Contenido Exposicion Cuarta Unidad
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Cátedra Administración
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1. El hombre adecuado para el puesto adecuado. Las personas deben poseer las
características que la empresa establezca para desempeñar un puesto. Los recursos
humanos deben adaptarse a las características de la organización y no ésta a los
recursos humanos. Puede ocurrir que en los altos niveles administrativos y directivos si
exista cierta adaptación de la función a la persona, pero en términos generales
tratándose de los niveles medios e inferiores, es lógico que la persona se adapte a la
función.
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1- ANÁLISIS DE PUESTOS
El análisis de puestos consiste en la obtención, evaluación y organización de
información sobre los puestos de una organización. Se debe aclarar que esta función
tiene como meta el análisis de cada puesto de trabajo y no de las personas que lo
desempeñan. Las principales actividades vinculadas con esta información son:
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2-OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN
Antes de estudiar cada puesto los analistas deben conocer la organización, sus
objetivos, sus características, sus insumos (personal, materiales y procedimientos) y los
productos o servicios que brindan a la comunidad. Estudian también informes que la
misma empresa genera o de otras entidades del mismo rubro e informes oficiales.
Provistos de un panorama general sobre la organización y su desempeño los analistas:
Conceptos clave:
-Análisis de puestos: es el proceso sistemático de obtener e interpretar la información
relativa a las obligaciones, tareas y responsabilidades de un puesto.
-Descripción de puestos: Es una explicación escrita de los deberes, las condiciones de
trabajo y otros aspectos relevantes de un puesto específico. Es importante, para
preservar la comparabilidad, que se siga la misma estructura general para todos los
puestos aunque sean de diferentes niveles.
-Especificación del puesto: Es el resumen de los conocimientos, habilidades y
formación necesarias para cubrir un puesto.
-Niveles de desempeño: Su propósito es ofrecer a los empleados pautas objetivas que
deben intentar alcanzar y permitir a los supervisores un instrumento imparcial de
medición de resultados. Cuando se advierten niveles bajos se toman medidas
correctivas que sirven al empleado como retroalimentación. En algunos casos no es la
conducta del empleado la que debe corregirse sino la estructura misma del puesto.
4-DESARROLLO DE UN CUESTIONARIO
Tienen como objetivo la identificación de labores, responsabilidades, conocimientos,
habilidades y niveles de desempeño necesarios en un puesto específico.
En el cuestionario, primero se procede a identificar el puesto que se describirá más
adelante, así como la fecha en que se elaboró. Muchos formatos especifican el
propósito del puesto y la manera en que se lleva a cabo.
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5-OBTENCIÓN DE DATOS
Dada la gran gama de ocupaciones que existen, no es posible aplicar siempre la misma
técnica para la recolección de datos. El analista deberá aplicar la combinación más
adecuada de ellas, manteniendo la máxima flexibilidad.
Una de las técnicas más usadas es la entrevista que le realiza el analista a la persona
que puede proporcionarle información del puesto (nivel operativo o supervisores). Se
puede basar en el cuestionario general.
Otra es recabar información de un grupo de expertos lo que da un alto grado de
confiabilidad.
Otra alternativa es la verificación del registro de las actividades diarias del empleado,
según lo consigna él mismo en su cuaderno o ficha de actividades diarias.
La observación directa es otro método pero susceptible de conducir a errores, ya que
se pueden perder detalles de las actividades.
En conclusión el analista debe desarrollar su creatividad para poder lograr la mezcla
optima para los procedimientos de descripciones de puestos.
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6-APLICACIÓN DE LA INFORMACIÓN
La información sobre los distintos puestos de una compañía puede utilizarse para la
descripción de puestos, especificaciones de una vacante y también para establecer los
niveles de desempeño necesarios para una función determinada.
7-DISEÑO DE PUESTOS
Los puestos constituyen el vínculo entre los individuos y la organización, para ello los
especialistas en personal deben no solo obtener y mantener una fuerza de trabajo
idónea sino también poseer una comprensión profunda de los diseños de puestos. El
diseño del puesto requiere elementos organizativos relacionados con la eficiencia,
ambientales (habilidades, disponibilidad de los empleados y entorno social) y
conductuales (autonomía y responsabilidad, variedad, identificación y significado de la
tarea y retroalimentación), considerados por el diseñador para crear ocupaciones que
sean productivas y satisfactorias.
