ADMINISTRACION DE CUENTAS POR COBRAR

Dentro de la administración del capital de trabajo se encuentra la administración

de las cuentas por cobrar, de ella depende el nivel de entrada de efectivo producto de las

ventas.

En el activo circulante se encuentra las dos partidas por cobrar principales: las

cuentas por cobrar y los documentos por cobrar. Además, como las cuentas por cobrar

están relacionadas con las operaciones que realiza la empresa, su importe debe ser

cobrado de acuerdo a las condiciones pactadas.

Las cuentas por cobrar tienen varias definiciones, entre ellas se encuentra las siguientes:

“Una cuenta por cobrar es un saldo adeudado por un cliente generado por un

crédito, disminuyendo inventarios”.

(Fernandez Andres, 2013, pág. 1)

Tener un alto valor en cuentas por cobrar es favorable pues es una de las

partidas que provoca incremento en el capital de trabajo, siempre que las cuentas por

cobrar no estén por encima del período promedio de cuentas por cobrar ideal de la

empresa, es decir, que las cuentas por cobrar no se consideren como atrasos y/o

impagos; para ello, se debe tener implementado un sistema de control. La

administración de las cuentas por cobrar debe ser efectiva porque influye en la

rentabilidad y el riesgo.

¨ La administración de las cuentas por cobrar empieza con la decisión de si se

debe o no conceder crédito. (Weston, 2006, pág. 522)

DECISIONES DENTRO DE LA ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS POR
COBRAR

Son decisiones de una empresa, respecto a:

 Políticas generales de crédito, cobranza

 A la evaluación de cada solicitante de crédito en particular.

 Las empresa conceden créditos con el fin de conservar los clientes

 Cuentas por cobrar representan una inversión

En vista de que las cuentas por cobrar son necesarias, de acuerdo a lo comentado

anteriormente, al administrador financiero debe tratar de minimizar la inversión

mientras mantienen un nivel adecuado de servicio.

Existen tres aspectos importantes que se deben tomar en cuenta en la administración de

la cuentas por cobrar y son los siguientes:

 Política de crédito

 Términos crediticios

 Políticas de cobranzas

OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR:

 El objetivo principal de la administración de cuentas por cobrar es cobrarlas con

prontitud. Además, es un instrumento que contribuye a aumentar el volumen de

las ventas y mejorar los beneficios.

 Registrar todas las operaciones originadas

 Promover las ventas, se debe cuidar que su empleo ayude a maximizar la

utilidades y el rendimiento de la inversión

(Fernandez Andres, 2013, pág. 10)

CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR:

Generalmente se clasifican en 3 grupos:

-Cuentas por cobrar al cliente (comerciales):

Representan el saldo que se tiene por cobrar a los clientes por concepto de ventas a

crédito.

-Cuentas por cobrar de funcionarios y empleados

Están conformadas por ventas, préstamos realizados o anticipos otorgados a los

empleados por gastos a cuenta de la empresa que no han sido reportados o relacionados.

-Otras cuentas por cobrar

Aquí se clasifica cualquier otro concepto diferente a los anteriormente

explicados, como por ejemplo:

 Reclamaciones por cobrar: corresponden a reclamaciones pendientes de cobro

a las compañías de seguros por siniestros.

 Anticipos a proveedores: son las cantidades entregadas a los proveedores

para asegurarnos la entrega de pedidos.

(Weston, 2006, pág. 525)

LA POLÍTICA DE CRÉDITO

Cada empresa dada sus características particulares debe tratar por todos los

medios de alcanzar un nivel óptimo en cuentas por cobrar, y éste va a depender de la

política crediticia impuesta.

El tipo de política de crédito que implante una empresa está influenciada por la

capacidad productiva o el nivel de prestación de servicios, los costos y el margen de

utilidad; esta política puede variar en el tiempo y de acuerdo a las decisiones adoptadas.

Las políticas de crédito deben tener como objetivo elevar al máximo el

rendimiento sobre la inversión. Las políticas que otorgan plazos de crédito muy

reducidos, normas crediticias estrictas y una administración que otorga o rechaza el

crédito con lentitud restringen las ventas y la utilidad de manera que a pesar de la

reducción de la inversión en Cuentas por Cobrar, la tasa de rendimiento sobre la

inversión de los accionistas será más baja de la que se puede obtener con niveles más

altos de venta y Cuentas por Cobrar.

