Revista Interamericana de Bibliotecología

ISSN: 0120-0976
Escuela Interamericana de Bibliotecología

Sáenz-Giraldo1, Andrés
La preservación digital en Colombia: un análisis desde la perspectiva normativa*
Revista Interamericana de Bibliotecología, vol. 42, núm. 1, 2019, Enero-Abril, pp. 87-97
Escuela Interamericana de Bibliotecología

DOI: https://doi.org/10.17533/udea.rib.v42n1a09

Disponible en: https://www.redalyc.org/articulo.oa?id=179058382009

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 La preservación digital en Colombia: un análisis desde la
perspectiva normativa*

Resumen
Desde el año 2012, Colombia inició el proceso de implementación de la preservación
digital en los archivos, a partir de la publicación de políticas expedidas por el Ministerio
de Cultura y el Archivo General de la Nación; sin embargo, son mínimos los criterios
técnicos normalizados que señalen la utilización de modelos o herramientas tecnológicas
estandarizadas aplicadas para la preservación de los documentos digitales; situación que
es necesaria en el contexto social y archivístico del país. Por lo tanto, se identifican y
analizan las normas vigentes sobre preservación digital que aplican en Colombia para
determinar las necesidades archivísticas y tecnológicas en relación con el objeto de
investigación. Los resultados descritos en este artículo se presentan en virtud de la tesis
de fin de máster titulada: Preservación digital en Colombia desde la perspectiva archivística: análisis
de políticas, niveles de cumplimiento y un esquema de preservación digital para Colombia, para optar
al título de Máster en Gestión Documental, Transparencia y Acceso a la Información de
la Universidad Autónoma de Barcelona en el año 2017.

Palabras clave: normatividad archivística, preservación digital, preservación a largo

plazo, sistema integrado de conservación, plan de preservación digital, repositorios
digitales.

Cómo citar este artículo: Sáenz-Giraldo, A. (2019). La preservación digital en

Colombia: un análisis desde la perspectiva normativa. Revista Interamericana de
Andrés Sáenz Giraldo Bibliotecología, 42(1), 87-97. doi: 10.17533/udea.rib.v42n1a09
Máster en Gestión Documental,
Transparencia y Acceso a la Información, Recibido: 2018-04-18 / Aceptado: 2018-08-20
Universidad Autónoma de Barcelona.
Profesional en Ciencia de la Información
y la Documentación, Bibliotecología y
Archivística, Universidad del Quindío.
Tecnólogo en Archivística, Universidad
de Antioquia. Profesor Escuela
Interamericana de Bibliotecología, * El presente texto es resultado de la tesis de fin de máster titulada: Preservación digital en
Universidad de Antioquia. Colombia desde la perspectiva archivística: análisis de políticas, niveles de cumplimiento y un esquema
Medellín – Colombia. de preservación digital para Colombia, para optar el título de Máster en Gestión Documental,
[email protected] Transparencia y Acceso a la Información de la Universidad Autónoma de Barcelona en el
orcid.org/0000-0002-5017-3140 año 2017.

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 Digital Preservation in Colombia: Archivos 594 de 2000, y a raíz de la ingente producción
de documentos electrónicos, se incluyó la preservación
An Analysis from the Regulatory a largo plazo como uno de los ocho procesos de la ges-
Perspective tión documental; posteriormente, en el año 2014, con la
expedición del Acuerdo 006 por parte del Archivo Ge-
neral de la Nación de Colombia “Por medio del cual se
Abstract desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI ‘Con-
Since 2012, Colombia began the process of implementing servación de documentos’ de la Ley 594 de 2000”, se
digital preservation in archives, based on the publication reglamentó el establecimiento de un Sistema Integrado
of policies issued by the Ministry of Culture [Ministerio de Conservación (SIC), que incluyó la elaboración y
de Cultura] and the General Archive of the Nation [Archivo ejecución de planes de preservación digital por parte de
General de la Nación]; however, standardized technical criteria,
los organismos regulados en la Ley General de Archivos
that indicate the use of models or standardized technological
tools applied for the preservation of digital documents,
(Ley 594).
are minimal. This is a necessary situation in the social and
archival context of the country. Therefore, the current Es entonces en los últimos años que el Archivo General
regulations on digital preservation that apply in Colombia de la Nación ha iniciado el proceso de implementa-
to identify archival and technological needs in relation to ción de la preservación digital a partir de normas para
the research object are identified and analyzed. The results garantizar la conservación del patrimonio documen-
described in this article are presented in the master thesis tal digital colombiano; no obstante, aún esta entidad,
entitled: “Digital Preservation in Colombia from the Archival como garante de la política archivística en el país, no
Perspective: An Analysis of Policies, Levels of Compliance ha reglamentado estándares o modelos de preservación
and a Digital Preservation Scheme for Colombia” [Preservación normalizados, como el modelo Open Archival Information
[Andrés Sáenz Giraldo]