Cuando hay serias deficiencias en el diseño, se presentan fenómenos como rotación
del personal, ausentismo, quejas, protestas, etc. Debe destacarse que las funciones del
diseño de puestos repercuten en toda la organización.
El Proceso de Selección
3-Se realiza una entrevista preliminar para escoger a los candidatos más prometedores.
5-El gerente, el superior de éste y otras personas hacen una serie de entrevistas
formales.
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8-Con base en los resultados de pasos anteriores, se hace una oferta de trabajo o se le
informa al candidato que no ha sido seleccionado para el puesto.
INDUCCIÓN
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Es de hacer notar que la inducción por lo general es una actividad dirigida al nuevo
personal que ingresa a la organización. No obstante los nuevos trabajadores no son los
únicos destinatarios de éstos programas, también debe dársele a todo el personal que
se encuentre en una situación total o parcialmente desconocida para ellos, como por
ejemplo el personal que ha sido transferido a diferentes posiciones dentro de la
organización y para quienes ascienden a otros puestos. La responsabilidad de llevar a
cabo el proceso de inducción y orientación puede corresponder tanto al supervisor
como al jefe de personal.
Misión y Visión
Historia
Actividad que desarrolla y posición que ocupa en el mercado
Filosofía – Objetivos
Organigrama General
Disciplina Interior:
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Comunicaciones/ personal:
Fuerza laboral (obreros – empleados).
Cuadros directivos.
Representantes del personal.
Subordinados.
Compañeros.
Servicios y ventajas sociales (beneficios socio-económicos) que brinda.
SOCIALIZACIÓN
Otro aspecto tal vez más importante de la inducción es la socialización de los nuevos
empleados.
Toda esta incertidumbre puede causarles gran ansiedad, especialmente a los que se
inician en la administración. Como la experiencia inicial en una empresa puede ser muy
importante para la conducta ejecutiva futura, el primer contacto de ellos deberá ser
con los mejores superiores en la empresa, gente que puede servir como modelos para
la conducta futura.
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La función de “dirección”, se define como el proceso de influir sobre las personas para
lograr que contribuyan a las metas de la organización y del grupo.
Singularidad de las personas: Estas desempeñan diferentes roles, pero no son iguales
entre sí. No existe la persona promedio. Es muy importante para los que dirigen,
comprender que las personas como individuos son únicos, por lo tanto no se deben
aplicar el mismo trato a todas por igual, existen diferentes motivaciones, necesidades,
ambiciones, niveles de conocimiento y aptitudes, responsabilidades diferentes y
potencial distinto.
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Consideraciones de las personas como un todo: El ser humano es una persona total,
en él influyen situaciones de carácter interno y externo. Es el hombre y sus
circunstancias. Los que dirigen no deben olvidar que las personas que trabajan no son
un número, son seres que arrastran una historia de alegría y tristeza; de triunfos y
derrotas; de aciertos y errores.
¿QUÉ ES EL LIDERAZGO?
Para los estudiosos del liderazgo, el tema es más complejo que el de definir algunos
rasgos o comportamientos, la incapacidad de obtener buenos resultados, generó la
búsqueda de nuevos enfoque que permitieron llegar a conclusiones fidedignas.
Los enfoque actuales están centrados en las influencias de las situaciones, nace así la
teoría del liderazgo situacional, que no ha terminado de convencer totalmente.
Una cosa es decir que la eficiencia del liderazgo depende de cada situación y otra muy
diferente es tener la capacidad de definir esas condiciones situacionales o
contingentes.
Ante de entrar de lleno en el estado actual de las cosas, cuales son los conocimientos
recientes y variables de contingencia que intervienen en el liderazgo, vamos a
distinguir entre los gerentes y los lideres.
Esto nos lleva a una pregunta: ¿Se puede sin ser líder llegar a serlo? Este es un tema
bastante controvertido, hay habilidades innatas en los líderes que son muy difíciles de
distinguir y por lo tanto adquirir a través de capacitación y entrenamiento. Pero con
voluntad, todo es posible, por lo tanto no hay que desanimarse, con conocimientos,
experiencia y sabiduría, podemos influir en un grupo de personas para que realicen
determinadas tareas, siempre que las mismas beneficien al grupo en su totalidad.
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Existen dos modelos clásicos de liderazgo de los cuales se deriva la gran mayoría de los
que ahora conocemos. Se trata del liderazgo autocrático y el liderazgo democrático,
que son, en cierta forma, las dos caras de una moneda.