(Stanley & hirt geoffrey, 2001, pág. 32)

-Para evaluar el crédito, los administradores deben considerar:

La Solvencia moral del acreditado:

Es una medida cualitativa y representa la probabilidad de que el cliente pague

puntualmente sus obligaciones. Este factor es muy importante: ¿El cliente hará un

esfuerzo si es necesario para pagar sus deudas? ¿O el cliente es incumplido en sus

vencimientos? La formalidad de los tratos comerciales cliente-proveedor tiene un

significado muy importante en el otorgamiento del crédito y en los negocios.

La Capacidad financiera de pago:

Es una medida cuantitativa y representa la capacidad del cliente para pagar. Se

examina a través de información financiera del cliente, interpretándose a través de la

técnica de análisis financiero para conocer el resultado de las razones de liquidez,

solvencia y otras, tomando en cuenta en su caso la experiencia que se ha obtenido en las

relaciones comerciales. Cuando los montos son muy significativos, es necesario obtener

información del cliente sobre la generación de flujos de efectivo futuros para medir la

capacidad de pago que el cliente tiene para cubrir el crédito solicitado.

Las Garantías específicas:

Pueden constituirse con las propias garantías del bien o con otros bienes dados

en garantía como seguridad de pago del crédito solicitado. Estas garantías apoyan en

forma importante el crédito solicitado.

Las Condiciones generales de la economía en que opera:

Tiene un significado especial y reconoce las tendencias generales de la empresa

o de ciertas áreas de la economía que puedan influir en la capacidad del cliente para

cumplir con sus obligaciones, como recesiones del país, restricciones del gasto público,

apertura o cierre de fronteras, etcétera.

La Consistencia del cliente:

Se puede decir que es la Duración, constancia y permanencia del cliente, de

conformidad con los giros mercantiles y actividad que desarrolla.

La Cobertura:

Son los Seguros que tiene la empresa, o que exige a su cliente, para compensar

las posibles pérdidas por cuentas incobrables.

Clasificación de los clientes en base al análisis crediticio

 Cliente Bueno: Aquel que en forma habitual paga en la fecha convenida,

también se les conoce como clientes cumplidos.

 Cliente Regular: Aquel que paga sus facturas fuera de la fecha convenida.

 Cliente Malo: Aquel que en forma frecuente se atrasa en sus pagos, no avisa los

motivos de su atraso y, generalmente no cumple con lo que promete, también se

les conoce como clientes morosos.

 Cliente Dudoso: Aquel que por sus antecedentes, no podemos clasificarlo como

bueno, regular o malo.

 Cliente Nuevo: Aquel que no ha efectuado operaciones con la empresa.

EJEMPLO:
La empresa Dharma Corp. está considerando flexibilizar su política crediticia para
ofrecer crédito a clientes con una calificación de riesgo alta y así poder vender 20 %
más, ya que tiene una capacidad de producción inactiva.

Se presentan los datos siguientes:

 Con la propuesta de flexibilización en la política crediticia se espera:

Para saber si es factible, se debe calcular la rentabilidad resultante de las ventas

adicionales y ver si es mayor o menor que la suma total de:
 – Pérdidas por deudas incobrables.
– Aumento en el costo de cobranza.
– Costo de oportunidad mayor por el capital de trabajo inmovilizado en
cuentas por cobrar por un mayor período de tiempo.

CÁLCULO DE RENTABILIDAD ADICIONAL

Aumento de ventas en unidades:

300 000 x 20 % = 60 000 unidades

Cuando existe capacidad de producción inactiva, la rentabilidad adicional es el margen

de contribución incremental, ya que los costos fijos permanecen igual.

Margen de contribución unitario: $80 – $50 = $30.

Rentabilidad adicional = 60 000 x $30 = $1 800 000

CÁLCULO DE PÉRDIDAS POR DEUDAS INCOBRABLES

Aumento en las ventas:

60 000x $80= $4 800 000

Pérdida por deudas incobrables:

$4 800 000 x 3 % = $144 000

CÁLCULO DEL COSTO DE OPORTUNIDAD

El monto promedio de capital de trabajo en cuentas por cobrar viene dado por:
 (Ventas a crédito / rotación cuentas por cobrar) x (costo unitario / precio de venta)

Entonces se procede a calcular los componentes de la fórmula.

 Ventas a crédito actual: 300 000 x $80 = $24 000 000

 Ventas a crédito con el incremento: 360 000 x $80 = $28 800 000
 Rotación cuentas por cobrar actual: 360 / 60 días = 6 veces anual
 Rotación cuentas por cobrar con el incremento: 360 / 90 días = 4 veces
anual
 Como existe capacidad inactiva, el costo unitario por el incremento en
las ventas es únicamente el costo variable: $50.

