ACUERDO No.

039-CG

NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LAS ENTIDADES,

ORGANISMOS DEL SECTOR PÚBLICO Y PERSONAS
JURÍDICAS DE DERECHO PRIVADO QUE DISPONGAN DE
RECURSOS PÚBLICOS
Registro Oficial No. 78, 01 de Diciembre 2009

Normativa: Vigente

Última Reforma: Suplemento del Registro Oficial 486, 13-V-2019

Nota:
La presente norma fue publicada en mediante Acuerdo 039 CG (R.O. 78, 1-XII-2009) y la misma fue
ampliada mediante Acuerdo 039-CG (R.O. 87-S, 14-XII-2009).

EL CONTRALOR GENERAL DEL ESTADO

Considerando:

Que, los numerales 1 y 3 del artículo 212 de la Constitución de la República del Ecuador, establecen
como función de la Contraloría General del Estado, dirigir el sistema de control administrativo que
se compone de auditoría interna, auditoría externa y del control interno de las entidades del sector
público y de las entidades privadas que dispongan de recursos públicos; y, expedir la normativa para
el cumplimiento de sus funciones;

Que, el artículo 7 numeral 1 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, faculta al
Organismo Técnico de Control, expedir y actualizar las Normas de Control Interno, que sirvan de
marco básico para que las instituciones del Estado y sus servidoras y servidores establezcan y pongan
en funcionamiento su propio control interno;

Que, mediante Acuerdo 020-CG de 5 de septiembre del 2002, publicado en el Registro Oficial 6,
Edición Especial, de 10 de octubre del mismo año, se expidieron las normas de control interno para
ser aplicadas en las entidades y organismos del sector público y personas jurídicas de derecho privado
que dispongan de recursos públicos, que se encuentran bajo el ámbito de competencia de la
Contraloría General del Estado;

Que, con el fin de asegurar la correcta administración de los recursos y bienes del sector público y la
consecución de los objetivos de las instituciones del Estado, es necesaria la actualización de las
Normas de Control Interno, incorporando las técnicas modernas sobre la materia; y,

En ejercicio de las atribuciones que le conceden los artículos 212 numeral 3 de la Constitución de la
República del Ecuador, 7 numeral 1 y 95 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado,

Acuerda:
Expedir las NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LAS ENTIDADES, ORGANISMOS DEL
SECTOR PÚBLICO Y PERSONAS JURÍDICAS DE DERECHO PRIVADO QUE DISPONGAN
DE RECURSOS PÚBLICOS.

Art. 1.- Objetivo.- Las normas de control interno, que forman parte del presente acuerdo, tienen por
objeto propiciar con su aplicación, el mejoramiento de los sistemas de control interno y la gestión
pública, en relación a la utilización de los recursos estatales y la consecución de los objetivos
institucionales. Constituyen el marco que regula y garantiza las acciones de titulares, servidoras y
servidores de cada entidad u organismo según su competencia y en función de la naturaleza jurídica
de la entidad para que desarrollen, expidan y apliquen los controles internos que provean una
seguridad razonable en salvaguarda de su patrimonio.
Art. 2.- Ámbito.- Las normas de control interno se aplicarán en todas las entidades, organismos del
sector público y personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos, a las que
se refiere el artículo 225 de la Constitución de la República del Ecuador.
Art. 3.- Normativa complementaria.- Las unidades administrativas de la Contraloría General del
Estado, de acuerdo a su competencia funcional, propondrán la normativa complementaria necesaria
para la regulación de materias especializadas vinculadas al control interno.
Art. 4.- Difusión y capacitación.- Las direcciones de Investigación Técnica, Normativa y de
Desarrollo Administrativo y la Dirección de Capacitación de la Contraloría General del Estado, serán
responsables de la difusión y capacitación en la aplicación de las normas de control interno.
Art. 5.- Actualización.- La Dirección de Investigación Técnica, Normativa y de Desarrollo
Administrativo de la Contraloría General del Estado, se encargará de la actualización y revisión de la
normativa de control interno, en función a los cambios de los sistemas de información y las
sugerencias que se reciban por parte de las entidades, organismos del sector público y personas
jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos.
Art. 6.- Derogatoria.- Deróganse las Normas de Control Interno expedidas mediante Acuerdo 020-
CG, publicado en el Registro Oficial 006, Edición Especial de 10 de octubre del 2002.
Art. 7.- Vigencia.- Este acuerdo entrará en vigencia desde su publicación en el Registro Oficial.

Dado, en el despacho del Contralor General del Estado, en la ciudad de San Francisco de Quito,
Distrito Metropolitano, a 16 de noviembre del 2009.

PRESENTACIÓN

La Contraloría General del Estado, frente a los cambios en la legislación ecuatoriana que se han
producido a partir de la emisión de la nueva Constitución de la República del Ecuador, reformas a la
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y otras disposiciones legales y normativas para
los sectores ambiental, eléctrico, administrativo, talento humano, información pública, finanzas
públicas, contratación pública, entre otras; y, los avances y mejores prácticas en la administración
pública moderna emitidos por las organizaciones internacionales encargadas de su investigación y
divulgación, consideró necesario actualizar las Normas de Control Interno, para proveer a las
entidades, organismos del sector público y personas jurídicas de derecho privado que dispongan de
recursos públicos, de un importante marco normativo a través del cual puedan desarrollarse para
alcanzar sus objetivos y maximizar los servicios públicos que deben proporcionar a la comunidad.

La Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, dispone a este organismo, la regulación del
funcionamiento del sistema de control, con la adaptación, expedición, aprobación y actualización de
las Normas de Control Interno. A partir de este marco regulador, cada institución del Estado dictará
las normas, políticas y manuales específicos que consideren necesarios para su gestión.
Las Normas de Control Interno desarrolladas incluyen: normas generales y otras específicas
relacionadas con la administración financiera gubernamental, talento humano, tecnología de la
información y administración de proyectos y recogen la utilización del marco integrado de control
interno emitido por el Comité de Organizaciones que patrocina la Comisión Treadway (COSO), que
plantea cinco componentes interrelacionados e integrados al proceso de administración, con la
finalidad de ayudar a las entidades a lograr sus objetivos.

Las Normas de Control Interno son concordantes con el marco legal vigente y están diseñadas bajo
principios administrativos, disposiciones legales y normativa técnica pertinente.

La actualización de las normas fue realizada con la participación, aporte y coordinación de usuarios
internos y externos quienes proporcionaron información importante sobre áreas específicas de
gestión, por tanto, es el resultado de un esfuerzo común. Es un documento que promueve el diseño,
implantación y evaluación del sistema de control interno, que debe ser perfeccionado continuamente
para incorporar el impacto de los nuevos avances y tendencias actuales en la administración, en
beneficio de las instituciones del sector público, de las personas jurídicas de derecho privado que
dispongan de recursos públicos y de la sociedad en general, usuaria de los bienes y servicios que éstas
proveen.

INTRODUCCIÓN

Antecedentes

En el año 1977, se expidió la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, reemplazó a la

Ley Orgánica de Hacienda y fue concebida bajo un enfoque sistemático de los diferentes
componentes de la Administración Financiera. En el Capítulo 3 del Título VII, se señalaron los
parámetros fundamentales sobre los que la Contraloría General del Estado debía formular las Normas
Técnicas de Control Interno, como parte de las normas secundarias de los sistemas de contabilidad y
de control que le correspondía emitir al organismo de control.

En noviembre del mismo año, con Acuerdo 000971, la Contraloría General del Estado expidió las
primeras Normas Técnicas de Control Interno conjuntamente con las Políticas de Contabilidad,
Normas Técnicas de Contabilidad y Políticas de Auditoría del Sector Público. Esta normatividad fue
actualizada en abril de 1994, con la expedición del Acuerdo 017-CG.

En el ámbito internacional se celebraron eventos que marcaron una etapa importante en el desarrollo
del control interno; en el año 1990 se publicó el documento "Control Interno - Marco Integrado"
(Internal Control - Integrated Framework, 1990), elaborado por la Comisión Nacional sobre
Información Financiera Fraudulenta conocida como la Comisión Treadway, quienes adoptaron el
nombre de COSO.

El informe COSO concentró los distintos enfoques existentes en el ámbito mundial, en uno solo,
definiendo al control interno como un modelo integrado a la gestión de las organizaciones, ejecutado
por el personal de las entidades en sus distintos niveles jerárquicos; que promueve la honestidad y la
responsabilidad y suministra seguridad razonable en el uso de los recursos para conseguir los
objetivos de: impulsar el uso racional de estrategias, promover la eficiencia en las operaciones,
cumplir con las normativas aplicables y contar con una herramienta apropiada para prevenir errores
e irregularidades.

En el año 1992, la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores, INTOSAI,

aprobó la guía para las Normas de Control Interno del Sector Público, concebida para visualizar el
diseño, implantación y evaluación del control interno en las entidades fiscalizadoras superiores. Esta
guía fue actualizada en distintos eventos internacionales, siendo la última reforma en el año 2004,
luego del XVII Congreso Internacional de las Entidades Fiscalizadoras Superiores, INCOSAI,
realizado en Budapest.

Con el propósito de asegurar la correcta y eficiente administración de los recursos y bienes de las
entidades y organismos del sector público ecuatoriano, en el año 2002, la Contraloría General del
Estado emitió las Normas de Control Interno, que constituyen lineamientos orientados al
cumplimiento de dichos objetivos.

Los cambios en el ordenamiento jurídico del país, a partir de ese mismo año, los avances y mejores
prácticas en la gestión pública, exigen la actualización de las normas de control interno, cuya
aplicación propiciará el mejoramiento de los sistemas de control interno y la administración pública
en relación a la utilización de los recursos estatales y la consecución de los objetivos institucionales.

NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LAS ENTIDADES, ORGANISMOS DEL SECTOR

PÚBLICO Y DE LAS PERSONAS JURÍDICAS DE DERECHO PRIVADO QUE DISPONGAN
DE RECURSOS PÚBLICOS

ESTRUCTURA DEL CÓDIGO

El código de las Normas de Control Interno tendrá cinco caracteres numéricos:

Los tres primeros, conforman el primer campo y representan el grupo y subgrupo, así

"200 AMBIENTE DE CONTROL"

Los dos últimos caracteres, constituyen el segundo campo y señalan el título de la norma:

"200-01 Integridad y valores éticos."

100 NORMAS GENERALES

100-01 Control Interno

El control interno será responsabilidad de cada institución del Estado y de las personas
jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos y tendrá como finalidad crear
las condiciones para el ejercicio del control.

El control interno es un proceso integral aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el personal
de cada entidad, que proporciona seguridad razonable para el logro de los objetivos institucionales y
la protección de los recursos públicos. Constituyen componentes del control interno el ambiente de
control, la evaluación de riesgos, las actividades de control, los sistemas de información y
comunicación y el seguimiento.

El control interno está orientado a cumplir con el ordenamiento jurídico, técnico y administrativo,
promover eficiencia y eficacia de las operaciones de la entidad y garantizar la confiabilidad y
oportunidad de la información, así como la adopción de medidas oportunas para corregir las
deficiencias de control.
100-02 Objetivos del control interno

El control interno de las entidades, organismo del sector público y personas jurídicas de derecho
privado que dispongan de recursos públicos para alcanzar la misión institucional, deberá
contribuir al cumplimiento de los siguientes objetivos:

- Promover la eficiencia, eficacia y economía de las operaciones bajo principios éticos y de

transparencia.

- Garantizar la confiabilidad, integridad y oportunidad de la información.

- Cumplir con las disposiciones legales y la normativa de la entidad para otorgar bienes y servicios
públicos de calidad.

- Proteger y conservar el patrimonio público contra pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad
o acto ilegal.

100-03 Responsables del control interno

El diseño, establecimiento, mantenimiento, funcionamiento, perfeccionamiento, y evaluación

del control interno es responsabilidad de la máxima autoridad, de los directivos y demás
servidoras y servidores de la entidad, de acuerdo con sus competencias.

Los directivos, en el cumplimiento de su responsabilidad, pondrán especial cuidado en áreas de mayor

importancia por su materialidad y por el riesgo e impacto en la consecución de los fines
institucionales.

Las servidoras y servidores de la entidad, son responsables de realizar las acciones y atender los
requerimientos para el diseño, implantación, operación y fortalecimiento de los componentes del
control interno de manera oportuna, sustentados en la normativa legal y técnica vigente y con el apoyo
de la auditoría interna como ente asesor y de consulta.

100-04 Rendición de cuentas

La máxima autoridad, los directivos y demás servidoras y servidores, según sus competencias,
dispondrán y ejecutarán un proceso periódico, formal y oportuno de rendición de cuentas sobre
el cumplimiento de la misión y de los objetivos institucionales y de los resultados esperados.

La rendición de cuentas es la obligación que tienen todas las servidoras y servidores de responder,
reportar, explicar o justificar ante la autoridad, los directivos y la ciudadanía, por los recursos
recibidos y administrados y por el cumplimiento de las funciones asignadas. Es un proceso continuo
que incluye la planificación, la asignación de recursos, el establecimiento de responsabilidades y un
sistema de información y comunicación adecuado.

Las servidoras y servidores, presentarán informes periódicos de su gestión ante la alta dirección para
la toma de decisiones, en los que se harán constar la relación entre lo planificado y lo ejecutado, la
explicación de las variaciones significativas, sus causas y las responsabilidades por errores,
irregularidades y omisiones.

La rendición de cuentas, se realizará en cumplimiento al ordenamiento jurídico vigente.

 200 AMBIENTE DE CONTROL

El ambiente o entorno de control es el conjunto de circunstancias y conductas que enmarcan el

accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno. Es fundamentalmente la
consecuencia de la actitud asumida por la alta dirección y por el resto de las servidoras y
servidores, con relación a la importancia del control interno y su incidencia sobre las
actividades y resultados.

El ambiente de control define el establecimiento de un entorno organizacional favorable al ejercicio

de prácticas, valores, conductas y reglas apropiadas, para sensibilizar a los miembros de la entidad y
generar una cultura de control interno.

Un ambiente propicio para el control, estimula e influencia las tareas del personal con respecto al
control de sus actividades. En este contexto, el personal es la esencia de cualquier entidad, al igual
que sus atributos individuales como la integridad y valores éticos y el ambiente donde operan,
constituyen el motor que la conduce y la base que soporta el sistema.

El ambiente de control tiene gran influencia en la forma en que se desarrollan las operaciones y
actividades, se establecen los objetivos y determinan la probabilidad de ocurrencia de los riesgos.
Igualmente tiene relación con el comportamiento de los sistemas de información y con las actividades
de monitoreo.

La máxima autoridad, en su calidad de responsable por el sistema de control interno, deberá mostrar
constantemente una actitud de apoyo a las medidas de control implantadas en la institución, mediante
la divulgación de éstas y un ejemplo continuo de apego a ellas en el desarrollo de las labores
habituales.

La máxima autoridad de cada entidad establecerá en forma clara y por escrito las líneas de conducta
y las medidas de control para alcanzar los objetivos de la institución de acuerdo con las disposiciones
y los lineamientos del gobierno y demás organismos, para lo cual mantendrá un ambiente de
confianza basado en la seguridad, integridad y competencia de las personas; de honestidad y de
respaldo hacia el control interno; así como, garantizará el uso eficiente de los recursos y protegerá el
medio ambiente.

200-01 Integridad y valores éticos

La integridad y los valores éticos son elementos esenciales del ambiente de control, la
administración y el monitoreo de los otros componentes del control interno.

La máxima autoridad y los directivos establecerán los principios y valores éticos como parte de la
cultura organizacional para que perduren frente a los cambios de las personas de libre remoción; estos
valores rigen la conducta de su personal, orientando su integridad y compromiso hacia la
organización.

La máxima autoridad de cada entidad emitirá formalmente las normas propias del código de ética,
para contribuir al buen uso de los recursos públicos y al combate a la corrupción.

Los responsables del control interno determinarán y fomentarán la integridad y los valores éticos,
para beneficiar el desarrollo de los procesos y actividades institucionales y establecerán mecanismos
que promuevan la incorporación del personal a esos valores; los procesos de reclutamiento y selección
de personal se conducirán teniendo presente esos rasgos y cualidades.
200-02 Administración estratégica

Las entidades del sector público y las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de
recursos públicos, implantarán, pondrán en funcionamiento y actualizarán el sistema de
planificación, así como el establecimiento de indicadores de gestión que permitan evaluar el
cumplimiento de los fines, objetivos y la eficiencia de la gestión institucional.

Las entidades del sector público y las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de
recursos públicos requieren para su gestión, la implantación de un sistema de planificación que
incluya la formulación, ejecución, control, seguimiento y evaluación de un plan plurianual
institucional y planes operativos anuales, que considerarán como base la función, misión y visión
institucionales y que tendrán consistencia con los planes de gobierno y los lineamientos del organismo
técnico de planificación.

Los planes operativos constituirán la desagregación del plan plurianual y contendrán: objetivos,
indicadores, metas, programas, proyectos y actividades que se impulsarán en el período anual,
documento que deberá estar vinculado con el presupuesto a fin de concretar lo planificado en función
de las capacidades y la disponibilidad real de los recursos.

La formulación del plan operativo anual deberá coordinarse con los procesos y políticas establecidos
por el Sistema Nacional de Planificación (SNP), las Normas del Sistema Nacional de Inversión
Pública (SNIP), las directrices del sistema de presupuesto, así como el análisis pormenorizado de la
situación y del entorno. Asimismo, dichas acciones se diseñarán para coadyuvar el cumplimiento de
los componentes de la administración estratégica antes mencionada. Como toda actividad de
planificación requiere seguimiento y evaluación permanente.

El análisis de la situación y del entorno se concretará considerando los resultados logrados, los hechos
que implicaron desvíos a las programaciones precedentes, identificando las necesidades emergentes
para satisfacer las demandas presentes y futuras de los usuarios internos y externos y los recursos
disponibles, en un marco de calidad.

Los productos de todas las actividades mencionadas de formulación, cumplimiento, seguimiento y

evaluación, deben plasmarse en documentos oficiales a difundirse entre todos los niveles de la
organización y a la comunidad en general.

200-03 Políticas y prácticas de talento humano

El control interno incluirá las políticas y prácticas necesarias para asegurar una apropiada
planificación y administración del talento humano de la institución, de manera que se garantice
el desarrollo profesional y asegure la transparencia, eficacia y vocación de servicio.

El talento humano es lo más valioso que posee cualquier institución, por lo que debe ser tratado y
conducido de forma tal que se consiga su más elevado rendimiento. Es responsabilidad de la dirección
encaminar su satisfacción personal en el trabajo que realiza, procurando su enriquecimiento humano
y técnico.

La administración del talento humano, constituye una parte importante del ambiente de control,
cumple con el papel esencial de fomentar un ambiente ético desarrollando el profesionalismo y
fortaleciendo la transparencia en las prácticas diarias. Esto se hace visible en la ejecución de los
procesos de planificación, clasificación, reclutamiento y selección de personal, capacitación,
evaluación del desempeño y promoción y en la aplicación de principios de justicia y equidad, así
como el apego a la normativa y marco legal que regulan las relaciones laborales.

200-04 Estructura organizativa

La máxima autoridad debe crear una estructura organizativa que atienda el cumplimiento de
su misión y apoye efectivamente el logro de los objetivos organizacionales, la realización de los
procesos, las labores y la aplicación de los controles pertinentes.

La estructura organizativa de una entidad depende del tamaño y de la naturaleza de las actividades
que desarrolla, por lo tanto no será tan sencilla que no pueda controlar adecuadamente las actividades
de la institución, ni tan complicada que inhiba el flujo necesario de información. Los directivos
comprenderán cuáles son sus responsabilidades de control y poseerán experiencia y conocimientos
requeridos en función de sus cargos.

Toda entidad debe complementar su organigrama con un manual de organización actualizado en el

cual se deben asignar responsabilidades, acciones y cargos, a la vez que debe establecer los niveles
jerárquicos y funciones para cada uno de sus servidoras y servidores.

200-05 Delegación de autoridad

La asignación de responsabilidad, la delegación de autoridad y el establecimiento de políticas

conexas, ofrecen una base para el seguimiento de las actividades, objetivos, funciones operativas
y requisitos regulatorios, incluyendo la responsabilidad sobre los sistemas de información y
autorizaciones para efectuar cambios.

La delegación de funciones o tareas debe conllevar, no sólo la exigencia de la responsabilidad por el

cumplimiento de los procesos y actividades correspondientes, sino también la asignación de la
autoridad necesaria, a fin de que los servidores puedan emprender las acciones más oportunas para
ejecutar su cometido de manera expedita y eficaz.

Las resoluciones administrativas que se adopten por delegación serán consideradas como dictadas
por la autoridad delegante. El delegado será personalmente responsable de las decisiones y omisiones
con relación al cumplimiento de la delegación.

200-06 Competencia profesional

La máxima autoridad y los directivos de cada entidad pública reconocerán como elemento
esencial, las competencias profesionales de las servidoras y servidores, acordes con las funciones
y responsabilidades asignadas.

La competencia incluye el conocimiento y habilidades necesarias para ayudar a asegurar una

actuación ordenada, ética, eficaz y eficiente, al igual que un buen entendimiento de las
responsabilidades individuales relacionadas con el control interno.

Las servidoras y servidores de los organismos, entidades, dependencias del sector público y personas
jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos, mantendrán un nivel de
competencia que les permita comprender la importancia del desarrollo, implantación y
mantenimiento de un buen control interno y realizar sus funciones para poder alcanzar los objetivos
y la misión de la entidad.
Los directivos de la entidad, especificarán en los requerimientos de personal, el nivel de competencias
necesario para los distintos puestos y tareas a desarrollarse en las áreas correspondientes. Así mismo,
los programas de capacitación estarán dirigidos a mantener los niveles de competencia requeridos.

200-07 Coordinación de acciones organizacionales

La máxima autoridad de cada entidad, en coordinación con los directivos, establecerá las
medidas propicias, a fin de que cada una de las servidoras y servidores acepte la
responsabilidad que les compete para el adecuado funcionamiento del control interno.

Las servidoras y servidores participarán activamente en la aplicación y el mejoramiento de las

medidas ya implantadas, así como en el diseño de controles efectivos para las áreas de la organización
donde desempeñan sus labores, de acuerdo con sus competencias y responsabilidades.

La máxima autoridad y el personal de la entidad, en el ámbito de sus competencias, son responsables

de la aplicación y mejoramiento continuo del control interno así como establecerá los mecanismos de
relación entre la administración principal y las que operen en localizaciones geográficamente
apartadas.

El control interno debe contemplar los mecanismos y disposiciones requeridos a efecto que las
servidoras y servidores de las unidades participantes en la ejecución de los procesos, actividades y
transacciones de la institución, desarrollen sus acciones de manera coordinada y coherente, con miras
a la implantación efectiva de la estrategia organizacional para el logro de los objetivos.

200-08 Adhesión a las políticas institucionales

Las servidoras y servidores de las entidades, observarán las políticas institucionales y las
específicas aplicables a sus respectivas áreas de trabajo.

En el desarrollo y cumplimiento de sus funciones, las servidoras y servidores observarán las políticas
generales y las específicas aplicables a sus respectivas áreas de trabajo, que hayan sido emitidas y
divulgadas por la máxima autoridad y directivos de la entidad, quienes además instaurarán medidas
y mecanismos propicios para fomentar la adhesión a las políticas por ellos emitidas.

Los niveles de dirección y jefatura se asegurarán de la adhesión a las políticas institucionales,

mediante el establecimiento de controles y factores motivadores adecuados.

200-09 Unidad de Auditoría Interna

La auditoría interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y asesoría,

concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización; evalúa el sistema
de control interno, los procesos administrativos, técnicos, ambientales, financieros, legales,
operativos, estratégicos y gestión de riesgos.

Cada institución, cuando se justifique, contará con una Unidad de Auditoría Interna organizada, con
independencia y con los recursos necesarios para que brinde asesoría oportuna y profesional en el
ámbito de su competencia, agregando valor a la gestión institucional y garantía razonable de que la
gestión de la máxima autoridad y demás servidoras y servidores, se realiza con apego a las normas
vigentes.
La Unidad de Auditoría Interna estará integrada por personal multidisciplinario. Mediante técnicas y
procedimientos de auditoría, evaluará la eficiencia del sistema de control interno, la administración
de riesgos institucionales, la efectividad de las operaciones y el cumplimiento de leyes y regulaciones
aplicables que permitan el logro de los objetivos institucionales. Proporcionará asesoría en materia
de control a las autoridades, niveles directivos, servidoras y servidores de la entidad, para fomentar
la mejora de sus procesos y operaciones.

Los auditores de la Unidad de Auditoría Interna actuarán con criterio independiente respecto a las
operaciones o actividades auditadas y no intervendrán en la autorización o aprobación de los procesos
financieros, administrativos, operativos y ambientales.

300 EVALUACIÓN DEL RIESGO

La máxima autoridad establecerá los mecanismos necesarios para identificar, analizar y tratar
los riesgos a los que está expuesta la organización para el logro de sus objetivos.

El riesgo es la probabilidad de ocurrencia de un evento no deseado que podría perjudicar o afectar

adversamente a la entidad o su entorno. La máxima autoridad, el nivel directivo y todo el personal de
la entidad serán responsables de efectuar el proceso de administración de riesgos, que implica la
metodología, estrategias, técnicas y procedimientos, a través de los cuales las unidades
administrativas identificarán, analizarán y tratarán los potenciales eventos que pudieran afectar la
ejecución de sus procesos y el logro de sus objetivos.

300-01 Identificación de riesgos

Los directivos de la entidad identificarán los riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos
institucionales debido a factores internos o externos, así como emprenderán las medidas
pertinentes para afrontar exitosamente tales riesgos.

Los factores externos pueden ser económicos, políticos, tecnológicos, sociales y ambientales. Los
internos incluyen la infraestructura, el personal, la tecnología y los procesos.

Es imprescindible identificar los riesgos relevantes que enfrenta una entidad en la búsqueda de sus
objetivos.

La identificación de los riesgos es un proceso interactivo y generalmente integrado a la estrategia y

planificación. En este proceso se realizará un mapa del riesgo con los factores internos y externos y
con la especificación de los puntos claves de la institución, las interacciones con terceros, la
identificación de objetivos generales y particulares y las amenazas que se puedan afrontar.

Algo fundamental para la evaluación de riesgos es la existencia de un proceso permanente para

identificar el cambio de condiciones gubernamentales, económicas, industriales, regulatorias y
operativas, para tomar las acciones que sean necesarias.

Los perfiles de riesgo y controles relacionados serán continuamente revisados para asegurar que el
mapa del riesgo siga siendo válido, que las respuestas al riesgo son apropiadamente escogidas y
proporcionadas, y que los controles para mitigarlos sigan siendo efectivos en la medida en que los
riesgos cambien con el tiempo.

300-02 Plan de mitigación de riesgos

Los directivos de las entidades del sector público y las personas jurídicas de derecho privado
que dispongan de recursos públicos, realizarán el plan de mitigación de riesgos desarrollando
y documentando una estrategia clara, organizada e interactiva para identificar y valorar los
riesgos que puedan impactar en la entidad impidiendo el logro de sus objetivos.

En el plan de mitigación de riesgos se desarrollará una estrategia de gestión, que incluya su proceso
e implementación. Se definirán objetivos y metas, asignando responsabilidades para áreas específicas,
identificando conocimientos técnicos, describiendo el proceso de evaluación de riesgos y las áreas a
considerar, detallando indicadores de riesgos, delineando procedimientos para las estrategias del
manejo, estableciendo lineamientos para el monitoreo y definiendo los reportes, documentos y las
comunicaciones necesarias.

Los directivos de las entidades del sector público y las personas jurídicas de derecho privado que
dispongan de recursos públicos, desarrollarán planes, métodos de respuesta y monitoreo de cambios,
así como un programa que prevea los recursos necesarios para definir acciones en respuesta a los
riesgos. Una adecuada planeación de la administración de los riesgos, reduce la eventualidad de la
ocurrencia y del efecto negativo de éstos (impacto) y alerta a la entidad respecto de su adaptación
frente a los cambios.

300-03 Valoración de los riesgos

La valoración del riesgo estará ligada a obtener la suficiente información acerca de las
situaciones de riesgo para estimar su probabilidad de ocurrencia, este análisis le permitirá a las
servidoras y servidores reflexionar sobre cómo los riesgos pueden afectar el logro de sus
objetivos, realizando un estudio detallado de los temas puntuales sobre riesgos que se hayan
decidido evaluar.

La administración debe valorar los riesgos a partir de dos perspectivas, probabilidad e impacto, siendo
la probabilidad la posibilidad de ocurrencia, mientras que el impacto representa el efecto frente a su
ocurrencia. Estos supuestos se determinan considerando técnicas de valoración y datos de eventos
pasados observados, los cuales pueden proveer una base objetiva en comparación con los estimados.

La metodología para analizar riesgos puede variar, porque algunos son difíciles de cuantificar,
mientras que otros se prestan para un diagnóstico numérico.

Se consideran factores de alto riesgo potencial los programas o actividades complejas, el manejo de
dinero en efectivo, la alta rotación y crecimiento del personal, el establecimiento de nuevos servicios,
sistemas de información rediseñados, crecimientos rápidos, nueva tecnología, entre otros. La
valoración del riesgo se realiza usando el juicio profesional y la experiencia.

300-04 Respuesta al riesgo

Los directivos de la entidad identificarán las opciones de respuestas al riesgo, considerando la

probabilidad y el impacto en relación con la tolerancia al riesgo y su relación costo/beneficio.

La consideración del manejo del riesgo y la selección e implementación de una respuesta son parte
integral de la administración de los riesgos. Los modelos de respuestas al riesgo pueden ser: evitar,
reducir, compartir y aceptar.

Evitar el riesgo implica, prevenir las actividades que los originan. La reducción incluye los métodos
y técnicas específicas para tratar con ellos, identificándolos y proveyendo acciones para la reducción
de su probabilidad e impacto. El compartirlo reduce la probabilidad y el impacto mediante la
transferencia u otra manera de compartir una parte del riesgo. La aceptación no realiza acción alguna
para afectar la probabilidad o el impacto.

Como parte de la administración de riesgos, los directivos considerarán para cada riesgo significativo
las respuestas potenciales a base de un rango de respuestas. A partir de la selección de una respuesta,
se volverá a medir el riesgo sobre su base residual, reconociendo que siempre existirá algún nivel de
riesgo residual por causa de la incertidumbre inherente y las limitaciones propias de cada actividad.

400 ACTIVIDADES DE CONTROL

La máxima autoridad de la entidad y las servidoras y servidores responsables del control

interno de acuerdo a sus competencias, establecerán políticas y procedimientos para manejar
los riesgos en la consecución de los objetivos institucionales, proteger y conservar los activos y
establecer los controles de acceso a los sistemas de información.

Las actividades de control se dan en toda la organización, en todos los niveles y en todas las funciones.
Incluyen una diversidad de acciones de control de detección y prevención, tales como: separación de
funciones incompatibles, procedimientos de aprobación y autorización, verificaciones, controles
sobre el acceso a recursos y archivos, revisión del desempeño de operaciones, segregación de
responsabilidades de autorización, ejecución, registro y comprobación de transacciones, revisión de
procesos y acciones correctivas cuando se detectan desviaciones e incumplimientos.

Para ser efectivas, las actividades de control deben ser apropiadas, funcionar consistentemente de
acuerdo a un plan a lo largo de un período y estar relacionadas directamente con los objetivos de la
entidad.