digital en Colombia desde la perspectiva archivística: análisis de System (OAIS) (International Organization for Stan-
políticas, niveles de cumplimiento y un esquema de preservación digital
dardization, 2012), aplicable a la preservación de los
para Colombia] in order to complete the Master's degree in
Gestión Documental, Transparencia y Acceso a la Información of the
documentos electrónicos o digitales de archivo, lo que
Autonomous University of Barcelona in 2017. deja a las instituciones públicas como las encargadas
de definirlas y aplicarlas en la estructuración de su sis-
Keywords: Archival normativity, digital preservation, long- tema integrado de conservación, poniendo en riesgo la
term preservation, integrated conservation system, digital preservación del patrimonio documental digital, pues
preservation plan, digital repositories. los archivos están a cargo de funcionarios que, en su
mayoría, no poseen la formación profesional adecuada,
1. Introducción además, la integración de los archivos a los ambien-
tes tecnológicos está a cargo de profesionales de otras
La preservación digital es uno de los procesos de la ges- áreas diferentes a los archivistas.
tión documental y está conformada por un conjunto
de actividades archivísticas y tecnológicas, como pro- La necesidad de preservar la documentación digital en
cedimientos estratégicos de planeación, clasificación, relación con la publicación de políticas por parte del
selección, acceso a los documentos electrónicos, forma- Ministerio de Cultura o del Archivo General de la Na-
tos, metadatos y repositorios digitales, que muestran ción deja entrever la escasa importancia que se le ha
la necesidad de priorizar los niveles de ejecución e im- dado a la preservación a largo plazo en Colombia por
plementación de sistemas integrados de conservación parte de las entidades y organismos que tienen a su car-
por parte de todas las entidades que tienen a su cargo go el acopio de la información digital; quizá por ser un
la preservación de la información (Archivo General de tema reciente en el contexto colombiano; por la escasa
la Nación, 2017). normalización de modelos o estándares reglamentados
por parte del Archivo General de la Nación; por la escasa
En Colombia, a partir del año 2012 con la promulgación formación de profesionales en archivística y su vincu-
del Decreto 2609 que reglamentó la gestión documen- lación a cargos de coordinación de los archivos de las
tal, específicamente el Título V de la Ley General de instituciones del país, o por la centralización de estos

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profesionales en actividades de elaboración de instru- Así, en la investigación se trataron aspectos críticos
mentos archivísticos tradicionales para la valoración que, en el caso de la preservación digital en Colombia,
documental o la gestión documental sin profundizar en están condicionados al desconocimiento de las técnicas
los aspectos tecnológicos aplicados a los archivos. Con- que encierran su ejecución.
secuente con estas hipótesis, se realiza la indagación y
Las acciones metodológicas se dividieron en:
búsqueda de las normas aplicables en Colombia sobre
preservación digital para comprender los aspectos ar- • Recolección de datos conceptuales y normativos
chivísticos y tecnológicos que, desde la norma, deben sobre la preservación digital en Colombia.
aplicar las instituciones reguladas por la Ley General
de Archivos, para dilucidar las necesidades en materia • Aplicación de encuesta al Archivo General de la
de reglamentación de modelos de preservación a largo Nación.
plazo para Colombia.
• Análisis de la normativa sobre preservación digital
para establecer qué requerimientos debían cumplir
2. Metodología

[La preservación digital en Colombia: un análisis desde la perspectiva normativa]

las instituciones en relación con el tema de investi-
Esta investigación implicó un acercamiento a la pre- gación.
servación digital mediante aproximaciones sucesivas
a partir de la revisión de documentos y normas rela- 3. Resultados
cionadas con la preservación digital en Colombia, y la
En este apartado se desarrollaron tres puntos: 1) el
aplicación de una encuesta al Archivo General de la
concepto de preservación digital en Colombia, 2) la
Nación como ente rector de la política archivística en
identificación y análisis de las normas sobre preserva-
el país. El objetivo era comprender la metodología y los ción digital en Colombia y 3) un análisis general sobre
procedimientos establecidos para la implementación la normatividad de preservación digital en Colombia.
de planes, programas o proyectos relacionados con la
preservación digital, permitiendo así la existencia de 3.1. Conceptualización de la preservación digital en
múltiples mediaciones que se previeron en el proceso Colombia
de investigación y su análisis.
La preservación digital en Colombia es un área de la
Se analizó información en profundidad sobre normas disciplina archivística que, durante los últimos años,
y políticas relacionadas con la preservación digital en ha masificado el campo de acción de los archivistas en
Colombia desde la perspectiva archivística, siendo una el marco de la producción masiva de información en
investigación de tipo descriptivo y de enfoque críti- formatos digitales. Pero la preservación digital no es
objeto de estudio específico y particular de los últimos
co-social; se recolectaron datos o componentes sobre
años, pues profesionales de la disciplina archivística
diferentes aspectos relacionados con las políticas sobre
desde finales del siglo XIX y principios del XX en re-
preservación digital en Colombia, pero la meta no se li-
giones como Australia, Nueva Zelanda, Estados Unidos
mitó a la recolección de datos, sino a la identificación y algunos de países de Europa la han analizado como
del alcance de la normatividad sobre la preservación objeto de investigación y, recientemente, ha permeado
digital en relación con las necesidades actuales. De esta la atención de los profesionales de la archivística en
forma, con el enfoque crítico-social, se intentó otras regiones como la latinoamericana. Precisamente,
la Biblioteca Nacional de Australia ha establecido que
desentrañar las pautas de conocimiento y las condicio- la preservación digital “designa los procesos a que se re-
nes sociales que contribuyen a la conformación de una curre con objeto de conservar información y cualquier
determinada forma de pensar la realidad […] siendo un otro tipo de patrimonio existente en forma digital”
enfoque radicalmente sustantivo y normativo, ya que no (Biblioteca Nacional de Australia, 2003, p. 21). O más
solo pretende la comprensión de la sociedad, sino propi- aún como “el conjunto de medidas tomadas para man-
ciar el cambio. (Maduro & Rodríguez, 2008, p. 5) tener la continuidad frente los peligros tecnológicos”