 Nuevo costo unitario promedio = $21 000 000 / 360 000 = $58,33

Monto promedio de capital de trabajo en cuentas por cobrar actual:

($24 000 000 / 6) x ($60 / $80) = $3 000 000

Monto promedio de capital de trabajo en cuentas por cobrar con el nuevo escenario es:

($28 800 000 / 4) x ($58,33 / $80)= $5 249 700

Incremento en el monto promedio de capital de trabajo en cuentas por cobrar

$5 249 700 – $3 000 000 = $2 249 700

Tasa de retorno= 16 %

Costo de oportunidad = $2 249 700 * 16 % = $359 952

FACTIBILIDAD DE LA PROPUESTA

Dado que la ganancia neta es considerable, Dharma Corp. debería flexibilizar su política
crediticia, por lo cual la propuesta es factible.

(Corvo, 2018)

ADMINISTRACION DEL INVENTARIO

El inventario representa una inversión mayor en activos circulantes por parte de la
mayoría de las empresas.

El inventario es necesario en el proceso de producción-ventas de la empresa para que

esta opere con un mínimo de interrupciones se necesita una existencia tanto de
materias primas como de productos en proceso para asegurarse de que los artículos
necesarios estén disponibles cuando se les necesite.

Normalmente la empresa manufacturera opera en un ambiente adecuado importante

para los inventarios. En el capítulo siguiente se dedica a unos cuantos conceptos
básicos que se necesitan en la administración y control del inventario se presta a los
tipos de inventarios y al desarrollo de un modelo básico para el control de ellos aunque
las técnicas que se describen pueden caer el en dominio de la administración de la
producción se incluyen aquí porque es importante que las entienda el gerente financiero
que es el responsable de planear y presupuestar el inventario.(Gitman, 1974, p. 237)

Varios aspectos del inventario requieren preparación detallada. Uno de ellos se refiere a
diferentes tipos de inventario. Otro está relacionado con los diferentes enfoques a cerca
del nivel adecuado de inventario que se mantiene ciertas áreas funcionales de la
empresa. Un tercero es la relación entre el nivel de inventario y la inversión financiera
requerida.

Cada uno de estos tres aspectos del inventario se evalúa por separado en esta sección.
Otro factor negativo en los inventarios es la incertidumbre de la demanda, lo cual
dificulta mantener un inventario que pueda satisfacer todos los requerimientos; existen
condiciones donde no se pueden cubrir los faltantes de inventarios con la misma rapidez
con que se agotan, lo que genera costos por faltantes. En otras ocasiones existen
productos que se deterioran por existir en exceso. Queda bajo esta premisa utilizar los
costos opuestos, que no es otra cosa que: Si existe mucho inventario, la empresa pierde.
Considerando la suma de cada pérdida o ganancia de cada decisión y multiplicada por
su probabilidad, se obtiene el valor esperado, llamado también esperanza matemática,
que determina la cantidad de inventario que se debe mantener bajo ciertos costos
opuestos y ciertas probabilidades de demanda. Su argumento es que siempre se toma la
mejor decisión, en términos de probabilidades. La determinación del punto óptimo de
pedido es válida para un solo producto, y lo más común es que en una empresa existan
cientos y miles de productos, por lo cual la determinación óptima de un producto no
significa necesariamente la optimización de todos los lotes.

TIPOS DE INVENTARIO

Los tipos básicos de inventario son el de las materias primas, el de la producción en

proceso y de los productos terminados. Aunque usualmente no aparece por separado
cada tipo de inventario en el balance general de la empresa, es importante entender la
naturaleza de cada uno de ellos.

MATERIAS PRIMAS
El inventario de materias primas comprende los artículos que compra la empresa,
normalmente materiales básicos tales como tornillos, plásticos, acero en bruto en
algunos casos cuando la empresa fabrica productos muy complejos compuestos por
partes diferentes, el inventario de materias primas puede consistir en artículos
manufacturados que se compran a otra empresa o división de la misma corporación

Por ejemplo radios, llantas. Las únicas materias primas verdaderamente “primas” son
los minerales básicos que se extraen de la tierra y productos agrícolas.

Todas las empresas manufactureras tienen un inventario de materias primas de una u

otra naturaleza. El nivel real que se mantiene de cada materia prima depende del tiempo
en que se entrega necesario para recibir los pedidos.