La implantación de cualquier actividad o procedimiento de control debe ser precedido por un análisis
de costo/beneficio para determinar su viabilidad, conveniencia y contribución en relación con el logro
de los objetivos, es decir, se deberá considerar como premisa básica que el costo de establecer un
control no supere el beneficio que pueda obtener.

401 Generales

401-01 Separación de funciones y rotación de labores

La máxima autoridad y los directivos de cada entidad tendrán cuidado al definir las funciones
de sus servidoras y servidores y de procurar la rotación de las tareas, de manera que exista
independencia, separación de funciones incompatibles y reducción del riesgo de errores o
acciones irregulares.

Para reducir el riesgo de error, el desperdicio o las actividades incorrectas y el riesgo de no detectar
tales problemas, no se asignará a un solo servidor o equipo para que controle o tenga a su cargo todas
las etapas claves de un proceso u operación.

La separación de funciones se definirá en la estructura orgánica, en los flujogramas y en la descripción

de cargos en todas las entidades del sector público.

Los niveles de dirección y jefatura, contemplarán la conveniencia de rotar sistemáticamente las

labores entre quienes realizan tareas o funciones afines, siempre y cuando la naturaleza de tales
labores permita efectuar tal medida.

La rotación en el desempeño de tareas claves para la seguridad y el control, es un mecanismo eficaz

para evitar actos reñidos con el código de ética de la entidad u organismo.

401-02 Autorización y aprobación de transacciones y operaciones

La máxima autoridad, establecerá por escrito o por medio de sistemas electrónicos,

procedimientos de autorización que aseguren la ejecución de los procesos y el control de las
operaciones administrativas y financieras, a fin de garantizar que sólo se efectúen operaciones
y actos administrativos válidos.

La conformidad con los términos y condiciones de una autorización implica que las tareas que
desarrollarán las servidoras y servidores, que han sido asignadas dentro de sus respectivas
competencias, se adecuarán a las disposiciones emanadas por la dirección, en concordancia con el
marco legal.

Las servidoras y servidores que reciban las autorizaciones, serán conscientes de la responsabilidad
que asumen en su tarea y no efectuarán actividades que no les corresponda.

401-03 Supervisión

Los directivos de la entidad, establecerán procedimientos de supervisión de los procesos y

operaciones, para asegurar que cumplan con las normas y regulaciones y medir la eficacia y
eficiencia de los objetivos institucionales, sin perjuicio del seguimiento posterior del control
interno.

La supervisión de los procesos y operaciones se los realizará constantemente para asegurar que se
desarrollen de acuerdo con lo establecido en las políticas, regulaciones y procedimientos en
concordancia con el ordenamiento jurídico; comprobar la calidad de sus productos y servicios y el
cumplimiento de los objetivos de la institución.

Permitirá además, determinar oportunamente si las acciones existentes son apropiadas o no y

proponer cambios con la finalidad de obtener mayor eficiencia y eficacia en las operaciones y
contribuir a la mejora continua de los procesos de la entidad.

402 Administración Financiera - PRESUPUESTO

402-01 Responsabilidad del control

La máxima autoridad de una entidad, u organismo del sector público, dispondrá a los
responsables de las unidades inherentes a la materia, el diseño de los controles que se aplicarán
para asegurar el cumplimiento de las fases del ciclo presupuestario en base de las disposiciones
legales, reglamentarias y políticas gubernamentales, sectoriales e institucionales, que regulan
las actividades del presupuesto y alcanzar los resultados previstos.

Las entidades del sector público delinearán procedimientos de control interno presupuestario para la
programación, formulación, aprobación, ejecución, evaluación, clausura y liquidación del
presupuesto institucional; se fijarán los objetivos generales y específicos en la programación de
ingresos y gastos para su consecución en la ejecución presupuestaria y asegurar la disponibilidad
presupuestaria de fondos en las asignaciones aprobadas. Todos los ingresos y gastos estarán
debidamente presupuestados; de existir valores no considerados en el presupuesto, se tramitará la
reforma presupuestaria correspondiente.

En la formulación del presupuesto de las entidades del sector público se observarán los principios
presupuestarios de: universalidad, unidad, programación, equilibrio y estabilidad, plurianualidad,
eficiencia, eficacia, transparencia, flexibilidad y especificación, para que el presupuesto cuente con
atributos que vinculen los objetivos del plan con la administración de recursos, tanto en el aspecto
financiero, como en las metas fiscales.

La programación de la ejecución presupuestaria del gasto, consiste en seleccionar y ordenar las

asignaciones de fondos para cada uno de los programas, proyectos y actividades que serán ejecutados
en el período inmediato, a fin de optimizar el uso de los recursos disponibles.

Para los componentes del sistema de administración financiera tales como: Presupuesto, Contabilidad
Gubernamental, Tesorería, Recaudación, Nómina, Control Físico de Bienes, Deuda Pública y
Convenios, se coordinarán e implantarán procedimientos de control interno necesarios para que sean
cumplidos por las servidoras y servidores de acuerdo a las funciones asignadas, con la finalidad de
que generen adecuados registros que hagan efectivos los propósitos de transparencia y rendición de
cuentas.

402-02 Control previo al compromiso

Se denomina control previo, al conjunto de procedimientos y acciones que adoptan los niveles
directivos de las entidades, antes de tomar decisiones, para precautelar la correcta
administración del talento humano, financieros y materiales.

En el control previo a la autorización para la ejecución de un gasto, las personas designadas

verificarán previamente que:

1. La operación financiera esté directamente relacionada con la misión de la entidad y con los
programas, proyectos y actividades aprobados en los planes operativos anuales y presupuestos.

2. La operación financiera reúna los requisitos legales pertinentes y necesarios para llevarla a cabo,
que no existan restricciones legales sobre la misma.

3. Exista la partida presupuestaria con la disponibilidad suficiente de fondos no comprometidos a fin

de evitar desviaciones financieras y presupuestarias.

402-03 Control previo al devengado

Previa a la aceptación de una obligación, o al reconocimiento de un derecho, como resultado de

la recepción de bienes, servicios u obras, la venta de bienes o servicios u otros conceptos de
ingresos, las servidoras y servidores encargados del control verificarán:

1. Que la obligación o deuda sea veraz y corresponda a una transacción financiera que haya reunido
los requisitos exigidos en la fase del control previo, que se haya registrado contablemente y contenga
la autorización respectiva, así como mantenga su razonabilidad y exactitud aritmética.

2. Que los bienes o servicios recibidos guarden conformidad plena con la calidad y cantidad descritas
o detalladas en la factura o en el contrato, en el ingreso a bodega o en el acta de recepción e informe
técnico legalizados y que evidencien la obligación o deuda correspondiente.

3. Que la transacción no varíe con respecto a la propiedad, legalidad y conformidad con el

presupuesto, establecidos al momento del control previo al compromiso efectuado.

4. Diagnóstico y evaluación preliminar de la planificación y programación de los presupuestos de

ingresos.

5. La existencia de documentación debidamente clasificada y archivada que respalde los ingresos.

6. La corrección y legalidad aplicadas en los aspectos formales y metodológicos del ingreso.

7. La sujeción del hecho económico que genera el ingreso a las normas que rigen su proceso.

402-04 Control de la evaluación en la ejecución del presupuesto por resultados

La evaluación presupuestaria es una herramienta importante para la gestión de las entidades

del sector público, por cuanto determina sus resultados mediante el análisis y medición de los
avances físicos y financieros obtenidos.

La evaluación presupuestaria comprende la determinación del comportamiento de los ingresos y

gastos, así como la identificación del grado de cumplimiento de las metas programadas, a base del
presupuesto aprobado y del plan operativo anual institucional.

Cada entidad deberá determinar el grado de cumplimiento de los techos establecidos en la

programación financiera y las causas de las variaciones registradas.

La evaluación, también permite determinar la ejecución y el comportamiento de los agregados

financieros de ingresos, gastos y financiamiento con respecto a la programación inicial, con el fin de
comprobar el grado de cumplimiento de las metas esperadas en términos de ahorro, resultado
financiero y estructura del financiamiento, lo cual se utiliza para analizar la ejecución acumulada con
relación al presupuesto codificado vigente.

El propósito de la evaluación presupuestaria es proporcionar información a los niveles responsables

del financiamiento, autorización y ejecución de los programas, proyectos y actividades, sobre su
rendimiento en comparación con lo planificado, además, debe identificar y precisar las variaciones
en el presupuesto, para su corrección oportuna.

La máxima autoridad de la entidad dispondrá que los responsables de la ejecución presupuestaria

efectúen el seguimiento y evaluación del cumplimiento y logro de los objetivos, frente a los niveles
de recaudación óptima de los ingresos y ejecución efectiva de los gastos.

Los responsables de la ejecución y evaluación presupuestaria, comprobarán que el avance de las obras
ejecutadas concuerden con los totales de los gastos efectivos, con las etapas de avance y las
actividades permanezcan en los niveles de gastos y dentro de los plazos convenidos contractualmente.

Mantendrán procedimientos de control sobre la evaluación en cada fase del ciclo presupuestario, tales
como:
- Controles sobre la programación vinculada al Plan Operativo Institucional, formulación y
aprobación.

- Controles de la ejecución en cuanto a ingresos y gastos efectivos.

- Controles a las reformas presupuestarias, al compromiso y la obligación o devengado.

- Controles a las fases de ejecución, evaluación, clausura, liquidación y seguimiento.

403 Administración financiera - TESORERÍA

403-01 Determinación y recaudación de los ingresos

La máxima autoridad y el servidor encargado de la administración de los recursos establecidos

en las disposiciones legales para el financiamiento del presupuesto de las entidades y
organismos del sector público, serán los responsables de la determinación y recaudación de los
ingresos, en concordancia con el ordenamiento jurídico vigente.

Los ingresos públicos según su procedencia pueden ser tributarios y no tributarios, de autogestión, de
financiamiento y donaciones. Se clasificarán por la naturaleza económica en: corrientes, de capital y
financiamiento.

Los ingresos de autogestión, son recursos que las entidades y organismos del sector público obtienen
por la venta de bienes y servicios, tasas, contribuciones, derechos, arrendamientos, rentas de
inversiones, multas y otros, se recaudarán a través de las cuentas rotativas de ingresos aperturadas en
los bancos corresponsales del depositario oficial de los fondos públicos o en las cuentas
institucionales disponibles en el depositario oficial.

La recaudación de los recursos públicos podrá hacerse de manera directa o por medio de la red
bancaria privada. En ambos casos se canalizará a través de las cuentas rotativas de ingresos abiertas
en los bancos corresponsales.

Los ingresos obtenidos a través de las cajas recaudadoras, en efectivo, cheque certificado o cheque
cruzado a nombre de la entidad serán revisados, depositados en forma completa e intacta y registrados
en las cuentas rotativas de ingresos autorizadas, durante el curso del día de recaudación o máximo el
día hábil siguiente.

403-02 Constancia documental de la recaudación

El Ministerio de Finanzas y toda entidad, organismo del sector público y persona jurídica de
derecho privado que disponga de recursos públicos que recaude o reciba recursos financieros,
en concepto de ingresos, consignaciones, depósitos y otros conceptos por los que el Estado sea
responsable, otorgarán un comprobante de ingreso preimpreso y prenumerado.

Por cada recaudación que realice una entidad u organismo del sector público, por cualquier concepto,
se entregará al usuario el original del comprobante de ingreso preimpreso y prenumerado o una
especie valorada; estos documentos cumplirán con los requisitos establecidos por el organismo rector
en materia tributaria y respaldarán las transacciones realizadas, permitiendo el control sobre los
recursos que ingresan al Tesoro Nacional. Diariamente se preparará, a modo de resumen, el reporte
de los valores recaudados.
Ninguna institución por ningún concepto, podrá cobrar tasa y/o tarifa alguna por la venta de bienes y
servicios, sin que medie la comercialización de especies valoradas, factura, nota de venta y otros
documentos autorizados por el organismo rector en materia tributaria.

Las entidades públicas mantendrán un control interno estricto y permanente del uso y destino de los
formularios para recaudación de recursos.

En caso de especies valoradas o títulos de crédito, sus movimientos se justificarán documentadamente

mediante controles administrativos.

403-03 Especies valoradas

Las especies valoradas emitidas, controladas y custodiadas por la unidad responsable del
Tesoro Nacional, o aquellas que por excepción son emitidas y custodiadas por los organismos
del régimen seccional autónomo, entidades de seguridad social y empresas públicas, se
entregarán al beneficiario por la recepción de un servicio prestado por parte de un órgano del
sector público.

Los ingresos que se generen por la venta de las especies valoradas constarán obligatoriamente en los
presupuestos institucionales y se depositarán en la cuenta rotativa de ingresos en los bancos
corresponsales.

La unidad responsable del Tesoro Nacional y las instituciones de la administración pública que
manejen especies valoradas, llevarán registros sobre la emisión, venta y baja de estos documentos y
su existencia será controlada mediante cuentas de orden.

El Instituto Geográfico Militar es el único organismo autorizado para elaborar las especies valoradas
para todo el sector público del Ecuador.

403-04 Verificación de los ingresos

Las instituciones que dispongan de cajas recaudadoras, efectuarán una verificación diaria, con
la finalidad de comprobar que los depósitos realizados en el banco corresponsal sean iguales a
los valores recibidos, a fin de controlar que éstos sean transferidos al depositario oficial.

La verificación la realizará una persona distinta a la encargada de efectuar las recaudaciones y su

registro contable.

El servidor encargado de la administración de los recursos, evaluará permanentemente la eficiencia

y eficacia de las recaudaciones y depósitos y adoptará las medidas que correspondan.

403-05 Medidas de protección de las recaudaciones

La máxima autoridad de cada entidad pública y el servidor encargado de la administración de

los recursos, adoptarán las medidas para resguardar los fondos que se recauden directamente,
mientras permanezcan en poder de la entidad y en tránsito para depósito en los bancos
corresponsales.

El personal a cargo del manejo o custodia de fondos o valores estará respaldado por una garantía
razonable y suficiente de acuerdo a su grado de responsabilidad.
Estas medidas de respaldo podrán incluir la exigencia de una caución suficiente al recaudador, la
contratación de pólizas de seguro, la utilización de equipos con mecanismos de control automático
de los cobros o de la secuencia y cantidad de comprobantes, seguridad física de las instalaciones, la
asignación de personal de seguridad, la contratación de empresas de transporte de valores o depósitos
en bancos que ofrezcan este servicio.

403-06 Cuentas corrientes bancarias

A la Cuenta Corriente Única del Tesoro Nacional ingresarán todos los recursos provenientes
de cualquier fuente que alimenta el Presupuesto General del Estado y de los gobiernos
seccionales, a través de cuentas auxiliares. Se exceptúan únicamente aquellas cuentas que deban
mantenerse en función de los convenios internacionales que el país mantiene con otros países y
las que correspondan a las empresas del Estado.

La apertura de cuentas para las instituciones del sector público en el depositario oficial será autorizada
exclusivamente por la unidad responsable del Tesoro Nacional; ninguna institución pública podrá
aperturar cuentas fuera del depositario oficial de los fondos públicos.

Para administración de fondos rotativos, la apertura de cuentas corrientes bancarias en el sistema

financiero nacional serán autorizadas por el depositario oficial, sobre la base del informe técnico
emitido por el ente rector de las finanzas públicas; se abrirán bajo la denominación de la entidad u
organismo público y su número será el estrictamente necesario, con la finalidad de mantener un
adecuado control interno.

Al aperturar las cuentas bancarias, se registrarán las firmas de las servidoras y servidores autorizados.
Las servidoras y servidores asignados para el manejo y control de las cuentas bancarias, no tendrán
funciones de recaudación de recursos financieros, de recepción de recursos materiales, de registro
contable, ni de autorización de gastos. Las servidoras y servidores responsables de su manejo serán
obligatoriamente caucionados.

Para el caso del pago de la deuda, con el propósito de identificar la fuente de donde provienen los
recursos, la Cuenta Corriente Unica del Tesoro Nacional se dividirá en cuentas auxiliares: entre otras
la denominada cuentas para la provisión del pago de la deuda pública.

Se mantendrán cuentas especiales en el depositario oficial de los fondos públicos para la provisión de
pagos de amortización e intereses de la deuda pública interna y externa, recibiendo los recursos que
se transfieren de la Cuenta Corriente Única.

403-07 Conciliaciones bancarias

La conciliación bancaria es un proceso que se ocupa de asegurar que tanto el saldo según los
registros contables como el saldo según el banco sean los correctos. Se la realiza en forma
regular y periódicamente por lo menos una vez al mes.

Las conciliaciones bancarias se realizan comparando los movimientos del libro bancos de la entidad,
con los registros y saldos de los estados bancarios a una fecha determinada, para verificar su
conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro en uno u otro lado. La conciliación
de los saldos contables y bancarios, permite verificar si las operaciones efectuadas por la Unidad
Administrativa de Tesorería han sido oportunas y adecuadamente registradas en la contabilidad.
Para garantizar la efectividad del procedimiento de conciliación, éste será efectuado por uno o varios
servidoras o servidores no vinculados con la recepción, depósito o transferencia de fondos y/o registro
contable de las operaciones relacionadas.

Cuando las conciliaciones se efectúen soportadas en sistemas computarizados y en tiempo real, la

entidad debe velar para que las aplicaciones incorporen los controles de carga y validación de la
información, el registro manual o automático de operaciones que permitan ajustar las diferencias y
estén respaldados por los respectivos manuales de operación, instructivos y ayudas en línea.

403-08 Control previo al pago

Las servidoras y servidores de las instituciones del sector público designados para ordenar un
pago, suscribir comprobantes de egreso o cheques, devengar y solicitar pagos vía electrónica,
entre otros, previamente observarán las siguientes disposiciones:

a) Todo pago corresponderá a un compromiso devengado, legalmente exigible, con excepción de los
anticipos previstos en los ordenamientos legales y contratos debidamente suscritos;

b) Los pagos que se efectúen estarán dentro de los límites de la programación de caja autorizada;

c) Los pagos estarán debidamente justificados y comprobados con los documentos auténticos
respectivos;

d) Verificación de la existencia o no de litigios o asuntos pendientes respecto al reconocimiento total

o parcial de las obligaciones a pagar; y,

e) Que la transacción no haya variado respecto a la propiedad, legalidad y conformidad con el

presupuesto.

Para estos efectos, se entenderá por documentos justificativos, los que determinan un compromiso
presupuestario y por documentos comprobatorios, los que demuestren entrega de las obras, bienes o
servicios contratados.

403-09 Pagos a beneficiarios

El sistema de Tesorería, prevé el pago oportuno de las obligaciones de las entidades y

organismos del sector público y utiliza los recursos de acuerdo con los planes institucionales y
los respectivos presupuestos aprobados.

El pago de las obligaciones a los beneficiarios, será ordenado por la unidad responsable del Tesoro
Nacional al Depositario Oficial de los fondos públicos; dichas obligaciones se registrarán
apropiadamente por las instituciones y se solicitarán de acuerdo al programa mensual aprobado. Entre
estos pagos se incluye el servicio de la deuda pública.

Para realizar los pagos la unidad responsable del Tesoro Nacional debitará de la cuenta
correspondiente y acreditará en las cuentas de los beneficiarios finales los valores pertinentes,
debiendo utilizar los mecanismos establecidos por el depositario oficial de los fondos públicos, siendo
ésta la única forma de pago prevista para el mencionado sector.
En el caso de fondos a rendir cuentas, la retroalimentación en el sistema será posterior a los pagos
efectuados.

Las remuneraciones y otras obligaciones legalmente exigibles, serán pagadas mediante transferencias
a las cuentas corrientes o de ahorros individuales de los beneficiarios, aperturadas en el sistema
financiero nacional o internacional, registradas en la base de datos del sistema previsto para la
administración de los servicios públicos.

Por excepción se manejarán los conceptos de cuenta virtual para los casos en que los beneficiarios no
pueden aperturar cuentas en el sistema financiero nacional. La cuenta virtual es un proceso de pagos
vía electrónica que define en un solo débito la salida de recursos a través de la entidad bancaria,
proceso que norma el organismo rector de las finanzas públicas.

Los pagos realizados por el ente responsable del Tesoro Nacional se originarán exclusivamente en el
devengamiento y solicitud de pago realizado por las instituciones del sector público, el cumplimiento
de los requisitos necesarios para respaldar una obligación legalmente exigible, es de exclusiva
responsabilidad de la entidad solicitante.

Bajo ninguna consideración se podrán realizar pagos en efectivo, a excepción de los gastos que se
realizan a través de la caja chica.

403-10 Cumplimiento de obligaciones

Las obligaciones contraídas por una entidad serán autorizadas, de conformidad a las políticas
establecidas para el efecto; a fin de mantener un adecuado control de las mismas, se establecerá
un índice de vencimientos que permita que sean pagadas oportunamente para evitar recargos,
intereses y multas.

Las obligaciones serán canceladas en la fecha convenida en el compromiso, aspecto que será
controlado mediante conciliaciones, registros detallados y adecuados que permitan su clasificación,
sean éstas a corto o largo plazo.

Los gastos adicionales que se originen por concepto de intereses o multas por mora injustificada en
el pago de las obligaciones con retraso, será de responsabilidad personal y pecuniaria de quien o
quienes los hayan ocasionado, por acción u omisión.

403-11 Utilización del flujo de caja en la programación financiera

Las entidades y organismos del sector público, para la correcta utilización de los recursos
financieros, elaborarán la programación de caja, en la que se establecerá la previsión
calendarizada de las disponibilidades efectivas de fondos y su adecuada utilización, permitiendo
compatibilizar la ejecución presupuestaria anual en función de las disponibilidades.

La programación comprende un conjunto de acciones relacionadas con la previsión, gestión, control

y evaluación de los flujos de entradas y salidas de fondos. Su finalidad es optimizar el movimiento
de efectivo en el corto plazo, permitiendo compatibilizar los requerimientos programáticos del
presupuesto, con la disponibilidad real de fondos y priorizar su atención.

La programación se podrá modificar en función de la evaluación de los ingresos efectivamente

recaudados, con el fin de garantizar el cumplimiento de las cuotas aprobadas; esta modificación será
aprobada por el Comité de las Finanzas Públicas del Ministerio de Finanzas.

Cada entidad elaborará el flujo de caja con el objeto de optimizar el uso de sus recursos. Este flujo de
caja debe estar acorde con el plan operativo anual y los planes estratégicos institucionales.

Un instrumento de la programación financiera es el flujo de caja, que refleja las proyecciones de

ingresos y gastos de un período e identifica las necesidades de financiamiento a corto plazo, así como
los posibles excedentes de caja.

El flujo de caja de la entidad tendrá un período determinado similar al ejercicio presupuestario; su

periodicidad puede ser anual, cuatrimestral, trimestral o diaria, de acuerdo con las necesidades.

403-12 Control y custodia de garantías

En los contratos que celebren las entidades del sector público, para asegurar el cumplimiento
de los mismos, se exigirá a los oferentes o contratistas la presentación de las garantías en las
condiciones y montos señalados en la ley.

Los contratos que generalmente celebran las entidades del sector público son de: adquisición o
arrendamiento de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios, incluidos los de consultoría,
cuyas cláusulas contractuales contemplan el pago de anticipos, previo a la entrega de una garantía, en
las condiciones y montos señalados en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública.

Igualmente, algunas transacciones por prestación de servicios o compra de bienes sujetos a entrega
posterior, requieren de los proveedores la presentación de garantías de conformidad a las estipuladas
en los convenios y contratos, no pudiendo la Tesorería efectuar ningún pago sin el previo
cumplimiento de este requisito.

La Tesorería de cada entidad pública, ejercerá un control adecuado y permanente de las garantías con
el fin de conservarlas y protegerlas, en los siguientes aspectos:

- Las garantías presentadas deben corresponder a cualquiera de las formas de garantías contempladas
en las disposiciones legales vigentes.

- La recepción de los documentos se efectuará previo al pago de los anticipos y se verificará que
cumplan con los requisitos señalados en la ley.

- Custodia adecuada y organizada de las garantías.

- Control de vencimientos de las garantías recibidas.

La Tesorería informará oportunamente al nivel superior sobre los vencimientos de las garantías a fin
de que se tomen las decisiones adecuadas, en cuanto a requerir su renovación o ejecución, según sea
el caso.

403-13 Transferencia de fondos por medios electrónicos

(Sustituida por el Art. 1 del Acdo. 013-CG-2019, R.O. 486-S, 13-V-2019)

Toda transferencia de fondos por medios electrónicos, estará sustentada en documentos físicos,
magnéticos, electrónicos o desmaterializados que aseguren su validez y confiabilidad.
La utilización de medios electrónicos para las transferencias de fondos entre entidades agilita la
gestión financiera gubernamental.

Es importante implementar controles adecuados a esta forma de operar, enfatizando los mecanismos
de seguridad en el uso de claves, cuyo acceso será restringido y permitido solamente a las personas
autorizadas. Nadie más conocerá la serie completa de claves utilizadas en una entidad.

Las cartas de confirmación que requieren las transacciones efectuadas mediante el sistema de
transferencia electrónica de fondos serán verificadas y validadas por el signatario de las claves
respectivas.

Cuando existen sistemas interconectados es posible que se obtengan reportes automáticos diarios, que
constituirán uno de los elementos de evidencia inmediata de la transacción, que muestre los
movimientos de las cuentas de salida y de destino de los recursos.

El uso del correo electrónico u otras formas de comunicación tecnológica es otro medio que permite
contar de inmediato con documentos que sustenten la naturaleza y detalles de las operaciones, cuyo
respaldo formal estará sujeto a la obtención de los documentos originales.

Por efectos de seguridad, y a fin de facilitar la aplicación de controles internos, las entidades
mantendrán archivos físicos, magnéticos y/o digitales, que aseguren o sustenten su validez,
propiedad, corrección y confiabilidad de las operaciones financieras.”

403-14 Inversiones financieras, adquisición y venta

Las entidades y organismos del sector público, podrán invertir los excedentes temporales de
caja en el mercado nacional o internacional, para lo cual se considerará la mejor opción para
el Estado y las indicadas entidades.

La adquisición y venta de inversiones financieras estarán condicionadas a las autorizaciones de la

unidad responsable del Tesoro Nacional en lo concerniente a las disponibilidades de caja que
mantengan las instituciones, para lo cual observarán lo establecido en las disposiciones legales y
normativa vigentes, de manera que se resguarde y se obtenga una rentabilidad acorde con el mercado
financiero y que garantice el menor riesgo, dentro de las condiciones, limitaciones y autorizaciones
determinadas en la respectiva ley.

De acuerdo con las necesidades de la caja fiscal, se preferirá la colocación en papeles emitidos por el
Estado.
Cualquier operación que genere rendimientos financieros se considerará inversión financiera.

Las renovaciones, redenciones, cobros de capital e intereses por las inversiones en papeles fiduciarios
se tramitarán con la debida oportunidad.

Las inversiones financieras de corto plazo que mantengan las entidades del sector público a excepción
de los organismos seccionales, empresas públicas e institutos de seguridad social serán redimidas
hasta el cierre del ejercicio fiscal.

Las negociaciones de corto plazo que realice el Tesoro Nacional y las entidades del sector público no
requieren de partida presupuestaria para la inversión y la amortización del capital pero sí para los
gastos de comisiones y rendimientos.
403-15 Inversiones financieras, control y verificación física

Se mantendrán registros adecuados que permitan identificar a cada tipo de inversión corriente
y establecer los montos de los intereses, dividendos u otra clase de renta que devenga cada una
de ellas, el sistema de registro contable proporcionará el control que asegure que han sido
registradas debidamente y que los rendimientos obtenidos se recibieron y contabilizaron de
manera oportuna.

Cuando exista un número elevado de inversiones, es conveniente establecer un mayor auxiliar para
cada una, con lo cual se mantendrá un alto grado de confiabilidad en la información, estos registros
serán constantemente actualizados a fin de que los directivos cuenten con datos necesarios para la
toma de decisiones.

Sobre la base del saldo de los registros contables auxiliares, personas independientes de la custodia y
registro de las operaciones realizarán constataciones físicas de los valores fiduciarios existentes.

Esta acción será efectuada por la Unidad de Auditoría Interna y/o por una comisión nombrada para
el efecto, la misma que actuará bajo la responsabilidad del titular financiero de cada entidad, pudiendo
realizar dicho control en forma trimestral o semestral.

404 Administración Financiera - DEUDA PÚBLICA

404-01 Gestión de la deuda

Las máximas autoridades encargadas de la gestión de la deuda pública deberán establecer y

mantener un ambiente de control que fomente: los valores éticos, las políticas de talento
humano que apoyen los objetivos de gestión de la deuda pública, una estructura organizacional
con claras líneas de responsabilidad y comunicación y sistemas de información computarizados
que incluyan controles de seguridad adecuados.

Se establecerá un ambiente de control ético que involucre a todo el personal que interviene en la
administración de la deuda pública, que identifique los principios y valores en los que se
fundamentarán sus actuaciones, las actitudes de los administradores respecto de los controles
internos, políticas de administración del recurso humano que interviene en este proceso, respecto de
su idoneidad e independencia en sus relaciones con subalternos, clientes, acreedores, aseguradores u
otros para evitar conflictos de intereses en las operaciones de la deuda pública.

404-02 Organización de la oficina de deuda pública

El organismo responsable de administrar la deuda pública, contará con unidades operacionales

encargadas de coordinar las operaciones de la deuda con la política fiscal del gobierno y de
gestionar las transacciones específicas de deuda.

La estructura organizacional de la Unidad de Administración de la Deuda, estará conformada por tres

dependencias identificadas como: front office, middle office y back office, con funciones y
responsabilidades distintas.

Oficina Ejecutiva o de Negociación (Front Office), encargada de la coordinación con el poder

Ejecutivo de efectuar la negociación o transacción de la deuda en los mercados financieros, en
representación del gobierno.
Oficina de Análisis de Riesgos (Middle Office), encargada del análisis de la información, así como
de las proyecciones y estrategias e igualmente de las relaciones con las agencias de riesgo donde
deben estar claros los efectos de la transparencia de manera de no afectar la evaluación del riesgo
país.

Oficina de Apoyo (Back Office), constituida por las dependencias encargadas del registro, control,
gestión y utilización de la deuda, así como de la generación de estadísticas y reportes.

Las funciones y responsabilidades se elaborarán con base a la política fiscal del gobierno y a las
disposiciones legales, normas y reglamentación vigente.

404-03 Políticas y manuales de procedimientos

El ente rector del sistema de crédito público, a través de un comité de deuda y financiamiento,
definirá las políticas y directrices de endeudamiento y vigilará que exista consistencia en las
estrategias y en el proceso de endeudamiento público de conformidad con lo dispuesto en la
Constitución de la República del Ecuador y las disposiciones legales relacionadas con esta
materia.

Las políticas partirán de la planificación del gobierno, debiendo considerar los aspectos de política
fiscal, económica y de desarrollo del país. Para este efecto, las entidades que intervienen en esta
materia, deben tener un conocimiento mutuo de sus objetivos, dada la interdependencia de sus
diversos instrumentos para el desarrollo de estas políticas.

El manual de procedimientos para la administración de la deuda incluirá el flujo y la composición de

la información en el ciclo operacional de la unidad que administra la deuda, esto incluye una
descripción de la información relacionada con el financiamiento externo e interno, la forma de
registrar esa información en la base de datos y los pasos a seguir para el registro de los desembolsos
y el servicio de la deuda. También describirá los flujos de información desde la unidad que administra
la deuda a otros organismos del gobierno, entidades relacionadas y organizaciones internacionales,
incluida su periodicidad y una descripción de su contenido, entre otros aspectos.

