resultado es si la
comparación es Verdadera y el segundo si la comparación es Falsa.
Por ejemplo, =SI(C2="Sí";1;2) dice: SI(C2 = Sí; entonces devolver un 1; en caso

contrario devolver un 2)
https://www.microsoft.com/es-es/videoplayer/embed/RE2jE9A?pid=ocpVideo1-
SUMAR.SI: La función SUMAR.SI e usa para sumar los valores intervalo de un

rango que cumplan los criterios que haya especificado. Por ejemplo, supongamos
que, en una columna que contiene números, solo quiere sumar los valores mayores
que 5. Puede usar la siguiente fórmula: =SUMAR.SI(B2:B25;">5")
https://www.microsoft.com/es-es/videoplayer/embed/RWfg0g?pid=ocpVideo1-
SUMAR.SI(rango; criterio; [rango_suma])
La sintaxis de la función SUMAR.SI tiene los argumentos siguientes:
 intervalo Obligatorio. El rango de celdas que se desea evaluar según los

criterios. Las celdas de cada rango deben ser números, nombres, matrices o
referencias que contengan números. Los valores en blanco y de texto se
ignoran. El rango seleccionado puede contener fechas en formato estándar
de Excel (a continuación se incluyen ejemplos).
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 criterios Obligatorio. Es el criterio en forma de número, expresión,

referencia de celda, texto o función que determina las celdas que va a
sumar. Se pueden incluir caracteres comodín: un signo de interrogación (?)
para que coincida con cualquier carácter individual, un asterisco (*) para que
coincida con cualquier secuencia de caracteres. Si desea buscar un signo de
interrogación o un asterisco real, escriba una tilde (~) antes del carácter.
Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, ">32", B5, "3?",
"manzanas*", “*~” u HOY().
Importante: Cualquier criterio de texto o cualquier criterio que incluya los símbolos

lógicos o matemáticos debe estar entre comillas dobles ("). Si el criterio es
numérico, las comillas dobles no son necesarias.
 Rango_suma Opcional. Son las celdas reales que se sumarán, si es que

desea sumar celdas a las ya especificadas en el argumento rango. Si omite
el argumento rango_suma, Excel suma las celdas especificadas en el
argumento rango (las mismas celdas a las que se aplica el criterio).
Sum_range debe tener el mismo tamaño y forma que intervalo. Si no es así, el

rendimiento puede verse afectado y la fórmula sumará un rango de celdas que
comienza con la primera celda de sum_range pero tiene las mismas dimensiones
que rango. Por ejemplo:
SUMAR.SI.CONJUNTO: La función SUMAR.SI.CONJUNTO, una de las funciones

matemáticas y trigonométricas, agrega todos los argumentos que cumplen varios
criterios. Por ejemplo, puede usar SUMAR.SI.CONJUNTO para sumar el número
de minoristas en el país que (1) tienen un único código postal y (2) cuyos beneficios
superan un determinado valor en dólares.
https://www.microsoft.com/es-es/videoplayer/embed/RE2jvLU?pid=ocpVideo1-
Sintaxis
SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma; rango_criterios1; criterios1;

[rango_criterios2; criterios2];...)
 SUMAR.SI.CONJUNTO(A2:A9;B2:B9;"=A*";C2:C9;"Juan")
 SUMAR.SI.CONJUNTO(A2:A9;B2:B9;"<>Plátanos";C2:C9;"Juan")
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Nombre del argumento Descripción
Rango_suma (obligatorio) El rango de celdas que se suman.
rango_criterios1 (obligatorio) El rango que se prueba con criterios1.
Rango_criterios1 y criterios1 establecen un par de búsqued

se usa para buscar un rango con criterios específicos. Una ve
se encuentran los elementos del rango, se agregan los valore
correspondientes de rango_suma.
Criterios1 (obligatorio) Los criterios que determinan las celdas de rango_criterios1

agregarán. Por ejemplo, los criterios se pueden introducir
como 32, ">32", B4, "manzanas" o "32".
Rango_criterios2, criterios2, Rangos adicionales y sus criterios asociados. Puede introduc