La frecuencia en el uso de inventarios también afecta el nivel que se mantiene el

inventario de materias primas de uso frecuente normalmente es más alto que el
inventario de materias primas que se utilizan relativamente con poca frecuencia. Debe
considerar además el tiempo de espera para recibir los pedidos y la frecuencia de
utilizaciones.

La administración de finanzas, producción y compras debe inculcárselas la idea de

posibilidad de cambios o la eliminación de ciertos elementos en la línea de producción
con base en esta información deben tomarse precauciones en la producción y compra de
materias primas para un producto incierto. Para una empresa no le es conveniente tener
niveles altos de elementos costos que se utilicen únicamente en la elaboración de sus
productos que se vaya a descontinuar. Al tomar la decisión acerca del nivel de
inventarios debe tomarse en cuenta la liquidez de inventario de materias primas, es
decir que sean de prona realización sin tener que sufrir una gran pérdida financiera.

PRODUCCION EN PROCESO
Consiste en todos los elementos que se utilizan actualmente en el proceso de
producción, normalmente son productos parcialmente terminados que se encuentran en
una etapa intermedia de producción.

Se consideran como producción en proceso partes metálicas que se han elaborado

parcialmente, en máquinas pero que tienen características adicionales al final del
proceso de producción. El nivel de producción en proceso depende en gran parte del
tiempo y de la complejidad del proceso de producción. Si se necesitan 50 operaciones,
cada una con 2 días aproximadamente de tiempo de producción para convertir una
materia prima en producto terminado, un artículo permanece en el inventario de
producción en proceso durante un largo tiempo. Aun si se necesitan solamente unas
pocas operaciones de complejidad pueden alargar el proceso de producción lo que da
como resultado un inventario de producción en proceso.

Existe una relación directa entre el tiempo de proceso de producción de la empresa y el

nivel promedio del inventario de producción en proceso. En otras palabras mientras
más largo sea el ciclo de producción mas alto será el nivel previsto del inventario de
producción en proceso. Un inventario alto en producción en proceso da como
resultado costos más altos ya que el dinero de la empresa está comprometido durante
un periodo más largo de tiempo.

El inventario de producción en proceso es el tipo de inventario con menos liquidez.

Generalmente es difícil vender productos parcialmente terminados. Por esta razón no es
común la utilización de inventarios de producción en proceso como garantía

La característica del inventario de producción en proceso es el aumento en su valor a

medida que un articulo se transforma de una materia prima en el producto terminado
como resultado de proceso de producción se juntan las materias primas, se agrega obra
de mano y se distribuyen los gastos de fábrica entre los productos en elaboración lo
cual ocasiona el aumento de la inversión de la empresa en un artículo. Una empresa
debe mover sin demora los el elemento del inventario de producción en proceso para
recuperar rápidamente las erogaciones que haya hecho en materias primas.

PRODUCTOS TERMINADOS
El inventario de productos terminados consiste en artículos que se han producido pero
aún no han sido vendidos. Algunas empresas manufactureras que producen sobre pedido
mantienen inventarios muy bajos de producción terminados ya que virtualmente todos
los artículos están vendidos antes de su producción. Sin embargo aquí nos ocupamos de
la empresa manufacturera en general que produce y vende un grupo diversificado de
productos. El nivel de productos terminados impone en gran parte la demanda de ventas
proyectada, el proceso de producción y la inversión necesaria en productos terminados.

El programa de producción de la empresa se preparación miras a tener disponibilidad

de suficientes productos terminados para satisfacer la demanda de ventas que calcula el
departamento de comercialización de la empresa. Si se pronostican ventas altas, el
inventario de productos terminados debe ser alto o viceversa. Normalmente las
empresas mantienen una existencia de seguridad de productos terminados para atender
un aumento inesperado en la demanda o a una interrupción o una interrupción en el
ciclo de producción. El objetivo general de la empresa de mantener un nivel óptimo de
productos terminados se puede alcanzar por medio de pronósticos realistas de ventas y
un buen programa de producción.