Este documento será aprobado por la máxima autoridad y deberá actualizarse permanentemente, a fin
de que todo el proceso legal, administrativo y financiero que debe seguirse en este tipo de operaciones
sea aplicado en cumplimiento de las disposiciones legales vigentes.

404-04 Contratación de créditos y límites de endeudamiento

Las entidades y organismos del sector público para la contratación de créditos o la concesión
de garantías de créditos externos por parte de la República del Ecuador, observarán las
disposiciones, restricciones, requisitos y procedimientos establecidos en el ordenamiento
jurídico vigente.

Las operaciones de crédito serán incluidas en el presupuesto y no podrán superar el límite de

endeudamiento que señala la ley. No se podrá iniciar el trámite para contraer endeudamiento sin
cumplir con el plan de reducción de la deuda, cuando corresponda; o si ha excedido los límites de
endeudamiento previstos en la ley. Tampoco podrá iniciar el trámite si no ha cumplido con la
obligación de registrar los contratos de créditos vigentes y si tiene obligaciones vencidas de
amortizaciones o intereses de la deuda pública.
Las instituciones que no tengan aprobado su presupuesto, en el que consten las partidas de
desembolsos y asignaciones destinadas a las inversiones, así como las del servicio de la deuda, no
podrán contratar préstamos.

Las solicitudes de contratación de la deuda o de emisión de bonos presentadas sin tener las
autorizaciones correspondientes, serán negadas mientras no cumplan las disposiciones legales y
reglamentarias pertinentes.

La contratación de los préstamos será aprobada cuando el aporte exigido como contraparte local se
encuentre debidamente financiado en el presupuesto.

No se aprobará la contratación de nuevos préstamos a las entidades que teniendo otros no han sido
utilizados y se encuentran pagando comisiones, ya sea porque ha concluido el proyecto y no han
invertido todo su monto o porque el proyecto se encuentra paralizado sin justificación alguna.

404-05 Evaluación del riesgo relacionado con operaciones de la deuda pública

La máxima autoridad del ente rector de la deuda pública establecerá un plan de riesgos para
la identificación de las circunstancias y eventos susceptibles de impedir que se alcancen los
objetivos de gestión de la deuda pública y la medición del grado de probabilidad de que ocurran.

En el desarrollo normal de las transacciones de la deuda pública, pueden surgir riesgos operacionales
en los procesos de contratación, utilización y pago del servicio de la misma, que pueden impedir que
las autoridades a cargo de su administración cumplan los objetivos de la gestión de la deuda, por lo
que será necesario: evaluar los controles internos y revisar los niveles de autorización de las
transacciones, la segregación de funciones del personal que interviene en el proceso, los accesos y
seguridades del sistema de información, la integridad de la información, la aplicación de los
procedimientos establecidos en los manuales, la capacidad para evaluar regularmente los
instrumentos crediticios y documentación completa de las transacciones de la deuda, el
reperfilamiento de los pagos, costos financieros, entre otros aspectos, a fin de mitigar los riesgos en
las operaciones de la deuda pública.

404-06 Contabilidad de la deuda pública

Se dispondrá de un adecuado sistema de contabilidad gubernamental que proporcione

información gerencial de la deuda pública y que permita el registro de las operaciones de
endeudamiento, asegurando la preparación de información financiera detallada, confiable y
oportuna.

Un sistema de contabilidad adecuado constituye un elemento necesario para contar con información
válida y confiable sobre la deuda pública. El proceso contable de las operaciones de endeudamiento
público tendrá un diseño apropiado a las características y necesidades de estas operaciones, que
permitirá el registro actualizado de la deuda, asegurando que la información pueda incluirse en la
base de datos financieros del sistema de contabilidad gubernamental.

Los estados financieros de la deuda reflejarán la deuda interna y externa, identificando conceptos y
categorías como: emisión de bonos, certificados u otros documentos fiduciarios, contratos de
préstamos, deuda privada avalada por el Estado, convenios de consolidación, renegociación y otros.
Así mismo, tales estados reflejarán la deuda asumida que se refiere a operaciones que incrementan el
pasivo del Estado y las honras de aval que por ser activos exigibles contarán con los contratos o
convenios internos respectivos antes de su registro. Complementariamente los estados financieros
contendrán las notas aclaratorias y la información financiera adicional que aclaren los conceptos
relacionados con los reportes generados.

Sobre la base de las informaciones pertinentes se elaborará el estado de la deuda pública, e incluirá
la conciliación de saldos con los estados financieros que forman parte de la Cuenta Única del Tesorero
Nacional.

Esta norma será aplicada por el Ministerio de Finanzas que administra e informa sobre el
endeudamiento público a nivel nacional.

404-07 Registro de la deuda pública en las entidades

Las entidades y organismos del sector público para el registro y control de las transacciones
relacionadas con la deuda pública, observarán los principios y normas técnicas para el sistema
de administración financiera, emitidas por el Ministerio de Finanzas.

El registro del endeudamiento público permite conocer y consolidar las obligaciones contraídas por
el país en cada período fiscal, en los que se debe identificar: monto original, plazo, vencimientos,
condiciones financieras y acreedor de cada contrato, entre otros.

Los tipos de obligación se clasificarán en internos o externos, a corto o largo plazo; el mantener
controles sobre cada obligación, facilita su comprobación posterior y permitirá informar
oportunamente a las servidoras y servidores responsables, sobre los vencimientos para el pago
respectivo.

Contar con información organizada y actualizada en cada entidad permitirá conservar en forma
adecuada datos históricos de la gestión pública, en relación con el endeudamiento del país.

404-08 Conciliación de información de desembolsos de préstamos y de operaciones por servicio

de la deuda

Los desembolsos recibidos durante la fase de ejecución de los préstamos, al igual que las
operaciones del servicio de la deuda pública serán conciliados entre los organismos y entidades
involucradas en su procesamiento.

El Ministerio Finanzas, establecerá procedimientos para la conciliación de los desembolsos recibidos,

con los acreedores de préstamos, Banco Central del Ecuador, de agentes financieros y unidades
ejecutoras, a fin de mantener información uniforme y confiable y permitir un mejor control sobre esta
fase del proceso de endeudamiento.

La conciliación de desembolsos con los acreedores, con los agentes financieros y con el Banco
Central del Ecuador permite un mejor control sobre los saldos adeudados de los préstamos.

La conciliación con las unidades ejecutoras facilita el control sobre los desembolsos efectivamente
recibidos y entregados para ejecución de gastos e inversiones.

Así mismo es posible establecer procedimientos que permitan conocer los aportes de contrapartidas
utilizadas en la ejecución de proyectos con financiamiento externo.

El Ministerio de Finanzas conciliará periódicamente, con las entidades acreedoras, los montos
pagados por concepto del servicio de la deuda, desagregada en los conceptos de amortización del
principal, intereses, comisiones, moras, entre otros.

404-09 Pasivos contingentes

Las entidades del sector público revelarán todos los préstamos y obligaciones contraídos con
organismos internacionales de crédito u otras fuentes que constituyan deuda pública interna o
externa, así como los pasivos contingentes que podrían transformarse en pasivos reales como
consecuencia de eventos futuros.

Para la aplicación de esta norma las entidades se sujetarán a los principios y normas técnicas del
sistema de administración financiera, cuya finalidad es mantener un control del monto y las posibles
eventualidades que podrían originar que obligaciones potenciales se conviertan en pasivos reales,
además de la importancia que podrían tener en la situación financiera de la entidad.

Al adoptar decisiones en materia de endeudamiento, las autoridades tomarán en consideración los

efectos posibles de los pasivos contingentes sobre la situación del gobierno, incluyendo su liquidez
global.

404-10 Sistemas de información computarizados y comunicación de la deuda pública

Corresponde al organismo responsable de administrar la deuda pública, disponer de un sistema

computarizado acorde con sus necesidades, mediante la optimización de sus recursos
disponibles, así como la adopción de políticas que definan anticipadamente los aspectos de
soporte técnico, mantenimiento y seguridad del sistema.

El uso de sistemas computarizados para el registro y control de la deuda pública, posibilita el registro
de la información de los préstamos relacionándolos con los proyectos financiados por ellos, actualizar
los desembolsos en forma automática, identificar los atrasos en el pago del servicio de la deuda,
calcular las tablas de amortización y preparar los reportes para la Gerencia y Auditoría.

El registro del endeudamiento mediante sistemas computarizados facilita producir reportes sobre el
servicio de la deuda pública en: amortización, intereses, comisiones, moras, gastos derivados de la
contratación y utilización de créditos a cargo del sector público, para ser conciliados con el
presupuesto, entre otros.

El objetivo principal de un sistema de información computarizado es generar información útil que las
máximas autoridades de las entidades relacionadas con la deuda pública, requieren para cumplir con
la responsabilidad de su gestión, como por ejemplo: previsiones confiables sobre el servicio de la
deuda, el estado de flujo de efectivo con el objeto de contratar financiamientos necesarios para
garantizar la liquidez a costos razonables, análisis con iniciativas de reducir la deuda, financiamientos
más recientes, reestructuraciones de la deuda, etc.

El sistema de información contará con programas, aplicaciones y procedimientos documentados,

controles de accesos y seguridades, así como una segregación de funciones entre las áreas de gestión
de la deuda, para salvaguardar la confidencialidad, confiabilidad, integridad y conservación de los
datos.

El público debe tener acceso a la información sobre el volumen y la composición de la deuda pública,
incluyendo la moneda de expresión, plazos de vencimiento y estructura de las tasas de interés. Esta
información deberá ser actualizada periódicamente y publicada por el organismo responsable de
administrar la deuda pública.

404-11 Control y seguimiento

El organismo responsable de administrar la deuda pública, establecerá controles periódicos de

las operaciones para evaluar la eficacia de las actividades regulares de supervisión y monitoreo
realizadas por personal de la entidad, las auditorías internas o externas o consultores externos
contratados.

El proceso de seguimiento controlará en forma continua la evolución del entorno externo así como
de los controles internos de la deuda pública, para ayudar a sus administradores a responder a los
cambios de forma rápida y eficaz.

Los procedimientos de evaluación y seguimiento estarán orientados básicamente al seguimiento de

las recomendaciones de los informes de las auditorías de las transacciones de gestión de la deuda
pública, de los informes de avances periódicos de los acreedores, de los informes periódicos de la
administración sobre la contratación de la deuda, de las variaciones significativas por pago de
desembolsos (capital e intereses), de transacciones por montos muy elevados, de los cambios de los
sistemas de contabilidad e información, de reclamos de inversionistas, etc.

A partir de los informes periódicos realizados por los acreedores, el organismo responsable de
administrar la deuda pública, deberá monitorear y dar seguimiento físico a los proyectos que se
financian con endeudamiento, a fin de precautelar la correcta ejecución de los proyectos y el buen
uso de los recursos.

La Oficina de Apoyo (Back Office), realizará el monitoreo de la deuda pública y el seguimiento a la

valoración de los bonos emitidos por el Estado Ecuatoriano en el mercado internacional.

405 Administración Financiera - CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

405-01 Aplicación de los principios y Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental

La Contabilidad Gubernamental se basará en principios y normas técnicas emitidas sobre la

materia, para el registro de las operaciones y la preparación y presentación de información
financiera, para la toma de decisiones.

La Contabilidad Gubernamental tiene como misión registrar todos los hechos económicos que
representen derechos a percibir recursos monetarios o que constituyan obligaciones a entregar
recursos monetarios, y producir información financiera sistematizada y confiable mediante estados
financieros verificables, reales, oportunos y razonables bajo criterios técnicos soportados en
principios y normas que son obligatorias para los profesionales contables.

405-02 Organización del Sistema de Contabilidad Gubernamental

El Sistema de Contabilidad de las entidades públicas se sustentará en la normativa vigente para

la Contabilidad Gubernamental y comprende, entre otros, la planificación y organización
contables, objetivos, procedimientos, registros, reportes, estados financieros y demás
información gerencial y los archivos de la documentación que sustentan las operaciones.

El ente financiero del gobierno central y las demás entidades del sector público son responsables de
establecer y mantener su sistema de contabilidad dentro de los parámetros señalados por las
disposiciones legales pertinentes, el cual debe diseñarse para satisfacer las necesidades de
información financiera de los distintos niveles de administración, así como proporcionar en forma
oportuna, los reportes y estados financieros que se requieran para tomar decisiones sustentadas en el
conocimiento real de sus operaciones.

La eficiencia de la organización contable constituye un elemento de control interno, orientado a que:

- Las operaciones se efectúen de acuerdo con la organización establecida en la entidad.

- Las operaciones se contabilicen por el importe correcto en las cuentas apropiadas y en el período
correspondiente.

- Se mantenga el control de los bienes de larga duración y de aquellos sujetos a control administrativo
para su correspondiente registro y salvaguarda.

- Se conserve en forma actualizada el inventario de existencias.

- La información financiera se prepare de acuerdo con las políticas y prácticas contables determinadas
por la profesión.

- Se produzcan los reportes y estados financieros requeridos por las regulaciones legales y por las
necesidades gerenciales.

405-03 Integración contable de las operaciones financieras

La contabilidad constituirá una base de datos financieros actualizada y confiable para múltiples
usuarios. La función de la contabilidad es proporcionar información financiera válida,
confiable y oportuna, para la toma de decisiones de las servidoras y servidores que administran
fondos públicos.

La contabilidad es el elemento central del proceso financiero, porque integra y coordina las acciones
que deben cumplir las unidades que integran el Sistema de Administración Financiera, ya que reciben
las entradas de las transacciones de los subsistemas de Presupuesto, Contabilidad Gubernamental,
Tesorería, Nómina, Control Físico de Bienes, Deuda Pública y Convenios, los clasifica, sistematiza
y ordena, conforme a los principios y normas técnicas que posibilitan el registro y control de los
recursos públicos, permitiendo la producción de información financiera actualizada y confiable, para
uso interno y externo.

En cada unidad de contabilidad se reflejará la integración contable y presupuestaria de sus

operaciones respecto del movimiento de fondos, bienes y otros.

405-04 Documentación de respaldo y su archivo

(Sustituida por el Art. 2 del Acdo. 013-CG-2019, R.O. 486-S, 13-V-2019)

La máxima autoridad dispondrá la adopción e implementación de políticas y procedimientos

para
la conservación y mantenimiento de archivos físicos, magnéticos y/o digitales, en atención a las
disposiciones técnicas y jurídicas vigentes, así como incentivar los procesos de digitalización de
la información.
Para efectos del ejercicio de las actividades de control, la documentación generada mediante
archivos digitales, electrónicos o desmaterializados, tendrán el mismo valor jurídico que los
documentos físicos.

Toda entidad pública dispondrá de evidencia documental de sus operaciones, suficiente, pertinente y
legal. La documentación sustentatoria de transacciones financieras, operaciones administrativas o
decisiones institucionales estará disponible en formato físico, o en medios magnéticos, electrónicos
o desmaterializados y se utilizará para acciones de verificación o auditoría, así como para información
de otros usuarios autorizados, en ejercicio de sus derechos.

Todas las operaciones financieras estarán respaldadas con la documentación de soporte suficiente y
pertinente que sustente su propiedad, legalidad y veracidad, esto permitirá la identificación de la
transacción ejecutada y facilitará su verificación, comprobación y análisis.

La documentación sobre operaciones, contratos y otros actos de gestión importantes debe ser íntegra,
confiable y exacta, lo que permitirá su seguimiento y verificación, antes, durante o después de su
realización.

Corresponde a la administración financiera de cada entidad establecer los procedimientos que

aseguren la existencia de un archivo adecuado, físico y/o, magnético o digital, para la conservación
y custodia de la documentación sustentatoria, que será ordenado cronológicamente, de manera
secuencial y se mantendrá durante el tiempo que fijen las disposiciones legales vigentes.

Los documentos de carácter administrativo estarán organizados conforme al sistema de archivo

adoptado por la entidad, ya sea en formato físico y/o magnético o digital, y deberá responder a la
realidad y a las necesidades institucionales. Es necesario reglamentar la clasificación y conservación
de los documentos de uso permanente y eventual, el calificado como histórico y el que ha perdido su
valor por haber dejado de tener incidencia legal, técnica, financiera, estadística o de otra índole.

La evaluación de toda la documentación y la destrucción de aquella que no se la utiliza se hará de

conformidad a las disposiciones legales, con la intervención de una comisión que se encargue de
analizar, calificar y evaluar toda la información existente y determinar los procedimientos a seguir,
los períodos de conservación de la documentación, los datos relacionados con el contenido, período,
número de carpetas o de hojas y notas explicativas del documento.

405-05 Oportunidad en el registro de los hechos económicos y presentación de información

financiera

Las operaciones deben registrarse en el momento en que ocurren, a fin de que la información
continúe siendo relevante y útil para la entidad que tiene a su cargo el control de las operaciones
y la toma de decisiones. El registro oportuno de la información en los libros de entrada original,
en los mayores generales y auxiliares, es un factor esencial para asegurar la oportunidad y
confiabilidad de la información.

Por ningún concepto se anticiparán o postergarán los registros de los hechos económicos, ni se
contabilizarán en cuentas diferentes a las establecidas en el catálogo general.

La clasificación apropiada de las operaciones es necesaria para garantizar que la dirección disponga
de información confiable. Una clasificación apropiada implica organizar y procesar la información,
a partir de la cual será elaborada la información financiera de la entidad.
Las entidades públicas que están obligadas a llevar contabilidad, presentarán oportunamente la
información financiera, de conformidad con las disposiciones establecidas en la normativa vigente.

405-06 Conciliación de los saldos de las cuentas

Las conciliaciones son procedimientos necesarios para verificar la conformidad de una

situación reflejada en los registros contables. Constituyen pruebas cruzadas entre datos de dos
fuentes internas diferentes o de una interna con otra externa, proporcionan confiabilidad sobre
la información financiera registrada. Permite detectar diferencias y explicarlas efectuando
ajustes o regularizaciones cuando sean necesarias.

Los saldos de los auxiliares se conciliarán periódicamente con los saldos de la respectiva cuenta de
mayor general, con la finalidad de detectar la existencia de errores para efectuar los ajustes
correspondientes.

Las servidoras y servidores encargados de realizar las conciliaciones, serán independientes del
registro, autorización y custodia de los recursos.

Los responsables de efectuar las conciliaciones de las cuentas, dejarán constancia por escrito de los
resultados y en el caso de determinar diferencias, se notificará por escrito a fin de tomar las acciones
correctivas por parte de la máxima autoridad.

Sobre la base del modelo de gestión financiera, implementado por el ente rector de las finanzas
públicas, los ajustes de los saldos de las cuentas de activo, pasivo y patrimonio, serán de
responsabilidad de las unidades ejecutoras en aplicación a las normas emitidas para el efecto.

405-07 Formularios y documentos

Las entidades públicas y las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos
públicos, emitirán procedimientos que aseguren que las operaciones y actos administrativos
cuenten con la documentación sustentatoria totalmente legalizada que los respalde, para su
verificación posterior.

En el diseño se definirá el contenido y utilización de cada formulario, se limitará el número de

ejemplares (original y copias) al estrictamente necesario y se restringirán las firmas de aprobación y
conformidad a las imprescindibles para su procesamiento.

Los formularios utilizados para el manejo de recursos materiales o financieros y los que respalden
otras operaciones importantes de carácter técnico o administrativo serán preimpresos y
prenumerados. Si los documentos se obtuvieren por procesos automatizados, esta numeración podrá
generarse automáticamente a través del computador, siempre que el sistema impida la utilización del
mismo número en más de un formulario. Los documentos prenumerados serán utilizados en orden
correlativo y cronológico, lo cual posibilita un adecuado control.

La autoridad correspondiente designará una persona para la revisión periódica de la secuencia

numérica, el uso correcto de los formularios numerados y la investigación de los documentos
faltantes.

En el caso de errores en la emisión de los documentos, éstos se salvarán emitiendo uno nuevo. Si el
formulario numerado, es erróneo, será anulado y archivado el original y las copias respetando su
secuencia numérica.

405-08 Anticipos de fondos

Son recursos financieros entregados en calidad de anticipos destinados a cubrir gastos

específicos, garantías, fondos a rendir cuentas, débitos indebidos sujetos a reclamo y egresos
realizados por recuperar, serán adecuadamente controlados y debidamente comprometidos en
base a la disponibilidad presupuestaria con el fin de precautelar una apropiada y documentada
rendición de cuentas y la devolución de los montos no utilizados. Por efectos del cierre del
ejercicio fiscal, los fondos serán liquidados y su diferencia depositada a través de la cuenta
rotativa de ingresos de cada entidad, hasta el 28 de diciembre de cada año, excepto los anticipos
a servidoras y servidores públicos.

La entrega de estos fondos estará supeditada a las normas y reglamentaciones emitidas para el efecto
por las entidades competentes.

Las servidoras y servidores responsables de la administración de estos fondos, presentarán los

sustentos necesarios que permitan validar los egresos realizados, con la documentación de soporte o
fuente debidamente legalizada.

El área de contabilidad debe implementar procedimientos de control y de información sobre la

situación, antigüedad y monto de los saldos sujetos a rendición de cuentas o devolución de fondos, a
fin de proporcionar a los niveles directivos, elementos de juicio que permitan corregir desviaciones
que inciden sobre una gestión eficiente.

Con el fin de dar mayor agilidad a los procedimientos administrativos de las entidades sobre este tipo
de operaciones y hechos económicos, se podrán utilizar las cuentas auxiliares que para el efecto
constan en el Catálogo General de Cuentas emitido por el Ministerio de Finanzas, así:

a) Anticipos a servidoras y servidores públicos

Las entidades a través de las unidades responsables de la gestión financiera podrán conceder anticipos
de las remuneraciones mensuales unificadas u honorarios señalados en el presupuesto institucional,
debidamente devengados, a las servidoras y servidores de la institución hasta por un monto
equivalente al cien por ciento de la misma. El valor así concedido será recaudado por la Unidad de
Administración Financiera institucional al momento de efectuar el pago mensual de remuneraciones.

Por excepción y en casos de emergencia debidamente justificados por la Unidad de Administración

de Talento Humano de cada institución, se podrá conceder un anticipo de hasta tres remuneraciones
mensuales unificadas del servidor, siempre y cuando su capacidad de pago le permita cubrir la
obligación contraída; el anticipo será descontado de sus haberes dentro del plazo de doce meses,
contados desde su otorgamiento.

Por su parte, la institución será responsable del control interno y de la verificación de la capacidad de
pago de cada servidor, en aplicación de la normativa vigente.

b) Anticipo a contratistas de obras de infraestructura

Corresponden a hechos económicos con impacto en las disponibilidades monetarias, entregados en

calidad de anticipos de cualquier naturaleza, de conformidad a lo establecido en las cláusulas
contractuales relacionadas con la forma de pago de los contratos.

Cuando las instituciones entreguen valores a los contratistas en calidad de anticipos, éstos serán
registrados en el sistema.

Las cartas de crédito no se considerarán anticipo si su pago está condicionado a la entrega-recepción

de los bienes u obras materia del contrato.

c) Fondos de reposición

Son valores asignados para un fin específico, que serán repuestos previa liquidación parcial y
mediante la presentación de documentación sustentatoria debidamente legalizada y serán liquidados
al cumplirse su objetivo. Estos fondos son:

d) Caja chica institucional y proyectos programados

El uso de fondos en efectivo debe implementarse por razones de agilidad y costo. Cuando la demora
en la tramitación rutinaria de un gasto imprevisto y de menor cuantía pueda afectar la eficiencia de la
operación y su monto no amerite la emisión de un cheque, se justifica la autorización de un fondo
para pagos en efectivo destinado a estas operaciones.

El fondo fijo de caja chica es un monto permanente y renovable, utilizado generalmente para cubrir
gastos menores y urgentes denominados caja chica.

Los pagos con este fondo se harán en efectivo y estarán sustentados en comprobantes prenumerados,
debidamente preparados y autorizados.

Los montos de los fondos de caja chica se fijarán de acuerdo a la reglamentación emitida por el
Ministerio de Finanzas y por la misma entidad y serán manejados por personas independientes de
quienes administran dinero o efectúan labores contables.

El manejo o utilización de un fondo de caja chica ahorrará tiempo y permitirá que las operaciones de
valor reducido sean realizadas oportunamente.

e) Fondo rotativo: institucional, proyectos y programas

Son valores fijos asignados para el cumplimiento de un fin específico y se mantendrán depositados
en una cuenta bancaria.

Dichos fondos se utilizarán exclusivamente en los fines para los que fueron asignados; la cuenta
bancaria será cerrada una vez cumplido el propósito para el que fue creada.

Estos fondos deben restringirse al mínimo posible; su reposición se realizará a base de la

documentación remitida por el responsable del manejo del fondo para su debido registro.
La emisión del cheque o la nota de crédito cuando se trate de transferencia, constituyen los únicos
documentos para el registro contable de los desembolsos del fondo.

f) Fondos a rendir cuentas

Constituyen una cantidad de dinero, destinados exclusivamente para satisfacer pagos en efectivo,
originados por egresos que derivan del cumplimiento de una actividad específica, serán asignados al
servidor autorizado para satisfacer gastos que no se pueden atender normalmente y están sujetos a
liquidación dentro del mismo mes en que fueron entregados, previa presentación de la documentación
debidamente legalizada que respalden los egresos realizados.

Los valores concedidos a las servidoras y servidores de las entidades y organismos del sector público,
por anticipos de viáticos, subsistencias y alimentación, en el interior o en el exterior del país, se
contabilizarán en la cuenta "Anticipo de viáticos y subsistencias". El correspondiente descargo se
registrará con la liquidación definitiva, acompañando obligatoriamente los comprobantes de
hospedaje (factura), los boletos o comprobantes emitidos por las empresas de transportación aérea o
terrestre y el informe de comisión; debitando la cuenta del anticipo. Por ningún motivo dichos
anticipos serán contabilizados directamente como gastos de gestión.

405-09 Arqueos sorpresivos de los valores en efectivo

Los valores en efectivo, incluyendo los que se encuentran en poder de los recaudadores de la
entidad, estarán sujetos a verificaciones mediante arqueos periódicos y sorpresivos con la
finalidad de determinar su existencia física y comprobar su igualdad con los saldos contables.

Dichos arqueos se realizarán con la frecuencia necesaria para su debido control y registro.

Todo el efectivo y valores deben contarse a la vez y en presencia del servidor responsable de su
custodia, debiendo obtener su firma como prueba que el arqueo se realizó en su presencia y que el
efectivo y valores le fueron devueltos en su totalidad.

Estos arqueos serán efectuados por la Unidad de Auditoría Interna o por personas delegadas por la
Unidad de Administración Financiera, que sean independientes de las funciones de registro,
autorización y custodia de fondos.

Si durante el arqueo de fondos o valores se detectaren irregularidades, se comunicará inmediatamente

este particular a la autoridad competente y a la Unidad de Auditoría Interna, para que adopten las
medidas correctivas necesarias.

De esta diligencia y de los resultados obtenidos se dejará constancia escrita y firmada por las personas
que intervinieron en el arqueo.

405-10 Análisis y confirmación de saldos

El análisis permitirá comprobar que los anticipos y cuentas por cobrar estén debidamente
registrados y que los saldos correspondan a transacciones efectivamente realizadas.

Los valores pendientes de cobro serán analizados mensualmente y al cierre de cada ejercicio fiscal,
por parte del encargado de las cobranzas y del ejecutivo máximo de la Unidad de Administración
Financiera para determinar la morosidad, las gestiones de cobro realizadas, los derechos y la
antigüedad del saldo de las cuentas.

Los problemas encontrados serán resueltos o superados de manera inmediata, para impedir la
prescripción o incobrabilidad de los valores.

El análisis mensual, permitirá verificar la eficiencia de la recaudación de las cuentas vencidas.

En caso de determinar alguna irregularidad en el saldo, éste será investigado y analizado para efectuar
las acciones correctivas y los ajustes que amerite.

El responsable de la Unidad de Administración Financiera, por lo menos una vez al año, enviará a los
deudores los estados de cuenta de los movimientos y saldos a fin de confirmarlos, siempre que la
naturaleza de las operaciones lo justifique.

405-11 Conciliación y constatación

Una persona independiente del registro y manejo del mayor auxiliar o general de anticipos de
fondos y cuentas por cobrar se encargará de efectuar la conciliación entre estos registros,
verificando que los saldos de los auxiliares concilien con el saldo de la cuenta del mayor general,
para identificar si los saldos responden a operaciones realizadas y oportunamente registradas
en la contabilidad.

Se efectuarán constataciones físicas sorpresivas de los valores a cobrar por lo menos trimestralmente
y al finalizar cada ejercicio, por servidoras y servidores independientes del control, registro o manejo
de efectivo, comprobando la legalidad de los documentos de respaldo, que garanticen la integridad y
existencia física.

406 Administración financiera - ADMINISTRACIÓN DE BIENES

406-01 Unidad de Administración de Bienes

Toda entidad u organismo del sector público, cuando el caso lo amerite, estructurará una
unidad encargada de la administración de bienes.

La máxima autoridad a través de la Unidad de Administración de Bienes, instrumentará los procesos

a seguir en la planificación, provisión, custodia, utilización, traspaso, préstamo, enajenación, baja,
conservación y mantenimiento, medidas de protección y seguridad, así como el control de los
diferentes bienes, muebles e inmuebles, propiedad de cada entidad u organismo del sector público y
de implantar un adecuado sistema de control interno para su correcta administración.

406-02 Planificación

Las entidades y organismos del sector público, para el cumplimiento de los objetivos y
necesidades institucionales, formularán el Plan Anual de Contratación con el presupuesto
correspondiente.

El Plan Anual de Contratación, PAC, contendrá las obras, los bienes y los servicios incluidos los de
consultoría a contratarse durante el año fiscal, en concordancia con la planificación de la institución
asociada al Plan Nacional de Desarrollo. En este plan constarán las adquisiciones a realizarse tanto
por el régimen general como por el régimen especial, establecidos en la ley.

El plan al igual que sus reformas será aprobado por la máxima autoridad de cada entidad y publicado
en el portal de compras públicas www.compraspúblicas.gov.ec; incluirá al menos la siguiente
información: los procesos de contratación a realizarse, la descripción del objeto a contratarse, el
presupuesto estimativo y el cronograma de implementación del plan.
La planificación establecerá mínimos y máximos de existencias, de tal forma que las compras se
realicen únicamente cuando sean necesarias y en cantidades apropiadas.

a) Registro de proveedores y entidades

Para los efectos de esta norma, toda persona natural o jurídica, nacional o extranjera que desee
participar en los procesos de contratación, deberá estar inscrita y habilitada en el Registro Único de
Proveedores, RUP, cuya información será publicada en el portal de compras públicas. De igual modo,
las entidades contratantes se registrarán en el portal para acceder al uso de las herramientas del
Sistema Nacional de Contratación Pública.

406-03 Contratación

Las entidades y organismos del sector público realizarán las contrataciones para adquisición o
arrendamiento de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios incluidos los de
consultoría, a través del Sistema Nacional de Contratación Pública.

La máxima autoridad establecerá los controles que aseguren que las adquisiciones se ajusten a lo
planificado, a la vez que determinará los lineamientos que servirán de base para una adecuada
administración de las compras de bienes, considerando, entre otras, las siguientes medidas:

- Las adquisiciones serán solicitadas, autorizadas y ejecutadas con la anticipación suficiente y en las
cantidades apropiadas.

- La ejecución de las compras programadas para el año se realizará tomando en consideración el

consumo real, la capacidad de almacenamiento, la conveniencia financiera y el tiempo que
regularmente toma el trámite.

