Retos epistemológicos de la archivística

en las entidades privadas en Colombia

Paula Estefanía Navarro Alvarado

Recibido: 20/03/2023 | Corregido: 20/05/2023 | Aceptado: 10/06/2023

e-Ciencias de la Información, volumen 13, número 2, Jul-Dic 2023

DOI: http://dx.doi.org/10.15517/eci.v13i2.54563
ISSN: 1649-4142

¿Cómo citar este artículo?

Navarro, P.E. (2023). Retos epistemológicos de la archivística en las entidades privadas en Colombia. e-Ciencias de la
Información, 13(2). doi: 10.15517/eci.v13i2.54563
 Volumen 13, número 2 | Artículo científico | Jul-Dic 2023 | e-Ciencias de la Información

Retos epistemológicos de la
archivística en las entidades
privadas en Colombia
Epistemological challenges of archival in private organizations in
Colombia
Paula Estefanía Navarro Alvarado1
1

Retos epistemológicos de la archivística en las entidades privadas en Colombia

Paula Estefanía Navarro Alvarado
RESUMEN

Este ensayo nace a partir de la identificación de las necesidades documentales de las entidades
privadas en Colombia, las cuales no deben responder ante el ente rector archivístico de acuerdo
con la ley colombiana. Al respecto, se identifican los retos epistemológicos que enfrenta la
archivística en las entidades privadas, así como los elementos que brindan cientificidad al área,
y se destaca el rol del archivista frente al abordaje de desafíos y la resolución de problemas.
Para ello, se adoptó la técnica de observación pasiva a un proyecto de gestión documental
en una entidad privada, y se corroboraron los datos obtenidos mediante la investigación
bibliográfica. Así, primero, se evidenció el panorama de la archivística en las entidades
privadas; posteriormente, se identificaron y desarrollaron tres retos epistemológicos: la
adaptación de instrumentos archivísticos, el cuestionamiento del concepto de documento, y
el cuestionamiento del alcance de la archivística. Como resultado, la principal característica
que brinda cientificidad y disminuye cuestionamientos es la resolución de problemas basada
en los paradigmas y la teoría propia del área; también, la unanimidad en el gremio acerca
de la aplicación y la adaptación de herramientas archivísticas para garantizar la satisfacción
del usuario. Se concluye que la archivística posee los fundamentos teóricos y los paradigmas
necesarios para afrontar los retos epistemológicos en el campo laboral; sin embargo, en
Colombia, el enfoque del archivista debe ser el usuario, a fin de que la resolución de problemas
sea efectiva y no se aplique la teoría archivística de modo impositivo y burocrático.

Palabras Clave: Resolución de problemas, Epistemología de la archivística,

Organización privada.

ABSTRACT

This essay is born from the identification of the documentary needs of private entities in
Colombia, which should not respond to the archival governing body in accordance with
Colombian Law. Therefore, the epistemological challenges faced by archivists in private
entities are identified, as well as the elements that provide scientificity to the area, and the
role of the archivist in solving challenges and problems is highlighted. This is achieved through
observation without intervention during a document management project in a private entity
and is corroborated by bibliographic research. In this sense, three epistemological challenges
were identified and developed, which are: the adaptation of archival instruments for private
entities, the questioning of the concept of document and the questioning of the scope of
1. Pontificia Universidad Javeriana, Bogotá, COLOMBIA. Correo: [email protected] ORCID:
https://orcid.org/0000-0001-6954-7002
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archiving. As a result, it was identified that the main characteristic that provides scientificity
and reduces questions is the resolution of problems applying the paradigms and the theory
of the area, as well as the unanimity in the union regarding the application and adaptation of
archival tools to guarantee satisfaction. of the user, finally, it is concluded that archiving has
the theoretical foundations and paradigms necessary to face the epistemological challenges
in the labor field, however, in Colombia, the archivist must have a user-centered approach to
guarantee that the resolution of problems is effective, and the archival theory is not applied in
a taxing and bureaucratic way.

Keywords: Problem solving, Epistemology of the archival, Private organization.

1. INTRODUCCIÓN

LPara comprender cómo funciona la archivística en Colombia, hay que

2 conocer la «Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General
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de Archivos y se dictan otras disposiciones», donde se establecen «las

reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado»
(Secretaría del senado, 2023, párr. 1). A grandes rasgos, se define su ámbito
de aplicación, se nombran órganos asesores coordinadores y ejecutores, se
hace una categorización de archivos públicos, se dan lineamientos sobre
administración de archivos, gestión de documentos, archivos privados,
control y vigilancia, entre otros aspectos.

