CÓDIGO: P-A-01

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1. OBJETIVO
Establecer e indicar los principios y procedimientos adoptados por Oil Business Services S.A.S (en adelante “OBS S.A.S”
o “la Compañía”) para ejecutar el proceso de debida diligencia a terceros, permitiendo de esta manera identificar y mitigar
los riesgos asociados a LAFT y soborno o corrupción derivados de las relaciones de negocios con los mismos.

2. ALCANCE
Su aplicación será obligatoria para todos los terceros (socios, trabajadores, clientes, proveedores, contratistas y/o
subcontratistas) con quienes OBS S.A.S pretenda establecer relaciones comerciales.

3. RESPONSABLES
Es responsabilidad de cada una de las áreas que llevan a cabo procedimientos relacionados con la vinculación y/o
contratación, aplicar los procedimientos de debida diligencia para el tercero según corresponda.

4. DEFICIONES
 Contraparte: hace referencia a cualquier persona natural o jurídica con la cual OBS S.A.S tiene vínculos
comerciales, de negocios, contractuales o jurídicos de cualquier orden. Se consideran como contrapartes a los
socios, miembros de Junta Directiva (si aplica), trabajadores, clientes, proveedores de bienes o servicios,
contratistas y subcontratistas.

 Contratista: Hace referencia a cualquier tercero que preste servicios a OBS S.A.S o que tenga con la Compañía
alguna relación jurídica contractual de cualquier naturaleza.

 Corrupción: incluye cualquier actividad deshonesta en la cual un colaborador, accionistas, contratista o

proveedor actúa en forma contraria a los intereses de OBS S.A.S y abusa de su posición de confianza para
obtener un beneficio personal o una ventaja para sí mismo o para un tercero.

 Debida diligencia: se identifica como el conjunto de procesos necesarios para adoptar decisiones suficientes e
informadas, basadas en la revisión periódica que debe hacerse sobre los aspectos legales, contables y financieros
relacionados con un negocio o transacción internacional. Asimismo, se puede concebir como el actuar con el
cuidado que sea necesario para reducir la posibilidad de llegar a ser considerado culpable por negligencia y de
incurrir en las respectivas responsabilidades administrativas, civiles o penales.

 Debida diligencia ampliada o avanzada: Equivale al conjunto de procesos necesarios para poder adoptar
decisiones informadas, con un nivel mayor de cuidado e investigación respecto a la Debida Diligencia.
 Factores de riesgo: corresponden a los agentes generadores del riesgo de LA/FT, donde se deben tener en
cuenta:
o Cliente: es la persona natural jurídica o natural con quien la Compañía establece relaciones, para el
suministro de sus servicios.
o Jurisdicción: corresponde al lugar o ubicación geográfica en donde se prestan los servicios de OBS
S.A.S, ya sean locales o internacionales.
o Producto: son las operaciones de servicios legalmente autorizadas que puede adelantar la Compañía,
mediante la celebración de un contrato en desarrollo de su objeto social.
o Canal: Hace referencia a los métodos de pago con los cuales se van a efectuar los pagos a OBS S.A.S
o por parte de OBS S.A.S
 Financiación del terrorismo: incluye cualquier apoyo, conspiración o asistencia, en forma directa o indirecta
para obtener fondos que serán usados en actos terroristas, en especial las conductas descritas en el artículo 345

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del Código Penal. No obstante, la Unidad de Información y Análisis Financiero de Colombia (UIAF) define el
proceso de financiación del terrorismo como el apoyo financiero, de cualquier forma, al terrorismo o a aquellos
que lo fomentan, planifican o están implicados en el mismo.
 Lavado de Activos: hace referencia al delito descrito en el artículo 323 del Código Penal colombiano (o a la
norma que lo sustituya o modifique). No obstante, la Unidad de Información y Análisis Financiero de Colombia
(UIAF) define el lavado de activos como “el proceso mediante el cual las organizaciones criminales buscan dar
apariencia de legalidad a los recursos generados de sus actividades ilícitas”.
 Soborno: Es el acto de dar, ofrecer, prometer, solicitar o recibir cualquier dádiva o casa de valor a cambio de un
beneficio o cualquier otra contraprestación, o a cambio de realizar u omitir un acto inherente a una función
pública o privada, con independencia de que la oferta, promesa, o solicitud es para uno mismo o para un tercero,
o en nombre de esa persona o en nombre de un tercero.
 Trabajadores: Hace referencia a los empleados de OBS S.A.S que desarrollan funciones establecidas por la
Compañía, constituyendo un salario formal de acuerdo con lo indicado en el contrato laboral firmado
bilateralmente.