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 (Biblioteca Nacional de Australia, 2003, p. 33). El ob- Tabla 1. Normas sobre preservación digital en Colombia.
jetivo entonces de la preservación digital es mantener
Tipo de
accesibles los documentos digitales en razón de sus norma
Número Año Objeto
condiciones de unicidad, autenticidad e integridad. Por medio de la cual se dicta
la Ley General de Archivos y
Ley 594 2000
En Colombia, el Archivo General de la Nación ha in- se dictan otras disposiciones.
cluido la preservación a largo plazo como uno de los (Congreso de Colombia, 2000)
procesos de la gestión documental, la cual concibe Por medio del cual se expide el
Decreto Único Reglamentario
como el conjunto de acciones y estándares aplicados del Sector Cultura, Título II
a los documentos durante su gestión para garantizar sobre patrimonio archivístico
Decreto 1080 2015
su preservación en el tiempo, independientemente de donde compila los decretos
reglamentarios de la Ley 594 de
su medio y forma de registro o almacenamiento (Pre- 2000. (Ministerio de Cultura,
sidencia de la República de Colombia, 2012). Por su 26 de mayo de 2015)
parte, la preservación en su máxima expresión ha sido Por medio del cual se
tratada en Colombia como la conformación de los ele- desarrollan los artículos 46, 47
mentos teóricos y prácticos encaminados en tres ejes: y 48 del Título XI “Conservación
Acuerdo 006 2014
de documentos” de la Ley 594
conservación preventiva, conservación-restauración y de 2000. (Archivo General de la
preservación de objetos digitales (Archivo General de Nación, 2014)
la Nación, 2014). Por el cual se establecen
lineamientos generales para las
La aplicación de estos tres ejes se complementa en un entidades del Estado en cuanto
a la gestión de documentos
SIC, el cual tiene como finalidad garantizar la conser-
[Andrés Sáenz Giraldo]

electrónicos generados como

vación y preservación de cualquier tipo de información, resultado del uso de medios
independientemente del medio o tecnología con la Acuerdo 003 2015 electrónicos de conformidad
con lo establecido en el capítulo
cual se haya elaborado, manteniendo atributos tales IV de la Ley 1437 de 2011, se
como unidad, integridad, autenticidad, inalterabili- reglamenta el artículo 21 de la Ley
dad, originalidad, fiabilidad y accesibilidad de toda la 594 de 2000 y el capítulo IV del
Decreto 2609 de 2012. (Archivo
documentación de una entidad desde el momento de General de la Nación, 2015)
la producción, durante su período de vigencia y hasta
su disposición final, de acuerdo con la valoración docu- Fuente: elaboración propia.
mental (Archivo General de la Nación, 2014).
3.2.1. Ley General de Archivos 594 de 2000
3.2. Identificación y análisis de normas archivísticas
sobre preservación digital en Colombia A partir de los años ochenta del siglo XX, el término
informática irrumpió como la técnica que permitía el
Uno de los objetivos de la investigación era identificar tratamiento automático de la información, que en su
las políticas y normas en Colombia relacionadas con la aplicación en los archivos generó bastante acogida
preservación documental digital. Así, el Archivo Gene- debido a la automatización de algunas actividades ar-
ral de la Nación de Colombia, a partir de la encuesta
chivísticas. Así lo reseña Lluís-Esteve Casellas i Serra
realizada, manifestó que la normativa sobre preserva-
(1999) cuando menciona que:
ción digital se encuentra condensada en cuatro normas,
tal como se detalla en la Tabla 1.
Su aplicación al mundo de los archivos tuvo, evi-
A partir de la identificación de las normas sobre pre- dentemente, una buena acogida, ya que suponía la
servación digital en Colombia, se realizó un análisis posibilidad de automatizar algunos procesos ca-
para determinar las características del objeto de inves- racterizados por su penosidad como por ejemplo la
tigación que deben cumplir las entidades públicas y búsqueda en voluminosos instrumentos de descrip-
privadas que cumplen funciones públicas. ción, la gestión del espacio de los depósitos, etc. (s. p.)

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Pero es a finales del siglo XX y principios del XXI que, garanticen “[los] espacios y las instalaciones necesarias
en Latinoamérica, la apropiación de conceptos tecno- para el correcto funcionamiento de sus archivos” (Con-
lógicos aplicables a los archivos, como automatización, greso de Colombia, 2000, s. p.).
digitalización, tecnologías de la información y la comunicación y
sistemas de gestión de documentos electrónicos, se concibieron En esta misma línea, el Título XI “Conservación de
como elementos técnicos en la aplicación, conforma- documentos”, aborda a través de cuatro artículos la
ción de archivos y sustentos normativos para concebir reglamentación de la conservación, obligando a las
la organización de los mismos en sus diferentes soportes. instituciones a crear un SIC en las tres fases del ciclo
vital de los documentos. Este título hace hincapié en
Por su parte, también la preservación digital encuentra la conservación de los soportes, incluidas las fases de
secuencialidad en los años noventa, tomando como re- preservación y planeación al momento de la creación
ferencia al proyecto InterPARES,1 el cual, desde 1999, ha de los documentos de archivo; no obstante, frente a la
buscado desarrollar los conocimientos esenciales para relación con el concepto de preservación digital, so-
la preservación a largo plazo de registros auténticos meramente acuña que se deben establecer “pautas y