Según establece esta ley, la archivística en Colombia funcionará a partir del

Sistema Nacional de Archivos, el cual está integrado por el Archivo General
de la Nación y los archivos de las entidades del Estado en cualquiera de los
niveles de la organización administrativa y territorial y, de ser necesario,
algunos archivos privados. Este sistema es coordinado por el Archivo General
de la Nación y busca normalizar la función archivística, así como la gestión
documental y los procesos archivísticos que la componen, todo en aras de
preservar el patrimonio documental, la atención a la ciudadanía y facilitar el
acceso a la información en las entidades del Estado (Secretaría del senado,
2023).

En ese sentido, todas las entidades públicas estatales y las privadas con
funciones públicas deben dar cumplimiento a la ley mencionada y a todas
las demás leyes, decretos o artículos emitidos para los archivos y la gestión de
documentos tanto físicos como electrónicos y, consecuentemente, atender a
las circulares o los instrumentos emitidos por el Archivo General de la Nación.

Entonces, los organismos totalmente privados no están en obligación de

aplicar al pie de la letra el marco normativo ni técnico respecto a los archivos,
en consecuencia, es posible encontrar situaciones en donde se adaptan
conceptos o herramientas archivísticas con el fin de justificar su cultura
organizacional y poder funcionar bajo sus propias directrices o parámetros.
Esto, básicamente porque las entidades son libres de establecer sus reglas
internas para la gestión de los documentos en sus procesos, sin un modo
estandarizado o normalizado de proceder, ya que ningún ente los supervisa
(Sogamoso Gómez, 2019).

A causa de dicha excepción a la responsabilidad de cumplimiento teórico,

práctico o normativo, la archivística puede encontrar retos epistemológicos
relacionados con justificar su quehacer, mantener la rigurosidad y al mismo
tiempo comprender a la entidad y adaptarse a sus necesidades; caso contrario
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al ámbito público, donde nunca será cuestionada dado que por ley se debe
implementar. Considerando tal escenario, se plantea la siguiente pregunta:
¿Qué retos epistemológicos pueden surgir en las entidades privadas y
cómo aplicar la teoría archivística para la superación de estos, asegurando
cientificidad y satisfacción al usuario?

La presente investigación nació con el fin de conocer y exponer el panorama

de la archivística en las entidades privadas, y se inspiró en un proyecto de
gestión documental llevado a cabo en una institución privada, de la cual
omitimos su nombre por razones de confidencialidad. En medio del desarrollo
del proyecto de gestión documental, se identificó la diferencia sustancial de
prestar servicios archivísticos a una entidad pública versus prestar servicios
archivísticos a una entidad privada. De tal modo, se reconoció una incógnita
en torno a la práctica de los fundamentos y las herramientas archivísticas en
el último tipo.

Se recurrió a la observación pasiva y a la investigación bibliográfica para 3

Retos epistemológicos de la archivística en las entidades privadas en Colombia

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determinar los retos epistemológicos y, a su vez, demostrar la hipótesis de
que la archivística posee los fundamentos y las herramientas científicas para
superar los retos epistemológicos presentes en las entidades privadas.

Las principales fuentes de referencia fueron aquellas académicas en las cuales

se manifestara la aplicación de la archivística en entidades privadas, aunque,
de acuerdo con los resultados de búsqueda, es insuficiente el estudio sobre
retos de la archivística en organizaciones de carácter privado. Así mismo, se
tuvieron en cuenta autores que dominan conceptos teóricos de la archivística,
de la información y de la filosofía de la ciencia.

Lejos de debatir sobre la regulación de la archivística, se pretende, en primer

lugar, identificar los retos epistemológicos que enfrenta dicha materia en las
entidades privadas de Colombia; segundo, identificar los elementos que le
brindan cientificidad; y, por último, destacar el rol del profesional archivista
en el abordaje de retos y la resolución de problemas del área.

2. REFERENTE TEÓRICO

En primera instancia, se debe tener claridad sobre el término epistemología,

comúnmente entendida como aquella rama de la filosofía encargada de la
reflexión y el análisis de la razón de ser del conocimiento. De igual manera,
Jaramillo (2003) la define como aquella «que estudia la génesis de las
ciencias» (párr. 5). Ahora bien, se entenderá por epistemología el estudio y
el análisis de los «elementos que procuran la adquisición de conocimiento e
investiga los fundamentos, límites, métodos y validez del mismo» (Ceberio y
Watzlawick, 1998, como se citó en Jaramillo, 2003, párr. 3)