Existe realmente una alternativa entre la cantidad que se invierte en productos

terminados y el costo de producción por unidad. La empresa encuentra a menudo que
las cantidades de producción más eficientes son mayores que las necesarias para
satisfacer demandas pronosticadas de venta a causa del alto nivel de costos fijos
necesario para preparar y programar máquinas para ciclos de producción de artículos
específicos. Al investigar, la empresa puede encontrar que haciendo menos ciclos de
producción, pero de mayor duración cada uno se obtiene como resultado menores costos
totales. Los costos menores de producción por unidad puede que compensen en exceso
el costo mayor de mantener inventarios altos de productos terminados. Debe evaluarse
alternativa entre dos factores para determinar la cantidad óptima de producción.
Una consideración final respecto al nivel del inventario de productos terminados es su
grado de liquidez. Una empresa que vende un producto de uso general en un mercado
amplio puede estar segura manteniendo niveles altos de inventario que una empresa que
produzca artículos relativamente especializados. Mientras más liquidez y menos
posibilidades de obsolescencia tengan los productos terminados de una empresa más
altos serán los niveles de inventario que se puede tolerar. Los inventarios de productos
terminados especializados y de alto precio cuyo almacenaje es costoso deben
examinarse cuidadosamente para mantener bajos los niveles.
 FINANZAS

La responsabilidad básica del gerente financiero es asegurarse de que los flujos de caja
se administren en forma eficiente. En último término la administración eficiente del
inventario debe dar como resultado la maximización de la riqueza de los dueños. El
gerente financiero debe controlar los niveles de todos los activos a la luz de este
objetivo general, asegurándose de que la empresa. El inventario que normalmente
significa una inversión considerable por parte de la empresa debe examinarse
detenidamente. La tendencia general del gerente financiero en lo que se refiere a
niveles de inventario en la de mantenerlos bajos, poniéndose freno a la cantidad de
dinero que debe comprometerse en el inventario.(Gitman, 1974, p. 240)

El gerente financiero se ocupa de toda clase de inventarios, es decir, materias primas,

producción en proceso de productos terminados. Es en realidad una especie de
cancerbero de otras áreas funcionales. Por ejemplo, el gerente de compras y el de
producción se ocupan en parte de las materias primas, el gerente de producción
generalmente de la producción en proceso y tanto el gerente de comercialización como
el de producción se ocupan del inventario de productos terminados. El gerente
financiero debe trabajar con estos otros gerentes para determinar cuáles niveles de
diferentes inventarios son necesarios para mantener funcionando adecuadamente el
proceso producción-ventas. Una vez que se determinen estos niveles, el gerente
financiero debe vigilar los inventarios asegurándose de que el dinero de la empresa no
se invierta imprudentemente en exceso de inventarios.
COMERCIALIZACION

El gerente de comercialización se ocupa del nivel de inventario de productos

terminados. Le gustaría tener grandes inventarios de cada uno de los productos
terminados en la empresa. Esto aseguraría que todos los pedidos se podrían cumplir sin
demora. Eliminando la necesidad de productos atrasados por agotamiento de los
inventarios como la efectividad del departamento de comercialización normalmente se
evalúa y a menudo se paga al cuerpo de vendedores con base al número de ventas que
se generan estos deben asegurarse que no se pierdan ninguna venta por que un producto
no pueda entregarse a un cliente de forma inmediata. El mantener inventarios altos debe
reducir la probabilidad de perdida de ventas por agotamiento del inventario.

Esto debe garantizar que cuando el plan de producción se ponga en ejecución habrá
inventarios suficientes para satisfacer la demanda de ventas. El gerente financiero debe
ser muy cauteloso al dar los toques finales al pronóstico de ventas, asegurándose de que
las cifras reflejen cálculos razonables de la demanda de ventas. Así como, es de
importancia que el gerente financiero de que hay un costo relacionado con los
inventarios agotados, cierto nivel de inventarios agotados puede ser perfectamente
aceptable a la luz de los ahorros que resultan de una inversión menos de inventarios.

PRODUCCION

El interés principal del gerente de producción está relacionada con el nivel de materias
primas e inventarios de producción en proceso. Sus determinaciones con respecto a
estos inventarios afectan directamente el nivel de inventarios de producción terminados.
La principal responsabilidad del gerente de producción es asegurarse de que el
programa de producción se ejecute correctamente y dé como resultado el nivel deseado
de productos terminados. El gerente de producción evalúa no solamente con base en su
efectividad o para ejecutar su función de entregar los productos terminados sino también
con base en su habilidad para mantener bajo el costo de producción por unidad.
Para asegurar la disponibilidad de productos terminados suficientes, el gerente de
producción querría mantener niveles altos de inventarios de materias primas a un nivel
que el gerente financiero considere razonable. Una forma que el gerente de producción
puede rebajar costos por unidad es programando ciclos largos de producción, con lo
cual se reducen muchos costos fijos de iniciación. Sin embargo, los ciclos largos de
producción dan como resultados inventarios altos de productos terminados. Los cuales
deben ser considerados favorablemente por el gerente financiero.