5. GENERALIDADES
La debida diligencia aplicada para los accionistas, miembros de Junta Directiva, Gerente General y Gerente
administrativo, se debe actualizar cada dos años mediante la actualización y verificación de los datos que fueron
suministrados al momento de la vinculación de cada uno de ellos.

De igual manera, en caso de considerarse necesario, se deberá llevar a cabo procedimientos de debida diligencia ampliada
una vez se identifiquen cambios significativos como cambio de cargo, o en la actualización se identifique que inició
vínculo con alguna Persona Expuesta Políticamente - PEP.

También, se deberán efectuar entrevistas a los proveedores frecuentes y/o potenciales cada dos años, para aquellas
situaciones en las cuales se identifiquen cambios significativos como: cambio de razón social, cambio de representante
legal, entre otros.

En los casos en los cuales la información suministrada por un accionista, colaborador, cliente, proveedor, contratistas,
subcontratistas o cualquier otro terceros: i) no pueda ser confirmada o sea inexacta o ii) sea falsa o presuntamente falsa, se
deberá reportar la situación al Oficial de Cumplimiento de manera inmediata, a través del correo electrónico designado,
con la finalidad de que el Oficial de Cumplimiento determine los pasos a seguir como parte de su gestión, de
conformidad con las políticas adoptadas por OBS S.A.S.

Las áreas usuarias que intervienen en el proceso de vinculación y conocimiento de los accionistas, miembros de Junta
Directiva, trabajadores, clientes, proveedores, contratistas y/o subcontratistas deberán asegurarse de realizar y dejar
evidencia de las verificaciones efectuadas en: i) listas restrictivas (ONU – OFAC), ii) consulta en bases públicas y/o
medios de prensa, tanto al momento de la vinculación como en su respectiva actualización.

En caso de obtener resultados adversos relacionados con riesgos de LA/FT y/o soborno y/o corrupción, éstos deberán
reportarse inmediatamente al Oficial de Cumplimiento, quien llevará a cabo los procedimientos de debida diligencia
ampliada o avanzada para el caso en cuestión. Una vez estos procedimientos sean efectuados, el Oficial de Cumplimiento
emitirá su concepto en donde indicará si es posible continuar con el proceso de vinculación laboral o comercial y
relacionará sus recomendaciones.

OBS S.A.S se abstendrá de vincular contrapartes que se encuentren reportadas en listas restrictivas, o se encuentren
vinculadas en una investigación penal como acusados o reportados por actividades asociadas a Lavado de Activos y
Financiación del Terrorismo y Corrupción y/o Soborno por organismos de control y vigilancia.

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En caso que OBS S.A.S se vincule contractualmente, comercialmente o interactúe con personas jurídicas o naturales
catalogadas como Personas Expuestas Políticamente - PEP, se debe reportar al Oficial de Cumplimiento con el fin de
efectuar procedimientos de debida diligencia ampliada o avanzada; es decir, medidas más estrictas para lograr un mayor
conocimiento de estas personas y poder establecer los controles necesarios para regular estas interacciones.

6. ACTIVIDADES
6.1 Flujograma

Inicio ¿Se ide ntifican as pe ctos No

inus uale s e n la de bida 1
diligencia?

1. Inicio de una
contratación Sí

6. Diligenciar e l docume nto

2.Ide ntificar e l áre a "De bida Dilige n cia Am pliada "
re s pons able de la re lacionado con de bida
contratación dilige ncia ampliada.

7. Re mitir al líder de áre a.

¿Es un contrato Sí 8. Re mitir al Oficial de

3.Re mitir al áre a de
re lacionado con Cumplimie nto para e l analis is de
tale nto humano y
trabajadore s , la información
re alizar la debida
accionis ta o junta
dilige ncia
dire ctiva?