Teniendo en cuenta lo anterior, un reto epistemológico es un cuestionamiento

respecto a la esencia, las causas, los fundamentos, los límites y los métodos
de una ciencia ya establecida; eso resulta ser un desafío para la ciencia
cuestionada, dado que debe defender su validez y posición a partir del
conocimiento que la compone. Por consiguiente, para aplicar este concepto
a la archivística, es necesario, ante todo, conocer su definición y alcance.
Según Cruz Mundet (2011), se concibe como «la ciencia de los archivos, y
que como tal ciencia está integrada por un conjunto de conocimientos y de
métodos para el tratamiento de los documentos y de los archivos» (p.16).
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Por su parte, el Consejo Internacional de Archivos la asume como «el

estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas
concernientes a las funciones de los archivos» (Cruz Mundet, 2011). También,
la archivística tiene ámbitos de aplicación, que pueden ser

1. La teoría archivística: integrada por la historia, los conceptos y

paradigmas archivísticos.
2. La producción e interpretación de los documentos: compuesta
por el conocimiento de la tipología de fondos y de documentos,
públicos y privados, su caracterización, generación e interpretación.
En este último aspecto, la interpretación, intervienen parcialmente
las ciencias y técnicas historiográficas aplicables a determinadas
categorías de documentos históricos.
3. La gestión de los documentos: entendida como el conjunto de
normas, técnicas y conocimientos aplicados al tratamiento de los
4 documentos desde su diseño hasta su conservación permanente.
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Podemos afirmar que bajo este rubro se agrupa el núcleo de nuestra

ciencia, con aspectos tales como la clasificación, la ordenación,
la instalación, la descripción, la transferencia, la identificación, la
valoración, la selección y la eliminación, sin ánimo exhaustivo. (Cruz
Mundet, 2011, p.18)

Dichos ámbitos resultan útiles para comprender el campo de trabajo de esta

ciencia y así poder reflexionar sobre sus límites y, por ende, en los posibles
retos a afrontar durante el desarrollo de sus actividades. En detalle, el primer
ámbito refiere a la consolidación de los conocimientos como ciencia y a un
enfoque investigativo; el segundo, al tratamiento del patrimonio documental
histórico que requiere de técnicas como paleografía, diplomática, tratamiento
de textos manuscritos, grafometría, restauración, análisis cromatográficos
para analizar la composición del papel, tintas o telas, entre otras (Riesco
Terrero, 1998); finalmente, la gestión documental -objeto de análisis de este
ensayo-, que implica posibles retos a la hora de ejecutar las técnicas y los
conocimientos respecto al manejo de documentos físicos o electrónicos
producidos en organizaciones.

En ese orden de ideas, y con el fin de entrar en la discusión de cuáles retos

epistemológicos podría tener la archivística en Colombia, entenderemos
como entidad privada aquella organización, institución o entidad que no es
propiedad del Estado, sino, de una persona natural o jurídica.

A partir de la investigación de la literatura y del contexto laboral, se

identificaron ciertos aspectos sobre el panorama de la archivística, los cuales
se clasificaron en tres categorías: aspectos normativos, alusivos a cómo las
entidades privadas toman como referencia la normativa nacional sobre
la gestión de documentos; aspectos conceptuales o teóricos, asociados
con el modo en que se perciben y aplican los conceptos fundamentales
del área; el uso y la utilidad de instrumentos archivísticos en las entidades.

2.1 Panorama de la archivística en entidades privadas

2.1.1 Aspectos normativos

De acuerdo con el contexto laboral y con la literatura, las entidades privadas

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no estiman como necesario el apegarse a las políticas y normativas emitidas

a nivel nacional, dado que, según la ley, no están obligadas a rendir cuentas
ante el Archivo General de la Nación (Sogamoso Gómez, 2019). A pesar de tal
hecho, por medio de la Resolución 8934 de 2014 se determinaron directrices
en materia de gestión documental y organización de archivos que deben
cumplir los vigilados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Sin embargo, muchas empresas privadas en Colombia no son conscientes

de la gestión documental en sus procesos y pasan por alto las regulaciones
(Sogamoso Gómez, 2019). De hecho, varias de ellas no caen en cuenta de
que deberían adoptar pautas de gestión documental hasta que ven latente
la necesidad de organizar su documentación, debido a problemas de
accesibilidad, disponibilidad o almacenamiento. Es ahí cuando acuden a los
servicios archivísticos para solventar sus requerimientos particulares.

2.1.2 Aspectos conceptuales y teóricos

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Retos epistemológicos de la archivística en las entidades privadas en Colombia

Paula Estefanía Navarro Alvarado
El quehacer como archivista ha evidenciado que las entidades privadas
discuten respecto a conceptos como documento, información y gestión
documental. En este ensayo se analizará únicamente la discusión en torno
al documento. Como archivistas, la noción de documento es básica y
fundamental, y se entiende de modo uniforme en el campo, pero puede
generar discusión o ruido entre otras áreas del conocimiento que forman
parte de las labores de una entidad privada.

