Reglamento Comite de Auditoria Procafecol S.A.

REGLAMENTO INTERNO DE FUNCIONAMIENTO DEL
COMITÉ DE AUDITORÍA
PROCAFECOL S.A.
ARTÍCULO 1º. OBJETIVO DEL COMITÉ DE AUDITORÍA.- El Comité de Auditoría tiene como objetivo
primordial apoyar a la Junta Directiva en la toma de decisiones atinentes a los sistemas de control y de auditoría
internos de PROCAFECOL, y al mejoramiento de tales procesos, velando por que los mismos se ajusten a las
necesidades, estrategias y objetivos financieros, administrativos y operacionales establecidos por la Sociedad.
ARTÍCULO 2°.- COMPOSICIÓN DEL COMITÉ DE AUDITORÍA.- El Comité de Auditoría de la Sociedad se

integrará con tres (3) miembros de la Junta Directiva, incluyendo los miembros independientes. Si la Junta
Directiva estuviere conformada por más de dos (2) miembros independientes, entonces el Comité de Auditoría
lo integrarán tres (3) miembros independientes de la Junta Directiva, a elección de la Asamblea General de
Accionistas. Los miembros del Comité de Auditoría serán designados por la Asamblea General de Accionistas,
para períodos de un año, y deberán contar con adecuada experiencia para cumplir a cabalidad con las funciones
que corresponden al mismo.
PARÁGRAFO.- Para efectos de este Artículo, serán independientes en los términos de los Estatutos Sociales
de Procafecol S.A., las personas que además de cumplir con los requisitos que se impongan legalmente, (i)
no hayan sido empleadas por la compañía o sus afiliadas durante los dos (2) años anteriores a la elección; (ii)
no sean asesores o consultores de la compañía, de sus afiliadas o de la Federación Nacional de Cafeteros de
Colombia; (iii) no sean empleadas de un cliente o proveedor importante de la compañía o de sus subsidiarias,
entendiendo por tales, un cliente que represente más del 20% de los ingresos operativos de la compañía o
subsidiaria, o un proveedor cuyos ingresos operacionales provengan en más de un 20% de la compañía o
subsidiaria, quienes se presumirán como importantes para efectos de esta estipulación; (iv) no tengan
contratos de prestación de servicios con la compañía, sus afiliadas, la Federación Nacional de Cafeteros de
Colombia o sus respectivos administradores; (v) no sean un miembro de la familia inmediata de un individuo
que sea, o haya sido durante los dos (2) años anteriores, empleado por la compañía, sus subsidiarias o la
Federación Nacional de Cafeteros de Colombia como administrador; (vi) que no ejerzan, o sean miembros de
un grupo de personas que colectivamente ejerzan control sobre la compañía.
ARTÍCULO 3º. QUÓRUM Y MAYORÍA DECISORIA.- El Comité de Auditoría podrá deliberar y decidir con la
presencia y los votos de la mayoría de sus miembros.
ARTÍCULO 4º. REUNIONES DEL COMITÉ DE AUDITORÍA.- El Comité de Auditoría se reunirá ordinariamente
cada tres (3) meses y, en todo caso, extraordinariamente, cuando sea convocado por la Asamblea General de
Accionistas, la Junta Directiva, el Revisor Fiscal o el Presidente. Cada miembro del Comité de Auditoría tendrá
derecho a un voto. El Comité de Auditoría contará con la presencia del Revisor Fiscal de la Sociedad, quien
asistirá con derecho a voz y sin voto.
PARÁGRAFO.- El Comité de Auditoría tendrá un Presidente, quien será uno de los miembros independientes
y será elegido de su seno por los demás miembros; contará también con un Secretario, quien podrá o no ser
miembro de él y será elegido para cada reunión.
ARTÍCULO 5º. FUNCIONES DEL COMITÉ DE AUDITORÍA.- Además de las funciones establecidas en la ley
y en los estatutos sociales, el Comité de Auditoría, cuya función primordial es prestarle apoyo y asesoría a la
Junta Directiva en la toma de decisiones atinentes al sistema de control interno de la Compañía, auditoría interna
y gestión de tales procesos, ejercerá también las siguientes:
 Financieros
1. Emitir concepto sobre las posibles operaciones que se planea celebrar con vinculados
económicos, verificando que éstas se realicen en condiciones de mercado y que no vulneren la
igualdad de trato entre los accionistas.
2. Velar por que la preparación, presentación y revelación de la información financiera se ajuste a
lo dispuesto en la ley.
 Riesgos
3. Recibir informes del funcionamiento y eficiencia de la función de cumplimiento LA/FT y los