- La adquisición de bienes con fecha de caducidad, como medicinas y otros, se la efectuará en

cantidades que cubran la necesidad en tiempo menor al de caducidad del principio activo.

- Se mantendrán las unidades de abastecimiento o bodegas necesarias para garantizar una adecuada
y oportuna provisión.

- El arrendamiento de bienes se hará considerando el beneficio institucional frente a la alternativa de

adquisición.

- La certificación de la disponibilidad presupuestaria, así como la existencia presente o futura de

recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de la contratación.

a) Procedimientos precontractuales

Para la contratación de obras, adquisición de bienes y servicios, incluidos los de consultoría, las
entidades se sujetarán a distintos procedimientos de selección de conformidad a la naturaleza y
cuantía de la contratación, a los términos y condiciones establecidas en la Ley Orgánica del Sistema
Nacional de Contratación Pública, su reglamento general y las resoluciones del Instituto Nacional de
Contratación Pública, INCOP, respecto de cada procedimiento de contratación. En el caso de compras
de bienes y servicios normalizados se observarán los procedimientos dinámicos, es decir: compras
por catálogo y compras por subasta inversa.
Para la contratación de bienes y servicios no normalizados y para la ejecución de obras, serán
aplicables los procedimientos de: licitación, cotización y menor cuantía, ferias inclusivas, ínfima
cuantía, a más de los procedimientos especiales del régimen especial.

Los procedimientos precontractuales a considerarse en el caso de contratación de servicios de

consultoría son: contratación directa, contratación mediante lista corta y mediante concurso público.

b) Pliegos

Para la adquisición de bienes, obras o servicios, la entidad contratante elaborará los pliegos
pertinentes, utilizando de manera obligatoria los modelos de pliegos del Instituto Nacional de
Contratación Pública que apliquen según el procedimiento de contratación a utilizar. La entidad
contratante podrá modificar o completar los modelos obligatorios, bajo su responsabilidad, a fin de
ajustarlos a las necesidades particulares de cada proceso de contratación, siempre que se cumpla con
la ley.

Los pliegos establecerán las condiciones que permitan alcanzar la combinación más ventajosa entre
todos los beneficios de la obra a ejecutar, el bien por adquirir o el servicio por contratar y todos sus
costos asociados, presentes y futuros.

Los pliegos deben ser aprobados por la máxima autoridad de la entidad contratante o su delegado,
bajo los criterios de austeridad, eficiencia, eficacia, transparencia, calidad, economía y
responsabilidad ambiental y social, debiendo priorizarse los productos y servicios nacionales.

c) Comisión Técnica

La máxima autoridad de la entidad, cuando le corresponda efectuar procedimientos de lista corta,

concurso público, subasta inversa, licitación o cotización de conformidad con lo dispuesto por la ley,
conformará y nombrará para cada procedimiento la pertinente Comisión Técnica que estará integrada
de la siguiente manera:

1. Un profesional designado por la máxima autoridad, quien lo presidirá.

2. El titular del área que lo requiere o su delegado.

3. Un profesional afín al objeto de la contratación designado por la máxima autoridad o su delegado.

Los miembros de la Comisión Técnica serán servidoras o servidores de la entidad contratante y no

podrán tener conflictos de intereses con los oferentes; de haberlos, será causa de excusa.

406-04 Almacenamiento y distribución

Los bienes que adquiera la entidad ingresarán físicamente a través de almacén o bodega, antes
de ser utilizados, aún cuando la naturaleza física de los mismos requiera su ubicación directa
en el lugar o dependencia que lo solicita, lo cual ayudará a mantener un control eficiente de los
bienes adquiridos.

Los ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes o bodegas, estarán adecuadamente
ubicados, contarán con instalaciones seguras y tendrán el espacio físico necesario.
El Guardalmacén o Bodeguero tiene la responsabilidad de acreditar con documentos, su conformidad
con los bienes que ingresan, debiendo verificar si se ajustan a los requerimientos y especificaciones
técnicas solicitadas por las dependencias de la institución, así como de los bienes que egresan.

Si en la recepción se encontraren novedades, no se recibirán los bienes y se comunicará

inmediatamente a la máxima autoridad o al servidor delegado para el efecto; dichos bienes no serán
recibidos hasta que cumplan con los requerimientos institucionales.

Los directivos establecerán un sistema apropiado para la conservación, seguridad, manejo y control
de los bienes almacenados.

Para el control de los bienes se establecerá un sistema adecuado de registro permanente, debiendo
incluirse registros auxiliares individualizados o por grupos de bienes de iguales características. Sólo
las personas que laboran en el almacén o bodega tendrán acceso a las instalaciones.

Existen bienes que, por sus características especiales, deben ser almacenados en otras instalaciones o
enviados directamente a los encargados de su utilización. En estos casos, el encargado de almacén
efectuará la verificación directa y la tramitación de la documentación correspondiente.

406-05 Sistema de registro

El Catálogo General de Cuentas del Sector Público, contendrá los conceptos contables que
permitan el control, identificación, destino y ubicación de las existencias y los bienes de larga
duración.

Se establecerá un sistema adecuado para el control contable tanto de las existencias como de los
bienes de larga duración, mediante registros detallados con valores que permitan controlar los retiros,
traspasos o bajas de los bienes, a fin de que la información se encuentre actualizada y de conformidad
con la normativa contable vigente.

La actualización permanente, la conciliación de saldos de los auxiliares con los saldos de las cuentas
del mayor general y la verificación física periódica, proporcionará seguridad de su registro y control
oportuno y servirá para la toma de decisiones adecuadas.

Los bienes que no reúnan las condiciones para ser registrados como activos fijos, se registrarán
directamente en las cuentas de gastos o costos según corresponda y simultáneamente se registrarán
en una cuenta de orden, conforme lo establece la normativa de contabilidad gubernamental, vigente.

406-06 Identificación y protección

Se establecerá una codificación adecuada que permita una fácil identificación, organización y
protección de las existencias de suministros y bienes de larga duración.

Todos los bienes de larga duración llevarán impreso el código correspondiente en una parte visible,
permitiendo su fácil identificación.

El responsable de la custodia de los bienes de larga duración, mantendrá registros actualizados,

individualizados, numerados, debidamente organizados y archivados, para que sirvan de base para el
control, localización e identificación de los mismos.
La protección de los bienes entregados para el desempeño de sus funciones, será de responsabilidad
de cada servidor público.

La protección de los bienes incluye la contratación de pólizas de seguro necesarias para protegerlos
contra diferentes riesgos que pudieran ocurrir, se verificarán periódicamente, a fin de que las
coberturas mantengan su vigencia.

406-07 Custodia

La custodia permanente de los bienes, permite salvaguardar adecuadamente los recursos de la

entidad, fortaleciendo los controles internos de esta área; también facilita detectar si son
utilizados para los fines que fueron adquiridos, si sus condiciones son adecuadas y no se
encuentran en riesgo de deterioro.

La máxima autoridad de cada entidad pública, a través de la unidad respectiva, será responsable de
designar a los custodios de los bienes y de establecer los procedimientos que garanticen la
conservación, seguridad y mantenimiento de las existencias y bienes de larga duración.

Corresponde a la administración de cada entidad pública, implementar su propia reglamentación

relativa a la custodia física y seguridad, con el objeto de salvaguardar los bienes del Estado.

406-08 Uso de los bienes de larga duración

En cada entidad pública los bienes de larga duración se utilizarán únicamente en las labores
institucionales y por ningún motivo para fines personales, políticos, electorales, religiosos u
otras actividades particulares.

Solamente el personal autorizado debe tener acceso a los bienes de la institución, debiendo asumir la
responsabilidad por su buen uso y conservación.

Cada servidora o servidor será responsable del uso, custodia y conservación de los bienes de larga
duración que le hayan sido entregados para el desempeño de sus funciones, dejando constancia escrita
de su recepción; y por ningún motivo serán utilizados para otros fines que no sean los institucionales.

En el caso de bienes que son utilizados indistintamente por varias personas, es responsabilidad del
Jefe de la Unidad Administrativa, definir los aspectos relativos a su uso, custodia y verificación, de
manera que estos sean utilizados correctamente.

El daño, pérdida o destrucción del bien por negligencia comprobada o mal uso, no imputable al
deterioro normal de las cosas, será de responsabilidad del servidor que lo tiene a su cargo.

Los cambios que se produzcan y que alteren la ubicación y naturaleza de los bienes, serán reportados
a la dirección correspondiente, por el personal responsable del uso y custodia de los mismos, para
que se adopten los correctivos que cada caso requiera.

406-09 Control de vehículos oficiales

(Reformado por el Art. 2 del Acdo. 041 CG-2010, R.O. 306, 22-X-2010)

Los vehículos del sector público y de las entidades de derecho privado que disponen de recursos
públicos, están destinados exclusivamente para uso oficial, es decir, para el desempeño de
funciones públicas, en los días y horas laborables, y no podrán ser utilizados para fines
personales, ni familiares, ajenos al servicio público, ni en actividades electorales y políticas.

Los vehículos constituyen un bien de apoyo a las actividades que desarrolla el personal de una entidad
del sector público. Su cuidado y conservación será una preocupación constante de la administración,
siendo necesario que se establezcan los controles internos que garanticen el buen uso de tales
unidades.

Para fines de control, las unidades responsables de la administración de los vehículos, llevarán un
registro diario de la movilización de cada vehículo, donde debe constar: la fecha, motivo de la
movilización, hora de salida, hora de regreso, nombre del chofer que lo conduce y actividad cumplida.

Los vehículos oficiales de cualquier tipo, sean estos terrestres, fluviales o aéreos, (buses, busetas,
camiones, maquinaria, canoas y botes con motor fuera de borda, lanchas, barcos, veleros, aviones,
avionetas, helicópteros, etc.,) que por necesidades de servicio, deben ser utilizados durante o fuera de
los días y horas laborables, requieren la autorización expresa del nivel superior.

Con el propósito de disminuir la posibilidad de que los vehículos sean utilizados en actividades
distintas a los fines que corresponde, obligatoriamente contarán con la respectiva orden de
movilización, la misma que tendrá una vigencia no mayor de cinco días laborables. Por ningún
concepto la máxima autoridad emitirá salvo conductos que tengan el carácter de indefinidos.

Ninguna servidora o servidor que resida en el lugar donde habitualmente ejerce sus funciones o preste
sus servicios, podrá utilizar vehículos del Estado el último día laborable de cada semana fuera del
horario que comprende la jornada normal de trabajo, exceptuándose, por motivos de seguridad, el
Presidente y Vicepresidente de la República, así como otras servidoras y servidores con rango a nivel
de ministros de Estado.

Se excluyen de esta disposición, únicamente los vehículos de ambulancia, de las siguientes entidades:
de las unidades del Ministerio de Salud Pública, del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS),
de la Cruz Roja Ecuatoriana, igualmente los vehículos que pertenecen a los cuerpos de bomberos,
Defensa Civil, Fuerzas Armadas, Policía Nacional, sistemas de redes eléctricas, telefónicas, agua
potable, alcantarillado y obras públicas, que sean indispensables para atender casos de emergencias
concretas.

Las personas que tienen a su cargo el manejo de vehículos oficiales, tendrán la obligación del cuidado
y conservación del mismo, debiendo ser guardadas las unidades, en los sitios destinados por las
propias entidades.

Los vehículos del Estado llevarán placas oficiales y el logotipo que identifique la institución a la que
pertenecen.

La máxima autoridad de cada entidad dispondrá que se observe, en todas sus partes, los
procedimientos administrativos para el control de los vehículos de la entidad, que constan en el
Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público y
demás disposiciones sobre la materia, emitidas por la Contraloría General del Estado.

406-10 Constatación física de existencias y bienes de larga duración

La administración de cada entidad, emitirá los procedimientos necesarios a fin de realizar

constataciones físicas periódicas de las existencias y bienes de larga duración.
Se efectuarán constataciones físicas de las existencias y bienes de larga duración por lo menos una
vez al año. El personal que interviene en la toma física, será independiente de aquel que tiene a su
cargo el registro y manejo de los conceptos señalados, salvo para efectos de identificación.

Los procedimientos para la toma física de los bienes, se emitirán por escrito y serán formulados
claramente de manera que puedan ser comprendidos fácilmente por el personal que participa en este
proceso.

De esta diligencia se elaborará un acta y las diferencias que se obtengan durante el proceso de
constatación física y conciliación con la información contable, serán investigadas y luego se
registrarán los ajustes respectivos, previa autorización del servidor responsable; también se
identificarán los bienes en mal estado o fuera de uso, para proceder a la baja, donación o remate según
corresponda, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.

Cuando la entidad pública contrate servicios privados para llevar a cabo la toma física de las
existencias y bienes de larga duración, el informe final presentado así como la base de datos, tendrá
la conformidad del área contable en forma previa a la cancelación de dichos servicios.

La contratación de estos servicios se hará estrictamente cuando las circunstancias así lo exijan,
siempre y cuando la entidad cuente con la partida presupuestaria correspondiente para efectuar dichos
gastos.

El auditor interno participará en calidad de observador, para evaluar la adecuada aplicación de los
procedimientos establecidos. En las entidades que no cuenten con auditoría interna, el titular
designará a un servidor que cumpla esta función.

406-11 Baja de bienes por obsolescencia, pérdida, robo o hurto

Los bienes que por diversas causas han perdido utilidad para la entidad o hayan sido motivo
de pérdida, robo o hurto, serán dados de baja de manera oportuna.

Esta actividad se efectuará una vez cumplidas las diligencias y procesos administrativos que señalen
las disposiciones legales vigentes, dejando evidencia clara de las justificaciones, autorizaciones y su
destino final.

Para proceder a la baja de bienes por su mal estado de conservación, obsolescencia, pérdida, robo o
hurto, se observarán las disposiciones del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y
Administración de Bienes del Sector Público, del Manual General de Administración y Control de
los Activos Fijos del Sector Público, la normativa de contabilidad emitida por el Ministerio de
Finanzas y demás reglamentación interna emitida por la entidad.

Si la pérdida de un bien, que fue debidamente denunciada, es declarada por el Juez competente como
hurto o robo en sentencia ejecutoriada se levantará el acta de baja correspondiente y se procederá a
la exclusión de los registros contables disminuyendo del inventario respectivo.

Para la baja de bienes que no estén contabilizados como activos, por no reunir las condiciones para
considerarse como tales, bastará que se cuente con la autorización del responsable de la Unidad de
Administración Financiera.

Si la baja procediere de una pérdida o destrucción injustificada, al servidor responsable se le aplicará

la sanción administrativa que corresponda y cuando el caso lo amerite, se le exigirá además la
restitución del bien con otro de igual naturaleza o la reposición de su valor a precio de mercado.

406-12 Venta de bienes y servicios

Las ventas ocasionales de bienes se realizarán de acuerdo con los procedimientos fijados en las
leyes y reglamentos sobre la materia.

Las servidoras y servidores responsables de organizar la junta de remates y demás procedimientos

previos para autorizar las enajenaciones, los avalúos de ventas y adjudicar los bienes, cumplirán sus
funciones resguardando los intereses institucionales y en concordancia con las disposiciones
reglamentarias.

Las entidades públicas que vendan regularmente mercaderías, bienes o servicios, emitirán su propia
reglamentación que asegure la recuperación al menos de sus costos actualizados, el cobro de los
importes correspondientes a las mercaderías despachadas o servicios prestados, la documentación de
los movimientos y la facturación según los precios y modalidades de ventas.

406-13 Mantenimiento de bienes de larga duración

El área administrativa de cada entidad, elaborará los procedimientos que permitan implantar
los programas de mantenimiento de los bienes de larga duración.

La entidad velará en forma constante por el mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes de
larga duración, a fin de conservar su estado óptimo de funcionamiento y prolongar su vida útil.

Diseñará y ejecutará programas de mantenimiento preventivo y correctivo, a fin de no afectar la

gestión operativa de la entidad. Corresponde a la dirección establecer los controles necesarios que le
permitan estar al tanto de la eficiencia de tales programas, así como que se cumplan sus objetivos.

La contratación de servicios de terceros para atender necesidades de mantenimiento, estará

debidamente justificada y fundamentada por el responsable de la dependencia que solicita el servicio.

406-14 Bienes procedentes de regalos o presentes de tipo institucional

(Agregado por el Art. 1 del Acdo. 052-CG-2014, R.O. 397-S, 16-XII-2014)

Se consideran como regalos o presentes de tipo institucional los siguientes:

Los regalos y presentes que tengan un valor económico representativo o histórico patrimonial,
percibidos por las servidoras y los servidores públicos, en reuniones, talleres, conferencias,
visitas de observación, seminarios, congresos, giras técnicas, pasantías y otros actos o eventos
de carácter oficial, dentro o fuera del país, en cumplimiento de servicios institucionales,
comisión de servicios, en delegación o representación de las instituciones del Estado.

Las servidoras y servidores públicos que, en cumplimiento de reuniones, talleres, conferencias, visitas
de observación, seminarios, congresos, giras técnicas, pasantías y otros actos o eventos de carácter
oficial, dentro o fuera del país, reciban presentes de tipo institucional, a su regreso, junto al informe
de su comisión deberán dar a conocer a la máxima autoridad, sobre los presentes que hubiesen
recibido. La máxima autoridad debe establecer el correspondiente sistema de control interno para la
administración de los bienes provenientes de regalos o presentes de tipo institucional de manera que
se garantice su ingreso al patrimonio institucional de forma inmediata; este sistema debe asegurar un
adecuado control de almacenamiento, registro, identificación, protección, custodia, mantenimiento,
constatación física y bajas de este tipo de bienes y debe verificar su permanente cumplimiento. Los
encargados del control de bienes deben informar a la máxima autoridad en forma trimestral sobre el
cumplimiento de la presente norma. No forman parte de la presente norma las dádivas, recompensas,
regalos o contribuciones en especies, bienes o dinero, privilegios y ventajas en razón de sus funciones,
para sí, sus superiores o de sus subalternos, que hayan sido solicitadas y/o aceptadas por las y los
servidores públicos, los que se encuentran prohibidos por la ley.

407 ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO

407-01 Plan de talento humano

Los planes de talento humano se sustentarán en el análisis de la capacidad operativa de las

diferentes unidades administrativas, en el diagnóstico del personal existente y en las necesidades
de operación institucionales.

La planificación se elaborará sobre la base de un diagnóstico del personal, efectuado con la

información estadística que mantendrá la unidad responsable de la administración del talento
humano; considerando además, la normativa vigente relacionada con esta área, el plan estratégico
institucional, los planes operativos anuales, programas y proyectos.

El plan de talento humano formará parte de la documentación del sistema de planificación anual.

407-02 Manual de clasificación de puestos

Las unidades de administración de talento humano, de acuerdo con el ordenamiento jurídico

vigente y las necesidades de la institución, formularán y revisarán periódicamente la
clasificación de puestos, definiendo los requisitos para su desempeño y los niveles de
remuneración.

La entidad contará con un manual que contenga la descripción de las tareas, responsabilidades, el
análisis de las competencias y requisitos de todos los puestos de su estructura y organizativa. El
documento será revisado y actualizado periódicamente y servirá de base para la aplicación de los
procesos de reclutamiento, selección y evaluación del personal.

La definición y ordenamiento de los puestos se establecerá tomando en consideración la misión,

objetivos y servicios que presta la entidad y la funcionalidad operativa de las unidades y procesos
organizacionales.

407-03 Incorporación de personal

Las unidades de administración de talento humano seleccionarán al personal, tomando en

cuenta los requisitos exigidos en el Manual de Clasificación de Puestos y considerando los
impedimentos legales y éticos para su desempeño.

El ingreso de personal a la entidad se efectuará previa la convocatoria, evaluación y selección que

permitan identificar a quienes por su conocimiento y experiencia garantizan su idoneidad y
competencia y ofrecen mayores posibilidades para la gestión institucional.

El proceso técnico realizado por la Unidad de Administración de Talento Humano seleccionará al

aspirante que por su conocimiento, experiencia, destrezas y habilidades sea el más idóneo y cumpla
con los requisitos establecidos para el desempeño de un puesto, a través de concurso de méritos y
oposición.

En el proceso de selección, se aplicarán las disposiciones legales, reglamentos y otras normas que
existan sobre la materia.

En la Unidad de Administración de Talento Humano, para efectos de revisión y control posterior, se

conservará la información del proceso de selección realizado, así como de los documentos exigidos
al aspirante, en función de los requisitos legales establecidos.

407-04 Evaluación del desempeño

La máxima autoridad de la entidad en coordinación con la Unidad de Administración de

Talento Humano, emitirán y difundirán las políticas y procedimientos para la evaluación del
desempeño, en función de los cuales se evaluará periódicamente al personal de la institución.

Las políticas, procedimientos, así como la periodicidad del proceso de evaluación de desempeño, se
formularán tomando en consideración la normativa emitida por el órgano rector del sistema.

El trabajo de las servidoras y servidores será evaluado permanentemente, su rendimiento y

productividad serán iguales o mayores a los niveles de eficiencia previamente establecidos para cada
función, actividad o tarea.

La evaluación de desempeño se efectuará bajo criterios técnicos (cantidad, calidad, complejidad y

herramientas de trabajo) en función de las actividades establecidas para cada puesto de trabajo y de
las asignadas en los planes operativos de la entidad.

Los resultados de la evaluación de desempeño servirán de base para la identificación de las

necesidades de capacitación o entrenamiento del personal o de promoción y reubicación, para mejorar
su rendimiento y productividad.

407-05 Promociones y ascensos

Las unidades de administración de talento humano propondrán un plan de promociones y

ascensos para las servidoras y servidores de la entidad, observando el ordenamiento jurídico
vigente.

El ascenso del servidor en la carrera administrativa se produce mediante promoción al nivel inmediato
superior de su respectivo grupo ocupacional, previo el concurso de méritos y oposición.

El ascenso tiene por objeto promover a las servidoras y servidores para que ocupen puestos vacantes
o de reciente creación, considerando la experiencia, el grado académico, la eficiencia y el rendimiento
en su desempeño, observando lo previsto en la reglamentación interna y externa vigente.

407-06 Capacitación y entrenamiento continuo

Los directivos de la entidad promoverán en forma constante y progresiva la capacitación,

entrenamiento y desarrollo profesional de las servidoras y servidores en todos los niveles de la
entidad, a fin de actualizar sus conocimientos, obtener un mayor rendimiento y elevar la calidad
de su trabajo.
Los directivos de la entidad en coordinación con la Unidad de Administración de Talento Humano y
el área encargada de la capacitación (en caso de existir éstas), determinarán de manera técnica y
objetiva las necesidades de capacitación del personal, las que estarán relacionadas directamente con
el puesto, a fin de contribuir al mejoramiento de los conocimientos y habilidades de las servidoras y
servidores, así como al desarrollo de la entidad.

El plan de capacitación será formulado por las unidades de talento humano y aprobado por la máxima
autoridad de la entidad. La capacitación responderá a las necesidades de las servidoras y servidores
y estará directamente relacionada con el puesto que desempeñan.

Las servidoras y servidores designados para participar en los programas de estudio ya sea en el país
o en el exterior, mediante becas otorgadas por las instituciones patrocinadoras y/o financiadas parcial
o totalmente por el Estado, suscribirán un contrato-compromiso, mediante el cual se obliga a laborar
en la entidad por el tiempo establecido en las normas legales pertinentes. Los conocimientos
adquiridos tendrán un efecto multiplicador en el resto del personal y serán utilizados adecuadamente
en beneficio de la gestión institucional.

407-07 Rotación de personal

Las unidades de administración de talento humano y los directivos de la entidad, establecerán

acciones orientadas a la rotación de las servidoras y servidores, para ampliar sus conocimientos
y experiencias, fortalecer la gestión institucional, disminuir errores y evitar la existencia de
personal indispensable.

La rotación de personal debe ser racionalizada dentro de períodos preestablecidos, en base a criterios
técnicos y en áreas similares para no afectar la operatividad interna de la entidad.

Los cambios periódicos de tareas a las servidoras y servidores con funciones similares de
administración, custodia y registro de recursos materiales o financieros, les permite estar capacitados
para cumplir diferentes funciones en forma eficiente y elimina personal indispensable.

La rotación del personal en estas áreas disminuye el riesgo de errores, deficiencias administrativas y
utilización indebida de recursos.

407-08 Actuación y honestidad de las servidoras y servidores

La máxima autoridad, los directivos y demás personal de la entidad, cumplirán y harán cumplir
las disposiciones legales que rijan las actividades institucionales, observando los códigos de
ética, normas y procedimientos relacionados con su profesión y puesto de trabajo.

Los directivos no sólo cautelarán y motivarán el cumplimiento de estos principios y del ordenamiento
jurídico vigente en el trabajo que ejecutan las servidoras y servidores, sino que están en la obligación
de dar muestras de la observancia de éstos en el desempeño de sus funciones.

Las servidoras y servidores, cualquiera sea el nivel que ocupen en la institución, están obligados a
actuar bajo principios de honestidad y profesionalismo, para mantener y ampliar la confianza de la
ciudadanía en los servicios prestados, observando las disposiciones legales que rijan su actuación
técnica. No podrán recibir ningún beneficio directo o indirecto y se excusarán de intervenir en asuntos
en los que tengan conflictos de interés personal o de su cónyuge o conviviente, hijos y parientes hasta
el segundo grado de afinidad o cuarto de consanguinidad.
407-09 Asistencia y permanencia del personal

La administración de personal de la entidad establecerá procedimientos y mecanismos

apropiados que permitan controlar la asistencia y permanencia de sus servidoras y servidores
en el lugar de trabajo.

El establecimiento de mecanismos de control de asistencia estará en función de las necesidades y

naturaleza de la entidad, teniendo presente que el costo de la implementación de los mismos, no debe
exceder los beneficios que se obtengan.

El control de permanencia en sus puestos de trabajo estará a cargo de los jefes inmediatos, quienes
deben cautelar la presencia física del personal de su unidad, durante la jornada laboral y el
cumplimiento de las funciones del puesto asignado.

407-10 Información actualizada del personal

La Unidad de Administración de Talento Humano será responsable del control de los

expedientes de las servidoras y servidores de la entidad, de su clasificación y actualización.

Los expedientes del personal deben contener la documentación general, laboral y profesional de cada
una de las servidoras y servidores; la información relacionada con su ingreso, evaluaciones, ascensos,
promociones y su retiro.

Solo el personal encargado de la administración de talento humano y las servidoras y servidores que
por la naturaleza de sus funciones obtengan autorización expresa, tendrán acceso a los expedientes
de las servidoras y servidores, los cuales serán protegidos apropiadamente.

Los expedientes donde se consigne la información del personal con nombramiento o contrato,
permitirán a la administración de la entidad, contar con información veraz y oportuna para la toma de
decisiones.

408 ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

408-01 Proyecto

Se entiende por proyecto el conjunto de antecedentes, estudios y evaluaciones financieras y

socioeconómicas que permiten tomar la decisión de realizar o no una inversión para la
producción de obras, bienes o servicios destinados a satisfacer una determinada necesidad
colectiva. El proyecto se considera como tal hasta tanto se lo concluya y pase a formar parte de
la economía del país.

El ciclo de un proyecto se compone de dos grandes fases: preinversión e inversión, es decir, estudios
y ejecución.

En la primera etapa se llevarán a cabo todos los estudios necesarios para determinar la factibilidad de
ejecutar el proyecto, iniciando con la identificación de una necesidad e ideas muy generales sobre lo
que se pretende hacer para satisfacerla, luego, gradualmente los estudios se profundizarán, lo cual
mejora la calidad de la información, disminuye la incertidumbre y proporciona mayores elementos
para decidir si se continúa con la etapa siguiente o si se debe abandonarlo antes de incurrir en gastos
mayores.
En esta etapa se realizarán los siguientes estudios: el diagnóstico, el perfil, el estudio de
prefactibilidad, de factibilidad y los diseños del proyecto. Todas las etapas, comprenderán los cálculos
de costos y beneficios del proyecto y cada una de ellas incluirá la correspondiente evaluación
financiera o social del proyecto.

En la etapa final de la preinversión se procederá a diseñar la obra, a calcular el presupuesto y a

planificar y programar todas las labores necesarias para su ejecución y operación.

Si los estudios indican que es factible ejecutar el proyecto y si la evaluación económica o financiera
avala su continuación se pasará a la etapa de inversión que es la ejecución del proyecto ya sea por
contrato o por administración directa.

En la etapa de operación, la obra entra en funcionamiento de acuerdo con lo planeado y programado

previamente, al tiempo que, en forma simultánea, se implementan el plan y el programa de
mantenimiento. Al finalizar el proyecto se efectuará, además, una evaluación que compare las
previsiones de los estudios realizados frente a los obtenidos en la realidad, para contar con la
información necesaria que permita mejorar los estudios de nuevos proyectos.

408-02 Estudios de pre inversión de los proyectos

Todos los proyectos de obra pública deben estar respaldados por los estudios de preinversión,
el procedimiento que se emplee para efectuarlos, el grado de profundidad y los criterios de
evaluación que se utilizarán para seleccionar los más ventajosos, dependerán de la naturaleza,
complejidad y monto de la inversión.

Los estudios del proyecto con las correspondientes evaluaciones permitirán determinar su viabilidad
y buscar el financiamiento, a más de jerarquizar los proyectos en orden a los mayores beneficios
financieros o sociales.

Los estudios se desarrollarán por etapas, de manera que los proyectos estén bien fundamentados y
permitan obtener la óptima solución a fin de canalizar mejor los recursos y brindar los elementos
necesarios para decidir si se profundizan los estudios para determinar si el proyecto puede llevarse a
cabo, o si por el contrario, es mejor abandonarlo.

En esta etapa, las instituciones apoyadas en la experiencia adquirida, definirán en guías o manuales
las metodologías y criterios a seguir en los estudios de viabilidad de los proyectos, así como el grado
de profundidad, el alcance de cada una de las fases de estudio y los criterios a emplear para seleccionar
aquellos en los que se va a invertir.

En las distintas fases de estudio participarán los profesionales con la preparación, la especialización
o los conocimientos suficientes para definir las variables más significativas que inciden en el
proyecto, a fin de determinar, de la forma más cercana posible a la realidad, los costos y beneficios
asociados a éste, así como su impacto sobre el medio ambiente.

408-03 Diagnóstico e idea de un proyecto

Toda institución que desee desarrollar un proyecto debe elaborar un diagnóstico, donde se
defina claramente el problema por solucionar, la necesidad por satisfacer, los bienes y servicios
a ofrecer, quiénes se ven afectados, el impacto en el medio ambiente, y las alternativas de
solución que se vislumbran.
La idea de invertir en un proyecto surge de alguna necesidad colectiva que debe ser satisfecha, ligada
a los objetivos de la institución, como consecuencia de planes de desarrollo, de políticas generales o
para complementar otros proyectos.

Se incluirán las posibles soluciones al problema, de modo que al efectuar el análisis se pueda
determinar si desde el punto de vista técnico, la idea inicial a de continuarse y en consecuencia,
profundizar los estudios, o si a de modificarse, postergarse o abandonarse.

408-04 Perfil del proyecto

Las entidades interesadas en desarrollar un proyecto prepararán un perfil, identificando los

beneficios y costos, así como los aspectos legales, institucionales o de cualquier otra índole que
lo puedan afectar, sin incurrir en mayores costos financieros y de personal.

El perfil del proyecto abarcará el estudio de los antecedentes, las condiciones económicas, políticas,
geográficas y sociales de la zona de influencia en la cual se enmarca; además, las políticas y objetivos
de la institución, los aspectos legales y las políticas gubernamentales que afectan el sector al que
pertenece el proyecto, todo con el fin de decidir la conveniencia de llevarlo a cabo.