En efecto, distintas entidades privadas brindan poca importancia a los

documentos debido a la percepción que tienen sobre estos. Por ejemplo, para
muchas organizaciones, el documento es un papel físico donde se registra
contenido, se trata de esos papeles que llegan a un punto de recepción para
ser radicados y tramitados. En ese sentido, aquellas áreas de una entidad que
no produzcan o reciban documentos físicos, sencillamente, de acuerdo con
su percepción, no gestionan documentos.

Esta coyuntura también se debe a la promoción internacional de evitar el uso

del papel y aumentar el uso de herramientas tecnológicas para producir y
administrar información. Pero, si la entidad entiende por documento aquello
que es meramente físico, entonces la idea de un documento electrónico es
inexistente. Es decir, el concepto atribuido a los documentos influye en la
importancia que se les otorga a estos y, por ende, a la gestión documental y
a su idea de utilidad.

Si bien es cierto que tanto una política de gestión documental como un

programa de gestión documental ayudarían a normalizar estas brechas
conceptuales y a favorecer la unanimidad en la entidad, ciertamente el punto
de origen de la mucha o poca importancia dada al concepto de documento
determinará el rol que desempeñará la gestión documental, el archivista, las
herramientas y los fundamentos existentes en el área.

2.1.3 Aplicación de instrumentos archivísticos

La aplicación de los instrumentos archivísticos en la entidad puede variar

dependiendo del sentido de importancia y del conocimiento acerca de la
archivística. Es decir, que el empleo preciso de los instrumentos se dará de
acuerdo con la cultura de la entidad, sus propias necesidades, ajustándose a
su juicio de lo que es o no es útil.
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Algo que también influye en el ámbito archivístico de estas entidades es su

tamaño; en empresas multinacionales existe mayor interés por normalizar
o formalizar algunas prácticas, lo cual requiere el diseño de instrumentos
archivísticos; mientras tanto, en entes más pequeños, los mismos funcionarios
determinan las prácticas más adecuadas para ellos, que, durante un tiempo,
pueden funcionar, hasta el momento cuando se hace latente la necesidad de
normalizarlas y diseñar instrumentos archivísticos.

Por ejemplo, algunas entidades tienen Tablas de Retención Documental (TRD)

o Tablas de Valoración Documental (TVD), pero sin cuadros de clasificación,
instrumento que, según la normativa y teoría archivística, debería estar
consolidado para poder levantar una TRD o una TVD; con todo, en varios
casos sí es posible encontrar programas de gestión documental, cuadros
de clasificación, TRD y TVD (Sogamoso Gómez, 2019). Otras entidades más
pequeñas carecen de cualquier tipo de instrumento archivístico, de práctica
6 normalizada relativa a la gestión de documentos, o de políticas definidas
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que anuncien el compromiso de directivos para garantizar una gestión de

documentos adecuada.

2.1.4 Aplicación de procesos de gestión documental

Este aspecto es similar al anterior, pues el diseño y la implementación de estos

procesos varía de acuerdo con la necesidad de la entidad y la importancia
otorgada a la archivística. Así pues, el panorama muestra entidades privadas
grandes donde existe manejo de ventanillas de radicación y, teniendo en
cuenta que poseen TRD y TVD, es notorio que debe haber alguna clase de
procedimiento de transferencia y valoración de documentos, aunque quizá
no del mismo modo en que lo plantea la norma, dado que no deben hacer
transferencia documental a archivo histórico, pero podrían tener un espacio
destinado a almacenar todo aquello de valor histórico. También, es normal
hallar instituciones sin ningún tipo de procedimiento de gestión documental,
tal vez uno mínimo para la recepción de documentos, o con algunas prácticas
improvisadas para la organización y el almacenamiento documental.

2.1.5 Retos epistemológicos identificados

En ese orden de ideas, a partir del panorama se identificaron los siguientes

retos epistemológicos para la archivística:
• Adaptación de instrumentos archivísticos: El reto principal para el
archivista es que debe modificar el instrumento en aras de solucionar
una necesidad del usuario o, incluso, llegar a obviar el desarrollo de
ciertos instrumentos que la entidad no considere necesarios.
• Cuestionamiento del concepto documento: Supone un reto para
el profesional debido a que desafía al archivista a evaluar lo que
la entidad considera como documento y disponerlo en términos
digeribles a partir de consensos, diálogo o estrategias hasta llegar a
la percepción adecuada.
• Cuestionamiento del alcance de la archivística: Es un reto para el
profesional que, al no comprender su alcance, la entidad prive de la
importancia adecuada a la archivística, por lo que el profesional debe
sustentar su valor.

A continuación, se explica por qué los anteriores retos epistemológicos son

considerados como tales y se complementarán los argumentos tomando en
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cuenta los aportes de teóricos identificados.