casos asociados a cumplimiento regulatorio que la administración presente al Comité.
4. Supervisar e informar periódicamente a la Junta Directiva sobre la aplicación efectiva de la
Política de Riesgos de la sociedad, para que los principales riesgos, se identifiquen, gestionen
y se den a conocer adecuadamente.
 Auditoría Interna, Control Interno & Ética
5. Definir mecanismos para consolidar la información de los órganos de control de la Sociedad,

para la presentación de la información a la Junta Directiva.
6. Conocer el sistema de Control Interno de la Sociedad así como proponer respecto a este a la
Junta Directiva, la estructura, procedimientos y metodologías necesarios para su
funcionamiento.
7. Supervisar la función de auditoría interna e informar a la Junta Directiva sobre hechos
relevantes.
8. El responsable de Auditoría Interna será de libre nombramiento y remoción de la Junta
Directiva, y su nombramiento se hará a partir de los candidatos que postule la Alta Gerencia,
previa revisión del Comité de Auditoría. El nombramiento remoción o renuncia del responsable
de Auditoría Interna será revelado al mercado.
9. Analizar y aprobar el Plan Anual de Trabajo de la auditoría interna y el informe anual de
actividades.
10. Velar por la independencia y eficacia de la función de auditoría interna, recibir información
periódica sobre sus actividades y verificar que la Alta Gerencia tiene en cuenta las conclusiones
y recomendaciones de sus informes.
11. Revisar el cumplimiento de las acciones y medidas que sean consecuencia de los informes o
actuaciones de inspección de las autoridades de supervisión y control.
12. Evaluar e informar a la Junta Directiva las situaciones de conflicto de interés, temporal o
permanente que sean elevadas por el Comité de Ética a su evaluación, en las que pueda estar
inmerso, directa o indirectamente o a través de parte vinculada, un Accionista, miembros de la
Junta Directiva y la Alta Gerencia, haciendo las propuestas necesarias para administrar la
situación.
13. Recibir el reporte del Comité de Ética, respecto al seguimiento periódico del grado de
cumplimiento de la Política de Prevención Soborno y Corrupción, la eficacia del sistema de
denuncias, evaluando las actuaciones antiéticas que se presenten y el contenido de las
denuncias efectuadas, haciendo a la Junta Directiva las recomendaciones pertinentes.
 Revisoría Fiscal
14. Proponer a la Junta Directiva, para su sometimiento a la Asamblea General de Accionistas, los
candidatos para la designación del Revisor Fiscal y las condiciones de su contratación y, en su
caso, la revocación o no renovación del mismo, utilizando para el efecto el resultado de la
evaluación a que hace referencia el numeral siguiente.
15. Seguimiento y revisión de los servicios de Revisoría Fiscal, lo cual incluye evaluar la calidad y
efectividad de éstos.
16. Interactuar y llevar las relaciones periódicas con el Revisor Fiscal y, en particular, evaluar e
informar a la Junta Directiva de todas aquellas situaciones que puedan limitar su acceso a la
información o poner en riesgo su independencia.
17. Recibir y considerar previo a su presentación a la Junta Directiva en pleno, el informe final y
opinión del Revisor Fiscal respecto a los Estados Financieros y en el caso de que contengan
salvedades u opiniones desfavorables, emitir un pronunciamiento sobre su contenido y alcance
para ser presentado a la Junta Directiva.
18. Verificar que la Alta Gerencia tiene en cuenta las recomendaciones del Revisor Fiscal y de ser
el caso, liderar el proceso de respuesta a las observaciones incluidas en su informe.
 Revelación de Información y Cumplimiento
19. Informar en la Asamblea General de Accionistas sobre las cuestiones que en ella planteen los
accionistas en materia de su competencia.
20. Recibir del Agente de Cumplimiento el reporte de información periódica revelada al mercado a
través del mecanismo dispuesto por la Superintendencia Financiera de Colombia y la página
web de la sociedad.
PARÁGRAFO.- Para el cumplimiento de sus funciones, el Comité de Auditoría podrá requerir al