No No
¿Se pue de re alizar la 1
contratación? Sí
Sí 4. Re mitir al áre a
¿Es un contrato
jurídica y/o
re lacionado con No
licitacione s y re alizar
clie nte s ?
la de bida dilige ncia
9. Re portar ante la UIAF

No
Fin 1
¿Es un contrato con Sí 5. Re mitir al áre a de
prove e dores y/o compras y realizar la
contratis tas ? de bida dilige ncia

6.2 Descripción de Actividades

6.2.1 Inicio de una contratación

El proceso de debida diligencia inicia previo a celebrar la contratación con la persona o entidad seleccionada, este
proceso está a cargo del área correspondiente a la presentación de servicio y/o producto.

6.2.2 Identificar del área responsable

Una vez se cuente con la mejor elección para efectuar la contratación, el área relacionada con la prestación del
servicio será la encargada de iniciar el proceso de debida diligencia, así mismo, esta será la encargada de
documentar y adjuntar todo el proceso realizado con la debida diligencia y documentación solicitada para la
vinculación. A continuación se relacionan los procedimientos a ejecutar por parte de cada una de las áreas
responsables de la contratación con el respectivo tercero:

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6.2.2.1 Remitir al área de Talento Humano y realizar la debida diligencia

6.2.2.1.1 Conocimiento de los accionistas y miembros de Junta Directiva

Previo al proceso de vinculación de posibles miembros de Junta Directiva, se debe efectuar como mínimo los
aspectos listados a continuación:

 Realizar cruce y verificación en listas restrictivas (ONU – OFAC) y bases públicas por nombre y número de
documento de identificación. Algunas bases públicas son: Procuraduría General de la Nación, Policía Nacional
de Colombia, Contraloría General de la República, Fiscalía General de la Nación, FBI (Federal Bureau of
Investigation), Interpol. En caso de identificar coincidencias en los resultados, se deberá realizar la debida
diligencia ampliada mediante el formato “Debida Diligencia Ampliada”.
 El área deberá identificar si en el proceso de vinculación y/o contratación los accionistas y miembros de Junta
Directiva son catalogados como Personas Expuestas Públicamente (PEP’s) mediante búsquedas en plataformas
como internet, de ser así, se deberá proceder con la realización del procedimiento de debida diligencia ampliada,
para lo cual deberá diligenciar el documento “Formato de Conocimiento de Personas Públicamente
Expuestas”.
 De igual manera, se deberá verificar la información que fueron suministrada por parte del aspirante (Hoja de
vida firmada, Certificados de estudio, Certificados de trabajo, Fotocopia de la cédula de ciudadanía ampliada al
150%, Certificado de afiliación de EPS y AFP actualizado, Certificación bancaria De manera adicional) de
acuerdo al documento “P-T-01 Procedimiento de talento humano”
 Los miembros de Junta Directiva de la Compañía deben diligenciar el documento “Formato de Declaración de
Origen de bienes y recursos – Accionistas y Colaboradores”, el cual a su vez deberá ser actualizado
anualmente.

Nota: El cruce en listas restrictivas deberá realizarse periódicamente, en caso de que el tercero no cuente con
ninguna novedad esta actualización se hará anualmente, de lo contrario se realizará semestral.

6.2.2.1.2 Conocimiento de los trabajadores, contratistas y subcontratistas

Como parte del conocimiento de los trabajadores, OBS S.A.S deberá:

 Verificar los antecedentes de sus trabajadores de manera previa a su contratación y vinculación con la
Compañía.
 Realizar cruce y verificación en listas restrictivas (ONU – OFAC) y bases públicas por nombre y número de
documento de identidad, dejando evidencia de la gestión realizada. En caso de identificar coincidencias en los
resultados, se deberá efectuar procedimientos de debida diligencia ampliada mediante el formato “ Debida
Diligencia Ampliada”.
 El área deberá identificar si en el proceso de contratación el tercero es o cuenta con algún vínculo con Personas
Expuestas Públicamente (PEP’s), de ser así, se deberá proceder a realizar la debida diligencia ampliada y
diligenciar el documento “Formato de Conocimiento de Personas Públicamente Expuestas”.
 Conocer y verificar los datos personales del colaborador durante el proceso de vinculación. En aquellos casos
que se presenten cambios en esta información el trabajador está obligado a reportar las novedades al área
vinculante.
 Dando cumplimiento al documento P – T – 01 “Procedimiento de talento humano” se debe realizar la
verificación de los datos consignados en las hojas de vida de cada uno de los candidatos que cumplen con los
requisitos del cargo. Esta verificación se hace con la revisión minuciosa de los certificados de estudios,
antecedentes penales, disciplinarios y laborales tanto médicos como ocupacionales, presentados por los
aspirantes.
 Una vez sea elegido el candidato y se contrate, éste debe ser capacitado en relación a la prevención del riesgo de
Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
 Todos los contratistas al momento de la vinculación deben diligenciar el documento “Formato de Declaración
de Origen de bienes y recursos – Contratistas y Subcontratistas PN”, el cual a su vez debe ser actualizado
anualmente en caso de que se presenten variaciones monetarias significativas dentro de sus ingresos, de ser así,
el trabajador está obligado a notificar y solicitar la actualización de dicho documento.

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 Todos los trabajadores al momento de la vinculación deben diligenciar el documento “Formato de Declaración
de Origen de bienes y recursos – Accionistas y Colaboradores”, el cual a su vez debe ser actualizado
anualmente en caso de que se presenten variaciones monetarias significativas dentro de sus ingresos, de ser así,
el trabajador está obligado a notificar y solicitar la actualización de dicho documento.

Nota: El cruce en listas restrictivas deberá realizarse periódicamente, en caso de que el tercero no cuente con
ninguna novedad esta actualización se hará anualmente, de lo contrario se realizará semestral.

6.2.2.2 Remitir al área jurídica y licitaciones y realizar la debida diligencia

6.2.2.2.1 Conocimiento de clientes

Previo a la celebración de algún negocio, se debe conocer al cliente para prevenir que OBS S.A.S sea utilizada para
la realización de actividades ilícitas u otros riesgos asociados a LA/FT. Por ello, la Compañía efectúa los
procedimientos establecidos en el documento P – V – 01 “Procedimiento comercial” y adicionalmente los
siguientes:

 Conocer la identificación, razón social, actividad económica, objeto social, características, procedencia,
situación financiera, composición accionaria o de capital, datos de contacto del posible cliente.

 Verificación de los datos suministrados en los documentos soportes entregados por el cliente. A continuación se
relacionan tales documentos:

o Estados Financieros
o Certificado de Existencia y Representación Legal

 Consulta en listas restrictivas (ONU – OFAC) y bases públicas por razón social y NIT, dejando evidencia de
ello. Para personas jurídicas se verifica también el representante legal, los miembros de Junta Directiva y los
accionistas que detenten un 25% o más de participación en el capital social. En caso de identificar coincidencias
en los resultados, se deberá efectuar procedimientos de debida diligencia ampliada mediante el formato “ Debida
Diligencia Ampliada”.

 El área deberá identificar si en el proceso de contratación el tercero es o cuenta con algún vínculo con personas
expuestas públicamente (PEP’s), de ser así, se deberá proceder con la realización del procedimiento de debida
diligencia ampliada, y en consecuencia se deberá diligenciar el documento “Formato de Conocimiento de
Personas Públicamente Expuestas”.

 Todos los clientes deben diligenciar el documento “Declaración de Origen de bienes y recursos - Clientes,
Contratistas y Subcontratista.”, el cual a su vez debe ser actualizado anualmente.

 Será responsabilidad del área contratante el diligenciamiento del formato “Formato para la Segmentación de los
clientes” el cual una vez se encuentre diligenciado en su totalidad se deberá remitir al Oficial de Cumplimiento
con el objetivo de que este cuente con toda la información necesaria para el monitoreo y documentación de cada
cliente.
 Por otro lado, como parte del proceso de vinculación de clientes se debe conocer el origen de los recursos, para
ello OBS S.A.S dispone de:

o Las cláusulas contractuales donde se incluye un texto que permita informar que OBS S.A.S cumple
con las normas sobre prevención y control del riesgo de LA/FT, y por tal motivo se requiere conocer
el origen lícito de los recursos, a través de una certificación sobre el origen y procedencia de los
fondos que deberá ser suministrada por el cliente.