3. RETOS EPISTEMOLÓGICOS DE LA ARCHIVÍSTICA EN

ENTIDADES PRIVADAS

3.1 Adaptación de instrumentos archivísticos

Considerando el concepto de paradigma como «realizaciones científicas

universalmente reconocidas que, durante cierto tiempo, proporcionan
modelos de problemas y soluciones a una comunidad científica» (Kuhn,
1971, como se citó en Alonso Varela et al., 2015, p. 114), se tiene que «lo que
hace la cientificidad de un grupo disciplinar es su capacidad de resolver
problemas» (Melogno, 2012), sobre todo, acudiendo a las herramientas que
le proporciona su paradigma. Sobre ese particular, aquello que más brinda
cientificidad a la archivística es, en primer lugar, tener una fundamentación
teórica, o sea, un paradigma o, en el caso de las ciencias sociales, varios
paradigmas; en segundo lugar, la resolución de problemas de su campo.

Por consiguiente, la adaptación de instrumentos archivísticos no presupone

que se cambie el o los paradigmas, pues esto ocurriría en caso de que ya no
sean suficientes; más bien, los instrumentos archivísticos no son paradigmas,
sino herramientas. Es decir, el archivista que deba solucionar problemas en
las entidades privadas no debería considerar la adaptación de instrumentos
archivísticos como una medida errónea que indica menos cientificidad, pues
dicha adaptación se da en aras de ser útiles y funcionales para las entidades.

Lo dicho supone un cuestionamiento epistemológico, por cuanto al interior

del gremio no hay un consenso sobre aspectos como este, al contrario, se
ha mantenido una división constante entre positivistas y postmodernos,
principalmente, porque se trató de un cambio desde el primer enfoque, que
partía de la custodia física de los documentos para garantizar su protección y
control por medio de la posesión física y legal, a un enfoque nuevo, donde los
sistemas de información vinieron a formar parte. De ahí, nació la inquietud
de mantener el enfoque positivista de custodia física en la realidad de un
ambiente digital para los documentos electrónicos (Mena Múgica, 2017).

Referente a la tendencia positivista, se trata de una concepción más

tradicional, aplica normatividad y técnicas tal cual están diseñadas; en cambio,
la tendencia postmoderna es más abierta, flexible y apegada al contexto de
la sociedad y las ciencias de la información (Alonso Varela et al., 2015). En
consecuencia, con la perspectiva postmoderna se afirma que existe un
escepticismo en la profesión archivera ante el exceso de teoría,
especialmente cuando, por un lado, la teoría toma a veces la
apariencia de fórmula impositiva de oscuros conceptos que delatan
un escaso conocimiento de las realidades profesionales o diferencias
de espacio y de tiempo y, por otro lado, estropeadas a veces por
una jerga añadida, un autoindulgente cenagal de subjetividad y de
ofuscación (Cruz Mundet, 2011, p. 27)

En relación con lo anterior, la adaptación de instrumentos archivísticos es un

reto epistemológico para los profesionales, no porque las entidades privadas
así lo requieran, sino porque esto impulsa a los profesionales a repensar y
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evaluar si es o no es correcto hacerlo de acuerdo con su fundamentación

teórica. Y esto responde únicamente a la falta de consenso en el gremio y de
madurez disciplinar (Khun, 1971, como se citó en Alonso Varela et al., 2015):
algunos imponen de manera estricta la normativa y la teoría y otros creen
que no siempre debiese ser de tal modo. Aquella burocracia en la aplicación
de instrumentos archivísticos debe ser la cuestionada; el profesional debe
orientarse al usuario y lograr distinguir entre sus herramientas y fundamentos,
lo esencial de lo que no lo es. Tampoco se trata de hacer todo aquello que
el usuario plantee, antes bien, se necesita identificar su particular necesidad
y cómo, por medio del conocimiento esencial y aplicable, solucionar su
problema. En razón de la ausencia de unanimidad, algunos profesionales
posiblemente sean duramente cuestionados por otros colegas ante la
adaptación de herramientas, generando así un debate epistemológico.

3.2 Cuestionamiento del concepto de documento

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Conforme al panorama expuesto en el punto anterior, se procede a una

reflexión y un análisis de por qué algunas entidades privadas tendrían una
determinada percepción de documento, cómo el archivista puede afrontar
este reto siguiendo los fundamentos teóricos, y de qué modo garantizar la
cientificidad en el área y la satisfacción del usuario.