Antes de entrar a valorar cuál de los dos estilos es mejor en determinadas situaciones,
repasemos las principales características de cada modelo:
a. Liderazgo democrático:
b. Liderazgo autocrático:
-El líder toma las decisiones sin la participación de las personas a su cargo.
-Interés y preocupación de quien dirige por las relaciones humanas, por satisfacer
motivos de los componentes del grupo, que no están relacionados necesariamente
con los objetivos de la organización, obteniendo con ello una buena atmósfera en el
grupo y una considerable cohesión.
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Estilo 1.1. Representa la mínima preocupación, tanto por los resultados como por las
personas. No se puede llamar propiamente dirección. El directivo no ejerce apenas
influencia en la configuración de la actividad laboral/profesional de su grupo de
trabajo, ni en las relaciones humanas, esto es, en la satisfacción de las otras
necesidades implicadas. Tampoco procura la cohesión del grupo. Sigue la línea de la
menor resistencia. No se interesa ni por la eficacia ni por las personas. Si surgen
dificultades, desaparece. Está presente…y ausente a la vez.
Estilo 1.9. Caracterizado por una preocupación débil hacia los resultados y máxima
hacia las relaciones humanas. El interés se centra más en satisfacer los motivos
personales de los miembros del equipo y su satisfacción mediante la actividad laboral.
El grupo y su armonía se convierten en objetivos prioritarios en sí mismos. En este
estilo de la Rejilla de Dirección de Blake y Mouton, la atmósfera de trabajo es amistosa
y distendida. Cuando surgen dificultades se recurre a la buena voluntad de todos y al
espíritu de comprensión. Los conflictos se evitan o, en su caso, se superan
amistosamente. En la práctica, al directivo no le gusta mandar. Se relacionaría con las
necesidades de afiliación, de la Teoría de las Necesidades de McClelland.
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Estilo 9.1. Supone una orientación de máxima intensidad hacia los resultados y mínima
a las personas. Se acentúan fuertemnete los intereses hacia la producción. El jefe
asume su función directiva apoyándose en su rango jerárquico. El personal a su cargo
recibe instrucciones sobre la tarea a realizar, siendo la obediencia su característica
principal. Este estilo supone un tipo de dirección autoritario. De este modo, el principio
a seguir por el directivo es rendimiento. Pero no le interesan en absoluto las relaciones
interpersonales, ya que pueden perturbar la buena marcha del trabajo. Las personas
sólo son medios para conseguir un fin. Las relaciones humanas se basan en la
autoridad y la obediencia. Se relacionaría con una actitud hacia las personas en el
trabajo propia de la Teoría X.
Estilo 9.9. Máxima preocupación tanto por los resultados como por las relaciones
humanas. Esta dirección, en la que se consideran tanto los intereses por la producción
como los intereses por los motivos de las personas, comporta un grado considerable
de compatibilidad entre los objetivos del personal y de la organización. Es el tipo ideal
en la Rejilla de Dirección. Se caracteriza por capacidad de empeño y entusiasmo unida
a un acentuado interés por las personas. El directivo no elude los conflictos, más bien
los afronta involucrando en la solución a las personas interesadas.
Estilo 5.5. Caracterizado por intentar equilibrar ambos intereses, por las personas y
por los resultados, lo que representa una preocupación moderada por los mismos. No
se apuesta definitivamente por ninguno de esos intereses, estando este planteamiento
guiado por la necesidad de seguridad, al no comprometerse ni asumir riesgos. Es un
estilo conservador, tendente a aplicar soluciones de compromiso. El directivo no se
decide ni por el castigo ni por el reconocimiento a sus subordinados. Puede definirse
como quien prefiere que las cosas sigan como estaban por poco que funcionen.
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Dicha teoría define 4 estilos diferentes de liderazgo del gerente dependiendo del nivel
de madurez del subordinado:
Es el que determina las metas y tareas asequibles y realistas ya que los miembros del
grupo tienen un elevado nivel de motivación pero su nivel de competencia es bajo y no
tienen suficientes conocimientos y experiencia. En este sentido el líder tiene que
planear cómo se pueden adquirir habilidades necesarias para la realización de las
tareas.
Los miembros del grupo tienen niveles bajos de competencia y su motivación varía
como consecuencia de las dificultades, por todo ello es fundamental el apoyo del líder.
Incrementa su ayuda a los miembros del equipo para que desarrollen los
conocimientos y habilidades relacionadas con sus funciones, redefine las metas, se
mantiene receptivo para reconocer las dificultades y anima a establecer relaciones de
participación y cohesión.