El perfil debe incluir un análisis preliminar de los aspectos técnicos de las distintas opciones
propuestas, de manera que se puedan descartar aquellas que no sean factibles; también incluirá un
análisis del posible mercado actual y futuro del proyecto, así como una evaluación de los beneficios
y costos asociados, para lo cual se tratará de prever qué sucedería en el período considerado para
hacer la evaluación, si el proyecto no se ejecutara.

En los casos de proyectos que requieren pequeñas inversiones o al tratarse de necesidades colectivas
evidentes, para las cuales el perfil muestra con un grado aceptable de certidumbre, la conveniencia
de llevarlos a cabo, se debe avanzar de inmediato al diseño del anteproyecto sin pasar por las otras
fases de estudio.

408-05 Estudio de prefactibilidad

Comprende el estudio de las alternativas viables, cuyo objetivo principal es profundizar en los
aspectos críticos y así obtener, con mayor precisión, los beneficios y costos identificados en el
perfil.

En esta fase, deben estudiarse los siguientes aspectos del proyecto: su marco legal; la tecnología por
emplear y sus implicaciones, el estudio técnico y las normas técnicas; su impacto socio-económico;
finalmente, tendrá que efectuarse un estudio del impacto del proyecto sobre el ambiente.

En esta etapa se examinarán en forma más detallada los aspectos señalados como críticos, con el fin
de determinar con mayor precisión los beneficios y costos de las mejores alternativas viables
identificadas en la fase anterior.

Para seleccionar la mejor alternativa, dentro de las condiciones existentes, en primera instancia, se
efectuará el análisis técnico de cada una de las opciones y luego un análisis o evaluación económica-
financiera.

La estimación de los ingresos o beneficios del proyecto se efectuará mediante un estudio de mercado,
que ayude a determinar la probable demanda que el proyecto podría satisfacer. En el estudio se
determinarán la demanda y la oferta, actual y futura, del bien o servicio que se satisfaría con el
proyecto.

En la determinación de los costos se considerarán los aspectos técnicos como son el tamaño del
proyecto, su naturaleza, su localización, los equipos, maquinaria e instalaciones requeridos, los
insumos necesarios para su operación o funcionamiento, personal, materia prima, servicios, los
efectos del proyecto sobre el medio ambiente.

Este análisis permitirá estimar los costos asociados al proyecto, pues el optar por determinado tipo de
tecnología condiciona los costos de inversión y de capital de trabajo.

Adicionalmente se considerarán los aspectos administrativo-legales del proyecto: la estructura

organizacional que se definirá para administrar el proyecto y las características jurídicas de la unidad
de gestión que lo manejará.

Una vez efectuados los análisis citados, se estimarán los montos de inversión, los costos de operación
y los ingresos que generaría el proyecto durante su vida útil, para cada una de las alternativas
seleccionadas en la fase de determinación del perfil de éste, pues los factores analizados se
interrelacionan. Con esta información se realizará la evaluación ex-ante del proyecto, tanto de la
rentabilidad social y económica, y de la viabilidad financiera y técnica de cada alternativa, la cual
servirá de base para decidir cuáles merecen un estudio más profundo y cuáles se descartan.

Es conveniente realizar un análisis de sensibilidad que puede referirse a la variación de las

condiciones de financiamiento, costos o ingresos, para las alternativas que resultaron más favorables
al hacer la evaluación, para de esta manera determinar cuál es la mejor y decidir si el proyecto se
ejecuta, se pospone, se abandona o si se requiere mejorar la calidad de los estudios realizados, en
cuyo caso se señalarán los aspectos por considerar en la siguiente fase.

El estudio comprenderá una descripción e identificación de los beneficios no cuantificables o no

medibles, denominados intangibles, para que también sean tomados en cuenta en el momento de
decidir si se llevará a cabo el proyecto.

Para aquellos proyectos socialmente rentables, los cuales son respaldados por políticas
gubernamentales, como proyectos de salud, educación, justicia, etc., pero cuyos beneficios son
difíciles de medir y valorar, se empleará el criterio costo-efectividad para establecer cuál es la mejor
alternativa o solución. Para ello se supondrá que todas las alternativas proporcionan beneficios
similares y se escogerá aquella que satisfaga la necesidad al mínimo costo anual, es decir, costos en
que se incurre en un año, o utilice la menor cantidad de recursos.

Finalmente, se efectuará un estudio del impacto del proyecto sobre el ambiente, con el fin de que se
tomen las previsiones necesarias para preservar o restaurar las condiciones ambientales cuando éstas
puedan deteriorarse. Este estudio deberá ser sometido a las instancias competentes en la materia.

408-06 Estudio de factibilidad

Para los proyectos que en la evaluación ex-ante han demostrado que su rentabilidad es positiva,
se hará un examen detallado de la alternativa considerada como la más viable o más rentable,
con el fin de determinar en forma precisa sus beneficios y costos y profundizar el análisis de las
variables que la afectan.

En esta fase se llevará a cabo el anteproyecto o diseño preliminar, así como la ingeniería preliminar
del proyecto necesaria para efectuar el diseño definitivo; también se definirán, para la alternativa
seleccionada, el flujo financiero y la programación de las actividades por ejecutar; además, se
optimizarán sus etapas, puesta en marcha y operación.

El estudio de factibilidad mide y valora en la forma más precisa posible los beneficios y costos de la
alternativa que en la etapa anterior ha resultado la más viable. Sólo aquellos proyectos que han
demostrado tener una rentabilidad positiva, deberán llegar a esta fase.

Durante esta fase se profundizará el análisis de las variables más críticas, afinando los datos
empleados para calcularlas. También se elaborará el diseño preliminar del proyecto conocido como
anteproyecto, el que servirá de base para la elaboración del diseño definitivo.

Una vez definido el proyecto se optimizará el diseño, al considerar todos los factores como tamaño,
localización, etc.; lo mismo se hará con el programa de desembolsos, para el cual se tendrán que
considerar las condiciones financieras y de mercado, las obras auxiliares y complementarias, el efecto
de las dificultades técnicas, la capacitación del personal de operación y de mantenimiento. También
se optimizará la organización: qué se va a hacer, quiénes lo harán y cómo, para llevar a cabo la
construcción o ejecución y la puesta en marcha y operación del proyecto, de conformidad con el
tamaño de la obra y la capacidad administrativa, técnica y financiera que se requiere.

408-07 Evaluación financiera y socio-económica

Para cada etapa del proyecto, prefactibilidad, factibilidad y diseño, se debe realizar la
evaluación financiera y socio-económica ex-ante, que se utilizará como un elemento esencial
para tomar la decisión de seguir adelante con las siguientes etapas o de suspender el estudio o
rechazar un proyecto individual, así como para establecer el orden de prelación cuando se
dispone de una cartera o grupo de proyectos.

Se determinará la rentabilidad utilizando indicadores privados y sociales tales como el VAN o Valor
Actual Neto; la TIR o Tasa Interna de Retorno; la razón Beneficio/Costo (B/C), el Período de Retorno
de la Inversión.

La evaluación financiera ex-ante es parte de cada etapa del proyecto y constituye un elemento
fundamental para tomar decisiones sobre la conveniencia de llevar a cabo un proyecto. Sobre la base
del cálculo de costos y beneficios, tangibles o intangibles, más los criterios de evaluación de
proyectos, la institución decidirá si le conviene invertir en el proyecto. La evaluación determinará la
rentabilidad como si la institución fuese una empresa privada interesada en obtener los mayores
beneficios con el menor costo posible.

La evaluación socio-económica proporciona elementos para decidir si se invierte en determinado

proyecto, pero su enfoque está dirigido a determinar los beneficios que genera para la sociedad. En
este tipo de análisis interesa la contribución del proyecto a la economía o desarrollo del país, pues se
trata de invertir en las opciones más rentables desde el punto de vista económico-social, que al mismo
tiempo estén acordes con las políticas gubernamentales.

En esta evaluación socio-económica los beneficios se obtienen del aumento en el ingreso nacional
provocado por el proyecto, mediante la cuantificación monetaria de la contratación de los bienes,
obras o servicios y los costos que corresponden al ingreso sacrificado por ejecutar ese proyecto en
lugar de otro; aunque se utilizan las mismas herramientas de cálculo que en la evaluación financiera
como los indicadores, los costos y beneficios se calculan con precios sociales o "precios sombra", es
decir, excluyendo las distorsiones que afectan los precios de mercado, tales como las cargas sociales,
los impuestos y las tasas de interés de los créditos.

Los dos tipos de evaluación mencionados constituyen además un criterio para ordenar o establecer el
grado de prioridad de los proyectos que conforman una cartera o grupo de proyectos, a la vez que
ayudan a establecer con mayor exactitud el precio o la tarifa de los bienes o servicios que se
producirán.

La evaluación socio-económica es importante para aquellas instituciones cuya razón de ser es de

carácter social y por ende brindan bienes o servicios nada rentables, los cuales resultan poco atractivos
para los inversionistas privados y también, para aquellos que proporcionan bienes o servicios por los
cuales nadie está dispuesto a pagar, como es el caso de un proyecto para disminuir la contaminación
ambiental, la instalación subterránea de las líneas eléctricas o la evacuación de las aguas pluviales.

408-08 Diseño definitivo

En esta etapa se elaborarán en detalle todos los documentos y planos constructivos necesarios
para llevar a cabo la construcción o ejecución y puesta en operación del proyecto, de
conformidad con lo establecido en el análisis técnico de la opción seleccionada en el estudio de
factibilidad.

Los documentos producidos en esta fase, deben elaborarse con la participación de aquellos
profesionales con conocimientos suficientes para efectuarlos de manera óptima. Una vez terminados,
conviene que sean revisados por aquellas unidades de la entidad ejecutora que posteriormente los
utilizarán, pues de este modo pueden considerarse a tiempo sus observaciones y hacer las
modificaciones pertinentes para que el proyecto se ejecute y opere sin inconvenientes.

Para efectuar los diseños, cada profesional observará las regulaciones y normas técnicas aplicables al
área que le corresponde. En esta fase se define la ubicación de los distintos componentes de la obra
en el sitio donde se llevarán a cabo; se efectúan todos los cálculos necesarios para determinar sus
dimensiones y demás características físicas; se indican los requerimientos de las instalaciones
eléctricas, mecánicas o de cualquier otra índole, necesarias para el funcionamiento de la obra o
proyecto.

Cada uno de los distintos diseños mencionados debe ser realizado por profesionales en el área
correspondiente, y su trabajo debe consignarse, de la forma más completa posible, en una memoria
de cálculo y en una memoria descriptiva, con el fin de facilitar el seguimiento de los criterios de
diseño utilizados y de las decisiones tomadas por el diseñador respecto al objeto de su trabajo.

Esta práctica permite que otro profesional, distinto del diseñador, pueda revisar los cálculos y las
decisiones efectuados, con el fin de detectar cualquier error que pueda corregirse oportunamente para
no afectar las etapas posteriores.

408-09 Planos constructivos

Los planos de construcción deben contener la información gráfica y escrita necesaria para la
correcta ejecución de la obra. Los planos se elaborarán de conformidad con las disposiciones
reglamentarias y normativas vigentes de acuerdo al tipo de obra por ejecutar.

Para evitar problemas técnicos o económicos en la construcción de la obra, los planos constructivos
deberán tener toda la información necesaria para poder llevarla a cabo. Los planos constituyen la base
para planificar la construcción de la obra y para determinar su costo, por lo tanto no podrán existir
descripciones insuficientes o confusas, que provoquen problemas técnicos y económicos, como
atrasos en la ejecución de la obra; incorporación de elementos no contemplados que encarecen el
proyecto; demolición de partes de la obra a causa de detalles poco precisos, etc.

El grado de detalle de los planos debe permitir, sin lugar a dudas, identificar las características físicas
de los elementos por construir, las propiedades mecánicas de los materiales considerados, así como
los parámetros utilizados en el diseño.

408-10 Condiciones generales y especificaciones técnicas

Estos documentos son un complemento de los planos constructivos, en ellos se proporciona

información indispensable para la correcta ejecución de la obra, por tanto, su grado de detalle
deberá permitir el cálculo de costos del proyecto por ejecutar.

En las condiciones generales se definirán conceptos, se fijarán atribuciones y procedimientos para la

administración o fiscalización del contrato y se delimitarán responsabilidades. En las especificaciones
técnicas se tratarán todos los aspectos técnicos de la obra.

La elaboración de las condiciones generales y especificaciones técnicas es básica para ejecutar un

proyecto, tal como fue concebido en calidad, costo y plazo. Estos documentos constituyen la base
para que la administración y el contratista, definan el método de trabajo para cumplir con las
condiciones estipuladas.

Las especificaciones elaboradas para una obra o proyecto particular deben estar acordes con las
condiciones de su entorno y su propia naturaleza. Para su elaboración se pueden basar en
especificaciones de obras similares, siempre y cuando éstas se adapten a las condiciones de la que se
va a construir.

Aquellas entidades que realizan proyectos de naturaleza similar elaborarán especificaciones generales
aplicables a todas ellas y cada obra tendrá sus especificaciones especiales de acuerdo a sus
particulares condiciones y requerimientos.

Las especificaciones han de ser claras, completas e inequívocas, lo cual significa que no deben
presentar ambigüedades, ni contradicciones entre las mismas, que propicien diferentes
interpretaciones de una misma disposición, ni indicaciones parciales sobre determinado tópico, así
como tampoco errores, ya que estos factores complicarán el desarrollo del proceso de ejecución
generalmente aumentando plazo y costo.

Las especificaciones serán inequívocas, es decir, que no den margen a equivocaciones, para lo cual
las prestaciones deben ser descritas con amplitud, en forma precisa e inconfundible, para presentar,
si el caso lo amerita, diagramas y muestras que ilustren en la mejor forma las características de la
prestación.

Básicamente cada especificación debe contar con las siguientes secciones:

- Descripción del rubro anotando sus características relevantes.

- Los materiales necesarios para la ejecución de la prestación (podrán mencionarse las cantidades
aproximadas, así como los requisitos mínimos de calidad que deben cumplir).
- El equipo mínimo para su ejecución, con sus características.

- Los procedimientos de trabajo, es decir, la forma de elaboración y su secuencia.

- Los ensayos de laboratorio a realizarse y las tolerancias que se aceptarán, dentro de márgenes fijos
o aproximados, al tener en cuenta las necesidades de servicio.

- La medición o cuantificación del rubro.

- La forma de pago.

Para adquisición de equipos, se elaborarán especificaciones basadas en rendimientos y no tanto en

características descriptivas, adicionalmente, serán lo más generales, es decir, definir valores mínimos,
rangos o márgenes dentro de los cuales se aceptarán las ofertas. Es normativo excluir las
características propias de determinados fabricantes, señalando las tolerancias que se admitirán.

En este tipo de adquisiciones juegan papel importante otros factores adicionales que precisará el
pliego, tales como el suministro de piezas de repuesto, servicio de postventa, cursos de adiestramiento
para manejo y mantenimiento, etc.

Las condiciones generales incluirán aspectos de la obra como su descripción; los procedimientos
administrativos por utilizar, tales como las acciones aplicables por incumplimiento, daños y perjuicios
o demora; la formulación, presentación y tramitación de planillas, los plazos para su aprobación y las
retenciones, el pago de los reajustes de precios, la responsabilidad por la obtención de los permisos o
licencias para efectuar el trabajo, las garantías, las modificaciones del programa de trabajo, de los
planos, de la cantidad de obra; los trabajos extraordinarios; la recepción de obras y las liquidaciones;
los derechos y obligaciones de las partes, los informes sobre la obra, las prórrogas de plazo y cualquier
tipo de instrucción sobre aspectos no técnicos de la obra, que faciliten la administración contractual.

408-11 Presupuesto de la obra

Una vez que se disponga de los planos y las especificaciones técnicas, la Administración
calculará el presupuesto detallado de la obra. Se elaborará por unidad de obra o rubro de
trabajo, es decir, para cada una de las partes que componen el proceso de construcción, bajo la
siguiente estructura: cada precio unitario se subdividirá en costos directos, costos indirectos,
utilidad e imprevistos. Los costos mencionados se desglosarán en sus componentes, se indicarán
los porcentajes de la utilidad y de los imprevistos considerados con respecto al monto total del
presupuesto de la obra.

El presupuesto detallado de la obra es un cálculo de su costo, a partir de los componentes del precio
de cada uno de los rubros o de las unidades de obra que conforman el proceso de construcción.

El precio de cada unidad de obra está compuesto por:

Costos directos.- Son los gastos efectuados para realizar esa unidad de obra y que se los puede imputar
a un rubro determinado y sólo existen si la unidad de obra se ejecuta, estos son: materiales, mano de
obra y maquinaria.

Costos indirectos.- Son los gastos generales en que incurre el contratista, tanto en sus oficinas como
en el sitio de la obra, no atribuibles a una tarea en particular, pero necesarios para efectuar los trabajos
en general, por su naturaleza no se los puede imputar directamente a un rubro determinado y deben
prorratearse. Dentro de éstos se tiene: salarios y prestaciones legales del personal directivo, técnico y
administrativo de la empresa, depreciación, mantenimiento, alquileres y seguros de edificios,
bodegas, predios, etc.; alquiler u operación y depreciación de vehículos o equipos de apoyo, de
laboratorio, de topografía, de oficina, gastos de oficina, garantías y financiamiento; trabajos previos
y auxiliares como la construcción y mantenimiento de caminos de acceso, instalación y
desmantelamiento de equipos y limpieza final de la obra.

Para calcular estos costos, la administración debe suponer la organización que una empresa
constructora requerirá para llevar a cabo la obra adecuadamente y sobre la base en esa condición,
determinar los posibles costos indirectos asociados.

Utilidad.- Es la ganancia o lucro que percibe el contratista por la ejecución de una obra. Para efectos
del cálculo del presupuesto de la Administración, debe determinarse un porcentaje real, como es, el
promedio de los porcentajes de la utilidad que aplican los contratistas en la actividad de la
construcción.

Imprevistos.- Es un monto que el contratista considera para cubrir cualquier error en la estimación
del presupuesto o cualquier eventualidad que recaiga bajo su responsabilidad y pueda afectar al
proceso constructivo, tales como atrasos en el suministro de materiales, mano de obra y equipos,
accidentes, extravíos y robos, escasez de materiales, mano de obra o equipos.

El presupuesto de obra permite conocer la cantidad y características de los materiales, mano de obra,
maquinaria y herramientas por utilizar, así como su precio de mercado, de manera que, en forma
bastante aproximada, se pueden prever los fondos necesarios para llevar a cabo la obra.

Si la obra va a ejecutarse por administración directa, el presupuesto, junto con el programa de trabajo,
se utilizarán para elaborar el flujo de caja requerido para el proceso de construcción. Si por el
contrario, ésta va a realizarse por contrato, el presupuesto detallado de la obra permitirá a la
administración, investigar y conocer los diversos parámetros de comparación para determinar lo
adecuado de las propuestas presentadas.

408-12 Programación de la obra

La Administración preparará un programa del avance físico de la obra, desglosándola en las

actividades por realizar e indicando su respectiva duración y requerimiento de insumos:
materiales, mano de obra, herramientas, maquinaria y equipos. Para ello tomará en cuenta las
características ambientales, climáticas y geográficas de la zona donde va a realizarse.

Para definir el plazo de ejecución empleará un método de programación por redes de actividades, que
señale la ruta crítica y sirva como base para elaborar un diagrama de barras y diagrama de Gantt, en
el cual se indiquen la duración, los tiempos tempranos y tardíos (de inicio y término) y las holguras
de cada actividad.

Si la obra se efectúa por administración directa, el programa de avance físico elaborado por la
Administración constituye una guía para programar el abastecimiento oportuno y suficiente de los
materiales, mano de obra, maquinaria y equipos por utilizar, además de proporcionar el plazo de
construcción; esta información resultará útil para verificar la propiedad del presupuesto elaborado,
así como para prever los fondos necesarios para la ejecución de la obra.

Si la obra se realiza por contrato, el programa elaborado por la Administración servirá como
parámetro de comparación para examinar lo adecuado del programa de trabajo propuesto por el
adjudicatario.

El método de programación por emplear en esta tarea será cualquier sistema de redes: CPM, PERT,
diagrama de bloques, que ponga en relieve las actividades críticas. Además, con base en la red
establecida, se elaborará el diagrama de barras correspondiente, diagrama de Gantt, indicando para
cada actividad, su duración, los tiempos tempranos y tardíos de inicio y término, las holguras y el
requerimiento de insumos: materiales, mano de obra, maquinaria y equipos.

408-13 Modalidad de ejecución

Una vez finalizada la fase de diseño definitivo, y con el fin de seleccionar la modalidad de
ejecución de los trabajos, se deben comparar los requerimientos de recursos para la ejecución
de la obra con los que tiene disponibles la entidad. Algunas posibilidades de ejecución son: por
administración directa, por contrato y por concesión. Cualquiera que sea la modalidad de
ejecución escogida, deberá actuarse conforme con las disposiciones legales y reglamentarias que
las rigen.

Cuando haya finalizado la fase de diseño definitivo, la entidad efectuará una comparación entre los
recursos requeridos para la ejecución de la obra y los recursos que tiene disponibles.

Dependiendo de los resultados de esta comparación, la entidad podrá optar por alguna de las
siguientes modalidades para ejecutarla: por administración, alternativa en la que la misma institución
construye la obra con su propio talento humano y materiales independientemente del origen del
financiamiento; por contrato, en cuyo caso la entidad, por un precio y plazo de entrega determinados
y de conformidad con las especificaciones preparadas, delega en un contratista su administración y
construcción; y, finalmente, por concesión, opción en la que la Administración delega a una empresa
privada la ejecución o rehabilitación del proyecto y le permite explotarlo por un período determinado,
durante el cual debe efectuar el mantenimiento necesario para que opere en condiciones óptimas.

Todas estas modalidades están regidas por leyes y reglamentos que explican el procedimiento para
llevarlas a cabo, sus restricciones, las potestades y responsabilidades de las partes involucradas, etc.

408-14 Ejecución de la obra por administración directa

Cuando la entidad ejecute la obra con sus propios recursos materiales y humanos, tendrá que
hacerlo de conformidad con las especificaciones, el programa de trabajo, el presupuesto y flujo
de caja, preparados en la fase anterior.

Si la entidad decide ejecutar la obra por administración directa, tendrá que revisar los documentos
elaborados en la fase de diseño definitivo, con el fin de verificar si cuenta con la capacidad técnica
necesaria, si los recursos disponibles son los apropiados para llevar a cabo la obra, o si, de acuerdo
con la disponibilidad real, habría que modificar los planes y programas originales.

La administración directa opera si la administración tiene la suficiente capacidad técnica en

conocimientos y experiencia para administrar y dirigir la obra, así como la maquinaria y equipos que
sean necesarios.

La ejecución de una obra por administración directa no podrá ser dividida en múltiples contratos
incluso la obra civil. Se entiende que la subcontratación es admitida, exclusivamente, para aquellos
trabajos especializados tal como ocurre en el sector privado. Como ninguna entidad dispone de todo
el personal de obreros necesario para una obra, los mismos serán contratados en forma individual.

408-15 Contratación

Antes de iniciar el proceso de contratación, la entidad debe cerciorarse de contar con toda la
documentación requerida y actualizada, para que los interesados tengan claro el objeto de la
contratación y puedan participar sobre las mismas bases.

El tipo de concurso por realizar se determinará de acuerdo con el presupuesto referencial elaborado
por la institución promotora y según lo estipulado al respecto en la normativa vigente.

El concurso se difundirá para propiciar una amplia participación, adicionalmente, habrá de seguirse
rigurosamente todas las disposiciones previstas en la Ley y Reglamento del Sistema Nacional de
Contratación Pública.

Cuando la entidad decida ejecutar la obra por contrato, verificará que el proyecto haya concluido su
etapa de diseño y que cuenta con todos los documentos requeridos para que el objeto de la
contratación resulte claro y los interesados puedan utilizar esa información para preparar sus ofertas,
garantizando el principio de igualdad de oportunidad para los participantes. Bajo ningún concepto se
iniciarán los procesos de contratación si la entidad no cuenta con planos constructivos de detalle o si
las especificaciones están incompletas.

Igualmente, se verificará que existan los diseños y más documentos necesarios pues las condiciones
supuestas al efectuar un diseño pueden cambiar radicalmente, sobre todo si la construcción de la obra
se lleva a cabo algunos años después de la concepción del proyecto.

408-16 Administración del contrato y administración de la obra

Dependiendo de la entidad dueña del proyecto y la importancia del mismo, se organizará la

administración del contrato o administración de la obra según se trate de la ejecución mediante
contrato o una ejecución directa de la entidad.

Estas labores las puede realizar la entidad directamente o contratarla con una empresa consultora que
se encargará de administrar por delegación. A pesar de delegar estas labores, la entidad mantendrá
una supervisión rigurosa y estricta sobre la obra con el propósito de vigilar las tareas de fiscalización.

En proyectos que involucren la ejecución de obras civiles y equipamiento o la ejecución de varias

obras de la misma naturaleza se designará un administrador del contrato cuyas funciones, en términos
generales, consisten en velar por la calidad de la obra, el costo y el plazo.

La ejecución de la obra debe realizarse de acuerdo con las disposiciones legales, reglamentarias y
técnicas dictadas por los órganos rectores en el campo de la preservación ambiental, la construcción,
la salud, las relaciones laborales, el ordenamiento vial y urbano, el aprovechamiento de los recursos
naturales y energéticos, la normativa tributaria y el ejercicio profesional.

Toda persona que tenga a su cargo la ejecución o administración de una obra tiene el deber de conocer
las disposiciones legales y aplicarlas, tanto en lo que se refiere a los requisitos que dicha obra debe
cumplir y los controles por ejercer, como en lo referente a las condiciones laborales de los
trabajadores: salud, seguridad, higiene del sitio en que se ejecuta, protección de los trabajadores
contra riesgos profesionales. Asimismo serán obligatorias todas aquellas normas que se dicten
posteriormente a las mencionadas, ya sea para derogarlas, ampliarlas o introducir conceptos nuevos,
siempre que entren en vigencia mientras el proyecto se lleva a cabo.

En las organizaciones donde se cuenta con un Director de Obras Públicas o un Jefe de la unidad, éste
generalmente asume las funciones de administrador del contrato o administrador de la obra. En otras
entidades, con muchos proyectos, el administrador del contrato puede asumir la supervisión o manejo
de varias obras.

408-17 Administrador del contrato

El administrador del contrato velará porque la obra se ejecute de acuerdo con lo planeado y
programado, pero sin tomar parte directamente en la ejecución rutinaria de las tareas que
aseguren su cumplimiento, antes bien, debe lograrlo mediante la delegación y supervisión de
esas tareas, la comunicación constante con el personal encargado de llevarlas a cabo, la
aplicación de su autoridad para dirimir o resolver cualquier problema que no puedan manejar
los niveles inferiores y motivar al personal con el fin de que brinde lo mejor de sí para lograr el
éxito del proyecto.

Es función del administrador del contrato establecer un sistema que evalúe el logro de los objetivos,
mediante el cual pueda obtenerse información sobre su estado. Esto con el fin de tomar
oportunamente acciones correctivas o para informar a las autoridades de la entidad sobre el desarrollo
del proyecto.

Corresponde al administrador del contrato establecer la estructura organizacional necesaria para que
el proyecto se ejecute en forma óptima, dependiendo de la magnitud del proyecto, se organizará una
estructura de varios niveles, con un Jefe de Fiscalización y fiscalizadores en un área específica:
calidad, avance físico y avance financiero de la obra, cada uno de los cuales tendría su propio personal
de apoyo y la formación necesaria para atenderla o, si la complejidad de la obra más bien requiere de
profesionales con formación en áreas distintas, como: estructuras, arquitectura, suelos, electricidad,
mecánica, etc., que se encarguen de controlar tanto la calidad como el avance físico y financiero de
las obras y rindan cuentas al Jefe de Fiscalización del proyecto. Además, para la estructura que
establezca debe definir las funciones, responsabilidades y autoridad de los que la conforman y
finalmente, obtener el apoyo logístico e instrumentos de medición, requeridos para que la obra se
ejecute conforme con los objetivos definidos.

Son funciones del administrador del contrato, entre otras:

a) Velar y responsabilizarse porque la ejecución de la obra se realice de acuerdo a lo programado;

b) Coordinar con las dependencias estatales o privadas que, en razón de sus programas o campos de
acción, tengan interés en participar en la etapa de construcción del proyecto;

c) Establecer un sistema para medir el logro de los objetivos definidos, de manera que oportunamente
se obtenga información exacta sobre su estado y se comuniquen los resultados a las autoridades
institucionales competentes;

d) Velar porque se efectúen evaluaciones periódicas del proyecto;

e) Autorizar el inicio de la obra o de cualquier trabajo no contemplado en los planos originales, que
deba cargarse a los fondos destinados al proyecto;
f) Coordinar su trabajo con el Jefe Fiscalizador del Proyecto que se encarga de la administración
cotidiana del proyecto;

g) Establecer la estructura organizacional apropiada para la ejecución de la obra, considerando todos

los aspectos que intervienen en ella financieros, legales, de suministros, etc. aunque éstos no sean
constructivos y definir las funciones, responsabilidades y autoridad de los participantes; asimismo,
proporcionar el apoyo logístico requerido. En el caso de fiscalización realizada por contrato, el
Administrador del Contrato debe realizar una supervisión responsable sobre todas las labores; y,

h) Intervenir en las actas de entrega recepción provisional, parcial, total y definitiva.

408-18 Jefe de Fiscalización

El Jefe de Fiscalización establecerá un sistema para asegurar la correcta ejecución de la obra,

mediante el control de la calidad, el avance físico y el avance financiero de la obra. Dichos
controles conllevan una evaluación mensual, de los aspectos mencionados y la comunicación de
resultados a los mandos superiores, incluyendo los problemas surgidos, especialmente cuando
afectan las condiciones pactadas en relación al plazo, presupuesto y calidad de la obra.

Corresponde al Jefe de Fiscalización obtener información estadística sobre los rendimientos de

materiales, mano de obra, equipos y maquinaria, así como llevar un recuento de la incidencia de la
lluvia en la paralización de labores en la obra. La información resultante es muy útil para preparar
futuros proyectos, pues permite prever los plazos de ejecución, la influencia de la precipitación sobre
éstos, la cantidad de materiales, mano de obra, equipos y maquinaria necesarios para llevar a cabo
una obra, así como los posibles problemas que se podrían suscitar.

El Jefe de Fiscalización, se asegurará de que la obra se ejecute de conformidad con las bases
establecidas en los estudios de preinversión, es decir, de acuerdo con el diseño definitivo, las
especificaciones y demás normas técnicas aplicables, para lograr obtener del proyecto los beneficios
esperados. No obstante, antes de iniciar la construcción, debe revisar los pliegos con el fin de detectar
oportunamente cualquier error u omisión, así como cualquier imprevisión técnica que luego pueda
afectar en forma negativa el desarrollo del proceso constructivo.

Adicionalmente, es competencia del Jefe de Fiscalización resolver en forma oportuna los problemas
técnicos que se presenten durante el proceso constructivo, así como asegurar que el contratista
disponga del personal técnico con la suficiente preparación, el empleo de materiales, equipos y
maquinaria, en la cantidad y calidad estipuladas en los planos y especificaciones.