Es importante destacar que la percepción de documento estará marcada

por el quehacer de la entidad. Por ejemplo, probablemente, en una firma
de abogados no sea tan alejada la idea de un documento electrónico dado
que, como parte de sus actividades, deben administrar documentos tanto
en físico como en distintos soportes. Mientras que, seguramente, en las
organizaciones financieras dicho concepto se asuma de modo distinto, ya
que aquello que gestionan con prioridad y en mayor cantidad son datos
resultantes de transacciones o información no estructurada; aquí pueden
ocurrir dos situaciones: primero, que traten como documento todos esos
datos transaccionales, en tanto están registrados en un medio; segundo, que
al concebir un documento como un material físico no contemplen todos sus
datos transaccionales de valor como documentos y, por ende, el documento
pase a un tener un rol secundario en sus procesos.

Esto sucede, además, porque el énfasis en la tecnología digital ha interferido

en la asignación de los documentos digitales como documentos (Levy, 1994).
Teniendo en cuenta que la tecnología está compuesta por una cadena de
bits, la forma física usual de proyectar el documento en papel es insuficiente
(Buckland, 1998).

Ahora bien, Otlet (1934, como se citó en Buckland, 1998) estableció el

concepto de documento como registros gráficos y textuales de ideas
intangibles o de objetos tangibles; estos objetos en sí mismos pueden ser
considerados como documentos, a saber, un artefacto, una pieza artística,
entre otras cosas. A su vez, Briet (s.f., como se citó en Buckland, 1998) ilustró
esta noción al decir que una estrella en el cielo no es un documento, pero una
fotografía de ella sí lo es; una piedra en un río no es un documento, pero una
exhibición en un museo de la piedra sí lo es; o un antílope en la selva africana
no es un documento, pero al ser exhibido en un zoológico y capturado como
objeto de estudio sí lo es.

En ese orden de ideas, todo aquello que es capturado (entendido como la

recopilación de datos) y registrado en un medio o soporte es un documento.
 Volumen 13, número 2 | Artículo científico | Jul-Dic 2023 | e-Ciencias de la Información

Entonces, resulta posible afirmar que los datos transaccionales generados

en un proceso o actividad de una organización financiera, los cuales son
registrados en un soporte físico y un medio electrónico, son documentos.
De tal forma, una de las principales razones por las cuales puede existir un
debate en las entidades privadas sobre la esencia del documento físico y
electrónico radica en sus componentes. Un documento físico tiene información
registrada, brinda un contexto de su creación, tiene una estructura física para
identificar sus partes. En contraste, un documento electrónico no siempre
tiene una estructura física clara y un contexto específicamente identificable:

mientras que la estructura es una parte integral y aparente del

documento tradicional, y uno de los principales criterios para
valorar su autenticidad; la del documento electrónico no es tan
aparente, sino que depende del hardware y del software, hasta el
punto de cambiar cuando se pasa de un medio a otro, por lo que
no puede tener el mismo valor que en el tradicional. La estructura
lógica, por otra parte, lo identifica y representa los elementos de su 9

Retos epistemológicos de la archivística en las entidades privadas en Colombia

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estructura interna, la que le ha dado su creador. Para considerarlo
completo y auténtico el documento debe conservar esta estructura
originaria … El documento electrónico carece de los elementos
que en uno tradicional permiten establecer su contexto funcional y
administrativo, esa función la cumplen los metadatos, que describen
cómo se ha registrado la información, cuándo y por quien, cómo está
estructurada, cuándo se ha utilizado. (Cruz Mundet, 2011, p. 33)

En otras palabras, para comprender el contexto de un documento electrónico

se requieren metadatos que lo describan, aspecto que en un documento físico
es mucho más sencillo de identificar. Además, la estructura del documento
electrónico viene a ser más abstracta dado que depende del sistema y
del equipo físico que lo componen. Por tanto, si las entidades privadas
entienden esta teoría, comprenderán que aquellos datos transaccionales que
representan su información núcleo también son documentos y que carecer
de una estructura o contexto concreto como los de un documento físico, no
significa que no lo sean.

En efecto, el documento debe ser comprendido desde su función y no desde

su formato; como aquella evidencia y registro de ideas, cosas tangibles o
intangibles, independientemente de que se registren en una tecnología
diferente, sea a partir de bits o de tinta. Por lo que, una fotografía, una base de
datos, un pantallazo de un chat o una información no estructurada también
son documentos. En consecuencia, deberíamos esperar que los documentos
tomen diversas formas en los contextos de diferentes tecnologías, así como
deberíamos esperar la gama de lo que podría considerarse un documento en
un entorno digital y en papel (Buckland, 1998).