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o Se debe llevar a cabo la actualización de la información y datos de cada uno de los clientes activos por
lo menos una vez al año, con la finalidad de identificar modificaciones significativas o relevantes
como:

 Los clientes sujetos a actualizaciones son todos aquellos que superen un periodo mayor a un
año para la ejecución o prestación de servicios y/o producto, o cuando se presenten cambio
de razón social, fusiones, liquidaciones y cualquier otra modificación sobre la compañía
objeto de análisis.

Cualquier documento contractual que requiera de modificaciones como parte de la relación comercial, deberá ser
analizado por el área jurídica como los Altos Directivos y él área jurídica para su respectiva aprobación, la cual debe
ser documentada y remitida tanto al área solicitante.

Nota: El cruce en listas restrictivas debe hacerse periódicamente, en caso de que el tercero no cuente con ninguna
novedad esta actualización se hará anualmente, de lo contrario se realizará semestral.

6.2.2.3 Remitir al área de compras y realizar la debida diligencia

6.2.2.3.1 Conocimiento de Proveedores

 Se deberá proceder con el diligenciamiento del formato F – C – 05 “Requisición de productos y/o servicios”
contemplado los lineamientos establecidos en el documento D-D-13 “Políticas de compras y contratación Oil
Business Services S.A.S” y procedimientos del documento P – C – 01 “Procedimiento de compras” , los cuales
contempla los siguientes aspectos:

o Cuando se trate de servicios de procura requeridos por un cliente de OBS S.A.S, el responsable del
diligenciamiento del formato F – C – 05 “Requisición de productos y/o servicios” será el proceso de
compras.

o Las requisiciones de compras provenientes del proceso de proyectos, serán elaboradas por los Jefes de
Especialidad y autorizadas por el Director y/o Coordinador del proyecto.

o Las requisiciones correspondientes a compras locales pueden ser enviadas junto con una cotización
obtenida en la localidad, donde ambos documentos deben contar con la aprobación y justificación del
líder del proceso.

 Por otra parte, en aquellas situaciones en las cuales el proveedor, contratista y/o subcontratista corresponda a
una persona jurídica, se deberá tener en cuenta los siguientes aspectos de manera adicional:

o Requisitos legales
o Requisitos del cliente
o Cumplimiento de estándares
o Certificaciones de experiencia
o RUT – si corresponde a un proveedor o contratista nuevo
o Certificado de Existencia y Representación Legal para aquellas empresas pertenecientes al régimen
común.
o Cualquier otra información que sea considerada como relevante.

De igual manera, para aquellas situaciones en la cual el proveedor, contratista, y/o subcontratista corresponda a una
persona natural, se deberá tener en cuenta los siguientes aspectos de manera adicional:

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o Certificado de la Contraloría General de la República

o Certificado de la Policía Nacional – Antecedentes y Requerimientos Judiciales
o Procuraduría General de la Nación – Sanciones e inhabilidades
o Cuando aplique, antecedentes profesionales y vigencia de las tarjetas profesionales.
o Declaración de Conflictos de Interés.
 Todas las requisiciones deben ser remitidas al proceso de compras en Bogotá físicamente o a través del correo
electrónico, incluyendo aquellas compras locales que se requieran realizar para cada proyecto. En caso de no
remitirse el formato F – C – 05 “Requisición de productos y/o servicios” se concluirá el proceso de la compra
solicitada.
 Para la vinculación de proveedores, se deben tener en cuenta los siguientes controles para el registro y
conocimiento de los mismos:

o Las solicitudes de compra se originan en cada uno de los procesos, razón por la cual se debe
diligenciar el formato F – C – 05 “Requisición de productos y/o servicios”, donde el líder del proceso
es el responsable de validar que la información registrada en este formato se encuentre correctamente
diligenciada, para lo cual deberá contemplar los siguientes lineamientos:

 La descripción del elemento a comprar o servicio a contratar debe ser clara y precisa,
relacionando: i) la especificación, ii) el código, iii) el serial, iv) la referencia y v) cualquier
otra información que considere relevante.
 Indicar el respectivo centro de costos.
 Indicar la categoría y subcategoría del material.
 Indicar la prioridad de la compra.
 Indicar los motivos para la solicitud de la compra.

o Verificación en listas restrictivas ONU – OFAC) y bases públicas por nombre / razón social y número
de documento de identidad / NIT, si se trata de personas jurídicas, se verifica a los miembros de Junta
Directiva, Representantes Legales y los Accionistas que detenten un 25% o más de participación en el
capital social. En caso de coincidencias en los resultados, se deberá realizar la debida diligencia
ampliada mediante el formato “Debida Diligencia Ampliada”.

Nota: El cruce en listas restrictivas deberá realizarse periódicamente, en caso de que el tercero no
cuente con ninguna novedad esta actualización se hará anualmente, de lo contrario se realizará
semestral.

o El área deberá identificar si en el proceso de contratación el tercero es o cuenta con algún vínculo con
personas expuestas públicamente (PEP’s), de ser así, se deberá proceder con la realización del
procedimiento de debida diligencia ampliada, y en consecuencia se deberá diligenciar el documento
“Formato de Conocimiento de Personas Públicamente Expuestas”.
o Todos los contratistas que han pasado la evaluación satisfactoriamente contemplado en el documento
P – C – 02 “Procedimiento de evaluación y reevaluación de proveedores y contratistas” deben ser
registrados y debidamente calificados en el documento F – C- 01 “Listado maestros proveedores y
contratistas”. No obstante, si la calificación asignada o en la reevaluación efectuada para algún
proveedor corresponde a un nivel deficiente, serán considerados por OBS S.A.S como contratistas
condicionados, inhabilitados o retirados del listado y por tal motivo, se deben establecer planes de
acción con la finalidad de demostrar su capacidad de suministro y de esta manera puedan ser
reintegrados en el maestro de proveedores y contratistas.
o Del mismo modo se deberá contemplar que frente a aquellas situaciones en las cuales los proveedores
relacionados en el “listado de maestro de proveedores y contratista” o con aquellos con quienes se

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tiene algún convenio establecido no cumplen con los requisitos legales y/o contractuales, se procede
con la búsqueda externa de dos (2) o más proveedores según corresponda siempre y cuando el monto
de la compra corresponda a un valor superior a $1.000.000 COP.
o Cuando el proveedor cumple con las condiciones requeridas, el líder de compras procede con el
diligenciamiento del formato F – C – 04 “Orden de compra y/o Servicio”, anexa las cotizaciones
analizadas y lo remite a revisión de la Gerencia General.
o La Gerencia General es la encargada de validar y aprobar el formato F – C – 04 “Orden de compra
y/o Servicio”, cuando se obtiene la respectiva aprobación el líder del proceso de compras envía el
formato F – C – 04 “Orden de compra y/o Servicio” al proveedor para el despacho del producto o
prestación del servicio. Asimismo, el formato en mención es remitido a través del correo electrónico
al almacenista o al líder del proceso (en caso de corresponder a un servicio) con la finalidad de que
realicen el respectivo seguimiento.
o Todos los proveedores y/o contratistas deben diligenciar Formato de Declaración de Origen de Bienes
y Fondos “Formato Declaración de Origen de Fondos Proveedores.”, el cual a su vez debe ser
actualizado anualmente.
o Será responsabilidad del área contratante el diligenciamiento del formato “Formato para la
Segmentación de los Proveedores” el cual una vez se encuentre diligenciado en su totalidad se deberá
remitir al Oficial de Cumplimiento con el objetivo de que este cuente con toda la información
necesaria para el monitoreo y documentación de cada proveedor.
o Para aquellos proveedores con quienes se interactúe frecuentemente, es decir con los proveedores y
relacionados en el listado de maestro e proveedores y contratistas, se debe realizar anualmente
actualización y verificación de los datos suministrados, e igualmente se debe actualizar la consulta en
listas restrictivas.
 Posterior a las validaciones efectuadas por el área de compras, esta debe diligenciar el formato F – C – 04
“Orden de Compra y/o Servicio”, la cual es remitida al proveedor y asimismo confirma su respectivo recibido
por parte de este.