Concede mayor importancia a los esfuerzos y rendimiento de los miembros del grupo,
produce un ascenso en sus niveles de competencia. El líder va cediendo el control
sobre las decisiones y fomenta la participación y la responsabilidad entre los miembros.
Éstos han conseguido una mayor adaptación a las situaciones y una adecuada
integración.
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La pirámide de Maslow forma parte de una teoría psicológica que inquiere acerca de la
motivación y las necesidades del ser humano: aquello que nos lleva a actuar tal y como
lo hacemos. Según Abraham Maslow, un psicólogo humanista, nuestras acciones
nacen de la motivación dirigida hacia el objetivo de cubrir ciertas necesidades, las
cuales pueden ser ordenadas según la importancia que tienen para nuestro bienestar.
Es decir, que Maslow proponía una teoría según la cual existe una jerarquía de las
necesidades humanas, y defendió que conforme se satisfacen las necesidades más
básicas, los seres humanos desarrollamos necesidades y deseos más elevados. A partir
de esta jerarquización se establece lo que se conoce como Pirámide de Maslow.
Los logros en el conocimiento acerca de qué son los motivos y cómo pueden ser
medidos han llevado a un progreso sustancial en la comprensión de tres importantes
sistemas motivacionales que gobiernan el comportamiento humano.
El poder como motivación: necesidad de poder. Necesidad de hacer que las personas
se comporten de una manera que no lo harían en otras condiciones.
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Siempre que los empleados perciben una falta de equidad, empiezan a actuar con el
propósito de corregir la situación. El resultado de esto puede ser una disminución o un
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La teoría de las expectativas, desarrollada por Víctor Vroom, establece que los
individuos tienden a actuar de determinada manera, basándose en la expectativa de
que sus actos producirán un resultado específico, y de acuerdo con el grado en que
dicho resultado sea atractivo para cada individuo.
Esta teoría establece que la causa del comportamiento es externa. Los factores que
controlan el comportamiento son los reforzadores: es decir, las consecuencias que se
presentan inmediatamente después de una respuesta determinada y acrecienta las
probabilidades de que dicho comportamiento se repita. Por lo tanto, los teóricos del
reforzamiento afirman que el comportamiento es una función de sus propias
consecuencias.
La teoría del reforzamiento se puede explicar en estos términos: es más probable que
las personas desarrollen el comportamiento deseado si se les recompensa por hacerlo;
las recompensas son más eficaces si se presentan inmediatamente después de obtener
la respuesta deseada del individuo; en cambio el comportamiento que no es
recompensado, o que se penaliza, tiene menos probabilidades de repetirse.
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Hay que tener en cuenta que cuando hablamos de recompensas, no solo nos estamos
refiriendo al dinero, hay otros medios de recompensar que son tan valorados y a veces
más que el dinero, por el empleado.
Ej: El recepcionista del front desk, solo realiza el check in, pero no ofrece tours para la
estadía.
Ej: El recepcionista del front desk, realiza check in, venta de tours y seguimiento de
reclamos de huéspedes.
Ej: El conserje tiene autonomía sobre toda las áreas de recepción, tanto de él como de
su equipo.
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ORDENES:
Características:
- Deben ser claras, concisas (concreta) , positiva (qué sí hacer ) y completa (qué,
cuándo, cómo y dónde).
INSTRUCCIONES:
Son especificaciones concretas que aclaran el modo de cumplir una orden, orientando
sobre el modo de realizar una acción. Tienen por objetivo asegurar la continuidad y
uniformidad en la ejecución de un trabajo, explicando “al detalle” cómo cumplir una
orden.
4.9 COMUNICACIÓN
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La comunicación interna, son todas las actividades realizadas por la organización, para
crear y mantener las relaciones entre sus miembros, a través del buen uso de los
diferentes medios de comunicación existentes en la organización.
La comunicación externa, son todas las actividades realizadas por la organización, cuyo
propósito es mantener relaciones con el exterior, en la actualidad a este tipo de
comunicación se le conoce como relaciones públicas.
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Comunicación descendente
Este tipo de comunicación se presenta en los niveles jerárquicos altos y con dirección
específica hacia los niveles de jerarquía inferior, generalmente esta comunicación se
presenta en las organizaciones cuya autoridad es centralizada y sumamente autoritaria.
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Comunicación ascendente
-Reunión periódica
-Entrevista personalizada
-Círculo de Calidad
-Vía telefónica
-A través de encuestas
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