El gerente de producción debe determinar las cantidades optimas que se produzcan para
asegurar la disponibilidad de productos terminados y mantener bajo el mismo tiempo,
los costos de producción y de inventario. Para tomar este tipo de decisiones se han
perfeccionado algoritmos cuantitativos que utilizan la programación lineal y otras
técnicas de optimización. Es responsabilidad del gerente financiero asegurar de que el
gasto de producción tome medidas para mantener no solamente el inventario si no
también el costo de producción a un nivel aceptable. Nuevamente debe quedar claro
para el que hay muchas alternativas que deben tenerse en cuenta al tomar decisiones de
producción.

COMPRAS

El gerente de compras se ocupa únicamente de los inventarios de materias primas. Su

responsabilidad es asegurarse de que las materias primas necesarias en la producción
estén disponibles en las cantidades correctas en el momento oportuno, el gerente de
compras se ocupa no solamente del volumen y sincronización de las compras de materia
prima, sino que también de tratar de comprar materias primas a un precio accesible.
Como los costos de materias primas son un componente importante del costo del
producto con base en el cual se toman las decisiones acerca del precio.(Gitman, 1974, p.
242)

El gerente de compras es responsable solo parcialmente por el nivel de inventario de

materias primas, aunque controla las adiciones a los inventarios de materias primas el
responsable por la disminuciones en estos inventarios es el gerente de producción quien
suministra las materias primas al proceso de producción, hay que admitir la
responsabilidad conjunta del gerente de compras y del gerente de producción.
Es de esperarse que el gerente de compras si no tiene control, hará pedidos por
cantidades más grandes de las que realmente necesitan. El gerente financiero debe
asegurarse de que el costo de mantener niveles de materias primas más altos de lo que
realmente se requiere se justifica por el ahorro en costos que se obtiene. Una manera de
hacer esto sería exigiendo a los gerentes de compras justifiquen adquisiciones mayores a
las necesarias presentando para revisión al gerente financiero un formulario de compras.

TECNICAS DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

Existen varios métodos de control de inventarios que están orientados a la producción.

Estos conceptos no son estrictamente financieros, pero para un gerente financiero es
muy importante que los entienda ya que tienen inherentes ciertos costos financieros.

El control de inventario se realiza con la finalidad de desarrollar pronósticos de ventas o

presupuesto, para así determinar los costos de inventarios, compras u obtención,
recepción, almacenaje, producción, embarque y contabilidad.

El inventario que normalmente significa una inversión considerable, por parte de la

empresa debe examinarse detenidamente. La tendencia general en lo que se refiere al
nivel del inventario es la de mantenerlos bajo, poniendo freno así a la cantidad de dinero
que deben comprometerse en los inventarios. Se debe garantizar una estrecha relación
entre todas las áreas que tributan de una forma u otra a la administración de los
inventarios.(Gitman, 1974, p. 243)

Los métodos organizativos para lograr estos objetivos, varían en dependencia de las
actividades que se realizan en distintas entidades y de acuerdo con la complejidad y
volumen de las operaciones de la entidad.

Las técnicas más utilizadas para la administración y control de los inventarios son:

1. Determinación de tipo de control necesario: El sistema ABC

2. Cantidad económica del pedido
3. Punto de reorden
4. Existencia de reservas o seguridad de inventarios
5. Control de inventarios justo a tiempo
6. Razones financieras simples
Determinación de tipo de control necesario: El sistema ABC

El ABC (“ActivityBasedCosting” o “Costo Basado en Actividades”) es según el libro

Fundamentos de administración financiera que según investigaciones que en la mayoría
de las empresas la distribución de los artículos del inventario es similar a la de la figura.

Como se muestra en la figura, masomenos el 20% de los articulos que hay en el

inventario de la empresa corresponden aproximadamente al 80% de la inversion en el
inventario. El otro 80% restante de los articulos del inventario solo corresponden al
20% de la inversion del inventario. Por consecuencia a esta generalidad que hay en el
inventario se ha desarrollado el sistema ABC de control de inventarios. (Gitman, 1974,
p. 243)

Una empresa que utiliza el metodo de control de inventarios ABC lo divide en tres
grupos A,B y C.