6.2.2.3.2 Conocimiento de contratistas

Para la vinculación de contratistas, se deben tener en cuenta el documento D – D – 13 “políticas de compras y
contrataciones Oil Business Servicies S.A.S” y los siguientes controles para el registro y conocimiento de los mismos:

El líder del área de compras es el responsable de validar que la información registrada en el formato se encuentre
correctamente diligenciada, para lo cual debe tener en cuenta los siguientes lineamientos:

- La descripción de las actividades que se van a contratar debe ser clara y precisa, relacionando: i) la
especificación, ii) el serial, iii) la referencia y iv) cualquier otra información que considere relevante.
- Indicar el respectivo centro de costos.
- Indicar la categoría y subcategoría del servicio.
- Indicar la prioridad de la contratación del servicio.
- Indicar los motivos para la solicitud de la contratación.

 Por otra parte, deberá adjuntar los siguientes documentos, los cuales serán validados por el líder de área:
- Requisitos legales
- Requisitos del contratista
- Cumplimiento de estándares
- Certificaciones requeridas
- Manuales
- RUT – si corresponde a un contratista nuevo
- Certificado de Existencia y Representación Legal para aquellas empresas pertenecientes al régimen
común.
- Cualquier otra información que sea considerada como relevante.

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 Los contratistas y subcontratistas deben cumplir con los requisitos listados en el documento P – HS – 20
“Procedimiento control de requisitos HSE a contratistas, subcontratistas y visitantes” durante el desarrollo de
las actividades objeto del contrato.
 Verificación en listas restrictivas por nombre / razón social y número de documento de identidad / NIT, si se
trata de personas jurídicas, se verifica a los miembros de Junta Directiva, Representantes Legales y los
Accionistas que detenten un 25% o más de participación en el capital social. En caso de coincidencias en los
resultados, se deberá realizar la debida diligencia ampliada mediante el formato “Debida Diligencia
Ampliada”.

Nota: El cruce en listas restrictivas deberá realizarse periódicamente, en caso de que el tercero no cuente con
ninguna novedad esta actualización se hará anualmente, de lo contrario se realizará semestral.

 El área deberá identificar si en el proceso de contratación el tercero es o cuenta con algún vínculo con personas
expuestas públicamente (PEP’s), de ser así, se deberá proceder con la realización del procedimiento de debida
diligencia ampliada, y en consecuencia se deberá diligenciar el documento “Formato de Conocimiento de
Personas Públicamente Expuestas”.
 Todos los contratistas que han pasado la evaluación satisfactoriamente teniendo en cuenta el documento P – C –
02 “Procedimientos de evaluación y reevaluación de proveedores y contratistas” deben ser registrados y
debidamente calificados en el documento F – C- 01 “Listado maestros proveedores y contratistas”. No
obstante, si la calificación asignada o en la reevaluación efectuada para algún contratista corresponde a un nivel
deficiente, serán considerados por OBS S.A.S como contratistas condicionados, inhabilitados o retirados del
listado y por tal motivo, se deben establecer planes de acción con la finalidad de demostrar su capacidad de
suministro y de esta manera puedan ser reintegrados en el maestro de proveedores y contratistas.
 En aquellas situaciones en las cuales los contratistas relacionados en el listado de maestro de proveedores y
contratistas F – C- 01 “Listado maestros proveedores y contratistas” o con aquellos con quienes se tiene algún
convenio establecido no cumplen con los requisitos legales y/o contractuales, se procede con la búsqueda
externa de dos (2) o más contratistas según corresponda siempre y cuando el monto de la compra corresponda a
un valor superior a $1.000.000 COP.
 Cuando el contratista cumple con las condiciones requeridas, el líder de compras procede con el
diligenciamiento del formato F – C – 04 “Orden de compra y/o Servicio”, anexa las cotizaciones analizadas y lo
remite a revisión de la Gerencia General.
 La Gerencia General es la encargada de validar y aprobar el formato F – C – 04 “Orden de compra y/o
Servicio”, cuando se obtiene la respectiva aprobación el líder del proceso de compras envía el formato F – C –
04 “Orden de compra y/o Servicio” al proveedor para el despacho del producto o prestación del servicio.
Asimismo, el formato en mención es remitido a través del correo electrónico al almacenista o al líder del
proceso (en caso de corresponder a un servicio) con la finalidad de que realicen el respectivo seguimiento.
 Todos los proveedores y/o contratistas deben diligenciar Formato “Declaración de Origen de Fondos –
Clientes, Contratistas y Subcontratistas.”, el cual a su vez debe ser actualizado anualmente.
 Para aquellos contratistas con quienes se interactúe frecuentemente, es decir con los contratistas relacionados en
el listado de maestro e proveedores y contratistas F – C- 01 “Listado maestros proveedores y contratistas, se
debe realizar anualmente actualización y verificación de los datos suministrados, e igualmente se debe actualizar
la consulta en listas restrictivas.