[La preservación digital en Colombia: un análisis desde la perspectiva normativa]

creados o mantenidos en forma digital y proporcionar normas técnicas generales sobre conservación de archi-
la base para las normas, políticas, estrategias y planes vos, incluyendo lo relativo a los documentos en nuevos
de acción capaces de asegurar la longevidad de este tipo soportes” (Congreso de Colombia, 2000, s. p.).
de material y la capacidad de sus usuarios de confiar en
su autenticidad (InterPARES, 1999). 3.2.2. Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura 1080 de
2015
En Colombia, con la promulgación de la Ley General de
Archivos 594 de 2000, apenas se vislumbra el reconoci- En el año 2014, por recomendación de la OCDE (Organi-
zación para la Cooperación y el Desarrollo Económico),
miento normativo de los elementos que giran alrededor
Colombia conformó una comisión encargada de depu-
de la gestión electrónica de documentos, incluida la
rar el ordenamiento jurídico.2 Una de las acciones de
preservación digital, la cual no se menciona como tal
esta Comisión fue compilar la normativa por cada uno
en ningún apartado de la Ley, pues solo incluye los con-
de los sectores que conformaban la estructura ejecutiva
ceptos aceptados en esa época para la conservación de
del país. Dentro de esta compilación, se expidió el De-
nuevos soportes. Por esta razón, los términos que se en-
creto Único Reglamentario del Sector Cultura 1080 de
cuentran en esta normativa sobre preservación digital
2015 que reunió los decretos expedidos a partir del año
están ligados a la conservación, preservación o repro-
2012 sobre la gestión documental y la administración
ducción de soportes análogos convencionales; frente a
de archivo, tal como se describe en la Tabla 2.
esto, en los artículos 11 y 13, se establece la “creación,
organización, preservación y control de los archivos, te- Con la promulgación del Decreto 2609 de 2012 que re-
niendo en cuenta los principios de procedencia y orden glamentó la gestión documental y la gestión documental
original, el ciclo vital de los documentos y la normativi- electrónica en Colombia, se incluyó la preservación di-
dad archivística” (Congreso de Colombia, 2000, s. p.), gital ligada a un proceso de la gestión documental; y a
en consonancia con la apropiación de mecanismos que partir de este Decreto se hizo extensivo el término y la
práctica de la preservación a largo plazo en los siguien-
1 El Proyecto InterPARES (International Research on Permanent Au-
thentic Records in Electronic Systems) o “Investigación Internacional tes decretos publicados. En este sentido, a partir del
Acerca de Registros Documentales Permanentes y Auténticos análisis del Decreto Único Reglamentario del Sector
en Sistemas Electrónicos” es un esfuerzo de colaboración inter- Cultura, se encontró lo siguiente:
nacional, consolidado a lo largo de varios países y formado por
equipos multinacionales. La dirección del Proyecto en su con-
• Inclusión de la preservación a largo plazo como uno
junto está patrocinada por la Comunidad del Consejo de Inves-
tigación para las Ciencias Sociales y las Humanidades del Cana- de los ocho procesos de la gestión documental, defi-
dá y las Alianzas de Investigación Universitaria (Canada’s Social niéndola como: “Conjunto de acciones y estándares
Sciences and Humanities Research Council’s Community - University Re-
search Alliances) patrocinadores a su vez del equipo del Canadá, 2 Ver Decreto 1052 de 2014 “Por el cual se crea la Comisión Inter-
Canada TEAM. sectorial para la Armonización Normativa”.

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 aplicados a los documentos durante su gestión atender los principios de preservación
para garantizar su preservación en el tiempo inde- en el tiempo, longevidad de los medios
pendientemente de su medio y forma de registro o de almacenamiento, valoración, vulne-
almacenamiento” (Presidencia de la República de rabilidad y disponibilidad, sea que se
Colombia, 2012). encuentre en propiedad de los creadores
o de las dependencias responsables del
• Las entidades deben garantizar la preservación de archivo de la misma.
los documentos en ambientes electrónicos a través
de la autenticidad, integridad, confidencialidad, 7. Teniendo en cuenta que el documento
disponibilidad, legibilidad e interpretación, in- electrónico no es el mismo que era ni an-
dependientemente de la tecnología de creación o tes de ser almacenado ni después de su
almacenamiento utilizada, estableciendo además recuperación, se debe asegurar que cual-
las medidas de conservación preventiva a largo pla- quier acción que afecte el modo en que
zo: migración, emulación y refreshing (renovación se presentan los documentos proteja su
del soporte). integridad, a través del respeto por la ca-
dena de conservación.
• Establecimiento de requisitos para la preservación
y conservación de los documentos electrónicos de 8. Proteger la información y los datos perso-
archivo, entre los cuales se encuentran: nales de conformidad con lo señalado en
la Ley 1273 de 2009 y la Ley 1581 de 2012
1. El documento electrónico de archivo debe (Congreso de Colombia, 2009, 2012).
[Andrés Sáenz Giraldo]

estar relacionado con las actividades que

• La transferencia de los documentos electrónicos
desarrolla la organización.
al Archivo General de la Nación o a los archivos
2. Se pueden conservar los documentos generales territoriales solo podrá realizarse si los
de archivo simultáneamente en formato medios de almacenamiento tienen garantía de dis-
análogo y digital de acuerdo con crite- ponibilidad y consulta a largo plazo, de acuerdo
rios jurídicos, con las necesidades de la con estándares de preservación digital avalados por
organización y el valor que las normas el Archivo General de la Nación.
procesales le otorguen a cada formato.
• Los sujetos de naturaleza privada que están obliga-
3. El proceso de conservar documentos dos a cumplir con la Ley de Transparencia y Acceso
electrónicos de archivo se extiende a lo a la Información Pública deben contar con un pro-
largo de todo el ciclo de vida de los do- grama de gestión documental que contenga, entre
cumentos. otras directrices, el diseño de políticas para la ges-
tión de sus documentos electrónicos, incluyendo
4. Resguardar y mantener la accesibilidad políticas de preservación y custodia digital.
de copias auténticas de documentos de
archivo digitales. • El Archivo General de la Nación podrá realizar
visitas de inspección y vigilancia cuando las insti-
5. Asegurar que los componentes de los tuciones públicas contraten, con terceros, procesos
documentos de archivo existirán duran- de preservación a largo plazo.
te todo el tiempo necesario para que las
estrategias de preservación entren en • El Archivo General de la Nación establecerá los
aplicación. estándares para la transferencia de documentos
electrónicos de archivo, de forma que se asegure su
6. La conservación de los documentos elec- integridad, autenticidad, preservación y consulta a
trónicos de archivo debe considerar y largo plazo.