Cada entidad y organización privada es un mundo diferente y parte de la

belleza de la archivística es la capacidad de adaptabilidad para solucionar
problemas usando su conocimiento. Por consiguiente, el archivista puede
idear estrategias dirigidas a quienes cuestionan el concepto de documento,
con el fin de ampliar su percepción de manera gradual. Dentro de dichas
estrategias, está el incluir series o tipologías documentales de la información
no estructurada, con lo cual se demostrará que todo tipo de información
es parte de la gestión documental. Sin embargo, hay que tener en cuenta
que para declarar un documento de archivo este debe ser inmodificable y,
posiblemente, la información no estructurada siga actualizándose; por tanto,
se puede definir una periodicidad en la que este tipo de información sea
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declarada como tal, de ese modo, al ser incluida en las TRD comenzará a ser
percibida de manera más amplia.

En síntesis, resulta extremadamente necesario sentar unanimidad sobre lo

que una entidad entiende por cosas como conocimiento, información, datos,
gestión documental o cualquier otro concepto y, a la par, entender cuál es
la documentación producida, en qué cantidad, en qué soportes y medios se
registra y cuál es la más importante, porque si el archivista sabe esto, puede
utilizarlo a su favor para atender las problemáticas, otorgar cientificidad a su área,
satisfacer al usuario y aportar valor a partir de los paradigmas de la archivística.

3.3 Cuestionamiento del alcance de la archivística

Un escenario frecuente y bastante discutido en la literatura es la lucha

permanente de la archivística por demostrar su rol y valor en las entidades,
10 esto, porque generalmente no se concebía la importancia de la gestión de
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documentos y todas sus implicaciones hasta que, debido a la pandemia,

las organizaciones se dieron cuenta de la importancia de poseer
estrategias e instrumentos para dar continuidad a sus actividades. Gracias
a ello, en Colombia, los archivistas tuvieron la oportunidad de probar
que la información, los documentos, la organización, la clasificación, la
disponibilidad, la integridad y el control de los activos, no solo recaen en
las áreas de tecnología, contabilidad, derecho o administración, sino que
también hay funciones únicamente a cargo de la archivística.

Si bien, la pandemia hizo notar esta necesidad a las entidades tanto públicas
como privadas, no termina de ser un desafío para los archivistas el visibilizar
su rol y establecer que sus funciones van más allá de la custodia de un
archivo físico de documentos. Mucho se debe a lo ya mencionado en puntos
anteriores: la cultura organizacional y la percepción sobre el documento
determina un camino y prioridad para la labor de la archivística.

Además, esto puede atribuirse a que, desde sus inicios, la archivística

estuvo subordinada y operaba en función del derecho, la diplomacia, la
administración y la bibliotecología, por lo que no tenía independencia y se
hallaba limitada para fijar la orientación de la formación archivística (Cruz
Domínguez, 2017). Estos antecedentes posiblemente marcaron una imagen
errónea de la archivística, en tanto, al ser multidisciplinar y ayudar a otras
áreas, deba estar condicionada teóricamente por ellas.

Con el fin de sentar las reglas sobre el ejercicio de la archivística, Lodolini

(1989) afirmó que

El archivista no debe tener en cuenta el interés de los estudiosos de

otras disciplinas, que debe seguir exclusivamente los dictados de
la Archivística, que es una ciencia completa en sí y que posee una
dignidad igual a la de cualquier otra disciplina, es decir, que es una
ciencia autónoma. (Lodolini, 1989, como se citó en Cruz Domínguez,
2017, p. 53)

La archivística debe ser capaz de solucionar problemas para cualquier área

del conocimiento, porque básicamente todas requieren de sus fundamentos
y de sus herramientas para garantizar que su conocimiento exista mediante
procesos de preservación, organización, gestión, conservación, restauración,
etc. No obstante, debe haber una línea divisoria entre comprender la
 Volumen 13, número 2 | Artículo científico | Jul-Dic 2023 | e-Ciencias de la Información

necesidad del otro y que este le indique a la archivística cómo solucionar el

problema.

Otra de las razones por las cuales el alcance de la archivística es cuestionado

es la influencia de los mismos archivistas. De acuerdo con lo expuesto en el
reto «Adaptación de instrumentos archivísticos», al interior del gremio no se
ha logrado un consenso ni la unanimidad sobre cuáles herramientas deben
aplicarse de manera exhaustiva y cuáles no; tampoco hay una normalización
sobre en qué se debería ser flexible y en qué no:

Se dan numerosas discusiones sobre sus bases teóricas. Desde el

establecimiento de su objeto de estudio, hasta su estatus disciplinar,
pasando por las diferencias en los métodos e instrumentos aplicados
para llevar a cabo las tareas archivísticas. Como consecuencia de ello,
el avance disciplinar y de la comunidad archivística se encuentra con
dificultades, ya que le resulta difícil alcanzar el éxito en la resolución
de los problemas disciplinares, y como consecuencia, la unificación 11

Retos epistemológicos de la archivística en las entidades privadas en Colombia

Paula Estefanía Navarro Alvarado
dentro de la comunidad de los profesionales de los archivos. (Alonso
Varela et al., 2015, p. 121)

De manera que, aquello que brindará cientificidad al campo laboral será el

logro de un consenso en el gremio, no solo sobre paradigmas (que ya se
tienen identificados), sino, sobre todo, para resolver problemas, aspecto que,
como bien se mencionó en los retos anteriores, verdaderamente otorgará
valor y cientificidad. De lo contrario, si dentro del mismo gremio continúan
presentes, los cuestionamientos sobre el alcance de la archivística, así
como sobre sus instrumentos y conceptos seguirán evidenciándose en las
entidades privadas.