Son funciones del Jefe de Fiscalización, entre otras:

a) Proponer al administrador del contrato la organización e infraestructura necesaria, para administrar

o inspeccionar el proyecto en el sitio donde éste se construirá; definir las funciones, responsabilidades
y autoridad de los que la conforman, de modo que las labores de construcción o de inspección se
realicen dentro del marco legal y reglamentario vigente;

b) Planear, programar y aplicar los controles, de calidad, financiero y de avance físico, que aseguren
la correcta ejecución de la obra;

c) Vigilar y responsabilizarse porque la ejecución de la obra se realice de acuerdo con los diseños
definitivos, las especificaciones técnicas, programas de trabajo, recomendaciones de los diseñadores
y normas técnicas aplicables;

d) Identificar la posible existencia de errores u omisiones o ambos en forma oportuna, que puedan
presentarse en los planos constructivos o especificaciones, así como imprevisiones técnicas, de modo
que de inmediato se corrija la situación;

e) Resolver oportunamente los problemas técnicos que se presenten durante la ejecución de las obras;

f) Justificar técnicamente los trabajos extraordinarios o las modificaciones que se tengan que realizar
durante la ejecución de las obras e informar al administrador del contrato para adoptar las decisiones
que correspondan;

g) Obtener información estadística en el proyecto sobre el rendimiento del personal, materiales,

equipos y maquinaria; sobre la incidencia de las condiciones climáticas en el tiempo laborado, o sobre
cualquier otro aspecto útil para la preparación de futuros proyectos;

h) Velar porque los materiales, la mano de obra, equipos y maquinaria empleados en la ejecución de
la obra, sean adecuados y suministrados en forma oportuna y suficiente, y correspondan a lo
estipulado en las especificaciones o en la oferta del contratista;

i) Evaluar el avance del proyecto, al menos una vez por mes, para determinar su estado, documentar
los resultados obtenidos y mantener informados a los mandos superiores, sobre el avance de la obra,
los problemas surgidos durante su ejecución y las medidas aplicadas;

j) Excepcionalmente, cuando se presenten problemas que afecten las condiciones pactadas en cuanto
a plazos, calidad o presupuesto, comunicarlo al administrador del contrato para que resuelva;

k) Asumir en nombre de la institución, la relación con las comunidades donde se ejecuten los
proyectos, en los asuntos inherentes a éstos; y,

l) Coordinar las pruebas finales de aceptación y la entrega de las obras para su entrada en operación.

408-19 Fiscalizadores

En los casos en que la ubicación, la magnitud o la complejidad de la obra lo ameriten, el Jefe de

Fiscalización podrá designar a uno o más fiscalizadores con la formación profesional necesaria,
para que se encarguen de inspeccionar la obra o un área específica de ésta.

La designación de uno o varios fiscalizadores depende de la magnitud o complejidad del proyecto;

así, puede haber un fiscalizador de calidad, uno de avance físico de la obra y otro que controle el flujo
de caja, o bien asignar un fiscalizador para cada área especializada, como por ejemplo, para el sistema
eléctrico, el sistema mecánico, la parte estructural y otro para acabados, cada uno de los cuales debe
controlar los tres aspectos mencionados, calidad, avance físico, flujo de caja, correspondientes a las
obras a su cargo. A su vez, si la importancia de la obra justifica, cada fiscalizador podría contar con
el personal que sea menester para el desempeño de su cargo.

Cuando los documentos de licitación especifiquen determinados requisitos para el profesional

responsable de la obra por parte del contratista, el Fiscalizador deberá reunir al menos esos mismos
requisitos, con el fin de que pueda desempeñar una adecuada labor de control. La paridad de
conocimientos técnicos entre el fiscalizador y el profesional responsable de la obra por parte del
contratista, es muy importante, pues de ello depende, en gran medida, que el primero pueda ejercer
sobre el segundo un eficiente trabajo y efectúe una correcta evaluación de los trabajos realizados.

Las funciones de los fiscalizadores, cada uno en el área de su competencia, son las siguientes:

a) Revisar en conjunto con el Jefe de Fiscalización, los documentos contractuales con el fin de
verificar la existencia de algún error, omisión o imprevisión técnica, que pueda afectar la construcción
de la obra y de presentarse este caso, sugerir la adopción de medidas correctivas o soluciones técnicas,
oportunamente;

b) Evaluar mensualmente, el grado de cumplimiento del programa de trabajo en el área bajo su cargo
y en caso de constatar desviaciones, identificar las causas y proponer soluciones para corregir la
situación;

c) Ubicar en el terreno las referencias necesarias para la correcta ejecución de la obra;

d) Verificar la exactitud de las cantidades incluidas en las planillas presentadas por el contratista;
además, calcular los reajustes correspondientes a esas planillas, comparando la obra realizada, con la
que debía ser ejecutada de acuerdo con el programa de trabajo autorizado;

e) Obtener información estadística en el proyecto sobre el rendimiento del personal, materiales,

equipos y maquinaria; sobre la incidencia de las condiciones climáticas en el tiempo laborado, o sobre
cualquier otro aspecto útil para la preparación de futuros proyectos;

f) Verificar la calidad de los materiales, así como la de los elementos construidos, mediante ensayos
de laboratorio o de campo, efectuados bajo su supervisión y siguiendo rigurosamente las
especificaciones técnicas;

g) Resolver las dudas que surgieren de la interpretación de los planos, especificaciones, detalles
constructivos y cualquier otro aspecto técnico relacionado con la obra;

h) Anotar en el libro de obra, además de una descripción del proceso de construcción de las obras a
su cargo, las observaciones, instrucciones o comentarios que a su criterio deben ser considerados por
el contratista para el mejor desarrollo de la obra;

i) Justificar técnicamente la necesidad de efectuar modificaciones o trabajos extraordinarios en las

obras bajo su supervisión;

j) Coordinar con los diseñadores de la obra cuando sea necesario efectuar modificaciones de los
planos originales o haya que realizar obras adicionales;

k) Realizar los cálculos pertinentes para determinar los costos de las modificaciones u obras
extraordinarias por realizar;

l) Registrar en los planos constructivos todas las modificaciones realizadas durante el proceso de
construcción, con el fin de obtener los planos finales de la obra ejecutada;

m) Aprobar los materiales y equipos por instalar propuestos por el contratista, tomando como guía
las especificaciones;
n) Calificar al personal técnico del contratista y recomendar el reemplazo de aquél que no satisfaga
los requisitos necesarios;

o) Velar porque los equipos y maquinaria en la obra se encuentren en buenas condiciones y en el caso
de que la obra se realice por contrato, sean los especificados;

p) Verificar que el contratista disponga de todos los diseños, especificaciones, programas de trabajo,
licencias, permisos y demás documentos contractuales;

q) Coordinar con el contratista las actividades más importantes del proceso constructivo;

r) Revisar las técnicas y métodos constructivos propuestos por el contratista y en caso necesario,
sugerir las modificaciones que estime pertinentes;

s) Exigir al contratista el cumplimiento de las leyes de protección ambiental, laborales, se seguridad

social y de seguridad industrial;

t) En proyectos de importancia, preparar memorias técnicas sobre los procedimientos y métodos

empleados en la construcción de las obras, para que sean utilizados como fuentes de información en
proyectos futuros;

u) Preparar, mensualmente, informes sobre la obra que contengan como mínimo la siguiente
información:

- Un análisis del estado del proyecto desde el punto de vista económico y del avance físico, respaldado
por los cálculos correspondientes.

- Los resultados de los ensayos de laboratorio, con comentarios al respecto.

- Análisis de la cantidad y calidad de los equipos y maquinaria dispuestos en obra, con

recomendaciones al respecto, si es necesario.

- Estadísticas sobre las condiciones climáticas del sitio donde se ejecuta el proyecto (especialmente
de la precipitación pluvial) y su incidencia en el desarrollo de los trabajos.

- Referencia sobre la correspondencia intercambiada con el contratista.

- Análisis del personal técnico del contratista;

v) Entregar la información producida para las recepciones; y,

w) Efectuar el finiquito o liquidación económica de las obras a su cargo.

408-20 Documentos que deben permanecer en obra

En todos los proyectos u obras que se efectúen con fondos públicos, deben permanecer en el
sitio de la construcción los siguientes documentos:

- Copia del contrato de construcción.

- Los planos constructivos.

- Las especificaciones técnicas, generales y específicas.

- El programa de ejecución autorizado, con indicación de los recursos requeridos por actividad.

- El libro de obra.

- Correspondencia cruzada entre fiscalización y contratista.

- Resumen del estado financiero de la obra, de las facturas tramitadas por avance de obra, reajustes,
obras extraordinarias, etc.

- Estadística del resultado de las pruebas del laboratorio.

Los documentos citados permanecerán en el lugar de ejecución del proyecto, dado que contienen
información sin la cual no sería posible ejecutar la obra, realizar las labores de control que aseguren
el cumplimiento del contrato ni las de control externo que atañe a la Contraloría General del Estado.

408-21 Libro de obra

El libro de obra es una memoria de la construcción, que debe contener una reseña cronológica
y descriptiva de la marcha progresiva de los trabajos de construcción y sus pormenores: sirve
para controlar la ejecución de la obra y para facilitar la supervisión de ésta.

Al iniciar la construcción el Jefe de Fiscalización o fiscalizador encargado de tal responsabilidad,

escribirá la fecha de inicio, el nombre, el cargo y la firma de los profesionales que participarán en la
obra. Si durante el proceso hay algún cambio de profesionales, del contratante o contratista, ello
deberá constar en el libro.

Siempre que un profesional autorizado vaya a hacer una anotación en el libro de obra, deberá iniciarla
con la fecha y terminarla con su firma.

De presentarse algún problema con la calidad de los materiales suministrados, los trabajos realizados,
los resultados de las pruebas de laboratorio o de campo, los métodos constructivos, o con cualquier
otro aspecto, deberá constar también en el libro de obra las acciones tomadas para corregirlo y los
resultados de dichas acciones.

Al concluir el proyecto, el Fiscalizador anotará en el libro de obra la fecha de finalización e indicará

las características principales de la construcción; además, hará constar que los equipos y sistemas
electromecánicos incorporados a la obra funcionan correctamente.

El objeto del uso del libro de obra es llevar un control de la ejecución de la obra y facilitar su
supervisión; también es contar con un documento oficial donde conste la gestión de la unidad de
fiscalización de la construcción y la de todos aquellos profesionales que estén vinculados con ella en
razón de su función o en cumplimiento de leyes y reglamentos específicos. Dicho documento se
utilizará como respaldo de la actuación de los profesionales, la descripción de los métodos
constructivos, los resultados de las pruebas efectuadas, los problemas que se presentaren durante la
construcción, las soluciones propuestas, así como los resultados obtenidos, etc.
408-22 Control del avance físico

El Jefe de Fiscalización velará por el cumplimiento del programa de ejecución establecido. De

presentarse atrasos con respecto al programa, tomará las acciones necesarias para ajustar las
actividades, de manera que, tan pronto como sea posible, vuelvan a desarrollarse de acuerdo
con lo programado. Sin embargo, cuando los atrasos afecten la ruta crítica del proyecto,
informará de inmediato al administrador del contrato, para que éste resuelva el problema
oportunamente.

El contratista tiene que ejecutar el proyecto de acuerdo con el programa de ejecución definitivo,
aprobado por la administración, sin embargo, cuando por razones imputables a él, alguna actividad
que no sea crítica muestre un atraso que sobrepase la holgura total, el fiscalizador anotará el hecho
en el libro de obra e instará al contratista a presentarle, en un lapso determinado o plazo definido en
las condiciones generales, un nuevo programa de asignación de recursos, que asegure la finalización
de la obra en el plazo convenido.

Si el contratista no cumple su propuesta, el Fiscalizador aplicará las sanciones respectivas, las cuales
estarán estipuladas en el contrato.

El control del avance físico de la obra es responsabilidad del Jefe de Fiscalización como representante
de la entidad. Es su deber establecer el grado de avance del proyecto y evaluar periódicamente el
proceso constructivo en relación con lo programado. Deberá tomar previsiones para poder evaluar
ese avance en cualquier instante.

El Jefe de Fiscalización efectuará el control del avance físico por semana, pues de esta manera, al
efectuar la medición en conjunto con el contratista, cotejará los datos obtenidos, que servirán para la
revisión de las planillas de avance de obra y de los documentos de respaldo.

El Jefe de Fiscalización establecerá las acciones a tomar cuando detecte atrasos con respecto al
programa, pues de su oportuna aplicación depende la ejecución del proyecto en el plazo programado.
Si el atraso es imputable al contratista y sobrepasa el límite establecido, holgura total, deberá
advertirle mediante el libro de obra y comunicación escrita para que dentro de un plazo determinado,
presente las medidas correctivas que aseguren la finalización del proyecto en el plazo convenido. Si
el atraso incide en la ruta crítica, el Jefe de Fiscalización aplicará las sanciones del caso, de acuerdo
con lo estipulado en el contrato.

408-23 Control de calidad

El Jefe de Fiscalización, fiscalizadores y más personal comprometido en estas labores velarán

por el estricto cumplimiento de las especificaciones técnicas respectivas. De presentarse
desviaciones que sobrepasen los límites de variación establecidos, tomará las acciones
necesarias para corregirlas de manera inmediata.

El fiscalizador que detecte algún problema de calidad en el área a su cargo, deberá señalarlo en el
libro de obra, para que sea corregido por el contratista, de ser posible en forma inmediata y si no lo
es, para que éste someta a su consideración la solución propuesta.

El personal de fiscalización, velará por la ejecución de la obra, de conformidad con las

especificaciones y dentro del rango de variación permitido en éstas. De ninguna manera aceptarán
rubros no acordes a las especificaciones que puedan perjudicar la calidad definida en la etapa de
diseño. Controlar la calidad de todos los rubros y de toda la obra es la misión más importante de
fiscalización, especialmente en aquellas partes de la obra conocidas como esenciales, que tienen que
ver con la seguridad posterior de la obra.

De presentarse problemas de calidad, los fiscalizadores tomarán las acciones necesarias para corregir
el problema tan pronto como sea posible. En aquellos casos donde no sea posible corregir el trabajo,
la única opción es el derrocamiento de la parte mal realizada y su reconstrucción a costa del
contratista. Si la obra se ejecuta por administración directa, personal de la entidad a cargo de estas
labores, tomará las acciones pertinentes para resolver la situación, actuando dentro de sus potestades
y guiándose por los principios de eficiencia, eficacia y economía. Si la obra se ejecuta por contrato,
deberá advertirlo inmediatamente al contratista por medio del libro de obra y comunicación escrita,
lo cual bastará para que éste acate sus instrucciones. Si el contratista no atiende las instrucciones, el
Fiscalizador aplicará las sanciones indicadas en el contrato.

408-24 Control financiero de la obra

El Jefe de Fiscalización evaluará en forma mensual, el avance financiero de la obra en relación

con lo programado. De existir discrepancias, analizará su origen y tomará las acciones
necesarias para corregir la situación. Asimismo, llevará el control del presupuesto asignado a
la obra, de manera que en cualquier momento, pueda conocer con certeza el saldo de la
asignación presupuestaria disponible.

El Jefe de Fiscalización controlará el avance financiero, realizando como mínimo una evaluación
mensual para verificar si la obra se desarrolla según lo previsto. Los cortes para determinar el avance
físico se efectúan también mensualmente y dado que el avance financiero debe corresponder a un
determinado avance físico, se hará coincidir las fechas de corte.

El resultado de la evaluación servirá para determinar si el monto acumulado de los gastos,

corresponde al avance físico que debía haberse alcanzado a esa fecha; de no ser así, se estudiarán las
causas y se tomarán las acciones correctivas necesarias.

En cuanto al control de la asignación presupuestaria, el Jefe de Fiscalización deberá conocer el monto

disponible conforme se van cancelando las obligaciones contraídas, pues del saldo dependen las
acciones que pueda tomar cuando requiera acelerar el ritmo de trabajo, sobre todo si no existe la
posibilidad de disponer de más recursos financieros.

Aún cuando sea factible la consecución de nuevos recursos, el control de la asignación presupuestaria
permitirá iniciar oportunamente los trámites requeridos para obtenerlos, lo cual asegura el desarrollo
normal del proyecto, desde el punto de vista financiero.

El Jefe de Fiscalización evaluará el cumplimiento de los plazos para los pagos de planillas, de
encontrar demoras injustificadas comunicará el particular a los niveles jerárquicos superiores

408-25 Incidencia de la lluvia

Cuando las características climáticas de la zona o la estación durante la cual se efectúe la

construcción y la etapa en que se encuentre el proceso constructivo lo ameriten, la entidad
ejecutora de la obra deberá tomar las previsiones del caso para llevar un registro detallado de
la incidencia de la lluvia en el desarrollo de los trabajos en el sitio, conforme se presente esa
situación.

Si las labores se suspenden a causa de la lluvia, se hará constar en el libro de obra o en un registro la
fecha en la cual se presentó esa condición, cuáles trabajos se suspendieron, a qué hora y por cuánto
tiempo, en qué medida fueron afectados y se expondrán las razones por las cuales no se pudo
continuar. Las anotaciones serán ratificadas por la firma del Fiscalizador encargado de llevar este
control, así como por la del profesional representante del contratista. Los datos así recabados se
emplearán, en conjunto con el programa de ejecución, para determinar la prórroga de plazo que se
autorizará por este concepto.

La información presentada por los contratistas con datos de la precipitación pluvial de estaciones
meteorológicas cercanas al sitio de construcción o notas de prensa no podrá ser considerada como
respaldo para solicitar prórrogas por atrasos a causa de la lluvia, ya que no constituyen un criterio
suficiente sobre el cual pueda fundamentarse la decisión de otorgar o no la prórroga solicitada, pues
no necesariamente reflejan la situación del sitio de la obra y no brindan información sobre el tiempo
de paralización de los trabajos por ese motivo, ni en qué medida éstos se vieron afectados.

El registro de control de lluvia evitará los conflictos en torno a este tema, pues conjuga los aspectos
que normalmente influyen al tomar la decisión de prorrogar o no el plazo. De este modo se da mayor
importancia a los efectos de la lluvia sobre los trabajos y no a la lluvia en sí, ubica los sucesos en el
tiempo, con fecha y hora y en forma inmediata, se concilia a las partes que eventualmente podrían
tener desavenencias, haciéndolos ratificar lo acontecido, mediante la suscripción de la información
consignada en el registro de control. En algunos proyectos, los contratistas ya consideran una
suspensión forzosa de los trabajos de construcción por la marcada estación invernal, en tales casos,
no cabe la ampliación del plazo por la incidencia de la lluvia.

408-26 Medición de la obra ejecutada

La administración cancelará las planillas por avance de obra u otorgará desembolsos, sólo si
cuenta con los respectivos documentos de respaldo, aprobados por las servidoras y servidores
autorizados. Para tal efecto, el último día del mes en revisión, se concluirán las mediciones y
cálculos de la obra ejecutada durante ese período.

El formato y contenido de los documentos de respaldo serán definidos por la administración en forma
reglamentaria, en las condiciones generales, las especificaciones o bien en la reunión de
preconstrucción, en conjunto con el contratista o el fiscalizador, según sea el caso; como mínimo
deberá incluirse en esa documentación, un listado de los capítulos, rubros o actividades y sub
actividades del programa de ejecución, donde se especifique la cantidad de obra ejecutada durante el
mes en revisión y la obra por ejecutar, además de las mediciones y cálculos que dieron origen a los
datos suministrados.

Tanto el contratista como el Fiscalizador realizarán sus propias mediciones, cuyos resultados se
cotejarán al verificar en conjunto la obra efectivamente realizada. El contratista deberá entregar su
estimación al Fiscalizador hasta la fecha de corte, en el plazo indicado en las condiciones generales
o en el contrato o lo convenido en la reunión de preconstrucción y adjuntará los documentos de
respaldo correspondientes; el Fiscalizador por su parte, efectuará la revisión en el plazo convenido o
estipulado. Cuando la obra se ejecute por administración directa, se procederá de manera similar a la
citada y se cumplirán también los plazos especificados para la presentación de las solicitudes de
desembolso y su revisión.

El pago o desembolso por obra realizada se hará cuando se tenga la seguridad de que se está pagando
realmente lo construido luego de haber efectuado la medición de la cantidad de obra ejecutada.

Es necesario contar con documentos de respaldo, que se incluyan en las planillas por avance de obra
que consignen las mediciones realizadas, así como los cálculos efectuados para determinar las
cantidades de obra que no se pueden obtener por simple medición.

Estos documentos son de utilidad para la administración, controles internos o externos, pues se facilita
cotejar los datos de planillas con la realidad de la obra.

Cuanto más refleje el programa de ejecución las actividades o procedimientos para construir las obras,
tanto más fácil será efectuar la medición de lo realizado para ambas partes y llevar el control del
avance de los mismos.

408-27 Prórrogas de plazo

Se concederán prórrogas de plazo cuando por razones no imputables al contratista se

produzcan atrasos en actividades críticas o en actividades cuya holgura total sea sobrepasada,
tornándolas críticas.

El constructor deberá interponer la solicitud de prórroga de conformidad con las disposiciones

contractuales después de conocer el hecho que demorará la ejecución y en cuanto tenga la información
suficiente, aportará la documentación probatoria necesaria para que la administración pueda resolver
el reclamo.

La entidad o administración designará, reglamentariamente, al servidor que cuenta con las

atribuciones para ampliar los plazos o modificar los programas. Adicionalmente, el servidor
responsable de la administración, tendrá el plazo previsto contractualmente o reglamentariamente
para resolver el reclamo interpuesto, para lo cual llevará a cabo los estudios o investigaciones
necesarios.

El aumento del plazo de la construcción procede cuando se presentan atrasos por caso fortuito o fuerza
mayor que afecte el progreso de la obra. En el primer caso, el atraso puede ser causado en situaciones,
como: robos del equipo utilizado, destrucción vandálica de las obras, cierres de carreteras o cualquier
acto realizado por personas o animales que causen daños a la obra o afecten su desarrollo normal. En
el caso de fuerza mayor, el atraso puede darse por inundaciones, terremotos, huracanes, etc., es decir
por fenómenos naturales.

Adicionalmente son motivo de ampliaciones las siguientes causas, comprobadas:

- Falta de materiales de construcción o equipos a incorporar en el mercado nacional o internacional.

- (Reformado por la Fe de erratas s/n, R.O. 787-S, 30-VI-2016).- Períodos de lluvia que perjudiquen
el avance de las obras conforme lo señalado en la Norma de Control Interno 408-25.

- Cambios, trabajos extraordinarios o ampliaciones de la obra que requieran aumento de plazo.

Incumplimiento de la administración en suministrar:

- Los planos de diseño indispensables para iniciar o continuar la construcción.

- Los terrenos necesarios para ejecutar las obras.

- Existencia de impedimentos legales o de otra índole que dificulten la realización de los trabajos.
- Orden escrita de la administración de parar o disminuir el ritmo de avance de la obra.

- Incumplimiento de la administración en el pago de acuerdo con las cláusulas del contrato.

Para determinar los días de prórroga que se concederán por las causas mencionadas anteriormente, el
Jefe de Fiscalización o Fiscalizador examinará la incidencia de los atrasos en la ruta crítica; así,
únicamente se otorgará prórroga por el número de días que aumente el plazo original, a raíz del atraso.
También puede prorrogarse el plazo cuando se agota la holgura total de una actividad que, por su
posición dentro del programa, se torna crítica e incrementa consecuentemente el plazo original; en
este caso, se conceden tantos días como haya sido afectado el plazo.

El contratista comunicará oportunamente al Jefe de Fiscalización, los hechos que van a provocar
demoras en la construcción, así como sus causas, pues esto permite a ambas partes tomar las
previsiones para controlar y cuantificar el atraso en las actividades afectadas. Tal comunicación será
fundamentada, de conformidad con las disposiciones reglamentarias al respecto.

La documentación probatoria a las solicitudes de prórroga, deberá reunir las siguientes características:
ser pertinente, es decir, debe pertenecer al proyecto en cuestión; ser confiable, lo cual implica estar
exenta de errores y además, que los datos suministrados correspondan a la realidad de la obra y luego,
ser clara y concisa, con lo cual evita la posibilidad de interpretar de diferente manera una misma
información y facilitar la revisión de los documentos, gracias a la brevedad y precisión de su
contenido.

408-28 Planos de registro

Todas las modificaciones que se realicen en la obra deben incorporarse en los planos finales de
construcción, con el fin de reflejar fielmente cómo se construyó y su localización exacta.

Según lo señale el contrato, la fiscalización o el contratista, deben elaborar los planos de registro que
incorporen las modificaciones realizadas durante la construcción, con el fin de que reflejen las
características de las obras realmente construidas, así como su localización exacta. Esta práctica
redundará en beneficios para la administración o entidad, pues facilitará las tareas de mantenimiento
y reparaciones, así como el diseño de posteriores remodelaciones, ampliaciones, rehabilitaciones,
reconstrucciones, etc.

Los planos finales son indispensables cuando se tienen que diseñar remodelaciones o ampliaciones
de las obras, pues los elementos nuevos deben integrarse a los existentes o éstos deben readecuarse
para soportar las cargas adicionales.

408-29 Recepción de las obras

Se llevarán a cabo dos tipos de recepción: una provisional que se efectuará 15 días después de
que el contratista de la obra haya notificado por escrito la finalización de las obras de
construcción y otra definitiva que no podrá realizarse en un plazo menor a seis meses después
de la fecha de la recepción provisional.

En ambos casos, se elaborará un acta de recepción, donde se indicará cómo se desarrolló el proceso
constructivo y la condición en que se recibe la obra; para la recepción provisional se indicará al
menos, si ésta se recibe a satisfacción o con observaciones, en cuyo caso se señalarán las causas de
ello, para que el constructor proceda a corregir los problemas. Las actas señalarán como mínimo lo
siguiente:

- Los antecedentes contractuales de la obra.

- Condiciones generales de ejecución, condiciones operativas.

- La calidad y cantidad de las obras ejecutadas.

- Liquidación económica que incluye el monto cancelado y el que falta por cancelar por concepto de
avance de obra, reajuste de precios, obras extraordinarias y cualquier otro rubro contemplado, si la
recepción es provisional. Si ésta es definitiva, las cuentas deben estar finiquitadas y no se admite
reclamos pendientes de las partes.

- Liquidación de plazos que incluye el plazo empleado en la ejecución, incluyendo prórrogas. Se

establecerán las sanciones a las que hubiere lugar.

- Si las obras se reciben a satisfacción o con observaciones, y en este último caso, las razones para
que sea así.

Cuando la obra se realice por administración directa, las recepciones provisional y definitiva serán
realizadas por una comisión de representantes de los futuros usuarios, en presencia del administrador
de la obra y su equipo; cuando se ejecute por contrato, actuarán en la recepción el contratista y los
integrantes de la comisión designada por la máxima autoridad de la entidad contratista, integrada por
el administrador del contrato y un técnico que no haya intervenido en el proceso de ejecución del
mismo.

El hecho de que la obra sea recibida a satisfacción en el acto de recepción oficial, no exime al
constructor de su responsabilidad por vicios ocultos, si éstos afloran durante los diez años posteriores
a la fecha de la recepción definitiva.

El constructor o contratista deberá comunicar por escrito, al Jefe de Fiscalización, la finalización de

las obras a su cargo, para que proceda a su recepción. Esta comunicación formaliza la fecha de
término de las obras y constituye una constancia de que este hecho fue oportuna y debidamente
comunicado a la administración. En forma previa a la recepción del proyecto se efectuará una revisión
de las obras a fin de consignar sus resultados en el acta de recepción, especialmente si se detecta algún
problema, en cuyo caso, éste deberá señalarse al constructor para su corrección inmediata, o para que
asuma las responsabilidades correspondientes.

Durante la revisión de las obras para su recepción, sea provisional o definitiva y hasta la suscripción
del acta correspondiente, deben estar presentes las partes interesadas en el proceso. Si la ejecución se
realizó por administración directa, los representantes de los futuros usuarios recibirán la obra de parte
del administrador de la obra previa revisión de ésta, y al finalizar, los participantes suscribirán el acta
elaborada, con las salvedades que consideren pertinentes. Si la obra se ejecutó por contrato, el Jefe
de Fiscalización y fiscalizadores actuarán suministrando toda la información necesaria a la comisión
de recepción integrada por profesionales designados por la máxima autoridad. Los resultados se
consignarán en el acta, la cual suscribirá, haciendo las salvedades que estimen pertinentes.

La recepción provisional se efectuará para probar la obra en condiciones de servicio de manera que
la entidad verifique su adecuada operación o funcionamiento y, a la vez, dar oportunidad al
constructor de corregir, en los seis meses comprendidos entre la recepción provisional y la definitiva,
los defectos detectados durante la revisión; dicho plazo se considera suficiente, pues si el constructor
comunicó formalmente la finalización de las obras fue porque consideró que había cumplido con lo
especificado y con la totalidad de los trabajos. La recepción definitiva por su parte, constituye el
cierre oficial de la etapa de construcción y la terminación del contrato, de manera que no deben quedar
reclamos pendientes y cualquier reparación que se hubiere hecho constar en el acta de recepción
provisional, en ese momento debe estar terminada.

Se establecerá una definición clara del alcance de la labor de mantenimiento que deberá efectuar el
constructor durante el período comprendido entre la recepción provisional y la definitiva, tema que,
deberá constar en las especificaciones técnicas, considerando el mantenimiento como un rubro o
actividad del contrato. Además, deberá definirse la forma en la cual será pagado el servicio.

No obstante se haya realizado la recepción definitiva de la obra a satisfacción, si durante los diez
primeros años de funcionamiento surgen o se manifiestan problemas que no pudieron detectarse
durante o inmediatamente después de la construcción, el Constructor debe responder por ello, según
las leyes vigentes en relación con la responsabilidad por vicios ocultos.

408-30 Documentos para operación y mantenimiento

El diseño definitivo será remitido a las unidades de operación y mantenimiento para que
conozcan el proyecto y efectúen las recomendaciones que estimen del caso. Cuando finalice la
construcción de la obra, se enviará a las mismas unidades que operarán o brindarán servicio
de mantenimiento, los planos finales con todas las modificaciones efectuadas al diseño original
para que planifiquen y programen su trabajo y preparen el presupuesto requerido para llevarlo
a cabo.

Será tarea de los departamentos de operación y mantenimiento además, elaborar los respectivos
manuales. En caso de que los usuarios no tengan experiencia o capacitación para elaborar tales
manuales, los encargados del diseño serán los responsables de producirlos.

Las unidades encargadas de efectuar la operación o el mantenimiento de las obras construidas, deben
elaborar sus respectivos planes, programas y presupuestos de trabajo, de modo que aseguren el logro
de los objetivos concebidos durante la etapa de preinversión. Para que esto sea posible, se
considerarán los estudios del diseño definitivo que les permitan disponer de la necesaria información
para que la operación de las obras se efectúe en el nivel previsto para producir los beneficios
esperados.

También se requerirán los planos finales que muestren las modificaciones incorporadas a la obra,
pues éstas deberán considerarse para ajustar los planes, programas y presupuestos elaborados.

408-31 Operación

Los planes y programas de operación deben elaborarse para que la obra funcione de manera
óptima, partiendo de la certificación de que se tienen todos los recursos e insumos necesarios
para ello. La administración debe asegurar al menos un funcionamiento adecuado o aceptable
de la obra.

Para efectuar la programación de la operación de una obra deben considerarse:

- El tipo y la calidad del bien o servicio que se desea brindar.

- El comportamiento del mercado en que se colocará el bien o servicio.