Los artículos “A” son aquellos en los que la empresa tiene la mayor inversion. En el
gráfico este grupo consiste del 20% de los articulos de inventario que absorben el 80%
de la inversion de la empresa puesto que son los mas importantes para la empresa. Estos
son los más costosos o los que rotan mas lentamente en los inventarios.

Los artículos “B” son aquellos artículos correspondientes a la inversión siguiente en

terminos de costo. En el gráfico se observa que este grupo de artículos consiste en el
30% de los articulos que requieren aproximadamente el 15% de la inversión. Es
importante hacer un seguimiento de los artículos B, puesto que algunos estaran
proximos a promocionar a la categoría A, mientras otros estarán próximos a decaer
hacia la categoría C.

Los artículos “C” son aquellos artículos de gran número correspondientes a la inversión
más pequeña. En el gráfico se observa que este grupo de artículos consiste en el 50% de
todos los artículos en el inventario pero corresponde sólo a aproximadamente el 5% de
la inversión de la empresa en el inventario. Artículos tales como tornillos, clavos y
arandelas se pueden incluir en este grupo. La mayoria de estos artículos del grupo “C”
no requieren ni con mucho una inversión alta.

Esta clasificación en el inventario en artículos A,B y C permite a las empresas

determinar el nivel y los tipos de procedimientos de control de inventario necesarios.
El control de los artículos del grupo “A” del inventario debe ser muy intensivo por
razón de la inversión considerable que es necesaria. Las técnicas más sofisticadas de
control de inventario deben aplicarse a estos artículos por ejemplo la utilización del
modelo de cantidad económica de pedido.

El control de los artículos del grupo “B” se pueden controlar, utilizando técnicas menos
sofisticadas y su nivel se puede revisar con menos frecuencia que el de los artículos del
grupo “A”.

El control de los artículos del grupo “C” al igual que el grupo “B”, pueden recibir un
mínimo de atención, tanto asi que se podrá pedir grandes cantidades de estos para
conseguirlos a los precios más bajos.

Grupo de artículos % del producto % de inversión Control

Grupo A 20% 80% Minucioso
Grupo B 30% 15% Moderado
Grupo C 50% 5% Mínimo

Ciertos artículos del inventario que son de bajo costo pero definitivos para el proceso de
producción y son dificiles de adquirir, es posible que necesiten una atención especial.
Esta clase de artículos debe recibir la atención como fuera del grupo “A”, asi sean del
grupo “B” o del “C”.

Este Sistema ABC es un método excelente para determinar el grado de intensidad de

control que se debe dedicar a cada artículo del inventario.

MODELO BÁSICO DE CANTIDAD ECONÓMICA DE PEDIDO (CEP)

Es una de las herramientas mas sofisticada que se usa comunmente para determinar el
monto óptimo de pedido para un artículo de inventario. Este modelo básico tambien
podría utilizarse para controlar los artículos del grupo “A” del inventario de la empresa.
Tiene en cuenta diferentes costos financieros y de operación y determina el monto de
pedido que minimice los costos de inventario de la empresa. Es conocida tambien como
Modelo del Lote Económico y es aplicable no solamente para determinar los pedidos de
monto ventajoso para inventario, sino que también puede utilizarse fácilmente para
determinar la mejor cantidad de producción.(Gitman, 1974, p. 245)
El modelo básico CEP hace tres suposiciones básicas:

 La primera suposición es que la empresa sabe con certeza y seguridad cuál es la

utilización anual de un determinado artículode inventario.
 La segunda suposición es que la frecuencia con la cual la empresa utiliza el
inventario no varía con el tiempo.
 La tercera suposición es que los pedidos que se colocan para reemplazar las
existencias de inventario se reciben en el momento exacto en que los inventarios
se agotan.

Estas suposiciones son necesarias para que una empresa aplique el modelo CEP.

El estudio del modelo de cantidad económica de pedido abarca

1. .Costos básicos
2. El sistema gráfico
3. Sistema matemático
4. Defectos del modelo

COSTOS BÁSICOS: Con excepción del costo real de la mercancia, los costos
relacionados con inventario pueden dividirse en tres grupos generales: costos de pedido,
costos de mantenimiento de inventario y costos totales. Cada uno de estos tiene ciertos
componentes y características fundamentales.

Costos de pedido: Los costos de pedido incluyen los gastos fijos de oficina para colocar
y recibir un pedido, o sea, el costo de preparación de una orden de compra,
procesamiento del papeleo que se produce y su recibo y verificación contra la factura.
Los costos de pedido normalmente se formulan en términos de gastos por pedido.