Nota: Para aquellos contratistas y/o subcontratistas que correspondan a personas naturales el procedimiento de
debida diligencia será efectuado por el área de Talento Humano y surtirá los el procedimiento descrito en el numeral
6.2.2.1 Remitir al área de Talento Humano y realizar la debida diligencia.

6.2.3 Diligenciar el documento "Debida Diligencia Ampliada”

Cada vez que se identifiquen coincidencias en listas restrictivas, información adversa relacionada con procesos vigentes
asociados a LA/FT o el vínculo con personas expuestas públicamente el área encargada de cada proceso deberá efectuar
inmediatamente la debida diligencia ampliada mediante el documento “Debida diligencia Ampliada“.

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 CÓDIGO: P-A-01
VERSIÓN
PROCEDIMIENTO DE DEBIDA DILIGENCIA AL 001
:
MOMENTO DE LA VINCULACIÓN
FECHA: 17/09/2019
NIT. 900131745-5
PÁGINA: 10 de 10

6.2.4 Remitir al líder de área

Cada que se efectué una debida diligencia ampliada se deberá remitir al líder de área con el objetivo de que este valide la
información, subsane vacíos y desarrolle la conclusión del análisis por parte del área en el documento “Debida diligencia
Ampliada”.

6.2.5 Remitir al Oficial de Cumplimiento para el análisis de la información

Una vez realizada la debida diligencia ampliada y estar validad por el líder de área encargada esta se debe remitir lo más
pronto posible al Oficial de Cumplimiento con el fin de que realice la validación contenida es la debida diligencia
ampliada, recolecte toda la documentación necesaria y determine sí se puede llevar a cabo la contratación del tercero.

6.2.6 Reportar ante la UIAF

Dado el caso que el Oficial de Cumplimiento determine que el tercero no puede ser contratado dado los resultados de la
debida diligencia ampliada debe reportar dicho hecho de manera inmediata en la plataforma web de la UIAF
www.uiaf.gov.co ingresando al sistema de reporte en línea SIREL. Este reporte en la UIAF debe quedar soportado y
adjuntado a la información relacionada con el tercero.

Igualmente, todos los procesos de debida diligencia ampliada y reportas ante la UIAF, deben estar archivada con todos los
documentos soportes; con el objetivo de dar seguimiento interno.

7. ANEXOS
7.1 Anexo 1 – Documentos Relacionados
F-A-05 Formato de Conocimiento de Personas Públicamente Expuestas – PEP.

F-A-06 Formato de Declaración de Origen de bienes y recursos - Accionistas y Colaboradores.

F-A-07 Formato de Declaración de Origen de bienes y recursos - Contratistas y Subcontratistas PN.

F-A-08 Formato de Declaración de Origen de bienes y recursos - Clientes, Contratistas y Subcontratistas PJ.

F-A-09 Formato de Declaración de Origen de bienes y recursos – Proveedores.

F-A-12 Formato de Debida Diligencia Ampliada.

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