.4. CONCLUSIONES

Respecto a los objetivos planteados en este ensayo, y de acuerdo con el

panorama de la archivística en las entidades privadas, se concluye que se
pueden presentar tres retos epistemológicos para los archivistas, los cuales
implican la adaptación de instrumentos archivísticos, el cuestionamiento del
concepto de documento y el cuestionamiento del alcance de la archivística.

A lo largo del desarrollo de dichos retos epistemológicos, se identificó

que la principal característica que brinda cientificidad a la archivística es la
resolución de problemas basada en los paradigmas y la teoría propia del
área; asimismo, el manifestar unanimidad respecto al uso de las herramientas
demostrará madurez científica. Además, es destacable que el personaje
principal en la resolución de problemas y el abordaje de retos es el propio
archivista, de quien depende aplicar la teoría considerando la satisfacción de
las necesidades particulares del usuario, aunque el ente no esté obligado a
responder ante el Archivo General de la Nación.

En cuanto a la superación de los retos epistemológicos identificados, se

determinó que la archivística ofrece herramientas gracias a sus paradigmas;
en este caso, los instrumentos archivísticos vienen a facilitar la atención
de problemas en el área. El adaptarlos es un reto epistemológico, porque
el archivista puede tender a percibirlos como paradigmas y no como
herramientas, lo cual indicaría que, si se modifican, se está atentando contra
la cientificidad. Muy por el contrario, al acudir a tales herramientas y aplicar
estrategias o adaptaciones en aras de solventar una situación concreta de
 DOI: https://doi.org/10.15517/eci.v13i2.54563

una entidad privada, se dará lugar necesariamente a la satisfacción y la

cientificidad.

En consecuencia, no es un error adaptar las herramientas para resolver

problemas, aun cuando esto requiera eliminar cierto protocolo impositivo
que para algunas entidades puede resultar innecesario. Lo que sería un error
es atentar contra la esencia del área y sus fundamentos teóricos solo para
no ir en contra de una cultura organizacional, por ejemplo, si se acepta la
percepción limitada de documento.

Respecto al concepto de documento, este no debe ser adaptable o

modificable para que la entidad lo acepte, en su lugar, el archivista debe
apelar a su teoría y utilizar las herramientas de sus paradigmas a fin de
dilucidar el cuestionamiento. A tal efecto, puede recurrir a estrategias que
ayuden a la entidad a ampliar su visión de documento y a consolidar la
importancia del área en sus actividades. La razón por la cual este concepto
12 no debería ser tergiversado, es porque sería contrario a la cientificidad y,
[email protected] | http://revistaebci.ucr.ac.cr | ISSN 1659-4142
Revista e-Ciencias de la Información

en su lugar, se estarían estableciendo los fundamentos conceptuales de la

archivística desde el punto de vista de las entidades privadas y sus áreas de
conocimiento involucradas.

Sobre el cuestionamiento del alcance de la archivística, se resalta que los

archivistas tienen la responsabilidad de lograr unanimidad en torno a
aquellas diferencias ideológicas, de enfoque, conceptuales, de resolución
de problemas, de uso de instrumentos archivísticos entre positivistas y
posmodernos, ya que únicamente por medio de un consenso se podrá
aumentar el reconocimiento del valor y el rol de la archivística en el entorno
laboral de las entidades privadas de Colombia. Desde esa perspectiva, los
cuestionamientos al interior del gremio serán proporcionales a los que se
reciban desde el exterior.

Finalmente, se concluye que la archivística posee los fundamentos teóricos y

las herramientas necesarias para hacer frente a los problemas y retos que se
presenten. Lo esencial que se requiere en entidades privadas de Colombia,
además de aplicar lo expuesto en este ensayo, es fortalecer aún más el
enfoque en el usuario para satisfacer sus necesidades, las cuales son muy
diferentes en las entidades públicas; así se logrará que la aplicación teórica
resulte en utilidad, en lugar de llevarse a cabo por pura burocracia.

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paradigma en la Archivística como problema epistemológico. Palabra
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