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Tabla 2. Decretos promulgados a partir del año 2012 y 3.2.3. Acuerdo 006 de 2014
compilados en el Decreto 1080 de 2015 “Decreto Único Re-
glamentario del sector Cultura”. El Archivo General de la Nación expidió el Acuer-
do 006 en el año 2014, con el objeto de establecer el
Decreto Año Objeto
SIC como un instrumento archivístico que tiene como
Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional finalidad:
de Archivos, se establece la Red Nacional de
Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004
2578 2012
y se dictan otras disposiciones relativas a la garantizar la conservación y preservación de cual-
administración de los archivos del Estado.
(Ministerio de Cultura, 2012)
quier tipo de información, independientemente del
medio o tecnología con la cual se haya elaborado,
Por el cual se reglamenta el Título V de la
Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos manteniendo atributos tales como unidad, integridad,
58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad,
2609 2012
otras disposiciones en materia de Gestión accesibilidad, de toda la documentación de una en-
Documental para todas las Entidades del Estado.
tidad desde el momento de la producción, durante
(Presidencia de la República de Colombia, 2012)

[La preservación digital en Colombia: un análisis desde la perspectiva normativa]

su período de vigencia, hasta su disposición final, de
Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en
lo concerniente a las transferencias secundarias acuerdo con la valoración documental. (Archivo Ge-
y de documentos de valor histórico al Archivo neral de la Nación, 2014, s. p.)
General de la Nación, a los archivos generales de
1515 2013
los entes territoriales, se derogan los Decretos
1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan otras El SIC, de acuerdo con lo establecido en este Acuerdo,
disposiciones. (Ministerio de Cultura, 19 de julio está conformado por dos componentes: 1) el Plan de
de 2013)
Conservación Documental que aplica para los docu-
Por el cual se corrige el artículo 8° y los literales
mentos de archivo en soportes análogos y 2) el Plan de
5 y 6 del artículo 12° del Decreto 1515 de 2013
que reglamenta las trasferencias secundarias y Preservación Digital a Largo Plazo que aplica para los
2758 2013 de documentos de valor históricos al Archivo documentos digitales o electrónicos de archivo.
General de la Nación y a los archivos generales
territoriales. (Ministerio de Cultura, 26 de
noviembre de 2013) Frente al Plan de Conservación Documental, este
Acuerdo establece los niveles de intervención básicos
Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 397
de 1997, modificada por la Ley 1185 de 2008 en para los documentos análogos: la conservación pre-
1100 2014
lo relativo al Patrimonio Cultural de la Nación ventiva y la conservación-restauración. La primera se
de naturaleza documental archivística y la Ley
594 de 2000 y se dictan otras disposiciones.
entiende como aquella que permite la realización de
(Ministerio de Cultura, 2014) intervenciones menores que buscan prevenir el dete-
Por medio del cual se reglamenta el proceso de
rioro de los documentos; la segunda busca corregir el
entrega y transferencia de los archivos públicos deterioro repotencializando la condición de los docu-
de las entidades que se suprimen, fusionen, mentos.
029 2015 privaticen o liquiden; se desarrolla el artículo 20
de la Ley 594 de 2000 y el artículo 39 del Decreto
Ley 254 de 2000 y se dictan otras disposiciones. Por su parte, el Plan de Preservación Digital a Largo
(Ministerio de Cultura, 14 de enero de 2015) Plazo es concebido como
Por medio del cual se reglamenta parcialmente la
0103 2015 Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones. el conjunto de acciones a corto, mediano y largo pla-
(Presidencia de la República de Colombia, 2015)
zo que tienen como fin implementar los programas,
Por el cual se reglamenta el Título VIII de la Ley estrategias, procesos y procedimientos, tendientes
594 de 2000 en materia de inspección, vigilancia
y control a los archivos de las entidades del a asegurar la preservación a largo plazo de los do-
0106 2015 Estado y a los documentos de carácter privado cumentos electrónicos de archivo, manteniendo sus
declarados de interés cultural; y se dictan otras características de autenticidad, integridad, confiden-
disposiciones. (Ministerio de Cultura, 21 de cialidad, inalterabilidad, fiabilidad, interpretación,
enero de 2015)
comprensión y disponibilidad a través del tiempo.
Fuente: elaboración propia. (Archivo General de la Nación, 2014, s. p.)