- Las características de las obras mediante las cuales se presta el servicio o se produce el bien.

- La experiencia de la institución o de otras instituciones en obras similares: este aspecto ayudará

mucho cuando es la primera vez que la entidad realiza una obra semejante, porque proporciona
información práctica sobre el funcionamiento real de una obra afín a la que se va a poner en operación.

- Los recursos necesarios: con base en los aspectos anteriores se definirá la cantidad de equipos,
maquinaria, personal e insumos necesarios para la operación de la obra, así como las características
que éstos deben reunir. Cuando el sistema es complejo se capacitará a los futuros operarios, antes de
que la obra o proyecto comience a funcionar, de manera que no se afecte el rendimiento.

- Los factores externos que inciden en la operación de la obra, como: las labores de mantenimiento
programadas, las variaciones y el incremento del tráfico, el presupuesto dispuesto por la entidad para
la operación de la obra, etc.

408-32 Mantenimiento

Las entidades prestarán el servicio de mantenimiento a los bienes y obras públicas a su cargo,
con el fin de que éstas operen en forma óptima durante su vida útil y puedan obtenerse los
beneficios esperados, de acuerdo con los estudios de preinversión. Cuando existan restricciones
presupuestarias, se efectuarán los ajustes correspondientes para que la obra opere en un nivel
aceptable y esta situación se comunicará a las autoridades de la entidad, para que tomen las
medidas correctivas pertinentes.

Se impulsarán dos tipos de mantenimiento: el preventivo, cuya función es evitar o prever los daños
que interrumpan el servicio o la producción de bienes, disminuyan el rendimiento esperado o su
calidad y el correctivo, aplicado para corregir la falla o daño, cuando ya se haya presentado.

El servicio de mantenimiento, preventivo y correctivo, de las obras públicas es esencial para asegurar
su durabilidad y la obtención de los beneficios esperados durante la vida útil de éstas.

El mantenimiento preventivo y el correctivo son complementarios, deben existir juntos y aplicarse en

el momento oportuno, el primero rutinariamente y el segundo, cada vez que surja una emergencia.

Para elaborar el plan y programa de trabajo que permitan el funcionamiento óptimo de la obra, se
asignará un presupuesto adecuado al mantenimiento, principalmente al preventivo; si esto no es
posible por razones presupuestarias, se informará sobre esta situación a las autoridades de la entidad
para que tomen las medidas correctivas y se pueda volver a alcanzar el nivel óptimo, tan pronto como
sea posible.

Para efectuar el planeamiento, la programación y el presupuesto del mantenimiento preventivo, se

considerarán los siguientes aspectos:

- Características de los elementos que componen la obra.

- Experiencia con proyectos similares.

- Determinación de los recursos necesarios que debe apoyarse en la información recabada en los
puntos anteriores y en los rendimientos esperados, tanto del personal, como de los materiales,
equipos, maquinaria y herramientas. Se determinará el tipo y cantidad de personal requerido; los
materiales, repuestos, equipos, maquinaria y herramientas necesarios; el transporte para movilizarlos,
etc.

- Factores externos a la unidad de mantenimiento como el presupuesto disponible de la institución; el

sistema de suministros empleado, el tiempo promedio para la compra de los materiales o repuestos,
la disponibilidad de materiales, repuestos, equipos, maquinaria y herramientas adecuados en el
mercado; etc.

- Para la planificación del mantenimiento correctivo, se establecerán las posibles emergencias y las
acciones inmediatas por tomar cuando éstas se presenten, así como asegurar el suministro de los
recursos para poder atenderlas oportunamente. La capacidad de respuesta de la unidad de servicio de
mantenimiento debe ser proporcional a la importancia de la falla, en términos de la incidencia que
ésta tenga en la prestación del servicio o la producción del bien. Para llevar a cabo esta labor, el
personal a cargo de la planificación deberá conocer la obra y sus partes, así como la forma en que
opera, además de tener vasta experiencia en su mantenimiento o en el de obras similares.

El mantenimiento correctivo, aun cuando se aplica para atender daños imprevisibles o emergencias,
debe planificarse recurriendo a la previsión de la ocurrencia de posibles fallas.

408-33 Evaluación ex-post

Durante la etapa de operación se efectuarán evaluaciones periódicas del funcionamiento de la

obra, esto es, comparar los ingresos y costos reales con los ingresos y costos previstos en los
estudios de preinversión. Para ello los períodos comprendidos entre una evaluación y otra,
deberán coincidir con los períodos escogidos en los estudios para medir los beneficios del
proyecto. Las evaluaciones posteriores cierran el ciclo del proyecto, pues los resultados
obtenidos permiten retroalimentar la información necesaria para nuevos proyectos.

La evaluación es una herramienta de control que debe estar presente durante todo el ciclo de vida del
proyecto, en la etapa de operación es aún más importante, pues permite saber si se están obteniendo
los beneficios esperados y cuáles factores han influido en el éxito alcanzado o en caso de no ser así,
analizar la causa de las desviaciones presentadas y tomar las medidas correctivas que coadyuven a
lograr lo planeado.

Por otra parte, la evaluación ex-post permite conocer si las variables empleadas en los estudios eran
acertadas, si deben ajustarse o cambiarse para futuros proyectos, y fundamentalmente, ayudará a no
cometer los mismos errores; en este sentido, constituye una verdadera fuente de retroalimentación,
pues, la simple experiencia no basta. Se identificarán los diversos factores de éxito y se explicará su
influencia en los resultados.

Además se evaluará el servicio de mantenimiento brindado para corregir los problemas suscitados,
mejorar los rendimientos de trabajo y disminuir su costo y hacer más eficiente el servicio.

408-34 Consultoría
(Agregado por el Art. 1 del Acdo. 006-CG-2014, R.O. 178, 06-II-2014)

Las empresas de consultoría son empresas de servicios profesionales con experiencia o

conocimiento específico que asesoran a instituciones del Estado o a organizaciones en general.
En el área de la ingeniería, las empresas de consultoría son de dimensiones y organizaciones
muy variadas, desde micro-empresas de carácter personal, que se dedican a temas muy
específicos hasta empresas que cuentan con equipos multidisciplinarios conformados por
profesionales no solo en las diversas disciplinas de la ingeniería sino que se complementan con
profesionales de otras áreas. Su campo de acción está en la preparación de proyectos de
inversión en sus diversas etapas o pueden encargarse de la administración o fiscalización de los
proyectos.

Los consultores o empresas de consultoría son responsables de la calidad de los estudios y

diseños preparados, por lo tanto, si se comprobare su inaplicabilidad o si como producto de la
ejecución del proyecto con los diseños a responsabilidad de los consultores se produjeren
perjuicios de cualquier orden serán responsables civil y penalmente.

Los estudios de un proyecto, materia de un contrato de consultoría, deben observar, de acuerdo a las
características del mismo y su importancia, las Normas Técnicas de Control Interno previstas en la
sección 408, en especial, lo concerniente a las etapas de: 408-05 Estudio de prefactibilidad; 408-06
Estudio de factibilidad; 408-08 Diseño definitivo; 408-07 Evaluación financiera y socioeconómica;
408-09 Planos constructivos; 408-10 Condiciones generales y especificaciones técnicas; 408-11
Presupuesto de la obra; y 408-12 Programación de la obra. En los concursos de consultoría que tengan
como objeto la elaboración de los estudios de un proyecto o su última etapa relativa a los diseños,
deberán incorporarse las siguientes actividades:

1.- La obligatoriedad del diseñador, sea un consultor individual, firmas consultoras u organismos que
realicen estas labores, de brindar asesoría durante todo el tiempo que demande la ejecución del
proyecto, hasta la recepción provisional y definitiva.

2.- La asesoría incluirá inspecciones periódicas al lugar de construcción.

3.- Elaboración de planos aclaratorios si fuere del caso

4.- Comprobación que los planos de taller elaborados por el contratista concuerdan con el diseño.

En las etapas del concurso y contratación, estás actividades deberán ser presupuestadas y su valor
será pagado si se ejecuta la obra y conforme el avance de la misma.

Si el consultor responsable del diseño resulta adjudicatario del contrato de fiscalización las labores
de asesoría citadas serán parte de las actividades del nuevo contrato con los costos ya acordados.

Los técnicos propuestos para la asesoría deberán ser preferentemente parte del personal técnico que
elaboró el diseño y su tiempo y costo serán parte de la propuesta económica y negociación.

Para el caso de la asesoría, las visitas al lugar de construcción serán programadas y coordinadas con
el Administrador del contrato quien recibirá los informes y planos aclaratorios que sean del caso.

De producirse diferencias de opinión entre el consultor autor de los diseños, la fiscalización o el

contratista ejecutor del proyecto, el administrador del contrato será el responsable de arbitrar la
decisión final.

409 GESTIÓN AMBIENTAL

409-01 Medio Ambiente

Es el sistema global constituido por elementos naturales y artificiales, físicos, químicos o

biológicos, socioculturales y sus interacciones, en permanente modificación por la naturaleza o
la acción humana, que rige la existencia y desarrollo de la vida en sus diversas manifestaciones.

Cualquier espacio de interacción y sus consecuencias, entre la sociedad (elementos sociales,

recursos humanos) y la naturaleza (elementos o recursos naturales).

A su vez, el medio ambiente está formado por el ambiente físico o natural y el ambiente humano. El
primero constituido por la naturaleza y sus recursos naturales: clima, suelo, agua, flora (vegetación
forestal, pastos naturales, especies vegetales silvestres), fauna (marina y continental, invertebrados y
especies silvestres en general), minerales (metálicos y no metálicos), energía (renovable y no
renovable) y residuos.

El ambiente humano comprende a los seres vivos y a sus actividades, los cuales tienen como punto
de partida el aprovechamiento de los recursos naturales. Las actividades se consideran a la ejecución
de todo tipo de infraestructura (edificaciones, construcciones de diversa índole, maquinaria y equipos)
y en general a todo lo que sea fruto de la ingeniería de la humanidad (ciencia y tecnología).
Comprende también el comportamiento de los seres humanos para con sus semejantes y la naturaleza,
incluyendo aspectos positivos (creatividad, preservación del ambiente) y negativos (destrucción
contaminación ambiental).

409-02 Organización de la Unidad Ambiental

Las entidades y organismos del sector público que manejen proyectos de inversión deben contar
con una Unidad de Gestión Ambiental conformada con especialistas en varias disciplinas, con
conocimientos ambientales en el área de su respectiva competencia, que aseguren la prevención
de daños, afectaciones y riesgos ambientales y el control ambiental en todas las fases de los
proyectos, programas y actividades. Debiendo encargarse de regular y estandarizar aspectos
ambientales a nivel institucional; así como la debida coordinación en los procesos de
participación ciudadana en proyectos y/o programas que planee ejecutar la entidad.

La Unidad de Gestión Ambiental se ubicará dentro de la estructura orgánica de la entidad en un nivel

de dirección, con vínculo directo a las unidades ejecutoras de proyectos, debiendo apoyar a la alta
dirección en la toma de decisiones, relativas a gestión ambiental de la entidad, planeación y ejecución
de proyectos y obras que necesariamente ocasionan impactos ambientales en la construcción.
Asesorará en la formulación de políticas y programas internos y la observancia del marco jurídico
ambiental vigente.

La máxima autoridad de la entidad aprobará los procedimientos que permita organizar la Unidad de
Gestión Ambiental y asignar los recursos humanos calificados y necesarios.

Los funcionarios de la Unidad de Gestión Ambiental cumplirán las funciones, deberes y obligaciones
específicas, propias de su jerarquía y de acuerdo con lo que disponga el orgánico funcional de la
entidad.

La Unidad de Gestión Ambiental manejará los estudios ambientales que se realizarán previas a la
ejecución, durante la ejecución y en el abandono de un proyecto.

De acuerdo a la legislación vigente, los estudios que son exigibles en el desarrollo de un proyecto
son: los Estudios de Impacto Ambiental, EIA, que se elaboran previo al inicio de un proyecto; la
Auditoría Ambiental, AA, que se realiza durante la construcción de un proyecto y el Plan de Manejo
Ambiental, PMA, que se realiza en cualquier fase del proyecto.

409-03 Gestión ambiental en proyectos de obra pública

Los responsables de la Unidad de Gestión Ambiental deberán aplicar las normas contenidas en
el Texto Unificado de Legislación Ambiental Secundaria, al amparo de la Ley de Gestión
Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestión Ambiental para la Prevención de la
Contaminación Ambiental. La unidad llevará adelante la gestión ambiental en todas las fases
de un proyecto.

El Director de la unidad participará en las reuniones técnicas y legales, a fin de emitir sus puntos de
vista y evaluar la sustentabilidad ambiental de los programas y proyectos, cuyas opiniones serán
determinantes para la toma de decisiones.

Participará en forma paralela en los estudios y diseños definitivos del proyecto, para definir variantes
en proyectos lineales cuando éstas sean necesarias para evitar afectaciones a ecosistemas o zonas
frágiles; o, para posibilitar el cambio de sitio de emplazamiento si se trata de una obra de edificación
o de otra naturaleza; para la elaboración de especificaciones técnicas ambientales de prevención y
mitigación de impactos ambientales que deberán formar parte del contrato.

Será el interlocutor en los mecanismos de participación ciudadana, esto es, en las consultas y
audiencias públicas, en lo relacionado al impacto ambiental que generará el proyecto en su ejecución
y cuando entre en operación.

También participará en los procesos de contratación de consultoría, para la realización de los términos
de referencia para la ejecución de los estudios de impacto ambiental y planes de manejo ambiental,
los cuales después de su revisión y no objeción, serán puestos en conocimiento de la autoridad
ambiental responsable, para su aprobación. Se responsabilizará del proceso de licenciamiento
ambiental, cuyo trámite, obligatoriamente será previo al inicio de construcción del proyecto. Si fuere
del caso y de contar con el personal adecuado, podrá la misma unidad preparar los términos de
referencia, previo el trámite correspondiente.

En el proceso constructivo realizará el monitoreo ambiental mediante la medición de las emisiones,

el control de los efluentes; identificación de sustancias contaminantes en concentraciones y
permanencia superiores o inferiores a las establecidas en la legislación vigente; reconocimiento de
daños ambientales, considerados como la pérdida, disminución, detrimento o menoscabo
significativo de las condiciones preexistentes en el medio ambiente o uno de sus componentes;
admisión de daños sociales ocasionados a la salud humana, al paisaje y a los bienes públicos o
privados; así como, controlará el cumplimiento de los planes de manejo ambiental y de las
especificaciones técnicas ambientales. Debiendo presentar informes periódicos a la máxima
autoridad, para de ser el caso, se tomen los correctivos necesarios inmediatos.

409-04 Gestión ambiental en proyectos de saneamiento ambiental

Los proyectos de saneamiento ambiental que desarrollará la entidad, deberán ser vigilados y
tomará partida la Unidad de Gestión en todo el proceso, esto es, en las fases de planeación,
factibilidad, licenciamiento ambiental, aprobación, contratación, ejecución, operación y
mantenimiento; debiendo exigir las disposiciones y prohibiciones de la Norma Técnica de
Calidad Ambiental para el Manejo y Disposición Final de Desechos Sólidos no Peligrosos,
también la Norma Técnica para Desechos Peligrosos, y las Normas Técnicas de Calidad
Ambiental, aplicables dependiendo del proyecto, comprendidas en el Libro VI del Texto
Unificado de Legislación Secundaria, TULAS, al amparo de la Ley de Gestión Ambiental y del
Reglamento a la Ley de Gestión Ambiental para la Prevención de la Contaminación Ambiental.

Son proyectos de saneamiento ambiental, aquellos que se ejecutan para sanear las condiciones de vida
de los habitantes y evitar la contaminación del medio ambiente, comprendidos, entre otros, sistemas
de alcantarillado; agua potable; recolección, transporte, disposición y manejo de desechos sólidos;
recolección, transporte y operación de desechos peligrosos.

Aseo urbano, es la limpieza de la ciudad, libre de desechos sólidos producidos por sus habitantes.

Desechos sólidos, comprenden los desperdicios, cenizas, elementos del barrido de calles, desechos
industriales, de establecimientos hospitalarios no contaminantes, plazas de mercado, ferias populares,
playas, escombros, entre otros.

Desecho peligroso, es todo aquel desecho, que por sus características corrosivas, tóxicas, venenosas,
reactivas, explosivas, inflamables, biológicas, infecciosas, irritantes, de patogenicidad,
carcinogénicas representan un peligro para los seres vivos, el equilibrio ecológico o el ambiente.

409-05 Gestión ambiental en la preservación del patrimonio natural

En el ámbito de competencia de la entidad pública, la Unidad de Gestión Ambiental, velará por

prevenir daños ambientales, proteger, investigar, recuperar, restaurar el patrimonio natural,
comprendido en: ecosistemas frágiles, parques nacionales, reservas ecológicas, refugios de vida
silvestre, reservas biológicas, reservas de producción y fauna, áreas nacionales de recreación,
turismo de áreas naturales, a fin de preservar los recursos naturales y la biodiversidad,
aplicando las normas comprendidas en el Texto Unificado de Legislación Secundaria, TULAS,
al amparo de la Ley de Gestión Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestión Ambiental
para la Prevención de la Contaminación Ambiental.

La Unidad de Gestión Ambiental en el ámbito de las facultades de la entidad, dentro de su alcance

deberá propender al mantenimiento de la diversidad biológica mediante un desarrollo y una gestión
sostenibles de hábitats naturales y sus zonas circundantes de valor y el control del consumo y
comercio de especies silvestres.

Patrimonio natural, son todos los animales, plantas, territorio y conjunto de estos tres grupos que
signifiquen valores universales en cuanto a la protección y conservación de especies animales y
vegetales en peligro de desaparición o paisajes integrales en peligro de destrucción o transformación.

Patrimonio natural, comprende las formaciones físicas, biológicas y geológicas excepcionales, hábitat
de especies y animales amenazadas y zonas que tengan valor científico, de conservación o estético.

409-06 Gestión ambiental en el cumplimiento de tratados internacionales para conservar el

medio ambiente

En el ámbito de competencia, las entidades públicas responsables, a través de las unidades de

gestión, emprenderán las acciones que sean necesarias a fin de dar cumplimiento con los
objetivos y compromisos establecidos en los tratados internacionales.

La gestión debe contribuir a la conservación y uso sostenible de los recursos naturales y culturales
del país; y, a mejorar las condiciones de vida de los habitantes; aplicando, en lo pertinente, las normas
técnicas y disposiciones constantes en el Texto Unificado de Legislación Secundaria, TULAS, al
amparo de la Ley de Gestión Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestión Ambiental para la
Prevención de la Contaminación Ambiental.

Tratados internacionales, son aquellos convenios que se comprometen a cumplir 2 o más países, a fin
de conservar el medio ambiente.

409-07 Gestión ambiental en el ambiente físico o natural, agua

La Unidad de Gestión deberá precautelar, prevenir, proteger la contaminación del recurso

agua, controlando los límites permisibles, exigiendo el cumplimiento de las disposiciones y
prohibiciones de la Norma Técnica de Calidad Ambiental de Descarga de Efluentes, al amparo
de la Ley de Gestión Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestión Ambiental para la
Prevención de la Contaminación Ambiental.

La polución del agua se produce por la construcción de obras inconsultas, inapropiadas, por efluentes
industriales, por obras municipales de alcantarillado que no cuentan con plantas de tratamiento y en
general por acciones humanas, aspecto que afecta al hombre, animales y plantas e implica un grave
problema ambiental.

La Unidad de Gestión Ambiental en su ámbito de acción, deberá impedir la sobreexplotación

permanente de los recursos hídricos para mantener un equilibrio entre la demanda de agua y su
disponibilidad; integrar los criterios de conservación de recursos y uso sostenible en lo agrario, en la
ordenación de los usos del suelo y en la industria; mantener una alta calidad ecológica del agua, en la
que la diversidad biológica corresponda, en lo posible, a un estado no perturbado de un agua
determinada; reducir los vertidos de todas las substancias que por su persistencia tóxica o
bioacumulación puedan tener un impacto ambiental negativo en las aguas superficiales, marinas o
subterráneas.

Agua, es la fuente misma de la vida.

Agua costera, es el agua adyacente a la tierra firme.

Agua marina, es la de los mares y se distingue por su elevada salinidad.

Aguas residuales, son las de composición variada provenientes de las descargas de usos municipales,
industriales, comerciales, servicios agrícolas, pecuarios, domésticos y de cualquier otro uso que hayan
sufrido degradación en su calidad original.

Aguas pluviales, son aquellas que provienen de lluvias, nieve y granizo.

Aguas de estuarios, son las correspondientes a los tramos de ríos que se hallan bajo la influencia de
las mareas.

Agua subterránea, es el agua del subsuelo que se encuentra en la zona de saturación (Se sitúa debajo
del nivel freático).

Aguas superficiales, son aquellas que fluyen o se almacenan en la superficie del terreno.

409-08 Gestión ambiental en el ambiente físico o natural, aire

La Unidad de Gestión, en su accionar y en el ámbito de su competencia, propenderá a preservar
la salud de las personas, la calidad del aire ambiente, el bienestar de los ecosistemas y del
ambiente en general, controlando los límites máximos permisibles de contaminantes en el aire,
como las emisiones al aire de fuentes fijas de combustión, exigiendo las disposiciones y
prohibiciones de la Norma Técnica de Calidad del Aire Ambiente, como la Norma de Emisiones
al Aire desde Fuentes Fijas de Combustión, al amparo de la Ley de Gestión Ambiental y del
Reglamento a la Ley de Gestión Ambiental para la Prevención de la Contaminación Ambiental.

Las entidades y organismos del sector público, de acuerdo a sus facultades, por medio de las unidades
de gestión, en relación al clima, deberán propender a que los seres humanos no contaminen el aire
con gases tóxicos, pues la contaminación atmosférica es uno de los problemas ambientales y de salud
humana más típicos de las ciudades, a fin de evitar el incremento del agujero de la capa de ozono, el
efecto invernadero, causante del calentamiento de la tierra y de la modificación del clima. La
actividad industrial genera la lluvia ácida, y se engloba dentro de las amenazas del medio aéreo.

Aire, denominado aire ambiente, es cualquier porción no confinada de la atmósfera y se define como
mezcla gaseosa, cuya composición normal es de por lo menos 20% de oxígeno, 77% de nitrógeno y
proporciones variables de gases inertes y vapor de agua en relación volumétrica.

409-09 Gestión ambiental en el ambiente físico o natural, suelo

La Unidad de Gestión, en su accionar y en el ámbito de su competencia, propenderá a controlar

las prácticas inadecuadas, como el manejo del agua de riego, el sobre pastoreo, la eliminación
o tala de árboles o arbustos que se desarrollan en suelos con pendientes pronunciadas o en los
taludes de los ríos.

La gestión debe propender a evitar la ocurrencia de procesos erosivos, que complementado con el uso
inapropiado de los suelos, da lugar a la desertización o desertificación; controlar los límites máximos
permisibles de contaminantes en el suelo, previniendo y reduciendo la generación de residuos sólidos
municipales, industriales, comerciales y de servicios, incorporando técnicas apropiadas y
procedimientos para su minimización reuso y reciclaje; exigir la utilización de sistemas de agricultura
que no degraden ni generen contaminación o desequilibrio del área geográfica con el uso racional de
plaguicidas, fertilizantes y sustancias tóxicas; exigir el cumplimiento de las disposiciones y
prohibiciones de la Norma de Calidad Ambiental del Recurso Suelo, al amparo de la Ley de Gestión
Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestión Ambiental para la Prevención de la Contaminación
Ambiental.

Suelo, se le concibe como el medio natural donde se desarrollan las plantas.

409-10 Gestión ambiental en el ambiente físico o natural, flora y fauna

La Unidad de Gestión deberá evitar la tala de bosques, proceso de deforestación que ocasiona:
degradación, pérdida de biodiversidad y los cambios climáticos, aplicando las Normas Técnicas
contenidas en el Texto Unificado de Legislación Secundaria, TULAS, al amparo de la Ley de
Gestión Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestión Ambiental para la Prevención de la
Contaminación Ambiental.

La flora y fauna, son todos los organismos vivientes que se desarrollan en la biosfera.

409-11 Gestión ambiental en el ambiente físico o natural, minerales

La Unidad de Gestión en el ámbito de su competencia, controlará el manejo, la explotación, el
uso irracional y la eliminación de los residuos de las minas, al amparo de las Normas Técnicas
contenidas en el Texto Unificado de Legislación Secundaria, TULAS, al amparo de la Ley de
Gestión Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestión Ambiental para la Prevención de la
Contaminación Ambiental.

Minerales, se clasifican en metálicos y no metálicos, y constituyen los cuerpos inorgánicos naturales

de composición química y estructura cristalina definidas.

409-12 Gestión ambiental en el ambiente físico o natural, energía

En cuanto a los residuos, la Unidad de Gestión analizará las dificultades que genera su
eliminación que necesariamente produce contaminación; controlará, entre otros, la disposición
final de los residuos tóxicos y peligrosos y los vertidos incontrolados, que afectan las aguas, el
suelo, la vegetación y al hombre; aplicando las Normas Técnicas contenidas en el Texto
Unificado de Legislación Secundaria, TULAS, al amparo de la Ley de Gestión Ambiental y del
Reglamento a la Ley de Gestión Ambiental para la Prevención de la Contaminación Ambiental.

Energía, es el recurso que se encuentra asociado al movimiento, conjuntamente con la materia, forma
el cosmos.

La Unidad de Gestión Ambiental, evaluará las manifestaciones de la energía, pues se la define

únicamente en función de sus efectos, como la capacidad de efectuar un trabajo.

En el ambiente interesa fundamentalmente la manera de cómo la luz se relaciona con el conjunto de

seres vivos y de cómo la energía es transformada dentro de esos seres.

410 TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN

410-01 Organización informática

Las entidades y organismos del sector público deben estar acopladas en un marco de trabajo
para procesos de tecnología de información que aseguren la transparencia y el control, así como
el involucramiento de la alta dirección, por lo que las actividades y procesos de tecnología de
información de la organización deben estar bajo la responsabilidad de una unidad que se
encargue de regular y estandarizar los temas tecnológicos a nivel institucional.

La Unidad de Tecnología de Información, estará posicionada dentro de la estructura organizacional

de la entidad en un nivel que le permita efectuar las actividades de asesoría y apoyo a la alta dirección
y unidades usuarias; así como participar en la toma de decisiones de la organización y generar
cambios de mejora tecnológica. Además debe garantizar su independencia respecto de las áreas
usuarias y asegurar la cobertura de servicios a todas las unidades de la entidad u organismo.

Las entidades u organismos del sector público, establecerán una estructura organizacional de
tecnología de información que refleje las necesidades institucionales, la cual debe ser revisada de
forma periódica para ajustar las estrategias internas que permitan satisfacer los objetivos planteados
y soporten los avances tecnológicos. Bajo este esquema se dispondrá como mínimo de áreas que
cubran proyectos tecnológicos, infraestructura tecnológica y soporte interno y externo de ser el caso,
considerando el tamaño de la entidad y de la unidad de tecnología.
410-02 Segregación de funciones

Las funciones y responsabilidades del personal de tecnología de información y de los usuarios

de los sistemas de información serán claramente definidas y formalmente comunicadas para
permitir que los roles y responsabilidades asignados se ejerzan con suficiente autoridad y
respaldo.

La asignación de funciones y sus respectivas responsabilidades garantizarán una adecuada

segregación, evitando funciones incompatibles. Se debe realizar dentro de la Unidad de Tecnología
de Información la supervisión de roles y funciones del personal dentro de cada unas de las áreas, para
gestionar un adecuado rendimiento y evaluar las posibilidades de reubicación e incorporación de
nuevo personal.

La descripción documentada y aprobada de los puestos de trabajo que conforman la Unidad de

Tecnología de Información, contemplará los deberes y responsabilidades, así como las habilidades y
experiencia necesarias en cada posición, a base de las cuales se realizará la evaluación del desempeño.
Dicha descripción considerará procedimientos que eliminen la dependencia de personal clave.

410-03 Plan informático estratégico de tecnología

La Unidad de Tecnología de la Información elaborará e implementará un plan informático

estratégico para administrar y dirigir todos los recursos tecnológicos, el mismo que estará
alineado con el plan estratégico institucional y éste con el Plan Nacional de Desarrollo y las
políticas públicas de gobierno.

El plan informático estratégico tendrá un nivel de detalle suficiente para permitir la definición de
planes operativos de tecnología de Información y especificará como ésta contribuirá a los objetivos
estratégicos de la organización; incluirá un análisis de la situación actual y las propuestas de mejora
con la participación de todas las unidades de la organización, se considerará la estructura interna,
procesos, infraestructura, comunicaciones, aplicaciones y servicios a brindar, así como la definición
de estrategias, riesgos, cronogramas, presupuesto de la inversión y operativo, fuentes de
financiamiento y los requerimientos legales y regulatorios de ser necesario.

La Unidad de Tecnología de Información elaborará planes operativos de tecnología de la información

alineados con el plan estratégico informático y los objetivos estratégicos de la institución, estos planes
incluirán los portafolios de proyectos y de servicios, la arquitectura y dirección tecnológicas, las
estrategias de migración, los aspectos de contingencia de los componentes de la infraestructura y
consideraciones relacionadas con la incorporación de nuevas tecnologías de información vigentes a
fin de evitar la obsolescencia. Dichos planes asegurarán que se asignen los recursos apropiados de la
función de servicios de tecnología de información a base de lo establecido en su plan estratégico.

El plan estratégico y los planes operativos de tecnología de información, así como el presupuesto
asociado a éstos serán analizados y aprobados por la máxima autoridad de la organización e
incorporados al presupuesto anual de la organización; se actualizarán de manera permanente, además
de ser monitoreados y evaluados en forma trimestral para determinar su grado de ejecución y tomar
las medidas necesarias en caso de desviaciones.

410-04 Políticas y procedimientos

La máxima autoridad de la entidad aprobará las políticas y procedimientos que permitan
organizar apropiadamente el área de tecnología de información y asignar el talento humano
calificado e infraestructura tecnológica necesaria.

La Unidad de Tecnología de Información definirá, documentará y difundirá las políticas, estándares

y procedimientos que regulen las actividades relacionadas con tecnología de información y
comunicaciones en la organización, estos se actualizarán permanentemente e incluirán las tareas, los
responsables de su ejecución, los procesos de excepción, el enfoque de cumplimiento y el control de
los procesos que están normando, así como, las sanciones administrativas a que hubiere lugar si no
se cumplieran.

Temas como la calidad, seguridad, confidencialidad, controles internos, propiedad intelectual, firmas
electrónicas y mensajería de datos, legalidad del software, entre otros, serán considerados dentro de
las políticas y procedimientos a definir, los cuales además, estarán alineados con las leyes conexas
emitidas por los organismos competentes y estándares de tecnología de información.

Será necesario establecer procedimientos de comunicación, difusión y coordinación entre las

funciones de tecnología de información y las funciones propias de la organización.

Se incorporarán controles, sistemas de aseguramiento de la calidad y de gestión de riesgos, al igual

que directrices y estándares tecnológicos.

Se implantarán procedimientos de supervisión de las funciones de tecnología de información,

ayudados de la revisión de indicadores de desempeño y se medirá el cumplimiento de las regulaciones
y estándares definidos.

La Unidad de Tecnología de Información deberá promover y establecer convenios con otras

organizaciones o terceros a fin de promover y viabilizar el intercambio de información
interinstitucional, así como de programas de aplicación desarrollados al interior de las instituciones
o prestación de servicios relacionados con la tecnología de información.