… (opcional) hasta 127 pares de rango/criterios.
CONTAR.SI: Use CONTAR.SI, una de las funciones estadísticas, para contar el

número de celdas que cumplen un criterio; por ejemplo, para contar el número de
veces que una ciudad determinada aparece en una lista de clientes.
En su forma más sencilla, CONTAR.SI indica lo siguiente:
=CONTAR.SI(¿Dónde quiere realizar la búsqueda y qué quiere buscar?)
https://www.microsoft.com/es-es/videoplayer/embed/RE4HxbH?pid=ocpVideo1-
CONTAR.SI(rango;criterios)
Nombre del Descripción

argumento
Rango (obligatorio) El grupo de celdas que desea contar. Rango puede

contener números, matrices, un rango con nombre o
referencias que contengan números. Los valores en
blanco y de texto se ignoran.
Obtenga información sobre cómo seleccionar rangos

en una hoja.
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Nombre del Descripción

argumento
Criterios (obligatorio) Número, expresión, referencia de celda o cadena de

texto que determina las celdas que se van a contar.
Por ejemplo, puede usar un número como 32, una

comparación como ">32", una celda como B4 o una
palabra como "manzanas".
CONTAR.SI usa solo un criterio.

Use CONTAR.SI.CONJUNTO si desea usar varios
criterios.
CONCATENAR: La función CONCATENAR en Excel nos permite unir dos o más

cadenas de texto en una misma celda lo cual es muy útil cuando nos encontramos
manipulando bases de datos y necesitamos hacer una concatenación.
La función CONCATENAR tiene una sintaxis muy sencilla donde cada argumento

será un texto que se irá uniendo al resultado final. El máximo de argumentos que
podemos especificar en la función es de 255 y el único obligatorio es el primer
argumento.
 Texto1 (obligatorio): El primer texto que se unirá a la cadena de texto final.

xxxx 00 08/09/2022 68 de 69
 Texto2 (opcional): El segundo texto a unir al resultado final. Todos los

argumentos son opcionales a partir del segundo argumento.
7.16 Herramientas de datos
Es la cuarta pestaña de Datos, es una opción útil para analizar, consolidar, validar y
quitar elementos contenidos en las tablas y considerando como información.
Texto en columnas: Divide el contenido de una celda de Excel en varias columnas.
Quitar duplicados: Elimina filas que ya estén en una hoja.
Validación de datos: Evita la entrada de datos u información no valida a las celdas.
Consolidar: Combina valores de varios rangos en un nuevo rango.
Análisis: Prueba varios valores para las fórmulas de las hojas.
7.18 VISTA DE VENTANA

En Excel puedes abrir más ventanas para un mismo libro, solo tienes que ir a la
cinta de opciones de Vista en la sección de Ventana, estará la opción de crear una
nueva ventana, también organizar todo para acomodar esas ventanas en la
pantalla y puedes cambiar entre ventanas con Cambiar ventanas.
Otras opciones son Dividir para dividir la ventana en varios paneles que se
desplazan por separado y que puedes ajustar su tamaño. Igual con la opción
Ocultar se pueden ocultar ventanas.
Dentro de las mismas opciones se encuentra Inmovilizar que sirve para congelar
una parte de la hoja para mantenerla visible mientras se desplaza por el resto de la
hoja.
xxxx 00 08/09/2022 69 de 69
Esto es útil para la desprotección de datos en otras partes de la hoja de cálculo sin
perder los encabezados o las etiquetas.
Inmovilizar la primera columna
 Seleccione Vista > Inmovilizar paneles > Inmovilizar primera columna.
La tenue línea que aparece entre las columnas A y B indica que la primera
columna está inmovilizada.
Inmovilizar las dos primeras columnas
1. Seleccione la tercera columna.
2. Seleccione Vista > Inmovilizar paneles > Inmovilizar paneles.
Inmovilizar columnas y filas
1. Seleccione la celda que se encuentra debajo de las filas y a la derecha de

las columnas que desee mantener visibles mientras se desplaza.
2. Seleccione Vista > Inmovilizar paneles > Inmovilizar paneles.