Rev. Interam. Bibliot. Medellín (Colombia) Vol. 42, número 1/enero-abril 2019 pp. 87-97 ISSN 0120-0976/ISSN (en línea) 25389866 93
 Este debe contener como mínimo los siguientes ele- ministrativos, de conformidad con lo establecido en
mentos (Archivo General de la Nación, 2014): el Capítulo IV, Titulo III de la Ley 1437 de 2011. En
este Acuerdo, tomando en consideración que los do-
• Políticas de preservación de la entidad: marco con- cumentos electrónicos de archivo requieren el uso
ceptual y conjunto de estándares para la gestión
de la tecnología para facilitar su acceso, mantenien-
de la información electrónica; metodología general
do las características de autenticidad, integridad y
para la creación, uso, mantenimiento, retención,
acceso y preservación de la información; programa fiabilidad, propias de un documento de archivo, es
de gestión documental; mecanismos de coopera- necesaria la disposición de mecanismos de preser-
ción, articulación y coordinación permanente entre vación a largo plazo, pues estos se deben conservar
las áreas de tecnologías de la información, gestión electrónicamente, es decir, en el mismo medio en el
documental, auditorías internas y usuarios. cual fueron originados. La preservación digital a largo
plazo entonces es abordada desde el artículo 13 al 17
• Obligaciones legales: aspectos jurídicos del sector, de la siguiente forma:
de la entidad y de gestión documental.
• Se debe garantizar la conservación de los docu-
• Limitaciones de la entidad, en términos jurídicos,
mentos electrónicos en el mismo formato en que se
financieros y las limitaciones técnicas, respecto de
originaron inicialmente, o en cualquier otro que, a
la infraestructura tecnológica con que cuenta la en-
través de procesos de migración según la Tabla de
tidad.
Retención Documental, garanticen la autenticidad,
• Necesidades de los usuarios, en cuanto a medios integridad, disponibilidad y confiabilidad.
[Andrés Sáenz Giraldo]

tecnológicos y capacitación, con base en la evalua-

ción de la capacidad técnica de la entidad y el nivel • Se debe garantizar la preservación a largo plazo de
de conocimiento de los usuarios. los documentos electrónicos y los componentes
que lo integran, tales como los metadatos, la firma
• Buenas prácticas establecidas al interior de la enti- digital, el estampado cronológico y la constancia de
dad, guías, normas técnicas y estándares vigentes. verificación del certificado electrónico, a través de
mecanismos de neutralidad tecnológica.
En el Acuerdo, además, se reglamenta la elaboración
de medidas de prevención de los riesgos asociados a la
• Se deben adoptar políticas, medidas y estándares
preservación de los documentos digitales, tales como
necesarios para la conservación a largo plazo de los
la obsolescencia de la tecnología en formatos, hardware
y software, los desastres naturales, los ataques ciberné- documentos electrónicos por parte de las autoridades
ticos, las fallas o errores organizacionales o humanos. e instituciones para facilitar el acceso a largo plazo.
Para mitigar estos riesgos, el Archivo General de la Na-
• Los repositorios digitales de expedientes electróni-
ción determina que se pueden utilizar estrategias de
preservación a largo plazo, las cuales deben estar debi- cos que sean prestados como un servicio por parte
damente documentadas y justificadas de acuerdo con de las autoridades o instituciones, deben ser confia-
la selección que realice cada institución. Las estrategias bles para la preservación a largo plazo de acuerdo
son migración, emulación, replicado o refreshing. con lo establecido en las Tablas de Retención Do-
cumental de cada institución. Mínimamente se
3.2.4. Acuerdo 003 de 2015 debe garantizar lo siguiente (Archivo General de la
Nación, 2015):
El Archivo General de la Nación expidió el Acuerdo
003 en el año 2015, con el objeto de reglamentar la
gestión de documentos electrónicos en las entidades 1. El acceso a largo plazo de los documentos
del Estado, generados y recibidos como resultado del electrónicos de archivo producidos por
uso de medios electrónicos en los procedimientos ad- las autoridades.

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 2. El monitoreo, planeación y mantenimien- nerales, pues las condiciones técnicas o estándares
to de todos los documentos electrónicos fueron delegados en el Archivo General de la Nación
de archivo generados. para que impartiera las políticas que deben surtir las
instituciones para la preservación de sus documentos
3. El mantenimiento, así como la estrategia electrónicos. Precisamente, el Decreto Único Regla-
para la implementación de programas de mentario del Sector Cultura 1080 de 2015 presenta,
preservación a largo plazo. por un lado, la delegación en el Archivo General de la
Nación para que establezca los estándares técnicos
• El Archivo General de la Nación debe definir los re- para la preservación digital y, por otro, la inclusión de
quisitos que deben cumplir las entidades y empresas la preservación a largo plazo como uno de los procesos
que presten servicios de custodia electrónica y alma- de la gestión documental en Colombia (Ministerio de
cenamiento de documentos electrónicos públicos. Cultura, 26 de mayo de 2015).
• Se establece además que el Archivo General de la A pesar de que el Archivo General de la Nación ha
Nación podrá ofrecer servicios de repositorio digi-

[La preservación digital en Colombia: un análisis desde la perspectiva normativa]