Costos de mantenimiento de inventario: Los costos de mantenimiento de inventario son

los costos variables por unidad que se ocasionan por mantener un artículo en inventario
durante un período de tiempo determinado. Normalmente estos costos se formulan en
términos de gastos por unidad por período. Los costos de inventario contienen varios
componentes tales como costos de almacenimiento, costos de seguro, costos de
deterioro y absolencia y, lo que es más importante, el costo de oportunidad al
inmovilizar fondos en inventario.
El costo de oportunidad es el componente de costo finaciero; es el costo de los
rendimientos a los cuales se ha renunciado para tener la inversión corriente en
inventario.

Costos totales: El costo total de inventario se define como la suma del pedido y de los
costos de inventario. En el modelo de CEP los costos totales son importantes, ya que su
objetivo es determinar el monto de pedido que los minimice.

EJEMPLO

Supongamos que una empresa tiene costos de $50 por pedido y costos de inventario de
1$ por unidad por año en un artículo cualquiera. Se puede calcular fácilmente el costo
anual de pedido, costo de inventario y costo total si la empresa utiliza 1600 unidades por
año de este artículo.

Cantidad Número Costo Costo Inventario Costo de Costo anual de Costo

de por anual Promedio mantenimiento mantenimiento Total
pedido pedido de de inventario
pedid por unidad
o
1600 1 $50 $50 800 $1 $800 $850
800 2 $50 $100 400 $1 $400 $500
400 4 $50 $200 200 $1 $200 $400
200 8 $50 $400 100 $1 $100 $500
100 16 $50 $800 50 $1 $50 $850

 El número de pedidos se obtuvo dividendo 1600 entre la cantidad del pedido o

sea el número de unidades del artículo que se utilizan anualmente.
 El inventario promedio se calculó, dividiendo la cantidad del pedido entre 2, ya
que un total de inventario igual al monto del pedido una vez que este se recibe se
utiliza a ritmo constante hasta que el inventario se agota, momento en el cual se
recibe un nuevo pedido.

EL SISTEMA GRÁFICO: El objetivo establecido del sistema de CEP es encontrar el

monto de pedido que reduzca al mínimo el costo total de inventario de la empresa, es
decir la CEP.
Como se ve en el gráfico siguiente, se muestra los costos relacionados con el ejemplo
que se utiliza en la tabla anterior. El costo total mínimo se presenta en un periodo por
una cantidad de 400 unidad. En consecuencia, la cantidad económica de pedido por una
cantidad de 400 unidadades. También debe notarse que la CEP ocurre en el punto donde
se corta la línea de costo de pedido y la linea de costo de inventario. Como eso es
siempre cierto en este modelo, los cálculos matemáticos necesarios para determinar la
CEP son sencillos.

Es importante conocer la naturaleza de las funciones de costo en el gráfico. La función

de costo de pedido varía a la inversa con el monto del pedido. Entonces a medida que
aumenta el monto del pedido disminuye el costo de éste en el período. Esto se podria
explicar con el hecho de que como la utilización anual es fija, si se piden cantidades
mas grandes hay menos pedidos y en consecuencia se incurre en menores costos. Los
costos de mantenimiento de inventario están directamente relacionados a los montos de
pedido. Mientras mas grande sea el monto de un pedido, mayor será el inventario
promedio y en consecuencia son más altos los costos de inventario para la empresa.

La función de costo total tiene forma de U, lo que significa que existe un valor mínimo
de función. La línea de costo total representa la suma de los costos de pedido y costos
de mantenimiento de inventario para cada monto de pedido. Es interesante notar que
dentro de un límite de más o menos 20% de CEP, la función total de costo es de muy
poca pendiente, lo cual indica que el costo total es relativamente indiferente a pequeñas
desviaciones que se apartan de la CEP.

ENFOQUE MATEMÁTICO: Se puede establecer una fórmula para determinar la CEP

de un artículo dado del inventario.

Siendo:

R= cantidad de unidades requeridas por período

S= costo de pedido por pedido

C= costo de mantenimiento de inventario por unidad por período

Q= cantidad de pedido

Se puede establecer la ecuación de costo total de la empresa. El primer paso para

establecer la ecuación del costo total es desarrollar una expresión para la función de
costo de pedido y una función para el costo de mantenimiento de inventario. El costo de
pedido se puede expresar como el producto de número de pedidos y el costo por pedido.
Como el número de pedidos es igual a la utilización en el período dividida entre el
monto del pedido.

BIBLIOGRAFIA

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Bibliografía
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