representante legal la contratación de especialistas independientes, en los casos específicos en que lo juzgue
conveniente. En los casos en que el valor de la asesoría de los especialistas independientes exceda las
facultades de contratación del representante legal, el Comité será competente para autorizar a dicho
representante la contratación respectiva. En su presupuesto anual, la Sociedad podrá destinar partidas
presupuestales para la contratación de dichos asesores.
ARTICULO 6º. INFORMES ESPECIALES.- En aquellos eventos en que se detecten situaciones que revistan
una importancia significativa, el Comité de Auditoría preparará los informes correspondientes y los remitirá a
la Junta Directiva y al Representante Legal de la Sociedad.
ARTICULO 7º. ACTAS.- Lo ocurrido en las reuniones del Comité de Auditoría se hará constar en un Libro
de Actas del Comité de Auditoría. Las Actas serán firmadas por el Presidente de la reunión y su Secretario
después de aprobadas. Las actas se encabezarán con su número y expresarán cuando menos el lugar, fecha
y hora de la reunión, el número de miembros asistentes y su condición de principales o suplentes, los asuntos
tratados, las decisiones adoptadas y el número de votos emitidos en favor, en contra o en blanco, y la fecha
y hora de su clausura.
ARTÍCULO 8º.- ÁMBITO DE APLICACIÓN. El presente Reglamento será de aplicación general y obligatoria
para los miembros del Comité de Auditoría. Dada su calidad simultánea de miembros de la Junta Directiva,
ellos estarán también sujetos a las disposiciones contenidas en el Reglamento Interno de la Junta Directiva.
ARTÍCULO 9º.- VIGENCIA Y DIVULGACIÓN.- El presente Reglamento entrará en vigencia a partir de su

aprobación por la Junta Directiva de la Sociedad y será divulgado a los accionistas mediante su inclusión en
la página de internet de la Sociedad. Igualmente, se reportará al mercado como información relevante, de
conformidad con el mecanismo dispuesto para el efecto por la Superintendencia Financiera de Colombia.
ARTÍCULO 10° RESPONSABLE. El responsable por el mantenimiento y actualización del presente

documento es el Director de Auditoría Interna, Control Interno & Riesgos, con aprobación Comité de Auditoría
y Junta Directiva.

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ARTÍCULO 2°.- COMPOSICIÓN DEL COMITÉ DE AUDITORÍA.- El Comité de Auditoría de la Sociedad se

3. Recibir informes del funcionamiento y eficiencia de la función de cumplimiento LA/FT y los

 Auditoría Interna, Control Interno & Ética

5. Definir mecanismos para consolidar la información de los órganos de control de la Sociedad,

 Revelación de Información y Cumplimiento

PARÁGRAFO.- Para el cumplimiento de sus funciones, el Comité de Auditoría podrá requerir al

ARTÍCULO 9º.- VIGENCIA Y DIVULGACIÓN.- El presente Reglamento entrará en vigencia a partir de su

ARTÍCULO 10° RESPONSABLE. El responsable por el mantenimiento y actualización del presente

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