publicado dos acuerdos sobre preservación digi-
tal confiable para las instituciones públicas que no
tal: Acuerdo 006 de 2014 que reglamenta el SIC y el
cuenten con la infraestructura tecnológica adecuada.
Acuerdo 003 de 2015 que reglamenta la existencia de
repositorios digitales confiables, realmente no esta-
3.3. Análisis general sobre las normas de preserva-
ción digital en Colombia blece estándares, modelos, estrategias, instrumentos
o herramientas técnicas normalizadas para la preser-
Como la Ley General de Archivos de Colombia data vación de los documentos electrónicos o digitales de
del año 2000, y es alrededor de este período que se archivo. Por el contrario, de acuerdo con lo establecido
empiezan a generar estudios técnicos e investigacio- en el artículo 16 del Acuerdo 003 de 2015, reglamenta
nes ligadas al uso de las tecnologías y la informática que las instituciones públicas sean las encargadas de
aplicables a los archivos, la Ley en sí misma conside- definirlas y aplicarlas, poniendo en riesgo la preser-
ra solo la conservación para los documentos análogos vación del patrimonio documental digital debido a la
y no para los documentos digitales; en tal sentido, realidad archivística del país, en la cual los archivos
reglamenta aspectos como depósitos de archivo, con- están a cargo de funcionarios que, en su mayoría no
diciones ambientales y soportes. La estimación de la poseen la formación profesional adecuada, además de
preservación a largo plazo, como un proceso de la ges- que los recursos son limitados para el contexto so-
tión documental relacionada con la preservación en el cial de cada uno de los territorios. En este sentido, los
tiempo de los documentos electrónicos de archivo, de- estándares formulados por el Archivo General de la
viene como consecuencia de los resultados propios de Nación para la preservación a largo plazo, de acuer-
las investigaciones en este campo y de las experiencias do con lo establecido en el Decreto 1080 de 2015, han
de los archivos en su realidad por preservar los docu- sido políticas generales enmarcadas en reglamentar
mentos generados en ambientes digitales. los planes de preservación digital a largo plazo para
las instituciones públicas y la apropiación de los re-
Este efecto entonces es normalizado por el Ministerio positorios digitales confiables como mecanismos para
de Cultura y por el Archivo General de la Nación a conservar los documentos electrónicos o digitales de
través de decretos o acuerdos que, mediante interpre- archivo a largo plazo, pero son las instituciones quie-
taciones y articulaciones, reglamentan lo concerniente nes deben cumplir con la normativa en la cual deben
a la conservación ligada a las nuevas estrategias digita- condicionar y delimitar todos los aspectos técnicos
les de preservación, pero a partir del año 2012. De esta para la preservación de sus documentos digitales.
forma, el país, en su estructura jerárquica normativa,
reglamentó las condiciones generales de preservación Es importante señalar que, a pesar de la reglamentación
a largo plazo que deben cumplir las instituciones pú- establecida en las normas analizadas, el Archivo Gene-
blicas en la gestión de sus documentos electrónicos ral de la Nación aún no presta el servicio de repositorio
de archivo. Estas condiciones son en todo caso ge- digital para aquellas entidades que no cuentan con la

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 infraestructura tecnológica, de conformidad con lo es- El Archivo General de la Nación, en sus dos acuerdos so-
tablecido en el parágrafo 2 del artículo 17 del Acuerdo bre preservación digital, Acuerdo 006 de 2014 y Acuerdo
003 de 2015. Este elemento es destacable en la medida 003 de 2015, reglamenta que tanto esta entidad como
en que nos encontramos en un país con una realidad las instituciones públicas serán las encargadas de defi-
archivística y un contexto social, económico y cultural nir los estándares y modelos para la implementación de
que no permite la articulación de los elementos y el de- acciones sobre preservación digital; no obstante, esta si-
sarrollo de estrategias ligadas a la preservación digital tuación alerta a la comunidad archivística del país, debido
a largo plazo para las entidades que, en sus diferentes al contexto en el que se encuentran los archivos: a cargo
niveles, no cuentan con la tecnología suficiente ni los de funcionarios que, como ya se dijo anteriormente, en
recursos para garantizarla. De este modo, si el Archivo su mayoría, no poseen la formación profesional adecua-
General de la Nación no presta este servicio, es proba- da; además, los recursos son limitados para implementar
ble que muchas entidades se encuentren en riesgo de acciones relacionadas con el desarrollo o consecución de
perder su información digital por las limitaciones téc- repositorios digitales confiables basados en modelos de
nicas, administrativas, económicas y tecnológicas. preservación a largo plazo, en las entidades territoriales
(Cruz, J. & Díez, C., 2015). Por lo tanto, es fundamental
4. Conclusiones que el Archivo General de la Nación reglamente acciones
relacionadas con estándares o modelos de preservación a
La preservación digital es uno de los focos de interés de largo plazo para garantizar la continuidad del patrimonio
la archivística actual, y, en sí misma, se constituye en un documental digital.
reto por preservar la accesibilidad y la autenticidad de los
objetos digitales a través del tiempo, los dominios y los Actualmente, el Archivo General de la Nación presenta
cambios del entorno técnico según las necesidades de las en su página web el Proyecto Archivo Digital Nacional
[Andrés Sáenz Giraldo]

comunidades que vayan a usar la información digital. (ADN), como un repositorio documental que permiti-
rá la preservación y acceso del patrimonio documental
Aunque la base normativa colombiana para la preserva- digital de valor histórico y cultural (Archivo General de
ción digital presenta las condiciones generales de este la Nación, 2018), pero aún no se publican las estrategias
campo de acción (diseño e implementación de sistemas metodológicas para conocer su implementación, y para
integrados de conservación, políticas y planes de pre- comprender qué modelo de preservación digital se uti-
servación digital, esquemas de metadatos y repositorios lizó para su parametrización.
digitales confiables), estas no son suficientes para com-
prender la estructura archivística, técnica y tecnológica 5. Referencias
de la preservación digital, y, más aún, en ninguna nor-
ma aborda la reglamentación de modelos aceptados 1. Archivo General de la Nación. (2014). Por medio del
cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI
universalmente para la implementación de acciones de
“Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000.
preservación digital como el modelo OAIS. Esta situación
[Acuerdo 006 de 2014]. DO: 49313. Bogotá.
es aceptada por el Archivo General de la Nación, quien
manifestó que actualmente (2017) tiene en ejecución un 2. Archivo General de la Nación. (17 de febrero de 2015).
convenio con el Instituto Colombiano de Normas Téc- Por el cual se establecen lineamientos generales para
las entidades del Estado en cuanto a la gestión de
nicas y Certificación (ICONTEC), para la adopción de
documentos electrónicos generados como resultado
normas y estándares técnicos internacionales aplicables del uso de medios electrónicos de conformidad con
a la gestión documental, de los cuales el Archivo General lo establecido en el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011,
de la Nación recomienda la NTC-ISO 16363:2017: Siste- se reglamenta el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 y el
mas de Transferencia de Información y Datos Espaciales. capítulo IV del Decreto 2609 de 2012. [Acuerdo 003 de
Auditoría y Certificación de Repositorios Digitales de 2015]. DO: 49431. Bogotá.
Confianza (International Organization For Standar- 3. Archivo General de la Nación. (2017). Desarrollo de
dization, 2012), pero aún sin una mayor elaboración y políticas y procedimientos para la preservación digital.
aplicación para el contexto archivístico colombiano, a Serie: Temas fundamentales de preservación digital. [Trad.
través de una norma reglamentaria. Barnard, A., Delgado, A., & Voutssás, J.]