410-05 Modelo de información organizacional

La Unidad de Tecnología de Información definirá el modelo de información de la organización

a fin de que se facilite la creación, uso y compartición de la misma; y se garantice su
disponibilidad, integridad, exactitud y seguridad sobre la base de la definición e implantación
de los procesos y procedimientos correspondientes.

El diseño del modelo de información que se defina deberá constar en un diccionario de datos
corporativo que será actualizado y documentado de forma permanente, incluirá las reglas de
validación y los controles de integridad y consistencia, con la identificación de los sistemas o módulos
que lo conforman, sus relaciones y los objetivos estratégicos a los que apoyan a fin de facilitar la
incorporación de las aplicaciones y procesos institucionales de manera transparente.

Se deberá generar un proceso de clasificación de los datos para especificar y aplicar niveles de
seguridad y propiedad.

410-06 Administración de proyectos tecnológicos

La Unidad de Tecnología de Información definirá mecanismos que faciliten la administración
de todos los proyectos informáticos que ejecuten las diferentes áreas que conformen dicha
unidad. Los aspectos a considerar son:

1. Descripción de la naturaleza, objetivos y alcance del proyecto, su relación con otros proyectos
institucionales, sobre la base del compromiso, participación y aceptación de los usuarios interesados.

2. Cronograma de actividades que facilite la ejecución y monitoreo del proyecto que incluirá el talento
humano (responsables), tecnológicos y financieros además de los planes de pruebas y de capacitación
correspondientes.

3. La formulación de los proyectos considerará el Costo Total de Propiedad CTP; que incluya no sólo
el costo de la compra, sino los costos directos e indirectos, los beneficios relacionados con la compra
de equipos o programas informáticos, aspectos del uso y mantenimiento, formación para el personal
de soporte y usuarios, así como el costo de operación y de los equipos o trabajos de consultoría
necesarios.

4. Para asegurar la ejecución del proyecto se definirá una estructura en la que se nombre un servidor
responsable con capacidad de decisión y autoridad y administradores o líderes funcionales y
tecnológicos con la descripción de sus funciones y responsabilidades.

5. Se cubrirá, como mínimo las etapas de: inicio, planeación, ejecución, control, monitoreo y cierre
de proyectos, así como los entregables, aprobaciones y compromisos formales mediante el uso de
actas o documentos electrónicos legalizados.

6. El inicio de las etapas importantes del proyecto será aprobado de manera formal y comunicado a
todos los interesados.

7. Se incorporará el análisis de riesgos. Los riesgos identificados serán permanentemente evaluados

para retroalimentar el desarrollo del proyecto, además de ser registrados y considerados para la
planificación de proyectos futuros.

8. Se deberá monitorear y ejercer el control permanente de los avances del proyecto.

9. Se establecerá un plan de control de cambios y un plan de aseguramiento de calidad que será

aprobado por las partes interesadas.

10. El proceso de cierre incluirá la aceptación formal y pruebas que certifiquen la calidad y el
cumplimiento de los objetivos planteados junto con los beneficios obtenidos.

410-07 Desarrollo y adquisición de software aplicativo

La Unidad de Tecnología de Información regulará los procesos de desarrollo y adquisición de

software aplicativo con lineamientos, metodologías y procedimientos. Los aspectos a considerar
son:

1. La adquisición de software o soluciones tecnológicas se realizarán sobre la base del portafolio de

proyectos y servicios priorizados en los planes estratégico y operativo previamente aprobados
considerando las políticas públicas establecidas por el Estado, caso contrario serán autorizadas por la
máxima autoridad previa justificación técnica documentada.
2. Adopción, mantenimiento y aplicación de políticas públicas y estándares internacionales para:
codificación de software, nomenclaturas, interfaz de usuario, interoperabilidad, eficiencia de
desempeño de sistemas, escalabilidad, validación contra requerimientos, planes de pruebas unitarias
y de integración.

3. Identificación, priorización, especificación y acuerdos de los requerimientos funcionales y técnicos

institucionales con la participación y aprobación formal de las unidades usuarias. Esto incluye, tipos
de usuarios, requerimientos de: entrada, definición de interfaces, archivo, procesamiento, salida,
control, seguridad, plan de pruebas y trazabilidad o pistas de auditoría de las transacciones en donde
aplique.

4. Especificación de criterios de aceptación de los requerimientos que cubrirán la definición de las

necesidades, su factibilidad tecnológica y económica, el análisis de riesgo y de costo-beneficio, la
estrategia de desarrollo o compra del software de aplicación, así como el tratamiento que se dará a
aquellos procesos de emergencia que pudieran presentarse.

5. En los procesos de desarrollo, mantenimiento o adquisición de software aplicativo se considerarán:

estándares de desarrollo, de documentación y de calidad, el diseño lógico y físico de las aplicaciones,
la inclusión apropiada de controles de aplicación diseñados para prevenir, detectar y corregir errores
e irregularidades de procesamiento, de modo que éste, sea exacto, completo, oportuno, aprobado y
auditable. Se considerarán mecanismos de autorización, integridad de la información, control de
acceso, respaldos, diseño e implementación de pistas de auditoría y requerimientos de seguridad. La
especificación del diseño considerará las arquitecturas tecnológicas y de información definidas dentro
de la organización.

6. En caso de adquisición de programas de computación (paquetes de software) se preverán tanto en

el proceso de compra como en los contratos respectivos, mecanismos que aseguren el cumplimiento
satisfactorio de los requerimientos de la entidad. Los contratos tendrán el suficiente nivel de detalle
en los aspectos técnicos relacionados, garantizar la obtención de las licencias de uso y/o servicios,
definir los procedimientos para la recepción de productos y documentación en general, además de
puntualizar la garantía formal de soporte, mantenimiento y actualización ofrecida por el proveedor.

7. En los contratos realizados con terceros para desarrollo de software deberá constar que los derechos
de autor será de la entidad contratante y el contratista entregará el código fuente. En la definición de
los derechos de autor se aplicarán las disposiciones de la Ley de Propiedad Intelectual. Las
excepciones serán técnicamente documentadas y aprobadas por la máxima autoridad o su delegado.

8. La implementación de software aplicativo adquirido incluirá los procedimientos de configuración,

aceptación y prueba personalizados e implantados. Los aspectos a considerar incluyen la validación
contra los términos contractuales, la arquitectura de información de la organización, las aplicaciones
existentes, la interoperabilidad con las aplicaciones existentes y los sistemas de bases de datos, la
eficiencia en el desempeño del sistema, la documentación y los manuales de usuario, integración y
planes de prueba del sistema.

9. Los derechos de autor del software desarrollado a la medida pertenecerán a la entidad y serán
registrados en el organismo competente. Para el caso de software adquirido se obtendrá las respectivas
licencias de uso.

10. Formalización con actas de aceptación por parte de los usuarios, del paso de los sistemas probados
y aprobados desde el ambiente de desarrollo/prueba al de producción y su revisión en la post-
implantación.

11. Elaboración de manuales técnicos, de instalación y configuración; así como de usuario, los cuales
serán difundidos, publicados y actualizados de forma permanente.

410-08 Adquisiciones de infraestructura tecnológica

La Unidad de Tecnología de información definirá, justificará, implantará y actualizará la

infraestructura tecnológica de la organización para lo cual se considerarán los siguientes
aspectos:

1. Las adquisiciones tecnológicas estarán alineadas a los objetivos de la organización, principios de

calidad de servicio, portafolios de proyectos y servicios, y constarán en el plan anual de contrataciones
aprobado de la institución, caso contrario serán autorizadas por la máxima autoridad previa
justificación técnica documentada.

2. La Unidad de Tecnología de Información planificará el incremento de capacidades, evaluará los

riesgos tecnológicos, los costos y la vida útil de la inversión para futuras actualizaciones,
considerando los requerimientos de carga de trabajo, de almacenamiento, contingencias y ciclos de
vida de los recursos tecnológicos. Un análisis de costo beneficio para el uso compartido de Data
Center con otras entidades del sector público, podrá ser considerado para optimizar los recursos
invertidos.

3. En la adquisición de hardware, los contratos respectivos, tendrán el detalle suficiente que permita
establecer las características técnicas de los principales componentes tales como: marca, modelo,
número de serie, capacidades, unidades de entrada/salida, entre otros, y las garantías ofrecidas por el
proveedor, a fin de determinar la correspondencia entre los equipos adquiridos y las especificaciones
técnicas y requerimientos establecidos en las fases precontractual y contractual, lo que será
confirmado en las respectivas actas de entrega/recepción.

4. Los contratos con proveedores de servicio incluirán las especificaciones formales sobre acuerdos
de nivel de servicio, puntualizando explícitamente los aspectos relacionados con la seguridad y
confidencialidad de la información, además de los requisitos legales que sean aplicables. Se aclarará
expresamente que la propiedad de los datos corresponde a la organización contratante.

410-09 Mantenimiento y control de la infraestructura tecnológica

La Unidad de Tecnología de Información de cada organización definirá y regulará los

procedimientos que garanticen el mantenimiento y uso adecuado de la infraestructura
tecnológica de las entidades. Los temas a considerar son:

1. Definición de procedimientos para mantenimiento y liberación de software de aplicación por

planeación, por cambios a las disposiciones legales y normativas, por corrección y mejoramiento de
los mismos o por requerimientos de los usuarios.

2. Los cambios que se realicen en procedimientos, procesos, sistemas y acuerdos de servicios serán
registrados, evaluados y autorizados de forma previa a su implantación a fin de disminuir los riesgos
de integridad del ambiente de producción. El detalle e información de estas modificaciones serán
registrados en su correspondiente bitácora e informados a todos los actores y usuarios finales
relacionados, adjuntando las respectivas evidencias.
3. Control y registro de las versiones del software que ingresa a producción.

4. Actualización de los manuales técnicos y de usuario por cada cambio o mantenimiento que se
realice, los mismos que estarán en constante difusión y publicación.

5. Se establecerán ambientes de desarrollo/pruebas y de producción independientes; se

implementarán medidas y mecanismos lógicos y físicos de seguridad para proteger los recursos y
garantizar su integridad y disponibilidad a fin de proporcionar una infraestructura de tecnología de
información confiable y segura.

6. Se elaborará un plan de mantenimiento preventivo y/o correctivo de la infraestructura tecnológica

sustentado en revisiones periódicas y monitoreo en función de las necesidades organizacionales
(principalmente en las aplicaciones críticas de la organización), estrategias de actualización de
hardware y software, riesgos, evaluación de vulnerabilidades y requerimientos de seguridad.

7. Se mantendrá el control de los bienes informáticos a través de un inventario actualizado con el

detalle de las características y responsables a cargo, conciliado con los registros contables.

8. El mantenimiento de los bienes que se encuentren en garantía será proporcionado por el proveedor,
sin costo adicional para la entidad.

410-10 Seguridad de tecnología de información

La Unidad de Tecnología de Información, establecerá mecanismos que protejan y salvaguarden

contra pérdidas y fugas los medios físicos y la información que se procesa mediante sistemas
informáticos, para ello se aplicarán al menos las siguientes medidas:

1. Ubicación adecuada y control de acceso físico a la Unidad de Tecnología de Información y en

especial a las áreas de: servidores, desarrollo y bibliotecas.

2. Definición de procedimientos de obtención periódica de respaldos en función a un cronograma

definido y aprobado.

3. En los casos de actualización de tecnologías de soporte se migrará la información a los medios

físicos adecuados y con estándares abiertos para garantizar la perpetuidad de los datos y su
recuperación.

4. Almacenamiento de respaldos con información crítica y/o sensible en lugares externos a la

organización.

5. Implementación y administración de seguridades a nivel de software y hardware, que se realizará

con monitoreo de seguridad, pruebas periódicas y acciones correctivas sobre las vulnerabilidades o
incidentes de seguridad identificados.

6. Instalaciones físicas adecuadas que incluyan mecanismos, dispositivos y equipo especializado para
monitorear y controlar fuego, mantener ambiente con temperatura y humedad relativa del aire
controlado, disponer de energía acondicionada, esto es estabilizada y polarizada, entre otros;

7. Consideración y disposición de sitios de procesamiento alternativos.

8. Definición de procedimientos de seguridad a observarse por parte del personal que trabaja en turnos
por la noche o en fin de semana.

410-11 Plan de contingencias

Corresponde a la Unidad de Tecnología de Información la definición, aprobación e

implementación de un plan de contingencias que describa las acciones a tomar en caso de una
emergencia o suspensión en el procesamiento de la información por problemas en los equipos,
programas o personal relacionado.

Los aspectos a considerar son:

1. Plan de respuesta a los riesgos que incluirá la definición y asignación de roles críticos para
administrar los riesgos de tecnología de información, escenarios de contingencias, la responsabilidad
específica de la seguridad de la información, la seguridad física y su cumplimiento.

2. Definición y ejecución de procedimientos de control de cambios, para asegurar que el plan de

continuidad de tecnología de información se mantenga actualizado y refleje de manera permanente
los requerimientos actuales de la organización.

3. Plan de continuidad de las operaciones que contemplará la puesta en marcha de un centro de

cómputo alterno propio o de uso compartido en un Data Center Estatal, mientras dure la contingencia
con el restablecimiento de las comunicaciones y recuperación de la información de los respaldos.

4. Plan de recuperación de desastres que comprenderá:

• Actividades previas al desastre (bitácora de operaciones).

• Actividades durante el desastre (plan de emergencias, entrenamiento).

• Actividades después del desastre.

5. Es indispensable designar un comité con roles específicos y nombre de los encargados de ejecutar
las funciones de contingencia en caso de suscitarse una emergencia.

6. El plan de contingencias será un documento de carácter confidencial que describa los

procedimientos a seguir en caso de una emergencia o fallo computacional que interrumpa la
operatividad de los sistemas de información. La aplicación del plan permitirá recuperar la operación
de los sistemas en un nivel aceptable, además de salvaguardar la integridad y seguridad de la
información.

7. El plan de contingencias aprobado, será difundido entre el personal responsable de su ejecución y

deberá ser sometido a pruebas, entrenamientos y evaluaciones periódicas, o cuando se haya efectuado
algún cambio en la configuración de los equipos o el esquema de procesamiento.

410-12 Administración de soporte de tecnología de información

(Reformada por el Art. 3 del Acdo. 013-CG-2019, R.O. 486-S, 13-V-2019)

La Unidad de Tecnología de Información definirá, aprobará y difundirá procedimientos de

operación que faciliten una adecuada administración del soporte tecnológico y garanticen la
seguridad, integridad, confiabilidad y disponibilidad de los recursos y datos, tanto como la
oportunidad de los servicios tecnológicos que se ofrecen.

Los aspectos a considerar son:

1. Revisiones periódicas para determinar si la capacidad y desempeño actual y futuro de los recursos
tecnológicos son suficientes para cubrir los niveles de servicio acordados con los usuarios.

2. Seguridad de los sistemas bajo el otorgamiento de una identificación única a todos los usuarios
internos, externos y temporales que interactúen con los sistemas y servicios de tecnología de
información de la entidad.

3. Estandarización de la identificación, autenticación y autorización de los usuarios, así como la

administración de sus cuentas.

4. Revisiones regulares de todas las cuentas de usuarios y los privilegios asociados a cargo de los
dueños de los procesos y administradores de los sistemas de tecnología de información.

5. Medidas de prevención, detección y corrección que protejan a los sistemas de información y a la

tecnología de la organización de software malicioso y virus informáticos.

6. Definición y manejo de niveles de servicio y de operación para todos los procesos críticos de
tecnología de información sobre la base de los requerimientos de los usuarios o clientes internos y
externos de la entidad y a las capacidades tecnológicas.

7. Alineación de los servicios claves de tecnología de información con los requerimientos y las
prioridades de la organización sustentados en la revisión, monitoreo y notificación de la efectividad
y cumplimiento de dichos acuerdos.

8. Administración de los incidentes reportados, requerimientos de servicio y solicitudes de

información y de cambios que demandan los usuarios, a través de mecanismos efectivos y oportunos
como mesas de ayuda o de servicios, entre otros.

9. (Agregado por el lit. a del Art. 3 del Acdo. 013-CG-2019, R.O. 486-S, 13-V-2019).-
Implementación de mecanismos, de preferencia electrónicos o a través de aplicativos informáticos,
que permita a los usuarios conocer el estado de los trámites administrativos que mantienen con la
entidad.

10. (Reenumerado por el lit. b del Art. 3 del Acdo. 013-CG-2019, R.O. 486-S, 13-V-2019).-
Mantenimiento de un repositorio de diagramas y configuraciones de hardware y software actualizado
que garantice su integridad, disponibilidad y faciliten una rápida resolución de los problemas de
producción.

11. (Reenumerado por el lit. b del Art. 3 del Acdo. 013-CG-2019, R.O. 486-S, 13-V-2019).
Administración adecuada de la información, librerías de software, respaldos y recuperación de datos.

12. (Reenumerado por el lit. b del Art. 3 del Acdo. 013-CG-2019, R.O. 486-S, 13-V-2019)-.
Incorporación de mecanismos de seguridad aplicables a la recepción, procesamiento, almacenamiento
físico y entrega de información y de mensajes sensitivos, así como la protección y conservación de
información utilizada para encriptación y autenticación.
410-13 Monitoreo y evaluación de los procesos y servicios

Es necesario establecer un marco de trabajo de monitoreo y definir el alcance, la metodología

y el proceso a seguir para monitorear la contribución y el impacto de tecnología de información
en la entidad.

La Unidad de Tecnología de Información definirá sobre la base de las operaciones de la entidad,

indicadores de desempeño y métricas del proceso para monitorear la gestión y tomar los correctivos
que se requieran.

La Unidad de Tecnología de Información definirá y ejecutará procedimientos, mecanismos y la

periodicidad para la medición, análisis y mejora del nivel de satisfacción de los clientes internos y
externos por los servicios recibidos.

La Unidad de Tecnología de Información presentará informes periódicos de gestión a la alta

dirección, para que ésta supervise el cumplimiento de los objetivos planteados y se identifiquen e
implanten acciones correctivas y de mejoramiento del desempeño.

410-14 Sitio web, servicios de internet e intranet

(Sustituido por el Art. 4 del Acdo. 013-CG-2019, R.O. 486-S, 13-V-2019)

Es responsabilidad de la Unidad de Tecnología de Información elaborar las normas,

procedimientos e instructivos de instalación, configuración y utilización de los servicios de
internet, intranet, correo electrónico y sitio web de la entidad, de conformidad con las
disposiciones legales y considerando los requerimientos de los usuarios externos e internos.

La Unidad de Tecnología de Información considerará el desarrollo de aplicaciones web y/o móviles

que automaticen los procesos o trámites orientados al uso de instituciones y ciudadanía en general.

410-15 Capacitación informática

Las necesidades de capacitación serán identificadas tanto para el personal de tecnología de

información como para los usuarios que utilizan los servicios de información, las cuales constarán en
un plan de capacitación informático, formulado conjuntamente con la Unidad de Talento Humano.
El plan estará orientado a los puestos de trabajo y a las necesidades de conocimiento específicas
determinadas en la evaluación de desempeño e institucionales.

410-16 Comité informático

Para la creación de un comité informático institucional, se considerarán los siguientes aspectos:

- El tamaño y complejidad de la entidad y su interrelación con entidades adscritas.

- La definición clara de los objetivos que persigue la creación de un Comité de Informática, como un
órgano de decisión, consultivo y de gestión que tiene como propósito fundamental definir, conducir
y evaluar las políticas internas para el crecimiento ordenado y progresivo de la tecnología de la
información y la calidad de los servicios informáticos, así como apoyar en esta materia a las unidades
administrativas que conforman la entidad.

- La conformación y funciones del comité, su reglamentación, la creación de grupos de trabajo, la

definición de las atribuciones y responsabilidades de los miembros del comité, entre otros aspectos.
410-17 Firmas electrónicas
(Sustituido por el Art. 5 del Acdo. 013-CG-2019, R.O. 486-S, 13-V-2019)

Las entidades, organismos y dependencias del sector público, así como las personas jurídicas
que actúen en virtud de una potestad estatal, ajustarán sus procedimientos y operaciones e
incorporarán los medios técnicos y tecnológicos necesarios, para permitir el uso de la firma
electrónica, de conformidad con la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y
Mensajes de Datos y su Reglamento, y demás normativa que disponga o sugiera su uso.

El uso de la firma electrónica en la administración pública se sujetará a las garantías, reconocimiento,

efectos y validez señalados en estas disposiciones legales y su normativa secundaria de aplicación.

Las servidoras y servidores autorizados por las instituciones del sector público podrán utilizar la firma
electrónica contenida en un mensaje de datos para el ejercicio y cumplimiento de las funciones
inherentes al cargo público que ocupan.

Los aplicativos que incluyan firma electrónica dispondrán de mecanismos y reportes que faciliten una
auditoría de los mensajes de datos firmados electrónicamente.

a) Verificación de autenticidad de la firma electrónica

Es responsabilidad de las servidoras y servidores de las entidades o dependencias del sector público
verificar mediante procesos automatizados de validación, que el certificado de la firma electrónica
recibida sea emitido por una entidad de certificación de información acreditada y que el mismo se
encuentre vigente.

b) Coordinación interinstitucional de formatos para uso de la firma electrónica

Con el propósito de que exista uniformidad y compatibilidad en el uso de la firma electrónica, las
entidades del sector público sujetos a este ordenamiento coordinarán y definirán los formatos y tipos
de archivo digitales que serán aplicables para facilitar su utilización.

Las instituciones públicas adoptarán y aplicarán los estándares tecnológicos necesarios para la
utilización de firmas electrónicas en los documentos que emitan, conforme a su ámbito de
competencia.

c) Conservación de archivos electrónicos

Los archivos electrónicos o mensajes de datos firmados electrónicamente se conservarán en su estado

original en medios electrónicos seguros, bajo la responsabilidad del usuario y de la entidad que los
generó. Para ello se establecerán políticas internas de manejo y archivo de información digital.

d) Actualización de datos de los certificados de firmas electrónicas

Las servidoras y servidores de las entidades, organismos y dependencias del sector público titulares
de un certificado notificarán a la entidad de certificación de información sobre cualquier cambio,
modificación o variación de los datos que constan en la información proporcionada para la emisión
del certificado.

Cuando un servidor público deje de prestar sus servicios temporal o definitivamente y cuente con un
certificado de firma electrónica en virtud de sus funciones, solicitará a la entidad de certificación de
información, la revocación del mismo, además, el superior jerárquico ordenará su cancelación
inmediata.

El dispositivo portable seguro será considerado un bien de la entidad o dependencia pública y, por
tanto, a la cesación del servidor, será devuelto con la correspondiente acta de entrega recepción.

e) Seguridad de los certificados y dispositivos portables seguros

Los titulares de certificados de firma electrónica y dispositivos portables seguros serán responsables
de su buen uso y protección. Las respectivas claves de acceso no serán divulgadas ni compartidas en
ningún momento. El servidor solicitará la revocación de su certificado de firma electrónica cuando
se presentare cualquier circunstancia que pueda comprometer su utilización.

f) Renovación del certificado de firma electrónica

El usuario solicitará la renovación del certificado de firma electrónica con la debida anticipación, para
asegurar la vigencia y validez del certificado y de las actuaciones relacionadas con su uso. Para estos
efectos, se estará a lo dispuesto en la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes
de Datos y su Reglamento.

g) Capacitación en el uso de las firmas electrónicas

La entidad de certificación capacitará, advertirá e informará a los solicitantes y usuarios de los

servicios de certificación de información y servicios relacionados con la firma electrónica, respecto
de las medidas de seguridad, condiciones, alcances, limitaciones y responsabilidades que deben
observar en el uso de los servicios contratados. Esta capacitación facilitará la comprensión y
utilización del as firmas electrónicas, en los términos que establecen la disposiciones legales vigentes.

500 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

La máxima autoridad y los directivos de la entidad, deben identificar, capturar y comunicar

información pertinente y con la oportunidad que facilite a las servidoras y servidores cumplir
sus responsabilidades.

El sistema de información y comunicación, está constituido por los métodos establecidos para
registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones técnicas, administrativas y financieras
de una entidad. La calidad de la información que brinda el sistema facilita a la máxima autoridad
adoptar decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades de la entidad y preparar
información confiable.

El sistema de información permite a la máxima autoridad evaluar los resultados de su gestión en la

entidad versus los objetivos predefinidos, es decir, busca obtener información sobre su nivel de
desempeño.

La comunicación es la transmisión de información facilitando que las servidoras y servidores puedan

cumplir sus responsabilidades de operación, información financiera y de cumplimiento.

Los sistemas de información y comunicación que se diseñen e implanten deberán concordar con los
planes estratégicos y operativos, debiendo ajustarse a sus características y necesidades y al
ordenamiento jurídico vigente.
La obtención de información interna y externa, facilita a la alta dirección preparar los informes
necesarios en relación con los objetivos establecidos.

El suministro de información a los usuarios, con detalle suficiente y en el momento preciso, permitirá
cumplir con sus responsabilidades de manera eficiente y eficaz.

500-01 Controles sobre sistemas de información

Los sistemas de información contarán con controles adecuados para garantizar confiabilidad,
seguridad y una clara administración de los niveles de acceso a la información y datos sensibles.

En función de la naturaleza y tamaño de la entidad, los sistemas de información serán manuales o

automatizados, estarán constituidos por los métodos establecidos para registrar, procesar, resumir e
informar sobre las operaciones administrativas y financieras de una entidad y mantendrán controles
apropiados que garanticen la integridad y confiabilidad de la información.

La utilización de sistemas automatizados para procesar la información implica varios riesgos que
necesitan ser considerados por la administración de la entidad. Estos riesgos están asociados
especialmente con los cambios tecnológicos por lo que se deben establecer controles generales, de
aplicación y de operación que garanticen la protección de la información según su grado de
sensibilidad y confidencialidad, así como su disponibilidad, accesibilidad y oportunidad.

Las servidoras y servidores a cuyo cargo se encuentre la administración de los sistemas de

información, establecerán los controles pertinentes para que garanticen razonablemente la calidad de
la información y de la comunicación,

500-02 Canales de comunicación abiertos

(Sustituido por el Art. 6 del Acdo. 013-CG-2019, R.O. 486-S, 13-V-2019)

Se establecerán canales de comunicación abiertos, que permitan trasladar la información de

manera segura, correcta y oportuna a los destinatarios dentro y fuera de la institución.

Las entidades que ofrezcan servicios en línea deberán publicar y mantener en su página web los
horarios de operación de los sistemas en línea, a fin de facilitar a los usuarios su acceso.

Una política de comunicación interna debe permitir las diferentes interacciones entre las servidoras y
servidores, cualquiera sea el rol que desempeñen, así como entre las distintas unidades administrativas
de la institución.

Las entidades dispondrán de canales abiertos de comunicación que faculten a los usuarios aportar
información sobre el diseño y la calidad de los productos y servicios brindados, que servirá para
considerar la implementación de cambios que permitan un funcionamiento adecuado y permanente,
así como su mejora continua.

600 SEGUIMIENTO

La máxima autoridad y los directivos de la entidad, establecerán procedimientos de

seguimiento continuo, evaluaciones periódicas o una combinación de ambas para asegurar la
eficacia del sistema de control interno.
Seguimiento es el proceso que evalúa la calidad del funcionamiento del control interno en el tiempo
y permite al sistema reaccionar en forma dinámica, cambiando cuando las circunstancias así lo
requieran. Se orientará a la identificación de controles débiles o insuficientes para promover su
reforzamiento, así como asegurar que las medidas producto de los hallazgos de auditoría y los
resultados de otras revisiones, se atiendan de manera efectiva y con prontitud.

El seguimiento se efectúa en forma continua durante la realización de las actividades diarias en los
distintos niveles de la entidad y a través de evaluaciones periódicas para enfocar directamente la
efectividad de los controles en un tiempo determinado, también puede efectuarse mediante la
combinación de las dos modalidades.

600-01 Seguimiento continuo o en operación

La máxima autoridad, los niveles directivos y de jefatura de la entidad, efectuarán un

seguimiento constante del ambiente interno y externo que les permita conocer y aplicar medidas
oportunas sobre condiciones reales o potenciales que afecten el desarrollo de las actividades
institucionales, la ejecución de los planes y el cumplimiento de los objetivos previstos.

El seguimiento continuo se aplicará en el transcurso normal de las operaciones, en las actividades

habituales de gestión y supervisión, así como en otras acciones que efectúa el personal al realizar sus
tareas encaminadas a evaluar los resultados del sistema de control interno.

Se analizará hasta qué punto el personal, en el desarrollo de sus actividades normales, obtiene
evidencia de que el control interno sigue funcionando adecuadamente.

Se observará y evaluará el funcionamiento de los diversos controles, con el fin de determinar la

vigencia y la calidad del control interno y emprender las modificaciones que sean pertinentes para
mantener su efectividad.

El resultado del seguimiento brindará las bases necesarias para el manejo de riesgos, actualizará las
existentes, asegurará y facilitará el cumplimiento de la normativa aplicable a las operaciones propias
de la entidad.

600-02 Evaluaciones periódicas

La máxima autoridad y las servidoras y servidores que participan en la conducción de las

labores de la institución, promoverán y establecerán una autoevaluación periódica de la gestión
y el control interno de la entidad, sobre la base de los planes organizacionales y las disposiciones
normativas vigentes, para prevenir y corregir cualquier eventual desviación que ponga en
riesgo el cumplimiento de los objetivos institucionales.

Las evaluaciones periódicas, responden a la necesidad de identificar las fortalezas y debilidades de la

entidad respecto al sistema de control interno, propiciar una mayor eficacia de sus componentes,
asignar la responsabilidad sobre el mismo a todas las dependencias de la organización, establecer el
grado de cumplimiento de los objetivos institucionales y evalúa la manera de administrar los recursos
necesarios para alcanzarlos.

Las evaluaciones periódicas o puntuales también pueden ser ejecutadas por la Unidad de Auditoría
Interna de la entidad, la Contraloría General del Estado y las firmas privadas de auditoría.
En el caso de las disposiciones, recomendaciones y observaciones emitidas por los órganos de control,
la unidad a la cual éstas son dirigidas emprenderá de manera efectiva las acciones pertinentes dentro
de los plazos establecidos, considerando que éstas son de cumplimiento obligatorio.

La máxima autoridad y los directivos de la entidad, determinarán las acciones preventivas o

correctivas que conduzcan a solucionar los problemas detectados e implantarán las recomendaciones
de las revisiones y acciones de control realizadas para fortalecer el sistema de control interno, de
conformidad con los objetivos y recursos institucionales.

FUENTES DE LA PRESENTE EDICIÓN DE LAS NORMAS DE CONTROL INTERNO

PARA LAS ENTIDADES, ORGANISMOS DEL SECTOR PÚBLICO Y PERSONAS
JURÍDICAS DE DERECHO PRIVADO QUE DISPONGAN DE RECURSOS PÚBLICOS

1.- Acuerdo 039 CG (Registro Oficial 78, 1-XII-2009)

2.- Acuerdo 039-CG (Suplemento del Registro Oficial 87, 14-XII-2009)

3.- Acuerdo 041 CG-2010 (Registro Oficial 306, 22-X-2010)

4.- Acuerdo 006-CG-2014 (Registro Oficial 178, 06-II-2014)

5.- Acuerdo 052-CG-2014 (Suplemento del Registro Oficial 397, 16-XII-2014)

6.- Fe de erratas s/n (Suplemento del Registro Oficial 787, 30-VI-2016)

7.- Acuerdo 013-CG-2019 (Suplemento del Registro Oficial 486, 13-V-2019)