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MANUAL DE EXCEL CONCEPTOS Y FUNCIONES

CÓDIGO REVISIÓN EMISIÓN PÁGINA

DOCUMENTO: MANUAL DE INTRODUCCION

Revisión Descripción Fecha

Elaboró Revisó Aprobó

7.6.5 FORMATO CONDICIONAL........................................................................................22

Servir como un instrumento de apoyo que defina y establezca una introducción a

Gerente de Ingeniería y Coordinador de Proyecto: Asignar el tiempo de

Usuario: Usar este manual durante el tiempo de capacitación de nuevo personal y

7.1 ¿QUE ES EXCEL?

7.2 ¿QUÉ ES UNA HOJA DE CÁLCULO?

7.3 ¿PARA QUE SIRVE EXCEL?

Excel se distingue de los demás programas ofimáticos porque nos permite

7.4 ¿POR QUÉ APRENDER EXCEL?

Las capacidades de Excel y sus múltiples funcionalidades la hacen una

puedes comprobarlo por ti mismo, buscando en las bolsas o agencias de solicitud

7.5 ELEMENTOS DE EXCEL

7.5.2 CINTA DE OPCIONES

7.5.3 CUADRO ¿QUÉ DESEA HACER?

7.5.4 CUENTA DE MICROSOFT

7.5.5 CUADRO DE NOMBRES

7.5.6 BARRA DE FORMULAS

7.5.10 HOJAS DE CÁLCULO

7.5.11 TIPO DE VISTA

7.6 FORMATO DE CELDA: FORMATO DE NUMEROS

Cuando ingresamos valores numéricos en nuestra hoja de Excel, dichos valores no

7.6.1 FORMATO DE NÚMEROS AUTOMÁTICO

Ya que la celda D2 no contiene formato alguno se muestra el valor de la celda D1

7.6.2 FORMATO DE NUMEROS EN LA CINTA DE OPCIONES

1. Podemos elegir rápidamente un formato de la lista de formatos más

2. El menú desplegable del botón Formatos de contabilidad nos permite

3. El botón Estilo porcentual aplicará un estilo de porcentaje al valor de la

4. El comando Estilo millares agregará el separador de miles al valor

5. Podemos Aumentar decimales mostrados dentro de la celda siempre y

6. También podemos mostrar menos decimales utilizando el botón Disminuir

7. Si queremos tener más opciones de formato podemos pulsar el indicador de

7.6.3 EL CUADRO DE DIALOGO FORMATO DE CELDAS

También podemos abrir este cuadro de diálogo si seleccionamos la opción Más

A través de este cuadro de diálogo tendremos un mayor control sobre el formato

1. General: El formato General es el formato predeterminado de todas las

excepto cuando el valor es muy grande para caber en la celda y lo convierte

2. Número: Este formato nos permite especificar la cantidad de posiciones

3. Moneda: El formato de Moneda nos permite elegir el símbolo a utilizar así

4. Contabilidad: El formato de Contabilidad es diferente del de Moneda en que

7. Porcentaje: Nos permite desplegar el símbolo de porcentaje e indicar la

8. Fracción: Para las fracciones mostradas en la hoja de cálculo podemos

9. Científica: Para números expresados en notación científica podemos

11. Especial: Esta opción contiene formatos especiales y dependen de la

12. Personalizada: La opción de formato personalizado nos da la posibilidad de

Es interesante observar que dentro de la lista de formatos se encuentran la Fecha y

aunque en realidad los vemos desplegados como fechas y horas. Ya hemos

Recuerda que al aplicar un formato a un número en Excel no modificamos

7.6.4 FORMATO PERSONALIZADO DE CELDAS EN EXCEL

Para asignar un formato personalizado a una celda en Excel solamente debes

El formato personalizado de la celda se debe especificar dentro del cuadro de texto

En términos de formato personalizado de celdas en Excel, cada celda puede tener

Cada uno de los recuadros de la imagen representa un código, de manera que

7.6.5 CODIGOS DE FORMATO PERSONALIZADO

El código # nos ayuda a representar la posición de un número y hemos indicado