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nacional-adn [Decreto 1515 de 2013]. DO: 48856. Bogotá.
5. Biblioteca Nacional de Australia. (2003). Directrices para 16. Ministerio de Cultura. (26 de noviembre de 2013). Por
la preservación del patrimonio documental digital. Australia: el cual se corrige el artículo 8° y los literales 5 y 6 del
UNESDOC. artículo 12° del Decreto 1515 de 2013 que reglamenta
6. Casellas, L. (1999). Archivística y nuevas tecnologías: las trasferencias secundarias y de documentos de valor
consideraciones sobre terminología, conceptos y históricos al Archivo General de la Nación y a los
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de http://www.girona.cat/web/sgdap/docs/archivistica_ DO: 48986. Bogotá.
tecnologias_Castella.pdf 17. Ministerio de Cultura. (17 de junio de 2014). Por el cual se
7. Congreso de Colombia. (4 de julio de 2000). Por medio reglamenta parcialmente la Ley 397 de 1997, modificada por
de la cual se dicta la Ley de Archivos y se dictan otras la Ley 1185 de 2008 en lo relativo al Patrimonio Cultural de

[La preservación digital en Colombia: un análisis desde la perspectiva normativa]

disposiciones. [Ley 594 de 2000]. Bogotá. la Nación de naturaleza documental archivística y la Ley
594 de 2000 y se dictan otras disposiciones. [Decreto 1100
8. Congreso de Colombia. (5 de enero de 2009). Por medio
de 2014]. DO: 49185. Bogotá.
de la cual se modifica el Código Penal, se crea un nuevo
bien jurídico tutelado - denominado “de la protección de 18. Ministerio de Cultura. (14 de enero de 2015). Por medio del
la información y de los datos” y se preservan integralmente cual se reglamenta el proceso de entrega y lo transferencia
los sistemas que utilicen las tecnologías de la información y de los archivos públicos de las entidades que se suprimen,
las comunicaciones, entre otras disposiciones. [Ley 1273 de fusionen, privaticen o liquiden; se desarrolla el artículo 20
2009]. DO: 47223. Bogotá. de la Ley 594 de 2000 y el artículo 39 del Decreto Ley 254 de
9. Congreso de Colombia. (17 de octubre de 2012). Por la cual 2000 y se dictan otras disposiciones. [Decreto 029 de 2015].
se dictan disposiciones generales para la protección de DO: 49394. Bogotá.
datos personales. [Ley 1581 de 2012]. DO: 48587. Bogotá. 19. Ministerio de Cultura. (21 de enero de 2015). Por el cual
10. Cruz, J., & Díez, C. (2015). Los costes de la preservación se reglamenta el Título VIII de la Ley 594 de 2000 en
digital permanente. España: Trea. materia de inspección, vigilancia y control a los archivos
de las entidades del Estado y a los documentos de carácter
11. International Organization for Standardization. (2012). privado declarados de interés cultural; y se dictan otras
ISO 16363:2012 Space data and information transfer systems. Audit
disposiciones. [Decreto 0106 de 2015]. DO: 49401. Bogotá.
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(1999-2001). Recuperado de: http://www.interpares.org/ 21. Presidencia de la República de Colombia. (14 de
ip1/ip1_index.cfm diciembre de 2012). Por el cual se reglamenta el Título V
13. Maduro, R., & Rodríguez, J. (2008). Degustando el de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59
sabor de los datos cualitativos. Actualidades investigativas de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en
en educación, 1-22. materia de Gestión Documental para todas las Entidades
del Estado. [Decreto 2609 de 2012]. DO: 48647. Bogotá.
14. Ministerio de Cultura. (13 de diciembre de 2012). Por
el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, 22. Presidencia de la República de Colombia. (5 de junio de
se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el 2014). Por el cual se crea la Comisión Intersectorial para
Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones la Armonización Normativa. [Decreto 1052 de 2014].
relativas a la administración de los archivos del Estado. DO: 49173. Bogotá.
[Decreto 2578 de 2012]. DO: 48643. Bogotá. 23. Presidencia de la República de Colombia. (20 de enero
15. Ministerio de Cultura. (19 de julio de 2013). Por el cual de 2015). Por medio del cual se reglamenta parcialmente
se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones.
transferencias secundarias y de documentos de valor [Decreto 0103 de 2015]. DO: 49400. Bogotá.

Rev. Interam. Bibliot. Medellín (Colombia) Vol. 42, número 1/enero-abril 2019 pp. 87-97 ISSN 0120-0976/ISSN (en línea) 25389866 97